Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės – minimalios išlaidos ir patirties liudijimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o kartais jaučiuosi, kad tiek pat laiko praleidžiu aiškindamas, kodėl biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nebegali kainuoti tiek, kiek kainavo prieš penkerius metus. Pasikeitė ne tik svaro kursas, bet ir visas pasaulis – tas garsusis „Brexit“ padarė savo. Darbuotojai dažnai klausia, kaip padaryti, kad kainos būtų minimalios, ir visada turiu paaiškinti tas pačias baisias detaljas apie muitines, dokumentus ir kuro kainas. Čia nėra tiesiog užsisakyti sunkvežimio ir važiuoti, dabar tai reiškia valandų valandų burokimo su popieriais. Tačiau jei žinote, kur taupyti, ir kur netaupyti (kas svarbiau), galite išvengti tūkstančių eurų nuostolių. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių reklamų tekstų.

Kainos ir biudžeto suktyniai

Kokia apytikslė biuro perkėlimo iš Jungtinės Karalystės kaina?

Žmonės visada nori girdėti vieną skaičių, bet jis svyruoja kaip baisiausias kalnų slidinėjimo trasoje. Paprastai, jei kalbame apie standartinį mažesnį biurą, pvz., 10–15 kubinių metrų, tai gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų. Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai esate – ar tas biuras centre Londone, ar kažkur šiaurėje Anglijoje. Jeigu reikia specialios technikos kelti sunkius seifus ar serverių spintas, kaina šokteli aukštyn. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės niekada nebuvo pigus, o dabar, kai reikia mokėti ir PVM atgal, bei mokesčius už užsakomąją deklaraciją, skaičiai keičiasi realiame laike.

Kodėl taip brangu? Ar ne galima pigiau?

Esu girdėjęs istorijų, kai pasitiki „vokišku“ sunkvežimiu be sutarties, o paskui darbuotojai laukia savaitėmis ir moka baudas. Pigiau būna tik tada, jei jūs pats sukomponuojate viską į mašiną ir tik nuvežate, bet tarptautiniame maršrute tai ne taip paprasta. Teisingai atliktas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja draudimo, taršos licencijų (Londono ULEZ zona dabal tai siaubas) ir tinkamų muitinės garantų. Pigių variantų gausu, bet jie dažniausiai baigiasi tuo, kad jūsų daiktai užstringa Sandwiche arba Doveriuje be paaiškinimų.

Kas nulemia galutinę sumą?

Pirmaiausia – atstumas. Antra – tūris. Trečia – ar pakeliate daiktus į antrą aukštą be lifto. Paskutinį kartą turėjau projektą Šefilde, kur reikėjo nešti per 100 laiptų, nes pastatas senas. Darbuotojai taip ir neišsigynėjo, teko mokėti už papildomą darbą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės taip pat priklauso nuo to, kiek tiksliai svorio – jei viršijate 3,5 tonas, reikia didesnės transporto priemonės ir brangesnio vairuotojo. Ir nepamirškite degalų, kainos Didžiojoje Britanijoje ne iš malonumo.

Kaip sumažinti išlaidas be rizikos?

Geriausias būdas – atsikratyti visko, ko jums nereikia, dar prieš pakavimą. Vargu ar verta vežti tuos senus sulūžusius kampus, kurie stovi kieme 5 metus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tampa pigesnis, jei patys darbuotojai išpakuos smulkius daiktus į dėžes. Taip sutaupote ne tik dėžių, bet ir vadybininko laiko, kuris kitaip turėtų tai daryti. Tačiau netaupykite ant pakavimo medžiagos – geras burbulas kainuoja, bet jis saves atperka, kai peršoka šiurkštus kelias.

Ar verta tuo užsiimti savarankiškai?

