Biuro perkėlimas iš UK konfidencialumas ir saugumas: kas tikrai svarbu

Dirbu šitoje srityje jau labai ilgai, gal beveik dvidešimt penkerius metus, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas visada yra stresas, net jei tariant tai atrodo paprasta. Ypač kai kalbame apie biuro perkėlimas iš UK konfidencialumas ir saugumas, nes čia ne tik baldai, tai ir jūsų verslo paslaptys, duomenys, ir viskas turi pasiekti vietą saugiai. Seniai važiavome vienam klientui iš Londono, jis užrakto raktus paliko ant stalo... laimei, vairuotojas buvo atidus ir juos radom prieš išvežant krovinius. Sunku taip viską suorganizuoti šiais laikais, o po Breksito dar ir daugiau popierių. Sakyčiau, svarbiausia yra ne tik kaina, o pasitikėjimas, nes jei dingsta failai, verslo nebeatsirasite. Štai trumpai ir paprastai apie tai, kaip viskas vyksta iš vidaus.

Bendrai apie rūpesčius ir procesą

Kiek laiko trunka biuro perkėlimas iš UK?

Viskas priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kur tiksliai esate. Jei tai mažas biuras Birmingeme, tai užtrunka dieną-du, jei didelis sandėlis prie Londono – tai gali užeiti ir savaitę. Dar reikia atsižvelgti į laukimą laive arba Eurotunelyje, kas dabar kartais būna neprognozuojama. Geriausia planuoti bent savaitę iš anksto, o dar geriau dvi, kad nebūtume stresuoti paskutinę minutę. Vairuotojai taip pat turi poilsio laikus, kuriuos negalima laužyti.

Ar brangu perkelti biurą iš Anglijos?

Kainos šiuo metu nėra tokios žemos kaip anksčiau, degalai brangsta, o ferija kainuoja nemažai. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet mažam biurui gali tekti nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų. Kartais klientai stebisi, kai galiūną paskaičiuojame, bet taip jau yra kai reikia vežti per jūrą. Reikėtų pagalvoti, ar tikrai verta vežti senas spintas, ar galima nusipirkti naujas Lietuvoje.

Ką daryti su jautriais dokumentais?

Čia tikrai reikia būti atsargiam. Geriausia juos susidėti į atskiras dėžes ir uždaryti ant spaudų (jei tokias turite). Aš visada sakau klientams – jei galite, vežkite svarbiausius dokumentus su savimi rankiniame bagaže arba naudokite kurjerių paslaugas. Nors mes stengiamės būti atsargūs, bet biuro perkėlimas yra triukšmingas reikalas, dėžės gali būti pastumtos. Nenoriu jums bauginti, bet pasitaiko atvejų, kai paprastai susimaišo sutartys su reklamos brošiūromis.

Ar vairuotojai yra patikimi?

Dirbame su tais pačiais vairuotojais jau metus, tai žinau, kas ką vežia. Žinoma, visada yra rizika, jei pasamdyte kasą iš gatvės, kurios pasiūlo neįtikėtinai low kainas. Mūsų vaikinai yra patikrinti, turi teises, bet jie ne sekretoriai – jie neša dėžes. Vieną kartą važiavome su jaunu vairuotoju, kuris užklausė, ką daryti su dėže, ant kurios buvo parašyta "Neliesti". Aišku, jis jos nelieto, bet situacija buvo keista.

Kaip užtikrinamas biuro perkėlimas iš UK konfidencialumas ir saugumas?

Tai yra mūsų prioritetas, nors ne visada viskas priklauso nuo mūsų. Mes pasirašome sutartis, kurioje numatoma atsakomybė, jei kas nutinka. Tačiau biuro perkėlimas iš UK konfidencialumas ir saugumas taip pat priklauso ir nuo jūsų – nerašykite ant dėžių "Pinigai" ar "Banko duomenys". Gera praktika yra naudoti koduotą numeraciją, o ne turinio aprašymus išorėje. Tada net jei dėžė pamatys kas nors kitas, jis nesupras, kas viduje.

Ar reikia išpakuoti viską prieš išvykstant?

Nebūtina, netgi geriau, jei palikite supakuota. Tai sutaupo laiko vietoje, o ir mažiau rizikos, kad kažkas dingsta pakrovimo metu. Vienas klientas bandė išpakuoti kompiuterius, kad juos patikrintų, ir pasimetė laiko, nes vairuotojas turėjo laukti valandą. Geriau viską padaryti iš anksto ir uždaryti dėžes. Viskas turi būti paruošta iki mūsų atvykimo, kad nekiltų nereikalingų klausimų.

Kas nutinka jei sugenda technika pervežimo metu?

