Biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas: kas tikrai vyksta už scenos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus. Matyta visko – nuo begėdžių iki didžiulių korporacijų, kurios perkrauna visus departamentus. Bet kai kalbame apie biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas, visada pašoka vienas dalykas – chaosas. Londonas yra specialus atvejis su savo M25 žiedu, ULEZ zonomis ir visomis tais restoranais, kurie užsidaro per sekmadienius. Nemanau, kad egzistuoja toks dalykas kaip "idealus" perkėlimas, ypač kai reikia išsivežti serverius iš Skylo dėžių. Visgi, stengiuosi paaiškinti, kaip tai veikia iš vidaus, nenaudojant tų pačių nuobodžių frazių iš vadovėlių. Čia bus tiesiogiai apie tai, ką turite žinoti, kad neprarastumys protą triukšmo ir dokumentų jūroje.

Visokie popieriai ir Londono biurokratija

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka susitvarkyti su dokumentais?

Tai ne taip greita kaip įsivaizduojate, ir "biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas" prasideda ne tuomet, kai atvažiuoja furgonas, o gerokai anksčiau. Paprastai reikia bent 2–3 savaičių, jei viskas vyksta sklandžiai, bet kas tikrai vyksta sklandžiai? Turiu omenyje muitinės deklaracijas, EX1 dokumentus (o dabar jau T2 kontroles), kurie su Brexitu tapo tikru košmaru. Vieniems užtenka dienos, kitiems verčiau laukti kol viskas apsiguls.

Ar tikrai reikalingas visko inventorius?

Žmonės dažnai klausia, ar tikrai reikia rašyti, kiek yra ožių (žiūrėk, ožių... turiu omenyje stalų) ir stalčių. Taip, reikia, kitaip muitininkas uostą uždarys ir nebeleis pro nieko. Be detalaus inventoriaus apie biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas galite užmiršti. Geriau praleisti vakara su vynu ir rašyti "Monitorius Dell 27" 10 vnt", nei stovėti prie sienos Portsmute ir kalbėtis su griežtu pareigūnu.

Kas daryti su klientų duomenimis ir GDPR?

Tai yra jautria tema, ir aš asmeniškai visada primygtinai rekomenduoju pasirūpinti šiuo dalyku iš anksto. Negalima tiesiog mesti popierių su duomenimis į dėžę ir manyti, kad viskas bus gerai. Turiu omenyje duomenų šifravimą arba fizinį saugojimą, jei perkeliate fizinius dokumentus. Vieną kartą matau, kaip firma išmeta banko sąskaitas tiesiai į konteinerį be jokio užrakinimo – šiaip sau.

Ar reikia specialių leidimų įvežant techniką?

Paprastai ne, jei tai yra naudojama įranga, kurią jums atiduoda atgal po metų (tai yra laikinas importas). Bet jei perkėlimas galutinis, turi mokėti PVM ir importo mokesčius, jei vertė viršija ribą. Čia pasitiki su muitine, nes jie labai griežti dėl elektronikos kilmės sertifikatų. Geriau turėti visus pirkimų čekius pasiruošusius.

Kaip susitvarkyti su pašto adresu?

Būtinai nepamirškite perdėti pašto nukreipimo, kitaip prarasiate svarbius laiškus Londone. Tai paprasta, bet visada pamirštama detaelė. Užsisakyk "Royal Mail" nukreipimą bent pusmečiui, kad turėtum laiko susitvarkyti su biuru.

Furgonai, vairuotojai ir kelių mokesčiai

Kokio dydžio furgono reikėtų?

O čia yra tas momentas, kur visas tas biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas sužlunga jei pamatai per vėlai. Jei turite 20 darbo vietų, turbūt ne vienas "Vivaro" užteks. Reikės 3,5 ar net 7,5 tonnos sunkvežimio. Bet atsimink, didelis sunkvežimis Londone – tai praba, ir ne visur galės užvažiuoti. Reikia tiksliai išmatuoti erdvę.

Kas yra ULEZ ir LEZ ir kodėl tai brangu?

Uff, tai man neseniai vienas vairuotojas užkliuvo... ULEZ (Ultra Low Emission Zone) apima visą Londoną. Jei turi seną furgoną, teks mokėti po 12,50 svarų kasdien, o kartais ir daugiau. Be to, yra ir LEZ (Low Emission Zone) sunkvežimiams. Neteisingai susiskaičiuoji – gali prarasti pusę pelno tik dėl mokesčių už važiavimą per miestą.

