Biuro perkėlimas iš UK be papildomų rūpesčių: praktinis vadovas verslui

Dirbau šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nesėkmingai nenusprendžia perkelti biuro be to, kad bent kartą pagalvotų, jog galbūt geriau būtų viskas sudeginti ir pradėti iš nulio. Ypač kai kalbame apie judėjimą iš Didžiosios Britanijos po „Brexit“. Anksčiau tai buvo tiesiog sunkvežimio nuoma kelionei į Londoną ir atgal, o dabar? Čia jau visa biurokratinė opera. Tačiau, jei žinote, į kuriais spynolėmis spustelti, tas biuro perkėlimas iš UK be papildomų rūpesčių visai įmanomas, net jei iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad reikia trys teisininkų skyriai. Pagrindas ne tai, kiek kainuoja vienas kilometras, o tai, ar sugebėsite suprogti tuo, kas parašyta mažu šriftu muitinės deklaracijoje. Pažiūrėkime, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražių viršelių.

Dokumentai ir muitinės gunda (su kuriomis teks susidurti)

Ar tikrai reikia tarpininko muitinės klausimais?

Galiu drąsiai pasakyti – taip. Galbūt jums atrodo, kad užpildyti kelių laukelių formą internete yra paprasta, bet kai britų pasienio pareigūnas pradeda klausti apie HS kodus ar prekių kilmę, be profesinalo liksite vieni su savo dokumentais. Vienas mano klientas bandė tai padaryti pats, kad sutaupytų šimtą svarų, ir galiausiai jo krovinys stovėjo Doverio uoste tris dienas. Biuro perkėlimas iš UK be papildomų rūpesčių prasideda nuo to, kad nurodote šią funkciją žmonėms, kurie kasdien su tuo susiduria.

Ką daryti su TIR knyga?

Dažnai klaudo ar reikia TIR. Tiesioginiai kroviniai iš UK į ES paprastai TIR knygos nenaudoja, nebent jie tranzituoja per trečiąsias šalis, čia tai nebūtinas dalykas. Mums dažniau užtenka export manifestų. (Gerai, gali būti, kad kai kuriems Didžiosios Britanijos regionams tai dar aktualu, bet Lietuvai ne). Daug svarbiau turėti tvarkingą komercinę sąskaitą.

Kur gauti EORI kodą?

Jūsų įmonei tikrai jau turėtų būti EORI kodas, jei kada nors prekiavote su užsieniu. Jei ne – jo registracija yra nemokama, bet užtrunka kelias dienas. Be šio kodo nebus išduodamas joks eksporto kvitas. Naudokitės Lietuvos muitinės arba HMRC sistema, kitaip neišsiversite.

Kas vyksta su neapmokestinamų prekių ( relieved goods ) statusu?

Tai yra vienas patogiausių dalykų perkėlimuose. Jei daiktai buvo naudojami Jūsų įmonėsDidžiojoje Britanijoje ir juos perkeliate atgal į ES galutinei paskirtyi (iš dalies), galima taikyti nulinį muito tarifą. Bet būkite atidūs – turi būti įrodymas, kad tai buvo Jūsų turtas, o ne naujai nupirkta prekė parduoti.

Kas yra „Entry Summary Declaration“?

Štai čia daug kas pasigeidžia. Nuo 2021 metų reikia pateikti saugumo deklaraciją (ENS) dar iki krovinyio atvykstant į ES arba išvykstant iš UK. Jei vėluosite su šia informacija, britai gali neleisti laivui išplaukti arba sunkvežimiui išvažiuoti. Tai viena tokių smulkių bylų, kurios sukuria didžiausius nesklandumus.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas?

Esant geram scenarijui – vieną dieną. Jei reikia papildomų licencijų, pavyzdžiui, alkoholio ar tabako gaminių eksportui (kas biure nėra įprasta, bet kas žino), gali užtrukti ir savaitę. Todėl nebijočiau pradėti rūpintis tuo mažiausiai prieš dvi savaites.

Paslėpti mokesčiai (ir kodėl jie kyla kaip vaiduokliai)

Ar galiu tiksliai žinoti galutinę kainą?

Tikrai galiu paskaičiuoti transportą, bet su mokesčiais visada yra tam tikra neapibrėžtumas. Muitinės procedūrinko mokestis yra fiksuotas, tačiau galimi atsitiktiniai patikrinimai. Jei britai nuspręs tikrinti krovinyį dėl kažkokių užuominų, mokėsite už laiką ir sandėliavimą. Biuro perkėlimas iš UK be papildomų rūpesčių taip pat reiškia turėti atsargą budžete netikėtumams.

Kuo skiriasi „Incoterms“ šiuo atveju?

Dauguma klientų renkasi DAP (Pristatyta vietą), tai reiškia, kad mums tenka iššifruoti visą muitinės maratoną, o jums tiesiog reikia priimti prekes prie durų. Naudokitės DDP tik jei tikrai norite, Kad kainoje būtų įskaičiuoti visi mokesčiai, tačiau tada mums reikia Jūsų PVM mokėtojo kodo, kad galėtume importuoti prekes Lietuvoje.