Technika yra jautriausia. Rekomenduoju išjungti viską ir, jei įmanoma, paimti originalią pakuotę. Jei kažkas sugenda, turime draudimą, tačiau reikia įrodymų – nuotraukų prieš ir po. Kartais sunku įrodyti, kad monitoriaus ekranas buvo sveikas prieš pakrovimą, jei nėra įrašų. Geriau pasidaryti nuotraukas patys, tai užtruks penkias minutes, bet gali sutaupyti tūkstančius.

Ar galima vežti personalo daiktus?

Taip, dažnai darbuotojai turi asmeninius daiktus biure, pavyzdžiui, arbatines arba keletą knygų. Tiesiog reikia, kad jie pažymėtų savo dėžes, kad nepasimestų su bendru kroviniu. Kartais būna, kad kas nors įmeta savo kelioninį lagaminą į bendrą krovinią be žinios, o tada mum tenka ieškoti savininko. Geriau sudaryti sąrašą, kas ko kelia.

Kiek dėžių reikės?

Paprastai mažam biurui užtenka 20-30 dėžių, bet viskas priklauso nuo to, kaip daug "šliužų" susikaupė per metus. Žmonės turi tendenciją laikyti dalykus, kurių nebereikia, pavyzdžiui, senus užrašų knygelių. Pasiūlyčiau padaryti prevencinę "išmetimo" dieną prieš mums atvykstant. Tai ne tik sumažins dėžių skaičių, bet ir atsneš mažiau dulkių į naują biurą.

Ar atvykstate pakavti?

Galime atvykti ir supakuoti, tai ne problema, tik tai papildomai kainuos. Jei turite daug brangios technikos arba didelių vitrinų, geriau palikti mums. Anksčiau vienas klientas bandė pats suvynioti vitriną ir vos nesulaužė nugaros. Profesionalios medžiagos ir patirtis čia labai padeda, o ir mes atsakome už tai, kad kas nenulūžtų.

Dokumentų ir duomenų apsauga

Kas su serveriais ir IT įranga?

Serverius reikia išjungti tikrai tinkamai, ne tik ištraukti laidą iš lizdo. Geriausia, kad tai padarytų jūsų IT specialistas, o mes tik perkeliame fizinę aparatinę įrangą. Jei serverių nėra, o tik duomenys serveryje debesyse, tai viskas darosi paprasta – tik perkeliame kompiuterius. Biuro perkėlimas iš UK konfidencialumas ir saugumas ypač aktualu kalbant apie serverius, nes juose yra visa verslo "miegas". Nenoriu, kad jūsų duomenys patektų į blogas rankas.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Labai rekomenduoju. Be inventoriaus jei kas dingsta, mes negalėsime nieko padaryti. Sąrašas turi būti bent trumpas – "5 dėžės su dokumentais, 2 kompiuteriai, 1 spausdintuvas". Nereikia rašyti kiekvieno pieštuko, bet bendras vaizdas būtinas. Vieną kartą klientas tikino, kad buvo 10 dėžių, o buvo tik 8, ir kaltino mus... vėliau paaiškėjo, kad dvi dėžės jis išvežė pats savo mašina naktį.

Ką daryti su senais pasais ar asmens dokumentais?

Jei randate senus darbuotojų pasus ar sutartis, jas reikia sunaikinti arba saugiai uždaryti. Negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriais, jei planuojate jas išmesti. Yra specialios kompanijos, kurios sunaikina dokumentus. Mes pervežome kartą dėžes pilnas pasų, kurios buvo neteisingai išduotos prieš 10 metų, buvo didelis skandalas su muitine. Būkite atsargūs su asmeniniais duomenimis.

Ar galima užrakinti dėžes?

Taip, galite naudoti spaudas su numeriais arba užrakto juostas. Tai suteikia papildomo saugumo, ypač jei kelyje yra ilgesnės pertraukos. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, bet kelyje gali būti sustojimų, kur dėžės gali būti nebe po akimis. Užrakta dėžė neleidžia smegenims užklupti nešant ją į naują patalpą.

Kas jei pamiršiu kodą nuo seifo?

Tai būna problema. Jei seifas yra užrakintas ir jo negalima atidaryti, mes turime jį vežti kaip yra. Gali reikėti iškviesti specialistą Lietuvoje, o tai kainuoja. Geriausia iš anksto pasidomėti, kaip jį atidaryti arba ištuštinti prieš mūsų atvykimą. Vieną kartą teko vežti seifą svėriančią pusę tonos, kur klientas nebegalėjo jo atidaryti, tai buvo tikras košmaras.

Ar jūsų įmonė pasirašo NDA (non-disclosure agreement)?

