Biuro perkėlimas iš UK: kaip neišsižerti ir nesusidurti su nereikalingomis problemomis

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir galiu pasakyti viena – po „Brexit“ visas tas biuro perkėlimas iš UK pasidarė kur kas sudėtingesnis negu anksčiau. Anksčiau tiesiog užkraudavom ir važiuodavom, o dabar reikia galvoti apie muitines, kilmės dokumentus ir dar daugybę smulmenių, kurių niekas nesimato iš pradžių. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog fizinis darbas, tačiau didžioji dalis yra burokratija. Jei norite atlikti biuro perkėlimą iš UK su minimaliais nuostoliais, turite žinoti, kur galima apvartyti, o kur reikia būti ypatingai atsargiam. Tau nereikia mokėti milžiniškų sumų, jei viską suplanuoji teisingai, tačiau klaidos gali atsieiti brangiai.

---

Pagrindiniai dalykai ir planavimas

Kada pradėti galvoti apie persikraustymą?

Gerai, kad klausiate, dažniausiai žmonės skambina paskutinę Sekundę. Biuro perkėlimas iš UK nėra tas dalykas, kurį galima nuveikti per savaitę, ypač jei turite daug technikos ar baldų. Maždaug prieš mėnesį būtų prasminga pradėti šnekėtis su vežėjais, nes vietos reikalaujančio krovinio tvarkaraščiai užpildomi greitai. (Arba bent jau tie geresni vairuotojai). Neskubėkite, pirmiausia suskaičiuokite, kiek tikrai turite daiktų, nes akių matymas kartais suklaidina.

Kiek laiko trunka visas procesas?

Paprasčiausiai sakant, tai trunka nuo to, kiek ilgai užtrunka surasti laisvą sunkvežimį. Paprastai tas biuro perkėlimas iš UK įvyksta per 3-5 darbo dienas nuo pakrovimo momento, jei nėra „užstrigimų“ pas muitinę. Kartais gali užtrukti ilgiau, jei tenka laukti keltų arba yra eilės pasienio punkte. Geriausia planuoti, kad jūsų inventorius atvyks penktadienį, tačiau nustatykite, kad darbus pradėsite tik pirmadienį – taip išvengsite streso.

Ar verta viską vežti ar geriau nupirkti naują?

Tai priklauso nuo to, ką turite. Seni, jau nukabinami baldai gali kainuoti brangiau nei juos pervežti (dėl kuro ir kuro priemokos). O jei tai brangūs dizainerio baldai, tuomet biuro perkėlimas iš UK jums tikrai apsimoka. Turite atsižvelgti į dėžių kainą, kuro priemoką ir darbo rankas. Kartais pigiau palikti senas stalus Londone ir Lietuvoje nusipirkti naujų iš IKEA, tai tiesioginis dalykas.

Kaip sumažinti išlaidas transportui?

Didžiausia išlaida yra kuras ir vieta sunkvežimyje. Jei norite biuro perkėlimas iš UK atlikti pigiai, bandykite surasti ką nors, kas važiuoja tuo pačiu kryptimi – t.y. dalinį krovinį. Taip jums mokėsite tik už užimtą vietą kablyje arba vietoje puspriekabėje. Taip pat stenkitės nepervežti oro, pakuokite kuo glžiau, taip sutaupysite tūrį.

Ką daryti su technika, kuri nebeveikia?

Geriau ją palikti ten arba išmesti atitinkamai. Muitinė gali uždrausti įvežti techniką, kuri yra su sugadintais ekranais arba nėra tinkamos naudojimo būklės, nes tai laikoma atliekų importu. Biuro perkėlimas iš UK turi būti apie tai, kas jums naudinga, o ne šiukšlių pervežimą. Nereikia švaistyti pinigų dėžėms, kurios tik užims vietą.

---

Pinigai ir dokumentai

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš UK?

