Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo: kaip išvengti chaoso ir perbraižymų?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo yra tas dalykas, kurį visi svajoja, bet mažai kas pasiekia iš tikrųjų. Londonas yra specifiškas miestas, siauros gatvės, conjestion zones, o po Brexit dar ir papildomi muitinės malonumai. Tačiau jei viską suplanuoti protingai, tai įmanoma. Dažniausiai problemos kyla ne iš to, kad keliaujame per visą Europą, o dėl chaotiško pasiruošimo pradžioje. Nors aš čia ne dėl to, kad gąsdintume, o noriu padėti suprasti, kaip tai veikia iš vidaus, be tų visų gražių frazių iš reklamos brošiūrų. Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo reikalauja kantrybės ir realaus žiūrėjimo į laiko apskaitą.

Pradžiamokslis ir brangiai apmokamos klaidos

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį perkėlimą?

Nebūkite naivūs, jei manote, kad pakanka savaitės. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o maždaug prieš mėnesį ar du. Idealų atvejį pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 8 savaites. Reikia suderinti liftus, išsiregistruoti iš patalpų, surasti naują vietą ir, žinoma, rinktis pervežėją. Jei spėjate, galima ir greičiau, bet tada kaina bus didesnė, o nervai – ant ribos. Turėjau klientą, kuris skambino sekmadienį ir norėjo išvežti viską į antradienį rytą... nepavyko.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalias kompanijas, ar galima pasidirbti paties?

Klausimas retorinis, bet dažnas. Žinoma, galite išsinuomoti furgoną "Sixt" ar panašioje vietovėje ir varyti patys, tačiau ar verta? Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo pasidarys tikrai didelis stresas, kai suprasite, kad serveris netelpa į liftą, o Londono "congestion charge" zona suvalgys pusę biudžeto. Profesionalai turi įrangą, draudimą ir, svarbiausia, žino, kur gali užeiti sunkvežimis, o kur – ne. O jei kas nors nukris ir sudužo, kas atsakis?

Kaip tiksliai apskaičiuoti tokių paslaugų kainą?

Tai nėra fiksuota. Kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų: ar reikia išmontuoti baldus, kiek yra dėžių, ar reikia specialios įrangos kompiuteriams. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo dažnai brangsta dėl paskutinio momento pakeitimų. Jei sakote "turime 10 dėžių", o prieš pat išvykimą jų išsiverbia 50, vairuotojas nebus laimingas. Pamatykite, kiek užima vietos 1m3 paletė, ir taip skaičiuokite. Ir nepamirškite apie kuro kainos pokyčius – jos šiuo metu labai svyruoja.

Ar reikia atlikti vaizdo apžiūrą prieš pasirašant sutartį?

Būtina. Negaliu pakartoti – būtina. Nors dabar yra technologijų ir galima viską nufotografuot telefonu, bet akys mato daugiau. Vaizdo apžiūra leidžia mums pasakyti, kiek reikia furgonų ir kokių tipų. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo prasideda nuo to, kad vairuotojas atvyksta ir mato, kad reikia ne 3,5 tonų, o 7,5 tonų sunkvežimį. Be to, taip patikrinsime, ar įvažiavimas į patalpas yra tinkamas. Kartais vaizdas per "WhatsApp" iškraipytas arba nepilnas.

Ką daryti, jei biure yra labai daug svarbių dokumentų?

Dokumentus reikia rūšiuoti dar prieš pakavimą. Gera praktika – turėti atskiras dėžutes su spalvotomis etiketėmis, skirtas "finansams", "paskirties paštam" ir t.t. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo gali virsti košmaru, jei pamestate sutartis su klientais. Siūlau visus svarbiausius dokumentus pasiduoti ne į bendrą krovinią, o juos vežti su savimi (asmeniškai) arba naudoti specialų, užrakintą konteinerą, kurį vairuotojas atiduoda pirmiausia.

Popieriaus darbas ir muitinės (Brexit liūdnai pasidžiaugta)

Ar dėl Brexit reikia daugiau dokumentų dabar?

Deja, taip. Anksčiau buvo paprasčiau – užkrovė ir važiavai. Dabar, kai atliekame biuro perkėlimą iš Londono be streso ir vargo, reikia pagalvoti apie muitinės deklaracijas. Jei tai yra perkėlimas į kitą ES šalį (pvz., į Lietuvą), tada reikalingas T2L dokumentas arba eksporto deklaracija. Be to, kiekvienas daiktas turi turėti savo vertę, nes muitininkai mėgsta klausti "kokia šios spintės vertė?". Pasiruoškite inventoriaus sąrašą išsamų.

