Biuro perkėlimas iš UK: išsamus paslaugų rinkinys ir vadovo pragyvenimo vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, situacija iš Londono ar Mančesterio į Lietuvą pasikeitė neišrecognituojamai. Anksčiau biuro perkėlimas iš UK buvo paprasčiau nei nusipirkti bilieto į koncertą – pakrauki, važiuoji, iškrauni. Dabar, po visų tų muitinės pokyčių ir „Brexit“ galvos skausmų, tai tapo tikra strateginė operacija, kurioje viena klaida dokumentuose gali pristabdyti tą visą procesą savaiteliui ar ilgiau. Dauguma vadovų mano, kad tai tiesiog logistika, tačiau iš tikrųjų tai nervų vargymas, jei pasirinkti ne tos įmonės. Čia nebeliko vietos „meilužiui“, viskas turi būti taip pat, kaip deklaracijoje, o kitaip anglai sukels kvitą, kuris kainuos brangiau nei patys perkėlimo darbai. Biuro perkėlimas iš UK dabar reikalauja labai tikslaus planavimo, o ne vilties, kad „kažkaip nueis“.

Dokumentacijos ir muitinės mėšlonas (kas tikrai priverdo išsižioti)

Ar biuro perkėlimas iš UK reikalauja EORI kodo?

Žinoma, be jo niekur ne nueisite, tačiau dažnai klientai suvokia, kad jis reikalingas tik prekybai. Biuro perkėlimas iš UK, net jei tai perkėlimas į tą pačią įmonę, vis tiek laikomas importu į ES erdvę, todėl EORI kodas privalomas. Jei jo neturite, proceso pradžia užtrunka ilgiau nei planavote, nes teks kreiptis į muitinę ir laukti patvirtinimo. Aš dažnai sakau klientams – pasidarykite jį iš anksto, nors ir dar neapsisprendėte dėl data, tai nieko nekainuoja, tačiau taupo daug laiko vėliau.

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Reikės eksporto ir importo deklaracijų, kurias paprastai ruošia brokeris, tačiau jums teks pateikti pristatymo lapą (CMR) ir inventorius sąrašą. Šis sąrašas turi būti labai detalus – ne tiesiog „biuro baldai“, o „4 biuro stalai, 6 kėdės, 2 spintos“. Vieną kartą turėjau atvejį, kai klientas parašė „kompiuterinė įranga“ tūkstančio vertės, ir anglai sustabdė visą mašiną, kol neparodė detalaus sąrašo su serijiniais numeriais. Geriau praleisti valandą ir užpildyti viską tvarkingai, nei stovėti pasienyje su vairuotoju, kuris juokiasi ir kalba apie tai, kad jis praleido vakarą.

Ar reikia mokėti PVM ar muito kai perkeliate biurą?

Čia yra labai trapioje vietoje, nes jei perkeliate turtą, kuris nebuvo parduodamas (t.y. perkėlimas tarp filialų ar tos pačios įmonės), galima taikyti PVM ir mokesčių atleidimą (intra-Community supply ar panašios procedūros, nors dabar su UK tai nebe taip paprasta). Bet dėl to geriau kalbėti su buhalteriu, aš esu vairuotojų ir dėžių žmogus. Biuro perkėlimas iš UK gali tapti brangus malonumas, jei deklaruosite blogai, ir teks mokėti 21 proc. PVM bei muchą muchai, o nė vienas vadovas to nenori.

Kas dėl TIR procedūros – ar ji privaloma?

Nebūtinai visada, jei gabenate standartinius krovininius kelius per angliškas uostas ar Eurotunelį. Tačiau jei turite daug mažų siuntinių arba sudėtingesnį maršrutą, gali prireikti. (Aš turiu pripažinti, kartais painioju TIR ir transitą, bet vairuotojai tai žino geriau). TIR knygelės dabar retai naudojamos paprastam biuro perkėlimui iš UK, dažniau tiesiog elektroninės deklaracijos, tad nesijaudinkite dėl tos maldos knygos.

