Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės: kaip išgyventi tą chaosą ir nenukristi nuo proto

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – pradedant nuo mažų startų, kurie vežė tik vieną kompiuterį, baigiant didžiuliais korporacijų projektais. Anksčiau, prieš tą "Brexitą", biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės buvo lengvas kaip vaikščioti parke: įkėlei dėžes į sunkvežimį ir važiuoji. Dabar visai kita. Tiesioginis maršrutas iš Londono nebegali būti toks paprast kaip anksčiau. Dabar čia gausybė dokumentų, kodų, muitinės procedūrų ir nervų. Žmonės galvoja, kad "be rūpesčių" tai reiškia nieko nedaryti, bet tai melas. "Be rūpesčių" reiškia pasirinkti tuos, kurie rūpesčius ims į savo rankas. Štai trumpai ir paprastai, kaip tai atrodo iš mano, pasenusio vairuotojo ir logistiko, pusės.

Pasiruošimas ir dokumentų chaosas

Ką reikia daryti visų pirma?

Pirmiausia – neskubėkite. Dažniausiai klientai skambina su prašymu "viską nuvežti rytoj". Tai neįmanoma. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės prasideda ne nuo dėžių surinkimo, o nuo inventorizacijos. Sėdkite, išgirkite viską, kas juda, ir užsirašykite. Be šio sąrašo muitinė nepraleis jokio krovinio. Tai yra pagrindas, be kurio viskas rimtai užstringa. Vėliau, kai vairuotojas bus sienojėje su neaprašytais daiktais, jums teks mokėti didelius baudus už laikiną sandėliavimą.

Ar tikrai reikia to detalraščio inventoriaus?

Taip, tikrai. Muitininkai mėgsta tikslumą. Jei parašysite tiesiog "biuro reikmenys" – tai neveiks. Reikia nurodyti, kas ten yra: 5 stalai, 10 kėdžių, 3 spausdintuvai, 20 dėžių su popieriais. Netgi dėžės turi būti numeruotos. Vieną kartą turėjau klientą, kuris maniau, kad "biuro technika" užtenka, ir jo krovinią sulaikė trijų dienų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tampa košmaru, kai tenka aiškintis kas yra kas dėžėje nr. 45 be etiketės. Geriau praleisti dieną rašant sąrašą nei savaitę spręsdamas problemas.

Kas su kompiuteriais ir jautria technika?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai brangiausi ir pažeidžiamiausi daiktai. Jūs negalite juos tiesiog mesti į dėžę su popieriais. Reikia originalios pakuotės jei liko, o jei ne – tai kuo daugiau putplasčio. Be to, šiuolaikinės įrangos serijiniai numeriai dažnai būna registruojami muitinėje. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja, kad technika būtų aiškiai identifikuojama. Nepamirškite išjungti visų prietaisų ir ištraukti kabelių, kitaip gali nutilti per transportavimą dėl vibracijos.

Ar galiu pats supakuoti dėžes?

Galite, bet nerekomenduoju. Jei supakuosite blogai, ir dėžė atsidurs ant grindų, niekas neatsakys. Mes turime draudimą, bet jis neveikia, jei pažeidžiate pakavimo taisykles. Profesionalios perkelimo kompanijos darbuotojai žino, kaip padėti sunkius spintas, kad jos neiširtų. Be to, jei dėžės bus netvarkingos, vairuotojas gali atsisakyti jas krauti, nes bijos, kad kad ir kas užkris ant kojų. Geriau padėkite papildomai už pakavimą nei gailėkite pinigų vėliau.

Kas dėl tų EORI numerių?

O, taip, tas baislus EORI. Tai mums, lietuviams, jau ne taip svarbu (nes esame ES), bet jei krovinius formuoja Jungtinės Karalystės pusė, jiems jis būtinas. Bent jau paprastai taip buvo (geriau pasitikrinti su buhalteriu, nes taisyklės keičiasi). Jei jūsų partneris Anglijoje neturi to kodo, deklaracijos nepaeis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės sustoja prieš startą, jei nėra šio numerio. Užtruukite dieną ir gaukite jį, tai nemokama procedūra, bet užtrunka kelias dienas.

Kiek laiko užtrunka susitvarkyti su dokumentais?

