Biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir galiu pasakyti vieną – niekas niekada nesuožia, kiek smulkių dalykų gali nueiti blogai, kai bandi išsivežti visą įmonę iš didžiojo miesto. Biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių yra tas užmojis, kurį visi svajoja, bet tik vieni iš dešimties pasiekia be nervų išsibarstymo. Londonas yra specifinis dalykas su savo siaurais gatvelėmis, mokesčiais už važiavimą į centrą (ULEZ) ir vairuotojais, kurie tiesiog nenori ten važiuoti. Aš matėau viską – nuo prarastų serverių iki to, kad sunkvežimis užstrigdavo po tiltu, nes niekas neišmatavo aukščio. Štai kaip tai atrodo iš mano, peršalęs expeditoriaus, pusės.

Kada ir kaip viskas prasideda?

Kiek laiko reikia suplanuoti biuro perkėlimą iš Londono?

Gerai, jeigu pradžiuginate maždaug prieš du mėnesius. Žinau, žinau, visada skubate ir visada atrodo, kad „galima per savaitę“, bet tikėkitės, kad taip nebus. Biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių reikalauja laiko, nes ten reikia gauti leidimus išsinuomoti aikštelę gatvėje (suspension of parking), o tai gali užeiti ir savaitę, ir tris. Vieną kartą turėjome klientą „Canary Wharf“, kuris galvojo, kad tiesiog sustosime prie durų kaip taksi. Galiausiai teko vežti viską per 300 metrų rankomis, sunkvežimiui palikus miesto ribas. Taigi, planuokite anksčiau, nei tikėjatės.

Ar tikrai reikalingas inventorius?

Be abejo. Tikrai, galite rašyti „5 dėžės knygų“ ant popieriaus, o paskui stebėtis, kodėl dingsta brangūs kompiuteriai. Inventoriaus sąrašas (packing list) yra būtinas ne tik tam, kad žinotumės, ką vežiate, bet ir muitinės reikalams. Jungtinė Karalystė po „Brexit“ nebesijaučia taip draugiška dokumentams, kaip anksčiau. Jei sąrašo bus net, muitininkai Dover’yje gali užlaikyti krovinį dienai-dviems, o tuomet joks biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių nebus įmanomas – tik prarastas laikas ir pinigai. Geriau praleisti dieną viską užrašinėjant.

Ar galima perkelti biurą savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai priklauso nuo pastato administracijos. Londono biuruose dažnai yra saugyklos, kurios uždaromos savaitgaliais arba neleidžia statybinės technikos lifte. Esu susidūręs su situacija, kai vairuotojai atvažiavo į Londoną šeštadienį, o pastato sandėlio vadybininkas tiesiog neateino. Turėjome laukti iki pirmadienio ryto, o vairuotojai, kaip tu buvai nepatenkinti. Jei norite, kad biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių įvyktų tikrai, geriau derėkis su pastatu darbo metu arba pasirūpinkite, kad kam turėtų raktus.

Ką daryti su slaptais dokumentais?

Tai jūsų atsakomybė. Mes galime uždaryti dėžes su spynomis, bet turėtumėte juos vežti patys arba naudoti specializuotą saugų pervežimą. Kartais klientai į dėžes užmeta sutartis, pasus, banko kortes ir paskui sužino, kad dėžė dingo arba buvo pažeista. Aš asmeniškai niekada nebūčiau patikėjęs svarbiausiu dokumentų archyvu krovinių vežėjui, net jei jis dirba jau 20 metų. Pasilikite tai sau rankinėje bagaže.

Kainos ir biudžeto nustatymas

Kiek vidutiniškai kainuoja perkėlimas į Lietuvą ar kitą ES šalį?

Durnas klausimas, bet visada klausia. Kaina svyruoja nuo 2 tūkstančių iki 10 tūkstančių eurų (arba svarų, priklausomai nuo sutarties), priklausomai nuo tūrio. Ar tai tik kėdės ir stalai, ar yra serverių, seifų, specialios įrangos? Biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių dažnai kainuoja brangiau dėl to, kad ten reikia samdyti smulkesnę techniką (7.5 tonų sunkvežimis vietoj 40 tonų vilkiko), kadangi didelės mašinos negali važiuoti į centrą. Taip pat, paskutiniu metu kuro kainos Londone... tiesiog siaubas.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Kartais įeina, kartais ne. Dažniausiai parduodame dėžes atskirai. Rekomenduoju nusipirkti stiprių, dvigubų sienelių dėžių, ypač jei perkeliate knygas ar techniką. Vieną kartą klientas norėjo taupyti ir paėmė naudotas dėžes iš parduotuvės, kurios tiesiog suiro pakrovimo metu ant Londono grindinio. Gaila buvo ne dėžių, o poros „iMac“ monitorių, kurie gulėjo ant jų. Netaupykite ant dėžių, jei norite išvengti nemalonių staigmenų.

