Biuro perkėlimas iš UK atliekamas operatyviai ir be trikdžių

Dirbu šioje srityje jau daugiau nei dvidešimt metų, taip kad mažai ką mane galima nustebinti, tačiau su Anglija viskas visada pasidaro įdomesnė. Žmonės visada svajoja, kad viskas vyktų lyta muzika, bet praktikoje sužinai, kad biuro perkėlimas iš UK atliekamas operatyviai ir be trikdžių tik tuomet, kai iš anksto numiri tik blogiausius scenarijus. Po Breksito pasidarė daugiau popieriaus, mažiau kantrybės uostuose, o kainos šokinėja kaip šiltuose vandenyse. Nors klientai vis norėtų idealios tiesios linijos nuo A iki B, mus visada laukia keliukas su vingiais, dokumentais ir staigių sprendimų reikalaujančiomis situacijomis. Čia papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Dokumentai ir biurokratinis siaubas

Kokie dokumentai privalomi su visais tais daiktais?

Tiesą sakant, sąrašas ilgas, bet ne būtinas visada. Visų pirma, mums reikia tikslios krovinių specifikacijos – tai ne dėžių skaičius, o kas viduje yra. Reikalingas eksporto ir importo sandorio (arba perkėlimo) numeris, kurį sudarysime arba jūsų buhalteris. Be to, visiems elektroniniams prietaisams reikia serialinių numerių. Nežinau, kodėl taip įsivėlė, bet muitinė mėgsta tai tikrinti. Dar būtina draudimo polisas, kuris turi dengti ne tik kelią, bet ir pačią pakrovimo/iškrovimo operaciją.

Ar tikrai reikia EORI kodą, jei perkeliame tik kompiuterius?

Žinoma, reikia, net jeigu tai tik viena sena spausdintuva. Be EORI kodo (Economic Operators Registration and Identification), jūsų siunta tiesiog nukeliaus į muitinės sandėlį Doverio arba Folkstono uoste ir ten bus galimai laikoma iki pat teismo. Tas kodas leidžia systemai matyti, kas esi. Dažnai klientai sako: „o mes neperkame, tai tik perkeliame“, tačiau procedūrinai tai laikoma eksportu ir importu, todėl kodas būtinas, kitaip bus milžiniškos rūpesčių.

Kas nutinka su dėžėmis be etikečių?

Oi, tai blogiausia baimė. Viena sykį gavome 50 dėžių be jokių užrašų, tik rašylo „biuras“ dideliomis raidėmis. Muitininkai tiesiog užplūko mums. Jeigu dėžės nėra pažymėtos, galima užsidaryti ilgai. Reikia, kad ant kiekvienos dėžės būtų parašyta, kas viduje (bendrai), kelias dėžė tai yra (pvz., 1 iš 10) ir galų gale – gavėjo duomenys. Be jokių užrašų „Biuro perkėlimas iš UK atliekamas operatyviai ir be trikdžių“ tampa tiesiog neįmanomas mitas.

Ar galima keliauti be intrastat deklaracijų jei tarpininkaujame?

Galima, jeigu vertė viršija tam tikrą ribą, bet geriau, jeigu visa tai yra. Intrastat – tai tai statistinės ataskaitos, kurios Lietuvoje ir UK dabar skiriasi, nes mes nebuvame vienoje rinkoje. Jeigu jų nepateiksi, gali gauti baudą, kurią galiu garantuoti, kad nenori mokėti. Mes dažnai tai darome už klientą, tik tada turime gauti visus duomenis laiku, o ne paskutinę sekundę.

Kaip sužinoti, ar dėžėse nėra draudžiamų daiktų?

Tai dažniausiai pasikliaujame tuo, kas klientas parašo specifikacijoje. Bet kartais patys nežino. Pvz., alkoholis ar maisto produktai biure? Tai būna staigmena. Jeigu randame kažką, ko neturėtų būti, privalome tai išimti arba deklaruoti kaip atskirą krovinių kategoriją. Geriau užduoti klausimą „ar nešiojat kažką su maistu“ anksčiau, nei vairuotojas stovės sienoje ir klaust, ką daryti su savo sandvičiu.

Dėl HS kodų (Customs Tariff Code) – ar būtinus?

Gal ne visada būtini, jei maža vertė, bet biuro perkėlimuose dažnai būna brangių daiktų. HS kodas nulemia mokesčius (arba jų nebuvimą), jeigu perkeliate turtą tarp savo padalinių (intra-community supply taisyklės, nors čia jau ne ES, bet tariant tarp susijusių asmenų). Be kodo, pareiškimas gali būti neteisingas, ir ateis antstoliai. Geriau, kad mūsų specialistas tai parinks.

