Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių: Kaip išgyventi šį maratoną

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o kartais atrodo, kad tiek pat laiko praleidžiu aiškindamas, kodėl biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių yra beveik šventoji viltis. Po „Brexit“ viskas pasikeitė – anksčiau užtekdavo užpildyti kelis lapus ir važiuoti, dabar tai visa diplomatija. Dauguma klientų mano, kad tai tiesiog sunkvežimio nuoma ir kelias, tačiau realybėje tai yra sudėtingas loginis mazgas, kur viena klaida dokumentuose gali pristabdyti visą procestą savaitėms. Noriu papasakoti jums tai, kaip yra iš tikrųjų, be jokių gražių brošiūrų, tiesiog iš vairuotojo ir logisto, kuris matė viską, burnos.

Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių: Kainos ir biudžetas

Kiek tai iš tikrųjų kainuoja?

Čia visada sunkiausia pradėti, nes kainos svyruoja kaip vėjas šiaurės jūroje. Jei perkeliate nedidelį biurą, tarkime, 5-10 darbo vietų iš Londono į Vilnių, tai turėtumėte numatyti biudžetą maždaug nuo 2500 iki 4000 eurų. Bet tai be pakojimo paslaugų. Jei reikia viską supakuoti ir išpakruoti, skaičiuokite dvigubai. Degus kuras brangesnis, o muitinės tarpininkai dabar uždirba daugiau nei anksčiau. Tai ne pigu, bet nervų taupymas vertas daugiau.

Ar yra kokios nors paslėptos išlaidos?

Žinote, visada būna. Dažniausia klientai nustemba, kai sužino, kad reikia mokėti už sunkvežimio stovėjimą uoste arba už „wait and return“ krovinių. Dar viena dalykas – jei jūsų inventorius netinka standartiniam „euroliniui“ kėbului, gali tekti mokėti už dvigubą manipuliavimą. Užtikrinkite, kad sutartyje būtų aiškiai parašyta, kas vyksta, jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų, tada jums teks mokėti už rankines kėbulas.

Ar verta imti visą paslaugą „iš rankų“?

Asmeniškai sakčiau, kad taip, jei neturite laiko. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių įmanomas tik tada, kai jums nereikia galvoti apie dėžių lipdukus. Profesionalios komandos atvyksta, viską supako, užrašo inventorijų ir išveža. Tačiau jei esate „savižudis“ ir norite sutaupyti, galite supakuoti patys, bet tada būkite pasiruošę, kad dėžė gali nukristi perkeliant, o draudimas nebus sumokėtas, jei dėžės buvo nekokybiškai uždarytos.

Ką daryti, kad biudžetas neišplistŗ?

Planuokite iš anksto. Viskas. Žinokite tikslų daiktų kiekį. Dar kartą paminėsiu – nenuokopkite, kad jums reikia 20 kėbulių, kai iš tikrųjų telpa į 15. Didžiausia klaida yra ta, kad klientai perka naujus baldus UK, o po to supranta, kad pervežti juos brangiau nei nusipirkti Lietuvoje. Išmatuokite viską, tiksliai, ne „akimis“. Ir pasirašykite sutartį su fiksuota kaina, jei tik įmanoma.

Dokumentai ir muitinė – šaltis galvoje

Kokius dokumentus reikia tur�ti paruošus?

Geras klausimas. Pagrindinis dalykas – tai Prekių deklaracija (Export Declaration) ir Importo deklaracija. Be to, jums reikės komercinės sąskaitos (Commercial Invoice), kurioje nurodytas kiekvieno daikto vertė ir svoris. Negaliukite tiesiog parašyti „biuro baldai“ – turi būti konkreču. Dar reikia CMR (tarptautinė vežimo sutartis) ir, jei reikia, TIR knygą ( nors šiuo atveju dažniau naudojame NCTS transitą). Geriau tureti visus originalus dviejuose egzemplioriuose.

Ar tikrai reikia muitinės brokerio?

