Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės: kaip išlikti sveiku protu tarp dokumentų ir dėžių

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, matyta viskas – nuo pavienių dėžių su knygomis iki gigantiškų gamyklų išvežimo į kitą žemyną. Bet kai kalbame apie biuro perkėlimą iš Jungtinės Karalystės, dabar tai visai kitas lygmuo negu prieš penkerius metus. Brexit viską supainiojo, o klientai dažnai atvažiuoja su mintimi, kad tai tiesiog "užkrauti ir nuvažiuoti". Deja, tokiais laikais gyvename nebe. Čia nereikia jokių rafinuotų frazių, tiesiog tiesos apie tai, ką jums teks patirti, perkėlinėjant savo verslį ar darbo vieta per Lamanšą. Tiesiog pasiruoškite, kad tai ne bus į kažką panašu į perkėlimą Vilniaus gatvėmis.

Kainos, biudžetai ir piniginės skausmai

Ar biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės labai brangus?

Žinoma, brangiau nei viduje Lietuvoje, bet ne taip, kad mokėtumėt nusipirkti butą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės kainuoja daugiausia dėl keltų, muitinės procedūrų ir degalų, kurie Anglijoje ir taip kainuoja astronomines sumas. Jei turite tik kelias stalines spinteles ir kompiuterius, tai gali būti ir keletas tūkstančių eurų, o jei perkeliate visą archyvą su tūkstančiais aplankų – skaičiuokit dvigubai. Visada reikia atsižvelgti į tūrį kubiniais metrais, ne svorį, nors sunki technika irgi brangiai kainuoja.

Kiek laiko užtrunka visa ši istorija?

Tai priklauso nuo to, kiek greitai susitvarkote su dokumentais. Patys pervežimai įvyksta per 3-5 darbo dienas, jei viskas eina pagal planą (kas, tiesą sakant, retai nutinka). Bet jei reikia laukti muitinės išskaidros arba vairuotojas užstrigs pusiaukelėje dėl techninių problemų, tai gali užtrukti ir savaitę. Taip pat nepamirškite, kad reikia rezervuoti vietą keltuose iš anksto, vasarą tai gali būti bėda.

Ar galima sutaupyti, renkantis pigesnę firmą?

Galite, bet rizikuojate. Rinkdamiesi pigiausią variantą, dažnai gaunate vairuotoją be patirties, kuris nebegali įvežti sunkaus krovinio į Londono centrą dėl ULEZ zonos (šiaip jau, ten mokesčiai užkrečia). Biuras yra jautrus daiktas – čia ne grūdai, sugadinti serveriai ar sulaužyti baldai kainuos daugiau nei sutaupyta pinigų. Geriau pasirinkti vidutinę kainą, nei vėliau šluoti malkas.

Kas dar įeina į kainą be pačio pervežimo?

Į kainą įeita pakuotės (dėžės, burbuliukai, lipdukai), pakavimo darbas, keltų bilietai, iškrovimas Lietuvoje ir draudimas. O čia svarbu – pasidomėkite, ar draudimas dengia visą krovinio vertę ar tik standartinį limitą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangią techniką, tai gali būti kritiška. Dažnai klientai pamiršta pasidomėti šia detale ir vėliau nustemba.

Ar reikia mokėti už pakavimą atskirai?

Jei mums atiduodate tik dėžes – ne, bet jei reikia išardyti biurus, suvynioti kompiuterius ir užsegti spinteles lipnia juosta – taip, tai papildomas darbas. Kai kurioms firmoms tai įeina į komplektą, kai kitoms – ne. Viskas priklauso nuo sudėtingumo. Pavyzdžiui, vienas klientas mums sakė, kad viskas "pasiruošta", o kai atvažiavome, teko išardyti milžinišką konferencijos stalą, kuris buvo prisuktas prie grindų. Tai neįvyko per 5 minutes.