Logistika ir maršruto rūpesčiai

Kiek laiko tikrai užtrunka tas kelias?

Tai kaip visada: jeigu orai geri, ir niekas nestreikuoja, tada 3–4 dienos iki Lietuvos. Jeigu taisai, kas nutinka su „Biuro perkėlimas iš UK atliekamas operatyviai ir be trikdžių“ reklamomis, tai gali trukti ir savaitę. Feribrijų laukimas Dover, patikros M20 kelias... (t.y. tiesiog spūstys prieš uostą) gali suvalgyt dieną. Viskas priklauso nuo to, kada įveikiame anglų pusę. Reikia planuoti atsarginį laiką.

Ar galima užsakyti ekspressą iš Londono cento?

Galima, bet tai kainuos kaip pats sparnas. Patys miesto centrai yra sunkūs krovininiams automobiliams – ULEZ zonos, mokesčiai už važiavimą, siauri gatvelės. Jeigu biuras yra 5-ame aukšte be lifto, tai čia dar viena istorija. „Operatyviai“ taip, bet „be trikdžių“ tikrai nebus, jeigu reikės nešti krepšiais per pusę Londono, nes sunkvežimis negali privažiuoti.

Kokio dydžio sunkvežimį rinktis?

Nesu tikras 100%, kodėl visada klientai nori didžiausio, kai tinka ir vidutinis. Jeigu turite 20 europalečių (pallets), tai 3,5 tonų sunkvežimis nenuveš. Reikia 7,5 tonų arba sunkvežimio su tentu (šasierio). Bet didelis sunkvežimis ne visada įvažiuos į miestą. Geriau atsižvelgti ne į kainą kilometrui, o į galutinį logistikos sprendimą – ar išsimesime 2 mažais ar 1 dideliu.

Ką daryti, jeigu nerašoma adreso?

Tai keista, tačiau kartais nutinka. Vairuotojas pasiekia vietą, o ten nėra kontoros, arba ji dar neįrengta. Tuomet reikia skubiai ieškoti artimiausios saugyklos. Tokiu atveju nebegalime kalbėti, kad biuro perkėlimas iš UK atliekamas operatyviai ir be trikdžių, nes sugadiname grafiką visiems kitiems klientams. Visada patikrinkite, ar adresas galioja.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Taip, dauguma vairuotojų turi GPS, bet jie ne visada įjungia programėles. Kartą vairuotojas užsidužė priešais Brastylą (kažkur šalia Lietuvos sienos) ir neatsiliepė 4 valandas. Buvo panika. Technologiškai sistema rodo, kur mašina, bet ne rodo, kas yra viduje ar kodėl stovi. Rašome žinutes, skambinam, bet geriausia tiesiog kantriai laukti.

Ar jūsų vairuotojai moka lietuviškai?

Ne visi. Dažniausiai jie kalba angliškai, rusiškai ar lietuviškai. Jeigu jums reikia susitarti su vairuotoju gyvai vietoje, praneškite iš anksto, kad ar jums paskirtume lietuviškai kalbančio ekspeditoriaus pagalbą arba patys vairuotojai pasiruoš. Nepageidaujama, kai klientas bandyta aiškinti dviem žodžiais angliškai, kur reikia statyti spintas.

Kainos ir piniginiai klausimai

Kokios yra vidutinės kainos?

Kiekvienas atvejis skiriasi, bet galima sakyti, kad nuo 1 iki 3 svarų už kilometrą (priklausomai nuo kuro). Jeigu kalbame apie pilną biuro perkėlimą, tai nuo 1500 iki 5000 eurų. Brangu? Taip, bet kuro kainos ir laisvadieniai (fery days) brangsta. Nerašiau čia tikslių skaičių, nes keičiasi kasdien, bet konsultaciją gaunate nemokamai (tik atsižvelgiant į tai, kiek man reikės laiko tuos skaičius suskaičiuoti).

Ar mokesčiai už muitinę įskaičiuoti?

Daugeliu atvejų ne. Muitinės mokesčiai (Import Duty) ir PVM (VAT) yra atskira sąskaita, kurią dažniausiai reikia sumokėti iš anksto, arba per mūsų atstovavimą. Jeigu jūsų įmonė yra registruota PVM mokėtoja, galime taikyti nulinį PVM tarifą (Reverse Charge), bet tai reikalauja teisingų dokumentų. Nieko neįskaičiuome be sąskaitos.

Kas atsitinka, jeigu klientas nori atidėti mokėjimą?

Tuomet mes neleidžiame kroviniui iš saugyklos. Paprasta taisyklė – pinigai prieš arba pristatymo metu. Esu matęs daug situacijų, kai pažadas sumokėti „po savaitės“ baigdavosi tuo, kad daiktai gulėjo 6 mėnesius Anglijoj, kol gavome teismo sprendimą. Geriau išsiaiškinti finansus anksčiau.

