Biuro perkėlimas iš UK: minimalus verslo sutrikdymas garantuotas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, o po „Brexit“ pasaulis visiškai pasikeitė. Anksčiau tiesiog įvažiuodavai į Angliją, pakraudavai viską į furgoną ir važiuodavai atgal, kaip į parduotuvę. Dabar viskas vyksta gerokai sudėtingiau, ypač kalbant apie verslą. Klientai visada klausia, kaip užtikrinti, kad procesas būtų sklandus, kad kompanija neperstotų veikti. Sunku pažadėti, kad nebus nė kiek problemų, bet tinkamas planavimas iš tiesų gali padėti. Mūsų tikslas – organizuoti tokį biuro perkėlimą iš UK, kad minimalus verslo sutrikdymas būtų garantuotas, net jei kelyje pasitaiko nestandartinių situacijų. Tereikia žinoti, kur gali būti kilnosios akmenys.

Dokumentai ir Muitinės procedūros po „Brexit“

Kaip dabar veikia muitinės taisyklės su įranga?

Viskas tapo kur kas lėčiau, anksčiau net netekdavai to pastebėti. Dabar reikia pildyti eksporto ir importo deklaracijas, net jei tai tik tavo įmonės turtas, kurį perkeliate atgal į Lietuvą ar kita kur. Jei blogai suformuosite dokumentus, sunkvežimis gali stovėti sienoje dienomis. Esu matęs atvejų, kai klientai bandydami sutaupyti ant brokerių, patirdavo milžiniškus vėlavimus. Teisingas biuro perkėlimas iš UK prasideda ne nuo dėžių pakavimo, o nuo popierių tvarkos. Muitinės pareigūnai dabar yra labai atsargūs, tad viskas turi būti „švaru“, kad išvengtume nereikalingų patikrinimų ir uždelstų pristatymų.

Ar reikia mokėti PVM ar muito už biuro turtą?

Tai priklauso nuo to, kiek laiko turėjote tą turtą Anglijoje ir ar esate registruota Lietuvoje. Paprastai, jei perkėlimas iš UK vykdomas tarp tų pačių juridinių asmenų (pavyzdžiui, skyriaus uždarymas), tai gali būti taikoma atostogaujančios prekės procedūra, tačiau tai nėra taip paprasta. Turiu pripažinti, šiuo atveju visada geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš kartais susivijuoju su šiais taisyklių pakeitimais (ypač jei kas naujo pasikeitė praėjusį mėnesį). Jei viskas tvarkoma kaip prekių grąžinimas, mokesčių gali nebūti, bet jei tai pirkimas – tada reikės žiūrėti į PVM.

Ką daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų?

Tai reali problema, ypač senoms įmonėms, kurios perkelia visą „archyvą“. Muitinė dažnai nori įrodymų apie prekių vertę. Jei negali parodyti sąskaitų, gali tekti įvertinimą daryti pagal dabartines rinkos kainas, o tai gali būti nepalanku. Kart klientai sako: „o čia senas kompiuteris, jis be vertės“, bet muitinės akys švyti kitaip. Patariu iš anksto susirasti bent kokius kvitus arba padaryti vidinį inventoriaus sąrašą su vertinimu. Gerai suorganizuotas biuro perkėlimas iš UK išvengia šių rūpesčių, tad nebranginkite savo laiko ir susiraskite dokumentus.

Ar EORI numeris vis tiek būtinas?

Absoliučiai taip. Be EORI numerio neįmanoma legaliai perkelti daugumos krovinių tarp ES ir UK. Jis turi būti jūsų arba jūsų brokerio. Žinau, kad daugelis mano klientų pamiršta šį detalią, kol vairuotojas nestovi sienoje. Užtikrinant minimalų verslo sutrikdymą, šis numeris turi būti paruoštas iš anksto, dar prieš pakrovimą. Registracija trunka kelias dienas, taigi nedarykite to paskutinę minutę. Nėra nieko blogiau nei geras vairuotojas, kuris negali pravažiuoti per terminalą dėl trūkstamo kodo.