Be abejo. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių be brokerio yra kaip važiuoti automobiliu be vairo. Jūs tiesiog nepersuksite pasienio. Brokeris mums padeda suformuoti visas deklaracijas EMCS sistemoje. Buvau atvejų, kai klientai galvojo, kad tai gali padaryti patys, ir jų sunkvežimiai stovėjo Tilbury uoste tris dienas. Pinigai už stovėjimą viršijo brokerio paslaugų kainą dešimt kartų. Taigi, netaupykite ant šio.

Kas tas EORI numeris ir kodėl jis svarbus?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris yra jūsų „pasas“ prekybai su ES. Be jo negalite importuoti ar eksportuoti legaliai. Jį gaunate per Lietuvos muitinę (arba kitos ES šalies), o ne Jungtinės Karalystės. Vienas klientas buvo pamiršęs šį numerį, ir mes beveik negavėme leidimo išvykti iš Anglijos sandėlio. Teko skubiai registruotis iš naujo, o tai trunka ne vieną valandą. Patikrinkite, ar jis galioja, prieš pradėdami krovinius.

Kas daryti, jei dokumentuose yra klaida?

Nesijaudinkite per daug, bet ir neleiskite tai nueiti pro akis. Jei klaida maža, pavyzdžiui, neteisingai parašyta data ar svorio skirtumas 5 kg, dažniausiai tai galima pataisyti „post-clearance“ būdu. Tačiau jei nurodėte neteisingą prekės kodą (HS kodas), tai gali baigtis bauda arba krovinio areštu. Geriau vieną kartą klausti brokerio ir laukti atsakymo valandą, nei vėliau aiškintis su muitinės pareigūnais.

Logistika ir laiko planavimas

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai, jei viskas eina kaip pagal knygą, tai nuo pakavimo iki išpakavimo Lietuvoje trunka apie 5-7 dienas. Tačiau „kaip pagal knygą“ retai pasitaiko. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių užtrunka ilgiau, jei tenka laukti laivo bilietų (jei vykstate per uostą) arba jei susidaro spūstys „Dover“ sąsiauryje. Žiemos mėnesiais pridėkite dar 1-2 dienas atsargai.

Ar geriau važiuoti keltu arba per tunelį?

Abu būdai turi savų privalumų. Tunelis (Eurotunnel) greitesnis, važiuojate traukiniu, tai trunka 35 minutes, bet brangesnis ir reikia griežčiau laikytis grafiko. Keltas (pavyzdžiui, iš Dover į Calais arba iš Hull į Rotterdam/Zeebrugge) lėtesnis, bet leidžia vairuotojui ilsėtis, o kartais ir pigesnis, jei radote specialų pasiūlymą. Jei keliaujate iš šiaurės Anglijos (pavyzdžiui, iš Mančesterio), geriau rinktis keltą iš šiaurės, kad nevažiuotumėte per visą šalį link pietų.

Ar vairuotojas padeda su kroviniu?

Taip ir ne. Pagal taisykles, vairuotojas atsakingas už vairavimą, o ne už krovimą. Tačiau praktikoje dauguma mūsų vairuotojų yra geri vyrai ir padeda pakelti sunkius daiktus arba pastumti kėbules. Bet jūs negalite reikalauti, kad jis vienas perkeltų visus biuro stalus. Jei reikia „rankų“, tai reikia užsakyti papildomą krovėjų komandą abiems pusėms. Nemanau, kad jūsų IT vadovas norės nešti monitorių.

Kas vyksta su krovinio sekimu?

Šiuolaikinėse sistemose mes galime matyti, kur yra sunkvežimis beveik realiu laiku. Jums gausite nuorodą arba SMS pranešimus. Kartais signalas dingsta, kai vairuotojas važiuoja per kalnas arba tunelį, bet tai laikina. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių reiškia, kad jums nereikia galvoti, kur jūsų kompiuteriai dabar yra – tiesiog žiūrite telefoną.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus variantas – 2-3 mėnesiai iki išvykimo. Ypač jei planuojate didelį biurą. Reikia laiko pasirinkti datą, gauti pasiūlymus, surinkti dokumentus. Jei skubate, tai kainos šuoliauja aukštyn. Vienas klientas mus paskambino piradienį ir paklausė, ar galime sekmadienį važiuoti. Ne, negalime. Geriau planuokite ramiai.

