Biuro perkėlimas iš UK atliekamas efektyviai ir patikimai: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš UK niekada nesuvyksta taip lygiai, kaip piešia vadovai arba "move koordinatoriai" PowerPoint prezentacijose. Visada kažkas pasikeičia, pasirodo papildomi dokumentai arba sunkvežimis užstringa angliškame lietuje. Tačiau tai nereiškia, kad procesas turi būti chaosas. Esu matęs viską – nuo puikių, laiku įvykusių pervežimų iki tokių, kai klientas telefonuodavo verkdamas, nes dingo serveriai. Tikslas šiame straipsnyje yra papasakoti, kaip tai vyksta iš tikrųjų, be jokio poliravimo, kad žinotum, į ką įsitrauki. Jei planuojate biuro perkėlimas iš UK, geriausia pasiruošti nepadidinti kraujo spaudimo.

Pradiniai žingsniai ir planavimas (ir kodėl visada kažką pamirštame)

Kada geriausia pradėti planuoti pervežimą?

Idealiai – mažiausiai prieš du mėnesius. Žinau, girdite standartinį atsakymą, bet stengiuosi būti诚实. Jei pradėsite vėliau, kainos šoks į dangų, o laisvų sunkvežimių (ypač su liftu) liks tiek pat, kiek sniego liepos mėnesį. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja rezervacijų, ypač jei reikia specios technikos. Vėliau pradėjus, tenka pirkti brangiausius "last minute" slotus, o niekas to nenori.

Ar tikrai reikia inventorius sąrašas?

Be abejo. Ir ne toks, kur parašyta "5 dėžės", o detalus. Kadaise vienas klientas bandė įvežti "vieną dėžę su elektronika", o viduje buvo brangūs serveriai be jokio apsaugojimo. Muitinėje tai baigėsi dideliais rūpesčiais ir baudomis. Geriausiai kiekvieną daiktą pažymėti, nes biuro perkėlimas iš UK po Brexito tapo daug griežtesnis dokumentų atžvilgiu.

Kas nutinka su baldais, jei jie netelpa?

Tiesiog paliekame juos arba išmetame... Šiuo atveju juokauju, bet kartais taip ir būna. Jei planuojate biuro perkėlimas iš UK, išmatuokite duris ir aukštą naujose patalpose. Viena firma nupirko milžinišką "CEO" stalą, kuris netilėjo į liftą ir nebuvo įmanoma jo įnešti laiptais – teko jįardyti ant gatvės. Nenuvilkite to paties sau.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet aš nerekomenduoju tai maišyti su komerciniu kroviniu. Muitinės pareigūnai mėgsta "painiavas". Jei radas savo seną dviratį ar buitinę techniką, geriau tai apmokėti atskirai kaip asmeninį siuntinį, kadangi biuro perkėlimas iš UK su įvairiausiais šiukšliais vėluos. Pasakykite darbuotojams, kad namų daiktus tegul vežia patys.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvų kasetes, valymo priemones – tai viskas yra pavojinga. Negalima tiesiog mesti į dėžę. Turi būti specialios pakuotės ir deklaracijos. Vieną kartą teko sustoti ir išpilti visus skysčius, nes vairuotojas nenorėjo rizikuoti gauti baudą už neapykantos kelionę.

Dokumentai, muitinė ir "Brexit" galvos skausmas

Kokius dokumentus reikia turė ribojant?

Pagrindinis tai eksporto deklaracija (EX1), o jei reikia importo – tai atitinkami importo dokumentai. Be jų biuro perkėlimas iš UK neprasideda. Turi būti nurodytas siuntėjas ir gavėjas, tikslus adresas ir, svarbiausia, krovinių vertė. Jei vertės nurodysite mažiau nei yra, muitinė tai pastebės ir pradėsžiūrėti su lupa.

Ar reikia mokėti PVM (VAT)?

