Biuro perkėlimas iš Londono su atsakingu darbu: praktinis vadovas verslui

Sąlyginai sakant, perkelti verslą iš Londono – tai ne tas pats kas nuplauti indus po vakarienės. Čia susiduria milžiniškas stresas, logistikos niuansai ir, žinoma, pinigai. Aš šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir matavau viską – pradedant nuo idealiai sureglamentuotų IT perkėlimų iki tų, kur vairuotojai tiesiog dingo Anglijos keliuose be žinios. Klientai visada klauso apie biuro perkėlimą iš Londono su atsakingu darbu, tačiau retai supranta, kas tame iš tikrųjų įeina. Tai ne tik baldų pakrovimas į sunkvežimį. Tai planavimas, dokumentai, rizikos valdymas ir tas baisus žodis "muitinė". Šiandien noriu papasakoti tiesiškai, be jokių gražių brošiūrų, kaip tai vyksta iš vidaus, kad jums nereikėtų kentėti per tą chaosą, kurį dažnai matome savo darbe.

Kainodaros ir pasiūlymų pavojai: ką reikia žinoti

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkėlimas iš Londono su atsakingu darbu?

Tai klausimas, kurio visi labiausiai bijo, bet niekas nedrįsta tiesiogiai paklausti. Kaina labai svyruoja. Jei turite tik kelis stalus ir kompiuterius, gali tekti pora tūkstančių eurų, bet jei tai pilnas archyvas ir serverinė – skaičiai auga stačiai. Biuro perkėlimas iš Londono su atsakingu darbu vertinamas pagal kubinius metrus ir atstumą. Taip pat įtakos turi Londono zonos – ULEZ ir darbo užmokestis vairuotojams. Būtinai prašykite išsamiems sąskaitoms, nes pigiausias pasiūlymas paprastai baigiasi didžiauliu prisidėjimu vėliau.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Mes esame pasaulis, kur kuro kainos šokuoja kaip lunatikas. Vakar kuras buvo 1,20 svaras, šiandien jau 1,40. Tiesiog taip yra. Be to, po Brexit viskas tapo brangniau – drąsos, dokumentai, patvirtinimai. Jei gavote pasiūlyą prieš pusmetį, tikėkitės, kad jis jau nebegalioja. Nenuviliu, bet kartais mes ir patys susikalbame su klientais, kad reikia koreguoti įkainius, kai iškyla nauji mokesčiai Anglijoje.

Ar verta rinktis pigiausią pervežėją?

Žinau, gundu taupyt, ypač verslo starte. Bet tarkime taip: jei kas nors sulaužo jūsų brangų serverį dėl to, kad neįrengė tvirtinimo, ar tas taupymas vertas? Pigūs pervežėjai dažnai neturi draudimo arba jis yra simbolinis. Viena kartą matome, kaip įmonė taupė 200 svarų, o paskui prarado duomenis vertus tūkstančius. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už ramybę.

Kas įeina į galutinę kainą, o kas papildomai?

Į kainą įeina darbas, kuras, keltų mokestis (Eurotūnelis arba keltas). Bet papildomai dažnai įkainijamas liftas, jei jo nėra, arba pėsčiųjų kelias, jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų. Patarčiau iškarto susitarti dėl "viskas įskaičiuota" varianto, kad nereikėtų ginčytis dėl 50 svarų priemokes už "kelių uždarymą" centre.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Taip, ir tai būtina daryti. Rašykite sutartyje tikslų skaičių. Jei pervežėjas sako "apytiksliai", tai laukite nemalonumo. Fiksuota kaina apsaugo jus nuo staigių kuro padidėjimų arba vairuotojo viršvalandžių, jei jis užstrigs spūstyje. Tačiau jei jūsų patys pakeisite krovinio tūrį paskutinę minutę, viskas turi vėl persiskaičiuoti.

Kokios mokėjimo sąlygos dažniausiai?