Kas yra "Transfer of Residence" (ToR) ir ar jis mums reikalingas?

Tai labai svarbus dalykas, jei perkėliate ne tik biurą, bet ir asmeninius daiktus arba jei įmonės steigėjai keičia gyvenamąją vietą. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo tampa pigesniu, jei galime taikyti ToR numerį, kuris leidžia atsiskaityti su muitais ir mokesčiais 0 proc. tarifu. Bet girdžiau, kad dabar jų gavimas trunka ilgiau, tad prašykite mūsų (arba savo buhalterio) pasirūpinti tuo iš anksto, o ne dieną prieš išvykimą.

Ar reikia mokėti PVM arba muito už biuro techniką?

Jei technika jau buvo naudojama JK ir neperkama nauja, tai dažniausiai nėra PVM. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo reikalauja teisingos prekės kodų (HS kodų) nustatymos. Kompiuteriams tai vienas kodas, biuro stalams – kitas. Jei padarysite klaidą sąraše, muitinėje galiu sugriūti delsimas. Vieną kartą teko laukti tris dienas Francūzijoje, nes klientas parašė "baldai" viena eilute be detalių.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Gali būti šaltas dušas. T.y., sunkvežimis gali būti sulaikytas kol bus pateikti trūkstami dokumentai. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo tokiu atveju baigiasi greitai. Tau tenka skambinti brokeriui, mokėti baudas už delsimą ir galbūt sandėliavimą. Nenoriu būti baisus, bet tiesiog būkite atidžiai su tais popieriais. Geriausia vieną kartą viską patikrinti su savo logistiko vadybininku.

Ar jūs padedate suformuoti inventoriaus sąrašą ar tai mūsų darbas?

Mes galime padėti, o galime ir tik patikrinti. Geriausiai savo daiktus pažįstate jūs patys. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo yra komandinis darbas. Jūs suskaičiuojate, mes suvedame į reikiamą formatą. Tiesa, kai klientas pats bando rašyti sąrašą, dažnai būna chaosas – vienur "20 dėžių", kitur "spintos". Mums reikia tikslumo, kad muitinėje nebuvo klausimų.

Technika ir baldai: kaip nieko ne sulaužyti

Kaip vežti didelius serverius ir jautrią techniką?

Tai yra viena pavojingiausių vietų. Serveriai ne tik brangūs, bet ir turi duomenis. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo šiuo atveju reiškia specialų pakavimą – antivratinę plokštelę, putų plastiką, tvirtas dėžes. Be to, labai svarbu užfiksuoti būseną prieš išvežimą (nuotraukos). Nerekomenduoju išjungiant serverius tuoj pat patalpinti į vėsus furgoną – leiskite jiems atvėsti po išjungimo, kad ne susidarytų kondensatas viduje.

Ar reikia išmontuoti visus biuro stalus ir spinteles?

90 proc. atvejų – taip. Niekas nenori, kad stalas nulūžtų perėjant duris ar įlipant į liftą. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo įvyksta greičiau, jei baldai yra išmontuoti. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, suranda ir pasirašo visus varžtus į maišelius, kad nebūtų painiova surinkiant naujoje vietoje. Vieną kartą teko surinkti spintelę be varžtų... nebuvo smagu.

Ką daryti su didžiuliu "konferencijos stalu"?

Jis yra pagrindinis bėda. Tokie stalai dažnai nesilaužo, bet yra labai dideli ir neįeina į standartinį liftą. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo tokiu atveju reikalauja iš anksto patikrinti matmenis. Kartais reikia iškelti per langą (na, tikrai retai, bet buvo) arba išmontuoti liftą. Jei planuojate perkelti didelį stalą, pasakykite mums iš anksto, ne tada, kai furgonas jau stovi aikštelėje.

Ar saugu vežti kompiuterius įprastinėse dėžėse?

Galima, bet rizikuojate. Originalios dėžės geriausios, tačiau jos dažnai išmetamos. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo apima ir specialias IT dėžes su skyrikliais. Monitoriai labai lengvai susilaužo, jei stovi ant viens kito be apsaugos. Geriau investuoti šiek tiek daugiau į pakavimo medžiagas, nei vėliau gailėti duomenų praradimo ar broken screen.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas dingtų?

