Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be streso ir vargo: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o kai suskaičiuju su pertraukomis, tai gal net ir daugiau, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės niekada nebuvo pasivaikščiojimas parke. Po to, kai įvyko Breksitas, viskas tapo dar sudėtingiau, ir daugelis klientų, kurie buvo pripratę prie senojo „tik pakrauk ir važiuok“ modelio, dabar jaučiasi praradę orientyrus. Čia ne tiesiog apie tai, kaip pervežti stalus iš Londono ar Mančesterio, tai visiškas logistinis iššūkis, susijęs su muitinės procedūromis, dokumentais ir tūkstančiais smulkių detalių, kurios gali sugriauti planus. Noriu jums papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių žodžių ir rinkodaros tekstų, tik gilaus patirties ir nuoširdžios tiesos, kad jūsų perkėlimas nebaigtųsi dideliu nuostoliu ir nervų išsekimu.

Dokumentai ir muitinės naktmaros (be šio reikalo nepraeisi)

Ar tikrai reikia EORI kodą, ar tai melas?

Be abejo, tai nėra melas, tai griežta reikalavimų dalis, be kurios jūsų biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tiesiog sustos sienos užkardoje. Jei neturite EORI kodo, kuris prasideda raidėmis GB, muitininkai neleis jums išvežti daiktų net iš paties sandėlio, nes sistema fiksuos trūkstamą registraciją. Vieną kartą teko stovėti pasienio punkte tris dienas tik todėl, kad klientas manė, jog jo senas PVM mokėtojo kodas kažkaip užteks, bet ne, ten visai kita sistema. Užsiregistruokite iš anksto, tai padaryti galite internetu per pusvalandį, o taip išgelbėsite save nuo begalės problemų ir vėlavimų vėliau.

Kas dėl inventoriaus sąrašo, kiek jis turi būti detalus?

Turėtų būti kuo detaliau, iki paskutinio spalvinto pieštuko, nes jei parašysite tiesiog „biuro įranga“, muitinė gali nuspręsti patikrinti krovinią fiziškai, o tai kainuoja brangiai ir užtrunka ilgai. Reikia nurodyti kiekvieno daikto pavadinimą, apytikrę vertę ir serijinius numerius, jei jie yra, ypač kai kalbame apie brangią techniką ar serverius. Buvo atvejis, kai viena firma parašė „kompiuteriai“ bendruoju sąrašu, o anglai sulaikė visą furgoną, nes įtarė, kad ten gali būti nelegali technika. Geriau praleisti valandą ir viską išvardinti, nei po to mokėti baudas už klaidingą deklaravimą.

Ar reikia mokėti MVG (PVM) ar kaip tai dabar veikia?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra registruota PVM mokėtoju Lietuvoje (arba kitoje ES šalyje), ir ar galite taikyti nulinę PVM tarifą importui. Jei viskas tvarkinga, jums neteks mokėti britų PVM, tačiau reikės pateikti importo PVM deklaraciją Lietuvoje, bet dažniausiai tai atlieka jūsų tarpininkas. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą apima šias mokesčių nuostatas, ir jei jūs neturite buhalterio, kuris supranta tarptautinę prekybą, bus labai sunku. Pasidomėkite iš anksto, nes jei padarysite klaidą, mokesčių gali susikaupti labai daug, o pinigai iš jų nebegrįžta.

Kas nutinka jei trūksta kokių nors dokumentų išvykstant?

Tada furgonas tiesiog nepraeis kontrolės uoste, pavyzdžiui, Doverje ar Imingame, ir reikės viską stabdyti, ieškoti sprendimų, siųsti dokumentus el. paštu, kas gali trukti valandomis ar net dienomis. Vieną kartą klientas pamiršo galios baigusį draudimo polisą, ir teko skambinti į Lietuvą vidury nakties, kad jie išsiųstų naują kopiją. Muitinės pareigūnai ten nėra jokia linksmą kompanija, jiems visiškai nerūpi jūsų skubos, jiems svarbu tik popieriai. Taigi, pasidarykite kontrolinį sąrašą ir patikrinkite visą du kartus prieš vairuotojo atvykimą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet aš labai nerekomenduoju tai maišyti, nes muitinėje tai sukelia neaiškumų ir gali būti interpretuojama kaip prekybą ar kontrabanda. Jei biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės vyksta vienu reisu, o darbuotojas nori pasivežti savo dviratį ar senas tėvų baldus, geriau tai aptarti su logistika iš anksto. Aš mačiau situaciją, kai vienas vadovas įmetė savo asmeninę golfo lazdas į bendrą krovinį, ir turėjome atskirai deklaruoti tas lazdas kaip asmeninį turtą. Geriau nedaryti sau galvos ir vežti tai atskirai, jei įmanoma.

