Biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą sklandžiai: be trikdžių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir jei kas manai, kad po Breksito biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą tapo lengvesnis, tai tikrai klysti. Anksčiau užkraudum dėžęs ir važiuoji, dabar reikia žinoti, kas yra Ex1 dokumentas ir kodėl britų muitinės pareigūnai mėgsta užstrigti mažiausiuose detalesuose. Nors dauguma mano klientų svajoja apie „be rūpesčių“ procesą, realybėje viskas priklauso nuo pasiruošimo. Gera žinia ta, kad su tinkama komanda viskas įmanoma, net jei pasirodys, kad pasaulis griūsta aplinkui kai kurios siuntos vėluoja. Juk svarbiausia yra ne tik numesti viską į furgoną, bet ir išsivežti įmonę iš Londono, Birminghamo ar Mančesterio be nereikalingų nervų šūksnių.

Dokumentai ir britų biurokratija (ir kodėl ji ką sužino)

Ar tikrai reikia EORI kodą perkėlimui iš UK į Lietuvą?

Žiūrėk, be šio kodo ne judėsite nei centimetru. EORI registracija yra tas pirmas žingsnis, kurį dažniausiai pamirštą arba laiko „kažkuriam kitam kartui“. Tiesa, jei jau esat registruoti kaip PVM mokėtojas Lietuvoje, jums jis turbūt jau yra, tačiau JK verslo kode jis gali skirtis. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas stovėjo pasienio punkte ir negalėjo pravažiuoti, nes klientas nepateikė teisingo numerio pažymime. Taigi, patikrinkite iš anksto, nes biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą be šio numerio gali pavirsti tikru košmaru, kuris užtruks dienomis.

Ką daryti su eksporto deklaracija (EX1)?

Tai būtinas dokumentas, patvirtinantis, kad jūsų turtas išvežamas iš Anglijos legaliai. Dažnai klientai galvoja, kad tai mūsų, pervežėjų, reikalas, bet... tiesiogiai taip nėra. Jūs turite duoti duomenis, o mes arba jūsų brokeris juos įveda į sistemos. Vakar vienas klientas bandėi man įrodyti, kad jis nereikalingas, nes „jie perveža tik savo daiktus“ – pasirodo, muitinės to nesupranta be popieriaus. Geriau užsisakykite brokerio paslaugas iš anksto.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai galima, bet labai ne rekomenduoju gaišti vienoje siuntoje. Jei muitinė nuspręs patikrinti krovinią, o ras drabužius, vaikiškus žaiskus ir serverius vienoje dėžėje, gali būti problemų su deklaravimo verte. Tiesa, tais atvejais, kai biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą vyksta mažomis įmonėmis, kurios darbuotojai veža ir savo asmeninius daiktus (pavyzdžiui, po repatrijacijos), mes tai iš anksto užrašome kaip „Transfer of Residence“ dokumentuose. Tada lengviau.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Angliškoje pusėje tai gali užtrukti nuo valandos iki kelių dienų, priklausomai nuo porto apkrovos. Stoką arba Dover‘ą – ten visada eismas. Lietuvoje tai dažniausiai greičiau, jei visi dokumentai tvarkingi. Esu matęs, kaip viena siunta strigjo dviem savaitėms tik todėl, kad buvo neteisingai nurodyta svorio vieneta (kilogramai vietoje svarų). Būkite tikslūs su svoriu.

Kas nutinka, jei neteisingai nurodau siuntos vertę?

O čia jau gali būti nemalonumų. Muitinė gali priskaičiuoti mokesčius pagal savo vertes, kurios bus aukštesnės. Vienas kartas buvo, klientas nurodė biuro stalą 10 svarų vertės, nors tai buvo brangus dizaineris kėdė. Muitininkai tikrai moka pažiūrėti į „eBay“ ar panašias svetaines ir patikrinti realią kainą. Geriau būti sąžiningas ir įrašyti tiek, kiek tikrai verta (tik nepamirškite, kad tai turi būti rinkos vertė, ne tai, ką sumokėte prieš 10 metų).

Ar reikia draudimo?

Galima ir be, tai jūsų rizika. Bet mane tikrai nebejaučia. Tąkart, kai mūsų vairuotoją užbuvino kito vairuotojo sunkvežimis Londono žieduke, buvome ramūs, nes viskas buvo apdrausta. Biuro perkėlimas iš UK Į Lietuvą ilgam maršrutu reiškia daug rizikų – nuo šalties (jei vežate elektroniką žiemą) iki avarijų. Uždirbkite ramybę.

Kaip viskas vyksta fiziškai (pakavimas, krovimas ir kiti malonumai)

Ar geriau pakruoti paties ar leisti tai daryti jums?

