Biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu: kas tik vyksta užkulisiuose

Sveiki, čia vėl aš, tas pats vyras, kuris jau dvidešimt penkerius metus praleido vairuodamas krovininius automobilius arba vadovaudamas ekspedicijai. Žinoma, dabar daugiau sėdžiu prie kompiuterio, o ne prie vairo, bet kraujo spaudimas dėl vėlujančio kroviniuo niekur nedings. Jūs tikriausiai ieškote informacijos apie biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu. Turiu pasakyti tiesą – reklamos brošiūrose tai atrodo puikiai: šypsojantys vadybininkai, ryškios mašinos ir viskas vyksta lygiosiomis. Tačiau realybėje dažniausiai būna taip: vairuotojas gūžta M25 žiede, o muitinė Klaipėdoje reikalauja papildomų dokumentų, kurių niekas net nenumanė egzistuojant. Visgi, jeigu viską suplanuojame protingai, net šis chaosas gali būti valdomas. Tegu šis straipsnis bus jums gidas, kaip išlikti sveikam, perkeliant biurą iš Didžiosios Britanijos.

Patikimumas ir 24/7 mitai

Ar tas 24/7 palaikymas tikrai veikia?

Tai klausimas, kurį girdžiu kas antrą dieną. Žmonės sako, kad pasirašė sutartį su 24/7 palaikymu, o kai paskambino 3 valandą ryto, niekas neatsiliepė. Biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu reiškia, kad turi bent vieną žmogų, kuris galėtų paėmusi telefoną. Tačiau dažniausiai tas "palaikymas" yra tiesiog automatinis atsakiklis, kuris praneša, kad mes darbame nuo 8 ryto iki 6 vakaro. Geriausios įmonės turi realųjį žmogų arba vadybininką, kuris miega su telefonu po pagalve. Taigi, jei jums svarbu, kad kas nors atsakytų naktį, prašykite tai įrašyti į sutartį ne kaip "palaikymą", o kaip "budėjimą".

Ką daryti, jei vairuotojas neatsiliepia?

Tai baisiausia situacija, kurią galiu įsivaizduoti. Jūs stovite tuščiame biure, o jų nėra. Pirmiausia, neskubėkite isterikuoti – gali būti, kad jis tiesiog užstrigo spūstyje arba neturi ryšio tunelyje. Pabandykite paskambinti vadybininkui, jeigu turite jo tiesioginį numerį. Jeigu niekas neatsiliepia, laukite bent valandą. Kartais vairuotojai tiesiog pamiršta įjungti telefoną po poilsio. O jeigu po valandos niekas neatsiliepia, tuomet pradedame ieškoti atsarginio plano, bet tikrai vėliau reikės kalbėti apie nuolaidas arba kompensacijas.

Ar tikrai reikia 24/7 stebėjimo?

Sakysiu taip: ne visada. Dažniausiai tai būna marketingo gudrybė, už kuria mokate papildomai. Jeigu perkeliate nedidelį biurą su trimis kompiuteriais, jums nereikia, kad kas kas sekundę tikrintų, kur yra fura. Tačiau jeigu turite brangią techniką arba konfidencialių dokumentų, stebėjimas gali būti naudingas. Tada tas biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu įgauna prasmę – matote, kur yra daiktai realiu laiku. Bet dažnai žmonės tiesiog perka stresą, kurio nereikia.

Kaip sužinoti, ar įmonė neapgavikė?

Per mano dvidešimt metų darbo matyta visko. Yra firminis ženklas – jei kaina per maža, tai čia apgavystė. Tikrasis biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu negali kainuoti kaip picos pristatymas. Patikrinkite įmonės rekvizitus, paieškokite atsiliepimų (ne tik jų svetainėje, bet ir forumuose) ir, svarbiausia, klauskite apie draudimą. Jei jie vengia kalbėti apie atsakingumą už krovinį, bėkite toli.

Ar galiu pasitikėti vairuotoju?

Dauguma vairuotojų sąžiningi žmonės, kurie tiesiog nori atlikti darbą ir grįžti namo. Yra buvę atvejų, kai vairuotojai padėdavo net išnešti baldus, nors tai ne jų pareiga. Tačiau kartais pasitaiko ir tokių, kurie nusprendžia, kad gali padaryti pertraukę dviem valandoms be pranešimo. Geriausias būdas pasitikėti – tiesiog bendraukite. Užduokite klausimų, žiūrėkite į akis, kai atvyksta pakrauti. Žmogiškasis ryšis dažnai veikia geriau nei bet kokia sutartis.