Kas dėl sankcijų ir draudimų? Jų tikrai daugiau?

Dabar tikrinama labai smulkiai, ypač elektronika. Jei perkeliate serverius ar specialią įrangą, reikėtų tikrinti, ar jie nėra dvigubo paskirties. Esu matęs, kaip sustabdė visą reisą dėl vieno seno monitoriaus, kurio serialinis numeris kažkur užkliuvo. Tai gali sugadoti visą biuro perkėlimas iš UK planą. Nereikia būti paranojiku, bet reikia sąžiningai užpildyti deklaracijas. Jei būsite bandę kažką paslėpti, baudos dabar yra milžiniškos, o verslo įvaizdis gautų didelį smūgį.

Logistika: Kaip viskas fiziai vyksta?

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Anksčiau sakiau „tris dienas“, bet dabar, dėl visokių patikrinimų, geriau skačiuoti keturias. Tiesa, kalbant apie biuro perkėlimas iš UK, dar reikia įsiskaityti pakavimo laiką. Vieną kartą turėjome klientą, kuris manė, kad mes atvažiuojame ryte ir vakare jau jaučiamės Vilniuje. Nežinojo, kad anglai dirba lėtai, o krovininio mašinos užsakymas trunka savaitę. Kadangi mes siekiame garantuoti minimalų verslo sutrikdymas, planuojame rezervą. Kelionės trukmė priklauso nuo to, ar vaziuojame per Ostenę (Lile), ar per Harvičą, o ir orai tenykščiai visą laiką keičiasi.

Ar galima pervežti viską viena mašyna?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Biurai dažnai atrodo maži, bet kai pradedi išimti stalus, failines ir tūkstančius popierių, susidaro pilnas sunkvežimis. Jei turite daug baldų, gali prireikti keleto mašinų. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja tikslaus inventoriaus, nes klaidos skaičiuojant tūrį gali lemti tai, kad dalis daiktų neatimsime. Buvau situacijoje, kur klientas užsakė vieną furgoną, o paaiškėjo, kad reikia dviejų su priekaba. Dėl to teko skubiai ieškoti transporto, o tai kainavo brangiau.

Kas vyksta su vairuotoju, jei jis pavargsta?

Yra griežti taisyklės apie vairuotojų poilsį (tachografas). Jis negali važiuoti 24 valandas iš eilės. Jei reikia skubiai pristatyti, reikia planuoti keleivių (dviejų vairuotojų) reisą. Tai brangesnė paslauga, bet jei jums svarbus minimalus verslo sutrikdymas, tai verta investicijos. Vienas vairuotojas privalo pristabdyti mašiną ir miegoti 9 valandas. Tas laikas gali būti kritiškas, jei jums rytoj reikalingi serveriai. Geriau apie tai pagalvoti iš anksto.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma modernių transporto įmonių siūlo GPS sekimą, bet retai kas sako, kad signalas prapuola Tunelyje arba kalnuose. Kartą klientas skambino kas valandą, k kur mašina, nors vairuotojas buvo įsijungęs „neblaivus“ režimą (t.y. miegojo). Biuro perkėlimas iš UK ne visada yra tokio glaudaus kontakto metas. Aš dažniau tiesiog rašau vairuotojui „WhatsApp“, nes taip tiksliau. Žinokite, kad GPS rodo apytikslę vietą, o ne tikslią furgono padėtį aikštelėje.

Kas daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Esu matęs, kaip lūžo puspriekabės ratai Vokietijoje. Tuomet mes greitai organizuojame perkrovimą į kitą transportą. Tai brangu ir stresuojančia, bet užtikriname, kad prekės pasieks paskirties vietą. Jei norite, kad būtų garantuotas minimalus verslo sutrikdymas, turite pasiruošti, kad gali būti pavėluota. Geriau tą dieną dirbti iš namų (angliškai „remote“), nei laukti mašinos tuščioje biure.

Ar saugu palikti mašiną nepristatyta naktį?