Ar yra vietos mokesčiai Londonocentre?

Žinoma, ir jie būna baisiai nenukenksmino. Anglijoje egzistuoja „Ultra Low Emission Zone“ (ULEZ), todėl jei sunkvežimis neįfits į šiuos apribojimus, gausite baudą. Turiu omenyje – seni sunkvežimiai tiesiog negali važiuoti į centrą be mokėjimo kasdien. Verta tiksliai pasitarti su vairuotoju dėl maršruto.

Kas atsitinka, jei klaidingai nurodau vertę?

Tai klasika. Vieną kartą klientas ant dokumentų parašė, kad biuro kėdės kainuoja 10 svarų, nors iš tikrųjų – 100. Muitinė tai pastebėjo ir paskaičiavo mokestį ne pagal rinkos kainą, o pagal savo duomenų bazes. Neteisingai nurodyta vertė gali lemti didesnius mokesčius arba baudas už neteisingą deklaravimą.

Ar mokėti PVM importuojant į Lietuvą?

Taip, importo PVM bus mokamas. Tačiau jei esate registruotas PVM mokėtojas, galite taikyti atidėjimo mechanizmą (speciali procedūra) ir sumokėti tiesiog savo deklaracijoje Lietuvoje, o ne iš karto pasienyje. Tai labai palengvina likvidumo klausimus.

Fizinis perkėlimas (baldai, kompiuteriai ir kiti keistuoliai)

Kaip supakuoti IT įrangą?

Nenaudokite orginalių dėžučių, jei jos jau sutrupėjusios. Geriau imti storą putų plastiką ir uždaryti viską į standartines dėžes. Buvo atvejis, kai klientas sumetė monitorius į krepšį be jokios apsaugos – aišku, atvyko jau nebe monitoriai. (Nors gal tik vaizdo plokštės išlindo, bet nebesvarbu). Kiekvienas laidas turi būti pasuktujuota juosta užžymėtas kitaip kitaip.

Ar vairuotojai padeda pakrauti?

Standartiškai – ne. Mūsų vairuotojas yra vairuotojas, jis atsakingas už saugų važiavimą, ne už užnešimą trečiajame aukšte be lifto. Jei reikia rankų, reikia užsakyti pakavimo/pakrautimo komandą. Nemanau, kad norite, kad vairuotojas susižalotų nešdamas Jūsų serverinę.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos paimti su savimi į lėktuvą arba traukinį. Jei tenka vežti sunkvežimių – reikia uždaryti į spintas su seifiniu spynu arba specialiu konteineriu. Netikiu, kad norite, kad Jūsų sutartys dingo kažkur tarp Mančesterio ir Kauno.

Ar galima vežti augalus iš biuro?

Tai yra problema. Augalai turi fitosanitarinius reikalavimus. Vienas klientas bandė nuvežti didelį fiksą, ir jį konfiskavo ties pasieniu, nes buvo žemės. Mažus augalėlius kartais praleidžia, bet oficialiai reikalingas fitosanitarinis pažymėjimas iš JK. Geriau juos dovanoti kaimynams.

Kaip vežti kavinę ar „vandens aušintuvą“?

Visus skysčius reikia išpilti. Vandens aušintuvas turi būti išdrėkintas, kitaip užšals ir sušoks. Kavinės aparatus reikia išjungti iš tinklo ir atvėsinti bent valandą prieš pervežimą, kad nelytų vanduo viduje, kuris visada lieka.

Ką daryti, jei biure nėra_lifto?

Tada mums reikia užtikrinti kėlimo kraną arba nešėjus. Londono senamiestyje tai dažna problema – laiptai vingiuooti, neįmanoma įnešti sofos. Reikia tai iš anksto pasakyti, kitaip vairuotojas tiesiog neatvyks, negalėdamas atlikti darbo.

Realios situacijos (kai kažkas ne taip kaip planavote)

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis kelio metu?

Tokiu atveju mes kviečiame pagalbą. Buvo kartą, ties Brugge, kai pakabos spyruoklė atšoko. Teko perkrauti visą biuro įrangą į kitą sunkvežimį lietingą naktį. Tai užtrunka. Biuro perkėlimas iš UK be papildomų rūpesčių tuomet transformuojasi į stresų šou, tačiaq mes turime draudimą „Casco“, kuris dENGia ir krovinio pervežimo riziką. (Na, jei ne draustumė... tai būtų blogai).

Ar įmanoma pristatyti savaitgalį?

Anglijoje yra griežti darbo laiko apribojimai vairuotojams. Jei jis važiuoja penktadienį, jis turi ilgas poilsį. Savaitgalis pristatymas įmanomas tik tada, jei tai yra įrenginų apsaugotos zonos, kurios yra registruotos, bet paprasčiausiai nebus kas rytą prie durų. Planuokite atvykimą darbo dieną.