Ką daryti su technikos garantiniais lapais?

Turėkite juos su savimi, nes jei kils klausimų apie technikos kilmę ar vertę, šie dokumentai gali padėti įrodyti, kad tai nėra nauja prekė, kurią įvežate parduoti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai susideda iš naudotos technikos, ir muitinė gali abejoti, kodėl vežate tiek daug „naujų“ monitorių. Jei parodysite, kad jie pirkti prieš 5 metus ir turi įbrėžimus, problemų bus mažiau. Nereikia jų kalti ant kiekvieno dėžės, bet turėti jų rinkinį vairuotoje arba pas mane – privaloma.

Pakavimas ir logistika (kai viskas subyra į krūvą)

Ar jūs duodate dėžes ar turime save patys užtikrinti?

Mes dažniausiai galime organizuoti dėžes, jas pristatome iš anksto, kad jūs spėtumėte susirūpinti tuo, kas viduje, o ne ieškoti pakuoju parduotuvėse. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės prasideda ne tada, kai atvažiuoja furgonas, o kai atvyksta tuščios dėžės, kurias reikia užpildyti. Kai kurios firmos sako, kad „padės pakavimą“, bet patirtis rodo, kad geriau, kai pačios įmonės žmonės susitvarko dokumentus ir smulkius daiktus, o mūsų komanda įsuka sunkius baldus. Taip jūs žinosit, kur kas yra, kai atkeliausite į naują vietą Lietuvoje.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika?

Tai bene pavojingiausia dalis viso proceso, ir aš visada kabinuosi už galvą, kai matau, kad kas nors bando tai daryti patys be specialistų. Serveriai turi būti išjungti tinkamai (ne tik ištrauktas laidas iš sienos), sudėti į specialias antibuferines dėžes, o ne į paprastas kartonines. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės visada kelia pavojų duomenims, todėl rekomenduoju dar prieš išvykdant padaryti pilną atsarginę kopiją (backup) į debesį. Vieną kartą važiavome per daugiau banguotą kelią Belgijoje, ir vienas standartinis diskas „nušoko“, nors kėbulas atrodė kaip naujas.

Ar išardote baldus ar juos vežate kaip yra?

Didelę dalį baldų, ypač didelius stalus, spinteles, sekcijas, tiesiog būtina išardyti, nes kitais jie nepraeis pro duris ar netilps į furgoną efektyviai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reiškia, kad reikia susitvarkyti ir su varžtais – visus juos surinkite į vieną maišelį ir užklijuokite ant to baldo, kuriam jie priklauso. Esu matęs, kaip atvyksta į naują biurą, o ten krūva medienos ir maišelis su „kažkokiais“ varžtais, ir niekas nežino, kas kur eina. Tai užtrunka valandas surinkti atgal, tad nepamirškite pažymėti dalių.

Kiek laiko užtrunka fizinis pakavimas?

Paprastai vieną standartinį biurą (pavyzdžiui, 10-15 darbo vietų) galima supakuoti per vieną dieną, jei viskas yra pasiruošta ir žmonės nelipdami ant stogų dirba. Jei kalbame apie didesnes korporacijas ar sandėlius, tai gali užtrukti ir dvi, ir tris dienas, todėl biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja gero planavimo. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas atvyks ryte ir viską įmes į furgonę per valandą – taip nebus. Palikite rezervą laikui, geriau turėti dieną atsarginę, nei skubėti paskutinę minutę.

Kas dėl pavojingų krovinių (dažai, chemija)?

Tai griežtai reglamentuojama, ir be specialių leidimų (ADR) mes to negalime vežti, todėl tokias reikmes reikia išmesti arba perleisti vietiniam šiukšlių išvežėjui prieš išvykstant. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi vykti pagal taisykles, nes jei sustosime patikrai ir randsime aerozolių ar degiųjų medžiagų, galeisiame labai didelėmis problemomis. Net senus dažus, kurias stovėjo sandėlyje dešimt metų, negalima tiesiog įmesti į furgoną. Užtikrinkite, kad biure nėra tokių daiktų, arba pasakykite mums iš anksto, kad galėtume paskambinti specialiems pervežėjams.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių vairuotojų turi GPS stebėjimo sistemas, taigi, taip, galime pasakyti, kur jis maždaug yra, bet nepamirškite, kad jis gali stovėti eilėje prie uosto arba ilsėtis po poilsių. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra maratonas, kur reikia važiuoti 200 km/h, vairuotojai turi poilsio režimus, kuriuos būtina laikytis. Todėl jei mataite, kad jie stovi vietoje 4 valandas, neberūpinkite – jie gali tiesiog laukti kelių atidarymo po remonto arba tiesiog miega.