Jei pakruosite patys, sutaupysite šiek tiek pinigų, bet... tarkime taip: aš mačiau, kaip atrodo „savaime“ užkrautas biuras. Kompiuteriai supilti į didelias dėžes be burbuliukų, stalai neišmontuoti. Vėliau viskas subyra arba sulaužoma. Mūsų komanda atvyksta su dėžėmis, antklodėmis, įrankiais. Tai greičiau ir saugiau. Nors, žinoma, jei turite laiko ir norit, galite bandyti.

Ką daryti su dideliais serveriais ar IT įranga?

Tai jautriausia dalis. Reikia išjungti, (svarbu! palaukti, kol atvės), užfiksuoti kabelius. Rekomenduoju daryti nuotraukas prieš išjungiant, kad vėliau būtų lengviau viską prijungti. Vienas klientas taip nepadarė ir jo IT specialistas tris dienas gyrėsi jungdamas viską atgal. Pervežti serverius reikia specialioje dėžėje, ne ant paprasto grindų.

Ar išmontuojate ir sumontuojate baldus?

Įprastai taip. Atvykstame į Londono biurą, išsukame stalus, spinteles, pasirenkame viską. Lietuvoje – atvirkščiai. Kartais tik būna problema, kad baldai buvo surinkti prieš 20 metų ir varžtai nebesisuka. Tada tenka šiek tiek „gudrauti“, bet dažniausiai išeina be žalios. Jei turite labai brangų ar senovinį baldą, tai aptarti iš ankesto.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (toneriai, valikliai)?

Tai dalykas, apie kurį dažnai užmirštama. Negalima tiesiog mesti spalvotų kasetių į dėžę su popieriumi. Jas reikia uždaryti į maišus arba specialias talpas. Toneris išsiliejęs ant biuro kėdės gali sugadinti viską krovinyje. Buvo atvejis, kai viena kasetė paspaudė spaudą ant kelių tūkstančių eurų vertės grafikos darbų. Nebuvo linksma.

Ar reikia ištuštinti spinteles ir seifus?

Būtinai. Negaliame krauti pilnų seifų – per sunku, pavojinga, ir spintė gali atsiskirti nuo sienelės. Seifą taip pat reikia ištuštinti, o jei jis labai sunkus (tūkstantis kg), reikia specialios technikos arba jį palikti. Nepamirškite išimti asmeninių daiktų iš stalčių – vėliau jas ieškoti per dvi tūkstančius kilometrų yra per sudėtinga.

Ką daryti su biuro augalais?

Augalai – tai gyva medžiaga, jie turi karantino reikalavimų. Nėra taip paprasta tiesiog įvežti puošmeną iš Anglijos po Breksito. Reikia fitosanitarinių sertifikatų. Dažniausiai klientams nerekomenduoju vežti didelių augalų, nebent jie yra labai brangūs. Palikite juos kolegoms Anglijoje dovanai, taip išvengsite galvos skausmo pasienyje.

Pinigai, laikas ir kiti svarbūs dalykai

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki atvykimo?

Įprastai reikia planuoti savaitę-dvi, kol susitvarkome su grafiku ir dokumentais. Patys biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą (važiavimas) trunka apie 3-4 dienas, priklausomai nuo maršruto ir krovinių kiekio. Jei reikia rinkti krovinius iš kelių vietų Anglijoje (pvz., iš sandėlio Kenterberije ir biuro Londono), pridėkite dar dieną.

Kaip suskaičiuojama kaina?

Pagal tūrį (kubinius metrus) ir svorį. Taip pat įeina atvykimas į adresą Anglijoje, dokumentų tvarkymas, kelias išlaidos (kuras, keltų bilietai), ir iškrovimas Lietuvoje. Jei reikalingas liftas Anglijoje (jei biure nėra keltuvo), tai papildomai. Anglijoje liftai dažnai būna atsiskyrę (nereikia už jų naudojimą mokėti), bet ne visada. Patikrinkite iš anksto.

Ar galima gauti PVM nuolaidą?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, tarptautiniai pervežimai dažniausiai yra be PVM (0 proc. tarifas), tačiau tai sudėtingesnė situacija, priklausanti nuo to, kas kas yra pirkėjas ir pardavėjas. Geriau pasikalbėti su savo buhaltere, kadangi aš esu vairuotojas/logistikas, o ne accountantas ( nors per šiuos metus jau daug ko išmokiau ). Bet bendrai taip, turi būti sąskaita-faktūra su PVM kodu.

Kas daryti, jei vėluojame su išsiregistavimu iš biuro?

Tai įprasta problema. Negalima rūpintis tik pervežimu, jei dar neįvyko „Handover“. Kartos tarp „Out“ ir „In“ datų turi būti bent kelios dienos, nukrypimui. Jei turite išsikrauti penktadienį vakare Anglijoje, o įsikrauti šeštadienį ryte Lietuvoje, tai idealiai. Realybėje furgonas gali užstrigti, tada vėluosite su raktais. Turkite planą B.

