Biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas: kas iš tikrųjų vyksta

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtims metų, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas tai dažniau reklamos šūkis nei realybė, jeigu žmogus nėra pasiruošęs. Anglija (ir visa JK) po Brexito pasikeitė neįsivaizduojamai. Buvę laikai, kai užkrauti vagoną ir važiuoti be daug galvos rūpesčių, praėjo. Dabar viskas prasideda nuo dokumentų. Dažnai klientai skambina ir klausia: „O kodėl taip brangu? O kodėl taip ilgai?“ Aš jų nekaltinu. Kasdien čia nesiverčia biurų. Tačiau norint, kad viskas tikrai būtų greita, reikia suprasti mechanizmą. Štai kur prasideda tas „efektyvumas“ – ne iš vairuotojo greičio, o iš to, kaip režis buvo sudarytas ir kiek dokumentų buvo pataisyta dar prieš kelią iš Londono ar Birmingamo.

Bendri klausimai ir biuro perkėlimo iš UK organizavimas

Kaip pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo sąrašo. Jeigu jūsų tikslas yra biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas, privalote žinoti, kas keliauja. Kompiuteriai, stalai, ar yra ką nors brangaus? Tada susidedame planą. Dažniausiai problema būna ta, kad klientai mano, jog viską įmanoma nuvežti per dvi dienas, jeigu tiesiog „nuskubėsime“. Taip nėra. Reikia suprasti, ar reikia lifto, ar reikia specialios leidimų stovėti prie pastato Anglijoje. Be to, labai svarbu išsirinkti datą. Jeigu planuojate pjūti per šventes ar penktadieniais – užeisite į spūsties. Geriausia dirbti vidurio savaitę, tada mažiau rizikos, kad vairuotojas užstrigs M25 žiede.

Kiek laiko užtrunka toks pervežimas?

Tai priklauso nuo to, kur esate. Jeigu esate Londone, tai viena, jeigu Škotijoje – kita. Įprastas biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas keliauja 3–4 dienas viena kryptimi, jeigu nėra didelių problemų muitinėje. Vairuotojas turi poilsio laikus, jis negali važiuoti 24 valandas. Tad jei jums sakoma „atsiimsime rytoj“ ir „pristatysime poryt“ – tikrinkite, ar tai nėra „stebuklas“. Realiausi laikai: surinkimas 1 diena, kelionė 1-2 dienos, iškraunimas 1 diena. Ir tai be jokių „neprognozuojamų“ situacijų kelyje, kurių Anglijoje, turiu pasakyti, užtenka.

Ar galima nuveži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Tai yra dažna klaida. Draudimas neleidžia veži asmeninių daiktų kartu su komerciniais kroviniais. Jeigu vairuotojas bus patikrintas, o jo atgarsyse ras jūsų drabužius ar vaikiškus žaisrus, gali būti didelių rūpesčių. Muitinės pareigūnai mėgsta rūšiuoti. Jei reikalingas biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas, tai turi būti tik biuras. Asmeninius daiktus reikia vežti atskirai, kitaip rizikuojate, kad visas krovinys bus užstrigsęs pasienio punkte kol išsiaiškinsite situaciją.

Ką daryti su kompiuteriais ir IT įranga?

Čia reikia labai atsargiai. Kompiuteriai turi serijinius numerius. Kai kuriate inventoriaus sąrašą (packing list), tą numerį būtina įrašyti. Be to, monitoriai – jūsų „brangiausi draugai“. Kartais klientai sako: „o tiesiog padėkite ant grindų“. Ne, taip negalima. Juos reikia įpakuoti. Vieną kartą matėme, kai klientas bandė taupyti ant pakavimo, galų gale monitorių stiklas suskilęs. Ir kas tada? „Efektyvus sprendimas“ tampa brangiu nuostoliu. Geriau iš anksto pasidarykite nuotraukas visos įrangos, kad būtų aišku, kokia būklė buvo išvežtant iš UK.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip, nebent tai yra labai maži dalykai. Stalai, lentynos, sekcijos – viską reikia išsukti. Angliškas baldas (pvz., „IKEA“ tipo) dažnai nesukuria antro kartą, jeigu jį per daug „gudriai“ išmontuosite. Mūsų komanda padeda tuo, bet turiu pasakyti – klientai dažnai pamiršta pasidaryti nuotraukas, kaip viskas buvo sujungta. Tada Lietuvoje prasideda „lego“ žaidimas. Jeigu norite biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas, pasirūpinkite, kad kas nors pažymėtų, kuris skružis į kurį eina.

