Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu: vadovas tiems, kurie nori išlikti sveiki

Sąmoningai renkatės biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu? Gerai, tada turėkite omenyje, kad tai ne tas pats kas nupirkti baldus iš IKEA. Po Breksito pasikeitė viskas – muitinės, formalumai, nervai. Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti: dažniausiai žmonėms pasirodo, kad dokumentai susitvarkys patys, bet taip nėra. Reikia žinoti, ką veikti su inventoriaus sąrašu, CMR dokumentais ir muitinės deklaracijomis, kad jūsų turtas neužstrigtų Doveriuose arba Klaipėdoje mėnesį. Čia bus tiesioginė, be jokių užmaskuotų tekstų, tiesa apie tai, kaip tai veikia iš tiesų.

Pradžia ir planavimas (kaip neprašauti galvos)

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu?

Tai tikrai ne viena diena, net jei manytum, kad vairuotojas gali važiuoti be sustojimų. Paprastai, kai viskas gerai, tai trunka nuo 4 iki 7 darbo dienų, tačiau turiu omenyje tik patį važiavimą. Jei kalbame apie visą procesą su dokumentų rinkimu, tai prasideda mėnesiu anksčiau. Muitinės dabar yra lėtos, ypač kai kalba eina apie Jungtinę Karalystę. Vieną kartą važiavome savaitę, nes trūko vieno parašo ant deklaracijos, tai nereikia tikėtis stebuklų. Geriau planuokite su atsarga, o ne tada, kai jau darbuotojai sėdi ant lagaminų.

Ar brangu kainuoja toks perkėlimas?

Kainos dabar šokinėja kaip šuo ant grifų, tai sunku pasakyti tiksliai be kvadratinių metrų. Bet maždaug galiu pasakyti, kad jei turite mažą biurą, tai pradėkite nuo kelių tūkstančių eurų. Didelis biuras kainuos daugiau, nes ten ir kelti daugiau, ir vairuotojui reikės pagalbos. Taip pat prisidės brokerio paslaugos, kurios nėra nemokamos. Nemanau, kad verta taupyti ant čiaupų, nes vėliau brangiau išeis spręsti problemas su muitine. Paprašykite pilną išsamią sąmatą, kad nustotumėt stebėtis.

Kokius dokumentus reikia tur�ti iš karto?

Pagrindai yra inventoriaus sąrašas, kuris turi būti tikslus, o ne "keli stalai ir kėdės". Taip pat reikės eksporto/importo deklaracijų, kurias dažniausiai daro brokeris. Be to, būtinas CMR konosamentas – tai dokumentas, kurį duoda vairuotojas. Jei perkeliate techniką, būtinai nurodykite serijinius numerius, kitaip muitinė uždels. Dar reikėtų gal galvoje turėti draudimo polisą, nors dažniausiai jį išduoda pervežėjas. Be šių popierių jūsų krovinys tikrai neišvažiuos iš uosto.

Kas dėl to Breksito, ar tai daro įtaką?

O, daro, ir dar kaip. Prieš tai buvo paprasčiau, tarsi važiuoti į kitą miestą. Dabar biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu yra tiesiog košmaras dėl muitinės procedūrų. Reikia EORI numerių, reikia deklaruoti kiekvieną daiktą. Kartais atrodo, kad anglai dar ir neprisitaikę prie tų taisyklių, kuriuos patys sukūrė. Taigi, taip, tai daro didžiulę įtaką laikui ir kainai. Negalima važiuoti "pagal senąjį", nes tiesiog gražiai grįšite atgal su pilnu sunkvežimiu.

Ar galima vežti kompiuterius ir serverius be problemų?

Galima, bet turi būti labai tikslus aprašymas. Serveriai ne vienodi, vienas kainuoja tūkstantį, kitas dešimt tūkstančių. Muitinė mėgsta tikrinti, ar nenešate prekybai skirtos technikos. Geriau iš anksto paruoškite specifikacijas. Dar svarbu duomenų saugumas – ne užtikrinsiu, kad vairuotojas nebus smegenų steal'intojas (pavogės), bet draudimas padėtų. Ir nepamirškite išjungti viską prieš pakraudami, nes kažkas buvo padaręs ne taip ir serveris užvirė kelyje.

