Biuro perkėlimas iš Londono: pilnas gidas, kainos, muitinė ir patirtis be salėjimų

Dirbu logistikoje jau beveik dvidešimt ketverius metus, taigi mačiau viską – nuo pjuvenų dėžių iki prarastų konteinerų viduryje Atlanto. Bet kalbant apie biuro perkėlimą iš Londono, situacija pasikeitė paskutiniais metais ir ne į gerąją pusę. Brexit viską sujaukė, o Londono ūkis neteko savo buvusio sklandumo. Dabar tai ne tiesiog įkelti dėžes į mikroautobusą ir važiuoti – tai reikalauja gero plano, kantrybės ir daugybės dokumentų. Dažnai klientai mano, kad tai padarys per savaitgalį, bet realybėje tai gali trukti mėnesius, jei ne viskas iš anksto suplanuota.

Biuro perkėlimas iš Londono yra ypatingas tuo, kad tenka derinti britų biurokratiją su mūsų, ES, reikalavimais. Ir tas Kento tunelis... o dieve. Vieniems tai atrodo kaip paprastas kelias į pietus, kitiems – tikras košmaras, ypač kai statykloje laukia muitinė. Štai čia aš ir bandau padėti išvengti tų klaidų, kuriuos dažniausiai darome dėl skubos ar nežinojimo. Sužinosite, kaip neprarasti nervų ir pinigų, kai reikia perkelti visą įmonės gyvenimą per kanalą.

Ką reikia žinoti prieš pradedant (ir kodėl brasta)

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš Londono?

Tai vienas populiariausių klausimų, bet atsakymas visada tas pats – nuo ko priklauso. Biuro perkėlimas iš Londono kainuoja nuo 1,5 tūkst. iki 10 tūkst. sterlingų, priklausomai nuo tūrio. Jei tai tik keli kompiuteriai ir kėdės, galima išsiverkti pigiau, bet jei perkeliate visą „open space“ biurą su serverine, tai skaičiai auga eksponentiškai. Dar pridėkite kuro kainas, kuriuos, tiesa sakant, sunku prognozuoti. Tiesa, pagrindinis dalykas ne tik dėžės, bet ir darbo valandos – Londono centras uždaromas dėl mokesčių už taršą (Ulez), tai tai irgi atsiliepia galutinei sumai. Geriau kreiptis dėl detalaus įvertinimo, o ne tikėti atsitiktiniais skaičiais iš interneto.

Kodėl tokios didelės kainos variklių?

Pažiūrėkite į degalų kainas jau kurį laiką – tiesiog siaubas. Be to, Londonas ypatingas miestas, kur už kiekvieną kilometrą centre tenka mokėti, o dar pridėkite ULEZ zonas. Biuro perkėlimas iš Londono reikalauja ypatingų leidimų, jei reikia važiuoti per pėsčiųjų zonas arba statyti prieš pat įėjimą. Vairuotojai tenka dirbti po viršvalandžius, nes stovėjimo vietų ten nėra, o „traffic warden“ išrašo baudas po 5 minutes. Taigi, kaina susideda ne tik iš kuro, bet ir iš tų visų „priemokų“, kuriuos Didžiojoje Britanijoje sugeba išrasti. Ir dar pamiršau apie eksporto muitinės deklaracijas – tai visiškai kita istorija, apie kurią vėliau.

Ar ilgai užtrunka visas procesas?

Normalu, jei nuo pirmo skambučio iki galutinio iškraunimo Lietuvoje praeita maždaug 3–4 savaitės. Tačiau aš mačiau atvejų, kai tai užtruko dviem mėnesiams dėl dokumentų gaištos. Biuro perkėlimas iš Londono nėra kaip perkelti pianiną – čia reikia sinchronizuoti kelis procesus. Pirmiausia reikia užpildyti eksporto deklaraciją, paskui gauti T1 dokumentą (kai reikia), o tik tada krauti. Jei klientams trūksta kokių nors serijinių numerių arba jie nežino kiek svorio turi dėžė, visa sistema sustoja. Geriausia pradėti ruoštis bent mėnesį iki planuojamos datos, o ne skambinti paskutinę penktadienio.

