Biuro perkėlimas iš Londono be verslo trikdžių: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik šimtmetį, taip atrodo. Kas kartą, kai atvykstu į Londoną, matau tą patį vaizdą – vairuotojai susiruošę nusimesti rankas, o klientai, kuriems pasakiau, kad viskas vyks "sklandžiai", žiūri į mane įtariai. tiesą sakant, biuro perkėlimas iš Londono be verslo trikdžių yraoksmitas, į kurį visi bandome taikyti, bet retai kas pavyksta 100 %. Visgi, su gera komanda ir šiek tiek patirties, galima išvengti didžiausių nelaimei. Turite suprasti, Londonas nėra Kaunas ar Vilnius, čia kiekvienas metras brangus, o uždelsta valanda gali kainuoti tūkstančius. Štai kaip tai atrodo iš mano pusės.

Kaip visa šašlykas prasideda ir kodėl visada vėluojame

Kada tikrai reikia pradėti galvoti apie biuro perkėlimą iš Londono be verslo trikdžių?

Niekada ne per vėlai, bet dažniausiai klientai skambina praėjus dviem savaitėms. Idealūs: tai 3–4 mėnesiai. Tada tikrai įmanomas biuro perkėlimas iš Londono be verslo trikdžių, nes spėjame susitvarkyti su leidimais, kurie Anglijoje yra tikras blogis. Jei skambinate savaitę iki – bus daug streso. Reikėtų pradėti nuo inventoriaus sąrašo, kitaip patirsite nustebimą, kai paskaičiuosite, kiek tų dėžių tikrai yra. Geriau anksti rizikuoti nei vėliau gaišti laiką.

Kaip suskaičiuoti, kiek dėžių mums reikės?

Visada pasakau: paimkite jūsų dabartinę dėžių kiekį ir padalinkite iš dviejų, o tada pridėkite penkiasdešimt procentų. Žmonės visada prisimena tik didelius daiktus, o mažus, tie biuro reikmenys, susirenka kaip sniegas. Turime įrankius, kuriais tai apskaičiuojame pagal kvadratinius metrus, bet realybėje visada pasirodo ta, ką nenuspėjote. Jei norite išvengti eismo kamščių ir papildomų išlaidų, skaičiuokite atsargiai.

Ar verta samdyti įmonę, ar geriau padaryti paties ("DIY")?

Pasakykime taip: jei jums svarbu biuro perkėlimas iš Londono be verslo trikdžių, nenaudokite "Rent a Van" savaitgaliui. Londono gatvės yra šiaip siauros, o su sunkvežimiu, kurio vairuotojas niekada nevairavo didesnio automobilio... tą vaizdą aš matau kas antrą mėnesį. Profesionalai turi draudimą, įrangą ir, kas svarbiausia, žino, kur leidžiama stovėti. Netaupykite ant logistikos, tai bus brangiausia jūsų taupyklė.

Kas nutinka su tais darbuotojais, kurie negali dirbti iš namų?

Tai sudėtingiausia dalis. Reikia sugalvoti, kur juos laikyti 3 dienas. Kai kurie klientai išsinuomoja laikiną erdvę (coworking), kiti tiesiogleidžia "team building"ą bare. Sunku visiems tenkinti. Geriausia, jei perkėlimas vyksta etapais – vieną dieną vienas skyrius, kitą – kitas. Taip išvengiate chaoso biure, kur visi šaukia ir trukdo vieni kitiems.

Ar galima perkelti biurą per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – o jei? Pavyzdžiui, tame pačiame "City" rajone savaitgaliais galima dirbti tik iki tam tikros valandos dėl triukšmo normų. Be to, jei sėdžiate pastate su liftu, kuris aptarnaujamas tik darbo dienomis... tada bus problema. Reikia gauti specialų leidimą iš pastato valdytojo, dažnai tai jums kainuoja papildomų pinigų.

Londono specifika: mokesčiai, užstatymai ir siauros gatvės

Ar tikrai reikia mokėti tuos visus "Congestion Charge" mokestius?