Specifika: IT, baldai ir pavojingi daiktai

Kaip saugiai pervežti IT įrangą?

Tai yra pati jautriausia dalis. Serveriai, kompiuteriai, monitoriai – viskas turi būti originalioje pakuotėje, jei liko. Jei ne, tada reikia specialios putos, antsmūkines plokštes. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių dažnai žlunga dėl sugadintų duomenų laikmenų. Pats geriausia būtų išsiimti diskus iš serverių ir vežti juos su savimi rankiniame bagaže (o ne šipulių). Ir užtikrinkite, kad prieš išjungiant viskas yra nuplagrinta (backup).

Ar galima pervežti biuro kėdes surinktas?

Galima, bet nerekomenduoju. Surinktos kėdes užima daug vietos, o jos gali sulūžti, jei ant jų padės kas nors kitas daiktas. Geriau jas išsukti – tai sutaupo vietos mašinoje (taigi ir pinigų) ir sumažina sulaužymo riziką. Vieną kartą gavome krovinią, kur kėdės buvo surinktos, ir viršuje buvo padėtas sunkus spinta. Rezultatas – 10 sugadintų kėdžių.

Kas yra draudžiama vežti?

Standartiniai dalykai: ginklai, sprogmenys, narkotikai (savaime aišku), bet taip pat alkoholis ir tabakas be licencijų, kai kalbame apie komercinį pervežimą. Taip pat atkreipkite dėmesį į akumuliatorius – jie laikomi pavojingais krovinais. Jei turite senų UPS sistemų su dideliais akumuliatoriais, praneškite mums iš anksto. Negalima tiesiog padėti jų į kambarį be žinios.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Juos reikia vežti su savimi. Nerašykite mums į sutartį, kad vežate „visus dokumentus“, jei ten yra sutartys, duomenys apie klientus ar finansinės ataskaitos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių neturi tapti duomenų nutekinimo šaltiniu. Užrakinkite juos dėžutėse, o dar geriau – pasiimkite rankiniu būdu. Mes neatsakome už jūsų verslo paslapčių praradimą, jei dėžė pasidaro atvira.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų labai malonu. Vieną kartą gavome biurą, kur stalai buvo tepti kava ir pusryčiais. Vairuotojas atsisakė juos krauti be apsauginės plėvelės. Neteisinga. Nereikia jų poliruoti iki blizgesio, bet tiesiog nuplaukite dulkes. Tai pagerina jūsų darbuotojų sveikatą Lietuvoje, kurie turės tai išpakruoti. O ir dulnės netyčia neapsunkina kvapo kėbule.

Rizikos ir problemos (kurios iš tikrųjų įvyksta)

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Techninė pagalba yra, bet tai užtrunka. Jei sugesta Lietuvoje – mes siunčiame kitą automobilį. Jei Anglijoje – tai problema, reikia vietinio mechanikas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių gali pavėluoti dėl to, kad pūsle lėtai. Esu matęs atvejų, kai dėl padangų protrūkio vairuotojai praleido keltą. Tokiu atveju mes pranešame jums ir stengiamės išspręsti kuo greičiau, bet reikia kantrybės.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąžiningai? Retai, bet įvyksta. Dažniausiai ne „dingsta“, o „pamirštama“ arba „sumaišoma“. Todėl svarbu turėti inventoriaus sąrašą (packing list), kurį pasirašo ir vairuotojas, ir jūsų atstovas išvykimo metu. Jei dėžės numeris sąraše nėra – mes ieškome. Jei sąraše yra – mes ieškome kur ji dingo. Be šio lapo bus labai sunku įrodyti draudimo kompanijai, kad turėjote 50 monitorių, o ne 49.

Kokios yra dažniausios klientų klaidos?

Pagrindinė klaida – nepasakyti apie tai, kas yra „neįprasta“. Pavyzdžiui, klientas sako: „Turime keletą baldų“. O atvyksta ir ten yra safas, sveriantis 500 kilogramų. Toks dalykas reikalauja specialios technikos (keltuvo). Kitas dalykas – laiko zona. Anglija yra valanda atgal, bet klientai kartais pamiršta ir praleidžia laiką susitikime sandėlyje. Būkite tikslūs.