Ar verta viską dėti į dėžes patys?

Galite, bet nepatariu. Mes matome, kaip tai daroma žmonėms, kurie dirba IT, o ne pervežimai. Biuro perkėlimas iš Londono tampa košmaru, kai tais kompiuteriais padengiami grindys, o monitoriai neapsukami putomis. Jei norite taupyti, dėkite smulkius daiktus, bet baldus ir techniką palikite mums. Vieną kartą klientas bandė taupyti ant apvyniojimo ir vėliau teko mokėti už du naujus serverius, kurie nukrito sunkvežimyje ties Anglijos kalvomis. Dėžės turi būti standartinės, ne tas mažes iš „Ikea“ su langeliais, nes jos neišlaiko svorio. Geriau užsisakyti pas mus tinkamas knygines dėžes.

Kaip susitarti dėl vietos Londono centre?

Tai viena sunkiausių dalių. Londonas yra užtvindykstas automobilių, o sustoti prieš biuro pastatą be leidimo beveik neįmanoma. Biuro perkėlimas iš Londono reikalauja „suspension“ (pakabinimo) leidimų parkingui. Jie brangūs, bet be jų jus tiesiog nenuvežs. Kartais klientai sako: „važiuokite į gatvės galą“, bet ten tada reikia nešti dėžes po 500 metrų per audrą. Reikia tiksliai parodyti vietą „Google Street View“ ir pasitikrinti, ar ten nėra jokių raudonų linijų ar „bus stop“. Kitiems pervežėjams tai gali būti nebūtina, bet mums svarbu, kad vairuotojas nepraleistų pusės dienos ieškodamas vietos.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis (toneriai ir pan.)?

O taip, biuruose visada kažkas lieka. Seni spausdintuvai su tuščiais toneriais, chemija valymui. Biuro perkėlimas iš Londono draudžia pervežti tokius daiktus kaip įprastus krovinius. Jie turi būti klasifikuojami kaip pavojingi (ADR). Reikia specialių deklaracijų ir, žinoma, tai kainuoja papildomai. Nenuvilkite tokių dalykų į bendrą krovinių masę, nes muitinėje gali būti didelis scenarijus. Kartais netgi nežinau, kaip kai kurie klientai sugeba susikrauti senų batų dėžių pilnų tokių mišrių daiktų. Geriau tai išmesti pagal britų taisykles dar ten, Anglijoje.

Dokumentai, muitinė ir brexit’o įniršis

Ar reikalingi kokius nors specialūs dokumentai dabar?

Žinoma, po 2020-ųjų viskas pasikeitė. Anksčiau buvo tiesiog įsivažiavę ir važiavę, o dabar biuro perkėlimas iš Londono yra formalus eksportas iš JK ir importas į ES. Jums reikės EORI numerio (jei jo neturite, jį reikia gauti). Be to, kiekviena prekė (arba dėžė) turi būti aprašyta prekių deklaracijoje su svoriais ir vertės nurodymu. Jei turite brangios technikos, reikės pateikti PVM/VM deklaracijas, kad nebūtumėte apmokestinti dviejų šalių mokesčiais. Dokumentų krūvis yra didelis, todėl dažniausiai tai darome už klientą, bet reikia duoti duomenų.