Kas daryl su senais baldais, ar verti juos vežti?

Klausimas yra geras, nes kartais vežimas kainuoja brangiau nei naujų baldų pirkimas čia. Seni, aptrinti baldai gali būti apmokestinti kaip atliekos arba naudotos prekės. Jei jų vertė yra maža, deklaruokite simbolinę kainą, tik nepamirškite, kad gali tekti mokėti PVM importui. O jei tiesiog norite atsikratyti, geriau juos palikti ten ir pačioms išvežti į šiukšliadėžę. Gyvenimas per trumpas, kad vežioti griūvėsius per jūrą.

Ar būtinas įmonės atstovo buvimas vietoje?

Ne visada, tai priklauso nuo to, kiek pasitikite savo brokeriu. Aš mačiau atvejų, kai vairuotojas viską tvarkė pats, turėdamas notarišką galios raštą. Bet jei krovinys yra sudėtingas, geriau, kad kas nors būtų greta telefonu arba net fiziškai. Muitininkai mėgsta paklausti klausimų, kurių vairuotojas, nekalbantis lietuviškai ar angliškai gerai, negali atsakyti. Taigi, rizikuojate, kad krovinys stovės, kol jūs susiraskite vertėją.

Ką daryti, jei krovinys užstrigo uoste?

Pirmiausia – nelyginti. Antra – skambinti brokeriui, jis turi žinoti, kas vyksta. Dažniausiai trūksta kokio nors leidimo arba klaida deklaracijoje. Kartais reikia papildomai sumokėti mokesčius, kad jie paleistų. Būna, kad uosto darbuotojai tiesiog užsiimti ir niekas nepažiūri į jūsų dokumentus. Tada tenka laukti, ir tai, turiu pasakyti, labai erzina. Bet niekur nebegalite nueiti, tenka tiesiog kantriai laukti ir gerti kavą.

Dokumentai ir muitinė (bureaucratija prasideda)

Ar tikrai reikia muitinės brokerio?

Mano nuomone, be jo neapsieisite, nebent jūs pats esate brokeris. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu reikalauja žinoti visus tuo metu galiojančius tarifus ir kodus. Jei padarysite klaidą, baudos gali būti didelės. Brokeris užima tą stresą už jus. Taip, tai kainuoja, bet nervai brangesni. Yra firmos, kurios siūlo "viskas įskaičiuota", geriau patikrinkite, ar tikrai brokeris ten įeina, o ne tik konsultacija telefonu.

Kaip teisingai sudaryti inventoriaus sąrašą?

Jis turi būti ne "stalas, kėdė", o "medinis stalas, 1 vnt., 50 kg, naudotas". Kuo tiksliau, tuo greičiau eis procesas. Muitinė mėgsta matyti svorius ir vertes. Jei ten parašysite "biuro įranga", jie gali pradėti kvestionuoti kiekvieną dėžę. Geriau praleisti dieną rašant sąrašą, nei sėdėti prie sienos uoste. Naudokite Excel, o ne popieriaus lapą, kurį vėliau dar sunku perskaityti.

Kas yra EORI numeris ir kur jį gauti?

Tai tokie raidės ir skaičiai, kurie identifikuoja jus kaip importuotoją ar eksportuotoją. Be jo jūsų krovinys nepraeis sistemos. Jei jūsų įmonė jau turėjo sandėrius, turbūt turite, jei ne – reikia registruotis Muitinės departamente. Tai trunka kelias dienas, bet galiu klysti, jei ten yra klaidų duomenyse. Geriau tai padaryti iš anksto, o ne kai sunkvežimis jau stovi pasienie. (Arba ne, tikrinu... taip, reikia registruotis prieš pirmąją siuntą).

Ar gali būti, kad dokumentai netenka?

Taip, tai visiškai reali situacija. Yra pasitaikę, kad vairuotojas "pamiršta" dokumentus kabinoje arba juos pavogia (nepasitikėkite niekuom). Tada tenka daryti naujus, kas laiko laiką. Todėl visada darykite kopijas ir siųskite brokeriui el. paštu. Niekada nepalikite originalo tik vieno žmogaus rankose. Pasakau iš patirties, vienas klientas prarado visus CMR ir teko laukti savaitę, kol anglai išsiuntė naujus.