Dokumentai ir Londono niuansai

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Po Breksito tai tapo košmaru. Reikės ne tik krovinių manifestų, bet ir muito deklaracijų, o kartais ir specialių leidimų, jeigu perkeliate specialią įrangą. Biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu įprastai apima ir dokumentų sutvarkymą, bet čia patikrinkite – ar tai įeina į kainą? Dažnai "pilnas paslaugų paketas" iš tikrųjų reiškia tik transportą. Pasiruoškite inventoriaus sąrašą angliškai ir lietuviškai, taip pat nurodykite apytikslę vertę. Be to, tikrai reikės pasidaryti kopijas visų tekstų.

Ar reikia muitinės brokerio?

Mano nuomone, taip. Nors kai kurios firmos sako, kad susitvarkys patys, bet muitinė yra kaip lošimas. Vieną dieną viskas praeina, kitą dieną sulaiko tris dienas dėl blogai užpildyto laukelio. Brokeris žino visus niuansus ir gali išspręsti problemą greičiau, nei jūs sugebėsite susirasti tinkamą telefono numerį. Tai sutaupyti jūsų nervus. O nervai, tarkime tiesiai, brangesni už 50 svarų.

Kas daryti, jeigu dingo dokumentai?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Jeigu vairuotojas praranda dokumentus kelyje, reikės viską daryti iš naujo. Dabar skubiai ieškome elektroninių kopijų, siunčiame jas muitinei ir laukiame. Geriausia turėti viską iš anksto užskaitmenintą. Vieną kartą teko situacija, kai vairuotojas pametė pasą su vizom... tai buvo ilgai. Taigi, pasidarykite kopijas ir laikykite jas pas saves.

Ar reikia deklaruoti viską?

Taip, net tą seną spausdintuvą, kuris jau 10 metų stovi kampelyje ir nebeveikia. Muitinė nemėgsta, kai kažką slepiate. Jeigu paims daiktą ir sužinos, kad jo sąraše nėra, gali būti bauda arba visas krovinius gali būti uždarytas. Biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu turi apimti ir šį patikrinimą, todėl būkite sąžiningi. Nėra nieko blogiau nei sulaikytas furas dėl vieno seno monitoriaus.

Kaip Elestinis (Lietuva) veikia su Jungtine Karalyste?

Dabar tenka naudotis T1 dokumentais arba susitarimu, jei esate registruota įmonė. Tai viskas yra sudėtinga, bet vadybininkas turėtų tai žinoti. Jūsų tikslas – perduoti rūpesčius jiems. Jeigu jie klausia, ką daryti su T1, tai pirmasis signalas, kad gal reikia ieškoti kitų specialistų.

Logistika ir kainos

Kiek laiko užims kelionė?

Paprastai taip: pakrovimas Londonas (1 diena), kelionė (1-2 dienos), iškrovimas (puse dienos). Tačiau Londono spūstys gali viską sugriauti. Vieną kartą teko važiuoti pro center, ir užstrigome tiek, kad vairuotojas praleido laisvadienį. Taigi, biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu gali užtrukti ilgiau, nei planavote. Skirkite laiko atsargą – bent 2-3 dienas nuo tikslo datos.

Ar galima nurodyti tikslią kainą?

Galime pateikti tikslią sąskaitą, jeigu žinome tikslų kiekį, svorį ir adresą. Bet jeigu jūs sakote "apie 10 dėžių ir kelios lovos", tai bus apytikslė kaina. Kaina priklauso nuo degalų, kurių kaina šoka kaip nori. (O dabar ji vėl pakilo, galvojau, kad nukris). Taigi, įsivaizduokite, kad kaina gali pasikeisti apie 10-15 proc.

Kuo skiriasi biuro perkėlimas nuo buitinio?

Biuro daiktai dažniausai yra jautresni. Serveriai, telefonų centralės, dideli failai – tai ne sofa, kurią galima numesti ant grindų. Reikia specialios įrangos, o kartais ir termokonteinerių. Be to, biuro perkėlimas dažniausiai turi būti atliekamas greičiau, kad verslas nebstovėtų. Todėl biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu kiek brangesnis nei paprastas krovinių gabenimas.