Sunku pasakyti tiksliai be duomenų, bet mažam biurui (pavyzdžiui, 5-10 darbo vietų) tai gali kainuoti nuo 800 iki 1500 eurų, priklausomai nuo to, kur esate įsikūrę. Jei esate Škotijoje, bus brangiau nei Londono pietuose. Biuro perkėlimas iš UK kaina taip pat priklauso nu to, ar reikia išmontuoti/montuoti baldus, ar tik pakrauti ir iškrauti. Visada prašykite išsamios sąskaitos, kad ne liktumete su stebuklais.

Ar reikia mokėti PVM ar importo mokesčius?

Jeigu esate registruota įmonė ir perkėlime pervežate savo nuosavybę, kuri naudota verslui, dažniausiai galite taikyti nulinę PVM importo tarifą (intra-community supply), t.y. nemokate. Bet čia tikrai reikia konsultuotis su buhalteriu, nes kiekvienas atvejis individualus. Neteisingai užpildyti dokumentai gali lemti tai, kad biuro perkėlimas iš UK taps brangus dėl mokesčių.

Kas yra EXW ir DDP sąlygos?

EXW reiškia, kad jūsų įmonė viską moka iki ikrovimo į sunkvežimį Anglijoje, o DDP – kad mokate viską iki jūsų biuro durų Lietuvoje. Mano patarimas – rinkitės DDP arba bent jau FCA, kad nebūtumęs atsakingas už tai, kas nutinka jūrų uoste arba pasienyje. Biuro perkėlimas iš UK gali tapti košmaru, jei krovinys užstrigs ir teks mokėti saugyklos mokesčius, kurių neplanavote.

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti?

Jums reikės krovinio manifestaro, EX1 deklaracijos, CMR draudimo, taip pat inventoriaus sąrašo, kuris nurodo tikslią kiekvieno daikto vertę ir svorį. Be šių popierių neišeis nei iš Anglijos, nei į Lietuvą. Vairuotojai dažnai pamiršta paprašyti katalogų nuotraukų, tai padarykite patys. Biuro perkėlimas iš UK be dokumentų – tai ne tik keistas, bet ir nelegalus dalykas dabar.

Ką daryti, jei neteisingai nurodžiau vertę?

Gausite baudą arba gausite sąskaitą už mokesčius nuo tos vertės, kurią nurodėte (arba kurią nustatys muitinės pareigūnai). Geriausiai nurodyti realią rinkos vertę, nenusiperkant kainos. Jei nurodysite per mažai, bus įtariama mokesčių vengimu. Jei per daug – mokėsite daugiau. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja sąžiningumo deklaracijose.

---

Brexit ir muitinės subtilybės

Kaip Brexit pakeitė dalykus?

Prieš tai tai buvo tiesiog vidinė rinka, dabar tai trečiosios šalies prekyba. Tai reiškia, kad kiekvienas krovinys turi būti išaiškintas muitinėje. Dabar biuro perkėlimas iš UK yra formaliai importas, o ne tiesiog persikraustymas. Tai reiškia daugiau popieriaus ir daugiau laiko kas pasienio punkte, ypač Doverio arba Folkestone perėjose.

Kas yra kilmės sertifikatas (Origin Certificate)?

Jei jūsų baldai ar technika yra pagaminta ne JK, o pavyzdžiui, Kinijoje, gali būti taikomi mokesčiai. Kilmės sertifikatas padeda įrodyti, kad prekė yra iš ES arba JK, tačiau paprastai įmonės to neturi. Biuro perkėlimas iš UK dažnai sukyla ant to, kad klientai negali parodyti, kur buvo pagamintas jų stalas. Tada skaičiuojami mokesčiai pagal taisykles.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Taip, bet tik tam tikru kiekivyje. Jei bandysite pervežti dideles kiekis asmeninio pobūdžio daiktų (drabužių, buities reikmenų), gali būti įtariama, kad tai prekyba, o ne biuro perkėlimas iš UK. Vairuotojas gali turėti problemų jei krovinys bus sumaišytas – t.y. vienoje pusėje biuro stalai, kitoje seni žirklės ir indai. Geriausia tai vežti atskirai.