Ar galima užsisakyti dalinį krovinį (dalijamasis furgonas)?

Taip, tai pigiau. Jei mažai daiktų, galime padėti į bendrą furgoną. Tačiau tada laukimas gali trukti ilgiau, kol surinksime kitus krovinius toje pačioje kryptyje. Jei jums svarbu greitis, geriau imti atskirą mažą furgoną (Luton arba Sprinter).

Ar priimate mokėjimą banku pavedimu iš UK?

Taip, be problemų. Tik reikia nepamiršti, kad bankai paima savo mokestį už tarptautinį pavedimą, todėl reikia pervesti kiek daugiau, kad liktų pilna suma. Be to, jei pervestuojate iš „PayPal“ ar panašaus, ten kažkokie dideli procentai. Geriausia tiesioginis pavedimas į mūsų sąskaitą.

Problemų sprendimai ir patarimai iš kiemo (realios istorijos)

Ką daryti, jei vairuotojas negali rasti adreso Anglijoje?

Na, Anglijoje adresai yra... įdomūs. Kartos „High Street“ viename mieste gali būti 10 tokių pačių namų. Būna, kad GPS veda į tuščią lauką. Visada palikite mums kontakto telefono numerį žmogui, kuris bus vietoje. Ir patikrinkite, ar gatvės pavadinimas tikrai toks, kaip pašto kode. Navigacija kartais meluoja, o žmogaus balso reikia.

Kas nutinka, jei sugenda furgonas kelyje?

Tai reta, bet įvyksta. Tada mes išsiunčiame pagalbą. Gali būti, kad dalis kroviniuos perkelsime į kitą furgoną, o dalį – remontinę. Esu matęs, kaip degančio furgono vaizdą išaugo virš „M1“ magistralės. Dėl to svarbus draudimas. Jums nereikės rūpintis technika, mūsų draudimo bendrovė padengs nuostolius (jei turėjote draudimą).

Ar galima vežti maistą iš biuro virtuvės?

Gali, bet tik neperkeltą, ne sušaldytą mėsą ar sūrį (perkelta mėsa – griežtas draudimas). Kava, arbatos, sausi produktai – gerai. Vienas kartas bandžiau vežti kliento biuro „fridge“ su pilna maisto, ir pasienyje teko viską išmesti, nes buvo nebeuždarota pakuočių su mėsos gaminiais. Nusiprašiau.

Kaip elgtis su parkavimu Anglijoje centre?

Londono ar Birmingamo centruose siaubingai sunku pristatyti didelį furgoną. Reikia gauti leidimą (parking permit) iš vietos savivaldybės arba susiplanuoti, kad krovinio vietą būtų galima užimti „pavojingai“ (nors mes tai darame atsakingai). Jei gausite baudą už parkavimą, ją tiesiog pervelsite mums (jei mums nebuvo pasakyta, kad negalima stovėti). Beje, „Red Routes“ ten yra kažkokia baisia vieta, ten negalima nustoti jokiais laikais.

O jei lietus? Ar viskas sušlapsta?

Furgonai yra hermetiški, tačiau kai krauname ir iškrauname, oras gali būti bjaurus. Viskas yra uždengiama antklodėmis, bet jei lietuja lyja (kaip būna Anglijoje), tai stoviame po stogu arba laukiame. Geriau šiek tiek pavėluoti, nei turėti drėgnus dokumentus ar kompiuterius. Tai biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą nebus sėkmingas, jei atidarysite drėgną dėžę su serveriu.

Ar turite sandėlį Lietuvoje, jei nepavyksta įsikrauti tą pačią dieną?

Taip, turime galimybę laikinai padėti daiktus. Atvykstame pirmadienį, o biuras Lietuvoje atidaromas tik trečiadienį? Nėra problema. Užkrauname į mūsų sandėlį Vilniuje arba Kaune, laikome ir vėliau atvežame. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervų.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų – lietuviai, tad bendravimas nebus problema. Kai tenka siųsti vietinę (anglų) komandą, mes visada seklome situaciją telefonu. Bet paprastai stengiamės, kad jums būtų patogiai kalbėtis su žmogumi, kuris fiziniai atlieka darbą.

Kas daryti su skysčiais (printeriuose, vandens bakuose)?

Spausdintuvų kasetes reikia išimti arba užfiksuoti juostele (keliautojai). Vandens bakus kavinėse ar biuruose ištuštinti. Vienąkart vanduo išsiliejo ant 3D spausdintuvo ir... teko pirkti naują. Taigi patikrinkite visus indus su skysčiais.

Ar reikia išjungti kompiuterius arba ištraukti jų maitinimo laidus?