Ar galima sutaupyti, renkantis pigesnę firmą?

Galite bandyti, bet rizikuojate. Esu matęs, kaip pigios firmos "praranda" dalį krovinių arba atvyksta su sugadinta mašina. O dar blogiau – jie neleidžia mokėti vėliau, reikalauja visų pinigų iš karto. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau ir būti ramu, nei taupyti ant savo nervų.

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai jau techniniai dalykai. Turiu draugą, kurio fura susprogo variklis Belgijoje. Teko skubiai ieškoti kitos mašinos, perkrauti... Buvo siaubingai. Jeigu pasirinksite patikimą įmonę, jie turės pagalbinį transportą arba draudimą, kuris padengs šias išlaidas. Jeigu ne... tai tenka laukti.

Ką daryti su automobiliu, jei jis negali važiuoti į center?

Londono centras yra ULEZ zona. Jeigu mašina nebeatitinka standartų, teks mokėti didžiules baudas. Geriau susitarti dėl mašesnės transporto priemonės arba krovinio perkrovimo į kitą vietą. Patirtis sako, kad dauguma to nežino ir gauna sąskaitas po mėnesio. O tada būna nenuostabu.

Rizikos ir nepageidaujamos situacijos

Ar dažnai dūžta stiklas ar baldai?

Ne taip dažnai, kaip galvoja, bet įvyksta. Vienas mūsų vairuotojų staigiai stabdė, ir viena didelė vitrina nukrito. Viską padengė draudimas, bet stresas klientui buvo didelis. Todėl visada rekomenduoju draudimą. Nemanau, kad norite rizikuoti brangia technika.

O jei aš pavėliau su paruošimu?

Tai, keista, bet dažniausia būna taip. Klientas sako, kad viskas paruošta 8 valandą, o paskutinis kompiuteris išjungiamas 10 valandą. Vairuotojai nemėgsta laukti, nes jie turi poilsio grafikus. Jeigu žinote, kad pavėluosite, praneškite iš anksto. Galėsime pakeisti grafiką (jeigu tai įmanoma), bent jau nebus piktų žodžių.

Kas daryti, jeigu neįleidžia į namus?

Kartais taisyklės namuose (Londonas ypatingas) draudžia stambias mašinas. Tada tenka krauti ant gatvės ir nešti rankomis. Tai brangu ir lėta. Patikrinkite iš anksto, ar galima privažiuoti tiesiai prie durų. Vieną kartą teks nešti 50 dėžių per 3 aukštus, nes liftas neveikė. O laikas buvo naktį. Klientas buvo nepatenkintas.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet tai turi būti deklaruota kaip "personal effects". Jeigu tarp biuro daiktų sumaišote savo drabužius, muitinė gali turėti klausimų. Geriau tai daryti atskirai arba aiškiai pažymėti.

Kaip apsaugoti slaptus dokumentus?

Jūsų atsakomybė. Užrakinkite juos į specialias dėžes su spynomis. Vairuotojas nežiūri, kas viduje, jis nešia dėžes. Tačiau jeigu dėžė atsidaro... hmm, tada būna įdomu. Biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu neturėtų leisti jums rūpintis tuo, kas viduje, jie perveža fizinę masę.

Pasibaigiantis procesas

Kaip atrobi iškrovimas Lietuvoje?

Paprastai viskas vyksta greičiau nei Londone. Neraštingi vairuotojai padeda išnešti dėžes į nurodytą vietą. Jeigu sutarta, galime padėti su įrengimu, bet dažniausiai mes tik paliekame dėžes koridoriuje. Jūsų darbuotojai tų dėžių išsiruošia greičiau, nei mes išmoksime, kas kur eina.

Ar reikia dalyvauti klientui?

Būtina bent pačio pradžioje ir pabaigoje. Vairuotojas turi žinoti, kur statyti dėžes. Jeigu jūsų nėra, jies statys kaip patogiau, o tai gali būti netinkamai. Arba jie tiesiog išvažiuos, palikdami visą kieme (nors tai neleistina, bet įvyksta).

Kas daryti su pakuotės medžiagomis?

