Biuro perkėlimas iš Londono be verslo sutrikimų: kas tikrai vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – Londonas niekada nemiega, o perkėlimai iš jo visada yra kaip loterija. Dažnai klientai svajoja apie tai, kad biuro perkėlimas iš Londono be verslo sutrikimų įvyks stebuklingai lyg per pasaką, tačiau realybėje viskas užknisa daugiau laiko ir nervų nei planavote. Anglijoje dabar yra chaosas su muitinės taisyklėmis po „Brexit“, o kelių tiesimas M25 žiede gali sugriauti net pačius tiksliausius grafikus. Vis dėlto, jei gerai suprasite procesą ir pasiruošite blogiausiai (o ne geriausiai) scenarijui, viskas gali būti gan sklandžiai. Tiesiog nereikia tikėti brošiūromis, kurioose vaizduojami šypsenys ir lygūs dėžės. Rašau tai, ką matęs esu per savo akis – be įmantrių frazių.

Kaip viskas prasideda ir ką reikia žinoti iš anksto

Ar tikrai reikia pradėti planuoti kelis mėnesius iš anksto?

Skaitykite, jei norite, kad biuro perkėlimas iš Londono be verslo sutrikimų neuktų į krizą, pradėkite planuoti bent po tris mėnesius iš anksto, o dar geriau – pusmetį. Ne tenka važinėti tik su dėžėmis, reikia sutvarkyti dokumentus, kurie Didžiojoje Britanijoje dabar yra tiesioginis siaubas. Turiu omenyjeje ne tik inventoriaus sąrašą, bet ir visus muitinių deklaravimus. Jei manote, kad viską susitvarkysite per savaitę, ilgai ir vargingai klystate. Geriau turėti laiko atsargų nei gaišti dienas rūpestis dėl trūkstamo antspaudo.

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Dabar, po „Brexit“, reikės EORI numerio, kuris turi būti išduotas Jungtinės Karalystės pusės, jei išvykstate iš ten. Be to, kiekvienos vertingos dėžės turinys turi būti išdetalesnis nei kas nors norėtų rašyti. Prieš metus turėjau klientą, kuris užrašė tiesiog „biuro įranga“ ir jo krovinys stovėjo pietryčių uoste dvi savaites. Muitininkai dabar yra labai griežti, jei matai neapibrėžtą krovinį, jį tiesiog užrakina. Taigi, reikės komercinių sąskaitų, inventoriaus su vertėmis ir galbūt draudimo poliso kopijų. Be šių lapelių nebus jokio judėjimo.

Ar verta pasamdyti tarpininkus ar daryti patys?

Jei neturite patirties su tarptautiniais logistikos portalais, geriau nepabandykite tai daryti patys, nebent norite prarasti protą. Tarpininkai (brokeriai) žino, kur paspausti mygtuką, kad muitinės sistema neleistų raudonos spalvos pranešimo. Žinoma, tai kainuoja, bet laikas pinigais. Vieną kartą matęs kaip vadybininkas bandė pats deklaruoti IT įrangą ir suklydo dėl HS kodo – bauda buvo didesnė nei tarpininko paslaugos. Geriau mokėti profesionalam už ramybę.

Kaip susidaryti inventoriaus sąrašą?

Nerašykite tiesiog „stalas“ – nurodykite, kokio medžio, ar jis su stalčiais, koks jo svoris ir metrikas. Kuo detaliau, tuo mažiau klausimų iš muitinės pareigūnų. Turiu omenyjeje, kad kai kuriems klientams tai atrodo per daug darbo, tačiau pasitikėkite manimi, kai svoris tikrinamas realiai, o ne popieriuje, neklampumų išvengsite mažiau. Būna, kad klientai pamiršta įrašyti smulkius daiktus kaip puodeliai ar priedai, ir tai sukelia įtarimų. Tikslumas čia yra pusė sėkmės.

Ar reikia specialių leidimų įvežti techniką?

IT įranga yra jautri tema, ypač jei joje yra duomenų ar specialios programinės įrangos. Įprastai įvežti kompiuterius yra legalu, jei tai ne prekybinis kiekis. Tačiau jei turite serverius, kurie turi duomenų apsaugos reikalavimų (kaip GDPR ar kiti), turite būti labai atsargūs. Ne kartą girdėjau istorijų, kai kompanijos prarasdavo prieigą prie serverių perkėlimo metu nesuteikusė maitinimo pervežimo metu. Technika turi būti išjungta tinkamai, o ne tiesiog ištraukta kišenėje lizdo.