Anglijoje ir Prancūzijoje aikštelės saugomos, tačiau vagystės pasitaiko. Ypač jei mašina pilna brangios elektronikos. Biuro perkėlimas iš UK turi apimti ir apsaugos priemones. Mes stengiamės ne palikti pilnos mašinos be priežiūros, bet kartai logistika lemia kitokį scenarijų. Patariu užtikrinti gero draudimo polisą. Draudimas už kompensaciją, o ne už nervus, bet bent jau pinigai bus grąžinti.

Techninė įranga ir Jutikliai

Kaip pervežti serverius? Ar juos išjungti?

Būtina išjungti ir atjungti visus kabelius. Niekada nepervežkite įjungtos įrangos, ypač serveryje. Vibracija kelyje gali sužlugdyti standžiuosius diskus (HDD), net jei jie nėra aktyvūs (galvos gali braižyti paviršių). Biuro perkėlimas iš UK su IT turto apsauga reikalauja specialių dėžių su putomis. Vienas klientas neatsargiai numetė serverį ant grindų pakrovimo metu – ir viskas, duomenys dingo. Minimalus verslo sutrikdymas čia priklauso nuo to, ar turite atsarginę kopiją (backup).

Ar reikia išpakuoti kompiuterius iš karto?

Jei jie stovi sandėlyje be šildymo, drėgmė gali sugadinti elektroniką. Atkeliajus į Lietuvą, reikėtų palaukti, kad technika sušiltų (nešokant iš karto į elektros lizdą). Tai vadinama „kondensacija“. Aš nemačiau daug atvejų, kad sudegtų, bet vienas „Macas“ užsidegė, kai įjungė šaltame sandėlyje. Planuodami biuro perkėlimas iš UK, atidėkite laiko technikai „aklimatizuotis“. Paskubėjimas čia gali kainuoti brangiai.

Kaip sujungti visus kabelius grįžtant? Jie susipynę!

Tai košmaras. Geriausia daryti nuotraukas prieš išjungiant arba žymėti kabelius spalvotomis etiketėmis. Esu matęs, kaip IT specialistai praleidžia savaitgalį bandydami surasti, kuris kabelis eina į spausdintuvą. Jei norite, kad būtų užtikrintas minimalus verslo sutrikdymas, nepamirškite apie kabelių valdymą. Nėra nieko blogiau nei pirmadienio rytas kai darbuotojai negali pradėti dirbti, nes nėra interneto ar telefonų.

Ar galima pervežti didelį formato spausdintuvus?

Taip, bet reikia išleisti tonerius arba juos užfiksuoti specialiomis juostomis. Viena sykį toneris išsiliejo viduje, ir viskas viduje buvo purvina. Tokios technikos valymas kainuoja brangiau nei pati pervežimas. Biuro perkėlimas iš UK turi būti atsakingas – nėra būtina pervežti senų, pasenusių spausdintuvų, jei pigiau nusipirkti naujus Lietuvoje. Svarstykite išlaidas.

Ar biomasės kopijavimo aparatai („Ricoh“ ir pan.) turi nuosavybės apsaugą?

Kai kurie dideli prietaisai turi „dolly“ (funkcija, kuri neleidžia įrenginiui dirbti, jei jis perkeltas į kitą vietą). Po perkėlimo reikia iškviesti techniką, kuris „atrakintų“ sistemą. Tai paprasta, bet reikia apie tai žinoti. Nenuvilkite jėga išjungti, nes galima sugadinti elektroniką. Tai dažna klaida darbuotojų, kurie bando „pagelbėti“.

Pakavimas, dėžės ir smulkmenos

Kas dėl darbuotojų asmeninių daiktų?

Tai viena didžiausių painiavų. Žmonės dažnai maišo biuro daiktus su savo pusryčių indais, augalais ar net šunimis (taip, buvo atvejis). Biuro perkėlimas iš UK reikalauja aiškios instrukcijos – ką galima vežti, o ką ne. Mes nepervežame maisto produktų (dėl veterinarinių taisyklių). Minimalus verslo sutrikdymas taip pat reiškia, kad turite aiškiai pasakyti darbuotojams: „susirinkite savo daiktus į dėžę, kitaip jiems bus išmesta“. Tai atrodožia, bet žmonės niekada nesiklauso.

