Biuro perkėlimas iš UK: kaip susidoroti su chaosu ir nemalonumais

Taigi, nusprendėte keliauti. Žinoma, biuro perkėlimas iš UK atrodo kaip didelis kalnas, kurį reikia įveikti, ypač kai Brexit vis dar sukelia galvos skausmą pasieniuose. Esu šioje srityje jau gerą dešimtmetį ir mačiau viską – nuo tų, kurie viską suplanavo_metai iki_ iki tų, kurie skambina sekmadienio ryta verkdami, kad jų serveriai sėdi keleiviniai traukinyje. Svarbiausia yra ne tai, kiek dėžių turite, o tai, kaip sugebėsite išlaikyti verslo procesus gyvus, t.y. padaryti biuro perkėlimą iš UK su minimaliu įmonės veiklos sutrikdymu.

Tiesą sakant, tai nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik "pakrauti ir nuvežti", bet dabar, kai muitinės taisyklės pasikeitė, situacija yra kitokia. Gali tekti elgtis kaip šokėjas ant volano – viena koja čia, kita ten. Bet nebijokite, viskas įmanoma, tereikia žinoti iš anksto, kurie akmenys gali užmesti kulnus. Ir taip, jums tikrai prireiks geros kavos perkėlimo metu.

Pasiruošimas, arba kaip nesužlugti pirmąją dieną

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš UK?

Niekada neper vėlai, sakė mano senelis, bet čia tinka ir biuro perkėlimas iš UK. Idealus laikas yra mažiausiai 2–3 mėnesiai iki išvykimo. Turiu omenyje ne tik tą dieną, kai vairuotojas atvažiuoja, bet ir visas formalias procedūras, pavyzdžiui, muitinės deklaravimą. Jei pradėsite planuoti savaitę prieš, tikriausiai gausite streso ir nepilnai atliktų darbų. Dabar dėl Muitinės sąjungos viskas trunka ilgiau negu anksčiau, tad nedarykite tos klaidos manydamas, kad visa tai įvyks per naktį. Turite užtikrinti, kad darbuotojai žinos, kur dės savus daiktus naujoje vietoje.

Kiek tai viskas realiai kainuos?

Klausimas, kurį girdiu kasdien. Kaina priklauso nuo tūrio, svorio ir atstumo, bet taip pat nuo to, ar reikia įrenginio pakėlimo per langą, jei liftas netilps. Paprastai biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą ar kitą ES šalį gali kainuoti nuo kelių tūkstančių eurų, jei kalbame apie didesnį įmonės padalinį. Turiu omenyje, kad tenkina ne tik vairuotojo darbo užmokestis, bet ir kuras, keltų mokestis (Dover-Calais arba Hull-Rotterdam), bei draudimas. Dar pridėkite galimą sandėliavimą, jei datos nebesutapt. Galvos neapversti, bet gera tai žinoti iš anksto, kad būtų išskirtas biudžetas.

Ar verte rinktis "pašalu" firmas, kurios siūlo pigiai?

Skaitykite, atsakysiu kaip draugas – nė nerašyk. Jei kas siūlo pervežti visus jūsų biuro baldus už pusę kainos, tai tikriausiai jūsų daiktai važiuos be draudimo arba vairuotojas bus pats keleivis. Esu matęs gėdingų situacijų, kai toks "pigus" biuro perkėlimas iš UK baigdavosi teismuose. Firmos, kurios dirba legaliai, turi savo sąnaudas – degalai, mokesčiai, atlyginimai. Jei kas siūlo per pigiai, ten kažkur trūksta saugumo garantų. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet būti ramiam, kad tų firmų technika nebus sugesusi prieš pat Londoną.

Kaip suskaičiuoti, kiek dėžių mums prireiks?