Muitinė, Brexit ir dokumentacijos chaosas

Kokius dokumentus būtina turėti rankose?

Be galo. Svarbiausias yra prekių deklaracija (EX1), pakavimo sąrašas (Packing List), kur turi būti išvardyti kiekvienas daiktas, jo svoris ir vertė, ir komercinės sandorio sąlygos, jei tai ne jūsų nuosavybė (o dažnai būna, kad biuras priklauso dideliai korporacijai). Taip pat reikia EORI numerio, be jo neišsiversite. Be šitų popierių, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės sustos ties pirmuoju muitinės postu.

Kas tas EORI numeris ir kur jį gauti?

Tai jūsų įmonės identifikatorius Europos Sąjungoje, be kurio negalite importuoti ar eksportuoti prekių. Gaunate jį nemokamai internetu per Lietuvos muitinės svetainę, procesas trunka maždaug tris dienas (bent taip buvo paskutinį kartą tikrinau). Nedarę to, vairuotojas tiesiog nebus įleistas į keltą arba bus sustabdytas Lietuvoje, ir tada prasidės baudos bei laukimas.

Ar mums reikia mokėti PVM ar muitus?

Jei perkeliate naudojamą biuro įrangą, kuri buvo naudojama JK ir tęsiate naudoti ją Lietuvoje, dažniausiai galioja atleidimas nuo muitų ir PVM (taip vadinama "perkelimo turtą" procedūra). Bet čia yra viena "bet" – turi įrodyti, kad tai tikrai buvo naudojama ne trumpiau nei 6 mėnesius. Jei vežate naujus kompiuterius iš sandėlio, tai jau bus importas, reikės mokėti PVM ir galbūt muitus, priklausomai nuo prekės kilmės.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaidų?

Tada prasideda mušimas. Muitinės pareigūnai yra draugiški (kol jie tokie), bet jei pakavimo sąraše parašėte "biuro baldai" o ne "lentynos metalinės", gali tekti atidaryti priekabą ir perrišti viską. Tai užtrunka valandas, o kartais ir dienas. Kartais nukrenta baudos už netinkamus deklaravimus. Geriau leisti brokeriui tai padaryti iš anksto.

Ar sunku sužinoti, kokie mokesčiai taikomi?

Nebent esate muitinės brokeris, tai bus painiava. Taisyklės keičiasi kas kurį laiką, ypač dėl prekių kilmės (Rules of Origin). Pavyzdžiui, jei pirkti stalą Lenkijoje ir vežate į JK, o dabar grąžinate atgal, gali būti kitaip nei jei jis pagamintas Kinijoje. Aš asmeniškai visada patariu kreiptis į profesionalų brokerį, nes šiek tiek abejoju, ar sugebėtume tiksliai nustatyti kodus be jų pagalbos, ypač su sudėtinga technika.

Fizinis pervežimas – kaip tai atrodo realybėje

Ar reikia išardyti visus biurus?

Bent jau dalį. Didelį stalą reikės išardyti, o mažus galima nešti ir sujungtus, jei tilps į liftą ar duris. Vairuotojai nėra meistrai, jie gali atsukti ir užsukti paprastus baldus, bet su sudėtingais sistema gali užtrukti. Jei turite brangų dizainerių baldą, geriau pasamdyti vietinę komandą JK išardyti, o mus tegul įkrauna.

Kaip apsaugoti jautrią techniką?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai turi būti supakuoti į orginalią dėžę, jei jos liko. Jei ne – reikia storos putos, kartono ir antsmūkio plokščių. Kartais klientai sako: "nu va, uždėkite ant to pledo". Tai neveikia, sužinojau tai prieš 10 metų, kai vienas serveris nukrito nuo europadėžės Vilniaus gatvėje. Nuo to laiko nieko neleidžiu vežti ne supakuotos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama mišriuose siuntiniuose. Jei darbuotojas nori vežti savo dėžę su knygomis, geriau, kad tai būtų atskira siunta arba užrašyta pakavimo sąraše kaip "asmeniniai daiktai, vertė 0 EUR". Muitinėje gali kilti klausimų, kodėl įmonė veža kieno nors drabužius ar buitinę techniką, tai atrodo įtartai.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriais, chemija)?

