Biuro perkėlimas iš Londono be vargo: praktinis vadovas tiems, kurie nenerva

Sunku įsivaizduoti didesnį stresą darbuotojui nei biuro perkėlimas iš Londono be vargo, ypač kai tuo pačiu dar reikia valdyti verslą. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti vieną – „be vargo“ yra gana didelis preziratas, tačiau su protu visaą tai galima įgyvendinti pakankamai sklandžiai. Londonas yra specifinis dalykas su jo siauromis gatvelėmis, „Congestion Charge“ mokesčiais ir vairuotojais, kurie kartais tiesiog negali sustoti ten, kur jums reikia. Susidūręs su begalybe problemų – nuo dingusių raktų iki užstrigusių sunkvežimių Barking’e – stengiuosi papasakoti, kaip išvengti tų pagrindinių spąstų. Sėkmė priklauso ne nuo to, kiek užmokėsite už firmą, o nuo to, kiek gerai suprasite, kas jūsų laukia kelyje.

Londono geografija ir „smegenų skausmas“ su vieta

Ar tikrai taip sunku susirasti vietą Londono centre?

Tiesioginis atsakymas – taip, ypač jei jūsų biuras yra City arba Soho rajonuose. Ten nėra laisvų vietų, o vairuotojams, žinantiems tik maršrutus, sunku suorientuotis, kur jūsų pastatas tikrai stovi. Biuro perkėlimas iš Londono be vargo prasideda ne nuo dėžių, o nuo to, ar pasiruošę padengti vairuotojo stovėjimo mokestį, jei jis ten užstrigs. Geriausia iš anksto nuvažiuoti į vietą ir pažymėti ant žemėlapio, kur galima statyti „Luton“ tipo sunkvežimį. Dar dažnai būna, kad navigacija vedą į vienvietę gatvelę, kur tikra geležinkelio stotelės... (kažkaip pagalvojau, kad stotelės, bet aišku – stoties). Nukrypimas nuo maršruto Londono eismo „spūstyse“ gali kainuoti valandas.

Ką daryti su tuo ULEZ mokesčiu?

Tai dabar jau nebe juokas – zona plečiasi vis toliau ir toliau. Jei jūsų sunkvežimis nėra naujausios Euro 6 klasės, reikės sumokėti šimtus svarų kas dieną už važiavimą. Geriausia tikrinti vairuotojo techninę pasę. Mes pavėlavome kartą su klientu – vairuotojas važiavo senesniu sunkvežimiu, ir mums teko už tai papildomai sumokėti. Jei norite, kad biuro perkėlimas iš Londono be vargo nebaigtųsi dideliu sąskaitos faktūra, šį dalyką reikia išsiaiškinti iš anksto.

Ar reikia special leidimo įvažiuoti į pėsčiųjų zonas?

Dažnai taip, ypač jei reikia įvažiuoti tiesiai prie įėjimo. Ten reikalinga „special order“ leidimas, kurio gavimas trunka dieną ar dvi. Negalima tiesiog sustoti ant „purvos“ ir sakytinėti, kad „tik penki minutėlės“, tuoj atvažiuos dviratis su fotoaparatu. Būna, kad klientai sako: „Oi, čia važiuoti negalima, bet mes visada važiuojame“. Tuo tarpu vairuotojas gali gauti baudą. Geriau tai nuleisti nuo širdies ir užsisakyti leidimą.

O jei nėra lifto arba jis per mažas?

O tuomet prasideda linksmiausia. Kartą teko nešti serverius po keturių aukštų laiptais, nes liftas buvo remontuojamas, o klientas tai nenurodė užklausimo formoje. Biuro perkėlimas iš Londono be vargo į mano ausis skamba bizidingai, kai matau darbuotojus, spjaunantis ant kaukės po kroviniu. Jei yra įmanoma, reikia tikrinti lifto matmenis – ar telpame ten su tais dideles spintomis? Jei ne – reikia planuoti keltinį, o tai kainuoja ir laiko, ir pinigų.

