Biuro perkėlimas iš Londono: specialistų pagalba ir kas tikrai vyksta pasienyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir vis vienas dalykas mane stebina. Žmonės visada mano, kad biuro perkėlimas iš Londono gali vykti lyg pagal laikrodį – užsakote, atvyksta, pakrauna, nuvažiuoja. Realybėje, ypač dabar, kai „Brexit“ vis dar sukelia chaosą angliškose muitinėse, tai dažniau primena šachmatų partiją prieš narkoleptiką sergantį oponentą. Vieną dieną viskas gerai, kitą dieną vairuotojas užstrigęs prieš Ostendę, nes kapitino išėjo. Todėl specialistų pagalba čia ne tik rekomenduojama, o tiesiog būtina, jei norite išlikti sveikų protų. Nerašau čia reklamų, tiesiog sakau, kaip yra.

Bendrai apie kainas ir procesą

Kaip suskaičiuojamas biuro perkėlimas iš Londono?

Viskas prasideda nuo tų pačių kubinių metrų. Klientas dažnai galvoja, kad turi tris stalus, o atvyksta įrenginių ir apsireiškia penkiolika tonų technikos su visais serveriais ir archyvais. Biuro perkėlimas iš Londono kainuoja ne tik pagal atstumą, bet ir pagal tai, kiek laiko reikia praleisti tiesiogiai įėjant į pastatą, kur中心is Londonas yra pilnas ribojimų. Jei reikia specialios leidimų kortelės (Congestion Charge) arba raudonųjų linijų išleidimo, tai visiškai pasikečia bendra suma. Turiu omenyje, kad be išankstinio matavimo čia nieko neiseis.

Ar brangiau pervežti biurą nei butą?

Sakyčiau, taip, dažniau būna brangiau, bet ne dėl kito krovinio tipo, o dėl atsakomybės. Jei namuose užmušate vazą, tai liūdna, bet jei dėžėje su dokumentais dingsta sutartis su „Google“ arba kokia nors kita svarbi byla, tai galvos skausmas milijoninis. Be to, biurai dažnai turi įrengimus, kurie reikalauja ne tik fizinio jėgos, bet ir atsargumo. Kartais net nežinau, kodėl klientai taip taupo ant pakavimo – reikia supakuoti viską tvirtai.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nors tarp Londono ir Lietuvos nėra kažkokių didelių atstumų, pati kelionė su sunkvežimiu trunka apie 48-72 valandas, jei niekas nešoka ant kelių arba angliškoje išduotųjų pusėje. Bet reikia įsivaizduoti, kad tai ne tik vairavimas. Tai yra krovinio įkėlimas (pavyzdžiui, 4-6 valandų), iškrovimas, muitinės procedūros (o jas, turiu pasakyti, stengiu išvengti, bet kartais užkanda). Tiesioginis biuro perkėlimas iš Londono su vairuotoju, kuris miega kablyje, gali užtrukti ilgiau, jei jis privalo laikytis poilsio valandų.

Ar galima gauti tikslų įkainio skaičiavimą telefonu?

Žmonės skambina ir sako: „Taip, aš turiu penkias dėžes“. Važiuojame į vietą – o ten yra penki dideli spintos, trys sofos ir vitrina. Taip kad, tikslų skaičiavimą telefonu galiu duoti tik tada, jei tu nusiųsi nuotraukas arba jei aš tave pažįstu. Be vizualizacijos, skaičiuosiu bent jau su 20 proc. paklaida, kad nepridurtų vėliau. Geriau pasakyti brangiau iš pradžių nei gėdytis vėliau.

Kada geriausia planuoti pervežimą?

Idealiai – mažiausiai mėnesį iki, nors aš žinau, kad verslas pasikeičia staiga. Jei galite, branginkite laiką ne rugpjūčio mėnesį, kai visi važiuoja atostogų, o sunkvežimiai yra užimti. Vasarą kainos aukštesnės. Žiemos biuro perkėlimas iš Londono gali būti pigesnis, bet tada tenka kovoti su orais, ir tai gali būti pavojinga, jei keliuose slidu.

Ar imamas depozitas ar avansas?