Daugelis prašo avanso, apie 30-50 proc. Tai normalu, nes mums reikia užtikrinti kuro ir vairuotojo išlaidas. Likę sumokama atvykus į vietą arba iškraunant. Venkite mokėti viską 100 proc. iš anksto – jei įmonė išnyks (o tokių atvejų buvo), jūsų pinigai dings kartu su jais.

Londono logistika: kaip neišprotėti nuo mokesčių ir eismo

Ar labai sunki Londono trafika?

Galvoju, niekas nenori važiuoti per Londoną penktadienį vakare. Tai košmaras. M25 žiedkelis gali stovėti valandas. Todėl svarbu suplanuoti išvykimą ne dieną, o naktį arba anksti ryte. Vienas mūsų vairuotojų praleido ten 4 valandas tiesiog stovėdamas vietoje dėl avarijos. Todėl biuro perkėlimas iš Londono su atsakingu darbu reikalauja labai galo laiko planavimo, neįsivaizduojamo kantrybės.

Kas šiuo metu su ULEZ mokesčiais?

Londono žemo išmetimo zona (ULEZ plečiasi). Dabar jis apima beveik visą Londoną. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6), teks mokėti didelę dienos mokestį, kas gali padidinti sąskaitą šimtais svarų. Patikrinkite savo transporto priemonės sertifikatus prieš bręžiant planus, kitaip bus nemalonus siurprizas.

Kaip su vietos parkavimu prie biuro?

Tai viena didžiausių bėdų. Londono centre be leidimo nusistatyti sunkvežimį neįmanoma. Reikia kreiptis į savivaldybę (council) gauti "parking suspension". Vieną kartą klientas manyjo, kad galima tiesiog sustoti ant raudonųjų linijų su "įspėjimo šviesom" – gavo baudą 130 svarų ir teko mums ją padengti (o paskui už tai prikalbėti kliento). Geriau šį dalyką padaryti iš anksto.

Ar reikia specialių leidimų įvežti didelį sunkvežimį?

Taip, yra gatvių, kur sunkvežimiai draudžiami arba yra svorio apribojimai (weight limits). Ypač gyvenamuosiuose rajonuose ir prie senų pastatų. Kartais reikia gauti specialų "Heavy Goods Vehicle" leidimą, kuris gali trukti savaitę. Be to, jei kelias per siauras, tenka naudoti mažesnes transporto priemones su kranu, kas brangiau.

Ką daryti, jei vairuotojas negali rasti vietos?

Čia jau mūsų (arba pervežėjo) problema, bet ji kainuoja pinigus. Paprastai turiame planą "B" – artimiausią vietą, kur galima laisvai stovėti irkrauti į mažesnę mašiną (svyruoklę). Tai vadinama "shuttle service". Deja, tai nėra įtraukta į standartinę kainą, tad būkite pasiruošę papildomai mokėti už tuos kelis važiavimus.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Stengiamės to nedaryti niekada. Londono naktimis gali būti nelabai saugu. Jei dėl eismo situacijos tenka sustoti pernakvoti, vairuotojas randa saugią stovėjimo aikštelę su sargu arba važiuoja į sandėlį. Bet geriausia planuoti maršrutą taip, kad važiuotumėte be pernakvojimo, jei tik įmanoma. Mažiau rizikos – mažiau streso.

Muitinė ir dokumentai: kas pasikeitė po Brexit

Ar dabar reikia muitinės deklaracijos perkėlimui atgal į EU?

Taip, nepaisant to, kad tai jūsų nuosavybė, techniškai tai yra eksportas iš JK ir importas į EU. Reikia pateikti eksporto deklaraciją iš JK pusės. Negalima tiesiog važiuoti pro sieną su pilna mašina be dokumentų, sulaikys ir baudą užrašys. Daugelis klientų maniau, kad verslo perkėlimas yra kaip asmeninis daiktų vežimas – ne, jis nėra.

Kas tokia T2L arba T2F forma?