Naudokite spalvotą lipdukus ir skaičius. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo tampa logišku, jei kiekviena dėžė turi numerį ir kambario pavadinimą (pvz., "1-PAV", "2-SERVER"). Taip vairuotojai žino, kur ką statyti naujoje vietoje. Be to, jei dėžė su svarbiais dokumentais turi būti atidaryta pirmiausia, užrašykite "ATIDARYTI IŠ KART" dideliais raidėmis.

Kelionės detalės: nuo Londono iki jūros

Kiek laiko užtrunka kelionė į Lietuvą ar kitą ES šalį?

Įprastai tai trunka apie 3-4 dienas, priklausomai nuo maršruto. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo nėra lenktynės. Mes dažnai važiuojame per Dover-Calais keltą arba Eurotunelį. Jei sėkmingai praeiname muitinę UK pusėje (eksportas) ir Prancūzijos pusėje (importas), tai viskas vyksta sklandžiai. Bet jei yra eilės ar patikros, gali pavėluoti. Neskubėkite spaudžioti vairuotojo – jis negali važiuoti greičiau nei leidžia reglamentas.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Tačiau vairuotojas negali visada atsiliepti į telefoną, ypač kai vairuoja. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo reiškia, kad duodame atnaujinimus kas keletą valandų arba sustojus poilsio vietose. Nereikalaukite pranešimų kas 15 minučių – tai neįmanoma saugiai. Pasitikėkite procesu.

Kaip yra tvarkomasi su keltų bilietais?

Viską tvarkome mes. Jums nereikia ieškoti "P&O" ar "DFDS" svetainių. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo įtraukia ir bilietų rezervavimą. Tačiau svarbu žinoti, jei dėl jūsų kaltės (pvz., vėluojate pakrauti) praleidome laiką, bilieto keitimas gali kainuoti papildomai. Laikykis grafiko, kurį sudarėme iš anksto.

O kas dėl to "Congestion Charge" Londono centre?

Tai jūsų, kaip kliento, galvos skausmas, nebent mes sutarsime, kad mums tai atlyginsite. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo dažnai baigiasi tiesiogiai miesto centre. Jei įvažiuojame į ULEZ zoną, mokesčiai gali būti dideli. Geriausia, jei galime pakrauti už miesto ribų, bet jei reikia įvažiuoti į "City", susitarkime dėl mokesčių iš anksto, kad nebičiuotų vairuotojui.

Ar vairuotojai gali padėti supakuoti dalykus iš anksto?

Gali, bet tai papildoma paslauga. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo įtraukia ir "pack service". Tačiau reikia pasakyti iš anksto, kad gautume pakavimo medžiagas ir žmones. Negalime tiesiog atvykti ir tikėtis, kad vairuotojas, kuris turi važiuoti 1000 km, pradės lankstyti popierius. Tai kito profeso darbas.

Draudimas ir rizikos (nepatogios tiesos)

Ar mano daiktai yra apdrausti?

Taip, mes turime standartinį krovininio draudimą, bet jis turi limitus. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo reiškia, kad turite pasidomėti draudimo sąlygomis. Dažnai dailės kūriniai, pinigai ar labai brangūs serveriai nėra apdraudžiami pagal standartinę sutartį. Jei turite ką nors ypatingai brangaus, praneškite ir mes susirasime papildomą draudimą. Neklauskite "o kas jei...", geriau pasidomėkite dabar.

Kas nutinka, jei furgonas sugenda kelyje?

Tai retas atvejis, mes turime techninę pagalbą visoje Europoje. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo gali šiek tiek užtrukti, jei plyšia padanga arba dingsta variklis. Tada kviečiame pagalbą, jei reikia – perkrauname į kitą furgoną. Jums nereikia rūpintis mechanika, mūsų problema, tačiau žinokite, kad tokiu atveju atvykimas gali pavėluoti parą ar dvi.

Ar galima kreiptis į kitas kompanijas pigiau?

Galima, tikrai. Rinkoje yra ir "piemenų" su furgonėliais, kurie dirba be sutarčių. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo su jais gali baigtis taip, kad jie pasiims depozitą ir išnyksta. Matęs tokių atvejų buvau daug. Pasirinkdami pagal kainą, rizikuojate ne tik pinigais, bet ir savo verslo duomenimis. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už garantiją.