Ar galima važiuoti naktį?

Galima, ir netgi rekomenduoju kartais, jei perkeliate centrą. Bet Londono naktis nėra taip ramu kaip Kaune. Statybų darbai tęsiasi ir naktį, o policija dažnai patikrina, ar furgonai nevažiuoja draudžiamais koridoriais. Reikia specialios leidimo.

Kiek laiko užtrunka nuvykti iki Lietuvos?

Tarkime, važiuojame į Vilnių ar Klaipėdą. Tai apie 24–30 valinės vairavimo su poilsiais. Bet neįsivaizduokite, kad tai atsitiks per vieną diena be problemų. Kasmet kalbant apie biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas, mes visada įtraukiame rezervinį laiką dėl "Force Majeure" – proga užstrigta arba įvyko avarija M25.

Ar vairuotojai moka anglų kalbą?

Dažniausiai taip, jei tai mūsų nuolatiniai vairuotojai. Jei samdomi vietiniai... tada gali būti juokinga. Vieną kartą teko skambinti klientui, kad jis paaiškintų vairuotojui kur yra WC, nes angliškai jie kalbėjo labai keistai.

Kaip sužinoti, kur furgonas?

Na, šiandien jau be GPS nebeivažiuoja. Mes naudojame stebėjimo sistemas, tačiau signalas Londone kartais dingsta tarp pastatų. Tada tenka laukti ir tikėtis, kad vairuotojas nenuvažiavo į pusiaukelę pietų.

Ar galima pervežti pavojingas medžiagas?

Biure dažnai būna spausdintuvų kasečių su toneriais ar chemikalų valymui. Tai yra pavojingos kategorijos. Reikia specialios etiketės ir deklaracijos. Negalima tiesiog įmesti į rankinę bagažo skyrių.

Serveriai, kompiuteriai ir IT nepamokomieji

Kaip saugiai išmontuoti serverius?

Nebandykite to daryti patys, jei nesate IT specialistas. Biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas IT srityje reiškia, kad viskas turi būti išjungta tinkamai, laidai pažymėti, o diskai įtraukti į anti-statiškas dėžutes. Matau daug kartų, kaip klientai spaudžia "power off" ir laukia stebuklo, o vėliau nebebesileidžia sistema.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius ankščiau?

Taip, būtinai. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad nebeatvės furgono viduryje (jei ten yra žiemos laikas) arba nebus perkaitęs. Ir dar vienas dalykas – užfiksuokite duomenų saugojimo kopijas (backup) debesį prieš išjungiant.

Ką daryti su laidais?

Laidai... mano diele, tie laidai. Jei juos neišrišite ir neužrašysite kur kas įjungta, pusė dienos praleisite spėliodami. Naudokite spalvotas etiketes arba tiesiog nufotografuokite išjungimo būseną.

Ar galima pervežti didelius spausdintuvus?

Galima, bet jie yra sunki ir jautrūs. Reikia pašalinti tonerius (kad neišsilietų) ir užfiksuoti vidines dalis, kad jos nešoktų važiuojant per duobę kažkur kurje kelyje.

Kas daryti su IP telefonais?

Juos reikia išmontuoti kaip ir kompiuterius. Dažnai klientai pamiršta, kad telefonai turi unikalus MAC adresus, kuriuos reikia perkonfigūruoti naujoje sistemoje. Be to, neprarasykite numerių prieš išjungiant.

Ar reikia IT specialisto furgone?

Kartais taip, ypač jei perkeliate didelę duomenų centrą (Data Centre). Jis gali prižiūrėti įrangą įkrovimo metu ir užtikrinti, kad niekas nenukristų. Bet tai kainuoja.

Kaip pervežti monitorius?

Geriausia originaliomis dėžėmis. Jei jų nebeliko – turiu įtakingų draugų kurie tiekia specialias dėžes su putomis. Nesugalvojau geresnės apsaugos.

Biuro baldai ir jų išmontavimas

Ar manys išmontuos baldus?

Tai priklauso nuo to ką pasirašome. Standartiškai "biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas" įeina ir baldų išmontavimas bei montavimas gale. Bet turiu omenyje standartinius stalus ir lentynas. Jei turite senos konstrukcijos spintas, kurios suirusios – gali tekti kreiptis į stalių.