Ką daryti su dokumentais, kurie liko Londone?

Jeigu perkeliate biurą, o ten likote senų sutarčių ar apskaitos dokumentų, juos reikia arba sunaikinti pagal taisykles, arba vežti su savimi. Negalima tiesiog mesti jų į šiukšliadėžę, nes tai duomenų pažeidimas. Vienas mano klientas taip padarė ir vėliau buvo nubaustas, nes rasti jų klientų duomenys gatvėje. Jei vežate dokumentus į Lietuvą ar kitur, juos reikia pažymėti kaip konfidencialius krovinio sąraše ir vežti atskirai, jei įmanoma, kad kas nors nesužiūrėtų.

Pinigai, kainos ir nepalankios staigmenos

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks perkėlimas?

Paprasčiau pasakyti, kiek tai nekainuoja, nes kainos šiuo metu džiugins mažai. Už 3 kubinius metrus su dėžėm iš Londono centro gali tekti mokėti nuo 800 iki 1500 svarų sterlingų, priklausomai nuo to, kiek greitai reikia vežti. Jei norite biuro perkėlimas iš Londono be verslo sutrikimų įvykti per savaitgalį, preparatyvuos kainą dvigubai. Degalai kainuoja, ir Londono darbo rankos nėra pigios, tai nepamynus mokesčių už tiltus ir užterštumo zonas (Ulez). Tad nustatykite biudžetą su atsarga.

Ar yra slapti mokesčiai, apie kuriuos niekas nesako?

Taip, visada yra. Pvz., Londono „congestion charge“ mokestis už važiavimą į centrą gali būti netikėtas, jei vairuotojas nežino maršruto. Dar yra mokestis už „Congestion Charge“ zonos, kuri dabar prapletėjo. Be to, jei dėžės netelpa į liftą, kelsinės kėlimo paslauga Londono daugiabučiuose kainuoja kaip nupirkta nauja mašina. Būtinai klauskite apie „waiting time“ mokestį – jei vairuotojas laukia, nes jūs vėlate su raktais, laikmatis skamba.

Ar kainuoja daugiau, jei perkeliame brangią techniką?

Draudimas brangiems daiktams, pvz., serveriams ar brangioms meno kūriniams biure, bus didesnis. Taip pat, jei krovinio vertė viršija tam tikrą sumą, gali tekti mokėti didesnes muitines garantijas. Tačiau tai dažniausiai yra procentinė dalis nuo vertės. Ne kartą matęs, kaip klientai bando taupyti ant draudimo, o paskui verčia mokėti už viską iš krepšio, kai vairuotojų stabdo policija arba dingsta dėžė. Geriau permokėti už draudimą ir miegoti raminai.

Kaip mokėti – grynaisis ar pavedimu?

Dauguma lietuviškų firmų ims pavedimus į sąskaitą, tačiau vietinės Anglijos firmos galbūt pageidaus grynųjų arba kortelės mokėjimo vairuotojui. Rekomenduoju mokėti pavedimu, kad būtų įrodyma apie mokėjimą. Kartais gali būti situacija, kai reikia sumokėti vairuotojui iš karto už kėlimą, jei tai nebuvo įtraukta į sutartį. Geriau turėti su savim kiek grynųjų, arba pasidaryti „wise“ kortelę, kad galėtum sumokėti momentiškai.

Ar galima derytis dėl kainos?

Visada galima bandyti, bet ne daug. Jei turite didelį biurą, pvz., 50 dėžių, galite gauti nuolaidą, tačiau mažiems perkėlimams kaina yra standartinė. Vienas klientas bandė derėtis dėl 10 svarų nuolaidos ir prarado laiką, o vairuotojas tiesiog atsisakė važiuoti. Anglijoje laikas – pinigai, todėl jei kaina normali, geriau sutikti ir taupyti nervus. Biudžetą reikia žinoti iš anksto, o ne stovėt prie sunkvežimio ir kalbėtis apie pinigus.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Dauguma klientų pamiršta apie distanciją nuo angliško biuro iki konteinerio arba sunkvežimio. Jei biuras yra 5 aukšte be lifto, tai kainos brangsta. Taip pat, jei reikia specialios įrangos dėl IT įrangos (pavyzdžiui, antivibracinės dėžės), tai taip pat pridedama prie sąskaitos. Dar yra degalų priedėlis, kuris gali keistis kas savaitę. Taigi, kai klaustate kainos, nurodykite visus smulkmenis, kad nenuviltumėte.