Paprastai tai trunka nuo 3 iki 5 darbo dienų, jei viskas tvarkoje. Bet jei trūksta kokių nors faktūrų ar prekių specifikacijų, galiu užtrukti ir savaitę. Muitinės sistemos dabar yra automatizuotos, bet jei įvedate klaidą, sistema viską sustabdo. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra tas dalykas, kurį galima padaryti "vakare prieš išvykstant". Pradėkite ruoštis bent mėnesį iki planuojamos datos, o dar geriau – dviem. Tuomet turėsite laiko atsiskaityti su visais netikėtumais.

Ar reikia vertinimo inventoriaus (aprašymo)?

Ne visada, bet labai rekomenduoju. Jei vežate naudotus baldus, dažniausiai užtenka faktūros, kai juos nusipirkote. Jei tokios nėra, reikės nurodyti atitinkamą vertę. Muitinė gali abejoti, jei parašysite, kad 5 metų amžiaus stalas vertas 0 eurų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės apima ir PVM klausimus, todėl tiksli vertė svarbi. Geriau būti sąžiningas, nei bandyti išvengti mokesčių ir gauti baudą.

Logistika, kelionės ir vairuotojai

Kiek laiko trunka nuo Londono iki Vilniaus?

Tiesiogiai vairuojant – tai apie 24-30 valandas, priklausomai nuo maršruto (per kalnus ar per pylimą). Bet su įkrovimu, iškrovimu ir poilsio pertraukomis – tai susiformuoja į 2-3 dienas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės taip pat priklauso nuo keltų Eurotunelyje ar Doveriuje. Kartais ten eilės trunka po 5-6 valandų, ypač vasarą arba kai ypač "pučia". Taip pat reikia įsivaizduoti, kad vairuotojui reikia miegoti, jis negali važiuoti kaip机器人 (robotas).

Ar atveža tiesiai į patalpas ar tik iki gatvės?

Jei yra galimybė priartėti prie įėjimo ir yra liftas, mes atvežame į patalpas. Jei tai senas pastatas be lifto 5ame aukšte Londone, tenka dirbti keltuvais. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai kyla dėl prieigos problemų miestuose. Vairuotojas neįveš 16 tonų sunkvežimio į siaurą gatvelę centre. Tada reikia organizuoti pervežimą mažesniu automobiliu (pervozką), o tai kainuoja papildomai. Visada iš anksto nufotografuokite įvažiavimą.

O kas jei nėra lifto ar įvažiavimas siauras?

Tai būna dažna problema, ypač senesniuose Londono rajonuose. Tada mes įvertiname situaciją vietoje. Kartais tenka nešti rankomis, kartais naudojame specialias juostas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali tapti brangus, jei reikia samdyti papildomą keltuotojus kelias valandas. Nenujaukite mus – pasakykite iš karto, kad įvažiavimas sudėtingas. Mes galime planuoti mažesnę mašiną iš karto.

Ar saugu keliauti pro kanalą (Eurotunelį)?

Taip, tai saugu, bet ten yra griežti reikalavimai. Keltuose taip pat, bet ten reikia laukti. Kartais būna blogai, kai jūra šokuoja, bet sunkvežimiai tai išlaiko. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės visada kertą šią ribą. Svarbiausia, kad krovinys būtų tvirtai užsegamas, kitaip dėžės gali nukristi vairuotojui ant galvos posūkiuose. Mūsų vairuotojai moka užsegti viską kaip reikia – virvėmis, gumomis, atramomis.

Kokį mašiną geriau rinktis?

Jei daugiau nei 10-15 europaletės vietų, reikės didelio sunkvežimio (vagono). Jei mažiau – užtenka "tenteko" arba mažesnės mašinos su liftu. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra pigus, todėl verta optimizuoti tūrį. Neapsimokėt vežti pusiau tuščios mašinos. Mes padėsime suskaičiuoti, kiek tikrai vietos užims jūsų baldai, kad nereikėtų mokėti už orą.

Ar galima sujungti su asmeniniais daiktais?

Techniškai – taip, bet tai nerekomenduojama vienoje siuntoje, jei tai "pervežimas verslui". Muitinė gali priekaištauti, kad vienoje deklaracijoje yra ir komercinės prekės, ir asmeniniai daiktai (rūbai, šaldytuvas). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti aiškus – ar tai verslas, ar asmeninis perkeliamasis. Geriau padaryti dvi atskiras siuntas, kad nebūtų painiavos su PVM ir deklaravimu.