Kas daryti, jei naujoje vietoje dar nėra paruošta?

Tai klasika. Atvykstame, o raktų nėra, arba darbai vyksta. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo tampa stresingu vairuotojui, kuris privalo laukti. Laukimas mokamas. Jei žinote, kad biuras nebus paruoštas, pasakykite mums – galime uždėti krovinius į sandėlį tarpiniam laikymui (tai kainuoja, bet mažiau nei vairuotojo stovėjimas).

Ar būna, kad poilsio laikas sutrukdo?

Reglamentai yra griežti. Vairuotojas turi miegoti 9 valandas (arba 11 jei dviguba poskyris). Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo negali būti padarytas 24 valandomis be sustojimų. Jei reikalaujate atvykti antradienį ryte, mes pradėsime sekmadienį. Neprašykite vairuotojo "pravažiuoti" poilsio – tai nelegalu ir pavojinga.

Galutiniai smulkmenos ir išvados

Kaip apmokėti paslaugas?

Įprastai imame avansą 30 proc., likutį – atvykus į paskirties vietą arba iš anksto prieš išvykstant. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo apmokėjimas turi būti aiškus. Geriausia banko pavedimu, kad būtų įrodymas. Išvengkite grynųjų pinigų mokėjimo vairuotojui – tai bloga praktika dėl saugumo ir apskaitos.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima pasikalbėti. Jei turite lankstumo dėl datų (pvz., galite laukti, kai mes turime tuščią furgoną grįžtant iš JK), kaina gali būti mažesnė. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo kartais tampa pigesniu, jei sutinkate įtraukti į didesnį maršrutą. Užduokite klausimą – nieko neprarandate.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos norime išmesti?

Galime išvežti į šiukšliadėžę (skip) arba dovanoti organizacijoms. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo taip pat reiškia atsikratyti nereikalingų daiktų. Nenukelkite senių sulūžusių kėdžių į furgoną, jei planuojate jas išmesti Lietuvoje – tuos kelius mokėsite jūs.

Ar reikia specialių leidimų stovėjimui Londono centre?

Taip, jei reikia stovėti gatvėje. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo gali baigtis bauda, jei neužsirezervuosite vietos (parking bay) iš Londono savivaldybės (council). Tai procesas, kuris trunka kelias dienas, taigi neatsidėkite paskutinę minutę. Mums padėsime suformuoti prašymą, jei duosite adresą.

Ar jūsų komanda kalba lietuviškai?

Žinoma, o ir angliškai mokam. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo yra lengvesnis, kai galite suprasti vairuotoją be vertėjo. Bet jei jūsų komanda Londone kalba tik angliškai, nieko katastrofiško – mūsų vadybininkai sugeba susitvarkyti komunikacijoje.

Galiausiai, kodėl rinktis būtent jus?

Nes matėme viską. Esame dirbę tiek su didžiulėmis korporacijomis, tiek su mažomis "garage" firmomis. Biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargio mums – kasdienybė, o ne stresas. Mes nežadame nerealių dalykų, tiesiog darbam savo darbą. O jei kas nors nueina ne taip – pasakysime iš karto ir spręsim kartu.

Ar reikia palikti arbatos ar kavos vairuotojams? (Šypsojasi)

Nebūtina, bet labai pagarbina! (O jei rimtai – tik užtikrinkite, kad jiems būtų kur pasipilti vandens arba pailsiuoti). Nors biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargo yra mūsų darbas, gerai elgiantis klientai visada palinksta labiau įsidėmėti.

Taip ir atrobi sėkmingas biuro perkėlimas iš Londono be streso ir vargas (čia turiu omenyje vargą, o ne vergus). Svarbiausia yra ne tiek dėžės, kiek komunikacija. Jei pasakysite mums tiesą apie tai, kiek turite daiktų ir kada reikia išvykti, mes pasidarysime stebuklus. Nereikia slėpti tų trijų paslėptų dėžių su archyvu, kurias pamiršote paminėti apžiūros metu – tai tik sukelia problemų tiesiogiai kelyje. Dirbkime kartą ir viską nuvešime saugiai. O jei kils abejonių dėl kainos ar dokumentų – skambinkite, geriau klausti per anksti nei per vėlu. Sėkmės naujoje vietoje!