Ar galiu vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Tai yra pilna afera su muitine, nes asmeniniai daiktai ir įmonės turtas – skirtingos kategorijos. Jei įdėsite darbuotojų daiktus į bendrą krovinį, gali kilti įtarimų, kad tai nelegalios prekybos arba vengiamas muito. Geriausia juos vežti atskirai arba labai aiškiai atskirti sąraše, su pastaba „asmeniniai daiktai, perkėlimui“, kitaip anglai uždarys duris ir išmes raktus į jūrą.

Kas nutinka, jei pamiršau pateikti ką nors sąraše?

Tada prasideda vaidinimas vaidinimą. Muilinė opera prasideda nuo to, kad gavote kvitą, o baigiasi tuo, kad turite pildyti papildomą deklaraciją ir mokėti baudas už neteisingą deklaravimą. Biuro perkėlimas iš UK neleidžia „užmiršti“, čia viska fiksuojanta skeneriai. Esu matęs, kaip dėl vieno neįrašyto monitoriaus visa mašina buvo nukreipta į papildomą patikrą, kas klientui atsiėjo kelis šimtus svarų prarasto laiko.

Organizacinis chaosas ir logistikos detalės

Kiek laiko užtrunka visas biuro perkėlimas iš UK procesas?

Jei viskas tvarko – nuo sutarties pasirašymo iki paskutinės dėžės iškrovimo Lietuvoje gali užeiti nuo savaitės iki trijų, priklausomai nuo to, kiek turite daiktų ir ar reikia spec. technikos. Reikia įvertinti, kad dokumentų tvarkymas gali užeiti dieną-dvi, o pati važiavimo dalis – dar dvi tris dienas, jei tenka laukti uoste arba yra eilės.

Ar įkainojate ir baldų išmontavimą bei montavimą?

Taip, tai įeina į paslaugų rinkinį, jei apie tai kalbame iš karto. Neišmontuotų baldų vežti yra prasčiau nei gerti šaltą kavą, nes jie užima daugiau vietos ir gali nulūžti. Mūsų komanda atveža veržlius ir įrankius, viską išmontuoja Anglijoje, o Lietuvoje vėl susukia. Tačiau jei pasakysite „ne, mes patys“ tai jūsų reikalas, tik nereikėtų tuomet verkti, kad stalas netilpo į liftą ar duris.

Kaip vežami serveriai ir jautri technika?

Tai yra mano širdies reikalas, nes viena kartą (tikrai buvo) klientas paprašė įdėti brangų serverį į paprastą dėžę su drabužėmis... aš beveik užsidegiau. Serveriai turi būti supakuoti į specialias, amortizuotas dėžes, o dar geriau – į „antistatic“ dėžes. Biuro perkėlimas iš UK nėra vieta eksperimentams su jūsų duomenų centre. Mes turime specialias transporto priemones, kurios mažina vibraciją, tačiau reikia ir jūsų sąžiningumo supakuoti tai kaip priklauso.

Ar galite užtikrinti, kad vairuotojai kalba angliškai?

Žinoma, mūsų vyrai dažniausiai kalba bent pašnekos, nes be to tenka su muitininkais kalbėtis arba su sandėlininkais. Anglijoje ne visur supranta rusišką ar lietuvišką, todėl kalbos barjeras gali trukdyti. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja komunikacijos, ypač jei reikia kažką greitai suorganizuoti vietoje, pvz., pakviesti keltį arba išsinuomoti kėbulėlį.

Kas nutinka, jei mašina sugenda Anglijoje?

Tuomet mes siunčiame kitą arba skambame mechanicams vietiniams. Tai retai nutinka, nes automobilius keičiame reguliariai, tačiau technika – technika. Esu matęs, kaip senas „Scania“ užgesėjo ties M25 žiedu, ir teko laukti gelbėjimosi keturias valandas. Tokiu atveju laikas pasislenka, bet mes viską prižiūrime, tad krovinys nešąloja.

Ar galima užsakyti pakavimo medžiagas iš anksto?