Ką daryti su parkavimu mieste (Londonas)?

Londonas yra pragaras vairuotojams. ULEZ zonos, mokesčiai už važiavimą į centrą, siauros gatvės. Jūs turite pasirūpinti leidimu stovėti (parking permit) arba iš anksto suorganizuoti vietą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali baigtis 200 svarų bauda už neteisingą stovėjimą, jei niekas nepasirūpino. Vairuotojas yra atsakingas už tai, kas ratuose, bet jis negali lūžti taisyklių dėl jūsų nerūpestingumo.

Muitinė, Brexit ir "malonumai"

Ar reikia mokėti PVM ar importo mokesčius?

Jei perkeliate savo nuosavą turtą, kurį naudojote verslui ir jį vežiate atgal į Lietuvą, dažniausiai galima taikyti atleidimą nuo mokesčių (toks called "transfer of own goods"). Bet tai reikalauja dokumentų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali būti "be PVM", jei tinkamai deklaruosite, kad tai ne prekyba, o perkėlimas. Jei tai naujos prekės ar įranga, kurią pirkote Anglijoje, tuomet teks mokėti Lietuvos PVM ir galbūt muitus (priklausomai nuo prekės kilmės).

Kas yra tas T1 dokumentas?

T1 tai tranzito dokumentas, kuris leidžia kroviniui keliauti per ES teritoriją (pvz., per Lenkiją ar Vokietiją) neapmokestinant jame iš karto. Nors Lietuva yra ES, keliaujant iš UK, krovinys yra "trečiosios šalies". Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai vyksta su T1 procedūra, jei maršrutas eina per kitas šalis. Mūsų brokeris su tuo susitvarko, bet svarbu žinoti, kad tai ne paprasta popierius. Jis turi būti uždarytas (priimti) muitinėje Lietuvoje.

Kas vyksta jei dokumentai neteisingi?

Tada sustojote. Krovinius gali nukreipti į sandėlį muitinės zonoje (pvz., tarpininkų sandėlį), kol viską pataisysite. Tai kainuoja pinigus kiekvieną dieną. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tampa labai brangus, jei pasirašote blogą sutartį su nekompetentingu brokeriu. Matęs esu atvejus, kai dėl klaidingo HS kodo (prekės kodo) klientas prarado savaitę ir 1000 eurų. Nedarykite savo galvos skausmo, patikėkite tai profesionalams.

Ar tikrina kiekvieną dėžę?

Ne, ne visada. Dažniausiai tikrina atrankai (risk management). Bet jei deklaracija atrodo įtartai, gali atidaryti visą sunkvežimį. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės – tai lošimas. Kartais nueinate švariai, kartą sustojate valandai. Jei viskas tvarkingai supakuota ir inventorizuota, tikrinimas trunka trumpiau. Jei dėžės virvejomis susietos chaoso būsenoje, muitininkai nusimano, kad kažką paslėpote, ir tikrina labai detaliai.

Ar galima vežti alkoholį ar maistą iš biuro?

Alkoholis ir tabakas – tai raudonoji vėliava. Jiems yra griežti apribojimai ir aukšti mokesčiai. Jei tai biuro vakarėlio likučiai, geriau juos išgerti arba palikti Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dėl butelio viskio neapsimoka. Muitinė gali konfiskuoti arba pareikalauti sumokėti didelius akcizes. Maistas taip pat gali būti ribojamas, ypač mėsos ar pieno produktai, nors į Lietuvą galima daugiau nei į kitas ES šalis, bet tikrai neverta rizikuoti dėl keletų sandvičių.

Ką daryti jei užstrigo sienoje?

Pirmiausia – neskambinkite vairuotojui, jei jis vairuoja. Skambinkite mums. Mes turime brokerį, kuris kalba su muitinės pareigūnais. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra mūsų atsakomybė, kai mes imame už jį. Mes žinome, ką reikia daryti – pateikti papildomus paaiškinimus, sumokėti garantiją, pataisyti kodus. Blogiausia, ką klientas gali padaryti – tai bandyti "derėtis" su pareigūnu pačiam telefone.