Tonerius spausdintuvams galima vežti, bet jie turi būti uždaryti, kad neišsilietų. Jei turite daug chemijos ar buitinės chemijos virtuvėlėje, reikės deklaruoti tai kaip pavojingą krovinių (ADR), o tai kur kas brangiau ir reikalauja specialaus transporto. Negalima tiesiog mesti aerozolių į bendrą krūvą.

Ar įmanoma pervežti biuro žaluzijas ir kilimus?

Žaluzijas – sunku, jas reikia specialiai sukti, kitaip susipainioja. Kilimus – taip, bet reikia juos išvalyti prieš vežant, nes jei jie purūs, muitinė gali priskirti sanitariniams reikalavimams (nors su kilimais dažniau problemų nėra, nebėra labai nešvarūs). Vienas kartą vežėme didelį kilimą iš Londono banko, kuris svėrė toną, vairuotojas beveik negalėjo pakelti vienas.

Londono specifika ir kitos "smulkmenos"

Ar sunkiau išvežti iš Londono centro nei iš provincijos?

Žymiai sunkiau. Londono centre yra daugiausiai apribojimų – neįvežiama į mažas gatves, reikia leidimų (Congestion Charge, ULEZ). Kartais teka krauti dėžes į mažesnę transporto priemonę "paskutinęmylę" ir Gabenti ją iki pagrindinės sunkvežimio, stovinčio už miesto ribų. Tai užtrunka ir kainuoja.

Ką daryti su parkavimu Anglijoje?

Reikia iš anksto susitarti dėl vietos. Jei ne, gausite baudą, kurią mums teks mokėti (mes ją įkainosime sąskaitoje). Anglų pareigūnai greitai užrašo numerius. Geriausia, jei įmonės pastate yra kiemas arba galima užimti vietą gatvės ribose su leidimu.

Ar reikia mums būti paties išvežimo metu?

Ne būtinai, jei pasirūpinote raktų perdavimu. Bet visada geriau, jei kas nors yra vietoje, kad galėtų parodyti, ką imti, o ką palikti. Buvo atvejis, kai vairuotojas išvežė neteisingą serverį, nes visi atrodė vienodi. Teko vežti atgal iš Belgijos (kur mes jau buvome nuvažiavę). Nusipirkokite kavą vairuotojui, jis myli kavą.

Kaip elgtis su archyvais – dokumentais?

Dokumentus galima vežti dėžėse, jei nėra labai daug. Jei turite šimtus metrų knygų, gali būti pigiau juos sunaikinti Anglijoje arba išsiųsti paštu (nors ir tai brangu). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės kartais tampa "popieriaus pergale" – mes dažniau pervežame orus ir tuščias dėžes nei brangų inventorių.

O kaip su augalais arbi kavinėje?

Gyvus augalus į EU vežti labai sunku, reikalauja fitosanitarinių pažymų, o tai kainuoja daugiau nei pats augalas. Geriau juos padovanoti kaimynams Anglijoje ar išmesti. Su maistu – taip pat, mėsos ir pieno produktų negalima vežti (dėl ligų). Kava žirniais tinka, bet ne smulkinta.

Problemų sprendimas ir "ką daryti, jei..."

Kas daryti, jei vairuotojas pavėlauja?

Nepanikuokite. Geležinkelio remontai Prancūzijoje ar eismo spūstys prie "Felixstowe" uosto yra kasdienybė. Mes stebime GPS, todėl galime pranešti, kada jis bus. Jei pavėluojate dėl to, kad naujieji biuro savininkai jau laukia, reikia tartis su jais. Mes stengiamės būti tikslūs, bet mes nesame Dievas, mes tik vairuojame sunkvežimius.