Tai dokumentai, kurie patvirtina, kad prekės yra EU kilmės (status T2L) arba yra iš ES atvežtos ir mokesčiai sumokėti (T2F). Jei perkėliate biurą, pirkote baldus Londone, jų kilmė gali būti Bet kokia. Muitinė gali klausti. Mano patirtis, jei nesate tikri dėl kilmės, geriau pasikonsultuoti su brokeriu, kad nesibaigtų MVM (PVM) mokėjimais Lietuvoje.

Ar reikia muitinės brokerio?

Būtina. Nereikia rūpintis tuo pačiam. Brokeris užtikrina, kad visi kodai (HS codes) teisingai, deklaracijos pateiktos laiku. Be jo, sunkvežimis gali stovėti sienoje dienomis. Tiek biuro perkėlimas iš Londono su atsakingu darbu, tiek paprastas daiktų vežimas dabar be brokerio beveik neįsivaizduojamas.

Kaip su PVM (MVM) situacija?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir JK, dažnai galite taikyti 0 proc. PVM tarifą perkėlimui (intra-community supply), bet tik jei turite validų PVM mokėtojo numerį. Jei ne, gali tekti mokėti JK PVM ir tada užregistruoti importą Lietuvoje. Tai sudėtinga, todėl apie tai pasikalbėkite su savo buhalteriu prieš vežiant.

Ką daryti su archyvais ir dokumentais?

Dokumentų nėra reikia deklaruoti kaip prekes, jei tai ne komercinė vertė, bet jie turi būti išvardyti pakavimo sąraše. Vieną kartą klientas bandė įvežti visus banko dokumentus be aprašymo – muitininkai buvo įsiutę. Geriau padaryti "General list" su pažymėtimu "Archived documents - no commercial value".

Ar gali būti problemų dėl draudžiamųjų prekių?

Biure daugelis net nešvaraži, ką vežia. Pavyzdžiui, senos dėžės su chemikalais (valymo priemonėmis), augalai biure, maisto produktai. Tai gali būti apribota. Viskas, kas gyva (augalai), turi fitosanitarinius sertifikatus. Geriau išmesti tuos senus kavos puodus su prieskoniais prieš važiuojant.

Technika, serveriai ir brangūs daiktai

Kaip saugiai pervežti IT įrangą?

Tai yra atsakingiausia dalis. Serverius negalia tiesiog padėti ant grindų. Jie turi būti pakrauti į specialią dėžę su amortizacija (anti-static foam). Be to, prieš išjungiant reikia padaryti backup'ą (atsarginę kopiją). Nors mes ir saugūs, bet vibruojantis sunkvežimis gali sugadinti standųjį diską, jei jis nebuvo tvirtai užfiksuotas.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš pakavimą?

Absoliučiai taip. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl duomenų. Jei kompiuteris užženga kelio metu ir staiga išsijungs, gali nukristi operacinė sistema. Mes paprastai prašome IT specialistų tai padaryti, nes mes esame vairuotojai, ne programuotojai (nors po 20 metų jau tikrai išmokau įjungti ir routerį, bet tai ne mano problema).

Kokį draudimą pasirinkti technikai?

Standartinis CMR draudimas dengia tik 8,33 SDR kilogramui (tai labai mažai). Serveriams ir brangiai technikai reikalingas "All risk" draudimas arba specifinė polisa, dengianti elektroniką. Pasitikėkite, perskaitykite draudimo sąlygas. Daugelis klientų sužino, kad jie nedraudžiami, tik kai jau kas nors nutiko.

Kaip elgtis su monitoriais ir ekranais?

Monitoriai – tai stiklas. Jis trapus. Reikia specialių dėžių su putomis arba uždėti storo putas ant ekrano ir užtvirtinti juos sienose. Vieną kartą matėme, kaip monitorius nukrito ant kito – vaizdas neįsivaizduojamas. Nenaudokite paprastos kartono, jei norite, kad jis atvyktų sveikas.

Ar galima pervežti duomenų laikmenas (diskus) lagamine?

