Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trukdžių: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo puikių, lygiagrečių procesų iki visiško chaoso, kai vairuotojas dingdavo su konteineriu Anglijos keliuose. Po Brexit situacija pasikeitė, ir dabar biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra tiesiog įkėlimas ir iškėlimas. Tai yra sudėtingas žaidimas, kuriame svarbiausia ne tik fizinis darbas, bet ir dokumentai. Daugelis klientų galvoja, kad tai užtrunka dieną, bet realybėje reikia planuoti savaitėmis, kad nebūtum nustebęs, kai muitinė sustabys tavo krovinį prieš pat Lamanšą.

Sunku tiksliai pasakyti, kiek laiko užtruks biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės, nes viskas priklauso nuo to, kiek gerai paruošei dokumentus. Kartais viskas vyksta sklandžiai, kartais kyla nenumatytų problemų su customais. Štai kodėl reikia žinoti keletą niuansų, kad išvengtum nemalonių staigmenų ir perbraižymų.

Dokumentai ir Brexit (kas dabar nebėra taip paprasta)

Nuo ko pradėti rengiantis?

Pradėk nuo inventorinio sąrašo, nes be jo niekur neisi. Turi būti tiksliai surašyta, ką veži: kompiuteriai, biuro kėdės, arbatinukai – viskas turi savo numerį ir vertę. Kai atliekamas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės, muitininkai labai griežtai tikrina, ar deklaravimo vertė atitinka realią. Jei pamatys „used office furniture“ be specifikacijos, gali užstrigti sienoje porai dienų.

Ar reikalingas tarpininkas (customs broker)?

Beveik visada taip, nebent turi savo skyrių, kuris užsiima tuo kasdien. Anglijos išvežimas dabar yra eksportas, o įvežimas į Lietuvą – importas, todėl reikia pateikti eksporto deklaraciją UK side ir importą LIETUVA side. Pas mane buvo atvejis, kai klientas savingas norėjo tai padaryti ir pasiklydo tarp EORI kodų, tad mums teko gelbėti situaciją iš distancijos.

Kas tas EORI kodas ir ar jis būtinas?

Tai unikalus registracijos ir identifikavimo numeris, kuris būtinas bet kokiam prekių judėjimui tarp ES ir UK. Jei įmonė jau turėjo sandėlį Anglijoje, turbūt turi, bet jei ne – teks registruotis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be šio kodo tiesiog legaliai neįmanomas, nes sistema neleis užregistruoti deklaracijos.

Ar reikia mokėti PVM ir muito?

Čia viskas priklauso nuo to, ar daiktai buvo naudojami, ar nauji, ir ar tai yra įmonės perkėlimas (transfer of own goods). Jei perkeli savo naudotą turtą, dažniausiai galioja atleidimas nuo muito, tačiau PVM klausimas yra sudėtingesnis. Kartais tenka įdėti į sąskaitą PVM, o vėliau jį susigrąžinti, bet čia jau reikia pasikalbėti su buhalteriu.

Ar inventoriaus sąrašas turi būti anglų kalba?

Taip, būtinai anglų kalba, nes jei krovinį sustabdys Anglijoje, jų pareigūnai nesupras lietuviškų aprašymų. Geriausia, jei sąraše bus abiejų kalbų variantai, bet pagrindinis – angliškas. Žodžiu, kai ruošiatės biuro perkėlimui iš Jungtinės Karalystės, verčiau pasidėk ant šios detalės, kad neišeitų brangiai.

Fizinis darbas ir logistika (kaip visa tai įvežti)

Kaip pasirinkti transportą?

Jei daug mažų dėžių, gali užtekti dalinio krovinio (part load), bet jei perkeli visą biurą, reikės pilno konteinerio arba sunkvežimio. Kartais klientai nori sutaupyti ir renkasi mažesnę mašiną, o paskui viskas netilpa ir tenką važiuoti antrą kartą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės kainuoja brangiau dėl kuro ir muitinių, todėl geriau vieną kartą nuvežti viską.

Ar reikia išpakuoti baldus?

Geri perkėlimo komandos tai padarys už tave. Stalai, spintelės – viskas išardoma, o paskui surinkta Lietuvoje. Buvo kartas, kai viena firma nusprendė tai daryti pati ir pamiršo varžtus... na, tada surinkimas truko tris kartus ilgiau. Geriau palikti profesionalams, kad nereikėtų ieškoti detalių po dėžėmis.

Kaip elgtis su technika?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai yra jautrus daiktas. Juos reikia特殊iai supakuoti, o ne tiesiog mesti į dėžę. Be to, jei technika sena, gali kilti klausimų dėl atliekų (WEEE direktyvos), todėl reikia žinoti, ar įvežame veikiančią įrangą, ar šiukšles. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai apima ir šiukšlių išvežimą, bet tai papildoma paslauga.

Ar įmanoma perkelti visą per savaitgalį?