Daugelis klauso. Ar mes išvežame šiukšles? Priklauso nuo sutarties. Kartais tai įeina, kartais reikia papildomai mokėti už šiukšlių ivežimą. Londonas yra griežtas šiukšlių atžvilgiu. Geriau susitarti iš anksto, kad nereiktų ieškoti konteinerio 2 valandos naktį.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Nebūtina, bet jie visada tai vertina. Jeigu vairuotojas padėjo daugiau, nei įtraukta į sutartį, puiku duoti 10-20 svarų arba eurų. Tai pagerina jų nuotaiką ir, tikėtina, kitą kartą jie dirbs dar geriau.

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko?

Turite savo sąrašą? Tikrinkite. Vieną kartą dingo dėžė su kavinės aparatu (vėl tas vairuotojas...). Radome ją kita mašina, bet teko laukti dieną. Taigi, nepasirašykite atsiėmimo aktų, kol nepatikrinote visko. Niekada.

O jei aš noriu viską pervežti naktį?

Galima, bet brangu. Vairuotojai turi poilsio grafikus. Norint, kad jis važiuotų naktį, reikia specialių leidimų (tacho diagramos). Biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu leidžia tai organizuoti, bet kainos bus didesnės. O jeigu jie nespaudžia, tai tikrai bus pigiau važiuoti dieną.

Gal galite padėti su įrangos prijungimu?

Mes ne IT specialistai. Galime padėti nešti monitorius, bet jei jūs nežinote, kur kišti laidą, mes taip pat nežinosime. Geriau pasikviesti IT žmogų, kuris laukia, kai atvešime dėžes. Nemanau, kad vairuotojas išmano apie serverius.

Kiek laiko reikia rezervuoti mašiną?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Londonas yra populiarus kryptis. Jeigu šaukiate šiandien ir norite rytoj važiuoti, gali būti, kad laisvų mašinų nėra. O ypač tada, kai kalbame apie biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu, nes reikia suderinti vairuotojų grafikus. Rezervuokite bent savaitę prieš.

Ar būna taip, kad viskas praeisi lygiai?

Kartais būna. Vieną kartą vairuotojas paskambino ir sakė: "Viską atvežiau, viskas sveika, geros dienos". Buvo nustebęs. Taip, tokios dienos taip pat įvyksta, nors ir retai. Tiesiog reikia pasiruošti blogiausiam, o tada malonumai.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Taip, jeigu mašinoje yra GPS įranga. Dauguma mūsų mašinų turi. Galite pamatyti, kur jis sustojo pietų pačiam. Tai leidžia jums planuoti savo laiką. Nenaudinga, jei jie sėdi spaustuvėje Anglijoje dvi dienas, bet bent žinote, kad nevažiuoja.

Ką daryti, jei kyla problemų su mokėjimu?

Mums svarbu, kad sąskaita būtų apmokėta prieš išvykdami arba gavus krovinių. Jeigu yra didelės įmonės, galima susitarti dėl pervedimo, bet smulkiesiems dažniausiai reikalaujame iš karto. Tai užtikrina, kad mes nesame pavojumi.

Ar verta rinktis "all inclusive"?

Svarbu, kas įeita į tą "inclusive". Kartais tai reiškia tik, kad jie duoda dėžes. O kartais – ir pakavimą, ir išnešimą, ir draudimą. Skaitykite smulkmenas. Biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu gali būti parduotas kaip pilnas paketas, bet iš tikrųjų būti tik krovimas.

Paskutiniai patarimai

Būkite kantrūs. Londono keliai yra kaip gyvas organizmas – jie keičiasi. Pasiruoškite dokumentus, turkite gėrimo vairuotojui (galbūt ne alkoholinio, obviously) ir būkite geros nuotaikos. Stresas blogai veikia verslą.

Išvada

Taigi, viskas susiveda į tai, kad biuro perkėlimas iš Londono su 24/7 palaikymu yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja ne tik pinigų, bet ir kantrybės. Nėra tobulo pasaulio, kur viskas vyksta pagal grafiką, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus ir muitinę. Jeigu pasirinksite patikimą partnerį, kuris nieko neslepia, o net pripažins, kad gali pavėluoti, jums bus daug lengviau. Geriausia, ką galite padaryti – tai pasitarti iš anksto ir pasikliauti mūsų patirtimi, kurią gavome per tūkstančius kilometrų ir tūkstančius dėžių. Sėkmės perkeliant, ir tikiuosi, kad jūsų kava nenuvers ant grindų.