Tai yra vienas įdomiausių dalykų. Paprastai sakyčiau, jog vienas darbuotojas – apie 5–6 dėžes, bet viskas priklauso nuo to, kas gi daroma toje įmonėje. Jei tai archyvas, tada dėžių bus daugybė. Esu matęs, kaip vienas nedidelis teisininkų biuras turėjo tiek dokumentų, kad teko krauti pilną furgoną, nors žmonių buvo tik penki. Užtruksite apie valandą apžiūrėti kambarius ir suskaičiuoti. Jei nežinote, geriau pasikviesti specialistą, kuris ateitų ir vizualiai įvertintų tūrį (tarkime, jis padarys tai nemokamai arba už mažą mokestį).

Ar verta viską išardyti, ar galima vežti kaip yra?

Labai priklauso nuo baldų. Stalai ir lentynos beveik visada būna išardomos, kitaip jų tiesiog netilps į furgoną arba sugils kelyje. Ilgos kelionės per Anglijos ir kelias durys, kur ten būna siaurai, palieka mažai vietos manevrams. Aš taip pat nerekomenduoju vežti didelių spintų surinktose – jose įsireiškia skysčiai (ar dėl drėgmės, ar dėl katastrofos). Vieną kartą matėme, kaip surinkta spinta tiesiog "nulūžo" per pusę kraunant. Vadinasi, išarstome viską, kas gali būti išardota.

Ką daryti su tuo visku, ko nenoriame nešti į naują biurą?

Galite tiesiog išmesti, bet čia yra geresnis variantas – parduoti arba paaukoti. Ypač jei turite senų kompiuterių, jų negalima tiesiog mesti į šiukšliadėžę dėl ekologijos normų UK. Kai kurios įmonės, kurios organizuoja biuro perkėlimą iš UK, gali pasiūlyti panaudojimo paslaugas. Kartais tereikia susitvarkyti dokumentus, kad nebūtų nuteisėti už duomenų nutekėjimą. Gerai susitvarkykite senus daiktus prieš mūsų atvykstą, kad mums nereiktų stovėti ir spresti, kur dėti tuos senus monitorius.

Popieriai ir muitinės košmaras, arba darysime viską pagal taisykles

Kokie dokumentai būtini išvežant daiktus iš Jungtinės Karalystės?

Tai viena svarbiausių dalių. Jums tikriausiai prireiks išankstinio deklaravimo (EXS), kurią turi pateikti mūsų brokeris. Jei biuro perkėlimas iš UK vyksta ne komerciniais tikslais (t.y. tai perkėlimas, o ne prekyba), dar galesite naudotis Transfer of Residences (ToR) schemą, kai nereikia mokėti PVM ir muito. Bet ToR dokumentus gauti trunka laiką, tai jei planuojate, tai reikia siųsti prašymą HMRC iš anksto. Be šito dokumento, jums gali tekti sumokėti mokesčius, kurie nĚra patys mažiausi, pavyzdžiui, 20% PVM nuo vertės.

Ar sunku gauti ToR numerį?

Nebent nežinote, kur spausti mygtukus. Techniškai tai nėra labai sunku, reikia užpildyti formą internete HMRC svetainėje, bet ten daug klausimų apie jūsų buvimo vietą ir daiktų kilmę. Kartais žmonės sustoja ties klausimu, ar jie "dummies" ar ne trumpalaikiai atvykėliai (beje, tai angliškas terminas, nepamenu kaip jis verčias oficialiai, bet turiu omenyje tą, kuris dabar čia). Jei įmonė įregistruota UK, o tik perkeliama operatyvinė veikla, tai ToR gali netikti. Geriausia pasikonsultuoti su muitinės brokeriu.

Kas tokis "pervedimo rezidencijos" statusas ir kodėl jis svarbus?

Tai yra statusas, kuris leidžia atvykstantiems gyventojams (ar įmonėms keistančioms būstinę) išvengti importo mokesčių. Jis svarbus, nes biuro perkėlimas iš UK gali tapti labai brangus, jei turite mokėti mokesčius už kiekvieną stalą ir kompiuterį. Tiesa, ši scheme taikoma tik asmenims, kurie gyveno užsienyje mažiausiai 12 mėnesių ir turi šių daiktų bent 6 mėnesius. Verslo atveju, jei įmonė keičia registruotą adresą, tai kitokia istorija – ten jau kalbame apie nuomojamą įrangą ar fiksuoamąjį turtą, tad čia reikės gilesnės analizės.