Ar taikomas nuolaidas ilgesniems atstumams?

Galima tartis. Jeigu perkeliate ne tik biurą, bet ir asmeninius daiktus ar sandėlio likučius, sudarome kompleksinę kainą. Taip pat, jeigu nesiskubite ir sutinkate, kad krovinys nueitų „kolektyviniu“ reisu (t.y. su kitų klientų daiktais), gali būti pigiau. Bet tada garantuoti, kad biuro perkėlimas iš UK atliekamas operatyviai ir be trikdžių, sunkiau – laukti, kol užpildomas sunkvežimis.

Ką reiškia „fuel surcharge“?

Tai kuro priedas. Kadangi degalų kaina šokinėja, mes negalome keisti sutarties kiekvieną savaitę, tad pridedame procentą nuo pagrindinės kainos. Tai standartinė praktika. Kartą nustojome taikyti, kai kuras nukrito iki 1 eiro (kaip kad buvo seniai), bet dabar vėl viskas įjungta.

Ar skolinatės pinigų už mokesčius?

Kartais, jeigu esame patikimi klientai. Mes galime padengti muitinės mokesčius už tave, kad krovinys išvažiuotų, o tu mums gražini su papildomu mokestiu (procentu). Taip vadinama „deferred account“ pagalba arba tiesiog mūsų tarpininkavimas pinigais.

Pakavimas ir fizinis darbas

Ar pakuojate patys, ar turiu dėžių?

Galiu atvežti dėžių. Mes turime standartinių biuro dėžių (su skyrieliais ar be), tarpų užpildymo (burbuliukų) ir lipdukų. Jeigu norite, kad mūsų komanda viską susirinko ir supakuotų – tai papildoma paslauga. Vieną kartą buvau, kai klientas bandė supakuoti kompiuterius į bananų dėžes, tai buvo tragedija. Naudokime normalią pakavimo medžiagą.

Kaip elgtis su tais dideliais serveriais?

Serveriai ir jautrios elektronika – tai atskira istorija. Jos turi būti išjungtos, užfiksuotos (kad žinotume, ar nusileido po kelio), ir gerai užfiksuotos ant paletės, kad judėtų kaip vienas monolitas. Kartais netgi reikia specialios pakuotės (crating). Negaliu patikėti, kaip žmonės keliauja su serveriais be jokios fiksuotės.

Ar nešate spintas įšvažiuodami į biurą?

Taip, jeigu spinta išardoma arba jeigu ji per didelė, bet tinka liftuose. Tačiau jei reikia išardyti, o nešiojamas durys per 2 metrus – tai jau brangu. Reikia sakyti iš anksto: „turiu 3 spintas, kurios neišsirenka pro duris“. Tada parenkame meistrus, kurie važiuoja su mumis, arba suderiname vietinius montuotojus.

Ar saugu keliauti su vertingais daiktais?

Saugu, jeigu apdrausta. Turime atsakomybės draudimą (CMR), bet jis apribotas. Ypatingai brangius daiktus ( meno kūrinius, labai brangią techniką) reikia specialiai aprašyti ir apdrausti. Viena sykį dingo nešiojamas kompiuteris (nežinojo kas, vairuotojas spėjo, ar pavogė), be dokumentų nebuvo ką daryti. Žiūrėkite, kur dedate piniginę.

Kas daryti su atliekomis (trash)?

Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl šiukšlių (Waste regulations). Negalime tiesiog įmesti jūsų senų stalų į mūsų sunkvežimį ir išvežti į Lietuvą, jei tai nėra importuojamas turtas (t.y. naudojami daiktai). Jeigu tai šiukšlės, reikia vietinio šiukšlių išvežėjo. Nesu tikras, ar žinot, bet Anglijoje už tai gali skirti didelę baudą.

Ar padėsite sudėlioti įrašus naujame biure?

Iškrauname ir padėsime pastatyti ant vietos, bet neorganizuojame failų lentynose. Tai ne mūsų darbas. Mes statome ant grindų, o toliau jūsų personalas susitvarko. Jeigu reikia pilno „montavimo“, tai tai turi būti užsakyta kaip atskira paslauga, ir tai užtruks ilgiau.

Problemos ir realus gyvenimas (Kas gali eiti ne taip)

Kas nutinka, jeigu vairuotojas susirgsta arba sugenda technika?

Tuomet mes skubiai ieškome pakaitinio vairuotojo arba kita automobilį toje pačioje vietoje. Tai gali sukelti dienos uždelstimą. Buvo atvejis, kai sunkvežimis sprogo padangą netoli Birminghamo, ir vairuotojas praleido pusę dienos laukdamas pagalbos. Tokie dalykai vyksta ir čia jau nebe „operatyviai“.