Kas daryti, jei atvyksta sugadintas daiktas?

Skubiai užfotografuokite vietą ir pažeidimą. Nerašykite ataskaitos vėliau. Geriausia tai padaryti dar vairuotojui buvant vietoje. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių reiškia ir greitą reakciją. Jei pastebite, kad spinta įskilusi, parašykite tai į CMR protokole (Con Note). Jei pasirašysite, kad viskas tvarkoje, vėliau niekas nepadės. Draudimas veikia tik su įrodymais.

Ar galima pasitikėti visomis firmomis?

Deja, ne. Rinkoje yra ir „pavogtų“ krovinių, ir firmų, kurios paima avansą ir išnyksta. Patikrinkite reitingus, paklauskite apie draudimą. Jei kaina per maža, tai priežastis yra. Mes esame čia jau 20 metų ir mums svarbu vardas, bet yra naujokų, kurie nežino, ką daro. Pasidomėkite, ar jie turi realų biurą, o ne tik svetainę.

Pabaigos gairės

Kas vyksta su pakuotėmis po atvykimo?

Tai jūsų problema (išskyrus atvejus, kai užsakėte pilną paslaugą). Mes atvežame dėžes į nurodytą adresą. Kas juos išardys ir kur dės šiukšles – tai jūsų reikalas. Kartos klientai laukia, kad mes surems visus atliekas į mašiną ir išvešime, bet taip nebevežia. Turime numatyti šiukšlių ivežimą atskirai, jei tai būtina.

Ar galima užsakyti sandėliavimą tarpiniam laikotarpiui?

Taip, mes turime sandėlius Lietuvoje (ir partnerių Anglijoje). Jei dar neturite patalpų, galime palikti daiktus pas mus savaitę-ar dvi. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių gali būti ir etapinis – pirmiausia atvežame dokumentus ir IT, o vėliau baldus.

Kaip apmokėti paslaugas?

Standartiškai – 30-50 proc. avanso sutarties pasirašymo metu, likusi dalį – atvykus kroviniui arba prieš išvykimą iš Anglijos. Galima mokėti banku, bet svarbu, kad mokėjimas būtų gautas be sąskaitos gavėjo mokesčių (jei esate užsienio klientas). Geriau aptarti iš anksto, kad nesusidurtumėte su neleidžiamu mokėjimu.

Ar reikia apžiūrėti vietą iš anksto?

Jei įmanoma – taip. Ypač jei biuras yra sename pastate Londone, kur gatvės siauros. Vieną kartą mums teko atsisakyti nuvezti 3,5 tonų sunkvežimį, nes gatvėje buvo įrengti „bollards“ (stulpai), kurie nebuvo pažymėti žemėlapyje. Mums teko viską perkrauti į mažesnę mašiną vietos. Tai brangiau ir ilgiau.

Ką daryti, jei reikia skubiai atvežti vieną dalyką?

Tada jau nebe biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių, o ekspresinė siunta. Mes galime tai suorganizuoti, bet tai kainuos. Naudojame „part load“ metodą – dedame jūsų dėžę į kitą sunkvežimį, kuris važiuoja tuomet. Jei labai skubu, skraidinančiu laivu (kuris tikrai niekur neskrenda, tik plaukia) arba lėktuvu (brangu).

Galutinis patarimas?

Būkite kantrūs ir tikėkite savo logistiko, o ne „Google“ patarimais. Kiekvienas atvejis yra unikalus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių įmanomas, jei viskas suplanuota kaip karinė operacija. Susisiekite su mumis anksti, duokite kuo daugiau informacijos, o mes padarysime likusį darbą.

Išvada

Galiausiai, tai nėra rocket mokslas, tiesiog reikia kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be trikdžių gali tapti pavojingas tik tada, kai bandote tai daryti patys be patirties. Dirbu šioje srityje daugiau nei 20 metų ir matau vieną dalyką – gerai sutartis ir pasitikėjimas profesionaliais išsprendžia pusę problemų. Neleiskite, kad Brexit ar blogas oras sugadintų jūsų verslo planus. Pasiruoškite, klauskite ir viskas gerai sueis.