Kiek tai viskas kainuoja?

Kainos šiuo metu šokiruoja. Ne tik degalai, bet ir darbas Anglijoje. Ten minimalus algalapis yra didesnis nei čia, tad vairuotojų komandos reikalauja atitinkamo mokėjimo. Paprastai kainuojama nuo kubinio metro arba nuo svorio. Biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas niekada nebus pigus, jeigu norite kokybės. Galiu pasakyti taip: jei kaina atrodo per žema ir gera, tikriausiai trūksta kažko svarbaus – draudimo, arba tai yra koks nors „klounas“ su furgonu be registracijos. Nustatyti tikslią kainą be apžiūros beveik neįmanoma.

Ar galima pasitarti dėl terminų, jeigu bėga laikas?

Galima, bet... jeigu jums jau reikia biurą perkelti rytoj, tai tikriausiai nebebebus taip „greitai“. Geriausia kreiptis iš anksto, mažiausiai savaitę iki. Taip mes galime suderinti grafiką. Jeigu skambinate paskutinę minutę, tenka mokėti už skubą. Skubas pervežime iš UK – tai dvigubai brangiau, nes tenka keisti vairuotojo poilsio režimus arba ieškoti laisvo mašinos tūris momentiniu būdu.

Dokumentai, muitinė ir biudžetas (Brexit realybės)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pagrindas yra komercinė invoice (sąskaita-faktūra) ir pakavimo sąrašas. Be šių dviejų dalykų per Lamanšą nepraeisi. Sąraše turi būti parašyta, kas kas yra: „2 biuro stalai, 5 kėdžių, 1 spausdintuvas“. Negalima rašyti tiesiog „biuro įranga“ – muitinė to nemėgsta. Jie nori matyti detales. Jeigu dokumentai bus netvarkingi, biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas virsta stovėjimu pasienyje 2 paras.

Ar reikalingas EORI kodas?

Taip, būtinai. Jeigu perkeliate biurą iš UK į ES (Lietuvą), jūsų įmonei turi būti EORI kodas, prasidedantis nuo LT. Be jo, negalima pateikti deklaracijos išvykimo iš Anglijos. Vieną kartą teko stovėti, nes klientas buvo užmiršes šį kodą. Teko skambinti į Vilnių, prašyti skubaus registravimo (nors jis ir taip greitai darosi), bet laiko praradome. Viskas užtruko dar dieną ilgiau.

Kaip Brexit pakeitė pervežimus?

Prieš Brexitą tai buvo paprasta: užkrovėm, važiavom. Dabar – muitinė išvykimas (iš UK), muitinė atvykimas (į LT). Dvigubas darbas. Ir žodis „greitas“ čia tampa sąlyginis. Muitininkai Anglijoje labai griežti dėl dokumentų netgi mažiems kroviniams. Jie nedaro išimčių net biurui. Tad, kad pasiektume biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas, mes dokumentus renkame dar prieš kelias dienas ir siunčiame brokeriui patikrinti, kad nėra klaidų.

Ar mokėti PVM ar muito?