Ar galima naktį krauti?

Anglijoje dauguma biurų yra saugiklių apsaugotos, todėl naktinis darbas galimas tik tuo atveju, jei išsinuomotate patalpas arba suderinate su apsauga. Kasos centre (Canary Wharf) vien šaukštą nukreips. Taigi, jei svajojate apie biuro perkėlimas iš Londono be vargo naktį, kad ne trukdyti darbui, gali tekti labai ilgai derinti su pastato administracija. Geriau tiesiog atleisti darbuotojus tą dieną arba dirbti savaitgalį.

Dokumentai, muitinė ir Breksito „nuotykiai“

Ar tikrai reikia EORI kodas?

Be abejo, taip. Be to, ne tas „paprastasis“, o jums reikia užtikrinti, kad tiek siuntėjas, tiek gavėjas jį turi. Be EORI, biuro perkėlimas iš Londono be vargo baigsis tiesiogiai pasienio juostoje, kur sunkvežimis stovės, kol viskas susitvarkys. Turėjau atvejį, kai vadybininkas pamiršo patikrinti klientą, ir krepšys su nebrangiomis kėdėmis stovėjo Dover’e tris dienas. Dirbti su buhalteriu šiuo klausimu privaloma.

Kas dėl PVM (VAT) importo?

Čia visada yra painu. Man atrodo, kad galima taikyti nulinę sąskaitą, jei tai perkėlimas tarp savo filialų... arba tai vyksta pagal migracijos taisykles? Nebežinau, kas ten dabar su EORI, geriau patikrinkit su buhaltere, nes aš galiu suklysti dėl tos procedūros „Inward Processing“. Bendrai, jei biuro perkėlimas iš Londono be vargo tikslas – išvengti mokesčių, deklaraciją turi užpildyti profesionalios muitinės brokerio komanda. Nenusiminkite, jei kas pamiršite pridėti vieną skaičių, muitinė labai greitai primins.

Ar reikia mokėti muito už biuro techniką?

Paprastai ne, jei tai naudojama įranga. Tačiau jeigu pervežate prekes, kurias vėliau parduodate (pavyzdžiui, demonstracinį telefonų kiekį), tai jau gali būti traktuojama kaip prekyba. Ten reikės mokėti muitus ir PVM. Geriausia aiškiai pažymėti pakuočių sąraše (packing list), kad tai būtų „company goods, not for sale“. Kitu atveju biuro perkėlimas iš Londono be vargo gali pavirsti brangia prekybos operacija.

Ką daryti su techninėmis charakteristikomis (HS kodais)?

Nereikia jų ieškoti patiems, tai būna košmaras. Brokeriai juos susiranda patys. Jums tereikia tik tinkamai aprašyti, kas yra dėžėje. Vienas klientas parašė tiesiog „kompjuteriai“ – tai per daug bendrai. Reikia „laptopai, ne naudoti, delniniai kompiuteriai“. Kuo detaliau, tuo greičiau eis procesas. Manyčiau, kad biuro perkėlimas iš Londono be vargo priklauso būtent nuo to, kaip gerai surašysite tuos daiktus.

Ar galima savo vairuotojui vesti muitinę?

Jis gali padėti parengti dokumentus, bet pati deklaravimo sistema dabar yra elektroninė. Tam reikalingas programinė įranga ir prieiga, kurią dažniausiai turi brokeriai. Vairuotojui dažniausiai tiesiog duodame iš anksto paruoštą „Exit Summary Declaration“ kodą. Jei bandysite tai daryti rankiniu būdu pasienio punkte, prarasite dieną.

Kokius dokumentus turi turėti vairuotojas?

