# Biuro perkėlimas iš UK: be papildomų pastangų

Įvadas

Biuro perkėlimas iš UK: be papildomų pastangų – taip paprastai sako tie, kas dar nėra matę krūvos stalų, serverių spintų ir kavos aparato laukiančio prie dokų durų. Aš tarptautiniuose pervežimuose dirbu jau daugiau nei dvidešimt metų ir galiu pasakyti paprastai: biuras juda ne tada, kai furgonas atvažiavo, o tada, kai viskas veikia naujoje vietoje – kompiuteriai, telefonai, internetas, dokumentai ir nervai žmonių. Jeigu kraustotės iš Londono, Mančesterio ar Birmingamo į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą, svarbiausia – ne „greitai“, o suplanuota tvarkingai ir su rezervu klaidoms.

Kaip realiai vyksta biuro perkėlimas iš UK

Pirmiausia reikėtų pasakyti normaliai: biuro perkėlimas iš UK nėra tas pats kaip dviejų dėžių nunešimas iš namo į automobilį. Čia atsiranda inventoriaus sąrašai, darbo vietų numeracija, IT įranga, dokumentų archyvai, kartais net serveriai ar brangi įranga su garantijomis ir serviso sąlygomis. Jei kas nors sako „nieko čia tokio“, tai arba niekada nekraustė biuro po Brexit’o, arba bando pasakyti gražiau nei yra iš tikrųjų.

Aš visada pradedu nuo apklausos – nuotraukos, vaizdo skambutis, stalo planas arba bent sąrašas: kiek darbo vietų, kiek monitorių, kiek kėdžių, ar yra archyvas, ar reikia pakavimo medžiagų Londone prieš išvežant daiktus į Lietuvą ar kitą ES šalį. Po Brexit’o atsirado muitinės dokumentai – bent komercinė sąskaita/netrading invoice vertės deklaravimui draudimui ir muitinei, packing list su svoriais bei matmenimis, EORI numeriai ten kur reikia ir aiški atsakomybė kas ką deklaruoja.

Buvo vienas atvejis – nedidelė įmonė kraustėsi iš rytų Londono į Kauną ir sakė „tik biuro kėdės ir stalai“. Nuvažiavus paaiškėjo: du serverių šaldytuvai – ne šaldytuvai kavai, o serverių spintos su UPS baterijomis – ir krūva senų dokumentų dėžių po laiptais. Tai jau nebe „tik baldai“, o projektas su rizikomis. Tokios smulkmenos ir sugadina „pigiausią“ pasiūlymą vėliau.

(pataisymas: ne kiekvienas kartonas turi būti medinis – tik medinė pakuotė dažniausiai turi ISPM-15 ženklinimą.) Kainos keičiasi pagal kuro kainą, keltų grafiką, vairuotojų darbo laiką ir tai ar važiuosite tiesioginiu automobiliu ar konsoliduotu kroviniu per sandėlį Lenkijoje ar Olandijoje. Todėl biuro perkėlimas iš UK turėtų būti vertinamas ne vien pagal „nuo“ kainą ekrane, bet pagal tai kas atsakys už muitinę, draudimą ir gedimą pirmadienio rytą naujame biure.

Jei žiūrite perkraustymo kainos į UK dabar sužinokite daugiau, pradėkite nuo svorio ir prieigos prie pastato – tai dažnai svarbiau nei pats kilometražas nuo Londono iki Vilniaus ar Klaipėdos iki Mančesterio.

DUK

Kainos ir planavimas

Kiek realiai kainuoja biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą?

Biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą gali svyruoti labai plačiai – mažam biurui nuo maždaug £95–£185 už valandą Londone plius tarptautinis transportas ir muitinės kaštai, o didesniam biurui dažniausiai skaičiuojama pagal kubatūrą ar palečių kiekį. Jei turite penkis stalus ir kelias dėžes – tai viena istorija; jei turite call centrą su šimtu darbo vietų – jau visai kita kalba. Reikia žinoti svorį, tūrį, vertę draudimui ir ar reikės specialių pakavimo darbų IT įrangai ar dokumentams saugoti sausai ir švariai per kelią iki Lietuvos miesto ar kito Europos miesto kaip Ryga ar Talinas bei galbūt sandėliavimo paslaugos jei naujos patalpos dar neparuoštos priimti baldų ir kompiuterių tuo pačiu metu kaip planuota numatyta iš anksto susitarus aiškiai raštu dėl atsakomybių ribų tarp šalių visada geriau prieš pradedant darbus nei po faktiškai atsiradusių nesusipratimų dienos metu kai visi jau pavargę dirba greitai ir nervuojasi dėl terminų labai dažnai tai atrodo paprasta kol nepradedate skaičiuoti detalių

Ar biuro perkėlimas iš UK gali būti pigus ir saugus kartu?

Kartais gali būti pigiau nei atrodo pirmoje sąskaitoje – ypač kai randamas grįžtantis automobilis arba dalinis krovinys važiuoja ta pačia kryptimi per Lenkiją į Lietuvą ar Latviją bei Estiją po truputį surenkant kitus krovinius sandėlyje ir paskirstant vėliau pagal adresus bei pristatymo langus kuriuos reikia suderinti su klientais iš anksto nes kitaip gavėjai nebus paruošę krovininių dokų ar lifto rezervacijos o tada prasideda laukimo mokesčiai kurie greitai suvalgo „nuostabų“ pasiūlymą nuo interneto reklamos kurioje viskas atrodo paprasta bet realybėje kiekvienas papildomas laukimo pusvalandis Londone ar Kaune turi savo kainą todėl biuro perkėlimas iš UK pigiai dažnai reiškia ne prastesnę kokybę o geresnį planavimą grįžtamus maršrutus ir aiškius dokumentus prieš pakrovimą o ne staigmenas po jo kai vairuotojas stovi prie vartų ir niekas nežino kas turi pasirašyti popierius

Kiek laiko trunka biuro perkėlimas iš UK iki Vilniaus ar Kauno?

Jeigu dokumentai paruošti gerai krovinys pakrautas laiku nėra muitinės patikrinimų o vairuotojas važiuoja tiesioginiu automobiliu tada Londonas iki Vilniaus ar Kauno gali užtrukti maždaug keturias–šešias dienas po pakrovimo bet tai nėra pažadas ant akmens iškaltas nes keltai oro sąlygos eismo ribojimai vairuotojo darbo laikas muitinės eilės Doverio uoste ar Kalvarijos punkte gali viską pastumti dar dienai dviem ypač jei važiuojama konsoliduotu krovininiu su kitais klientais kuris pirmiausia sustoja sandėlyje Lenkijoje ar Olandijoje ten persikrauna tada laukia kitos transporto linijos pagal grafiką todėl biuro perkėlimas iš UK kartais atrodo lėtas bet iš tikrųjų taip saugoma krovinių seka ir sumažinama rizika kad viena dėžė dings tarp sandėlių nes niekas jos nepažymėjo spalva numeriu adresu ir atsakingu žmogumi gavimo pusėje kuris tikrai bus biure o ne atostogose

Kodėl kai kurios sąskaitos už biurų kraustymą atrodo per didelės?

Nes tikra sąskaita dažnai turi ne tik „furgoną“, bet dar pakavimą etiketes apsaugines plėveles rankinius vežimėlius kopėčias liftų apsaugas parkavimo leidimus Londone pakrovimo langą po darbo valandų muitinės dokumentus draudimą sandėliavimą jei reikia ir galbūt IT specialisto laiką kuris pažymi kabelius bei kompiuterius taip kad pirmadienį žmonės galėtų sėsti prie stalų o ne ieškoti kur dingo monitoriaus laidas iš seno biuro Mančesteryje o naujame Klaipėdoje niekas nežino kuris laidukas kuriam ekranui priklauso todėl biuro perkėlimas iš UK atrodo brangus kai matote tik transporto eilutę bet ne visas paslėptas operacijas kurios daro skirtumą tarp „atvežė dėžes“ ir „biuras pradėjo dirbti“ nes tai nėra tas pats nors kai kurie pardavėjai labai mielai supaprastina viską telefonu kol dar nematė jūsų baldų ir serverių spintos

Ar galima daryti biuro perkėlimą iš UK etapais?