Be abejo. Ir ne tik tai. Yra dar ULEZ zona, kuri didelėje Londono dalyje dabatė uždengia beveik viską. Jei šeimininkaujate seną sunkvežimį, kuris netenkina Euro 6 standartų, gausite baudą, kuri nustebins net mane. Turiu vieną atvejų, kai klientas sumokėjo daugiau už baudas nei už patį perkėlimą. Biuro perkėlimas iš Londono be verslo trikdžių neįmanomas be šių pavedimų, tai tiesiog mokesčiai už verslo vykdymą mieste.

Kaip sužinoti, ar sunkvežimis gali važiuoti pro mano biurą?

Londonas pilnas "Low Bridge" ženklų. Naudojame specialias apps, kurios matuojo aukštį, bet kartais vairuotojas tiesiog pamiršta pasižiūrėti. Turėjau atvejį, kai vairuotojas "nuplėšė" ventiliacijos vamzdžiu aikštelėje – buvo neįsivaizduojamas chaosas, visas buvo sustabdęs. Būtinai pažymėkite maršrutą ankstesnių dienų vaizdo įrašais.

Kas dėl to "Red Route" stovėjimo leidimų?

Tai pinigų deginimas. Kad sunkvežimis galėtų stovėti ant raudonos linijos, reikia iš "TfL" gauti leidimą. Tai trunka daugiau nei savaitę. Jei bandysite "užstatyti" vairuotoją neleistoje vietoje, greitai atvyks "civiliai" prižiūrėtojai ir surems ant vairuotojo baudą. Vienintelė išeitis – rezervuoti vietą privačioje aikštelėje arba gauti leidimą iš savivaldybės.

Ar gali būti problema su važiavimu į "pedestrian zones"?

Taip, yra tokių gatvių, kur ne tik negali važiuoti, bet net ir įvažiuoti neleidžiama be ypatingo kodėl. Tarkime, Covent Garden arba dalis Soho. Ten sunkvežimiai nepraeis. Turėsite dėžes nešti rankomis 200 metrų. Planuokite logistiką taip, kad pagrindinis sunkvežimiau liktų pagrindinėje gatvėje, o smulkmenos vežtos mažesniais furgonais arba "cargo dviračiais" (kurie dabat Londoną užplūdo).

Kiek laiko užtrunka išvykti iš Londono apylinkių (M25)?

M25 – tai didelis žiedas, kuris dažniausiai yra didelė stovėjimo aikštelė. Nors planuojate išvykti 7:00 ryte, galite užstrigti iki 9:00. Kai žmonės klausia, kiek laiko truks kelias į Lietuvą, aš visada saku: "pats kelias – 24 valandos, bet išlėkti iš Londono – dar 4 valandos". Geriau planuoti išvyką naktį, jei leidžia taisyklės.

Technika, duomenys ir "šventiniai karveliai" arba serveriai

Ar reikia išjungti serverius prieš atvykstant logistikai?

Būtinai. Ir ne tik išjungti, bet ir atjungti kabelius, nes vairuotojai ne IT specialistai. Pavyzdžiui, vienas mano klientas pažymėjo kabelius lipdukeliais, bet vairuotojas vis vien sujungė "Power" su "Internet" lizdu (tiesiog matė, kad tinka). Galiausiai turėjome kviesti techniką išmokėti. Užtikrinkite, kad IT specialistas yra vietoje, kai padėjamas technika į dėžes.

Kaip vežti monitorius be jų originalių dėžių?

Dažnas klausimas. Originalių dėžių niekas nesilaiko jų metus. Turime specialias "monitorių dėžes" su putomis, kurios pritaikomos bet kokiam dydžiui. Jei tiesiog megzsite ant grindų – 50 proc. atveju atvyks su įbrėžimu ar sulūžusiu ekranu. Monitorius reikia vežti stovint, ne gulint (nors ir gulint galima, bet rizikuojate su dangčiu).

Kas dėl tų ilgaamžių spausdintuvų?

Brangiausia dalis – tai ne ploteriai, o juoda spausdintuvo kasetė, kuri nukrenta ant grindų ir išsidrožina. Dažnai įvyksta taip: spausdintuvas, sveriantis 80 kg, atsiduria grindinėje. Visą biurą padengia toneris. Turime specialius vežimo įrenginius, kuriems nereikia nuimti apkrovos. Verta investuoti į tą įrangą.

Ar jūsų komanda supranta, kas yra "confidential waste"?