Tai priklauso nuo to, ar tai yra perkėlimas dėl verslo veiklos sustabdymo ar tiesiog perkėlimas į kitą padalinį. Jeigu perkeliate turtą, kuris buvo naudojamas Jūsų įmonės Anglijoje veikloje, ir tęsite ją Lietuvoje, dažnai taikoma T0 procedūra (muito ir PVM nemokama). Bet čia yra gilia vata. Reikia įrodyti, kad šis turtas nebuvo parduodamas. Jeigu parduodate – tada mokėsite PVM kaip už prekes. Geriausia pasikalbėti su mūsų brokeriu, jis paaiškins detalesiau.

Kas daryti, jeigu dokumentuose padariau klaidą?

Nieko baisaus, jeigu pastebėta anksti. Jeigu klaida randama jau pasienyje, tenka koreguoti. Anglijoje tai kainuoja pinigus (brokerio mokestis). Ypatingai dažnai klaidų daroma svoriuose ar prekių kodais (HS kodais). Man atrodo, kad kompiuterio kodas yra vienas, o brokeris sako, kad kitas... (aš tiesiog vadybininkas, ne ekspertas, bet stengiuosi išmokti). Geriausia padaryti iš karto teisingai.

Ar apdraudžiate krovinių?

Taip, draudimas yra, bet jis neapsima visko. Yra standartinis draudimas (CMR draudimas), kuris apima mažą sumą, pvz., 10-20 SDR vieneto kilogramui. Tai labai mažai. Jeigu vežate brangią serverinę, reikia papildomo draudimo. Dažnai klientai sako „o mes turime savo draudimą“. Gerai, bet jūsų draudimas gali nedengti pervežimo metu įvykusių incidentų Anglijoje. Patikrinkite polisą.

Ką daryti, jeigu dėžės atkeliaus sužalotos?

Viską foto-fiksuojame iš karto. Vairuotojas sukuria „protokolą“ (notes sheet). Jeigu matote, kad dėžė sutrūnkinė, tai ant to protokolo reikia užrašyti „dėžė sugadinta“. Negalima pasirašyti „visą OK“ ir po to skųstis. Vieną kartą buvo situacija, klientas pasirašė viską gražiai, o vėliau skundėsi, kad trūksta monitoriaus. Neįmanoma padaryti nieko, nebent įrodyti, kad vairuotojas pavogė. O tai retai.

Pakavimas, kabeliai ir smulkmenos (kurios sukelia daugiausiai streso)

Ar jūsų komanda pakuoja, ar aš pats?

Galime abu. Jeigu norite biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas, geriau, kad pakuotų mūsų žmonės. Jie moka tai daryti greitai. Jeigu pakuojat patys – užtruksite ilgiau. Be to, jeigu dėžės bus blogai uždarytos ir atsivers kelyje, mes neatsakome. Žinau, girdėjote, kad „dėžė čia dėžė“, bet kai vairuotoja stačiai suka „apovalą“, gerai uždaryta dėžė gelbėja jūsų duomenis.

Kaip su tvarkomis kabeliai?

Kabeliai – tai nuodingiausia dalis. Monitoriaus laidai, maitinimo šaltiniai. Jeigu viską sumaišysite į vieną didelį maišą, įsijungti biurą Lietuvoje bus neįmanoma. Patariu: kiekvieną darbuotojo stalą pakuoti į atskirą dėžę, o kabelius rišti raiščiais arba dėti į maišelius su užrašais „Stalas Nr. 5“. Taip sutaupysite dienas darbo.

Ar vežiate augalus?

Augalus iš Anglijos vežti labai sunku. Turi būti fitosanitarinis sertifikatas, o tą gauti brangu ir ilgai. Dažniausia klientams sakau: „palikite augalus kolegai arba atiduokite“. Neverta rizikuoti, kad visą krovinį sulaikys inspectors dėl vieno kaktuso. Biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas tokiu atveju nutraukiamas dėl biologinės kontrolės. Augalai – didelė galva skausmas.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia vežti su savimi (su vairuotoju kabinoje arba jūsų atstovo mašinoje). Jeigu reikia vežti furgone, užrakinkite dėžę ir padėkite priešingame krašte. Mes nežiūrime, kas viduje, bet vairuotojas gali keistis pervežimo metu, arba gali būti kontrolė. Geriau saugiklis – nevežti to nekur. Arba naudoti specialią saugyklos dėžę su seifu.