Taip ir dažnai tai yra protingiausias variantas ypač jei biurui negalima sustabdyti veiklos visam savaitgaliui ar savaitei nes pardavimai klientų aptarnavimas gamybos užsakymai ar administracija turi tęstis kasdien tada dalis darbo vietų persikelia pirmiausia pavyzdžiui IT skyrius dokumentai archyvas arba vienas departamentas po to likusi dalis pagal grafiką kuris leidžia testuoti naują vietą ryšius telefonus internetą spausdintuvus ir prieigą prie pastato kol senasis biuras dar veikia bent minimaliai nors toks variantas kartais kainuoja daugiau dėl dvigubos logistikos bet jis mažina riziką kad visi vienu metu liks be kompiuterių telefono linijų ir prieigos prie failų o tai verslui gali kainuoti daugiau nei papildomas mikroautobusas ar sandėliavimo savaitė tarp pakrovimo ir pilno paleidimo naujame biure Vilniuje Kaune arba Klaipėdoje

Kokia dokumentacija reikalinga biurui kraustytis iš Jungtinės Karalystės po Brexit’o?

Dažniausiai reikia bent inventoriaus sąrašo packing list komercinės sąskaitos arba pro forma invoice su daiktų aprašymu verte svoriu gavėjo duomenimis siuntėjo duomenimis ir paskirties šalimi o jei krovinys turi verslo vertę arba yra skirtas veiklai tęsti ES šalyje gali prireikti EORI numerio muitinės brokerio deklaracijos importo mokesčių ar PVM tvarkymo paaiškinimo bei transporto dokumento CMR kuriame matyti kas ką veža kada pakrovė ir kam pristatė o kai kuriais atvejais jei įranga grįš atgal arba laikinai juda tarp šalių gali būti svarstomas ATA Carnet bet čia aš nesu šimtu procentų tikras be konkrečios situacijos nes laikinas importas priklauso nuo daiktų pobūdžio termino paskirties ir muitinės procedūros todėl geriau klausti brokerio prieš pakrovimą nei aiškintis prie sienos kai visi nervuojasi dėl termino

Pakavimas draudimas rizikos

Kaip saugiai supakuoti biuro kompiuterius prieš tarptautinį vežimą iš UK?

Kompiuteriai monitoriai dokelinės stotelės klaviatūros pelės ausinės ir smulkūs priedai turėtų būti dedami į dėžes pagal darbo vietą o ne „viską bendrai“ nes kitaip naujame biure kas nors praleis dieną ieškodamas savo adapterio ar dokelinės stotelės kuri kažkodėl atvažiavo su finansų skyriaus dėžėmis nors priklausė IT vyrui Londone Monitoriai geriausiai vežami vertikaliose dėžėse su kampine apsauga ekranai apsaugoti putplasčiu arba oro pagalvėlėmis laidai pažymėti etiketėmis o svarbūs adapteriai sudėti į maišelius su darbuotojo vardu arba stalo numeriu jeigu kalbate apie serverius ar brangią IT infrastruktūrą tada paprastas lipdukas neužtenka reikia ESD apsaugos atsarginių kopijų patikrinimo shutdown plano start-up plano ir žmogaus kuris supranta kad biuro perkėlimas iš UK nėra tik fizinis daiktų judėjimas bet ir veiklos tęstinumo klausimas ypač kai gedimas reiškia prarastą darbo dieną visam biurui

Ar verta pirkti pilną draudimą biurui kraustantis iš Jungtinės Karalystės?