Kas nutinka jei muitinė sustabdo krovinią?

Jis laukia kol bus išaiškintas. Tai gali trukti nuo poros valandų iki kelių dienų. Jeigu trūksta dokumentų, gali tekti juos siųsti kurjeriu. Tada užsilaiko vairuotojas, o jo laukimas kainuoja. Biuro perkėlimas iš UK gali tapti brangus dėl to, kad vairuotojas turi būti apmokėtas už stovėjimą, nors jis nieko neveikia.

Ar reikia muitinės brokerio?

Labai rekomenduoju. Būna situacijų, kai vairuotojas tiesiog nesugeba susidoroti su anglų kalba arba su sistema. Brokeris už jus užpildo EX1 ir prižiūri procesą. Be jo biuro perkėlimas iš UK gali tapti loterija, kurioje laimėtum nebus. Tai nedidelė investicija, kuri sutaupo daug nervų.

---

Pakavimas ir logistika

Kaip supakuoti kompiuterius ir serverius?

Jei jūsų serveriai nėra specialiuose stenduose, juos reikia išjungti, uždaryti į originalią pakuotę (jei dar liko) arba į tvirtas dėžes su putomis. Labai svarbu pažymėti, kur yra įstrižai viršus ir apačios. Biuro perkėlimas iš UK neapsieina be technikos, o ji yra jautria. Negalima tiesiog įmesti į maišą ir tikėtis geriausio.

Kiek dėžių reikės paprastam biurui?

Paprasčiausiai suskaičiuokite: vienam darbo stalui reikia apie 2-3 vidutines dėžes. Prie to pridėkite dėžes spausdintuvui, archyvams ir pan. Jei turite daug knygų, svoris išaugs, tačiau biuro perkėlimas iš UK kaina nebus didesnė, jei telpate į tą patį sunkvežimį. Geriau turėti per daug dėžių negu stumti daiktus atvira.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Tonerius, valymo priemones, tuščias degutines – tai visos pavojingios medžiagos. Jos turi būti deklaruotos. Negalima tiesiog užmesti į kambarį be žinios. Jei biuro perkėlimas iš UK susiduria su pavojingu kroviniu, be specialaus leidimo vairuotojas gali atsisakyti vežti. Užsirašykite, kas yra ko.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepasigaus?

Užrakinkite duris, kai vairuotojas atvykta, ir neleiskite niekam įeiti be priežiūros. Taip pat prieš išvykstant padarykite nuotraukas. Vienas kartas buvo toks įvykis, kai dingo brangus monitorius, o vairuotojas tvirtino, kad jo nebuvo. Nuotraukos padėtų išvengti tų ginčų. Biuro perkėlimas iš UK turi būti kontroliuojamas.

Ar reikia ištuštinti stalčius?

Absoliučiai taip. Neištuštinti stalčiai pavojingi – gali atsiverti per važiavimą, o baldas gali susprogti svorio. Taip pat mažesnis svoris leidžia taupyti. Biuro perkėlimas iš UK turi būti atliekamas saugiai, o pilnas stalčius su knygomis yra laukianti nelaimė. Uždekite lipduką ant kiekvieno stalčiaus.

---

Bėdos ir realios situacijos

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa Anglijoje?

Tai reali situacija – prieš metus vienas mūsų vairuotojas užstrigo dėl techninių problemų M1 greitkelije. Turite turėti atsarginį planą, pvz., kitą vairuotoją arba galimybę pervesti krovinią. Biuro perkėlimas iš UK yra paremtas vairuotojais, o jie yra tik žmonės, gali susirgti arba sulūžti sunkvežimis.

Ar dingo daiktų dažnai?

Nedėl to, kad juos pavogia, o dėl to, kad jie pasimeta arba susidaužo. Žmonės dažnai nepažymi dėžių, ir tada atsiranda chaosas. Tikrai ne visos firmos yra sąžiningos, todėl reikia pasirinkti patikimą partnerį. Kai kurios pigios firmos tiesiog imasi visko po eilę ir meta į krūvą.