Ar galima veži maistą iš virtuvės?

Kavos puodelius, indus – taip. Kruopas, makaronus, atidarytas pusryčių dribsnių dėžes – ne. Muitinė gali traukti dėl maisto produktų taisyklių (ypač mėsos ir pieno produktų). Biuro virtuvėlės turinį geriau išvalyti dar Anglijoje. Palikite indus, bet išmeskite maistą. Nereikia pritraukti biuro kėdės su seno sumuštinio dėmėmis.

Ar išsinešiate šiukšles?

Taip, jeigu susitariame iš anksto. Paprastai „pilnas pakavimas“ apima ir šiukšlių išvežimą. Bet turiu pasakyti – Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų. Negalima tiesiog numesti visko į pirmą konteinerį. Vairuotojas turi žinoti, kur įleisti šiukšles. Tai gali užtrukti valandą. Jeigu norite taupyti – išmeskite patys.

Kelionės, vairuotojai ir problemos kelyje

Kur vairuotojas miega?

Anglijoje sunku rasti nemokamų stovėjimo vietų su WC ir dušu. Vairuotojai dažnai stovi mokamose aikštelėse (pvz., „Truckstop“). Tas kainuoja. Kartais klientai klausina: „O kodėl vairuotojui reikia 30 svarų pinigų?“ Tai už apsaugą ir vietą. Nenumatyti išlaidų (ne įtrauktos į pradinę kainą), jeigu reikia ilgai laukti išsikrovimo.

Kas nutinka, jei užstrigs spūstyje?

Anglijoje spūstys M25 ar M1 yra kasdienybė. Vairuotojas praneša, kad užstrigo. Čia nieko negalima padaryti. Biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas gali virsti lėtu ežiuku, jei atsitiko avarija greitkelyje. Mes stengiamės sekti situaciją, bet jeigu kelią uždarą policija dėl avarijos, laukimas neįvengiamas.

Ar galiu sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS trackerius. Galime atsiųsti nuorodą. Bet ne visada. Kartais senesnės mašinos be jų. Tada priklausome nuo vairuotojo skambučio. Vairuotojai dažnai pamiršta paskambinti, kai atvyksta į tą Lietuvos kaimą... (jie pavargę). Taigi, jeigu nebegavote naujienų valandą, paskambinkite mums, mes paskambinsime jam.

Ar vairuotojas padės įnešti dalykus į biurą?

Taip, jeigu tai įtraukta į sutartį. „Prie durų“ (curbside) reiškia, kad jis iškrauna ant grindų lauke. „į patalpą“ reiškia, kad neša į liftą ar laiptais. Jeigu jūsų biure yra 3 aukštai ir nėra lifto, tai kainos didėja. Už kopimą laiptais su sofa ar spinta imamas mokestis. Vieną kartą vairuotojas atsisakė nešti 50 kilų spintą į 4 aukštą be lifto, teko ieškoti pagalbos vietos.

Kas daryti, jei vairuotojas sugenda?

Tai reta, bet įvyksta. Tada mes siunčiame pagalbą arba keičiame mašiną, jeigu galime. Jeigu krovinys skubus, tai būna siaubinga komplikacija. Lietuvoje lengviau, bet Anglijoje techninė pagalba kainuoja šimtus svarų. Geriau, kad mašina būtų patikrinta prieš išvykimą. Kasą mes darame.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Daugeliu atvejų ne. Draudimas neleidžia keleivių (ne įmonės darbuotojų) kroviniuose. Yra išimčių, bet tada tai tampa keleivinio pervežimo režimas, o tai visa kita byla su dokumentais. Geriau pasikrauti lėktuvą ar traukinį ir sutikti Lietuvoje.