Fizinis darbas ir dėžių chaosas

Ar jūs pakuojaate ar mes turime patys?

Tai vienas dažniausių klausimų. Paprastai mes atvežame dėžes, o jūs juos užpildote. Jei norite, kad mes viską padarytume, tai kainuos brangiau ir reikės daugiau laiko. Turiu omenyjeje, kad klientai dažnai perkažena dėžę, o paskui nebesupranta, kas viduje yra. Geriau pažymėkite kiekvieną dėžę rašalu, kas viduje (pvz., „buhalterija“, „vadyba“, „virtuvė“). Tai taupo laiką ir ieškojimą naujoje vietoje.

Kokias dėžes geriausia naudoti?

Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse parduodamų silpnų dėžių. Jos tiesiog sutrūksta pakėlimo metu. Geriausia nuomoti specialias pervežimo dėžes, kurios turi pritvirtinamas dangtis. Vienas klientas bandė vežti knygas plastikinių krepšių ir plastikas tiesiog plyšo – knygos išbėgo visur po gatve. Tvirtos dėžės yra būtinas dalykas, ypač jei vežate sunkius dokumentus ar techniką.

Kaip elgtis su baldais?

Stalai ir spynai turi būti išmontuoti. Jei paliksite surinktus didelius stalus, jie gali netilpti į liftą arba būti per sunkūs vienam žmogui. Dažnai klientai sako, „taip ir palikime“, tačiau vairuotojai atsisako kelti, nes gali susižaloti nugarą. Geriausia turėti savo meistrą, kuris išmontuoja ir surenka, arba susitarti dėl to su pervežimo komanda. Ne kartą matęs, kaip sugadinti baldai bandant juos priversti per duris.

Ar saugu duoti vairuotojams raktus?

Tai visada yra rizika, bet be to neapsieisim, jei jūsų nėra objekte. Geriausia, jei jūsų atstovas yra kartu. Jei teks duoti raktus, pasidarykite nuotraukų, kad būtų įrodymas, kad nieko nebuvo pavogta ar sugadinta. Vienas kartą vairuotojas prarasto raktą ir klientas turėjo keisti spynų sistemą visame biure – tai kainavo brangiau nei visas perkėlimas. Pasitikėjimas yra gerai, bet saugumas – svarbiau.

Kas nutinka, jei dėžė dingsta?

Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Jei turite inventoriaus sąrašą, galite kreiptis į draudimo kompaniją. Be to, jei matote, kad vairuotojas uždaro kėbulą be jūsų patikrinimo, prašykite sąrašo pasirašymo. Kartais dėžės gali nukristi sunkvežimio viduje, jei blogai pritvirtintos. Žinoma, biuro perkėlimas iš Londono be verslo sutrikimų reikalauja, kad viskas būtų užfiksuota, todėl nebijokite būti erzinas ir tikrinti viską du kartus.

Ar galima vežti asmeninius daiktus biuro dėžėse?

Techniškai neleidžiama maišyti verslo ir asmeninių daiktų viename krovinioje dėl muitinės taisyklių. Jei rastume jūsų namų drabužių tarp biuro popierių, gali kilti problemų deklaravimo metu. Asmeninius daiktus reikia deklaruoti atskirai, o jei jų vertė didelė, gali tekti mokėti muito ir PVM. Negerai tai, kai klientai bando contrabandą (alkoholį ar maistą) paslėpti tarp dokumentų – tai baigiasi baudomis.

Techniniai niuansai, kuriuos visi pamiršta

Ar reikia išjungti serverius prieš važiuojant?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti visus kabelius. Serveriai yra jautrūs vibracijai, todėl net jei jie išjungti, gali sugesti kietieji diskai, jei dėžė smarkiai sušoks. Rekomenduoju išpakuoti serverius į specialias dėžes su putomis. Vienas klientas nekreipė dėmesio ir atvežė serverį paprastoje dėžėje – jis nebeužsileido. Duomenys buvo prarasti, o tai didžiulė problema verslui.

Kaip sužinoti, ar internetas veiks naujoje vietoje?

Tai ne mūsų darbas, tačiau patarčiau susitarti su teikėju mažiausiai mėnesiu iš anksto. Anglijoje „BT“ ar kiti tiekėjai gali užtrukti savaitę tiesiant linijas. Naujame biure be interneto verslas sustoja. Galbūt reikės laikinai naudoti mobiliąjį internetą ar 5G routerį, kol fizinė linija nebus įrengta. Ne tik įrangą reikia vežti, bet ir užtikrinti, kad ji gali dirbti.