Kas daryti, jei muitinė reikalauja papildomų dokumentų?

Teikite juos kuo greičiau. Jei jie reikalauja pirkimo-skyrimo sutarčių arba techninių pasų, reikia tai rasti. Kartais atrodo, kad jie ką prašo be reikalo, bet jiems taip reikia pagal protokolą. Nenujaukiate, geriau klauskite brokerio. Būna, kad užtenka paprasto paaiškinimo laiško, o kartą reikia notaro patvirtinimo. Tai brangiai kainuoja, bet kaip be to.

Ar reikia mokėti importo mokestį?

Jei daiktai yra naudoti ir jūsų nuosavybė daugiau nei 6 mėnesius, dažniausiai ne. Tačiau jei tai nauja įranga, kurią nupirkote prieš kelias savaites, tai taip, mokėsite PVM ir galbūt muitus. Muitinė tikrina, ar nenešate prekybai. Jei bandysite meluoti, gausite didelę baudą. Geriau iš karto pasakyti tiesą ir paskaičiuoti, kiek tai kainuos. Sąžiningumas čia sumokėtas.

Kaip apskaičiuoti daiktų vertę dokumentuose?

Naudokite rinkos vertę, ne tą, ką norėtumėte matyti. Jei stalą nupirkote prieš 5 metus už 1000, jo dabartinė vertė yra mažesnė. Rašykite realią vertę, kad nenumokėtumėte per daug mokesčių. Muitinė turi savo katalogus, jei jūsų vertė bus per maža, jie ją patys pakels. Tai vadinama "muitinės vertinimu", ir su juo ginčytis labai sunku.

Ar saugu duoti duomenis brokeriui?

Jei tai patikima firma, taip. Jie reikalauja sutarties, kurioje numatyta duomenų apsauga. Negalima duoti jokių slaptažodžių ar asmeninių darbuotojų duomenų, jei jie nėra susiję su siunta. Tik įmonės duomenys ir krovinio aprašymas. Girdėjau istorijų apie sukčių brokerius, bet aš su tokiais dar neteko susidurti (tikiuosi ir nesusidursiu). Visada patikrinkite ar jie turi licenciją.

Kas atsitinka, jei padariau klaidą deklaracijoje?

Tada reikia pateikti pataisą. Tai kainuoja papildomai brokerio laiką, o kartais ir baudą. Jei klaida maža, pvz., svorio skirtumas 1 kg, tai gali praeiti. Bet jei nurodėte prekės kodą neteisingai, tai jau rimčiau. Geriau iš karto patikrinti visą du kartus prieš išsiunčiant. Nusimano kai reikia viską grąžinti atgal iš Londono.

Logistika ir pervežimas (kai ratai suka)

Ką pasirinkti: sunkvežimį ar konteinerį?

Jei turite pilną biurą, sunkvežimis (FTL) bus pigiau ir greičiau. Jei mažiau, galima gabenti daliniu krovininiu (LTL), bet tada jūsų daiktai gali būti perkrauti su kitų klientų daiktais. Konteineris tinka, jei reikia laikyti daiktus uoste, tai saugiau. Bet biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu dažniausiai vyksta tiesiog sunkvežimiais. Pasikalbėkite su vadybininku, jis pasiūlys geriausią variantą pagal tūrį.

Ar reikia rūpintis pakavimu?

Galite rūpintis patys, bet tada pervežėjas neatsako už tai, jei kažkas sužudo. Geriau, jei jie atvyksta su dėžėmis ir viską užpako. Profesionalai žino, kaip uždėti kompiuterį, kad jis nenukristų nuo viršaus. O tas jūsų pakavimas iš "Maximos" dėžių gali neišlaikyti 2000 km kelio. Neklausote, kiek aš mačiau išbyrėjusių popierių tiesiog dėl blogo lipdukų naudojimo.

Kaip susitvarkyti su serverių perkėlimu?