Ką daryti jei pamečiu raktus nuo biuro prieš išvykstant?

Tai būna dažnai. Gera praktika yra turėti atsarginius raktus pas ką nors kitą iš komandos, kuris nelydi krovinių. Jeigu raktai pasilieka Anglijoje, o sunkvežimis jau važiuoja, turėsite problemą Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš UK baigiasi tik tada, kai durys atidarytos ir viskas sudėta savo vietoje.

Ar galima vežti dėžes su maistu?

Negalima. Muitinė to neleidžia be specialių licencijų, o tai per sudėtinga. Suvalgykite viską prieš išvykstant arba atiduokite darbuotojams. Nėra nieko blogiau kaip rūgstantis obuolys tarp svarbių dokumentų.

Kas vyksta, jei klientas nėra pasiruošęs iškrauti?

Vairuotojas pradeda skaičiuoti laukimo laiką. Jis gali laukti valandą nemokamai, bet po to kaina šokinėja į viršų. Biuro perkėlimas iš UK baigiasi tuomet, kai paskutinis dėžė iškeliamas iš sunkvežimio. Jei jūsų komanda vėluoja, mokėsite už vairuotojo laiką.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS stebėjimą. Tai padeda suplanuoti darbus. Tačiau ne visada GPS rodo tikrą vietą, kai vairuotojas stovi tamsioje aikštelėje ir jo signalas prastas. Biuro perkėlimas iš UK stebėjimas yra geras dalykas, bet nepasitikėkite juo 100 procentų.

---

Papildomi klausimai ir abejones

Ką daryti su pavojingomis atliekomis?

Jų tiesiog negalima vežti. Jei turite seną tepalus ar cheminius skysčius, susisiekite su vietine atliekų tvarkymo kompanija Anglijoje. Neteisingai išvežtos atliekos gali baigtis baudomis tūkstančiais svarų.

Ar reikia draudimo?

Būtinai. Nors biuro perkėlimas iš UK atrodo saugus, visada yra rizika susidurti su avarija. CMR draudimas padengia tik dalį, todėl patikrinkite, ar jis apima jautrią techniką ir brangius daiktus. Geriau pasidomėkite iš anksto.

Kiek kainuoja laukimas prieš išvykstant?

Paprastai įskaičiuota 1-2 valandos. Jei reikia ilgiau laukti, kol darbuotojai surenka daiktus, tai kainuoja apie 50- svarų per valandą. Planuokite laiką taip, kad vairuotojas neturtų stovėti.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet reikia fitosanitarinio sertifikato. Be jo įvežti augalus iš JK neleidžiama, išskyrus tam tikrus išimtimus. Tai dar vienas smulkmenas, apie kurį dažnai pamirštama planuojant biuro perkėlimas iš UK.

Kas dėl parkavimo Londone?

Londone reikia specialių leidimų (suspended parking bay) arba mokėti didelius mokesčius už pristatymo zoną. Jei tiesiog sustosite ant gatvės, gausite baudą ir sunkvežimį nuvesta ant stovyklos. Tai reikia susitarti su savivaldybe iš anksto.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Vežkite juos su savimi asmeniniame bagaže arba užrakintoje, pažymėtoje dėžėje. Neneškite juos į bendrą krovinią be apsaugos. Biuro perkėlimas iš UK taip pat apie duomenų saugumą, ne tik baldus.

Ar galima užsakyti dėžes per jus?

Taip, dauguma firmų tai siūlo. Tai patogu, nes gausite standartinių dėžių, kurias lengva sukrauti ant paletės. Naudoti atsitiktines dėžes iš parduotuvės neverta, nes jos gali neišlaikyti svorio.

Ką daryti jei sulūžta keliai?

Neseniai buvo toks atvejis, kai kelias Lietuvoje buvo uždarytas dėl remonto. Vairuotojas turėjo važiuoti apkeliaujant, tai užtruko papildomai 4 valandas. Tokios situacijos yra neprognozuojamos, bet įprastos.