Ar verta pirkti naujas dėžes ar naudoti?

Naudotos dėžės pigiau, bet jos gali būti sugedusios. Stiprus, profesionalus biuro perkėlimas iš UK naudoja naujas, tvirtas dėžes. Vieną kartą klientas norėjo taupyti ir atvežė rinkinius iš „IKEA“ – tiesiog viskas iškrito. Užtikrintai, kad minimalus verslo sutrikdymas nebūtų sukeltas dėl suluoštų stalų, naudokite kokybiškas medžiagas. Dėžių kaina yra maža dalis viso projekto.

Kaip pakuojami failiniai seifai ir dokumentai?

Jie turi būti užrakinti ir inventorizuoti. Jei turite konfidencialių dokumentų, geriau juos pervežti atskirai, o ne su bendru kroviniu. Aš asmeniškai nepatikėčiau visiems vairuotojams su svarbiais sutartimis vienoje dėžėje. Biuro perkėlimas iš UK turi apibrėžti, kas kurį daiktą prižiūri. Kartais geriau tuos popierius pasiimti su savim lėktuvu, jei jūsų įmonė dirba su labai jautria informacija.

Ar galima palikti ką nors senoje vietoje?

Taip, dažnai klientai palieka senus baldus arba juos perka nauji savininkai. Turime tai užfiksuoti sąraše, kad neužkristume į šiukšlių ivežimo bėdą. Kartais Anglijos nuomotojai reikalauja, kad patalpos būtų „švarios“, tai reiškia, kad viskas turi išvykti. Planuodami biuro perkėlimas iš UK, pasidomėkite savo nuomos sutarties sąlygomis dėl išsikraustymo. Kitais atvejais gausite didžiules baudas.

Kokios yra didžiausios pakavimo klaidos?

Dažniausiai žmonės užpildo dėžes knygomis iki viršaus, ir tada jos nebeįmanomos pakelti. Arba deda sunkius daiktus virš stiklinių vazių. Biuro perkėlimas iš UK – ne tas pats, kad namų, čia daugiau standartizuoto turto. Kietosios medžiagos (MDF) baldai dažnai lūžta. Nustokite juos veržti į liftus nepaklusdami matmenims. Tai sukelia vėlavimus.

Finansai ir nenumatyti momentai

Kiek viskas apytiksliai kainuoja?

Kainos svyruoja priklausomai nuo degalų (kaip dabai brangu!) ir euro/svaro kurso. Biuro perkėlimas iš UK nebe toks pigus kaip prieš 5 metus. Turiu pripažinti, sunku pasakyti tikslią sumą be apžiūros. Mažam biurui gali tekti 2-3 tūkst. eurų, dideliam – dešimtis tūkstančių. Minimalus verslo sutrikdymas kainuoja, nes reikia gerų vairuotojų, brokerių ir pakavimo medžiagų.

Ar draudimas įeina į kainą?