Tai pati jautriausia dalis. Pirmiausia padarykite pilną atsarginę kopiją (backup). Antra, serverius reikia išjungti tinkamai, ne ištraukti laidą iš lizdo. Geriau juos pakuoja į specialias kabinetas su putomis. Nerekomenduoju juos vežti kartu su baldais, gali būti vibracijos. Yra specialios firmos, kurios veža tik IT įrangą, tai galbūt verta pagalvoti apie tai atskirai.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Priklauso nuo sutarties. Paprastai, jei tai "smėlio" kaina, vairuotojas tik važiuoja. Jei pasirūpinote krovėjais, tai jie ateis su sunkvežimiu. Angliški vairuotojai dažnai būna labai draugiški, bet jie negali kelti daugiau negu leidžia jų draudimas. Geriau iš anksto pasikalbėti, kad nustotumėt laukti, kai jis sėdi kabinoje ir gera ryžius.

Kas daryl su atliekomis, ką nevežti?

Nuvežkite į artimiausią šiukšliadėžę prieš išvykdami. Nešikti atliekų per jūrą yra kvaila. Anglijoje yra taisyklės dėl atliekų, jos gali būti problemos jei rastų kažką ne to. Pasakysiu tiesiai – palikite ten tas senias spintas, kurios jau suirusios. Naują gyvenimą pradėkite be senių rūdžių. Tai taupo vietą sunkvežimyje ir jūsų pinigus.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimą. Jūsų vadybininkas turėtų duoti nuorodą. Tačiau ne visada GPS rodo tiksliai, kartais būna delsa. Bet bent jau žinosite, ar jau jūsų biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu pasiekė Lietuvą arba dar važiuoja pro Briuselį. Tai ramina nervus, kai klientai skambina kas valandą.

Ką daryti, jei vairuotojas praranda telefoną?

Tai nutiko mano praktikoje. Vairuotojas prarado telefoną su navigacija. Mes turėjome jo koordinates iš GPS sistemos, bet negalėjome su juo susisiekti. Teko laukti, kol jis randa policiją. Tai užkėlė mums dieną. Taigi, visada turkite vairuotojo alternatyvų kontaktą, pvz., dispečerio numerį. Nieks neapsaugotas nuo kvailumo.

Ar reikia drausti siuntą?

Būtinai. Standartinis draudimas yra apie 10 eurų už kg, tai gali nepakakti serveriui. Užsidėkite papildomą draudimą (visavertį) brangioms prekėms. Niekada nežinai, kas gali nutikti autostradoje. Girdėjau, kad viena mašina užsidegė, ir viskas sudegė. Be draudimo liktumite su niekuo. Tai nedidelė investicija į ramybę.

Ar sunku rasti gerą vairuotoją į Angliją?

Po to, kai britai pasidarė vizų, daug vairuotojų nustojo važiuoti ten. Dabar rasti žmogų, kuris nori važiuoti į Doverį, yra sunkiau ir brangiau. Tenka mokėti daugiau, kad jis sutiktų eiti. Todėl ir kainos šoktelėjo. Bet geri vairuotojai vis dar yra, tiesiog turite juos užsakyti iš anksto.

Smulkmenos ir problemos (kas nutiko iš tikrųjų)

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Jeigu tai nėra prekybai skirta, o tik biuro reikmenų, tai galima, bet akcizo mokestis gali būti didelis. Geriau išgerti ten arba palikti kolegoms atsisveikinimui. Vežti 50 butelių viskio gali kainuoti brangiau nei jų vertė dėl mokesčių. Muitinė labai mėgsta alkoholį, jie tikrina kiekvieną butelį. Nekelkite sau galvos.

Kas daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai gali būti problema, jei jie sumaišyti su įmonės turtu. Geriau, kad kiekvienas darbuotojas pasiimtų savus daiktus savo mašina arba lėktuvu. Jei vis tai vežame biuro kroviniu, reikės jų sąrašus ir gali būti mokesčių. Niekas nenori mokėti PVM už savo senus batų, kurie užkliuvo į dėžę.