Jei turite tik vieną stalą ir keturias kėdes, galite pavogti „Mercedeso“ Vito ir nuvažiuoti. Bet jei tai tikras verslas, tai savarankiškas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės (be išorės pagalbos) gali baigtis nervų ištirpimu. Muitinės dokumentus pildyti pats be patirties? Gera šauksma. Jūs turėsite žinoti, kas yra EORI numeris ir kodėl jis būtinas. Žinoma, jei esate drąsus ir turite laiko, pabandykite, bet aš asmeniškai nebepirktų sau to streso net už pinigus.

Kada geriausia planuoti kelionę?

Optimaliai – 3–4 savaites iki išsikraustymo. Bet žinote, kaip būna – vadybininkas skambina antradienį ir sako, kad reikia važiuoti penktadienį. Tokiose situacijose biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tampa brangiausiu dalyku pasaulyje, nes greitasis režimas kainuoja dvigubai. Stenkitės planuoti pavasario arba rudens mėnesiais – žiema ten tai šaltoka (ypač šiaurėje), o vasarą vėlgi visi ilsisi, tad brangsta. Ir Venecijos regata – nepamirškite to, kai reikia plaukti keltu.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jeigu keliaujate „prieš srautą“, t.y., mes parvežame ką nors į Angliją ir tuščia grįžtame, galima derėtis. Toks biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės vadinamas „backload“. Čia kaina gali būti iki 40 proc. mažesnė. Bet problema ta, kad jums gali tekti laukti savaitę dėl tos datos. Jei laiko nėra, tai nevariantas. O jei radote firmą, kuri siūlo neįtikėtinai pigų pasiūlymą patiksliai jums reikalingu laiku – patikrinkite jų vertinimus, gudruolių ten gana.

Dėžės, baldai ir technika – kas su viso tuo?

Kaip teisingai supakuoti kompiuterius?

Visada sako: išjunkite, ištraukite laidus, viską pažymėkite. Bet realybėje? Kas nors visada palieka įjungtą monitorių, kuris nukrenta. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės technologijų atžvilgiu reikalauja specialių dėžių su putomis. Nenaudokite paprastų kibiro dėžių – tai pirmas kelias į prarastą duomenų bazę. Jeigu turite serverius, tai už juos atsakingas tikrias specialistas, ne vairuotojas, kuris mano, kad jų galima mesti ant vienos krūvos su kėdėmis. (Žinoma, aš per daug griežtas, bet matęs esu daug).

Kas dėl biuro baldų – ar verta vežti?

Senuosius „Executive“ tipo stalus, kurie sveria po 100 kilogramų, dažniausiai paliekame ten. Naujų Lietuvoje pirksite pigiau, nei sumokėsite už transportą. Bet jei baldai brangūs, dizaineriniai, arba tai yra itin specifinė įranga, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į juos investuos. Svarbu išardyti viską, kas lengvai išsirenka. Raktelius į dėžutes – kita klasikinė problemą. Jei prarandate seifo ar spintos raktus, tenks skambinti meistrams, o tai Londonas – tai ne Lietuvos kaimas.

Ar reikia pranešti apie vertingus daiktus?

Būtinai. Jei vežiate brangią techniką ar meninius kūrinius, tai turi būti įrašyta į draudimo polisą. Be to, muitinė gali užklupti ant jų ir reikalauti papildomų dokumentų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su vertingais kroviniais visada yra pavojingesnis, ypač kai mašina stovi uoste naktį. Geriau padėkite juos atgaliau, sunkiau prieinamoje mašinos dalyje. Ir nustatykite GPS trackerį – tai dabar standartas, o ne prabanga, kai kalbame apie tūkstančių eurų vertės įrangą.

Kas nutinka su dėžėmis, kai jos pasiekia Lietuvą?

Tikėkimės, jos pasiekia Lietuvą. Esu matęs, kai dėžės atkeliauja į neteisingą sandėlį Roterdame, ir ten praleidžia savaitę. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neapsiriboja tik važiavimu – tai ir logistika galuose. Kai atvykstate, reikia greitai iškrauti. Žodžiu, pasiruoškite vietą naujame biure, kad sunkvežimis galėtų priartėti ar netgi įvažiuoti į kiemą. Jei nieko nepasiruošėte, laukykite stovėjimo mokestį, kuris Didžiojoje Britanijoje gali būti baisus.