Taip, galime pasirašyti slaptumo susitarimą, jei jums reikalingas toks formalumas. Dažniausiai tai būna reikalinga didelėms korporacijoms, kurios perkelia savo būstinę. Mažiems verslams dažnai užtenka ir sutarties su draudimu. Bet jei jaučiate poreikį, tiesiog pasakykite, mes išsiųsime dokumentus. Nerašykite "NDA" ant dėžių, tai nieko neduoda.

Kaip elgtis su klientų duomenų bazėmis (popierinėmis)?

Jos turi būti supakuotos kaip ir kiti dokumentai, bet geriausia į stiprias dėžes. Jei dėžė sukils, popieriai gali sudėstyti ir tampa neįskaitomi. Naudokite tvirtas knygų dėžes. Biuro perkėlimas iš UK konfidencialumas ir saugumas taip pat reiškia, kad duomenys turi likti intaktyvi. Nenorite, kad prarastumėte informaciją apie savo geriausius klientus dėl dėžės sugadinimo.

Ar saugu palikti dalykus vairuotojui be priežiūros?

Vairuotojai stengiasi nepalikti mašinų be priežiūros ilgam laikui, ypač miestuose. Tačiau per tą laiką, kai jie paima kelią arba eina į muitinę, mašina gali būti stovėti. Nerekomenduoju palikti viduje labai brangių daiktų, jei mašina neturi specialios sekimo sistemos. Nors vagystės retos, jos įvyksta, ypač Didžiojoje Britanijoje.

Muitinė, Brexit ir papildomi rūpesčiai

Ar reikia muitinės deklaracijos biuro perkėlimui?

Taip, dabar, kai JK nebėra ES, reikia deklaruoti kiekvieną siuntą, net jei tai perkėlimas tarp jūsų pačių padalinių. Reikia pateikti inventoriaus sąrašą su vertėmis. Tai gali būti paini, jei niekada to nedarėte. Mūsų brokeriai gali tai padaryti už jus, tam reikia teikti duomenis apie dalykus. Jei nenurodysite ką nors, muitinė gali sustabdyti krovinią.

Kas dėl taršos zonos London (ULEZ)?

Jūsų biuras gali būti Londone, o ten dabar griežtos taisyklės. Jei mūsų mašina neatitinka standartų, teks mokėti mokestį, kurį paskaičiuosime į kainą. Geriau iš anksto pasakyti adresą, kad galėtume pasirinkti tinkamą automobilį. Vieną kartą teko važiuoti į centrą su sena sunkiasvečia ir mokestis beveik prilygo kuro sąnaudoms.

Ar galiu vežti alkoholį iš biuro?

Jeigu tai buvo dovanos klientams arba biuro stalo reikmenys, tai galima, bet turi būti deklaruota. Negalima paslėpti dešimtį butelių tarp dėžių su popieriais, muitinė to nemėgsta. Alkoholis taip pat gali būti apmokestintas, jei viršysite leistiną kiekį. Geriau juos išgerti arba atiduoti darbuotojams prieš išvykstant (juokauju, bet dalis tiesios).

Kas jei man trūksta kai kurių dokumentų muitinei?

Tada sustojame. Beveik viską dabar galima padaryti elektroniniu būdu, bet kartais reikia fizinio originalo. Paskutinis kartas teko laukti dieną Lietuvoje, kol klientas nufotografavo dokumentą ir atsiuntė mums. Būkite pasiruošę, kad gali reikėti greitai reaguoti į mūsų pranešimus. Muitinė nieko nesulaužo, tik laukia.

Ar reikalingas PVM mokėjimas?

Jei perkeliate savo nuosavybę iš vienos įmonės į kitą (tarp ES ir JK), tai gali būti taikoma 0 proc. PVM tarifas, tačiau reikia teisingai užpildyti dokumentus. Jei tiesiog perkėlimas be prekybos, tai PVM gali būti mokamas už paslaugas. Sunku paaiškinti vieną sakinį, geriau pasikalbėti su mūsų buhalteriu. Aš čia ne ekspertas.

Ar galima važiuoti keliu su vairuotoju?

Dauguma vairuotojų nemėgsta keleivių, kadangi tai jų poilsio laikas. Tačiau jei reikia skubiai patekti į vietą, galima susitarti, bet ne visada. Taisyklės dėl poilsio laikų yra griežtos. Kartais klientai sako "važiuosiu su jumis", o tada nusivyla, kai sužino, kad vairuotojas sustoja miegoti po 4 valandų.

Smulkmenos ir problemos

Ką daryti su atliekomis?