Ar reikia mokėti PVM importui?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, dažniausiai galite taikyti 0% tarifą intra-community acquisition taisyklėmis (nors dabar tai nebe taip paprasta su UK). Bet vis tiek teks sumokėti importo PVM, kurį vėliau galite grąžinti. Jei nesate PVM mokėtojas, mokėsite 21% (ar kiek dabar yra) nuo vertės. Tai reikia įsivaizduoti biudžete.

Kas jei reikia laikino sandėlio?

Tokiu atveju mes galime padėti rasti sandėlį Lietuvoje arba Anglijoje. Tai papildomai kainuoja, bet kartais biuras dar nebaigtas remontuoti. Daiktai gali stovėti saugiai iki mėnesio ar daugiau. Tiesiog nepamirškite pasirašyti sandėliavimo sutarties, kad jums neatsirastų nepageidautinų mokesčių už laiką.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo firmomis?

Yra tokių, kurios pažada auksą kalnus, o paskui dingsta. Venkite tų, kurios kainos yra per mažos. Jei jie nekalba apie dokumentus, tai blogas ženklas. Patikrinkite atsiliepimus ( nors ir ten gali būti meluojama ). Geriausia pasitikėti rekomendacija. Aš mačiau, kaip viena firma paliko klientus su pusės kelio krovinio be žinios.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik jei turite visus leidimus ir specialią pakuotę. Paprastai biuro perkėlimas to nereikalauja, bet jei turite laboratoriją, tai kita istorija. Be tam tikrų sertifikatų nei vairuotojas, nei keltas neįleis. Geriau tai nupirkti čia, nes rizikos per didelės. Muitinė labai griežtai tikrina tokius siuntinius.

Kas daryti, jei atvyko sužaloti baldai?

Iš karto fotografuokite pažeidimus ir praneškite vairuotojui. Rašykite pretenziją į CMR dokumentą. Jei neparašysite ten, vėliau niekas nepasakys, kad ne taip buvo. Draudimo kompanijai reikia įrodymų. Žinau, kad yra nepatogu tai daryti kai visi pavargę, bet privaloma. Kitu atveju mokėsite už remontą patys.

Ar verta patiems važiuoti paskui sunkvežimį?

Kai kurie klientai taip daro, norėdami būti "saugūs". Bet realiai tai nieko neduoda, jei įvyks avarija. Tiesiog prarasite laiką ir degalus. Geriau būti ryšy telefonu ir laukti pranešimo. Be to, vairuotojui gali trukdyti, jei jūs važiuojate už jo uodegos. Jie nemėgsta stebėtojų.

Kas daryti su dokumentais po perkėlimo?

Jums reikės visų tų dokumentų apskaitai. Išsaugokite deklaracijas, sąskaitas ir CMR. Muitinė gali patikrinti viską po poros metų. Jei prarasite, gausite baudą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu baigiasi tik tada, kai visi popieriai sudėti į archyvą. Tai svarbu, kad nebūtų problemų su VMI.

Ar galima gauti PVM grąžinimą iš Anglijos?

Tai sudėtinga klausimai. Jei jums ten pirkote paslaugas ar prekes, galbūt galima, bet dabar taisyklės pasikeitusios. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu dėl to. Aš nebuhalteris, todėl negaliu pasakyti 100%. Žinau, kad daugelis dabar tiesiog to nebedaro, nes per daug popierių.

Ką daryti, jei nežinau, ką daryti?

Skambinti man (arba savo brokeriui). Geriau klausti daug kartų, nei padaryti klaidą. Mes matome šituos dalykus kasdien. Niekas nesaky, kad klausimas yra kvailas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu yra komplikuotas, ir visi kartais užmiršta kažką svarbaus. Geriau būti tingus ir klausti, nei aktyvus ir kvailas.

Išvada

Na, tiek apie šią istoriją. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dokumentų tvarkymu nėra lengvas reikalas, bet jei pasiruošiate gerai, viskas nueis. Svarbiausia – nepasitikėkite "kažkaip" ir pasitarkite su profesionalais, kurie žino tų angliškų muitinės triukšmų. Sėkmės naujame biure, ir tikiuosi, jūsų kompiuteriai atvyks sveiki.