Ar reikia specialių leidimų stovėti sunkvežimiui Londone?

Taip, Londonas turi griežtas taisykles. Jei jūsų biuras yra „Ultra Low Emission Zone“ (ULEZ) zonoje, sunkvežimis turi atitikti standartus, kitaip mokesčiai milžiniški. Be to, centre reikia leidimo stovėti prie pat išorės durų (loading bay). Jei vairuotojas pastos nelegalioje vietoje, gaus baudą, kurią teks mokėti klientui. Patikrinkite vietos savivaldybės svetainę dėl leidimų, kitaip bus brangu.

Ką daryti su biuro augalais?

Augalus į Lietuvą vežti labai sunku dėl fitosanitarinių kontrolės taisyklių. Dažniausia juos reikia palikti arba atiduoti darbuotojams. Jei bandysite vežti, gali būti, kad muitinės juos sunaikins, jei bus matyti kenkėjai ar dirvožemis. Geriau nusipirkti naujus augalus Lietuvoje, nei rizikuoti su visa šią problema. Niekas nenori pradėti naujo gyvenimo su biuro augalų karantine.

Ar saugu vežti pavojingas medžiagas?

Tokios kaip spausdintuvo kasetės (toneriai) ar valikliai turi būti uždarytos ir užfiksuotos. Jei nutekės toneris, gali užteršti viską kelyje. Be to, kai kurios medžiagos yra draudžiamos vežti be specialios licencijos. Patikrinkite, ar neturite senų cheminių medžiagų spintelėje, kurias pamiršote prieš dešimt metų. Jas reikia atiduoti specialioms atliekų surinkimo vietoms, o ne bandyti vežti su savimi.

Kaip apsaugoti duomenis pervežimo metu?

Prieš išjungiant kompiuterius, užšifruokite diskus, jei galite. Taip pat, neperkelkite paslaptų dokumentų nešiojamuose kompiuteriuose, jei jie gali nukristi. Geriau juos išsiųsti el. paštu arba pasidaryti atsargas debesyje (cloud). Praradus kompiuterį su svarbiais duomenimis, kurie nebuvo pasidaryti atsarginės kopijos, verslas gali žlugti. Saugumas privalo būti pirmiausia.

Galvos skausmas ir stresas

Ką daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Tai įvyksta. Angliškas „traffic“ yra neprognozuojamas. Jei planavote išsikrauti ryte, o vairuotojas atvyksta vakare, būkite pasiruošę. Turkite su savim telefonų numerius, kad galėtumėt susisiekti. Vieną kartą vairuotojas užstrigo M25 žiede dėl avarijos ir buvo uždelsimas 6 valandos. Klientai buvo piktą, bet nieko nepadarė. Turėkite planą B – galbūt dalį darbuotojų dirbti iš namų tą dieną.

Ar reikia informuoti darbuotojus?

Taip, darbuotojai turi žinoti, kas vyksta, kad galėtų pasiruošti savo darbo vietas. Niekas nenori atėti į biurą ir rasti pustumės. Pasidarykite grafiką, kada kas turi susirinkti dėžes. Jei darbuotojai žinos, kad biuro perkėlimas iš Londono be verslo sutrikimų priklauso ir nuo jų, jie bus labiau bendradarbiaujantys. Komunikacija yra raktas sėkmei.

Kas daryti, jei naujasis biuras neparuoštas?

Tai košmaras. Kartais naujame biure nėra net elektros arba remonto darbai neatlikti laiku. Jei taip atsitinka, sunkvežimio vairuotojas negali laukti amžinai. Jums teks išsinuomoti sandėlį trumpam laikui arba palikti dėžes vairuotojui (už papildomą mokestį). Visada patikrinkite naują vietą prieš savaitę prieš perkėlimą, kad nenuviltumėt paskutinę minutę.

Kaip išvengti konfliktų su kaimynais?

Juda dideliu sunkvežimiu gali trikdyti kaimynus. Jei gyvenate arba dirbate rezidencinėje zonoje, informuokite kaimynus, kad bus triukšmo. Vienas klientas taip nepadarė, ir kaimynai paskambino policijai, kai sunkvežimis stovėjo gatvėje. Policija privertė vairuotoją išvažiuoti, ir perkėlimas buvo atidėtas. Geriau gerti kavą su kaimynais ir paaiškinti situaciją iš anksto.

Ar verta daryt šventę po perkėlimo?