Tai priklauso nuo jūsų registracijos, bet dažniausiai taip. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, galite taikyti 0% tarifą (intra-community supply), bet tik jei turite teisingus numerius. Biuro perkėlimas iš UK dažnai sukelia painiavą, nes žmonės pamiršta, kad UK nebėra ES erdvėje. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę, kad nereikėtų mokėti iš savo kišenės vėliau.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai?

Panasu į košmarą, bet nutinka. Jei dingo CMR (vežimo orderis), susisiekite su vairuotoju iš karto. Jis turi turėti kopiją. Biuro perkėlimas iš UK be dokumentų sustoja. Vieną kartą teko laukti dieną kol vairuotojas išsiuntė nuotraukas dokumentų, nes užmiršo originalą kavinėje. Visgi viskas išsprendžiama, bet nervai sugadinti.

Ar reikia muitinės brokerio?

Mano nuomone, būtinas. Nenorėtumėt, kad vairuotojas lauktų prie sienos 3 valandas kol jūs mėginate užpildyti formą internete ir suprasti, kas yra "Tariff code". Profesionalus brokeris greitai išspręs problemą, o biuro perkėlimas iš UK vyks toliau. Pinigai, sumokėti brokeriui, verti jūsų ramybės.

Kas vyksta, jei muitinė pasirenka patikriną?

Tada sustojame. Atidaromas sunkvežimis, viskas iškraunama ir tikrinama. Tai trunka nuo valandos iki trijų dienų. Negaliu nieko garantuoti, jei pasitaiko tokia situacija, nes tai ne mano rankose. Bet galiu pasakyti, kad jei dokumentai tvarkingi, patikrinamas greičiau. Kai biuro perkėlimas iš UK vyksta su šiukšlinėmis dokumentais, tikimybė patikros išauga dvigubai.

Technika, IT ir brangūs daiktai (kurie dažniausiai suyra)

Kaip saugiai pervežti serverius?

Jei klausiate manęs, serverius geriausia pervežti jūsų IT specialistas, o ne mūsų vadybininkas. Mes turime dėžių, bet jūs turite duomenis. Vienas klientas nesuprato, kad reikia "shutdown" padaryti teisingai, ir serveris užsileido kelyje. Biuro perkėlimas iš UK su IT įranga yra atsakomybė, kurią reikia dalintis. Pakuokite į antšokines dėžes, užpildykite tuščią vietą putomis.

Ar draudimas apima duomenų praradimą?

Dauguma draudimų ne. Jie apima fizinę technikos vertę, bet ne duomenis ar verslo praradimą, jei serveris suges. Pasidarykite backup'ą prieš ką nors judindami. Nemanau, kad biuro perkėlimas iš UK vertas to, kad prarastum visus klientų duomenis vienos nelaimingos dėžės dėka.

Ką daryti su dideliais monitoriais?

Juos reikia padėti ant statmeno (stovėjimo), o ne gulti. Keliame ant krašto – stiklas suyla. Turi būti specialios kartoninės "skydelės" tarp jų. Esu matęs, kaip atvežta 20 monitorių, visi sulūžę, nes buvo sukrauta vienas ant kito be apsaugos. Nekelkite taip, prašau.

Ar reikia išjungti viską įjungta?

Taip, viską išjunkite ir ištraukkite kabelius. Jei paliksite įjungta spausdintuvą, jis gali įkaisti uždaroje dėžėjeje ir užsidegti. Tai nebe biuro perkėlimas iš UK, o ugniagesių kvietimas. Paprastas dalykas, bet žmonės visada pamiršta.

Kaip pažymėti kabelius?

Naudokite spalvotas etiketes arba tiesiog lipdukus su užrašais "monitorius 1", "PC 3". Niekada nesusiraskite to vėliau be šio žingsnio. Vienas IT vadybininkas praleido savaitę jungdamas viską atgal, nes niekas nieko nepažymėjo.

Kaina, mokėjimai ir pinigai (ir kodėl visada brangiau nei galvojote)

Nuo ko priklauso kaina?

Nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo, ir ar reikia liftų. Taip pat, jei biuro perkėlimas iš UK įvyksta savaitgalį ar švenčių dieną, kainos didesnės. Taip pat įeina kuro priedai, kuriais dabar niekas nesigėdina. Jei gatvėje negalima statyti sunkvežimio, reikės mažesnės mašinos (pervartimo), kas taip pat brangiau.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet ji gali pasikeisti, jei keičiasi krovinio kiekis. Jei pasakote "turime 10 dėžių", o prieš pat išvykimą jų atsiranda 30, aš jums nepasakysiu "gerai, nevertiname". Biuro perkėlimas iš UK turi būti įvertintas realiai. Geriausia, kad atėjome ir pamatėme gyvai (survey), o ne vertinome pagal jūsų "maždaug".

Kada reikia mokėti?

Dauguma firma imą 30-50% avansą, likutį – atvykus arba prieš išvykstant. Nenorime, kad atvykstame, o jūsų sąskaita nebuvo apmokėta ir vairuotojas neleidžia iškrauti. Tai nepatogu visiems. Pasitikėjimas dalykas svarbus, bet verslas yra verslas.

Kas daryti, jei biudžetas per mažas?

Turite mažiau vežti. Paprasta tiesa. Galite palikti senus baldus UK ir nusipirkti naujus Lietuvoje – kartais tai išeina pigiau nei jų pervežimas. Biuro perkėlimas iš UK nėra būtinas viskam, kas stovi biure. Atsikratykite šiukšlių prieš kelionę.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Turi būti paminėti "pervartimai" (jei reikia), "wait time" (laukimo mokestis, jei vairuotojas laukia) ir "muitinės išlaidos". Jei jų nėra sutartyje, klauskit. Aš stengiuosi visada pasakyti iš karto, kad nebūtų staigmenų. Niekada nemėgstu, kai klientas sušoka dėl sąskaitos.

Kelionės, vairuotojai ir realus gyvenimas kelyje

Kiek laiko trunka kelionė?

Paprastai 3-4 dienos, priklausomai nuo kurioje Anglijos dalyje esate. Jei Londonas ar pietūs – ilgiau. Jei šiaurė – greičiau. Bet biuro perkėlimas iš UK gali užtrukti ilgiau, jei yra eismo įvykių arba (o kas dabar be to) problemų su migrantais kalėjime (Dover). Ten eilės gali būti baisios.

Ar vairuotojas padės išpakuoti?

Įprastai ne, jis tiesiog iškrauna. Jei reikia išpakuoti, tai papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto. Vairuotojas nori baigti darbą ir važiuoti ilsėtis. Ne tikėkitės, kad jis statys jums spintas arba susuka lentynas – tai ne jo darbas.

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda?

Turi techninę pagalbą. Vieną kartą mums sugedo variklis viduryje Belgijos. Teko laukti atsarginės mašinos, kuri atvežė kitą sunkvežimį, o krovinį perkraunė. Tai užtruko dieną. Tokios dalykos atsitinka, nors retai. Biuro perkėlimas iš UK yra susijęs su technika, o technika kartai suyla.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Draudimas draudžia. Negalite sėdėti krovežimyje keleiviu. Nebebuvo laikų, kai važiuodavo "su savo vadybininku". Dabar tai griežtai reglamentuota. Jei norite vykti, skinkite lėktuvą arba traukinį.

Ar saugu palikti daiktus naktį mašinoje?

Sunkvežimiai yra užrakinami, tačiau jei mašina stovi neapsaugotoje aikštelėje, visada yra rizika. Mes stengiamės rasti saugias stovėjimo vietas, bet 100% garantijos nėra. Brangiausius daiktus (pinigus, dokumentus) geriau pasiimti su savimi.

Galutiniai nustatymai ir išvados

Ar reikia valyti biurą prieš išvykimą?

Gera praktika. Nenorite palikti šiukšlių naujiems savininkams arba nuomotojams, nes gautite baudą iš depozito. Biuro perkėlimas iš UK turi būti "švarus" išvykimas. Mes galime organizuoti ir šiukšlių ivežimą, tai ne problema.