Kas tas EORI numeris ir kur jį gauti?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris – tai toks jūsų „pasas“ prekybai su ES. Biuro perkėlimas iš Londono neįvyks be jo, jei pervežate daugiau nei tam tikrą vertę. Jeigu jūsų įmonė jau importavo prekes, turbūt turite, jei ne – teks registruotis. Dabar tai daroma per „Gov.uk“ portalą. Procesas gali šiek tiek užtrukti, kelias dienas, tad nedarykite to paskutinę minutę. Kartais sistema užstringa arba užklausa ką nors papildomo, kaip pvz., banko išrašą ar PVM mokėjimo patvirtinimą. Be šio numerio deklaracijos tiesiog nebus priimtos.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Čia yra raudonoji taškas. Biuro perkėlimas iš Londono gali būti apmokestinamas, jei tai nėra laikoma „perkėlimu įmonės reikmėms“. Tačiau dažniausiai, jeigu įmonė toliau veikia Lietuvoje ir tą turtą naudoja, galima taikyti 0% PVM importo tarifą (intra-community supply arba panašios procedūros), tačiau reikia tiksliai žinoti tarifus ir HS kodus. Vieną kartą klientas bandė įvežti „kaip dovanas“ ir gavo didelį mokesčio sąskaitą. Geriau tai aptarti su buhalteriu prieš krovinių išsiuntimą. Muitas paprastai netaikomas, jei prekės buvo naudotos ir jūs įrodote, kad jose nebus prekiaujama, bet muitininkai gali abejoti.

Kas daryti, jei neturite unikalių serijinių numerių?

Būna, kad seni baldų komplektai ar mažos technikos neturi jokių numerių. Biuro perkėlimas iš Londono tokiu atveju reikalauja, kad deklaracijoje būtų nurodytas bent „partijos numeris“ arba bendras aprašymas. Negalima tiesiog rašyti „baldai“ – reikia „medžiaginiai biuro stalai, 4 vnt., naudoti“. Jei serijinio numerio nėra, rašome „N/A“, bet tada svarbiau tiksliai nurodyti svorį. Muitinė labai tikrina svorius – jei parašysite 100kg, o bus 200, gali tekti mokėti baudą arba atidaryti krovinių patikrai. O tai vėl laikas ir pinigai.

Ką reiškia T1 dokumentas ir ar jis mums būtinas?

T1 dokumentas naudojamas, kai prekės keliauja per ES teritoriją, bet dar neįvykdytas importas. Tačiau, atveju su Jungtine Karalyste, dabar situacija kitokia. Biuro perkėlimas iš Londono paprastai vyksta tiesiai į Lietuvą, taigi galime dirbti su standartine eksporto/importo procedūra. T1 gali prireikti tik jei krovinys važiuoja pro kitą ES šalį, pavyzdžiui, pro Vokietiją, o ten „stabdo“. Dažniausiai mums nereikia T1, jei važiuojame tiesiai, tačiau viskas priklauso nuo maršruto ir specifinių muitinės reikalavimų pasienio punkte. Aš asmeniškai stengiuosi vengti tų T1, kai tik įmanoma, kadangi tai papildomas galvos skausmas.

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra?

Gali būti 10 minučių, o gali būti ir 2 dienas. Biuro perkėlimas iš Londono yra rizikingas tuo požiūriu, jei deklaracijoje yra klaidų. Jei viskas tvarkinga, vairuotojas praeina per „green lane“. Bet jei sistema „pypsi“ arba muitininkams įdomi dėžė su serveriais, prasideda ilgas laukimas. Vieną kartą turėjome atvejį, kai užstrigome Kente dėl to, kad klientas užmiršo paminėti nebrangų, bet originalią programinę įrangą. Teko siųsti dokumentus į „HMRC“. Geriausia turėti visus dokumentus paruošus el. formatui vairuotojui.

Ar reikia fiskalinio atstovo?

Šiuo atveju, pervežant iš JK į ES, „fiscal representative“ paprastai nereikalingas, jei jūsų įmonė jau yra registruota ES kaip PVM mokėtoja. Biuro perkėlimas iš Londono gali būti apmokestintas importo PVM, kurį galite susimokęs pats tiesiogiai muitinėje. Bet jei steigiate naują įmonę ir neturite PVM kodo Lietuvoje, gali prireikti pagalbos. Aš dažnai sakau klientams – pasikalbėkite su savo buhalteriu, nes kiekvienas atvejas individualus. Nenorėčiau čia meluoti ir sakyti, kad 100% nereikia, nes reglamento pakeitimai būna staigūs.