Kainos, pinigai ir realybė

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 1000 eurų už mažą siuntą iki 5000+ eurų už pilną biurą. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo, prieigos sąlygų ir, žinoma, kuro kainos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nebus pigus, nes kuras ir keltų bilietai brangsta. Neklauskite "kiek kainuoja viena dėžė", nes niekas neatsakys. Reikia matyti vaizdą. Bet užtikrinu – geresnė kaina yra tada, kai viskas suplanuota iš anksto, o ne kai skambinate ryte ir norite važiuoti vakare.

Kas įeina į tą kainą?

Į kainą įeina transportas, vairuotojo darbas, keltų bilietai, degalai ir bazinės apkrovos/iškrovos darbai. Dažnai į kainą neįeina muitinės brokerio paslaugos (jie papildomai) arba specialūs įrengimai (keltuvai). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės – tai kompleksinis paslaugų rinkinys. Visada klauskite, ar kaina "galutinė", ar bus "papildomų išlaidų" (fuel surcharge, ferry surcharge). Daugelis firmų vilioja žema kaina, o paskui prideda mokesčius už kiekvieną kilometrą ar valandą.

Ar verta rinktis pigiausią variantą?

Absoliučiai ne. Pasakiau jums, kaip yra. Pigios firmos dažnai turi senas mašinas, kurios geda pusiaukelėje, arba neturi draudimo. Dar blogiau – jos gali paimti užstatą ir dingti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra rizikingas reikalas, jei patikite jį abejotinaiems "pervežėjams" iš skelbimų. Išsirinkite tokius, kurie turi realų biurą, svetainę ir atsiliepimus. Pajudėjimas brangesnis, bet jūsų turtas bus saugus. Pinigus galima uždirbti, o duomenys iš sugadinto serverio – ne.

Kaip su draudimu?

Draudimas yra būtinas. Bet skaitykite sąlygas. Dažnai standartinis draudimas nedengia brangios technikos ar "jautrių" daiktų (pvz., vitrų). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi apimti viską, ką vežate. Galima padidinti draudimo sumą (t.y. apsaugą). Jei turtas vertas 50 tūkstančių, nedarykite draudimo 1 tūkstantį. Vieną kartą klientas taip padarė, ir kai vairuotojas užlipo į šaligatvį ir sudaužė vitrinas, kompensacija nebeveikė. Būkite protingi.

Kaip ir kada sumokėti?

Paprastai imama 30-50% avansas, o likutis – atvykus į Lietuvą arba prieš išsikraunant Londoną (jei ten reikia mokėti už krovimą). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nevykdomas iš anksto be užstato, nes mes turime uždirbti vairuotojui ir užsisakyti bilietus. Mokėkite banku, kad būtų dokumentų pėdsakas. Pinigus rankose niekam neduokite, tai pavojinga ir nelegalu (priklausomai nuo sumos).

O kas jei kažkas sugenda ar dingsta?

Tada rašome defektuos aktą (t.y. žalos aktą) vietoje. Negalima pasirašyti dokumentų, kad "viskas gerai", o paskui skambinti ir sakyti, kad trūko stalas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės baigiasi tada, kai abiejų pusiu atstovai pasirašo galutinį aktą. Jei įvyko žala, mes pradedame draudimo procesą. Jis gali trukti kelias savaites. Būkite kantrūs, bet reikšmingi. Viską užfiksavę.

Galima susiderėti dėl kainos?

Galima bandyti, jei turite didelį kiekį arba lanksčius datas (pvz., galite laukti savaitę, kol mes surinksime kitą krovinią tame pačiame maršrute). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės kartais gali būti pigesnis, jei sutalpiname jūsų siuntą kaip "pavaldą" (dalį mašinos) prie kito krovini. Tai vadinama "part load" pervežimu. Bet tai ne visada įmanoma su biuru, nes reikia greitumo. Nepažeminkite per daug, gali tiesiog atmesti.

Išvados

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra kosminis skrydis, bet tai ir ne piknikas. Reikia kantrybės, tvarkos ir gerų partnerių. Jei pasitikėsite savo dokumentais ir nešvaistysite laiko, viskas įvyks gerai. Neneškite nereikalingų daiktų – juos brangiau vežti nei pirkti naujus Lietuvoje. Sėkmės verslui ir naujai vietai, o su perkėlimu mes jums padėsim. Tikrai verta pasirūpinti iš anksto.