Paprastai yra bazinis draudimas (pvz., 10 EUR už kg), bet jis neapima visko. Brangiausi daiktai (tapyba, juvelyriniai dirbiniai, jei tokie yra biure) turi būti specialiai draudžiami. Niekada nepasakykite „manau, kad apdrausta“, patikrinkite polisą. Biuro perkėlimas iš UK be pilno draudimo yra lošimas. Esu girdėjęs istorijų, kai visa vaizdo įranga nukrito nuo keltuvo, o draudimas nesumokėjo, nes nebuvo paminėta inventoriaus sąraše.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Papildomi darbai. Pavyzdžiui, jei reikia išmontuoti ir sumontuoti kompleksinius baldus, arba jei įėjimas yra per antrą aukštą be lifto. Angliški namai dažnai turi siaurus laiptus. Biuro perkėlimas iš UK gali pavirsti košmaru, jei mūsų neįspėjate, kad reikia nešti 50 metrų per parką. Tas laikas ir mėgėjiškas darbas yra įkainojamas.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Retai. Mažos įmonės tikrai nedirba be avanso, nes jos turi sumokėti degalams ir keltui. Didelės projektinės įmonės gali siūlyti 30 dienų terminą, bet tai įeina į kainą. Biuro perkėlimas iš UK yra paslauga, kuri reikalauja išlaidų iš anksto. Nereikia stumtis su pinigais paskutinę sekundę, tai sukelia nepasitikėjimą.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Gali būti „congestion charge“ Londone arba mokesčiai už užterštą zoną (LEZ). Tai nėra paslėpta, bet klientai apie tai pamiršta. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja išsamių klausimų. Užtikrinant, kad minimalus verslo sutrikdymas nebus trukdytas finansinių nesutarimų, viską užrašykite sutartyje.

Nekomfortiška tiesa ir patarimai

Ar visada viskas vyksta pagal planą?

Negalvojau. Vieną kartą klientas užmiršo pasiimti raktus nuo sandėlio Lietuvoje, ir mašina stovėjo prie vartų valandas. Kitą kartą Anglijos muitinė nusprendė tikrinti kiekvieną dėžę. Biuro perkėlimas iš UK yra gyvas procesas. Jūs turite būti lankstus. Mūsų darbas yra išspręsti problemas, o ne jums juos kurti.

Kodėl klientai dažniausiai erzina vairuotojus?

Nes bando įsikišti į pakrovimą. Arba keičia planą pačioje pakrovimo dienoje („o, ši spinta mums jau nereikalinga“). Tai sukuria chaosą. Jei norite, kad būtų garantuotas minimalus verslo sutrikdymas, pasirūpinkite, kad vienas žmogus būtų atsakingas už komunikaciją su mūsų komanda. Neleiskite visiems darbuotojams duoti instrukcijų vairuotojui.

Ar verta pasamdyti brangiausią perkėlimo kompaniją?

Ne visada. Brangiausia nereiškia geriausia konkrečiai jums. Yra „pompastiškų“ firmų, kurios viską užsakys pačioms mažoms įmonėms. Geriau rasti tokią kaip mes – vidutinio dydžio, kur šeimininkas pats žino, kas vyksta. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja personalinio dėmesio. Iš didelių korporacijų gausite sekretorę, iš mūsų – atsakymą į telefoną.

Kas daryti, jei dingo smulkus daiktas (pvz., pele)?

Tai vyksta. Dėžės yra didelės, smulkmenos dingsta tarp popieriaus. Geriausia turėti atsargines. Nesvarbu, kiek gerai pakavote, ko nors visada trūksta. Biuro perkėlimas iš UK nebuvo sukurtas dėl pelių ir klaviatūrų, bet dėl verslo tęstinumo. Naudokite „lost and found“ dėžę naujame biure, dažniausiai randa tą, kas dingsta po savaitės.

Galutinis patarimas – kada pradėti planuoti?

Kuo ankščiau, geriau. Mėnesį ir pusė iki iki – idealu. Tada biuro perkėlimas iš UK vyks ramiau. Jei skambinate šiandien ir norite važiuoti rytoj – tai kaina bus dviguba, o rizika – didžiulė. Minimalus verslo sutrikdymas garantuotas tik tiems, kurie planuoja iš anksto. Nedarykite to pačios klaidos kaip tas, kuris bandė pervežti biuro seifą taksi (tai ne juokas, taip nutiko).

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš UK – tai ne fizinis darbas tik, o ir mentalinis. Yra dažnai bjauru, sudėtinga ir brangu, tačiau su teisingais partneriais viskas pasiekiama. Svarbiausia – nebūkite pernelyg išrankūs, bet būkite tikslūs. Minimalus verslo sutrikdymas yra mūsų įsipareigojimas, bet jūsų pagalba čia būtina. Gerai susitarkime dėl dokumentų, o likusią „šlamštą“ palikite mums.