Be abejo, mes arba atsiunčiame dėžes, arba susitariame, kad jūsų žmonės jas nupirks vietinėje parduotuvėje, o mes atimsime tai iš kainos. Geriau naudoti naujas dėžes, nes senos gali neišlaikyti sunkių knygų. Biuro perkėlimas iš UK tampa daug paprastesnis, kai turi kokybiškas dėžes, o ne tas, kurios skyla kai jas užraisi.

Ar galima susitarti dėl savaitgalio vežimo?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat turi poilsio laiką, o jei jie turi važiuoti sekmadienį, tenka mokėti viršvalandžius. Be to, kai kurios biuro pastatos Anglijoje neleidžia dirbti savaitgaliais dėl garsumo draudimų, tad viską reikia patikrinti iš anksto.

Kainos ir piniginiai klausimai (prie kurių visi bijo priartėti)

Nuo ko priklauso biuro perkėlimas iš UK kaina?

Nuo tūkstančiaus dalykų – atstumo, svorio, dėžių kiekio, ar reikia liftų, ar yra vietos parkavimui prie pastato. London centre užsukti yra šiaip brangiau dėl ULEZ zonų ir mokesčių už važiavimą miestu. Biuro perkėlimas iš UK nėra fiksuota paslauga kaip taksi skambutis, aš turiu viską pamatyti arba bent girdėti apie tai, kiek turite daiktų.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įeiną, bet jis yra ribotas, tarkime, iki 10 EUR už kilogramą. Jei vežate labai brangią įrangą, reikia pagalvoti apie papildomą draudimą. Vienas klientas ne tai padarė ir, kai dėžė su serveriais nukrito, gavo daug mažiau pinigų nei vertas buvo turtas. Geriau būti sausam.

Ar imiate avansą?

Įprastai taip, maždaug 30-50 proc., kad mes galėtume užsakyti keltą ir dokumentus. Negalima žmonių leisti dirbti veltui. Jei atšaukiate paskutinę minutę, avansas grąžinamas tik dalinai, nes mes jau esame patyrę išlaidas. Biuro perkėlimas iš UK – rimtas verslas, o ne pažintys peržaidimas.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Galima pervesti į saskaita, o jei esate didelė firma, galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros terminų (pvz., 14 dienų). Tačiau dokumentai išeina tik tada, kai bent dalis pinigų pasieke mūsų sąskaitą arba yra garantijos. Tai standartinė praktika, kadangi mes ne bankai, kurie skolina pinigus.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Nebūna, jei mes viską aptariame. Kartais gali iškilti niekaž nesitikėta, pvz., jei reikia samdyti krovininį liftą, dėl kurio aš iš karto nedelsiu pranešiu. Biuro perkėlimas iš UK gali brangti, jei jūsų biuras yra penktame aukšte be lifto, tai fizinė realybė, o ne paslėptas mokestis.

Kaip mokėti už laikiną sandėliavimą?

Jei reikia palikti daiktus dviem savaitėms, kol užbaigsite remontą, tai mokama už metrus kvadratinius. Tai nėra brangu, palyginti su tuo, ką kainuoja biuro nuoma Londone. Susitariame atskirai, tai nėra įtraukta į bazinę kainą.

Ar galima gauti nuolaidą, jei perkeliam ir asmeninius daiktus?

Matyt, galima susiderėti, jei tai maža dalis, bet ne tikėkitės didelių nuolaidų, nes kaina susideda iš degalų ir darbo. Lietuvoje degalai brangūs, o anglų keliai... štai ten mašinos nebejauna ant vandens. Biuro perkėlimas iš UK turėtų būti apmokamas pagal atliktą darbą, o ne pagal tai, kaip gerai jums moka pokalbius.

Kas dar gali nueiti ne taip (ir dažnai nueina)

Ar buvote atvejų, kai klientas nebuvo pasiruošęs?

O, buvome. Vieną kartą atvažiavome į Londoną, o klientas dar buvo pasirašinėjęs sutartį su kita įmone ir net nežinojo, kad mes važiuojame. Vairuotojas stovėjo kieme, kiekvieną valandą rašinėjo man, kada jis galės įvežti. Biuro perkėlimas iš UK tampa košmaru, jei vadovai nekomunikuoja tarp savęs. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – reikia susitarti dėl laiko.