Aš visada sakau klientams taip jeigu daiktai turi realią vertę arba gedimas sustabdytų darbą nes standartinis vežėjo atsakomybės limitas pagal CMR dažnai yra gana žemas palyginus su tuo kiek kainuoja serveriai monitoriai baldai dokumentai arba specializuota įranga o draudimas „visomis rizikomis“ nėra pigus bet jis duoda ramybę kai krovinys važiuoja naktį per keltą sandėlį Lenkijoje arba stovi saugomoje aikštelėje laukdamas pristatymo į Kauną Vilnių Klaipėdą Rygą ar Taliną Svarbu skaityti sąlygas kas neįeina netinkamas pakavimas paslėpti defektai vėlavimas prarastas pelnas duomenų praradimas ir panašūs dalykai dažnai būna išbraukti todėl biuro perkėlimas iš UK su draudimu nėra burtažodis bet bent jau žinote kas kompensuos daikto vertę jei kažkas nutiks kelyje o ne bandysite po mėnesio ieškoti senų nuotraukų telefone kad įrodytumėte jog monitorius tikrai buvo sveikas prieš pakrovimą

Kodėl pakavimo etiketės tokios svarbios biurui kraustantis iš UK?

Nes be etikečių biuras tampa dideliu galvos skausmu sandėlyje arba naujose patalpose kai visi klausia „kur mano stalčius“ arba „kur tos finansų dokumentų dėžės“ o niekas negali greitai parodyti numerio departamento kambario darbuotojo vardo ar prioritetinio statuso Aš mačiau krūvas dėžių kurios buvo gražiai supakuotos bet niekaip nepaženklintos tad pirmoji diena naujame biure virto archeologine ekspedicija tarp kartoninių dėžių prie lifto todėl etikečių sistema turi būti paprasta spalva departamentas numeris adresas prioritetas trapumas IT dokumentai baldai virtuvė archyvas taip kad vairuotojas galėtų iškrauti tiesiai pagal zonas o ne mesti viską bendrai salėje tada biuro perkėlimas iš UK atrodo tvarkingiau net jei kelionėje buvo purvo vėjo lietaus ir naktinio vairavimo nes bent gavimo vietoje žmonės žino ką daryti pirmiausia

Ar reikia nuotraukų prieš biurui kraunantis iš UK?

Taip bent jau aš rekomenduoju fotografuoti brangesnius daiktus baldus monitorius serverius kavos aparatus meno kūrinius archyvus specialią įrangą pakavimo būklę prieš uždengiant plėvele ir iškrovimo momentą jeigu yra galimybė nes nuotraukos atrodo kaip paranoja kol jų nereikia o po gedimo jos tampa pagrindiniu argumentu draudimui vežėjui klientui ar vadovui kuris klausia kodėl sugedo tas pats monitorius kuris vakar dar veikė Senajame biure Birmingame ar Mančesteryje Todėl prieš pradedant biurui krautis geriau padaryti trumpą vaizdo apžvalgą kiekvienoje zonoje nufotografuoti pažeidimus jau prieš judinant daiktus nes senose patalpose baldai dažnai turi senų įbrėžimų kurie niekam nerūpi iki tol kol prasideda ginčas dėl naujo įbrėžimo ant stalo kuris keliauja į Vilnių ar Kauną o tada visi prisimena kad „kažkas turbūt taip jau buvo“ nors niekas nepatikrino anksčiau

Koks blogiausias scenarijus biurui kraustantis iš Jungtinės Karalystės?