Logistika ir techniniai niuansai

Kokį transportą naudoti – sunkvežimį ar furgoną?

Viskas priklauso nuo tūrio. Jei tai mažas biuras – 3,5 tonų furgonas tikrai. Biuro perkėlimas iš Londono dideliam „corporate“ klientui reikalauja 7,5 tonų sunkvežimio ar net vilkiko. Tačiau reikia atminti, kad 3,5 tonų furgonu vairuotojas gali važiuoti tik 90km/h greičiu (ar net mažiau Didžiojoje Britanijoje). Be to, dideliame mieste sunkvežimis – problema. Dažniausiai dirbame taip: į Londoną važiuoja mažesnis furgonas, subrauna viską prie miesto pakraščio ar sandėlioje, o tada perkraunama į didelį sunkvežimį, kuris jau važiuoja į Lietuvą. Tai vadinama „cross-trade“, ir tai taupo laiką bei pinigus.

Ar galima pervežti IT įrangą be specialių dėžių?

Galima, tik nelabai protinga. Monitoriai ir serveriai yra jautrūs vibracijai. Biuro perkėlimas iš Londono keliauja per blogas Anglijos ir Belgijos/Olandijos kelių dangas. Vibracija gali sugadinti standžiuosius diskus. Mes visada rekomenduojame specialias „anti-static“ dėžes su putomis. Jei jų nėra, galima naudoti stendus ir užsegti juos juosta, kad neišsimestų. Bet vėl gi, garantijos neduodu. Geriau iš anksto pasidarykite backup’ą visų duomenų – ne dėl manęs, o dėl to, kad keliais yra grubūs. Nors mūsų vairuotojai geri, bet kelyje viskas įvyksta.

Kaip sužinoti tikslų svorį, kad nebūtų baudų?

Geriausia – nuvesti dėžes ant svarstyklių. Biuro perkėlimas iš Londono reikalauja labai tikslaus svorio nurodymo deklaracijose (tikslumas ±10kg ar net mažiau). Jei nurodote 500kg, o realiai yra 800, muitinė gali sau leisti abejoti, ar čia nevyksta kontrabanda. Kartais klientai sako: „čia apie 100 kilų“, o pasirodo, tas stalas yra iš masyvo ir sveria 200. Tuomet sunkvežimis gali būti perkrautas, o tai bauda Kelio policijai. Nebijokit pasverti – tai jūsų saugumas.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Tai yra pilnas tabu. Biuro perkėlimas iš Londono turi būti tik biuro turtas. Jei vairuotojas rastas jūsų darbuotojo dviratį ar senus drabužius, tai laikoma prekyba ar net gabenimu nelegaliu būdu. Muitinė turi teisę visą krovinių patikrinti ir priskirti kitą procedūrą. Asmeninius daiktus reikia vežti atskirai, arba tai turi būti aiškiai aprašyta kaip „personal effects“, o tai jau visai kita mokesčių kategorija. Nedarykite to, nes gali nuverti visą įmonės reputaciją.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada kviečiame pagalbą vietinėje šalyje. Biuro perkėlimas iš Londono yra apdraustas (ar turi būti apdraustas), todėl tiekimo trūkumas (delay) yra padengiamas. Vieną kartą mums virš angliško rato plyšo padangą, ir vairuotojui teko praleisti naktį furgone. Klientams tai nepatinka, bet mes tuomet informuojame iš karto. Svarbiausia turėti kontaktą, kuris visada atsiliepia. Mūsų sistemoje yra 24/7 pagalbos linija. Nenustebkite, jei kalbėsite su vokiškai kalbančiu dispečeriu vidurnaktį, tai įprasta.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš vežant?

Didžiąją dalį – taip. Biuro perkėlimas iš Londono neįmanomas pervežti surinktų didelių stalių ar spintų, nes jos tiesiog nepraeis pro duris ar netilps įliftą. Paprastai siunčiame mūsų montuotojus (paketą) į Londoną prieš dieną, jie išmontuoja, užžymia detales, o Lietuvojagain surinka. Jei bandysite tai padaryti patys, gali likti kruvelis sriegių ir varžtų, kurios niekur netelpa. Tiekimo (assembly) paslauga paprastai įskaičiuojama į sąskaitą, bet geriau aptarti iš anksto, ar reikia mūsų meistrų, ar jūsų technikos.