Be abejo, kad taip. Nei vienas normalus vežėjas neisiungs vairuotojo į kitą šalį be avanso, bent jau dėl degalų. Paprastai tai būna apie 30-50 proc. Jei kas nors pasako: „Mums užtenka žodžio“, bėkite tolyn. Nėra nieko blogiau nei pakrautas sunkvežimis, kuris stovi vietoje, nes klientas atsisako mokėti arba dingsta.

Dokumentai ir muitinė (angliškas chaosas)

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykai iš Anglijos?

Čia nuo pat „Brexit“ viskas pasikeitė. Reikia turėti ne tik TIR knygelę (jei važiuojate su ja), bet ir EX1 dokumentus, t. y. išvežimo deklaraciją. Be to, turiu būti tikras, kad krovinys tikrai priklauso jums ir jums jį įvežti atgal (jei tai yra grąžinimas turtą). Jei dokumentai blogai užpildyti, anglai suims sunkvežimį ir laikys iki tol, kol nepataisysite, o tai kainuos brangiai.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ar muito?

Jei biuro perkėlimas iš Londono yra įmonės, kuri veikia Lietuvoje, ir tais daiktais jūs toliau verslą vykdysite Lietuvoje, tai dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas su atitinkamais dokumentais (intra-community supply). Bet jei tai tiesiog senų stalų išvežimas, gali tekti mokėti mokesčius. Čia labai svarbi „Transfer of Undertaking“ detalė, kurią dažnai pamirštą paaiškinti klientai.

Kas dėl draudimo – ar jis apima viską?

Draudimas yra sudėtingas dalykas. Standartinis CMR draudimas dengia tik apie 10-12 SDR vieną kilogramą, tai yra labai mažai, jei turiu brangią techniką. Reikia papildomo draudimo, t. y. „All risk“. Turiu prisipažinti, kartais užtenka ir paprasto, jei vežame senus kėdes, bet su serveriais – ne. Geriau užsidrausti ir taip sau ramiai miegoti.

Ar reikia sąrašo su inventoriaus numeriais?

Absoliučiai taip. Muitininkai mėgsta matyti ne „stalai“, o „2 mediniai biuro stalai, modelis X, serijinis numeris Y“. Be detalaus sąrašo, gali užstrigti sienoje. Ir tai nėra joks joks melavimas – stengiuosi padaryti tvarkingą Excel lentelę, bet klientai dažnai duoda chaosą ant popieriaus lapo.

Kas nutinka, jei dingsta dokumentai pakelyje?

Tai būtų baisi situacija, bet, tikiuosi, neįvyks. Paprastai svarbiausius dokumentus mes neimame į vagoną, juos neša vairuotojas su savimi kablyje arba juos siunčiate elektroniniu būdu. Visada patariu daryti kopijas. Kartais nutinka taip, kad vairuotojas praranda kupranugarį su popieriais – tuomet prasideda pašto paieška.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet legaliai – ne. Negalima sumaišyti komercinio ir asmeninio krovinius vienoje deklaracijoje jei norite išvengti problemų. Matau, kaip klientai bando įsimesti savo dviračius ar vaiko vežimėlius tarp spintų. Aš juos visada prašau išimti, nes už tai gali baudžiauti ne juos, o mane, kaip pervežėją.

Ar turi būti įmonės įgaliotinis?

Jei įmonės vadovas niekur neina, tada taip, reikia notariškai patvirtinto įgaliotinio, kuris galėtų pasirašyti perdavimo aktus. Buvo atvejis, kai vairuotojas laukė 4 valandas Kolone, kol klientas atvažiavo pasirašyti, nes pamiršo įgaliotinį. Gaila laiko ir pinigų.

Pakavimas, technika ir „keiksmai“

Ar jūs pakuojate ar turime paknuoti patys?

