Biuro perkėlimas iš Londono – be streso ir vargo

Dirbu logistikos srityje beveik du dešimtmečius, todėl matęs esu viską – nuo paslaptingai dingusių dėžių iki sunkvežimių, užstrigusių ant M25 ringe. Biuro perkėlimas iš Londono yra tas procesas, kuris gali sukelti daugiau pilko plauko nei pačių dalykų perkėlimas, jeigu nesate pasiruošę. Čia ne tiesiog užkrauname kėdes į mašiną ir važiuojame, Londono specifika sužaidžia didžiulį vaidmenį. Dažnai klientai many, kad tai užtruks dvi valandas, bet realybėje, įskaitant išsirūpinimą leidimais, tai gali trukti dienomis. Tad, jei planuojate biuro perkėlimas iš Londono, geriau pradėkite galvoti apie jį jau dabar, o ne tada, kai jau reikės išsikrauti.

Susidurimas su biuro perkėlimo iš Londono realybe

Ar tai labai brangu viskas?

Kainos klausimas visada yra pirmas, ir, tiesą sakant, atsakymas niekada nebūna vienareikšmis. Biuro perkėlimas iš Londono į Lietuvą ar kitą ES šalį priklauso nuo tūrio metro kubais ir svorio, bet dar labiau nuo to, kur tiksliai stovės jūsų mašina. Jei reikės važiuoti į Centro zoną (Congestion Charge), tai pridės šimtus svarų prie sąskaitos. Be to, jei reikės specialios technikos kelti į aukštą be lifto, darbininkai dirbs ilgiau, o laikas – pinigai. Įvertinkite, kad vidutinė kaina svyruoja, bet jei kas kas pasako, kad tai padarys už du šimtus eurų – tikėkina, kad jis apgaudinėja.

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Patirtis sako, kad niekada neįsipareigoju dėl laiko, jei nemačiau vietos. Paprastai patys įkrovimas ir iškrovimas užtrunka vieną dieną, bet jei kalbame apie didelį biurą, tai gali užtrukti ir dvi. Kelionės laikas priklauso nuo to, kiek feroje yra eismo įgulių. Prieš porą metų vairuotojas pradėjo važiuoti sekmadienį, vengdamas spūsčių, tad atvyko anksčiau. Bet dažniausiai tai 3-4 dienos nuo durų iki durų. Biuro perkėlimas iš Londono nėra tas dalykas, kurį galima „užspręsti“ per valandą.

Ar galima pasitarti su jumis dėl datos?

Žinoma, bet kuo ankščiau, tuo geriau. Mes turime grafikus, ir jei jums reikia važiuoti konkrečia diena, gali būti, kad reikės priderinti prie kitų krovinių. Ypač jei planuojate važiuoti prieš šventes ar atostogas – tada visi bando išvežti daiktus vienu metu. Taip pat, nepamirškite, kad Britanijoje yra savų atostogų dienų, kai neveikia kai kurios paslaugos. Geriausia susitarti bent savaitę iki, o dar geriau – dvi.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Degalų kainos, kurios šokiruoja, ir darbo jėgos trūkumas. Dabar sunku rasti gerų vairuotojų, tad jų atlyginimas įeina į kainą. Taip pat įtakoja ir tai, ar reikia mokėti už pristatymą paskirties taške paskutinį kilometrą (pavyzdžiui, kelyje Lietuvoje). Jei kelyje bus avarija ir užstosime – mokesčiai už laukimą taip pat keliauja klientui. Biuro perkėlimas iš Londono yra sudėtingas dėl to, kad čia susiduria daug veiksnių.

Ar reikia mokėti už pakylos pristatymą?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi hidraulinę pakyklą, tad paprastai ne. Jei tik važiuojame standartiniu vilkiku su tentu, o jums nereikia įkrovimo į aukštą, tai paprastai įeina į kainą. Bet jei reikia mažesnės mašinos su „keliamu galu“ (tailo), tai jau gali būti papildoma mokestis, nes tokių mašinų turime mažiau. Geriau iškarto pasakykite, kokia yra jūsų vieta.

Ką daryti, jei biure daug technikos?

Technika reikalauja ypatingo dėmesio. Ne tiesiog įmeskite monitorius į dėžę ir viskas. Monitoriai turi būti apsaugoti, o serveriai – išjungti tinkamai (jeigu mūsų komanda tai daro). Kartais klientai sako: „ai, viskas veikia“, o paskui pasirodo, kad serveris nebuvo išjungtas ir diskai sugedo. Biuro perkėlimas iš Londono dažnai apima ir brangią IT įrangą, tad reikia tai žinoti iš anksto.

