Biuro perkėlimas iš UK: kaip viską nuveikti be verslo stabdymo ir nervų praradimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais, o gal net daugiau, laikas prabėgo taip greitai, kad net nebesužiūriu. Per tą metą mačiau viską – nuo perkėlimų, kurie vyko lyg pagal užrašus, iki tokių, kur baigdavosi teismuose. Daugelis mano klientų dabar galvoja apie biuro perkėlimą iš UK atgal į Lietuvą arba kitur į Europos Sąjungą, ir visi vienas kalba: „Norime, kad verslas neustotų“. Tai yra pagrindinis tikslas, tačiau realybėje be triukšmo ir be nereikalingo sustojimų įvykdyti biuro perkėlimas iš UK yra iššūkis. Turiu pasakyti tiesiog – reikia labai gero planavimo ir šiek tiek laimės, nes keliai dabar yra ne tokie patys kaip buvo anksčiau, o muitinės... apie jas kalbėsime vėliau.

Pradžia: kodėl viskas prasideda ne nuo dėžių

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą iš UK?

Geriausia pradėti bent prieš 2–3 mėnesius, o jei turite labai daug technikos, tai dar anksčiau. Nedarykite tos klaidos, kurią padarė vienas mano klientas iš Mančesterio – jis skambino trečiadienį ir norėjo važiuoti penktadienį. Biuro perkėlimas iš UK toks greitas nebūna, ypač dabar, kai reikia gauti daugiau dokumentų nei anksčiau. Reikia laiko surinkti daiktus, sudaryti sąrašus ir, svarbiausia, susitarti su vairuotojais, nes jų trūksta.

Ar verta rinktis „pilną paslaugą“ ar daryti patys?

Jei norite, kasdienė veikla nenukentėtų, geriau mokėti už pilną paslaugą. Tai reiškia, kad mes atvykstame, supakuojame, išvežame ir išpakruojame. Žinoma, kainuoja brangiau, bet jūsų darbuotojai gali dirbti toliau, o ne nešiotis dėžes su popieriumi. Vieną kartą mačiau, kaip IT direktorius bandė nešti monitorių ir nuplėšė laidą – tris dienas gedėjo internetas visame biure. Biuro perkėlimas iš UK turi būti paliktas profesionalams, jei norite išvengti tokio tipo pokščių.

Kiek dėžių reikės man mūsų biurui?

Tai labai sunku pasakyti be akies. Paprastai vienam darbuotojui tenka apie 5–7 dėžes, priklausomai nuo to, kaip jis mėgsta kaupti daiktus. Turime vieną klientą, kuris turėjo tokias kalades, kad mes visi juokiausioms – jis nešiojo namo visus spausdintuvus, kuriuos niekas nenaudojo. Taigi, pirmiausia atsikraustykite nereikalingų daiktų, o tada skaičiuokite dėžes.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Taip, ir tai netgi rekomenduojama. Taip jūs neprarandate darbo laiko. Vairuotojai paprastai dirba penkias dienas, tačiau už papildomą mokėjimą galima susitarti dėl savaitgalio. Tiesa, reikia įsitikinti, ar naujieji patalpos yra pasiekiamos tą dieną – kartais pastatų administracija neleidžia atidaryti durų sekmadieniais.

Kas dėl parkavimo miesto centre?

Tai didelis galvos skausmas, ypač Londone ar Birmingeme. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės uždengti vietą gatvėje. Jei to nepadarysite, sunkvežimis gali būti nuvestas, o tai užtruks valandą ir pridės rūpesčių. Geriau tai padaryti iš anksto, nei vėliau gailėtis.

Dokumentai ir tas prakeiktas Brexit (biuro perkėlimas iš UK)

Ar reikia EORI numerio perkėlimui iš UK?