Ką daryti, jei praradau PVM deklaracijas?

Tada bus didžiulė bėda. Muitinėje be dokumentų nieko nepraeis. Jūs turite turėti sąskaitas, kurios rodo, kad įranga nupirkta legaliai. Jei jų nėra, muitinė gali apskaityti vertę pagal savo vidines kainas, kurios dažnai būna dvigubai didesnės nei rinkos. Esu matęs, kaip vienas klientas dėl to sumokėjo tūkstančius svarų daugiau. Tai reiškia, kad prieš pradedant biuro perkėlimą iš UK, turite rasti visus kvitus. Jei trūksta kiek, bandykite gauti kopijas iš tiekėjų, dauguma jų turi duomenis elektroninėje sistemoje.

Ar mums tikrai reikalingas muitinės brokeris?

Be jokių abejonių. Nors aš dirbu srityje jau 20 metų, man retai kada sekasi kalbėtis su muitininkais tiesiogiai be problemų – jie turi savo kalbą. Brokeris užtikrina, kad visos deklaracijos būtų teisingai užpildytos. Dabar, po „Hard Brexit“ (o gal jau Soft, dabar jau nebesužinau, kas ten pasikeitė šią savaitę), birokratija tapo didesnė. Tikrai nerekomenduoju tai daryti patys, nebent jūs esat pats specialistas. Jis užims visus galvos skausmus susijusius su kodais.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaidų?

Tada krovinys gali būti sustabdytas pasienyje arba uoste. Kai kas tenka laukti kelias dienas, kol bus ištaisyta klaida (taisyklės dėl "Entry Summary Declaration"). Tarkime, viena klaida prekės kode gali kainuoti baudą. O jei bus pasakyta, kad trūksta leidimo prekėms, kurios reikalauja specialios licencijos (pvz., specialios technikos), tuomet gali būti įtraukta ir policija. Taigi, tikrinti duomenis reikia du kartus, prieš perduodant juos brokeriui.

Logistika, keliai ir įranga, arba kaip viskas pasiekia vietą

Kokio tipo transportas geriausiai tinka biuro perkėlimui iš UK?

Paprasčiausiai – 3,5–7 tonų sunkvežimis. 3,5 tono furgoną vairuoti gali ir tiesiog vairuotojas be papildomų licencijų, bet jei turite daug baldų, geriau paimti didesnį. Didelis „Tautlineris“ (tota furgonas su tentu) tinka tada, kai yra labai didelis kiekis krovinių. Bet atsiminkite, kad Londone eismas yra chaosas, ir didelis sunkvežimis tiesiog negalės užvažiuoti į siauras gatveles, kur dažnai būna biurai. Ten gali tekti "shunting" operacijos – vienas mažesnis furgonai veža daiktus į didesnį, kuris laukia už miesto ribų.

Ar galima vežti jautrią IT techniką?

Galima, bet reikia labai atidžiai supakuoti. Esu matęs, kaip brangūs serveriai buvo įdėti į paprastas dėžes be putų, ir rezultatas – neišsisprendžia. IT įrangos pervežimas yra atskira biuro perkėlimas iš UK dalis, kurią dažnai pavedame specializuotoms firmoms. Reikia naudoti anti-statinę apsaugą, o ne tik naujus popierius. Kartais patys IT žmonės nurodo, kaip reikia daryti, bet mano patirtis sako, dažniausiai jie per daug optimistiški apie tai, ką išlaikys jų "garso sistemos" ant grindinio.

Kaip užtikrinti, kad duomenys neišnyks pervežimo metu?