Kaip elgiate su pažeistais daiktais?

Jeigu pažeidžiame mes – atsilyginame arba taisome. Jeigu pažeidžiame todėl, kad klientas blogai supako (t.y. įdėjo vaza į kibirą su įrankiais) – tai ne mūsų kaltė. Mes stengiamės būti atsakingi, bet ir privalome žinoti, kad biuro perkėlimas iš UK taisyklės taikomos abiem pusėms.

Ar galiu vežti pavojingas atliekas (tusčias kepsnių indus ir t.t.)?

Negalima, tai yra nelegalu ir pavojinga. Anglija yra griežta šitos vietos, jei sulaips jus su rūgštimi be etikečių, gali baigtis teismu. Tokias atliekas reikia išvežti naudojant licencijuotas atliekų tvarkymo įmones, o ne mus. Biuro perkėlimas iš UK yra apie turtą, ne apie šiukšles.

Kas dėl augalų biure?

Dėl augalų yra labai griežtos taisyklės dėl kenkėlių, juos beveik neįleidžia į EU. Geriausia juos palikti kaimynams arba išmesti. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl vieno fikuso, kurią gali sunaikinti muitininkas tiesiog ant vietos.

Ar galima perduoti raktus iš kito vairuotojo?

Taip, jei reikia pakeisti vairuotoją pusiaukelėje dėl poilsio laiko. Tai daroma oficialiai per dokumentus, kad niekur nedingtų. Tai normali praktika ilgose kelionėse, kadangi vairuotojas negali vairuoti 24 valandas iš eilės, nors kai kurie bandytų.

Ar reikia jums duoti prieigos raktus prie pastato?

Taip, be jų vairuotojas negalės įvažiuoti į sandėlį arba įėti į biurą. Geriausia juos atsiųsti nuotrauka arba palikti su saugumo budėtoju. Biuro perkėlimas iš UK turi būti suplanuotas iki smulkmenų, netgi tokių kaip raktai.

Kas dėl parkavimo leidimų Londone?

Jūs privalote juos užsakyti, nes jei mūsų mašina gaus baudą už neteisėtą stovėjimą, tą baudą mokės klientas. Angliškas „Traffic Warden“ niekuo nesigailės, net jei sakysi, kad perkeliate biurą. Vienas klientas atsisakė to padaryti ir vėliau gavome 120 svarų sąskaitą, kurią nukreipėme į jį.

Ar pervežiate ir automobilius (firmos vairuotojams)?

Galime, tereikia tai pažymėti, kad reikia vietos krovininiame kelyje (pvz., 1 vieta automobiliui). Tačiau toks biuro perkėlimas iš UK brangesnis, mažiau vietos liks dėžėms.

Pabaigai, kodėl aš turėčiau rinktis jus o ne „Amazon“ ar ką nors panašaus?

Nes „Amazon“ nekalbs su jumis tuo pačiu tonu, kai dings dėžė su svarbiais dokumentais. Mes esame mažesni, bet lankstesni, ir mums svarbu, kad jūsų verslas nebeistektų. Esu matęs didželiųjų klaidas, o čia svarbu patikimumas.

Trumpa išvada (nors ir ilgai kalbėjau)

Galiausiai, biuro perkėlimas iš UK yra sudėtingas procesas, kurį geriausia patikėti tiems, kurie jau turi patyrimų ir nieko nestebina. Pasiruoškite dokumentus, būkite sąžiningi apie turinį ir nedarykite sprendimų paskutinę minutę – tai pagrindinės taisyklės. Neklauskite kaimyno, kuris pervežė sofą, kai kalbame apie viso biuro logistiką. Jei viską padarysime teisingai, vos nusirusite naujame biure Lietuvoje, galėsite gerti kavą ir nešokti nuo kiekvieno telefono skambučio nuo vairuotojo. Sėkmės.