Blogiausias scenarijus yra ne tas kad furgonas vėluoja vieną dieną nors tai taip pat nemalonu bet kad krovinys atvyksta o naujame biure nėra lifto rezervacijos nėra dokų nėra atsakingo žmogaus dokumentai nesutampa su faktine preke draudimas nepadengia netinkamai supakuotų daiktų IT įranga neatvyko pirmoje mašinoje o archyvas dar stovi sandėlyje nes buvo pamiršta jį pažymėti prioritetiniu tada pirmadienio rytą visi sėdi prie tuščių stalų vadovai klausia kada pradėsime dirbti o logistikos žmogus bando paaiškinti kad jis vienas negali valdyti lifto muitinės brokerio vairuotojo sandėlio ir dar sutaisyti interneto todėl biuro perkélimas iš UK tampa košmaru kai nėra vieno projekto vadovo vieno kontakto asmens vieno aiškaus plano kas ką daro kuri valanda kas pasirašo kas patvirtina priėmimą ir kas sprendžia problemas kai jos atsiranda nes jos atsiranda visada bent mažos

Ar galima vežti dokumentus kartu su baldais iš UK biuro?

Galima bet aš nepatarčiau mesti dokumentus į tą pačią krūvą kaip kavos puodelius kojas nuo stalčių ir plaktukus nes dokumentai turi vertę konfidencialumą drėgmės riziką ir kartais teisinį reikalavimą būti saugomiems tam tikrą laiką todėl geriau juos supakuoti į tvirtas archyvo dėžes sunumeruoti pagal skyrius pažymėti konfidencialu jei reikia naudoti plombuojamas dėžes arba net užsisakyti saugaus naikinimo paslaugą tiems dokumentams kuriems terminas jau praėjo Jeigu kalbate apie asmens duomenis finansines sutartis klientų bylas ar HR dokumentus tuomet GDPR nėra gražus žodis iš mokymų o reali atsakomybė todėl biuro perkélimas iš UK turėtų turėti dokumentų tvarkymo planą o ne tik „sudėsime į dėžes“ nes dėžės gali sudrįkti pavogta dingti arba atsidurti ne ten kur reikia jei niekas jų neseka pagal numerius adresą gavėjus ir atsakomybę

Prieiga pastatai terminai

Kokie klausimai svarbūs prieš užsakant biurui kraustymą iš UK?

Pirmiausia klauskite kas tiksliai įeina į kainą pakavimas iškrovimas liftas parkavimas muitinė draudimas palaukimai naktinis darbas sandėliavimas IT žymėjimas baldų surinkimas ar tik transportas nuo durų iki durų Tada klauskite kokiu automobiliu važiuosite ar bus tail lift oro pagalbinė pakaba GPS apsauginės plunksnos plombos kam priklauso krovinys sandėlyje kas atsako už vėlavimą kas pateikia muitinės dokumentus kaip elgsitės jei naujame biure nėra lifto kas mokės už papildomą laukimą Londone ar Vilniuje Jei pardavėjas vengia atsakyti raštu tai blogas ženklas nes biuro perkélimas iš UK nėra pokalbis prie kavos aparato jis turi turėti aiškius punktus atsakomybes terminus kainodaros principus kontaktinį asmenį ir problemų sprendimo eigą kitaip graži reklama greitai virsta ilgu telefonu pirmadienio rytą kai visi ieško kaltųjų

Ar reikia rezervuoti liftą biurui kraustantis Londone arba Lietuvoje?

Dažniausiai taip ypač jei biurui reikia vežti daug baldų kompiuterių archyvinių dėžių kavos aparatų spausdintuvų arba sunkesnių daiktų per koridorius liftus laiptines arba saugomus verslo centrus Canary Wharf City of London Westminster Kauno senamiestis Vilniaus verslo centrai Klaipėdos uosto zonos tokiose vietose be leidimų niekas jūsų nepaleis ramiaivažinėti su vežimėliukais po pastatą Nesvarbu kad jums atrodo jog „tik penki reisai“ pastato administracijai tai reiškia grindų apsaugą lifto rezervaciją draudimą saugumo patikrinimą galbūt darbą po valandų ir baudas jei ką nors subraižysite Todėl prieš biurui kraunantis iš UK reikėtų turėti raštišką patvirtinimą iš abiejų pastatų administracijų kitaip vairuotojas gali stovėti gatvėje su pilnu automobiliu o jūs mokėti už laukimą nors krovinys fiziškai jau būtų galėjęs būti iškrautas jei kas būtų užsipildęs paprastą lentelę internetu prieš savaitę

Kiek žmonių reikia biurui kraustytis iš Jungtinės Karalystės efektyviai?