Kaip vežti dokumentus?

Asmeniniai dokumentai turi būti pas jūsų su sau. Niekada nesikreipkit į logistikos bendrovę dėl sutarčių originalų ar pasų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dokumentų atžvilgiu turi būti atskirtas – jūs juos vežate rankiniame bagaže. Jei juos prarandate kelyje (o tai nutinka, dėžutės gali nukristi ir atsiverti), bus šiurkštūs paaiškinymai klientams ir bankams. Skenuokite viską ir laikykite debesyje saugumo dėlei.

Ar imkite vaizdo stebėjimo kameras?

Kameros dažnai yra prikabintos prie sienų, ir juos labai dažnai pamirštama nuimti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neapsieina be to, kad kažkas pamirštų kažką ant lubų ar sienos. Jei kameros jums nebereikalingos, palikite jas naujiems nuomininkams, nebent jos labai brangios. Išmontuoti ir vėl sumontuoti sistemą Lietuvoje kainuos daugiau, nei nusipirkti naują. Taip pat, duomenys iš „diskų“ turi būti saugiai ištrinti, prieš išmesdant senus įrašymo įrenginius, kad kas nors nenusektų jūsų konfidencialumo.

Muitinė, dokumentai ir Brechito pavojai

Ar reikia EORI numerio?

Be EORI numerio jūs nepraeisite net prieš pat sieną. Tai Europos Sąjungos rekvizitas, kuris leidžia identifikuoti prekių siuntėją ar gavėją. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dabar be jo neįsivaizduojamas. Užregistracija yra nemokama (arba buvo nemokama paskutinį kartą kaižinau), bet trunka kelias dienas. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas išsitrauks prie sienos ir pasakys „o, štai jūsų EORI“. Be jo, mašina tiesiog bus sugriežtai sustabdyta ir bus mokesčių bei baudų.

Kas dėl PVM ir muito?

Jei pervežate daiktus, kuriuos naudojote verslui daugiau nei 6 mėnesius, tai gali būti laikoma „pervežimo turtu“, ir tada PVM taikomos specialios sąlygos (galima netaikyti PVM importo). Bet čia yra labai plona linija. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su įranga, kuri vėl bus naudojama verslui, gali reikalauti PVM mokėjimo, o tada jį galima susigrąžinti per deklaracijas. Aš visada siūlau pasikalbėti su buhalteriu prieš vežiant, nors irgi dažnai nusižengia šioje srityje (ne aš, biuro buhalteriai). Žinoma, jei vežate naujas prekes – mokesčiai 100 proc.

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Sąrašas ilgas. Prekių sandėliavimo lapas (Packing List), komercinė sąskaita faktūra, transporto dokumentas CMR, ir dar viena dokumentacija, kurią dažnai užmiršta – Ex1 arba T2L dokumentai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja, kad visi šie popieriai būtų paruošti dar prieš išvykstant. Jei klaida? Mašina stovi. Žodžiu, patikrinkite du kartus, ar gavėjo adresas sutampa su tuo, kas parašyta dokumentuose, kitaip muitininkai bus nepatenkinti.

Kas nutinka, jei dokumentai blogai užpildyti?

Tada prasideda „meilė“. Buvo atvejis, kai vienas vadybininkas parašė „biuro baldai“ vietoje „naudoti biuro baldai“, ir muitinė sustabdė viską reikalaudama eksporto licencijos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su netiksliais aprašymais gali atidelsti visą procesą iki savaitės. Mokesčiai už laikiną sandėliavimą uoste (pvz., Immingham ar Felixstowe) suka aplink savo ašį kas valandą. Netaupykite ant šaltųjų skambučių brokeriams, jei nesate tikri dėl formuluotės.

Ar reikia kviesti muitinės brokerį?