Tai ne mano sritis, bet aš visada raginu padaryti back-up (atsarginę kopiją) prieš mūsų atvykimą. Fiziniai standžieji diskai gali nukristi. O jei kalbame apie serverius, geriau juos išjungti tinkamai. Kartais klientai sako, kad jų sistema veikia 24/7 ir negali būti išjungta – tada ten reikia labai specialios logistikos, pavyzdžiui, duomenų centruose naudojamų dėžių. Bet tokie atvejai reti, dažniausia susitariame su IT žmonėmis apie "downtime" langą (prastovos laiką).

Kiek laiko trunka Kelionės iš Londono (arba Mančesterio) į Vilnių?

Paprastai tai trunka apie 3–4 dienas. Tai priklauso nuo to, kiek uosto eilių Dover’e yra. Kartais ten būna eilės kilometrais, ypač atostogų metu arba kai koks incidentas. Tarkime, vėliau viename atveju laukom 12 valandų tik prasukti pasienio kontrolę. Negalite žadėti klientui, kad krovinių bus antradienį ryte, jei išvykote tik sekmadienį. Geriau sakyti "tarp penktadienio ir pirmadienio", būkite optimistu, bet realistu.

Ar vežiate ir asmeninius darbuotojų daiktus?

Dažnai taip atsitinka, kad darbuotojai nori pavėžinti ir savo dėžes su asmeniniais daiktais, jei jie irgi persikelia gyventi. Čia reikia atsargiai, nes tai tampa mišriu kroviniu. Mums reikia sąrašo, kas yra įmonės turtas, o kas – asmeninis. Jei pervežame ir asmeninius daiktus, tai gali reikalauti atskiro deklaravimo, jei viršijamos tam tikros ribos. Geriausia, kad darbuotojai susitvarkytų savo daiktus atskirai, nesaikytų į firmos dėžes „paskutinio momento“.

Kas nutinka, jei furgonas sugenda kelyje?

Tai blogas scenarijus, bet įvyksta. Mes turime pagalbos paslaugas visame maršrute. Jei furgonas užgessta Belgijoje, tada ten atvyksta mechanikas. Jei neįmanoma ištaisyti, tuomet perkrauname į kitą furgoną. Tai ilgina laiką, bet taip užtikriname, kad krovinys pasieks vietą. Tikrai nerekomenduoju patys bandyti stumpti sunkvežimį su juosta – tai ne veiksmų filmas. Tokios „dvynių“ operacijos kainuoja, tad visada geriau turėti techniką, kuri yra patikima, o ne tiek sena.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Įsipareigojome suteikti draudimą pagal CMR konvenciją, bet jo ribos dažnai būna nedidelės (apie 8-10 SDR vieną kg). Jūsų įmonės technika verta daugiau. Prieš biuro perkėlimas iš UK būtina pasitikrinti, ar bendra draudimo suma dengia visą turtą, kurį vežame. Esu matęs gaisrų (vieną kartą degė priekaba, ne furgonas, bet vis tiek baisu), kur klientas neteko viso archyvo. Be pilno draudimo, gausite tik šiūdelius.

Nepalankios situacijos ir kaip iš jų išsisukti

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nėra paruoštas mums atvykusiems?

Tai, deja, nėra retas atvejai. Kart tiesiog statybos vėluoja, arba ankstesnieji nuomininkai neišsikraustė laiku. Tada mes turime galimybę laikinai padėti dėžes į mūsų sandėlį Lietuvoje arba UK. Tai kainuoja papildomai, bet bent jūsų įmonės veiklą ne sustabdo, o turitas yra saugus. Viename atvejų teko laikyti pusę bibliotekos mūsų sandėlyje tris savaites, kol klientas surado naujas patalpas. Ten tie knygos netgi pasidarė svetesnės (o gal ne, tiktai dulkių daugiau).

O jeigu aš pamiršiau pasakyti apie labai sunkų objektą, pvz., seifą?