Mažam biurui kartais užtenka dviejų trijų žmonių komandos Londone ir dviejų gavimo pusėje Lietuvoje jeigu viskas supakuota sunumeruota paruošta iškrovimui tačiau didesniam biurui reikia koordinatoriaus pakavimo komandos vairuotojų iškrovimo komandos IT asmens baldų surinkimo žmonių galbūt valytojų po darbų Nes vienas žmogus negali vienu metu skambinti pastato administracijai aiškinti vairuotojui kur dėti dėžes tikrinti dokumentus surasti trūkstamą stalčių numerį dar ir pritvirtinti lentynos naujame biure Todėl biuro perkélimas iš UK efektyviai reiškia ne daugiau žmonių dėl gražaus vaizdo o tiek kiek reikia kiekvienam procesui turėti atsakomybę Kai kuriais atvejais pigiau sumokėti papildomam žmogui nei praleisti visą dieną aiškinantis kodėl visi laukia vieno vyro su lipdukais rankose nors jis tuo pačiu metu bando atnešti kavos aparatą antrame aukšte be lifto

Kuo skiriasi tiesioginis vežimas nuo konsoliduoto biuro krovinio iš UK?

Tiesioginis vežimas reiškia kad jūsų krovinys važiuoja konkrečiu automobiliu nuo surinkimo adreso iki pristatymo adreso dažniausiai greičiau paprasčiau mažiau rankinių kartais brangiau ypač jei automobilis nėra pilnai užpildytas Konsoliduotas krovinys reiškia kad jūsų daiktai važiuoja kartu su kitais klientais per sandėlį grupuojami persikraunami laukia grafiko tada pristatomi pagal maršrutą tai dažnai pigiau bet lėčiau ir reikia geresnio žymėjimo nes kiekvienas papildomas sandėlis yra vieta kur dėžės numeriai spalvos adresai turi būti aiškūs kaip diena Jeigu jūsų biuras turi daug dalių kurios turi atvykti kartu pavyzdžiui kompiuteriai baldai dokumentai virtuvės įranga tada tiesioginis variantas dažnai ramiau o jeigu galite palaukti kelias dienas konsolidacija gali sutaupyti pinigų ypač kai maršrutas eina per Lenkiją Lietuv Latviją Estiją arba kitus Europos miestus kaip Ryga Talinas Hamburgas Rotterdamas Antverpenas

Ar galima derinti biurui kraustymąsi iš UK su naminių daiktų vežimu?

Techniškai galima bet aš dažnai patariu nederinti jeigu kalbate apie didelį biurui kraustymasi su dokumentais IT įranga brangiais baldais ir kartu šeimos asmeninius daiktus nes tada sunkiau valdyti atsakomybę draudimą prioritetus muitinės aprašymus gavėjus jeigu kas nors dingsta sunku pasakyti ar tai verslo turtas ar asmeninė dėžė o muitinei gali teikti painesnį paaiškinimą Jeigu vis dėlto derinate reikia aiškiai atskirti inventoriume verslo daiktus asmeninius daiktus jų vertes gavėjus kambarius prioritetus ir nuotraukas Kita vertus mažiems biurams startuoliams kurie kraunasi kelias dėžes kompiuterių kartu su darbuotojų asmeniniais daiktais kartais tai pavyksta tvarkingai jei viskas pažymėta tačiau dideliems projektams geriau nedaryti mišrainės nes vėliau visi sako „bet maniau kad tavo žmonės žinojo“ o logistikoje frazė „maniau“ retai padeda rasti dingusią dėžę tarp Manchesterio Vilniaus ir sandėlio Poznanėje

Kada geriausia pradėti ruošti biurui kraustymasi iš Jungtinės Karalystės?