Na, čia tikrai reikia pasidomėti. Jei įmonė registruota UK, ji jį turbūt turi. Jei ne, tai reikės gauti. Be EORI numerio nepraeisite sienos, nes biuro perkėlimas iš UK dabar yra tarptautinė operacija (nors ankščiau to nebuvo). Be šio numerio muitinė neleis išvežti jūsų baldų ir technikos.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T1 (arba T2) reikalingas, kai kroviniu judate per ES teritoriją ne mokant mokesčių (t.y. perkeliama tarp savo padalinių). Tai labai svarbu, jei biuro perkėlimas iš UK vyksta į kitą ES šalį. Jis garantuoja, kad muitinė neims PVM iš karto. Be to, dokumentavimas dabar yra sudėtingesnis, reikia tiksliai nurodyti svorius ir numerius.

Ar reikia deklaruoti visus biuro daiktus?

Absoliučiai viską. Net tą seną fotelį, kuris stovi sandėliuke jau penkerius metus. Muitininkai mėgsta tikrinti, ar sąrašai atitinka realybę. Jei rasti nenurodyti daiktai, gali būti bauda arba visa siunta užstrigs sienoje. Vieną kartą turėjome klientą, kuris „pamiršo“ deklaruoti brangų serverį – sėdėjome pasienio punkte 12 valandų.

Ar mums reikia muitinio brokerio?

Manau, kad taip. Nors aš dirbu šioje srityje ilgai, muitinės taisyklės pasikeičia taip dažnai, kad sunku sekti. Brokeris užtikrina, kad visi dokumentai bus teisingi. Biuro perkėlimas iš UK be brokerio yra kaip važiuoti automobiliu be vairo – galima, bet labai pavojinga ir neefektyvu.

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra?

Jei viskas tvarkoje – tai gali užtrukti vos 30 minučių. Jei trūksta dokumentų ar yra klaidų – gali užstrigti dienai ar dviem. Todėl labai svarbu, kad sąrašas (inventorius) būtų tikslus. Nerekomenduoju rizikuoti čia, laikas yra pinigai.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, bet geriau atskirti. Muitinės gali kelti klausimų, kodėl biuro krovinyje yra žmonių drabužių ar indų. Geriau sudaryti atskirą sąrašą asmeniniams daiktams ir, jei įmanoma, juos padėti atskirai sunkvežimio dalyje.

Kas dėl draudimo – ar jis apima ir muitinę?

Draudimas paprastai apima transporto įvykius (avarijas, gaisrus), bet ne muitinės delsimą ar baudas. Turite pasitikrinti su draudikų kompanija. Kai biuro perkėlimas iš UK užstringa dėl dokumentų, tai nėra draudžiamas įvykis, tai yra jūsų (ar brokerio) kaltė.

Technika, baldai ir brangios daiktų gabenimas

Kaip supakuoti serverius ir IT įrangą?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti (svarbu!), užfiksuoti laidus (nuotraukos padeda), o geriausia – iškviesti IT specialistą, kuris juos išmontuoja ir vėl susimontuoja vietoje. Nekalbėkime apie tą klientą, kuris paprašė mūsų vairuotojo „kažkaip užjungti“ serverių spintą – pasibaigė blogai.

Ar galima vežti biuro augalus?

Taip, galima, bet jie neprisitaiko prie šaltukėliuose esančios temperatūros. Geriau juos vežti kabinos dalies (jei telpa) arba užtikrinti, kad temperatūra nebus per žema. Žinoma, jei tai kaktusas, jam tikrai bus viskas vienodai. (Čia aš tikrai nėra botanikas, taigi geriau pasikonsultuokite su kažkuo, kas supranta augalus).

Kaip elgtis su dideliais stalais ir vitrinomis?

Jos turi būti išmontuotos. Nėra tiek aukštų durų, pro kurias praeitų 3 metrų ilgio stalo viršus. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, viską išsuka, užveržia, o vietoje vėl surenka. Žinoma, tai užtrunka ilgiau, bet taip išvengsite sugadinimų.

Ar reikia ištuštinti kabinetus ir spinteles?

Būtina. Ne tik dėl svorio, bet ir dėl to, kad tuščios spintelės gali atsirasti pervežimo metu, pajuokti ir sulūžti. Paprastai sakome klientams – palikite tuščią „kaukolę“, o turinį supakuokite į dėžes.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, valikliai)?