CMR sąskaitą, pakuočių sąrašą (Packing List), prekių krovos lapą (Delivery Note), o jei verta – tai ir draudimo polis. Be šių popierių jis tikrai neišvažiuos iš JK. Kai kurios įmonės dar reikalauja „Power of Attorney“, kad galėtų veikti jūsų vardu muitinėje. Tai visąką reikia pasirūpinti bent prieš dvi savaites.

Ar gali kilti problemų su duomenų sauga?

Taip, jei pervežate serverius su duomenimis. Griežtai rekomenduoju nešti juos atskirai, ne „į bendrą krūvą“, o kad vairuotojas turėtų juos prie save. Yra firmų, kurios specializuojasi tik duomenų pervežime ir turi užrakstus konteinerius. Nemanau, kad kas nors bus norėjęs nuskaityti jūsų buhalteriją, bet rizika visada yra, ypač kai biuro perkėlimas iš Londono be vargo vyksta pro ilgas stoteles su užrakintais sunkvežimiais.

Daiktai, dėžės, griozdai...

Ar jūs pakuojate ar mes?

Galime abu. Jei norite sutaupyti, galite susipakuoti patis, bet tada dėl jūsų pakavimo kokybės neatsakome. Matėme, kaip žmonės uždaro indus į popierines dėžes be putų... aišku, ten tie indai atkeliauja trupiniais. Biuro perkėlimas iš Londono be vargo įvyks tik tada, kai pasirūpinsite kokybiškomis dėžėmis, o ne tais, kuriuos gaunate iš parduotuvės su „bananais“.

Kas dėl kabelių tiekimo?

O tai, ką tikrai verkia. Viskas sumaišyta į vieną didelį mazgą... paskui darbuotojai praleidžia tris dienas surišdami tą „pūką“. Rekomenduoju uždėti spalvotas etiketes ant kabelių prieš išjungiant kompiuterius. Pasakykite „ši lizda nuo monitoriaus eina į kompiuterį“. Tai atrodo keikta, bet pasikeičia.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet tik jei jie nėra saugomos rūšys ir turi fitosanitarinius pažymėjimus. Tikrai nemėgstu, kai klienuose būna žemės – muitinė to nemėgsta. Geriau išplauti šaknis. Biuro perkėlimas iš Londono be vargo nebus toks, jei dėl vieno fikuso jus uždelsins sienoje daugelį valandų.

Kas dėl tos didelės konferencijos stalios?

Ji nesilaužo (tikimės), bet ji gali netilpti į liftą arba pro duris. Tada tenka išmontuoti stalą, kartais net išgręžti varžtus. Patikrinkite matmenis. Jei stalas turi 3 metrus ploto, o durys 80 cm... matematika aiški. Išmontavimas/montavimas už papildomą mokestį, bet tenka daryti.

Ar reikia ištuštinti spinteles?

Būtina. Negalima nešti pilnų metalinių spintelių su dokumentais – jos per sunkios. Geriausia sudėti viską į dėžes. Vieną kartą gavau skambutį, kad spintelė atsiskyrė nuo sienoj tiesiog kol nešė... na, buvo liūdna. Taip kad užpildykite dėžes.

Ar galima į dėžes įmesti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet tik nedidelius. Negalima pervežti dviračių ar motociklų tokiu būdu (buvo atvejis, kai bandė paslėpti atostogų bagažą). Tada jau tai tampa prekyba arba daiktų importas, dėl ko reikia mokėti mokesčius. Jei tai darbuotojo kėdė ar fotoapartatas – tai dar ok.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvų kasetės (toneriai) – tai pavojingos kategorijos. Negalima jų tiesiog įmesti į dėžę ir uždaryti. Jos turi būti supakuotos į hermetiškus maišus. Kai kurie vairuotojai atsisims jas atskirai. Biuro perkėlimas iš Londono be vargo taip pat reiškia, kad nepursite tonerio dėlėje, tuomet viskas bus daug labiau „be vargo“.

Ar padedate su išmetimu?