Kas dėl M25 apskrities mokesčio ir ULEZ?

Tai kliento mokėjimas. Mes viską įskaičiuojame į sąskaitą, bet reikia suprasti, kad važiavimas per Londoną dabrau brangiau nei aštuoniolika metų atgal. ULEZ (Ultra Low Emission Zone) zona apima beveik visą centrą, o jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6), reikės mokėti baudą kas diena. Todėl biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių reiškia, kad turi būti pasirūpinta tinkama transporto priemone, kitaip mokesčiai prarys visą biudžetą.

Ar reikia mokėti depozitą?

Įprasta praktika. Paprastai imame 30-50 proc. avansą, kad užsakytime techniką ir vairuotojus. Ne kartą girdėjau istorijas iš kolegų, kad atvažiavus į adresą, kliento ten nebėra arba jis atsisako mokėti. Mums tai nėra naujiena, tad depozitas apsaugo mus nuo laikno praradimo. Jei kas nors pasiūlo atlikti darbą be jokio priemojo, įtarkite – kažkas čia kvapno.

Dokumentai, muitai ir Brexit’o realijos

Ar reikalingas EORI numeris?

Absoliučiai taip. Jei jūsų įmonė kuria daiktus iš JK į Europos Sąjungą, be EORI numerio jūsų krovinys neišsispers iš muitinės. Biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių neįvyks be šio kodo. Jis gaunamas nemokamai internetu, bet procesas trunka keletą dienų. Vieną kartą turėjome atidėti visą reisą dviem savaitėms, nes vadovas pamiršo pasigaminti šį numerį ir tik įkalbinėjo muitininkus telefonu. Nebūkite tokie.

Kaip vyksta deklaravimas?

Mes turimus savus brokerius, kurie suveda viską į sistemą. Jums reikia tik pateikti inventorių ir pasakyti, ar tai naudoti, ar nauji daiktai. Svarbu: jei vežate biuro techniką, kuri yra mažiau nei 6 mėnesių amžiaus, gali tekti mokėti PVM ir importo mokesčius. Dažnai klientai mano, kad kadangi tai jų nuosavybė, tai nieko nemokaš – taip nebuvo nuo 2021 metų.

Ar galima vežti alkoholį ar tabaką?

Asmeniniam naudojimui – taip, bet ribotais kiekiais. Jei biure buvo sandėlis su „vaisvandeniu“ ir jo bandote išvežti be akcizų, tai gausite didelę baudą. Muitinė labai mėgsta tikrinti, kas yra „direktoriaus kabinete“ – kartais ten randama visokių dalykų. Biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių taip pat reiškia, kad nėra jokių bandymų nelegaliai pervežti prekių. Geriau išgerti vakarienės pabaigoje ir nebrašyti į sąrašą.

Kas su serijiniais numeriais (serial numbers)?

Būtina nurodyti kompiuterių, serverių, brangių monitorių serijinius numerius. Muitinė dažnai nori patikrinti, ar tai ne tas pats kompiuteris, kuris buvo prieš metus. Be to, jei kažkas dingsta kelyje (nors mums tai nutiko tik vienąkart, kai vairuotojas paliko atidaryta galinę durelis), draudimo kompanija jų neklausys. Turėkite užrašytus visus SN kodus.

Techninė pusė ir logistika

Ar sunkvežimis gali privažiuoti prie mano biuro?

Londonas – tai ne Lietuvos laukai. Ten gatvės siauros, o „yellow lines“ (geltonos linijos) išvis yra visur. Prieš darbus siunčiame kurjerį, kad išmatuotų ar galima užvažiuoti. Kartais tenka krauti į mažesnę transporto priemonę (7.5t) ir vežti iki didelio sunkvežimio, stovinčio už miesto ribų. Tai vadinama „shunting“ ir tai kainuoja papildomai, bet kitaip biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių tiesiog neįmanomas.

