Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su greitu vykdymu: praktinis vadovas be lakštinukų

Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su greitu vykdymu dabar yra tikras iššūkis dėl visų tų Brexit „dovanų“, kuriuos gavome. Daugelis klientų galvoja, kad tiesiog užsakovate sunkvežimį, jis paima daiktus ir važiuoja, tačiau realybėje viskas yra sudėtingiau, ypač kai kalbame apie greitą vykdymą. Turiu būti sąžiningas – be gero plano ir tiksliai parengtų dokumentų, tas greitas vykdymas virs lėtu košmaru, kuris kainuos brangiau nei pačios perkėlimo paslaugos. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir mačiau viską, pradedant nuo prarastų konteinerų uoste ir baigiant tais atvejais, kai klientai būdavo priversti laukti savaitei dėl vienos neįrašytos eilutės dokumentuose. Svarbiausia yra ne skubėti akivaizdžiai, o viską suplanuoti taip, kad judėjimas vyktų tolygiai, be stabdžių muitinėje.

Dokumentai ir muitinės nesusipratimai (pats rūpestingiausias dalis)

Ar man tikrai reikalingas EORI kodas?

Be EORI kodo jums neprašversite net pro Kalėdų senelio kelią. Tai dabra yra privaloma, kai keliaujate iš Jungtinės Karalystės į ES ar atvirkščiai. Be šio kodo, muitinė tiesiog neleis išvežti jūsų inventoriaus, o tai sustabdys visą procesą. Gaukite jį iš karto, kai tik pradėsite galvoti apie perkėlimą, kitaip vėluosite ir terminai nueis. Tai nėra kažkas sudėtingo, bet biurokratija užtrunka, todėl nedelskite.

Kokia dokumentų tvarka, kai vežame įrangą?

Jūs turite parengti ne tik pakavimo sąrašą, bet ir komercinę sąskaitą, net jei tai tik jūsų nuosavybė. Muitinėje nori matyti, kad daiktai turi vertę, kitaip jie gali priskirti savą (ir tai bus daugiau). Visi serialiniai numeriai turi būti tikslūs, o jei neužpildysite bent vieno laukelio, gali tekti grįžti. Buvau situacijoje, kur vairuotojas laikėsi 3 dienas uoste, nes klientas parašė „kompiuteriai“ be jokių specifikacijų.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Tai priklauso nuo to, kiek laikote daiktus. Jei perkėliate nuosavą biuro įrangą, kuri buvo naudojama ilgiau nei 6 mėnesius, dažniausiai galima taikyti nulinį PVM tarifą (intra-community supply arba panašios procedūros), bet tik su įrodymais. Jei įranga nauja, bus taikomas importo PVM ir galbūt muitai, todėl geriau viską iš anksto susitarti su savo buhalteriu. Nenoriu, kad jūsų staiga nustebintų papildomos išlaidos pristatymo metu.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų?

Jei trūksta dokumentų, vairuotojas tiesiog neišvažiuos iš anglijo, arba sustabs maždaug po valandos važiavimo (tunelyje ar uoste). Teks siųsti kurjeriu praleistus popierius, o tai kainuoja ir laiką, ir pinigus. Geriau turėti visus pasirašytus ir nuskanuotus iš anksto, net jei jie atrodo nereikalingi. Saugumas visada geriau už gailę.

Ar galima išvežti duomenis saugiai?

Fizinis perkėlimas viena, o duomenų saugumas – visai kita. Mes neatsakingi už duomenis, jei jūs nes užšifruojate diskų prieš išvežant. Pasitikėkite, sunkvežimyje būna šokai, o serveriai yra jautrūs. Patirkite IT specialistą, kad jie išjungtų viską tvarkingai, o ne tiesiog ištrauktų kištukus sėdint darbe.

Ar galiu vežti alkoholį ar maistą iš biuro?

Tai gana sudėtingas klausimas dėl sanitarijos taisyklių. Maisto produktai, ypač mėsos ar pieno produktai, be specialių sertifikatų dažniausiai yra draudžiami įvežti į ES iš UK. Biuro barą? Geriau išgerti ten arba palikti kolegoms, nes muitininkai gali konfiskuoti visą krovinią dėl vienos degtinės butelio. Nereikia rizikuoti dėl tokių smulmenų.

Ar reikia draudimo?

Absoliučiai taip. Sunkvežimiai gadažioja, o Londono gatvės ne iš lengviausių pravažiuoti. Standartinis draudimas dažnai dengia tik minimalią sumą, todėl patikrinkite, ar jis apima brangią elektroniką. Vieną kartą klientas neturėjo pilno draudimo ir prarado serverius vertėmis 10 tūkst. svarų – tai buvo labai graudu pokalbis.

Kokios didžiausios klaidos dokumentuose?

Didžiausia klaida – bendriniai pavadinimai. „Baldai“ netinka, turi būti „medinės lentynos 4 vnt.“, „biuro stalas su metalinėmis kojomis“. Kuo tiksliau, tuo greičiau praėsite patikrą. Muitinės sistemai nėra svarbu, kad jūs skubate, jai svarbu, kad viskas būtų aišku.