Kas daryti su liekanomis maisto?

Suvalgykite arba išmeskite. Nevežkite seno sūrio ar pieno per kanalą. Kvapas bus neišpakavęs, o vairuotojas mus visus keiks. Tai paprasta pagarba kitam žmogui.

Ar galite susitvarkyti su drabužiais?

Jeigu turite biure uniformų ar drabužių saugyklos, galime tai pervežti. Tiesiog tai turi būti tvarkingai susuktą ir pažymėta kaip tekstilė, ne kaip "šiukšlės". Muitinė taip pat domisi, kiek drabužių vežate, kad nebūtų prekyba.

Kaip sekti kurį?

Mes duodame vairuotojo numerį arba GPS nuorodą. Taip pat galite sekti per mūsų sistemą, jei tokia yra. Bet geriausia tiesiog paskambinti mums, o ne vairuotojui, kai jis vairuoja (tai neteisėta). Biuro perkėlimas iš UK yra procesas, kurį kontroliuojame mes.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo atvykus?

Skambinkite mums iš karto, nedelsdami. Užfiksuokite nuotraukas ir parašykite pranešimą. Mes kreipsimės į draudiką. Negalima pradėti naudoti sulūžusio daikto, tada draudikas pasakys, kad jis buvo gerai. Žinoma, yra baisu, kai tai nutinka, bet mes išspręsime.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Nemanau. Piguiai dažnai reiškia "be draudimo", "be vadybininko" arba "vairuotojas pats sau". Gali atsitikti, kad jūsų daiktai dingsta kelyje. Biuro perkėlimas iš UK yra svarbus įvykis, tad geriau sumokėti šiek tiek daugiau už ramybę.

Galite padėti susidegti baldus naujoje vietoje?

Taip, mūsų komanda gali tai padaryti. Tiesiog pasakykite iš anksto, kad reikia "montavimo". Nenaudokite savo IT specialistų lentynų surinkimui, jie turi svarbesnių darbų.

Ką daryti, jei naujas biuras nebaigtas remontuoti?

Tai problema. Reikia sandėlio. Galiame atvežti į mūsų sandėlį Lietuvoje ir laikyti, kol jūs pasiruošiate. Tai papildomai kainuoja, bet geriau nei laukti gatvėje su pilnu sunkvežimiu.

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet atsakomybę neimame. Augalai gali užšalti arba nudžiūti. Geriausia juos duoti kolegoms dovanoti. Vieną kartą pervežėm didelį figoną, kuris atvyko nukritęs lapais ir atrodė kaip vėliava.

Kaip elgtis su automobiliais įmonės?

Tai kitas procesas, ne biuro perkėlimas iš UK. Automobiliams reikia kitų dokumentų, registracijos, gal mokesčių. Geriau kreiptis į auto pervežėjus, nors mes galime padėti su kontaktu.

Ar jums patinka šis darbas?

Kartais taip, kartais nori mesti viskas ir eiti gyventi į salą. Bet kai matai pasitikintį kliento akį, kai viskas atvyka sausai, tada supranti, kad verta. (Nors po to vėl tenka kovoti su dokumentais).

Paskutiniai patarimai?

Geriausia būti nuoširdžiam. Jei turite kažką slėpti, pasakykite iš karto. Jei bijote, kad kažkas nepavyks, pasikalbėkime. Biuro perkėlimas iš UK yra komandinis darbas, o ne vieno žmogaus kova.

Išvada

Viskas susideda iš planavimo ir pasitikėjimo. Nėra tobulo pervežimo, bet yra tokių, po kurių norite dirbti dar kartą. Biuro perkėlimas iš UK gali būti efektyvus ir patikimas, jei nebandote taupyti ant kiekvieno kampo ir pasiklausote patirties. Būkite atviri, ruoškitės ir viskas gerai sueis. Sėkmės jūsų naujame biure!