Kas dėl serverių ir IT įrangos?

Tai pati jautriausia dalis. Rekomenduoju kreiptis į IT specialistus, kad jie išjungtų ir išmontuotų serverius. Mes pakuojame į specialias, amortizuotas dėžes. Niekada nepriimkite pasiūlymo tiesiog padėti serverį ant sėdynės ar ant grindų. Vibracijos kelyje gali sunaikinti standžiuosius diskus. Nenorėtumėte būti tas žmogus, kuris pirmadienį ryte turi paaiškinti darbuotojams, kad duomenys dingo tarp Londono ir Briuselio.

Ar pakuojate biuro kėdes?

Taip, susirenkame jas, padengiame plėvele. Žmonės visada pamiršta, kiek biure yra kėdžių. Vieną kartą klientas sakė „turiu apie 20“, o paskaičiavome – buvo 87. Jos užima daug vietos, nes neguva viena ant kitos (išskyrus sukamas). Geriau tiksliai suskaičiuokite.

Kas dėl augalų?

Tiesiog palikite juos. Arba duokite kaimynams. Augalų importas iš JK į ES dabar yra labai apribotas dėl kirmėlių ir ligų. Reikia fitosanitarinių sertifikatų, kurios kainuoja brangiau nei patys augalai. Biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių ir augalų... geriau nusipirktite naujus Vilniuje. Nemanau, kad tas fikusas vertas trijų dienų bukacerijos su veterinarijos tarnyba.

Rizikos ir problemos, kurios kyla

Kas nutinka, jei vairuotojas užsilenkia?

Tai reali grėsmė. Pasirodo, Londono tiltų aukštis dažnai yra mažesnis nei standartinis sunkvežimio. Mes naudojame GPS su aukščio apribojimais, bet kartais ir jis suklysta. Jei įvykstat į tiltą, bus didžiulė žala, bauda ir ilgas procesas su miesto savivaldybe. Todėl reikalaujame, kad vairuotojai vairuotų labai atsargiai, net jei tai užtrunka ilgiau.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galite matyti, kur mašina yra, bet ne visada galite susisiekti su vairuotoju, jis gali važiuoti ramioje zonoje arba miegoti. Nedarykite panikos, jei 3 valandas nepasikeičia pozicija – gali būti spūstys M25 žiede, kurios ten būna kasryt.

Ką daryti, jei pažeidžiama įranga?

Skambukite mums iš karto. Mes turime draudimą „cargo insurance“ (krovinių draudimas), bet jis neapima visko (pvz., duomenų praradimo). Reikia užfiksuoti žalą dar prieš iškraunant, padaryti nuotraukas. Jei pasirašote dokumentą, kad viskas gerai, o paskui namie pastebite, kad stalo kampas sulūžo, draudikas nieko neatmokės. Budėkite prie sunkvežimio.

Ar atliekate montavimą paskirties vietoje?

Taip, tai įeina į komplektą, jei sutarta. Iškrauname, atvežame į kabinetus, surenkame stalus ir įrengiame kėdes. Kartais klientai prašo pakabinti lentynas arba prikabinti paveikslus – mes galime pagelbėti, bet jei tai reikalauja gręžtų sienų, geriau turėti savo statybininką, mes vis gi ne remonto komanda (nors ir esame įgūdžiu).

Papildomi klausimai ir smulkmenos

Ar paimate techninį atliekas?

Taip, galime išvežti senius spausdintuvus, sulūžusius stalus ar senus failus (prieš tai juos sunaikinant). Tai kainuoja papildomai, priklauso nuo svorio. Nenaudokite mūsų kaip šiukšlių autoserviso be sutarties, vairuotojai gali tiesiog atsisakyti pakrauti šiukšlių į savo švarų sunkvežimį.

Kiek vairuotojų reikia?

Įprastai du – vienas vairuoja, kitas padeda krauti. Jei daug daiktų ar reikia nešti per aukštus (be lifto), reikia 3-4 žmonių komandos. Londono biuruose liftai dažnai maži, tai užtrunka. Neklauskite, kodėl truksta – pajuskite pats, kai turite nešti 30 kg dėžę penktu aukšte be lifto.

Ar reikia valiutos keitimo?

Mums viskas apskaičiuojama eurais arba svarais pagal sutartį. Vairuotojams reikia grynųjų pinigų (Euro ir GBP) maistui, kelių mokesčiams (pvz., Prancūzijoje, Belgijoje). Jūsų nereikia rūpintis tuo, mes pasirūpiname.