Taip, galima atsivežti dėžes su šiukšlėmis į sąvartyną, bet tai kainuoja. Anglijoje dėl to atsakinga „Waste transfer note“. Negalima tiesiog numesti į pirmąjį konteinerį gatvėje – tai yra nusikaltimas. Geriau susitvarkyti su išmetimu dar iki to, kol atvyksta krovinys.

Ar apdraudžiate krovinius?

Standartiškai turime draudimą, bet jis dėl (kažkaip pagalvojau, kad tik dėl avarijų, bet aišku – dėl viso, įskaitant vogtį) gali būti ribotas. Verta pasitikrinti, ar draudžia brangius serverius. Jeigu biuro perkėlimas iš Londono be vargo jums brangiausias dalykas pasaulyje, papildomai apsidrauskite. Nemanau, kad kas nors nusprendžia vogti jūsų senus biuro kėdes, bet nieko nepasakysi.

Laikas, pinigai ir organizacija

Kiek laiko užtrunka nuvežti į Lietuvą?

Įprastai 3-4 dienos, jei nieko nepavėluoja. Ferija (keltas) iš Dover į Kalé arba „Eurotunelis“ turi savo tvarkaraštį. Žiemą keliai gali būti slidūs. Pasakyčiau, kad geriau planuoti atvykimą anksčiau, negu vėliau. Negalima skambinti vairuotojui kas valandą ir Klausiant „kur jūs?“, jis negali vairuoti ir kalbėti tuo pačiu metu.

Kas jei reikia sustoti Kelne ar aplankyti kitą sandėlį?

Galima taip pat. Tai vadinama „part load“ arba papildomomis sustojimo vietomis. Kiekviena sustojimo vieta kainuoja, nes tai laikas. Jei planuojate biuro perkėlimas iš Londono be vargo su 5 sustojimais po kelią, tai nebebus greita. Geriau jau visas dėžes surenti į vieną vietą ir išvežti.

Ar galima pasirašyti sutartį iš anksto?

Žinoma, tai netgi būtina. Tokiu būdu užfiksuojame kainą. Deja, per pastaruosius metus kuro kainos šokinėja kaip kalny, taigi kartos tenka keisti, jeigu sutartyje nėra fiksuota. Patikrinkit tas sąlytas dėl kuro priedų, ten dažnai pasislepia smulkiai rašytas dalykas.

Ar priimate mokėjimą kortele?

Dauguma įmonių nori įplaukas įsiskaitinėti (sąskaita-faktūra), kad galėtų sumokėti iš aklo. Grynaisiais pinigais vairuotojui mokėti neleidžiama. Geriausia pasirūpinti, kad buhalteris greitai pervestų pinigus, kitaip krovinys gali būti sulaikytas sandėlyje iki apmokėjimo.

Ką daryti, jei pasikeičia data?

Tai kasdienybė. Žmonėms retai kada pavyksta viską išplanuoti tiksliai. Jeigu pranešate bent 48 valandoms iki tos datos – dažnai pavyksta permesti. Jei pranešate kai sunkvežimis jau stovi prie jūsų durų... tada jums teks mokėti baudą už nevykusį išvykimą (angliškai „failed collection“).

Ar tikrai pigiau rasti „žmogų su furgonu“?

Gal atrodo pigiau, bet ir rizika didesnė. Jei jis patiria avariją, ar jis atlygins? Ar jis turi draudimą? Ar jis žino, ką daryti muitinėje? Mamos sūnus su „Ford Transit“ gali būti mažiau kaltas už dėžulių griūtį, bet juridinių problemų gali būti daugiau. Biuro perkėlimas iš Londono be vargo dažniausiai reiškia pasitikėjimą didesne logistika.

Kas su grąžinamomis dėžėmis?

Dėžės grąžinamos tik vienu metu, kai tuos pačius vairuotojus duodate. Jeigu jūs išsirengiate į atgalinę kelionę kitu transportu, dėžes tenka likti arba išsiųsti kurjeriu. Tai pigiau tiesiog juos nupirkti (dėžes nebrangios) ir išmesti, kaip šiukšles.