Teoriškai – taip, jei viskas suplanuota iki smulkmenų. Jei vairuotojas išvyksta penktadienį, jis gali būti Lietuvoje sekmadienį ar pirmadienį rytą (pridurkime, jei nenukryps į kalnus). Tačiau turi laukti, kol muitinė „atleis“ prekes, kas gali įvykti tik darbo dienomis.

Kas daryti, jei kelyje kažkas atsitinka?

Visada turi draudimą. Geriausia yra „viskas vienoje vietoje“ (all risks) draudimas. Vieną kartą mašina nuvaziavo į duobę Anglijoje ir buvo sulaužyta pusė krovinio – laimei, draudimas padengė žalą. Be draudimo toks biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės būtų nuostolingas nuotykis.

Ar galima veži asmeninius daiktus?

Techniškai – ne, jei tai yra komercinis transportas. Muitinė gali pamatyti tavo dviratį ar drabužių dėžę ir pareikalauti sumokėti mokesčius kaip už importuojamas prekes. Geriau tokius daiktus veži atskirai arba aiškiai deklaruoti kaip asmeninius (bet tai papildomai galvos skausmo).

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Priklauso nuo biuro dydžio. Paprastai 3-4 darbuotojai sutvarko standartinį biurą per vieną dieną. Jei turi daug archyvų (ir tikiuosi, ne tąs tūkstantmčius popierių, kurių niekas nevertino 10 metų), tai gali užtrukti ilgiau.

Pinigai ir nemalonios staigmenos

Kodėl pasiūlymai skiriasi taip smarkiai?

Nes kai kas rašo kainą be visų mokesčių. Vieni įskaičiuoja muitinės paslaugas, kiti – ne. O tada, kai atrodo, kad biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės kainuoja pigiai, staiga pridedami „fuel surcharge“, „customs handling fee“ ir panašiai. Visada klausk, ar kaina galutinė.

Ar brangu pervežti iš Škotijos?

Gali brangiau, jei ten reikia važiuoti specialiai vienam konteineriui paimti, o grįžti tuščia. Jei galima sujungti su kitu kroviniu iš Londono ar Mančesterio, bus pigiau. Geografija čia svarbi.

Kas yra „terminal handling charges“?

Tai mokesčiai uostuose už konteinerių kėlimą ir laikymą. Kartais apie juos užmirštama pasakyti pradžioje, o paskui klientas gauna sąskaitą iš uosto ir nustemba. Reikia įtraukti juos į biudžetą.

Ar gali kainos pasikeisti procese metu?

Gali, jei pasikeičia kuro kaina arba jei muitinė nustatys, kad prekės vertė yra didesnė nei deklaruota. Taip pat, jei staiga reikia išsilaipinti giliau žemyne (pvz., ne Klaipėdoje, o Kaune), tai kainuos.

Kaip mokėti? Ar grynais?

Geriau bankiniu pavedimu, kad būtų įrodymų. Vairuotojams grynais pinigais duoti pavojingu ir nelegalu daliai atvejų. Visi mokesčiai turi būti suformuluoti sąskaitose faktūrose.

Ar verta rinktis pigiausią variantą?

Žinoma, visi norime sutaupyti, bet logistikoje pigu dažnai reiškia lėtai arba rizikingai. Jei biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės atrodo perpus pigesnis nei rinkos kaina, galvoju, kažką jie praleido. Gal tai nėra patikimas pervežėjas.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių Anglijoje?

Gali būti „congestion charge“ Londone, jei ten reikia važiuoti centre, arba mokesčiai už važiavimą į miestą (ULEZ), jei mašina neekologiška. Tai reikia apsibrėžti iš anksto.

Problemos ir reali situacija (kaip iš tikrųjų būna)

Kas daryti, jei dingsta krovinys?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Turi turėti GPS sekimą ir kontaktus su vairuotoju. Pats blogiausias variantas – kai firma uždaro duris ir nebeatlieka. Todėl renkantis partnerį, patikrink, ar jis turi realų biurą, o ne tik svetainę.

Ar dažnai gadami daiktai?

Ne, jei pakavimas geras. Bet jei dėžės su keliais spurgtis (tai dažnai būna, kai klientas pats pakuoja), tai gali nukristi monitorius. Kompjuterių technika yra jautri.

O jei muitinė uždaro sieną?

Reikės laukti. Angliškoji muitinė gali būti gana lėta peržiūrėti dokumentus. Kartais trūksta paprasto kvito ar vairuotojas neturi teisingo vizų rinkinio (tai dabar labai svarbu). Geriausia, jei vairuotojas yra lietuvis arba lenkas su leidimu dirbti UK.

Ar galiu veži maistą iš biuro?

Negalima (arba labai sunkiai). Biuro krepšiai su arbatos, cukraus likučiais – tai maisto produktai, kuriems taikomi griežti reikalavimai. Geriau viską išmesti arba suvalgyti prieš išvykstant.

Kas su saugumu biure?