Mes galime tai padaryti, bet tai papildoma kaina. Kai kurie klientai nori sutaupyti ir pakuoja patys, tada aš juos įspėju: jei dėžė viduje sugriūva ir sulaužo kompiuterį, mūsų kaltės nėra. Idealus biuro perkėlimas iš Londono yra tada, kai mes atvykstame, viskas jau stovi supakuota ir paruošta, tik paspausti mygtuką.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai yra mano baimė. Serverius reikia išjungti teisingai (shutdown), o ne tiesiog ištraukti kištuką iš sienos. Turiu omenyje, kad jei ten yra duomenų bazės, reikia IT specialisto, kuris juos išjungtų ir užfiksuotų būklę. Mes tik fizinių pervežimų specialistai, ne programuotojai, taip kad, pasirūpinkite backup’ais prieš mūsų atvykimą.

Ar įtraukiate baldų išmontavimą ir montavimą?

Taip, darome tai. Bet turiu pasakyti, kai kurie baldai, ypač seni, „IKEA“ tipo, išmontavus juos nebesigauna atgal į vieną dalį (tenka išmesti). Kartais tenka naudoti jėgą, o tai gali palikti pėdsakus. Jei turite brangų antikvarinį stalą, geriau iškviesti specialų meistralį, o ne mūsų vyrus su įrankiais.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (toneriai, chemija)?

Negalima jų tiesiog įmesti į sunkvežimį be specialių dėžių. Toneriaus kasetės dažnai išsilieja, jei pakraunos ant šono. Turiu būti atsargus. Jei turite daug cheminių valiklių, juos reikia deklaruoti atskirai, arba geriau juos išmesti vietoje ir nusipirkti naujų Lietuvoje.

Ar turite savo dėžių?

Taip, turime standartinių dėžių, knygų dėžių, „hangar“ tipo dėžių drabužiams. Bet kai kalbame apie biuro perkėlimas iš Londono, dažnai reikia specialių dėžių failams, kad jos nesuplyštų po svorio. Galima juos nusipirkti iš mūsų arba rasti pačiam (bet būkite tikri, kad jos tvirtos).

Kas nutinka, jei dėžės netelpa į liftą?

Tenka nešti rankomis. Londono seni pastatai turi labai siaurus liftus arba jų visai neturi. Tai reiškia, kad darbas užtrunka ilgiau ir kainuoja brangiau. Vienas klientas manė, kad mes užmagiškai pranešime jo sofos per langą penktame aukšte. Teko aiškinti, kad mes ne „Žiedų valdovas“.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir galutinę vietą (pvz., „Vadovo kambarys“ arba „Sandėlys 2“). Be to, niekas nenori atidaryti dėžės su maistu, kai tikisi rasti dokumentus. Geriau pasirūpinkite etiketėmis iš anksto.

Kelionės eiga ir vairuotojai

Ar tai tiesioginis reisas ar gali būti pervedimas?

Dauguma biuro perkėlimas iš Londono atvejų yra tiesioginiai, jei krovinys užpildo pilną sunkvežimį (arba bent jau pusešimtę). Jei turite tik tris dėžes, tada tuos daiktus gali nuvežti tarpininkas, kuris juos supakuoja su kitų klientų daiktais – tai vadinama „groupage“ ir tai trunka ilgiau.

Kur dažniausiai sustoja vairuotojai?

Didžioji dalis sustoja prieš Lamanšą, prie Doverio arba Folkstouno, laukdami keltų arba Eurotunelio. Ten eina valandų eilės, ypač po incidentų arba streikų (o prancūzai mėgsta streikuoti). Vėliau sustoja degalinėse Vokietijoje arba Lenkijoje miegoti. Jei užstrigsite prie tunelio, praneškite.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, taip kad komunikacija neturėtų būti problema. Kartais tenka dirbti su lenkais arba ukrainiečiais, bet jie supranta pagrindinius terminus. Visgi, geriau sutarti su vadovu telefonu, kuris gali viską išversti, jei reikia.

Kas daryl, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Mes turiam draudimą, bet keitimas gali užtrukti. Turiu patirties, kai kelias užsidarė dėl avarijos ant A20 ir vairuotojas stovėjo 12 valandų. Tokiu atveju mes pranešame jums ir stengiamės rasti sprendimą, pvz., perkrauti į kitą sunkvežimį (nors tai brangu).

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Taip, dauguma sunkvežimių turi GPS stebėjimo sistemas. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kur matote, kur dabar yra jūsų turtas. Tai ramina nervus, kai žinai, kad jis jau perėjo Vokietijos sieną ir važiuoja link Lenkijos.