Gintaučiai, jei esate didelė firma, turite savo brokerį. Jei maža – pasikrapštykite pinigų ir pasamdykite. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be brokerio yra kaip važiuoti automobiliu be vairo. Nors aš esu patyręs, bet su šių metų muitinės kodais (nauji kodai po brexito) ne visada užduodu. Brokeris žino, kada ir kur įvesti kodus, kad sistema „priimtų“ krovinį be papildomo patikrinimo. Tai sutaupo daugiau nei jūs sumokėsite jam už paslaugas.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Tai gana dažnas klausimas. Jei vairuotojas sutinka, viena dėžė „asmeninio“ su „biuro“ kroviniu gali praeiti. Bet juridikškai tai draudžiama – tai keletas siuntų, o ne viena. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti aiškiai atskirtas nuo asmeninio turto, kitaip gali būti kaltinamas kontrabanda arba neteisingai deklaruojamas krovinių tipas. Geriau nusiųskite kurjeriu, arba, jei tikrai reikia, pasakykite mums iš anksto, kad galėtume įrašyti į sąrašą kaip „technika“ ar „priedai“ (tai nėra 100% legalus patarimas, bet praktiškas).

Kas dėl draudimo muitinėje?

Draudimas dažniausiai padengia nuostolius kelyje, bet ne padidėjusius mokesčius dėl vėluojančių dokumentų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti apdraustas nuo visų rizikų, įskaitant grobimus (nors tai reta ES šalyse). Patikrinkite, ar draudimas apima ir „išlaipinimą“ uoste, nes kartais incidentai įvyksta būtent ten, kai kranas perkelia dėžę ant kita platformos. Vienas klientas prarado visus serverius būtent ten, o draudimas atsisakė mokėti, nes buvo neteisingai suformuluota rizika.

Kelionės, vairuotojai ir realybė kelyje

Kiek laiko trunka kelionė?

Užsibrėžkite 3–4 dienas, jei viskas gerai. Jei kas nors negerai – savaite. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės priklauso nuo keltų. Eurotunelis geriausiai, tačiau brangiausias. Keltas Dover-Calais arba Dover-Dunkirk pigesnis, bet laižo laiką. Dar vienas dalykas – eismas M25 aplinkkelyje. Jei ten įvyko avarija (kas nutinka kas antrą dieną), tai vairuotojui gali tekti stovėti po 6 valandas. Tad nežadėkite viršytojams, kad daiktai bus pirmadienį ryte, jei išvykote šeštadienį.

Ar vairuotojas padeda iškrauti?

Standartiškai – taip, jei tai įtraukta į kainą. Bet yra limitų – jis negali dirbti 12 valandų be pertraukos, nors mums dažnai atrodo, kad jie turėtų būti robotai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra fiziškai sunkus darbas. Jei jūsų biure nėra liftų, o vairuotojas vienas, turite pasirūpinti pagalbininkais vietose. Negalima jo versti nešti 200 kilogramų spintos vienam, nors kai kurie „hercogai“ ir bando (paskui nusiskundžia nugarą).

Kas jei sunkvežimis neužsuka į gatvę?

Tokia situacija yra dažnesnė, nei atrodo. Londono ir Edinburgo senamiestių gatvės labai siauros. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja vietos žinojimo. Jei mūsų vadybininkas nebuvo ten ir nežiūrėjo vietos (Google Street View dažnai meluoja), gali atsitikti, kad mašina užstringa. Tuomet reikia užsisakyti mažesnę transporto priemonę (Luton tipo), kuri pristatys daiktus nuo didelės mašinos. Tai, žinoma, kainuoja papildomai.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, tačiau, jei pasamdote subrangovą (kaip mes to kartais darame užimtumo metu), gali atvažiuoti ir lenkas ar vokietis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su užsienio vairuotoju gali būti sudėtingesnis dėl komunikacijos. Patikrinkite iš anksto, ar jis supranta instrukcijas, kur dėti ką. Pastaruoju metu vis dažniau dirba ir ukrainiečiai – puikūs darbuotojai, bet kalbos barjeras gali trukdyti sudėtingesniuose išsikraustymuose.