Kai atvyksta陌生人 su dėžėmis, visada yra rizika. Patikrink vairuotojo dokumentus, kai jis atvyksta į objektą. Geras biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės prasideda ne nuo pakavimo, o nuo patikimumo patikrinimo.

Ar verta vežti senus archyvus?

Jeigu juos reikia išlaikyti pagal įstatymus – taip. Bet svarbu suprasti, kad popierius sveria daug. Galbūt pigiau juos nuskeniuoti Anglijoje ir palikti ten, o duomenis parsisiųsti?

Kas daryti, jei pabaigoje trūksta vietos?

Jeigu suplanavai mažiau vietos nei iš tiesų daugiau yra, gali tekti palikti dalykus sandėlyje Anglijoje arba Lietuvoje. Tai papildomos išlaidos.

Ar būna vėlavimų be jokios priežasties?

Kartais tiesiog užstringa technika. Pavyzdžiui, viename sandėlyje Anglijoje krautuvo akumuliatorius išsišovė (tikrai taip buvo), ir mes negalėjome užkrauti konteinerio 4 valandas.

Pabaigos gairės (kas liko pasakyti)

Ar galiu susisiekti su vairuotoju tiesiogiai?

Taip, dauguma firmų duoda vairuotojo numerį. Tačiau prisimink, jis vairuoja, todėl ne visada gali atsiliepti. Geriau tur�ti koordinatoriaus numerį.

Ką daryti su pakuotėmis po perkėlimo?

Galima jas išmesti arba pasiduoti pervežėjui, jei jis siūlo utilizavimo paslaugą. Kartos dėžės tinka pakartotiniam naudojimui.

Kaip patikrinti įmonę, prieš pasirašant?

Pažiūrėk „Companies House“ (jei tai UK firma) ar Lietuvos registrų centrą. Kiek laiko jie egzistuoja? Ar turi teisių pervežti?

Ar sunku susitarti su angliškais partneriais?

Jie griežti dėl taisyklių, bet sąžiningi. Jei viskas užsirašyta, vyksta kaip laikrodis. Jei ne – problema.

Ar verta perkelti biurą dabar?

Ekonomika svyruoja, bet jei verslas auga, reikia judėti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali atrodyti kaip kalnas, bet su tinkama komanda jis tampa tik paprasta užduotimi.

Galutinis patarimas.

Neskubėk pasirašyti pirmo pasiūlymo. Užduok klausimus, klausyk atsakymų ir tik tada spręsk. Gerai suplanuotas perkėlimas yra pusė sėkmės.

Ar galiu padėti pats?

Žinoma, gali padėti pakuoti mažus daiktus, tačiau didelius ir sunkius palikik profesonalams. Sutaupysi nugaros ir nervų.

Kas dar svarbu, bet nepaminėta (arba užmiršta)

Ar reikia specialių leidimų Londono centrui?

Taip, kai kuriose zonose reikia gauti leidimą sunkvežimiui stovėti arba važiuoti. Be to, „Low Emission Zone“ reikalauja, kad mašina atitiktų standartus, kitaip gausi baudą.

O jei aš noriu vežti alkoholį iš biuro baro?

Tai tampa komerciniu importu ir reikia mokėti akcizą. Čia netgi biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neišgelbės nuo mokesčių, jei turi butelį viskio staluje.

Kaip elgtis su raktais nuo sandėlio?

Prabėgimas, kad vienas klientas užrakrino sandėlį Anglijoje ir išvyko į Lietuvą su raktais kišenėje... teks skambinti gaivintojams. Nepamiršk perduoti raktų.

Ar reikia apdrausti darbuotojus?

Jei jie padeda su pakavimu, įmonė privalo turėti draudimą. Neliesk tuščių dėžių, jei nesu tikras, kad jos stabilios.

Kiek laiko užtrunka iškrauti?

Jeigu viskas pažymėta, galima tai padaryti per dieną. Jei ne – gali trukti ir savaitę kol surūšiuoji, kas kur nukeliavo.

Kokios dažniausios klaidos?

Blogiausia yra meluoti apie turto vertę. Muitinė turi savo metodus, kaip patikrinti rinkos kainas. Geriau būti nuoširdus.

Ar galiu perveži augalus?

Asmeninius – taip, bet reikia fitosanitarinių pažymėjimų. Biuro augalus – sunkiau, dažniau juos paliekama arba dovanojami.

Paskutinis žodis.

Viskas įmanoma, tiesiog reikia kantrybės. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra fantasmagorija, tai kasdienybė mūsų versle. Sėkmės!

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol neduodi į rankas patikiamoems žmonėms. Mano patirtis rodo, kad daugumą problemų sukelia ne muitinė ar keliai, o netvarka pačiame biure – nebaigti dokumentai, nepažymėtos dėžės. Jei biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės planuojamas atsakingai, jis gali vykti be jokio streso. Tegyvuoja planavimas ir kantrybė, o visą kitą mes jau išspręsime.