O jeigu aš turiu daug mažų dalykų?

Smulkius daiktus geriau sudėti į dėžes, o ne palikti maišuose. Vairuotojas gali užmauti juos ant kėbulo, bet judesio metu jie susimaišo. Dėžės staižo viena ant kitos – tai efektyvu. Laužiant biurą Anglijoje, surinkite visus pieštukus, klijuotes ir knygeles į vieną dėžę „Biuro reikmenys“.

Galutiniai apmokėjimo klausimai ir sutartys

Kada reikia apmokėti?

Įprasta praktika – 50% avansas, 50% atvykus į Lietuvą prieš iškrovą arba iškrovus. Kartais darome ir 100% iš anksto, jeigu perkėlimas yra labai mažas arba jeigu klientas yra naujas. Mums patinka, kai pinigai aiškūs. Skubus apmokėjimas gali sulėtinti iškrovą, nes vairuotojas negali išleisti krovinio be užsakymo patvirtinimo.

Kokias mokėjimo priemones priimate?

Banko pavedimas (paprastai SEPA arba SWIFT, jeigu mokate iš UK). Anglijoje mokėjimai į ES bankus dabar keliauja ilgiau, dėl tarpinių bankų. Jeigu mokate iš „Barclays“ ar „Lloyds“, gali užtrukti 2 dienas. Planuokite tai. Reikalingas biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas, tad mokėkite iš anksto, kad nereikėtų laukti, kol pinigai „nuplauks“.

Ar kainuoja brangiau jei aš esu toliau nuo Londono?

Taip, nuotolis skaičiuojamas. Jeigu esate Kornvalyje ar Škotijos aukštumose, tenka skaičiuoti už nuvažiuojamus kilometrus Anglijoje. Anglijoje keliai mokesčiai (mokesčiai už tiltus, tunelius, pvz., Dartford Crossing) taip pat dedami į sąskaitą. Tai smulkmenos, bet jos susideda.

Kas vyksta, jeigu paskutinę minutę atšaukiu?

Jei atšaukiate prieš išvykimą – grąžiname avansą, atimę admininstracinius mokestį (už dokumentų paruošimą, brokero darbą). Jei atšaukiate, kai mašina jau važiuoja arba jau pasiekė Angliją – reikės sumokėti pilną kainą arba bent jau didelę dalį, kadangi mes jau įsisakėme laiką ir kuro.

Ar galima gauti sąskaitą-faktūrą be PVM?

Jei esate registruota Lietuvoje įmonė – taip. Jei esate fizinis asmuo ar užsienio įmonė – kitaip. Anglijos klientams dabar dėl Brexit PVM klausimai yra sudėtingesni. Geriau tiesiog pasakykite mums, kokią sąskaitą reikia, ir mūsų buhalteris (tikrai protinga moteris) ją pagamins.

Ar reikia įrašyti sutartį?

Būtinai. Net jei aš pažįstu klientus 10 metų, rašome sutartį. Čia apsauga abiem pusėms. Sutartyje aiškiai surašome, ką vežiame, kada, kiek kainuoja ir kas atsitinka, jeigu kažkas sugenda. Be rašto, tikėti žodžiu logistikoje – neprofesionalu.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas yra visiškai įmanomas, jeigu viską suplanuojate ne paskutinę minutę. Nereikia bijoti dokumentų, tik reikia skirti jiems laiko. Dirbame su šia sritimi beveik du dešimtmečius ir matėme viską – nuo pasiklydusių vairuotojų iki užšaldytų serverių. Svarbiausia – būkite atviri, pasakykite mums viską: ką turite, ką norite padaryti, ir kas baimina. Tada mes galėsime padaryti tą biuro perkėlimas iš UK greitas ir efektyvus sprendimas jums. Neleiskite biuro technikai likti Anglijoje, nes pamiršote užpildyti EORI – skambinkite mums iš anksto, ir viskas bus gerai.