Kaip elgtis su nusiskundimais dėl įbrėžimų?

Visada fotografuokite būklę prieš pakrovimą ir iš karto po iškrovimo. Jei radote įbrėžimą ant stalo, kurio nebuvo nuotraukoje, rašykite CMR konosamente pastabą. Vėliau bandyti įrodyti kažką be rašytinio įrodymo beveik neįmanoma, draudimo kompanijos to nemėgsta.

Ar ypač pavojingi dalykai yra tik chemikalai?

Ne. Yra buveęs atvejis, kai klientas bandė įvežti aerozolius daugumoje kurių yra degių dujų, o tai yra pavojingas krovinys (ADR). Negalima tiesiog taip padėti į dėžę. Reikia specialios etiketės ir deklaracijos. Ignoravus tai, gresia didelė bauda.

Finaliniai patarimai ir abejonės (prieš išeinant)

Kiek iš tikrųjų užtrunka kelionė?

Priėmus idealų variantą – 3–4 dienos iš Londono iki Vilniaus. Tačiau su muitinės galais ir laukimu (keltai arba tunelis), gali užtrukti ir savaitę. Geriau neskubėkite su planais, kad kitą dieną jau viskas stovės vietose.

Kodėl britai taip griežti dėl cigaretės rūkalių?

Nebūtinai rūkalų, bet asmeninių daiktų kiekiai. Jie labai stebi, ar nera prekybai skirtų prekių po naudojamų biuro daiktų drobės. Jei bandysite įvežti 50 vienetų to pačio tipo kompiuterių ne prekybinei įmonei (o biurui), jie klausins, kodėl tiek daug.

Ar verta rinktis brangesnę firmą?

Kartais žemiausia kaina pasirodo brangiausia, kai pridedami visi papildomi mokesčiai už laukimą ir dokumentų taisymą. Patirtis rodo, kad vidutinė kaina, sukurta žmonių kurie žino anglų kalbą, yra saugesnis pasirinkimas.

Ar saugu vežti duomenis laiku?

Duomenys – tai ne fizinis krovinys. Prieš išjungiant serverius, įsitikinkite, kad turite atsarginę kopiją debesije. Fizinis serveris gali nukristi, o duomenys – tai svarbiausia. (Geriau sakyčiau, pasidarykite dvigubą backupą).

Ar reikia tikrinti vairuotojo tapatybę?

Taip, gavus krovinį, pažiūrėkite, ar tas pats vairuotojas, kuris CMR sąskaitoje, ir ar jis turi leidimą dirbti UK (jei jis nebritas). Po „Brexit“ daugelis vairuotojų neturi vizų ir todėl gali būti įtartinai. Nereikia paranojiškumą, bet pagrindinė kontrolė netrukdo.

Ką daryti su suirusiu_liftu prieinamame objekte?

Jei suprantate, kad nebegalėsite iškrauti, praneškite iš karto. Mes esame įpratę įvairių situacijų, bet vėlai gautas pranešimas reiškia, kad sunkvežimis nuvažiuos tuščias atgal, o tai kainuos brangiai.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai tai neleidžiama komerciniame transporte be papildomų dokumentų (T2L), nes tai laikoma prekyba arba importu. Jei darbuotojas nori nusivežti savo puodukus, tegul juos veža patys (arba mums reikia tai deklaruoti kaip „Moving of Goods“).

Kodėl svarbu tikslus adresas?

Anglijoje pašto kodai yra labai specifiniai. Jei nurodysite tik gatvę, o ne namo numerį (kai kuriuose kaimuose nėra numerių, tik pavadinimai), GPS neveiks kaip turėtų. Nuspręskite su vietiniu žmogum dėl tikslios koordinatės – tai sutaupo laiko.

Ar yra kitų dalykų, kurių aš nepagalvojau?

Visada yra. Nupirkite pakuojančios medžiagos daugiau, negu manote, kad reikia. Užsirašykite visus laidų adapterius (Jungtinė Karalystė naudoja kitas rozetes). Tai smulkmenos, kurios sukuria didžiausią nervų sąskaitą, kai jau atvykstat į naują biurą.

Išvada

Apibendrinant visą šią istoriją, biuro perkėlimas iš UK be papildomų rūpesčių yra įmanomas tik tada, kai pasitikite rinktinais partneriais, o ne tik kainų lyginimo svetainėmis. Dauguma problemų kyla ne iš to, kad keliai blogi, o iš to, kad dokumentai nėra tvarkingi arba lūkesčiai nerealistiški. Dirbu šioje srityje jau ilgai ir matau, kad tas klientas, kuris klauso ir pasiduoda proceso valdymui, visada gauna savo daiktus laiku ir be jokios „dramos“. Niekas negarantuoja, kad vairuotojas nepaliks angliško pusryčio ant durų, bet bent jau teisinė pusė bus tvarkoje. Gerai susitarkite, pasirūpinkite EORI kodu ir, svarbiausia, nebandykite slėpti nieko nuo muitinės – jos tai matai geriau nei Jūs.