Taip, mes turime sąskoją su dešimčiais įmonių, kurios atvyksta ir susmulkinia dokumentus vietoje. Na, tiksliau, mes nešame tą šiukšlę jiems. Negalima tiesiog mesti į savo konteinerių dokumentų su duomenimis. Viena kartą, (aišku, tai buvo per seniai) girdėjau, kad viena firma išmetė klientų duomenis į gatvės šiukšliadėžę prie užsienio reikalų... tai nėra joks metodas.

Ar darbuotojai patys turi susirinkti savus daiktus iš stalų?

Gerai, kad paklausėte. Taip, darbuotojai turi susirinkti asmeninius daiktus, o mūsų komanda susirenka bendrą inventorų. Bet realybėje? Visada randame tokių, kurie paliko pusės sausainių pakelę ir nusileido su visa "tech" įranga, tikėdamiesi, kad mes ją sutvarkysime. Reikia aiškiai pasakyti: "Jei tai jūsų telefonas lauke – jūsų atsakomybė".

Kainos, sutartys ir nemalonios smulkmenys

Kodėl viena įmonė pasiūlo 500 £, o kita 5000 £?

Nes viena jums sako tik už "nuvežimą", kita už "atgal uždarytą duris". Pirmajai įmonei reiks dar sumokėti už pakavimą, kėlimą, draudimą, ir dar ji gali neatvykti. Biuro perkėlimas iš Londono be verslo trikdžių kainuoja pinigus. Jei atrodo per pigiai – tai perdaug. Tikėkitės mokesčio už valandą, minimalaus 4 valandų užsakymo, degalų priemokos (tai Londonas, galvojau, jau nebeaktualu, bet...).

Ar draudimas apima ir duomenų praradimą?

Ne. Draudimas apima fizinius daiktus (pvz., užkliuvę stalą), bet ne duomenis, kurie buvo ištrinti iš serverio, jei jis nukrito. Apie duomenų draudimą turite kalbėti su IT partneriu. Mes tik vežame metalą ir plastiką, ne informaciją. Būkite sąžiningi su savimi, nes atsinaujinimas brangiau.

Ką daryti, jei biure randa pavojingų medžiagų?

Tarkime, senos tepalo liekanos, chemikatai valymo kambaryje. Tai nebegali būti vežama bendru kroviniu. Reikės特种 leidimų. Kartais neturiu omenyje, kas ten būna (ne, ne, turiu), bet dažnai klientai nesupranta, kad tepalai yra pavojingos krovinių klasė. Tokius daiktus turime numesti.

Ar galima atsiskaityti pavedimu iš Lietuvos?

Taip, bet britų bankai dabar griežtai tikrina mokesčius. Jei mokėsite iš Lietuvos įmonės paskyros, gali užstrigti sulaikymai dėl "Anti Money Laundering" tikrinimo. Greičiau atsiskaityti britų kortele arba "TransferWise" (Wise), jei norite išvengoti trikdžių.

Kas nutinka, jei aš pats sugadinu kažką per tą laiką?

O jei? Tada jūs atsakomybė. Viską užfiksuojame vaizdo įrašais prieš ir po. Jei pasirodo, kad stalas buvo įbrėžtas prieš mūsų atvykstant – mes to neprisiimsame. Todėl svarbu, kad "walk-through" įrašai būtų daromi atidžiai.

Kulminacija: Išvykimas ir pirmos dienos naujoje vietoje

Ar tikrai įmanoma viską padaryti per vieną dieną?

Jums atrodo, kad taip, man – kad ne. Tarkime, išsikrauname iš Londono ryte, važiuojame į naują vietą (jei Anglijoje) arba į uostą. Jei į uostą, tai tik įkrovimas trunka 2 valandas. Tada kelionė. Tada iškrovimas. Dažniausiai tai trunka 2 dienas, pirmoji diena – tik iškrovimas. Nesistokite paskubinti.

Ką daryti, jei sunkvežimis užstringa M25 kaip įprasta?

Tuomet mes turime laisvą laiką, bet jūs ne. Būtinai turėkite atsarginį planą: galbūt pagrindiniai vadybininkai dirba iš namų tą dieną. Negalima laukti, kol vairuotojas išsivažiuos iš spūsties, pradėti konferenciją be kompiuterių. Tai realus pavojus.