Nesuvežkite šiukšlių į Lietuvą, tai brangu ir beprasmiška. Anglijoje yra vietos, kur galima numesti stambiąsias atliekas. Iš anksto susitvarkykite biurą, palikite tik tai, kas jums reikalinga. Vienas klientas bandė vežti senus fotokopijavimo aparatus, kurie nieko nebeveikė, tik kadangi juos "buvo gaila". Galiausiai juos išmetė čia, sumokėdamas už išvežimą.

Ar galima perkelti seifą be jame esančių daiktų?

Taip, netgi rekomenduoja ištuštinti seifą prieš perkėlimą, nes jis tampa labai sunkus. Jei seifas yra pritvirtintas prie sienos, reikės jį atitraukti, tai gali palikti žymių. Įspėkite savo nuomotoją, jei nuomotate patalpas. Nenorite, kad jie iš jūsų užfiksuotų nuostolius dėl nuplėštos grindinės dangos.

Kas jei vairuotojas vėluoja?

Vykdymo laikas yra apytikslis, gali būti eismo įkrypimai arba blogas oras. Mes visada pranešame, jei vėluojame, bet kartais tiesiog neįmanoma tiksliai numatyti. Būkite kantrūs, jie dirba ilgus valandas. Vieną kartą vairuotojas užstrigo M25 žiede dėl avarijos ir vėlavo 6 valandas. Klientas buvo piktas, bet mes negalėjome nieko padaryti.

Ar apdraudžiate krovinius?

Taip, turime standartinį draudimą, bet jis ne visada dengia viską (pvz., brangius juvelyrinius dirbinius ar pinigus). Pasitikrinkite sąlygas. Jei turite labai brangų daiktų, galima padidinti draudimo sumą už papildomą mokestį. Geriau būti saugiam, o tada gailėtis. Draudimas sumažina stresą, jei kažkas nutinka.

Kaip susisiekti kelionės metu?

Jūs gausite vairuotojo telefono numerį ir galite sekti mašiną GPS (jei to sistemą turime). Nerekomenduoju skambinti kiekvieną valandą ir klausti "kur jūs", tai trikdo vairuotoją. Geriau laukti pranešimo apie atvykimą. Tačiau jei būna kritinė situacija, skambinkite mums į biurą, mes sujungsime.

Ar galima užsisakyti išvežimą iš anksto?

Taip, netgi reikia. Ypač vasarą ir prieš šventes mes būnome užimti. Rezervuokite datą bent mėnesį prieš planuojamą biuro perkėlimas iš UK konfidencialumas ir saugumas procesą. Tada galėsime ramiai suplanuoti maršrutą ir paruošti dokumentus. Paskutinės minutės užsakymai kainuoja brangiau.

Kas jei naujasis biuras nebus paruoštas?

Tai būna dažna problema. Jei mūsų atvykstu, o durys neuždarytos arba net nėra raktų, teks laukti. Laukimas yra mokamas. Paskutinį kartą teko laukti valandą lauke, kol agentas atvežė raktus. Įsitikinkite, kad darbai baigti laiku, arba susitarkite dėl laikino sandėliavimo.

Ar priimate mokėjimą kortele?

Galime, bet dažniau pageidaujame pavedimu, kadangi didelės sumos. Kortelės apdorojimo mokestis gali būti didelis. Geriausia aptarti mokėjimo sąlygas iš anksto, kad nebūtų nesusipratimų. Vienas klientas bandė mokėti "Bitkoinais", su kuo mes dar nesame susidūrę (ir nenorime).

Ką daryti jei dėžė paslysta ir sugenda?

Mes atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Jei tai jūsų klaida (blogai supakavote), tai gali būti sudėtingiau. Naudokite kokybiškas dėžes, ne tas iš parduotuvės "prie duonos". Stiprios dėžės – tai pusė sėkmės. Nenoriu girdėti, kad indai buvo padėti į silpnas dėžes be užpildo.

Ar galima mane išmesti iš biuro prieš laiką?

Kartai nuomotojai būna agresyvūs. Jei turite tokias problemas, susitarkite su mumis dėl greito išvežimo. Galime atvykti vakare arba savaitgaliu. Nors mums tai brangu (viršvalandžiai), bet geriau nei gauti baudą už vėlavimą išsikraustant.

Taigi, trumpai tariant, sėkmingas biuro perkėlimas priklauso nuo planavimo ir atvirumo. Pasakykite mums apie savo baimas, paslaptis ir brangius daiktus, ir mes padarysime, kas priklauso, kad viskas nuskristų sklandžiai. Biuro perkėlimas iš UK konfidencialumas ir saugumas nėra būtinai košmaras, jei pasitiki profesionale. Būkite atsargūs, bet ir nepergyvenkite per daug – viskas įmanoma.