Londono specifika – mokesčiai ir ribojimai

Kas tas ULEZ ir kodėl jis svarbus?

ULEZ (Ultra Low Emission Zone) dabar apima beveik visą Londoną. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų (o dauguma senesnių neatitinka), teks mokėti didelę baudą kasdien – 100 svarų ar daugiau. Tai reiškia, kad jei biuras yra ULEZ zonoje, kaina bus didesnė. Nesenai turėjome atvejį, kad klientas nesuprato, kodėl brangiau, ir teko aiškinti apie šiuos environmental mokesčius. Biuro perkėlimas iš Londono be ULEZ žinojimo gali tapti bržiausia dovana.

Ar reikia mokėti Congestion Charge?

Jei įvažiuojate į centrą (tą zoną, kur yra Trafalgar Square ir pan.), taip, dabar tai 15 svarų per dieną. Tai apima ir įkrovimą, ir iškrovimą. Taigi, jei jūsų biuras yra City ar Westminster, pridėkite šią sumą prie biudžeto. Kartais pavyksta įkrauti už zonos ribų ir tik tada važiuoti į centrą, bet ne visada įmanoma.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro gatvės?

Londono savivaldybės (boroughs) yra labai griežtos. Negalima tiesiog sustoti raudonaiai ir nešti dėžių. Reikia suspension of parking bays (stovėjimo vietų sustabdymas). Tai trunka laiko, ir už tai reikia mokėti. Vienas klientas bandė taupyti ir neprašė leidimo – mašina buvo nuvaryta per valandą. Gera pamoka. Biuro perkėlimas iš Londono be šių permisų yra kaip lošimas rulete.

Ką daryti, jei gatvė per siaura sunkvežimiui?

Tai dažna problema, ypač Soho ar „City“ smulkiose gatvelėse. Tada tenka naudoti mažesnes mašinas (7.5 tonų), kurios gali važiuoti smulkiau, bet jose telpa mažiau krovinio. Tai reiškia, kad reikės daugiau kelionių, kas padidins laiką ir kainą. Kartais netgi tenka nešti daiktus 100 metrų rankomis, nes vilkiko negalima įvairti. O kokia tai knisa kai sušąla...

Ar galima važiuoti naktį, kad neiššoktų baudos?

Teoriškai galima, bet praktiškai sunku. Dauguma biurų turi saugumo sistemas, kurios neleidžia įeiti naktį, be to, darbuotojai nenori dirbti naktimis. Be to, Londono naktis taip pat turi savo ribojimų. Tačiau jei tai gyvenamasis rajonas, gali būti, kad garsas naktį sukels skundą iš kaimynų. Geriau laikytis darbo laiko, jei nėra labai specifinių aplinkybių.

Kas daryti su mokesčia už tiltus ir tunelius (Dart Charge ir pan.)?

Jei važuosite per Dartfordo tiltą (tunnel), dabat tenka mokėti elektroniniu būdu. Jūs mums sumokėjimą už kelią, o mes jį apmokame. Jeigu vairuotojas pamirštų (o kartais nutinka), bauda ateina į mūsų įmonę, tad mes ją pervedame klientui. Biuro perkėlimas iš Londono visada apima šiuos smulkius, bet erzinančius mokesčius.

Dokumentai ir muitinės reikalai

Kokius dokumentai reikia paruošti?

Sąrašas gana ilgas: krovinio manifestas (CMR), prekių sąrašas (packing list), kopijos išregistravimo dokumentų iš UK (jeigu perkėlimas iš Londono po brexit), ir galbūt TIR knygelė. Jeigu daiktai yra naudoti, tai lengviau, jeigu nauji – gali tekti mokėti PVM ir muito. Geriau iškarto pasakyti, ką vežame, kad nenukrypstume nuo tiesos.

Ar reikia deklaruoti techniką muitinėje?

Taip, jeigu technika yra naujesnė nei 6 mėnesiai. Biuro perkėlimas iš Londono dažnai apima ne senius kompiuterius. Muitinėje gali klausti serijinių numerių. Jeigu nesuteiksite teisingos informacijos, gali būti delay (vėlavimas) pasienyje, o kas diena sandėlyje kainuoja. Vieną kartą užstrigome su sargine, nes klientas neparašė, kad ten yra naujų serverių – buvo įdomios pokalbiai su custom officer.