Kokios atsiskaitymo sąlygos?

Avansas ir likutis atiduodant siuntą arba prieš išvykstant iš Londono. Vieną kartą gavom patikėjimo (kažkaip taip nutiko, seniai) ir paskui vykome po pinigus tris mėnesius. Nenurodysiu vardų, bet buvo nepatogu. Dabar nebeimame rizikos.

Ar įmanoma įtraukti asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, tai dažnai būna. Darbuotojai uždaro savo dėžutes ir įrašo į bendrą inventorių. Svarbu, kad jie neišvežtų jokių draudžiamų daiktų (ginklų, narkotikų – buvo atvejų). Tikriname, kas dedama į dėžes, jei yra abejonių.

Ką daryti su raktų pakavimu?

Visus raktus nuo biuro, spintelių, seifų surinkite į vieną mažą, gerai pažymėtą dėžutę. Neįmeskite jų į didelę dėžę su knygomis, kitaip praleisite pusę dienos ieškodami, kaip atidaryti duris naujoje vietoje (tai patirtis kalba).

Ar vežiate automobilius?

Kartais darome, jei telpa į sunkvežimį su keliais automobiliais (naudojame autovežį). Bet jei tai verslo automobiliai, reikia vengti M1 greitkelio Anglijoje, jei vairuotojas nėra registruotas (vairuotojo valandų taisyklės). Biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių įtraukia ir logistiką, todėl geriau to nedaryti per tą patį reisą, jei nežinote taisyklių.

Kaip elgtis su parkavimu pašalinėje pusėje (Lietuva, Lenkija)?

Ten paprasčiau, bet taip pat reikia vietos. Jei biuras yra senoje architektūros pastate, kur nėra aikštelės, reikia sutarti su savivaldybe dėl laikino užėmimo. Lietuvoje daugiau mažiau draugiški policijai, jei sutinka, bet Lenkijoje gali būti griežtesni.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Mums darbo dienos nėra svarbios, jei mokate. Bet problema ta, kad muitinės, sandėliai ir gatvių tarnybos švenčia. Jei atvykstate Kalėdų dieną, niekas neduos jums leidimo iškrauti. Geriau planuokite darbo dienomis.

Ką daryti, jei pasibaigia vietos sandėlyje?

Turiame partnerių sandėlius Londone ir Lietuvoje galinčiuose laikinai padėti daiktus, jei dar nepasiruošė naujieji biurai. Tai kainuoja, bet taip išvengsite spūsčių prie biuro durų.

Ar tikrinatės vairuotojus?

Be abejo. Žinome juos metus. Nenaudojame „iš gatvės“ samdinių, nes biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių priklauso nuo to, kas sėdi prie vairo. Turi būti patikimi, blaivūs ir laikantis taisyklių.

Kas daro šį procesą tokiu sudėtingu?

Žmonės. Ne dėžės. Ne sunkvežimiai. O žmonės, kurie nepaklauso ar nenurodo tikros informacijos. Jei pasakysite tiesą, viskas nueis lygiai.

Ar verta isigyti draudimą?

Aš ne parduodu draudimą, aš jį turiu. Bet jums, kaip verslui, verta pasitikrinti savo turto draudimą ar jis dengia pervežimą. Kartais pasidaro smulkios žalos, kurios neįeina į mūsų fransizę (pavyzdžiui, 200 eurų žala).

Galutinis patarimas?

Būkite vietoje. Nenukelkite į Greciją ar Maltą tuo metu, kai krauname. Vadovo buvimas sprendžia 90 proc. ginčų tarp vairuotojo ir pastalo saugotojo.

Išvada

Taip, biuro perkėlimas iš Londono be trikdžių yra įmanomas, bet jis niekada nesvyrauja taip lygiai, kaip piešinyje. Rūpinkitės dokumentais, neleiskite vairuotojams važiuoti po žemu tiltu ir, kas svarbiausia, pasitikėkite savo logistikos partneriu. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti – geriausias klientas yra tas, kuris klauso, kai sakau, kad reikia daugiau dėžių (ir ne tas, kuris sako, kad viskas telpa į „Fiat“ dovaną). Sėkmės kelyje ir pasitikėkite savo jausmais – jei kažkas atrodo įtartinai, geriau klausti dar kartą.