Ką daryti su serverine? Tai jautriausias dalykas.

Serveriai turi būti išjungti teisingai (shutdown), o ne tiesiog ištrauktis iš lizdo. Biuro perkėlimas iš Londono su serverine reikalauja ypatingo dėmesio. Prieš išjungiant būtina padaryti visus duomenų Backup. Dar kartą – Backup. Pažiūrėkite, ar RAID masyvai tvarkingi. Pervežime mes juos įdedame į specialias „flight case“ dėžes su amortizacija. Nerekomenduoju jų įjungti iškart atvykus, kai buvo šalta arba drėgna – reikia palaukti, kad „susirinktų“ kondensatas, kitaip trumpasis jungimas užtikrintas. IT žmonės tai žino, bet vadovai kartai spaudžia įjungti visą sistemą per 10 minučių.

Kaip sekamas krovinius kelias?

Mes naudojame GPS sekimo sistemas. Biuro perkėlimas iš Londono leidžia matyti, kur yra sunkvežimis beveik realiu laiku. Klientui atsiunčiame nuorodą (linką), ką galima stebėti. Kartais signalas dingsta tunelyje arba pietų Prancūzijoje, bet tai trumpalaikis dalykas. Jei užstrigote sunkvežimį (įvykio atveju), sistema parodo, kad jis stovi. Tai duoda ramybės, žinodami, kur jūsų turtas. Nereikia skambinti vairuotojui kas valandą – jis negali kalbėti vairuodamas (draudžiama), geriau žiūrėti į žemėlapį.

Draudimas, rizikos ir „kai kas negerai“

Ar būtina apdrausti krovinius?

Be jokios abejonės. Biuro perkėlimas iš Londono be draudimo yra lošimas kazino. Standartinis draudimas apima 3-5 EUR už kg, bet tai gali būti padidinta iki 10 ar daugiau. Svarbiausia – nurodykite tikrąją vertę (value). Jei turite brangią įrangą, nurodykite ją. Vienąkart klientas uždirbo 10 tūkst. sterlingų, o draudimo sumą nurodė 500. Žinoma, išmokėjo tik tiek. Draudimo polisas turi padengti ir transportavimo riziką (kelio įvykiai), ir gaisrą, ir vandens (lietaus) poveikį.

Kas nutinka, jei kažkas sugenda pervežimo metu?

Tada susirandame draudimo brokerį ir pildome pažymą (claim). Biuro perkėlimas iš Londono yra saugus, bet avarijos vyksta. Jei sužeidžiamas stalas – fotografuojame, rašome defektų aktą vietąje (Lietuvoj arba Londono gale). Nereikia laukti, kol viską iškraus. Skubiai praneškite mums. Jei vairuotojas pastebėjo, kad dėžės draskos – jis tai užfiksuoja. Viskas priklauso nuo to, kaip greitai sužinosite apie žalą. Neleidžiame vairuotojams pasirašyti „viskas tvarkoje“, jei matomi pažeidimai, todėl mūsų vairuotojai yra instruktuoti būti atsargiems.

Ar galima įvežti alkoholį ar maistą iš biuro?

Biuro perkėlimas iš Londono dažnai susideda ir iš to, kas liko „pantry“. Alkoholis ir tabako gaminiai yra labai griežtai reguliuojami. Jūs negalite tiesiog taip įvežti 50 butelių vyno be akcizo mokesčio. Tai bus laikoma kontrabanda, jei nedeklaruosite. Su maistu lengviau, jei tai yra atidarytos pakuotės, bet geriau išmesti pačiam Londone. Muitinė tikrai nesijuoks, jei rastų dėžę pilną viskio be dokumentų. Nėra to verta. Geriau padaryti „farewell party“ ten ir palikti tuos butelius ten.