Ar galima užsakyti pristatymą savaitgaliu?

Galima, bet už papildomą mokestį. Vairuotojai taip pat turi poilsio valandas, juos negalima „laužyti“. Jei jums būtina, kad daiktai atvyktų šeštadienį ryte, turime tai suplanuoti iš anksto, kad vairuotojas nevažiuotų per visas naktis.

Kas dėl Londono zonos (ULEZ)?

Dabar Londono centre (ULEZ zona) už draudžiamų išmetamųjų sunkvežimių reikia mokėti didelius mokesčius kasdien. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6), tas mokestis gali būti didelis. Dažniausiai imame šią išlaidą įskaičiuodami sąskaitą, jei žinome, kad įvažiuosime į zoną.

Problemų sprendimas ir nepatogios tiesos

Ką daryti, jei sugedo daiktas iškrovos metu?

Skambinkite man iš karto. Nedėkite to į kampą ir negerbkite. Reikia užfiksuoti žalą nuotraukomis, parašyą pažeidimo aktą ir tada kreiptis į draudimo kompaniją. Jei pasakysite vėliau po savaitės, draudikas gali pasakyti, kad jūs patys sulaužė.

Ar pasitaiko blogų pervežėjų rinkoje?

Žinoma, yra „firminukų“, kurie dirba be sutarčių, be draudimo, su senais sugedušiais sunkvežimiais. Jie pasiūlo žemiausias kainas, o paskui dingsta su kroviniu. Girdėjau istorijų, kai tokiems biuro perkėlimas iš Londono baigdavosi teisme. Rinkitės patikimus žmones, ne pigiausius.

Kas nutinka, jei klientas negali mokėti iš karto?

Tada krovinys laikomas mūsų sandėlyje Lietuvoje, kol atsiskaitysite. Saugojimas taip pat mokamas. Negalima išleisti jokių daiktų be pilnos apmokėjimo, nes kitaip aš pasilieku be pinigų ir be krovinio. Tai standartinė praktika.

Ar reikia girti vairuotojus?

Nebūtina, bet labai pagerina santykius. Ypač jei jie padėjo nešti sunkias dėžes penktame aukšte be lifto. Tai nėra kyšis, o padėka už darbą. Vairuotojai dažnai pasakoja, kad kai klientas duoda kavos ar sumuštinio, darbas eina smagiau.

Kokia dažniausia klaida, kurią darote?

Kartais peržiūrime dėžių skaičių ir parašome 50, o yra 45. Arba atvirkščiai. Taip pat kartais užmirštame pasiduoti raktų nuo sandėlio (tada tenka siųsti kurjeriu). Mes tik žmonės, kartais suklystame, bet stengiamės taisyti iš karto.

Ar galima keisti pristatymo adresą kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei vairuotojas jau beveik atvyko į A adresą, o tu pasakei „važiuok į B“, kur yra 50 km toliau, turi sumokėti už tuos papildomus kilometrus ir laiką. Negalima žaisti su logistika.

Kas dėl archyvų naikinimo – ar tai jūsų sritis?

Galime nuvežti į šredderio (popieriaus naikinimo) kompaniją, bet mes patys nešrederiname. Tai papildoma paslauga. Turiu omenyje, kad daugelis įmonių perkeliant biurą nori atsikratyti senų popierių, tai galime tai suorganizuoti.

Ką daryti, jei netilpome į liftą iškrovos vietoje?

Jei Lietuvoje taip pat nėra lifto arba jis per mažas, tenka kelti rankomis. O jei dar ir laiptai aštri, tai darbas pavojingas. Mes įspėjame apie riziką. Jei kas nors nutinka vairuotojui (sugriūva), tai didelė bėda, taip kad padėkite (arba pasirūpinkite keltuvais).

Biuro perkėlimas iš Londono nėra lengvas reikalas, bet su gera komanda ir supratingumu viskas įmanoma. Svarbiausia – nedarykite savo galvos, klauskite ir pasirūpinkite dokumentais. Ir nepamirškite, kad skambutis iš anksto gali sutaupyti tūkstančius pavyzdžių (o gal ir eurų).