Ar dažnai daiktai suyra kelyje?

Su mumis – labai retai. Bet pasaulyje apskritai – taip. Stiprūs stabdymai, staigiai posūkiai. Todėl ir sakome apie pakavimą. Jei dėžėje yra tuščia vieta, daiktai juda ir genda. Užpildykite tarpus senais laikraščiais ar putomis. Vienas klientas buvo supakavęs porceliano rinkinį be putų, rezultatas – mozaika.

Ką daryti, jei dingo kažkas brangaus?

Skubiai susisiekite su vadovu. Turime draudimą, bet reikia nuotraukų ir pranešimo per 24 valandas (dažniausiai). Nerekomenduoju laukti, kol viską išpakuosite po savaitės. Dirbkite tvarkingai, dėžes numeruokite. Jei dėžės nėra – tai problema, jei dėžė tuščia – tai kita problema (tarkim, pavogta).

Ar galima keisti maršrutą, kai vairuotojas jau važiuoja?

Techniškai galima, bet tai brangu. Keltų bilietus keisti neįmanoma be didelių baudų, o papildomi kilometrai Lietuvoje ar Anglijoje taip pat kainuoja. Geriau susiplanuoti iš anksto. Šiaip jau, jei nuspręsite, kad norite padėti kažką draugui Mančesteryje kelyje, tai mums kainaus dvigubai laiko.

Kaip atrobs iškrovimas Lietuvoje?

Mes iškrauname ir padedame patalpose. Jei reikia, galiame padėti surinkti stalus (paprastus). Jei reikia montuoti sudėtingas sistemas, reikia šaltyto montuotojo. Mes ne montuotojai, mes esame logistikos žmonės. Nesistengkite mums duoti vokiško instrukcijos lapo su 50 puslapių, mes tiesiog padėsime ant grindų.

Ar būna situacijų, k krovinys užšaldomas?

Taip, jei įtariama kontrabanda arba dokumentai visiškai neteisingi. Tai gali trukti savaitę ar daugiau. Tokiu atveju mus gali padėti tik geras brokeris ir kantrybė. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali tapti košmaru, jei bandysite apgauti sistemą. Nedarykite to.

Ką daryti su atliekomis – pakuotės dėžėmis?

Jūsų problema. Mes išpakuojame, bet dėžes paliekame jums (jei nenusipirkote pas mus paslaugos "su dėžių išvežimu"). Galite jas susmulkinti ir išmesti arba parduoti niekam. Kartais klientai mano, kad mes nešame tą šiukšlių maišą su savimi atgal į Angliją. Ne, mes ne.

Visi kiti klausimai, kurie kyla paskutine minute

Ar galima veži degalus benzininėse canistrose?

Negalima. Tai pavojingas krovinių, draudžiama bet kurioje permestoje transporto priemonėje. Net jei jums atrodo, kad tai tik penki litrai, ugnies gelbėtojai ar pareigūnai to nepaliks. Užpildykite baką prieš išvykdami.

Ar reikia tikrinti techniką prieš kraunant?

Būtina. Įjunkite serverius ar kompiuterius, padarykite nuotraukas, jei jie neįsijungia. Mes neatsakome už tai, kad jūsų senas kompiuteris neveikė prieš 5 metus ir neveikia dabar. Kartais klientai stengiasi "įdėti" seną techniką kaip naują, kad gautų draudimą, bet tai nesąžininga.

Kaip elgtis su parkavimo bilietu Lietuvoje?

Jei reikia stovėti prie įėjimo, susiraskite vietą. Jei užstojate gatvę, gausite baudą, o mes ją nebusim mokę. Mes padėsime surasti vietą, bet jei jūsų biuras centre senamiestyje, kur nėra kur sustoti, tai gali būti problema. Reikia galvoti apie iš anksto.

Ar galima atidėti išvežimą paskutinę minutę?