Kas daryti, jei klientas Londono gale atsisako imti siuntą?

Tai baisus scenarijus, bet įvyksta. Biuro perkėlimas iš Londono turi savo taisykles atšaukimo (cancellation). Jei krovinys jau paruoštas ir vairuotojas atvyko, turi sumokėti už laiką (standby). Jei atsisakote jau važiuojant – mums tenka grąžinti krovinius į sandėlį, o tai kainuoja. Tada taip pat skaičiuojame grąžinimo išlaidas. Geriausia aptarti šią galimybę iš anksto, nes emocijos aukštai, kai perkeliant biurą dalykai nebeįtinka. Pavyzdžiui, perleidžiant biurą kitai įmonei, gali kilti ginčų dėl priklausomybės.

Ar tikrai saugu duoti vairuotojams raktus?

Mūsų vairuotojai yra patikimi, dirba ilgametei. Biuro perkėlimas iš Londono reikalauja, kad jie galetų patekti į patalpas, tačiau aš visada patariu – jei galima, turėkite savo atstovą (personą) ten, kuris priims. Jei paliksite raktus „po kilimėliu“, neatsakinga. Viską užfiksuokime – kur raktai palikti, kiek jų. Nenoriu, kad kas kaltotų mūsų vairuotoją, jei dingns bižuterija (kas, tiesa sakant, nebuvo). Įtika pagrįsta, bet protas už draudimą.

O jei reikia sandėliavimo tarpinėje stotyje?

Kartos taip atsitinka – biuras Londone išsikrauna, o naujasis Vilniuje dar nebaigtas remontuoti. Biuro perkėlimas iš Londono tada vyksta etapais. Mes galime padėti krovinius į sandėlį Lietuvoje arba Antverpene (Belgija). Tai kainuoja, bet leidžia išvengti skubos. Sandėliavimas mokamas kas savaitę arba mėnesį. Būtina tiksliai sužinoti, ar reikia apsaugos nuo drėgmės, jei laikysite baldaus ilgai. Geriau tai pasakyti iš anksto, nei vėliau rasti pajuodusias medines plokštes.

Kaip elgtis su jautria informacija (HR duomenys)?

Tai yra labai svarbu. Biuro perkėlimas iš Londono kartas perveža ir dokumentus, ir diskes su asmeninėmis duomenimis. Rekomenduoju visus popierinius dokumentus susistabdyti į uždaras dėžes su spyna. Kompiuterių diskus – išimti ir vežti su savimi (jei įmanoma), arba užšifruoti. Nesame atsakingi už duomenų nutekėjimą, jei kompiuteriu įsibrauta, bet galime padėti fiziškai apsaugoti tą įrangą. GDPR taisyklės nepuola.

Išvados ir galutiniai patarimai

Biuro perkėlimas iš Londono nėra paprasta užduotis, ypač dabar, kai pasaulis suskilo į blokus. Reikia kantrybės, detalaus planavimo ir partnerio, kuris ne tik veža, bet ir moka paaiškinti, kas vyksta su dokumentais. Neklyskite nuo to, kad reikia pasirūpinti ne tik fizinės perkėlimu, bet ir juridine puse – jei tai neįvyks teisingai, gali būti nemalonumų pasienyje. Geriau skirti daugiau laiko pasiruošimui nei tada verkti virš uždarytų muitinės vartų.

Dirbu šitame srityje ilgai ir galiu pasakyti vieną – dauguma problemų kyla ne iš to, kad kelyje kas nutiko, o dėl to, kad kažkas nurodė neteisingą svorį ar pamirė raktus. Biuro perkėlimas iš Londono gali būti sklandus, jei visus dalykus atliekame sistemingai. Sekite savo krovinius, pasirūpinkite draudimu ir nepulkite į paniką, jei vairuotojas neatsiliepia iš karto – jis gali būti tunelyje arba miegas. Sėkmės perkėlimui ir tikimės, kad jūsų naujasis biuras Lietuvoje bus jaukus.