Kas daryti su slaptais duomenimis ir serveriais?

Tai labai svarbu. Mes neatsakingi už duomenų praradimą, tik už fizinį perkėlimą. Todėl turite patys užtikrinti, kad diskai yra užšifruoti arba išimti. Ypač jei tenka įmonių apskaitos duomenys ar klientų asmeninės informacijos. Negalima tik mums atiduoti raktų ir sakyti „vežkite“. Atsakomybė didelė.

Ar privalu turėti TIR carnets?

Jei važiuojate per tranzitą (pvz., per Belgiją ar Vokietiją), TIR gali pagreitinti kelionę, bet nėra būtinas, jeigu kelias trumpas arba naudojate kita procedūra. Biuro perkėlimas iš Londono dažniausiai vyksta tiesiai į Lietuvą, tad TIR nėra būtinas, bet gali prireikti, jeigu vykstate į gilesnę Europą. (Na, bent jau taip buvo anksčiau, o dabar taisyklės keičiasi kasmet, reikėtų patikrinti).

Kas vyksta su muitine, jei trūksta dokumentų?

Tada laukiam. Ir mokam už laukimą sandėlyje. Tai viena baisiausių situacijų, kai mašina stovi pasienyje, o klientas skamba ir klausia, kodėl nevažiuoja. Būna, kad pamiršta įrašyti vieną dėžę su svarbia technika. Geriau turėti perteklių dokumentų nei trūkumą.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Formaliai ne, jei tai komercinis reisas. Dažnai darbuotojai bando „prismegti“ savo dėžutes su knygomis ar buitinėmis technikomis. Muitinė to nemėgsta. Jei tai tik keletas smulkių dalykų, tai prašau, o jei pilnas biuras asmeninių daiktų, tai gali būti traktuojama kaip kontrabanda (šiaip, ne tiek baisiai, bet bauda bus). Biuro perkėlimas iš Londono turi būti aiškus – biuro daiktai, o ne „kelioninis lagaminas“ kiekvienam.

Pakavimas ir logistiniai niuansai

Ar jums patiems reikia rinkti dėžes?

Galime priduoti dėžes, tai paprasta. Kainos – maždaug 2-3 svarai už dėžę, priklauso nuo dydžio. Bet geriau tai padaryti iš anksto. Kartais klientai sako „mes viską iš Anksto surinkome“, o tada atvyksta vairuotojas ir visa tai padaryta iš senų kelių kartų suplotos pakuolės, kurios plyšo pakėlimo metu. Naudokite naujas dėžes.

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius?

Geriausia originalios dėžės. Jeigu jų nebėra – putplasčio (bubble wrap) ir storos dėžės. Monitorius neįdėkite vieno ant kito be tarpinės, bus nulūžę ekranai. Biuro perkėlimas iš Londono mums dažniausiai baigiasi aiškinimaisis, kodėl nebeveikia ekranas. Tai brangiai išeina. Užpildykite tuščias vietas popieriumi.

Ką daryti su didelėmis spausdintuvais?

Spausdintuvai (tokie dideli „kanonai“) turi tonerius, kurie gali išsilieti. Būtinai reikia juos išimti arba užfiksuoti. Kartais spausdintuvas sveria 100 kg, tai reikalinga keliamoji technika. Nebandykite jį nešti su kolega – nugaros neatsitols. Mes turime keltuvus, tai ne problema.

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet augalai gali būti tikrinami dėl kenkėjų (fitosanitarinė kontrolė). Jei vežate tik keletą puodų, tai paprastai praeina, bet jei pilnas „miškas“, gali tekti turėti fitosanitarinį sertifikatą. Be to, augalai gali numirti užšaloje mašinoje, jei žiema. Biuro perkėlimas iš Londono žiemos metu reikalauja pagalvoti apie šilumą.

Kiek dėžių reikės vidutiniam biurui?

Vidutinis darbuotojas turi apie 2-3 dėžes asmeninių daiktų (knygos, puodeliai, photo), plius stalas, kompiuteris, kėdė. Taigi, jei turite 10 žmonių, planuokite maždaug 30-40 dėžių plaus baldus. Geriau turėti perteklių dėžių, nei trūkumo, kai vairuotojas jau skuba.

Ar saugu palikti daiktus koridoriuje prie išėjimo?

Londono centre – tikrai ne. Gali būti pavogta arba tiesiog trukdys kitam eismui. Geriau viską susistatyti kambaryje, iš kur bus įkeliama. Jei taisote „clear out“, tai kita, bet jei tai darbas prieinamioje vietoje, rizikuojate prarasti brangius daiktus.