Ką daryti, jei užstringa kelyje?

Pirmiausia – nepanikuoti. Skambinkite mums, mes skambinsime brokeriui. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai užstringa Doverio uoste dėl dokumentų tikrinimo. Jei tai nutinka, mums reikia pateikti papildomus įrodymus. Niekada neprovokuokite vairuotojo pradėti važiuoti, kai jam uždraudė (jis gali prarasti licenciją). Geriau palaukti dieną, nei mokėti baudą už nelegalų vežimą.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Jei mašina su „sėdynėmis“ (pilnai uždaryta ir užseguota), tai dažniausiai saugu, tačiau nėra 100 proc. garantijos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės ypač pavojingas stovint neapsaugotuose parkuose prieš uostus. Gėrėjai ten gyvena kaip liūtai. Jeigu krovinys labai vertingas, mes stengiamės važiuoti tokiu tvarkaraičiu, kad nebereikėtų stovėti naktį, arba pasirūpiname saugoma aikštele. Tai kelia kainą, bet ramybes duoda.

Ar galima sekti mašiną?

Taip, mes suteikiame GPS nuorodą. Tai padeda suplanuoti darbuotojų darbą naujame biure. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tampa tamesnis, kai žinai, kad vairuotojas jau Lenkijoje ir greitai bus Lietuvoje. Tačiau nepamirškite, kad GPS gali parodyti vėlavimą dėl eismo įvykių. Jei matote, kad jis stovi vietoje 3 valandas, paskambinkite – gali būti, kad tiesiog guli (poilsio laikas reglamentuotas).

Kas dėl valiutos mokėjimo?

Mums geriausia, kai mokate eurais, bet jei turite sąskaitą svarais, taip pat gali. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai apmokamas iš jūsų JK padalinio sąskaitos, kas patogiau dėl apmokestinimo (be PVM, jei galioja atvirkštinis mokėjimas). Pasitikrinkite savo banką, kad nenumestų didelių komisinių mokesčių už tarptautinį pervedimą, nes kartais jie būna didesni nei mūsų nuolaida!

Ar galite padėti su išpakuojimu?

Galime, tai papildoma paslauga. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės baigiasi tada, kai paskutinė dėžė tuščia, o popieriai surinkti į sangūlą. Mūsų komanda gali nešti daiktus į jūsų nurodytas kabinetas, netgi surinkti baldus atgal (jei išardėme juos pradžioje). Žinoma, už tai reikia sumokėti valandomis, bet jūsų darbuotojai dėks, kad nereikės lipti po dėžėmis.

Kas dėl atliekų išvežimo?

Jei turite senų dėžių ar pakavimo medžiagos, kurią nereikia, mes galime tai pasiimti grįžtant. Bet tai tik tada, jei yra vietos mašinoje (o ją dažnai užima kitų klientų siuntos). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės darosi vis labiau „žalias“, todėl stengiamės perdirbti medžiagas. Jei norite, kad viskas būtų išvežta, pasakykite iš anksto – užsisakysime atskirą konteinerį Lietuvoje.

Baigiamieji žodžiai ir išvados

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra pasaka, bet ir ne baisiausia baisyklė pasaulyje, jei viską suplanuojate. Aš matęs esu viską – nuo sėkmingų operacijų per 48 valandas iki tų, kurios truko mėnesį dėl vieno trūkstamo parašo. svarbiausia yra ne rinktis pigiausią pasiūlymą, o tą, kuris atrodo sąžiningas ir turintis patirties su šiuo sudėtingu maršrutu. Naudokite profesionalus brokerius, tikrinkite duomenis ir būkite kantrūs su vairuotojais – jie praeina tūkstančius mylių, kad jūsų verslas galėtų dirbti toliau. Sėkmės kelionėje ir tikiuosi, daugiau nesužinosite apie Doverio uosto naktinę gyvenimą iš pačių.