Ar galima lengvinti procedūrą?

Galima, jei naudojate patikimą logistikos partnerį, kuris turi savo tarpininką. Tačiau tai kainuoja. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su greitu vykdymu reikalauja, kad kas nors būtų atsakingas už šį „popieriaus karą“ už jus.

Ar tikrai svarbu tikslus laikas dokumentuose?

Taip, datos turi sutapti su faktiniu išvežimu. Jei parašysite, kad išvežiate rytoj, o vairuotojas atvažiuoja šiandien, bus didelių problemų. Muitinė mėgsta detalių, net jei atrodo, kad tai nėra logiška.

Kaina, laikas ir kitos bėdos

Kiek tai viskas kainuos?

Kaina priklauso nuo tūrio, svorio ir vietos. Londonas arba Anglijos giluma? Didelis skirtumas. Taip pat, dabar degus yra brangus, o ir Brexit padidino mokesčius. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su greitu vykdymu niekada nebus pigus, tačiau galima sutaupyti, jei lanksčiai su datomis. Tačiau jei skubate – mokėkite už greitį.

Ar galima atvykti per savaitgalį?

Galima, bet už papildomą mokestį. Vairuotojai taip pat turi poilsio laikus, kuriuos būtina gerai apskaičiuoti. Jei norite, kad jie vežtu per naktį, tai reglamentuojasi darbo kodeksu, todėl tiesiog „užsispyrus“ nebus galima padaryti. Reikia planuoti poilsio pauzes.

Kas daryti, jei sunkvežimis užstringa?

Tai nutinka dažniau, nei galvojate. Užstrigimas tunelyje ar eismo įvykis M25 žiede. Tada turite turėti atsarginį planą – ar vairuotojai gali laukti, ar reikia keisti grafiką. Mes stengiamės pranešti iš karto, bet kartais ir mes sužinome pavėlavę.

Kodėl tokios brangios „skubios“ paslaugos?

Todėl, kad teko atšaukti kitą užsakymą ar permokti kitam vairuotojui, kad jis numestų savo darbus ir važiuotų pas jus. Logistika – tai mazgai, jei vieną tempi stipriai, kitas gali plyšti.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Su naujais klientais – ne. Per 20 metų mačiau per daug „garbingų“ žmonių, kurie niekada nesumokėjo. Išankstinis apmokėjimas arba garantinis depozitas yra standartas. Nerašau šito tam, kad įžeistų, o kad išvengtume nepatogumų abiem pusėms.

Kiek laiko užtrunka patikrinimas?

Gali užtrukti valandą, o gali ir tris dienas. Jei jūsų krovinius „išrankos“ (patikrina) muitinė, niekur nebešoks. Geriausia, jei dokumentai yra idealūs, tuomet tikrinimas trunka mažiau. Turbūt girdėjote istorijas apie tai, kaip mašinos stovėjo savaitę... tai ne mitas.

Ar kainuoja laukimas vairuotojui?

Taip, kiekviena valanda laukimo (angliškai waiting time) yra mokama. Vairuotojas negali dirbti nemokamai, o jei jis stovi dėl jūsų kaltės (pvz., dokumentai tvarkingai ne), sąskaita bus didelė. Sutaupykite nervus ir pinigus – pasiruoškite.

Ar galiu sekti savo krovinią?

Dauguma savaeigių turi GPS, tačiau kai vairuotojas ilsisi arba važiuoja per zoną be signalo, duomenys gali neatsinaujinti. Nesijaudinkite, jei pamatysite, kad jis stovi vietoje kelias valandas – gali būti, kad tiesiog privalo ilsėtis.

Kas dėl vienetais (pallets) krovimo?

Jūsų daiktai turi būti sukrauti ant standartinių eurapaletų, jei reikalaujama. Tai apsaugo juos nuo purvo ir palengvina krovimą. Jei tiesiog metysite dėžes į kėbulo grindį, gali nukristi ir sulūžti.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei perkeliate visą įmonę (t.y. kelis kambarius, ne tik stalą), galima aptarti. Bet nedarykite to paskutinę minutę. Nuolaidos skiriamos už lojalumą ir planingumą.

Techniniai niuansai ir vairuotojų gyvenimas

Ar vairuotojai padeda krauti?

Savaeigių vairuotojai paprastai ne, jie tik vairuoja. Jei reikalingi krovikai, tai turi būti numatyta užsakyme. Ne tikėkitės, kad 50 metų vyras, kuris važiavo 10 valandų, liks lentynas įkelti į trečią aukštą be liftų. Tai ne jo darbas, o bėda.

Kaip su el. liftu?

Jūsų biure turi būti veikiantis liftas, tinkamas įrenginiams. Jei liftas per mažas arba neveikia, tai vėl laukimas ir papildomi darbai. Patikrinkite tai iš anksto, nes vairuotojai nešoks kėdžių laiptais, jei jų nėra sutarta.

Ar reikia leidimo stovėti prie pastato?