Kaip organizuoti naujoje biuro vietoje iškrovą?

Tiesiog reikia, kad ten kažkas būtų. Neišneškite dėžių į koridorių ir nebeguldykite viena ant kitos. Kadangi biuro perkėlimas iš Londono be verslo trikdžių baigiasi ten, kur viskas išdėstyta savo vietoje. Reikia žymeklių ant grindų, kur kur turi stovėti stalas. Vizualiai pažymėkite zonas.

Ar galima atvežti baldus anksčiau nei darbuotojus?

Taip, tai idealus variantas. Naktį atvežame baldus, statome juos, ryte darbuotojai ateina į naują biurą. Viskas atrodo kaip magija. Tik reikalaujama, kad pastate būtų apsauga arba patekimo kodas mums suteiktas.

Kas su tais "Lost & Found" dalykais?

Visada kažkas dingsta. Paprastai tai tiek maži daiktai, kurių niekas nepastebi – kabeliai, adapteriai. Susiraskite vieną žmogų, kuris bus atsakingas už "lost property". Mums visada kažką lieka furgone, mes tai gražiname, bet tai užtrunka savaitę.

Ar galime padėti su "recycling" seno biuro baldų?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Londono biurai dažnai meta viską į šiukšles, bet tai nelegalu be leidimo, todėl turime partnerių, kurie išvežia senus baldus į perdirbimą arba duodantys labdarai. Tai papildoma kaina, bet taip jūsų biuro perkėlimas iš Londono be verslo trikdžių nebus laikomas nelegaliu šiukšlių išvežimu.

Ką daryti su biuro augalais?

Dauguma jų miršta. Viskas. Svarstyklės viršuje, staiga pasikeista temperatūra, be šviesos... Jei turite brangių augalų, kvieskite botaniką, kad juos išvežtų atskirai. Priešingu atveju, nupirkite naujus, tai pigiau.

Ar svarbu, kad vairuotojas kalbėtų angliškai?

Jis mums turėtų mokėti pagrindinius žodžius. Angliškai kalbančių vairuotojų trūksta rinkoje (tiesa, dabar jau daugiau, bet dar ne visi). Jei jis nemoka kalbėti, gali nutikti nesusipratimai su saugumo darbuotojais arba kliento IT vadovu. Reikia tikrinti.

Jei aš pats nenusikelsiu dėžių, kiek tai papildomai kainuos?

Pakavimas – tai apie 20–30 proc. visos kainos. Tačiau tai taupo daugiausia nervų. Mūsų pakavėjai supranta, kaip dėti sunkius daiktus virštuj lengvų, o jūsų buhalterė – ne. Pasitikėkite jiems šį procesą.

Kokia tikimybė, kad kažkas sulūžta per pervežimą?

Maža, jei turime geros įrangos. Bet žinote, Londono grindinės dažnai nelygios. Ką tik turėjau atvejį "Canary Wharf", kur vairuotojas suvijo stabdžius ir kėdė nukrito ant kitos. Nuo to neišvengsite, bet bent jau draudimas padengia nuostolius. Būkite pasiruošę, kad "idealios" perkėlimo būna tik filmuose.

Ar reikia gerti kavą su vairuotojais?

Galbūt nereikia, bet jei duosite skysčio (nealkoholinio!), jums bus padaryta daug geriau. Ryžtingai rekomenduoju palankumą. Logistika – tai ne tik sunkvežimiai, tai ir žmonės, kurie dirba 14 valandų per dieną.

Galiausiai, ar verta viskam skirti tiek dėmesio?

Pas mane po 20 metų dirbimo šioje srityje, atsakymas visuomet taip pat – verta. Biuro perkėlimas iš Londono be verslo trikdžių yra investicija į jūsų taikaus protą. Jei viskas susimuša, jūs prarandate klientus ir pinigus. Gerai suplanuotas perkėlimas leidžia jums pirmadienį ryte gerti kavą naujame kambaryje, o ne ieškoti dingusių failų tarp dėžių. Nesitikėkite, kad visas eis lygiai, bet pasiruoškite, kad įveiktumėte kiekvieną kliūtį su šypsena. Ir tikėkimes, kad M25 šį kartą nebus užkastas.