Geriau apie tai pasakyti iš anksto. Seifai yra sunkūs (tarkime, 400-600 kg) ir juos reikia kelti nešamoju keltuvu. Jei vairuotojas atvažiuos be įrangos, turės kvieti pagalbą, kas kainos brangiai. Iškart pasakykite, jei turite kažką, kas sunkesniu nei 100 kg. Mes tada atsiųsime furgoną su "pump truck" arba "tail lift". Nenustyguokite mūsų nepasiruošusius, nes tada laikas eina, o kaina auga.

Ar gali būti, kad daiktai sugriūva kelyje dėl blogo pritaisymo?

Taip, jei įgula nedirba profesionaliai. Mūsų vairuotojai žino, kaip užfiksuoti krovinius, kad jie nešoktų. Naudojame juostas, aukščias tvirtinimo grandines. Bet vėlgi, jei klientas pats padėjo dėžes be stabilizacijos viduje, tada jos gali nukristi. Taigi, jei krovote patys, įsitikinkite, kad dėžės užpildytos iki viršaus, kitaip ant jos niekas neliks. Mes tada prižiūrime fiksavimą iš išorės (ant sunkvežimio grindų).

Ką daryti, jei pasienyje prasideda patikra ir kyla įtarimų?

Jeigu viskas tvarkinga, patikra trunka valandą, dvi. Bet jei yra įtarimų dėl kontrabandos (nors tai biuras, kart ten gali būti keistą dalykų), tada gali būti pradėta detali apžiūra. Tai gali trukti ir kelias dienas. Tokiu atveju mes informuojame jus iš karto. Čia jau ne mūsų galiojimo srity, bet mes stengiamės padėti komunikaciuoti su pareigūnais. Pagarbiai elgiamės, nes jei pradedi吵吵 (pyktis), tai tik pablogins situaciją.

Ar įmanoma susiderėti dėl datos, jei reikia labai greito pervežimo?

Įmanoma, bet tai kainuos. Urgent (skubus) režimas reiškia, kad mes turime atšaukti kitą darbą. Geriau planuoti savaitę iš anksto. Bet jei jums tarkime degia vieta arba sutartys pasibaigia, mes galime išsiųsti furgoną tą pačią dieną. Tiesa, naktimis vairuoti Anglijoje yra labai sunku dėl ribojimų (ne visur galima), tad planuoti kelionę turi labai gerai logistas.

Pabaigos gairės ir svarbiausi dalykai

Ar atsisveikinimas su biuru UK reikalauja ypatingų veiksmų?

Taip, reikia grąžinti raktus, išjungti telefonus, internetą. Kartais reikia palikti patalpas "suremontuotas" pagal nuomos sutartį (svarbu perskaityti small print). Nereikia, kad mums teko rankinėmis trinkti sienas. Jei reikia išmesti baldus, mes tai padarysime, bet papildomai užsisakykite didelę konteinerę (skip hire), jei ten yra daug šiukšlių.

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai nesusirginti nuo streso?

Nuolat kalbėkitės su jais. Suteikite aiškią instrukciją, ką daryti su savo daiktais. Pasidalykite atsakomybes. Jei visi žino, kas vyksta, tada biuro perkėlimas iš UK bus mažiau chaotiškas. Paskirkite vieną žmogų, kuris yra kontaktinis asmuos mums – tai labai palengvina viską, kai tenki klausti vieno klausimo dešimt kartų skirtingiems žmonėms.

Ar dar ką nors pamiršau pasakyti, kas svarbu?

Galbūt tai, kad nepamirštumėt pasidžiaugti, kai viskas baigsis. Tai didelis įvykis. Ir viena dalykas – atiduokite vairuotojui kavą ar vandens. Jis dirba ilgai ir jo nugarą jau seniai skauda. Mažas pagarbimo ženklas daro stebuklus. O galiausiai – tikrinkit dėžių numerius.

Biuro perkėlimas iš UK yra sudėtingas procesas, bet su ta komanda, kuri myli savo darbą (nors kartais keiktasi), viskas pasidarys lengviau. Sėkmės naujoje vietoje, o seną palikite mums – mes susitvarkysime.