Ką daryti, jei Anglijos muitinė pasirašo „raudonąją“?

Tai reiškia vizitinę patikrą. Krovinys bus iškrautas ir tikrinamas dėl prekybos apribojimų (pvz., yra kažkas neteisėto arba deklaracija neatitinka turinio). Tuomet turi mokėti už iškrovimą/krovimą ir laukti. Gera žinia ta, kad jei viskas tvarkoje, tai tik laiko netekimas. Bloga – jei randa klaidą.

Ar buvote atvejų, kai dingo krovinys?

Per mano 20 metų buvo vienas ar du epizodai su ne patikimomis firmomis. Mes dirbame tik su patikimais partneriais, todėl tokios rizikos minimalios. Tačiau reikia suprasti, kad kelyje gali būti vagysčių, ypač jei paliekate krovinį mašinoje be priežiūros per naktį. Nuo to draudimas neapsaugo, jeigu buvai nepastabus.

Kaip elgiamės su klientų skundžiais?

Klausome ir tiriamą. Jeigu buvo įbrėžimas ant spintos – traukiame draudimo. Jeigu vėluoja – grąžiname dalij pinigų (jeigu tai mūsų kaltė). Nuožmų elgesį aš nepripažįstu. Nors kartais klientai ir perkelia savo nerimą ant mūsų (pvz., kad jų vadovas pasigesto), turime būti ramūs.

Ar galiu rinktis mažą neoficialią firmą dėl kainos?

Gal, bet tada dėl ko šis straipsnis rašomas? Mažos firmos dažnai neturi draudimo, EORI kodo, arba jų vairuotojai „keliauja savo reikalais“. Jei kas nutinka – jų nebepagausite. Mums atrodo, kad biuro perkėlimas iš UK atliekamas operatyviai ir be trikdžių tik tada, kai užstatas didelis ir reputacija svarbi. Pigu dažnai būna labai brangu.

Kur yra dažniausiai problemos susikoncentravusios?

Anglijoje – tai uostų spūstys (Dover, Portsmouth). Lietuvoje – tai staigių dokumentų reikalavimų pasikeitimas arba tiesiog blogas oras (sniegas). Vieną sykį užstrigome su 15 tonų kroviniu ties Kaunu, nes reikėjo perregistruoti dokumentus dėl vienos klaidos įraše. Visa tai suvalgė laiką.

Kaip užtikrinti, kad viskas nueina sklandžiai?

Klauskite, rašykite (el. paštu), siųskite nuotraukas. Kuo daugiau informacijos turime iš anksto, tuo mažiau staigmenų. Ir neskubėkite. Jeigu planuojate move, pradėkite ruoštis ne prieš savaitę, o prieš mėnesį. Tai leidžia išvengti tų „trikdžių“.

Ar atvežate ir grąžinate tuščias dėžes?

Įprasta praktika – taip. Kai iškraunate dėžes, jas surenkame ir grąžiname (arba paliekate, jei jums nereikalingos). Jeigu jums reikia, kad jas išvežtume iš karto į atliekas – tada pasirašome atskirą susitarimą.

Galime susitarti dėl lankstaus gražinimo?

Žinoma, jeigu atšaukiate perkėlimą paskutinę minutę, prarasime užsakymą, tai nebus atsižvelgta. Bet jeigu keičiate datas savaitei anksčiau, mes paprastai tai priimame be pjuvenų. Mes žmonės, ne robotai.

Ką rekomenduotum tą, kuriam pirmą kartą keliauja iš UK?

Būti kantriems. Pasidaryti puodų kavos. Ir tikrai nepalikti jokių svarbių dalykų (pavyzdžių, nešiojamų kompiuterių su slaptažodžiais) bežiūrėtai. Pasitikėkite mūsų patirtimi, bet ir patys budėkite.

Išvada

Galiausiai, nors reklamos žada stebuklus, realybė yra tokia, kad biuro perkėlimas iš UK atliekamas operatyviai ir be trikdžių galimas tik su geru planavimu ir patikimu partneriu. Aš per savo karjerą mačiau viską – nuo užstrigusių keltų iki dingusių dėžių, tačiau dažniausiai viskas baigiasi gerai, jeigu nėra panikos. Svarbiausia yra ne važiuoti kažkaip, o važiuoti su aiškia strategija. Tikiuosi, šie atsakymai padės jums suprasti, kas vyksta už užuolaidų, ir jausitės ramiau, kai jūsų biuras kelsis per jūrą. Gerų kelionių (ir mažiau spūsčių)!