Galima, bet mums tai gali kainuoti, nes laisvų vietų jau gali nebūti. Keltų birža – tai laukas, kur kainos šokuoja kaip akcijų biržoje. Jei atidėsite savaitę, gali būti, kad kainos šoks dėl šventės ar naftos kainos.

Ką daryti su raktais?

Paduokite vairuotojui. Jei raktų daug, sudėkite į maišelį ir užrašykite, "nuo ko". Buvo atvejis, kai raktai dingo dėžės viduje, teko laužti spintelę (gerai, kad ne brangų). Būkite organizuoti.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykstant?

Nebūtinai iki blizgesio, bet mes ne šiukšlių vežėjai. Išmeskite senus kramtukus ir kavos puodelius. Jei paliksite šiukšles, mes jas įmesime į dėžę ir atvešime su jumis, o paskui piktinsimės, kad tuščios dėžės svėrė per daug.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Standartiškai ne, mokėjimas prieš išvykimą arba gavus prekes. Mes ne bankas, mums reikia mokėti vairuotojams ir degalams. Tačiau ilgamečiams klientams visada galima aptarti, bet tai atskiras pokalbis su vadovu.

Ką daryti, jei pervežimas įvyks šventę?

Jei atvažiuojame sekmadienį į Lietuvą, o biuras uždarytas, mes paliekame dėžes kieme (jei saugu) arba važiuojame į sandėlį laikinai. Tai papildomi rūpesčiai. Geriau planuokite, kad būtų kas nors atidaryti duris.

O dėl duomenų saugumo?

Tai jūsų atsakomybė. Patikrinkite, ar išjungtų kompiuterių diskų nėra (jei juos aplanėte). Mes nežiūrime, kas yra viduje. Nors ir pasitikime savo vairuotojais, bet geriau užtikrinti, kad konfidenciali informacija būtų paslėpta.

Kaip apskaičiuoti, kiek dėžių reikės?

Paprasčiausia – kiekvienam stalui apie 2-3 dėžes, vienai spintelei – 1 dėžė. Archyvams – daugiau. Galite atsiųsti mums nuotraukas, mes apskaičiuosime. Nenusipirkite per daug mažų dėžių, didelės patognesnės (nesunkios užpildytos knygomis).

Ar galima sujungti šį pervežimą su kitu siuntiniu?

Jei ten vietos – taip. Galima įmesti ką nors iš namų, jei sutinka darbdaviai (kad nebūtų įtarimų dėl asmeninių daiktų). Bet ne perkelkite dviračių ar keturratukų be sutarimo, užima per daug vietos.

Galiausiai, kodėl rinktis būtent jus?

Nes mes žinome, kur yra "Felixstowe" uostas ir kaip užpildyti EX1 formą be panikos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės mums nebe naujiena, mes jau išmokome išvengti tų pagrindinių duobių, kurių neužtikrins naujokai. O ir tiesiog – mes normaliai bendraujame.

Paskutinis klausimas – ar verta viską daryti paties?

Jei turite laiko ir norite prarasti nervus – taip. Bet jei norite, kad verslas veiktų toliau be pertraukų, geriau patikėkite profesionalams. Išsaugosite savo sveikatą ir galbūt pinigus, kuriuos prarastumėte dėl sugadintų daiktų.

Išvada

Sumažius viską į vieną, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra kosminė misija, bet reikalauja kantrybės ir tvarkos. Nėra ko bijoti, jei pasiruošiate iš anksto ir nesate svajotojas, kuris tikisi, kad viską įvyks stebuklu. Pasirūpinkite dokumentais, pasirūpinkite pakavimu ir, svarbiausia, pasirūpinkite tinkama komanda, kuri nebėgs pirmoje sunkumoje. Tada visas šis procesas bus tiesiog darbo diena, o ne nervų krizė. Sekmės susirasti vietą naujame biure Lietuvoje!