Jos negali būti vežamos paprastame sunkvežimyje be specialių leidimų. Geriau jas išmesti pagal tvarką arba nusipirkti naujas vietoje. Negerai, jei toneris išsilieja ant jūsų naujų baldų – valyti tai beveik neįmanoma.

Ar užtikrinate, kad baldai nebus įbrėžti?

Darykime viską, kas priklauso nuo mūsų – vyniojame į burbuliukų plėvelę, kartoną, uždengiom pledais. Bet jei vairuotojas staigiai stabdo (o keliai UK gali būti blogi), gali atsirasti įbrėžimų. Todėl ir reikalingas draudimas.

Kaip vežti brangią meną ar sienų paveikslus?

Jie turi būti supakuoti į specialias medines dėžes su minkštu vidumi. Negalima tiesiog užmesti į fūrą. Tokie daiktai reikalauja individualaus požiūrio, o kartais netgi lydinimo transporto.

Kainos: kas iš tikro įeina į kainą?

Nuo ko priklauso biuro perkėlimas iš UK kaina?

Pagrindiniai dalykai – atstumas, kiekio kubatura (tūris), darbo valandos ir prieigos prie objekto. Jei reikia nešti daiktus penktu aukšte be lifto – tai kainaus dvigubai daugiau. Taip pat įtakos turi ir degalų kaina, kuri, kaip žinote, dabar nėra žemiai.

Ar kainoje įskaičiuotos dėžės?

Paprastai įskaičiuojamas tam tikras kiekis, bet jei jums reikia 200 dėžių, gali tekti papildomai už jas sumokėti. Geriau tai aptarti iš anksto, kad nebūtų staigmenų paskutinę dieną.

Kas vyksta, jei aš pervertinu kiekį?

Tada keleiviams gali tekti daryti antrą kelionę. O tai reiškia dvigubą kainą. Todėl, kai planuojate biuro perkėlimas iš UK, būkite sąžiningi su savimi ir su mumis – paskaičiuokite tūrį kuo tiksliau.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, mes dažnai darome fiksuotas kainas. Bet ji turi būti paremta tiksliais duomenimis. Jei darbo vietoje pasirodo daugiau daiktų nei buvo sąraše, kaina gali keistis. Fiksuota kaina apsaugo nuo degalų pokyčių, bet ne nuo jūsų nustatyto daiktų kiekio pokyčių.

Ar reikia mokėti už ilgesnį laukimą?

Jeigu mūsų vairuotojas laukia, kol jūsų darbuotojai baigs supakuoti paskutines dėžes, o laikas viršija nustatytą (pvz., 1 valandą), taip, mokama. Laikas – pinigai, sunkvežimis negali stovėti nemokamai.

Kokia yra įmoka už muitinės dokumentų parengimą?

Tai priklauso nuo brokerio, bet paprastai tai fiksuota suma už vieną siuntą. Verta investuoti, nes neteisingai parengti dokumentai gali kainuoti daugiau nei patys perkėlimo darbai.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Įmonėms, su kuriomis dirbame ilgai, galime pasiūlyti atidėtą mokėjumą (pvz., 14 dienų). Bet naujiems klientams paprastai reikalaujame avanso arba mokėjimo gavimo dieną. Tai standartinė praktika.

Ką daryti, jei biudžetas yra labai ribotas?

Tada reikia rinktis dalinę paslaugą – jūs supakuojate, mes tik vežame. Arba galima derėtis dėl datų (pavyzdžiui, jei mes grįžtame tuščiu sunkvežimiu, gali būti pigiau). Bet neskubkite rinktis pigiausio varianto, kai kalba eina apie jūsų verslo turtą.

Organizaciniai chaosai ir sprendimai

Kas dėl interneto ir telefonų jungimo vietoje?

Mes neįmonių, kurios tiekia internetą. Mūsų darbas – atvežti daiktus. Jums patys reikia susitarti su tiekėjais iš anksto, kad vietoje būtų laidai arba ryšys. Negalima tikėtis, kad atėjus pirmadienį ryto viskas veiks automatiškai.

Ar padedate išmesti senus daiktus?