Kaip pervežti sofas poeto? (čia juokas, turiu omenybi biuro sofą)

Biuro sofą, žinoma. Jos dažnai yra labai didelės ir neįlenda į liftą. Tada tenka nešti laiptais arba net išmontuoti langus. Vieną kartą London centre teko išmontuoti stiklą fasade, kad išimtume sofą.

Ar verta vežti senus baldus?

Kodėl gi ne, jei jie dar geros būklės? Bet biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas taip pat reiškia ir žiūrėti į sąnaudas. Pervežimas tūkstančių kilometrų kainuoja brangiau nei nupirkti naujus stalų lietuviškame "Senukame". Sugalvojau.

Kaip apsaugoti grindinę pervežiant?

Naudojame specialias gobtenuvas ir nešiojamo durų apsaugas. Ypač jei naujas biuras turi jautrią grindį. Niekas nenori mokėti už braižymas naujose patalpose.

Ar galima palikti senus baldus "Use it again" centre?

Londone yra tokie centrai, kurie priima gerus baldus nemokamai arba net atsiima. Bet reikia užsiregistruoti, o eilės gali būti ilgos. Verta pagalvoti apie tai pirmiausiai.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir biudžetas

Kiek bendrai kainuoja perkėlimas?

Klausimas kaip "kiek kainuoja maistas?" Tai priklauso nuo to ką valgote. Biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas gali kainuoti nuo kelių tūkstančių iki dešimčių tūkstančių eurų. Pridėkite prie to kuras, tarifai (už Londono tiltus), keltų bilietai ir pietų pertraukos.

Ar kainos keičiasi priklausomai nuo dienos?

Taip, savaitgalis ar šventės dažnai brangesnės. Taip pat, jei norite važiuoti tam tikru laiku, kai eismas mažesnis, gali tekti papildomai mokėti už vairuotojo laiką (poilsio valandas).

Kas nutinka jei dėžių daugiau nei planuota?

Papildomai apmokama pagal tūrį. Mes stengiamės įvertinti taip patiksliai kaip įmanoma, bet klientai visada pamiršta apie tą "paskutinę dėžę su priemonėmis". Geriau turėti 10% rezervą biudžete.

Ar reikia mokėti depozitą?

Įprasta praktika yra 30% avansas, kad užsakyti laiką ir furgonus. Likusi dalis sumokama atlikus darbą arba prieš išvykstant iš Londono. Tai apsaugo mus nuo to, kad klientas tiesiog nebeatsilieptų.

Ką daryti jei įmonė apribota pinigais?

Tada reikia planuoti labai ekonomiškai – dalinės siuntos, dalinis biuro perkėlimas per kelias savaites. Nėra idealu, bet biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas gali būti ir lėtas procesas.

Ar draudimas įeina į kainą?

Draudimas būtinas, bet jis dažniausiai apima tik "standartinį" praradimą ar sugadinimą. Jei pervežate brangų meną ar unikalius daiktus, reikia papildomo draudimo. Neklauskite kodėl, tiesiog draudimo kompanijos taip turi.

Smulkmenos, kurios sukelia nervų išsirgimą

Kas daryti su biesto šiukšlėmis?

Negalima tiesiog padėti gatvėje Londone – baudos milžiniškos. Turime išvežti visą šiukšlių į legalią šiukšliadėžę arba padovanojti (jei tai darbo stalai dar tinkami). Bet jūs, žinoma, galite pasirūpinti patys.

Ar galima užsakyti dėžes per jus?

Taip, mes galime atvežti dėžes iš anksto (pavyzdžiui, savaitę prieš). Tai labai padeda susitvarkyti pakavimo procesą. Dėžės standartiškos, tvirtos, su lipduku.

Kaip susitarti su pašto dėžės raktu?

Jei palikote raktą sename biure ir vėliau reikėjo kažką paimti... o dieve. Būtinai nurodykite, kas atsakingas už raktus. Kartais reikia skambinti senamieji nuomininkams (darbdaviams) arba agentams.

Ar vairuotojas gali padėti išnešti dėžes?

Taip, jei jis nesusidėvėjęs po 12 valandų vairavimo. Bet dažniausiai jis padeda tik įkrauti ir iškrauti sunkesnius daiktus. Dėžes su popieriumis reikia nešti patys arba samdyti krankių (porterius).