Būtinai ištraukti laidus. Ne tik dėl saugumo, bet ir tam, kad nekeliant daug laidų. Pirmiausia ištraukiate, tada įrašinėjate, kas yra kas (jei nežinote). Pas mus yra tokių „elektronikos genijų“, kurie sujungia viską vienkaip, bet geriau būti atsargiam.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Jei tai įmonės turtas, galima, bet reikia deklaruoti. Jeigu yra daug, gali tekti mokėti akcizą. Geriau išgerti išvykimo proga (juokauju... pusiau). Sunku su tuo, kai klientas nori vežti pusę sandėlio alaus. Muitinė tai nepatiria.

Kas daryti su raktų pakavimu?

Niekada negudokite raktų. Jei uždarysite biuro raktus į dėžę, kuri vežama į Lietuvą, o raktai nuo tos dėžės taip pat viduje, tai bus labai smagu. Raktus daiktų nekelkite, juos turėtumėte pas save arba atskirai. Buvo toks atvejis vienoje didelėje korporacijoje... (mes skambinome meistrui).

Ar saugu palikti dalykus prieš namus Anglijoje, kol paruošiamas furgonas?

Anglijoje daugiau mažiau saugu, bet... negera. Geriau, kad kas nors būtų vietoje arba dėžės būtų užrakintos viduje. Gali būti „tokių“ vaizdelių, kas praeina pro langą. Mes stengiamės atvykti laiku, kad nebūtų ilgos pertraukos.

O jei turiu labai sunkų daiktą (pavyzdžiui, milžinišką stalą)?

Tada reikalingas „tail lift“ furgonas su keltuvu gale arba su kurį. Pirmiausia pasakykite apie sunkius daiktus iš karto. Negaliu atvežti paprasto furgono, jei turiu 400 kg svarų stalą, kuris netilps į duris. Reikia išmatuoti durų plotį abiejuose pusėse.

Ar reikia valyti baldus prieš vežant?

Nebūtina iki blizgesio, bet... jei stalas lipnus nuo kavės dėmių, tai tas nešamas gali būti nepatogus. Be to, purvas gali patekti į kitas dėžes. Paprasta išvalyti drągna – greičiau ir visiems maloniau.

Ką daryti su asmeniniais duomenimis (popieriais)?

Sunaikinkite pasenusius. Neneškite nereikalingų dokumentų su savimi į kitą šalį, tai saugumo pažeidimas. Jei turite konfidencialių dokumentų, gali reikėti specialios dėžės su spynu. Mes tokių nerašome, tik pristatome.

Ar galima užsakyti tarpinę stotelę (pervilkimą) Anglijoje?

Taip, jei netilpstate į biurą, arba norite surinkti daiktus iš kelių vietų prieš išvykstant. Tai papildoma paslauga, bet užtikrina, kad viskas išvyktu viena siunta. Labai naudinga, kai uždarote skyrių viename mieste, o daiktus reikia suvesti į centrą.

Kas nutinka su atliekomis?

Mes ne vežame šiukšlių iš Anglijos į Lietuvą. Neteisinga. Prieškraunant, mes pasakome: „Tai čia šiukšlės?“. Jei norite atsikratyti baldų, turite tai padaryti patys Anglijoje arba mokėti už šiukšlių išvežimą ten. Neįsivaizduoju, kodėl kas norėtų vežti seną sugedusį fotelį per jūrą.

Ar reikia sekti oro temperatūrą?

Žiemą taip, ypač jei vežame IT arba buitinę techniką. Furgone nėra šildymo (kaip namuose), tai ten gali būti 0 laipsnių arba minusas. Elektroniką geriau pakuoti į šiltas dėžes arba padaryti, kad maršrutas nebūtų per ilgas be sustojjimo (nors sustojimai su šaltais varikliais nepadeda).

Galutinė patirtis: kodėl verta rinktis profesionalus?

Nes jau esu matęs viską. Nuo to, kaip klientas pats nupirko furgoną „eBay“ ir sugedo pirmąją naktį, iki to, kaip prarado duomenis. Biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą yra investicija į jūsų ramybę. Leiskite mums dirbti, o jūs galite rūpintis verslo vystymu, o ne tuo, kaip uždaryti dėžę su skruzdėlėmis.

Išvada

Taigi, jei viską suplanuojate protingai, jūsų verslo perkėlimas nebus toks baisaus, kaip atrodo iš pradžių. Svarbiausia yra ne slėpti informaciją nuo pervežėjo ir neiškreipti faktų dokumentuose. Dirbu šioje srityje jau ilgai, ir biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą gali būti net gana smagu procesas, jei viskas susitaria. Susisiekite, pasakykite, ką turite, ir mes rasime būdą, kaip tai padaryti saugiai bei laiku. Sėkmės naujame biure Lietuvoje!