Taip, galime užsukti į šiukšliadėžę. Bet jei ten yra elektros atliekų (kompiuteriai, monitoriai), reikia vežti į specialią vietą, tai papildomai kainuoja. Nekalbėkime apie tą kartą, kai rado seną „DOS“ laikų kompiuterį su didele CRT monitoriumi – sunkvežimis vos neiškrito.

Kaip susitarti dėl raktų?

Geriausia, kad vienas žmogus būtų atsakingas ir duotų raktus mūsų vadovui vietoje. Nebūkite tokie kaip vienas klientas, kuris paliko raktą po kilimu, o pats išvyko į atostogas. Buvo įdomu.

Ar reikia, kad kas nors būtų vietoje išpakravimo metu?

Būtina. Vienas žmogus turi nurodyti, kur kas stovi. Kitaip mes dėsime viską kaip man atrodo logiška, o jums gali nepatikti. O vėliau perstumti spinteles nebus smagu.

Kas dėl draudumo, jei kažką sugadina mūsų darbuotojai?

Mes turime atsakomybės draudimą. Jei įvyko klaida, rašome pranešimą, turi būti nuotraukos, ir draudikas išmoka kompensaciją. Žinoma, reikia įrodyti, kad tai buvo mūsų kaltė, o ne jūsų baldai buvo jau sulūžę.

Kaip elgtis su sunkia prieiga (narrow streets)?

Iš anksto turime žinoti. Jei sunkvežimis nepraeis, reikia užsisakyti mažesnį sunkvežimį (7.5 t) su „keliamu galu“. Tai brangiau, bet taip išvengsite to, kad sunkvežimius užstrigs tarp namų ir blokuos visą gatvę.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Galime duoti nuorodą, kur matote, kur mašina yra realiu laiku. Tai ramina klientus, ypač kai biuro perkėlimas iš UK trunka kelias dienas.

Kas dėl lojaliųjų programų ar nuolaidų?

Jeigu su mumis dirbate ne pirmą kartą arba perkeliate didelį įmonės padalinį, visada galima pasikalbėti dėl nuolaidos. Mums svarbu ilgalaikiai santykiai, o ne vienkartinis uždarbis.

Ką daryti, jei įmonės vadovas pakeičia planus paskutinę minutę?

Tai vyksta dažnai. Jei mes jau esame kelyje, gali tekti mokėti už atšaukimą arba pradėti kelionę iš nauko kitoje dienoje. Planavimas yra raktas į sėkmę, o paskutinių minuteų pokyčiai kainuoja.

Ar perkeliate ir saugomos spintas?

Taip, bet jos turi būti tuščios. Užrakintos spintelės su daiktais viduje yra pavojingos – gali atsirasti įtarimų, kas ten slepiasi, be to, jos yra per sunkios. Geriau raktus paduoti atsakingam žmogui.

Kaip organizuoti pervežimą, jei turiu kelis padalinius?

Reikia sudaryti logistiko planą. Kartais patogiau paimti viską iš vieno padalinio, pamesti į sandėlį, o turiu išsirūšiuoti ir išvežti į naują vietą. Tai vadinama „konsolidacija“ ir tai padeda sutaupyti pinigų.

Kas nutinka su biuro kava ir vandens?

Paprastai paliekame tai, kas liko. Bet jei turite didelį kavos aparatą, jis turi būti išleistas ir išplautas. Vieną kartą nešėme pilną vandenį aparate – nutekėjo ant visko. Nerealizuoti produktai (maistas) geriau išmesti prieš išvykstant.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš UK yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja ne tik fizinio jėgos, bet ir smegenų darbo. Nors aš čia parašiau daugiau kaip 2000 žodžių (o gal ir daugiau, nes skaičiuoti nebebegėjau), pagrindiniai dalykai paprasti: planuokite anksti, rinkitės patikimus partnerius ir nedarykite prielaidų. Jei viską padarysite teisingai, jūsų verslas nenukentės, o darbuotojai dėkos už sklandžią perkėlimą. Ir vis tiek gali būti nenumatytų situacijų, bet su profesionalais jos bus išspręstos greitai. Sėkmės!