Kas daryti jei pasimetė viena dėžė?

Tai baisiausia ko galima pageidauti. Turiu skaičiuoti kiekvieną dėžę įkrovimo metu. Jei dėžės nėra – pradedame paiešką. Vieną kartą dėžė su svarbiais kontraktais liko viršuje furgono ir uždžiūvėjo vėjui. Buvo keista.

Ar galima pervežti asmenines darbuotojų daiktus?

Pagal taisykles, negalima maišyti verslo daiktų su asmeniniais (drabužės, šunys ir t.t.). Muitinė gali tai laikyti kontrabanda arba nelegaliu pervežimu. Geriau padaryti atskirą siuntą.

Kaip elgtis su parkavimu Londone?

O čia yra didžiausia bėda. Reikia rezervuoti vietą (parking bay) prieš išvykstant. Jei užsistiesi ant laiptinės – greitai atvažiuos policija. Nupirkite "suspension of parking bay" kortelę savivaldybėje.

Ką daryti jei užeina sniegas?

Jungtinėje Karalystėje sniegas reiškia chaosą. Keliai uždaryti, ferries nebeveikia. Turi būti lankstus su grafiku. Nereikia pykti į vairuotoją kad jis vėluoja – jis tikrai trokšta namo.

Ar galima sekti procesą mobiliajame telefone?

Taip, siunčiame nuorodą kur matote kur yra furgonas. Tai dabar standartinė funkcija ir padeda mažinti stresą. Matote, kad jis tiesiog stovi spūstyje prie Dover.

Kiek laiko reikia iškrauti viską?

Tai priklauso nuo lifto (arba jo nebuvimo). Naujame biure jei nėra lifto, tai gali užtrukti ilgiau negu įkėlimas. Įvertinkite tai paskirstant darbo laiką.

Ar reikia valyti seną biurą?

Dauguma nuomotojų reikalauja "professional cleaning". Mes galime nurodyti įmonę kuri tuo užsiima, arba galite susitvarkyti patys. Negerai palikti šiukšlių – gali tekti mokėti baudą už išsirežimą iš sutarties.

Ką daryti su biuro augalų?

Augalai neįlaipa į muitinę be fitosanitarinių sertifikatų. Dažniausiai labai lengviau juos atiduoti kaimynams arba palikti senam biure nei rūpintis popieriais dėl vieno fikuso. Nemanau, kad verta.

Ar reikia pranešti naują adresą bankams?

Tai nėra mano darbas, bet svarbi užduotis. Bankai ir mokesčių institucijos turi žinoti kur dabra esate. Kitu atveju laiškai su mokesčiais nukeliaus į buvusią vietą ir bus painios situacijos.

Ar galima pakviesti stebėtojus į iškrovimą?

Jei perkeliate brangų inventorių, galite pasamdyti nepriklausomą stebėtoją kuris tikrins kiek dėžių iškrenta iš furgono. Tai papildomas saugumo lygmuo (taip vadinamas Tally Clerks).

Kas daryti jei vairuotojas susirgo?

Tada mes turime atsarginį vairuotoją arba skubiai samdome naują. Tai gali sukelti vėlavimą. Tokiomis situacijomis reikia būti kantriam.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima kalbėtis. Jei sutvarkote pakavimą patys (tiksliai pagal instrukcijas), kaina gali nukristi. Bet jei reikia mums viską daryti – tada kaina yra kokia yra.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Paslėptių nėra, bet yra "negalvojami". Mokesčiai už važiavimą pro London tiltą (Dart Charge) turi būti sumokėti iki vidurnakcio kitaip baudas dvigubai. Dažnai apie tai užmirštama.

Išvados

Taigi, biuro perkėlimas iš Londono efektyvus valdymas nėra tik apie tai, kad pakrauti dėžes ir važiuoti. Tai yra sudėtingas logistinis šachmatų žaidimas, kur reikia tikslumo, kantrybės ir geros komandos. Nuo dokumentų iki vairuotojo pietų – kiekvienas detalės svarbi. Sėkmės jums su šiuo iššūkiu, tikrai prireiks nervingų cigarette (nors rūkymas draudžiamas, bet metaforiškai...). Būkite pasiruošę viskam.