Galbūt ne iš karto. Po perkėlimo visi pavargę, o dėžės dar nepakluotos. Geriau palikti šventę kelioms savaitėms vėliau, kai viskas bus ant vietos. Taip pat, nepamirškite padėkoti vairuotojui (galiu pasakyti iš patirties, jei duosite arbatos arba nedidelį „baksą“, jie dirbs geriau ir atidžiau). Nemažai vairuotojų atsisako dirbti su klientais, kurie yra nemandagūs.

Ką daryti, jei kažkas sugenda?

Skubiai kreipkitės į draudimo. Nebandykite taisyti pačiui, jei nesate meistras, nes galite pabloginti situaciją. Nuotraukokite žalą iš visų pusių. Turiu omenyje, kad jei sugedo kompiuteris, jį reikia duoti į servisą, o ne bandyti įjungti (tikrai, nereikia to daryti). Draudimo kompanijai reikia įrodymų, o ne jūsų nuomonės. Greitas reakcijos laikas svarbiausias.

Pabaigos bruožai ir svarbiausi dalykai

Ar reikia galutinio apskaitos su vairuotoju?

Būtinai. Pasirašykite dokumentą, kad viskas atvežta ir jūs esate patenkintas. Jei pastebėjote trūkumų, užrašykite juos įš į dokumentą. Vienas klientas pasirašė „viskas gerai“, o paskui rado sulaužytą stalą ir negalėjo nieko padaryti. Galutinė apskaita yra jūsų apsauga. Ne būkite tingūs, peržiūrėkite kiekvieną daiktą prieš pasirašant.

Kaip atsisveikinti su senojo biuro savininku?

Gražiai. Palikite biurą švarų. Jei paliksite šiukšles, savininkas gali išskaičiuoti valymo išlaidas iš jūsų depozito. Be to, gera reputacija svarbi. Verslo pasaulyje viskas grįžta. Vienas klientas paliko biurą kaip kiaulidė ir paskui negalėjo gauti rekomendacijos. Nemandagumas niekam nieko neduoda.

Ar viskas tikrai vyks be sutrikimų?

Tikiuosi, taip, tačiau garantuoti negali niekas. Mes stengiamės daryti geriausia savo darbą, bet Londonas yra neprognozuojamas. Gali užšalti, gali dėl streikų neveikti uostai. Svarbiausia yra kantrybė. Jei esate pasiruošę blogiausiam, geriausiu atveju būsite maloniai nustebinti. Biuro perkėlimas iš Londono be verslo sutrikimų yra tikslas, bet kelias link jo gali būti vingiuotas.

Ką daryti, jei pamiršau dėžę senajame biure?

Tai įvyksta dažniau, nei manote. Jei pastebėjite greitai, galite bandyti susisiekti su savininku, ar paėmė. Jei ne, teks planuoti papildomą kelionę arba siuntą. Geriausia prieš išvažiavimą dar kartą apeiti visus kampus ir patikrinti, ar nieko nepalikote. Niekas nenori važiuoti atgal 500 kilometrų dėl vieno dėžutės su spausdintuvu.

Ar verta viską daryti savo jėgomis?

Jei turite mažą biurą, galbūt taip. Bet dideliems perkėlimams reikia profesionalų. Jūsų laikas vertingesnis nei bandymas išmokti vairuoti sunkvežimį ar dėti dėžes. Verslo savininkas turi užsiimti verslu, o ne kėlimu. Pasamdykite profesionalus ir mėgaukitės procesu (ar bent jau stenkite tai daryti).

Kaip susirasti gerą pervežėją?

Klauskite draugų, pažiūrėkite atsiliepimus, bet ne tik oficialiuose puslapiuose. Geriausia yra rekomendacija iš žinomo žmogaus. Jei pervežėjas atsiliepimuose rašo „gerai“, bet realybėje vairuotojai būna girti, vengkite jų. Patikimumas svarbiau nei kaina. Nenoriu sakyti, kad visos pigios firmos blogos, bet dažnai ten būna problemų.

Išvados

Galiausiai, viskas susiveda prie to, kad biuro perkėlimas iš Londono be verslo sutrikimų yra sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės ir detalaus planavimo. Nėra būdų visiškai išvengti streso, bet galima jį sumažinti pasiruošus geriau. Pasitikėkite savo intuicija renkantis partnerius ir nebijokite klausti nuobodžių klausimų. Sėkmė priklauso ne tik nuo vairuotojų, bet ir nuo to, kaip gerai jūs pačiai susitvarkėte savo daiktus. Linkiu jums sėkmės ir sklandžios kelionės į naują erdvę.