Rizikos, problemos ir nepasisekimas

Kas nutinka, jei vairuotojas susiduria su avarija?

Tai blogiausias scenarijus. Mes turite draudimą, kuris padengia krovinius (CMR draudimas). Bet jei vairuotojas sužeidžiamas, tai gali užtrukti. Biuro perkėlimas iš Londono gali atsidurti „pristabdytas“ kelio šone. Tada mes turime rasti kitą mašiną, iškrauti ir perkrauti. Tai ilgai ir nervingai, bet mes sprendžiame.

Ar jūsų draudimas apima viską?

Draudimas apima įprastą riziką (avarija, gaisras, vagystė). Tačiau jis neapima „netinkamo pakavimo“. Jeigu jūs padėjote rutulį be dėžės ir jis sužalojo kitą daiktą – mūsų kaltės nėra. Taip pat, draudimo limitai – paprastai iki 10-20 tūkst. eurų, jeigu daiktai brangesni, reikia pranešti iš anksto.

Kas daroma, jei pasieniečiai nusprendžia tikrinti kruopščiau?

Tai vėlavimas. Biuro perkėlimas iš Londono po „Brexit“ tapo daug sudėtingesnis. Kartais jie atidaro tentą ir ima tikrinti kiekvieną dėžę. Tai gali trukti 5-6 valandas. Klientas turi žinoti, kad nėra garantijos, kad nuvažiuosite per 3 dienas, jei pasieniečių nuotaika bloga.

O jei orai pasikeičia ir kelyje uraganas?

Vairuotojai yra protingi, jei būna labai blogai, jie sustoja ir laukia. Saugumas svarbiau už terminus. Nei vienas klientas nenori gauti pranešimo, kad mašina nuvirtusi griovioje. Taigi, jei žiemoje sniego būna, gali būti diena atsilikimo. Tai ne mūsų kaltė, tai gamta.

Kas daryti, jei paskirties vietoje nėra kas priimti?

Tada vairuotojas laukia. Jis negali išmesti daiktų kieme (jeigu taip nebuvo sutarta). Laukimo mokestis (standby charge) paprastai pradedamas skaičiuoti po 1 valandos. Biuro perkėlimas iš Londono baigiasi tuomet, kai pasirašome perdavimo aktą. Jeigu atvykstate 3 valandas vėliau, mokėkite už laiką.

Ar yra ko aš bijauiu šioje srityje?

(Klaida: bijoju -> bijauju... be, turiu omeny bijau). Sakyčiau, bijau situacijų, kai klientai nesako visos tiesos. Pavyzdžiui, sako, kad yra 2 aukštai, o atvyksta – 5 ir liftas neveikia. Tai vėlgi laiko ir pinigų švaistymas. Biuro perkėlimas iš Londono turi būti paremtas pasitikėjimu, jei meluojate iš pradžių, viskas nutrūksta viduryje.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Kaip sako močiutė, „skubantis darbas – elgetos darbas“. Pigu dažniausiai reiškia, kad bus naudojami seni sunkvežimiai, be draudimo, arba vairuotojai be patirties. Biuro perkėlimas iš Londono – rimtas reikalas. Užsidrovite už kokybę, kad nereiktų verkti vėliau.

Gal dar ką pamiršau paminėti?

Gali būti, kad pamiršau pasakyti apie liftų rezervavimą. Jeigu jūsų name lifto reikia iš anksto užsakyti (pvz., dideliems daiktams), tai darykite patys, kadangi mums sunku susitarti su jūsų „caretaker“ iš Londono. Tokios smulkmenos sukelia didžiausius vėlavimus.

Išvada

Viskas apie tai, ką išdėstiau, rodo, kad biuro perkėlimas iš Londono nėra paprasta užduotis, bet su tinkama komanda ir planavimu – visai įmanoma be didelio streso. Svarbiausia yra bendravimas ir realių lūkesčių turėjimas, nes idealų pasaulį mes matome tik filmuose. Jeigu pasiruošiate gerai, susitarsite dėl dokumentų ir mokesčių, viskas įvyks sklandžiai. O jeigu kils abejonių – tiesiog skambinkite, geriau paprašyti patarimo vėliau, nei rinktis nežinodamas. Geriausia biuro perkėlimas iš Londono patirtis yra ta, apie kurią jums nereikės pasakoti istorijų draugams prie alaus.