Geriau ne. Lagaminai gali dingti arba būti pavogti. Juos reikia vežti kaip "brangų krovinį" (valuables) seife arba tiesiog pas save su savimi (jei mažai). Muitinė taip pat gali domėtis, kas tame diske, jei jaus kvapą narkotikų (kaip buvo vieną kartą su keistą kliento lagaminu).

Kas daryti, jei įranga sugenda pervežimo metu?

Skubiai susisiekite su draudiku. Prieš tai nufotografuokite žalą iš išorės ir viduje. Nedarykite bandymų ją įjungti, jei ji drėgna arba smarkiai daužyta – tai gali panaikinti draudimo išmoką. Mes visada padedame užpildyti pranešimus apie žalą (protokolas), bet galutinis sprendimas priklauso nuo draudimo kompanijos.

Organizaciniai niuansai ir paslaugų kokybė

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai nuo pasirašymo sutarties iki išvykimo praeina 1-2 savaitės (reikia laiko brokeriui). Patys vežimo darbai Londonas-Vilnius trunka 2-3 dienas (priklausomai nuo keltų). Tačiau biuro perkėlimas iš Londono su atsakingu darbu (tame tarpe pakavimas) gali užtrukti kelias dienas, jei didelis biuras. Neskubėkite, greitas vežimas dažnai reiškia sumaištį.

Ar jūsų komanda pakuoja daiktus, ar reikia mums?

Galime abejopp. Jei norite sutaupyti, pakuoja patys. Jei norite tik važiuoti, mes atvykstame su dėžėmis ir popieriumi. Mano nuomone, verta leisti mums pakrauti brangius daiktus – mes žinome, kaip padaryti, kad jie nešoktų. O klientai dažnai užpildo dėžę iki viršaus, ir ji plyšta.

Kaip sutvarkyti baldų surinkimą/nurinkimą?

Mes turime savo meistrus, kurie gali išmontuoti stalus, spintas ir juos vėl surinkti Lietuvoje. Tai papildoma paslauga, bet labai naudinga. Bandyti pervežti surinktą spintą per duris – beveik neįmanoma be jų pažeidimo. (Tikrai, gali būt, kad praeis, bet rizikuojata ne tik spinta, bet ir durų rėmais).

Ar reikia daryti inventorizaciją (sąrašą)?

Būtina. Ne tik dėl draudiko, bet ir dėl jūsų patogumo. Paprastas Excel lentelė su numeriu, pavadinimu ir būkle. Tada atvykus galite greitai patikrinti, ar viskas yra. Vieną kartą klientas prarado "MacBook" protingąjį laikrodį, kurio nebuvo sąraše, ir niekas niekada nežinojo, ar jis dingo Londone, ar Lietuvoje.

Kas atsitinka, jei paskutinę minutę atšaukiama?

Atšaukimas paskutinę minutę (pvz., 24 val. prieš) reiškia baudą. Mums jau užsakytas keltis, kuras, vairuotojas paruoštas. Paprastai tai 50 proc. nuo sutartos sumos. Suprantu, verslo aplinkybės keičiasi, bet mums tai tiesiog nuostoliai. Geriau derėtis dėl lanksčių atšaukimo sąlygų iš pradžių.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Galite siųsti žinutę vairuotojui (jei jis nevažiuoja, šiek tiek vairuoti draudžiama, bet kas jų girdi...). Paprastai mes atnaujiname vietą kas porą valandų arba kai pasiekiame svarbius taškus (keltas, siena). Ramybės jums suteikia žinojimas, kur jūsų turtas yra.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Londono su atsakingu darbu nėra būtinė kančia, jei viską suplanuojate protingai. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų, kad viskas vyks "kaip turėtų". Pasirinkite patikimą partnerį, ne tik pagal kainą, bet ir pagal tai, kaip jis kalba apie draudimą ir dokumentus. Matęs esu daug prarastų serverių ir susimulusių vadovų, todėl tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengti tų klaidų. Sėkmės naujoje vietoje ir laukiančiame iššūkyje.