Ar vairuotojas padeda iškrauti?

Paprastai taip, jei tai įrašyta į sutartį. Tačiau jis nebus specialistas, kuris žino kur kas turi stovėti. Jūsų komanda turi vadovauti procesui. Vairuotojo užduotis – fizinis darbas, o ne logistika jūsų naujame biure.

Ar verta rinktis brangesnę firmą?

Kartais taip. Pigios firmos taupo ant vairuotojų atlyginimų ir technikos. Brangesnės firmos suteikia garantiją, kad, jei kas nors nutiks, bus išspręsta be jūsų įsikišimo. Biuro perkėlimas iš UK – tai investicija į ramybę.

Ką daryti jei įmonės pavadinimas pasikeitė?

Būtina paminėti tai dokumentuose. Jei siuntėjas vienas, o gavėjas kitas (dėl reorganizacijos), reikia priedų prie sutarčių. Muitinė gali būti įtariama, jei juridiniai asmenys nesutampa.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro?

Tik kaip asmeninį daiktą ribotais kiekiais. Jei tai didelė kolekcija iš „bar“ kampo, tai bus traktuojama kaip prekyba ir gali būti apmokestinta. Geriau išgerti arba palikti.

Kaip apmokėti paslaugas?

Daugelis nori mokėti tik gavus daiktus. Tačiau logistikos firmos dažnai prašo avanso arba mokėjimo prieš išvykstant, kad apsisaugotų nuo nemokamo važiavimo. Tai normali praktika.

Ką daryti su laidais?

Jei galite, pažymėkite juos lipdukais arba nufotografuokite sujungimus prieš išjungiant. Sugadinti laidai tai didžiausia bėda po perkėlimo, nes niekas nenori juos vėl rišti.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežiant?

Nebūtinai iki spindesio, bet dulnės ir smulkmenos turi būti pašalintos. Ne tik dėl estetikos, bet ir dėl to, kad tarpusavyje nešvarūs daiktai gali įbrėžti vienas kitą. Biuro perkėlimas iš UK prasideda nuo valymo.

Kas jei nežinau tikslo adreso?

Tuomet biuro perkėlimas iš UK neįvyks. Turite turėti galutinę vietą. Galima laikinai padėti į sandėlį, bet tai papildomos išlaidos. Nežinojimas adreso – tai jūsų problema, ne vairuotojo.

Ką daryti jei turiu labai jautrų inventoriaus?

Jums reikės specialios pakuotės („crates“). Paprastos dėžės nepadės. Prieš tai buvo toks atvejis, kai įmonė vežė laboratorijos įrangą ir jos reikėjo specialios vibracijos apsaugos. Be to, nebandykite.

Ar galima atidėti pristatymą?

Taip, jei sandėlyje yra vietos. Tačiau laikinas sandėliavimas (transit) Lietuvoje kainuoja nemažai, todėl tikrai geriau planuoti tiesioginį pristatymą. Atidėjimas tinka tik tada, jei biuras dar nebaigtas remontuoti.

Pabaigos žodis.

Svarbiausia yra nepervertinti savo jėgų ir pasitarti su specialistais. Biuro perkėlimas iš UK gali būti sklandus procesas, jei viską suplanuojate iš anksto ir nepasiklausysite kaimyno, kuris sako, kad „viskas bus gerai“. Gerai tik tada, kai yra dokumentai ir planas.

---

Išvada

Viskas kas susiję su biuro perkėlimas iš UK dabar yra apie detalių valdymą ir dokumentų tvarką. Negalite tiesiog pasakyti „vežkite viską“, nes to nebeleidžia taisyklės. Jei norite išvengti nuostolių, skirkite laiko pakavimui ir rinkitės patikimus partnerius, kurie žino kas vyksta pasienyje. Neskubėkite, geriau praleisti savaitę planuodamas negu mėnesį spręsdamas problemas su muitine. Sėkmės persikraustant, ir tikimės, kad jūsų kava neteks kelionės metu.