Ką daryti, jei dings ką nors kelionės metu?

Pasirašome CMR su pastabomis apie trūkstamus daiktus. Tada turite draudžiamąją atsakomybę. Neišsidirkite su vairuotoju gatvėje, geriau tiesiog paskambinkite mums. Kartais dėžės tiesiog užšoka po kitomis dėžėmis ir randamos skyriaus atidarymo metu.

Ar galima sekti krovinio buvimo vietą?

Taip, suteikiame GPS nuorodą. Bet nereikia panikuoti, jei jis stovi vietoje 4 valandas – tai gali būti kontrolė, arba tiesiog poilsis (vairuotojai tai turi po 4,5 valandos). Įsivaizduokite, kaip biuro perkėlimas iš Londono be vargo nuskamba, kai stresuate dėl to, kad sunkvežimis prieš 10 minučių nejudėjo.

Kodėl reikia gauti tiek daug skirtingų patvirtinimų?

Mes esame atsakingi už viską. Jeigu kas nors negerai, dokumentai mums apsaugo. Taigi, klausinėjame „ar patvirtinote“, „ar tikrai“, „ar tikrai tikrai“. Atrodo erzina, bet dėl to vėliau nereikia bylinėtis teisme.

Ar galite įvesti daiktus tiesiai į sandėlį Vilniuje?

Taip, jeigu sandėlis leidžia. Reikalingas telefono numeris kontakto asmeniai, kuris atidarys vartus. Kartais vyksta taip: vairuotojas atvažiuoja, o sandėlio skyrius uždarytas, o niekas neatsako į telefonus.

Kas dėl alkoholio biuro dovanose?

Jei pervežate šampaną kompanijos 10-mečiui, tai deklaraciją reikia rodyti atskirai. Tai yra akcizinis produktas. Jo negalima tiesiog taip padėti tarp stalviršių. Ten reikia specialūs leidimai.

O gal galite pakrauti mūsų darbuotojo mašiną į priekabą?

Galime, bet tai turi būti užfiksuota kaip automobilio pervežimas. Reikės techninio paso. Negalima tiesiog užvažiuoti ir užmestyti į priekabą kaip šiukšlių. Tai pavojinga taip pat (burokai degalų bakuje ir t.t.).

Ar reikia pasirūpinti maistu vairuotojams?

Jei jis užsidaro tarp uosto ir muitinės 12 valandų, jis tikrai bus laimingas gavęs kavos ar obuolio. Tai nėra privaloma, bet taip elgiamasi „su klasika“. Smulkmenos, bet dėl to vairuotojas gali padėti daugiau.

Ką daryti su dideliais failais, jei netelpa į sistemą?

Čia jau ne mūsų kompetencija turbūt... arba vėlgi tenka naudojti „flash“ atmintuką. Nebūkite tais, kurie bando įdėti 5TB duomenų į vairuotojo ausis.

Ar galima sulaikyti atvykimą prieš dieną?

Galime, bet vairuotojui reikės vietos (parking) ir galbūt nakvynės. Tai kainuoja. Jeigu norite biuro perkėlimas iš Londono be vargo būti tiksliai 9:00 ryte, geriau jį pristatyti ankstesnį vakarą arba anksti ryte iš gretimo miesto.

Apibendrinant

Na, tiek to. Tiesa sakant, biuro perkėlimas iš Londono be vargo yra tarp tų dalykų, kurie atrodo paprasti tik tol, kol nepasirodo pirmasis nemalonumas. Svarbiausia – nebandykite viską daryti per paskutinę naktį. Jei turite geras partnerius, reikšmingus dokumentus ir šiek tiek kantrybės, viskas baigsis sėkmingai. Ir nepamirškite kavos tiems, kurie nešia jūsų dėžes – tai dažniausiai veikia stebuklus.