Londono centre arba miestuose su ribojimais – be galo. Už stovėjimą neleistinoje vietoje gausite baudą, kurią pateksite mokėti jūs. Geriau iš anksto pasirūpinti vieta arba leidimu.

Kokios mašinos naudojamos?

Paprastai tai 3,5 t arba 7,5 t sunkvežimiai, arba sunkesnės technika, jei daug daiktų. Pasakykite iš anksto, ar gatvės siauros, kad neišvažiuotume į kiemą ir negalėtume išsukti.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biuro chemija, toneriai – tai pavojingos krovinių kategorijos (ADR). Reikės specialaus transporto ir leidimų. Paprasčiausiai juos išmesti pagal taisykles, o ne vežti per sieną (tiksliau, atiduoti specializuotoms firmoms).

Ką daryti su atliekomis?

Negalima tiesiog palikti senų baldų Anglijoje kieme, neįsivėlus į atliekų tvarkymą. Reikia išsivežti arba pamokėti už išvežimą. Dėl to taip pat gali būti baudos.

Ar reikia kalbėti angliškai?

Su mumis galima lietuviškai (ar rusiškai), bet su muitininku ar policija – tik angliškai. Geriau turėti kontaktą, kuris gali perprastą kalbėti, jei įvyks incidentas.

Kas nutinka, jei vairuotojui pasidaro blogai?

Turi būti atsarginis planas. Mes turime kontaktus vietinėse pagalbos tarnybose. Buvau atvejų, kai tekdavo siųsti kitą vairuotoją paimti mašiną, tai visiška chaoso situacija.

Ar galima užrakinti mašiną?

Taip, vairuotojas užrakina kėbulą nuvažiavęs arba užpildodamas poilsio laiką. Jūsų daiktai yra saugūs, jei ne... na, jei pas jus kieme yra vagysčių banga (o Londone yra), gi, ne mes už tai atsakome.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Jei tai ilga kelionė ir jis laukia jūsų valandas, bent vanduo ar kavos puodelis būtų mandagu. Nereikalaujame banketų, bet žmogiškas požiūris padeda išvengti konfliktų.

Kodėl vairuotojas nusiskundė dėl krovinio?

Jei krovinys surastas netvarkingai, gali nukristi ant jo kelionės metu. Jis atsako už tai, kas vyksta jo mašinoje. Jei jūsų krovikai blogai užfiksavo paletes, vairuotojas gali atsisakyti važiuoti.

Ar svarbu išsivalyti prieš išvežimą?

Būtina. Neišnešiot šiukšlių, nes muitinė gali manyti, kad ten kažkas slepiama, o be to, tai tiesiog nešvara. Vienas klientas buvo palikęs pusę picos – uostas reikalavo išvalyti.

Kaip elgtis su pašarais?

Jei vairuotojas veža maistą sau, tai jo reikalas, bet neleidžiama vežti didelių kieknių maisto produktų be deklaracijos. Mažos degtutinės ir obuoliai – gerai, dėžė kiaulienos – blogai.

Ar galima keisti maršrutą?

Jau važiuojant – labai sunkiai ir brangiai. Reikia pakeisti dokumentus, gauti naujas leidimai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su greitu vykdymu reikalauja tikslumo.

Ką daryti su sugedusiais daiktais?

Užfiksuokite būklę prieš kraunant. Jei atvažiuoja sulūžęs – mūsų kaltė. Jei buvo sulūžęs iš anksto ir jūs neparašėte, bus painu. Nuotraukos padeda.

Ar galima statyti daiktus ant grindų tiesiai?

Galima, bet tik jei tai nėra jautri įranga. Geriau turėti apačią (paprastai tai padeda vairuotojas arba jūsų komanda), kad drėgmė nepatektų.

Kada reikia mokėti likutį?

Paprastai prieš išvykstant arba atvykus į tikslo vietą (grynaisiais arba pavedimu, jei sutarta). Neleiskite vairuotojui išvažiuoti be apmokėjimo, jei nenorite ieškoti jo kitame šalyje.

Ar jums patinka dirbti su tokiais perkėlimais?

Kartais taip, kai viskas eina kaip laikrodžiais. O kai klientai neberanda dokumentų paskutinę minutę... tada norėtųsi tiesiog eiti į pensiją (o jau galvoju apie tai). Bet darbe visada įdomu, kas bus toliau.

Galų gale, ar verta rūpintis tuo pačiam?

Verta, jei norite, kad jūsų verslas nelestų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su greitu vykdymu yra tas dalykas, kurį geriau patikėti profesinėms komandoms, o ne bandyti daryti patys su „draugo gazeline“.

Jeigu viską susumavus, tai Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su greitu vykdymu nėra nieko tokio, ko negalima padaryti, jei tik turite kantrybės ir gerų partnerių. Svarbiausia – neskubėti su sprendimais, bet skubėti su pasiruošimu. Tikiuosi, šitos informacijos pakaks, kad išvengtumėt tų bėdų, su kuriomis susiduria dauguma. Sėkmės susitvarkant naujoje vietoje, o jei kils klausimų – tiesiog skambinkite, mes jau matėme viską.