Kainos ir nepalankios staigmenos (pinigai niekur nebekeliauja)

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reisas?

Kainos svyruoja labai stipriai priklausomai nuo to, kiek turite krovio (kubiniais metrais arba svoriu), kur Anglioj esate (Londonas visada brangiau dėl ULEZ zonos) ir kuro kainos to dieną. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali kainuoti nuo tūkstančio iki kelių dešimčių tūkstančių, jei tai didelė operacija. Geriausia paskambinti mums ir duoti apytikrį kiekį, tada mes galime pasakyti konkretesnį skaičių. Neklauskite „kiek kainuoja viena dėžė“, tai ne taip veikia – ten svarbi viso krovinio masė.

Ar kainą įtakoja degalų kainos?

Žinoma, jei degalai užsienyje (pavyzdžiui, Prancūzijoje ar Vokietijoje) brangsta, mūsų išlaidos didėja, ir tai gali būti atsispindi galutinėje sąskaitoje, jei mes nėjome sudarę fiksuotos kainos sutarties. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra ilgas maršrutas, ir furgonas sunaudoja šimtus litrų dyzelino. Šiuo metu rinka labai nestabili, todėl visada rekomenduoju susitarti dėl kainos fiksacijos, kai pasirašome sutartį, kad nebūtumet nustebęs vėliau.

Kas dėl užstato ar avanso?

Įprasta praktika yra imti apie 30-50 proc. avansą pradedant darbus, kad mes užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę, kai mes jau esame Anglijoje su tuščia mašina. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja išankstinio planavimo ir išlaidų (keltų bilietų), kurias reikia apmokėti iš anksto. Jei kas nors atsisako išvykimo dieną, tiek pinigų prarandame, todėl užstatas yra būtent tam, kad apsaugotų abejas šalis. Tai normalu, nereikia to bijoti.

Ar galima atidėti mokėjimą atvykus?

Nerekomenduoju, ir asmeniškai tokio dalyko nedaryčiau, nes kai krovinys atvyksta, jis yra mūsų atsakomybė, ir kol nesumokėjote, jis likti mūsų sandėlyje gali būti rizikinga arba neįmanoma. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra sudėtinga paslauga, kurioje užsidirbame ne ant to, kad laikysime jūsų dėžes. Geriau susitarti dėl mokėjimo grafiko iš anksto, nei vėliau ginčytis prie sandėlio vartų, kai jūsų darbuotojai laukia kompiuterių.

Kas jei kaina pasirodo didesnė nei konkurentams?

Gali būti, kad konkurentai sako mažesnę kainą, bet neįtraukia visų mokesčių, pavyzdžiui, keltų bilietų arba iškrovos Lietuvoje, o tai vėliau išlenda kaip „papildomos paslaugos“. Aš stengiuosi kalbėti tiesiai, todėl kuriame sąmatas, kurios artimos galinei sumai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės – tai ne viena kaina, tai kompleksas. Jei kas siūlo už pusę pigiau – klauskite, kas įeita į tą kainą, o tikėtina, kad ten neįeina niekas, tik pavojingiausias vairuotojas be draudimo.

Gyvenimiškos situacijos ir patarimai (kaip išvengti pečių skausmo)

Ar dažnai dingo daiktai pervežimo metu?

Sąžiningai kalbant, dingo labai retai, jei dirbame su patikimais partneriais, tačiau buvo atvejų, kai smulkmenos (pavyzdžiui, telefonų įkrovikliai ar pelės) dingdavo tarp dėžių, nes nebuvo uždarytos į didesnes kibiras. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra chaotiškas procesas, ir smulkmenos turi tendenciją dingti. Nėra tokios maginės lazdos, kuri viską surastų, todėl brangiausius daiktus nešikite su savimi (t. y. lagamine), o ne įmeskite į bendrą krovinių krūvą.

Kas jei vairuotojas užstringa Anglijoje dėl techninių problemų?

Tai baisiausia svajonė, bet ji įgyvendinama – variklis gali sūkti, arba padangos plyšti, ir tada mes turiim siųsti kitą autovilėnį, kas užtrunka. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi savo rizikas, ir nors mes turime techninę pagalbą, reikia suprasti, kad mes ne dievai. Tokiu atveju mes viską imamės savo rankose, bet jūs turite būti pasiruošę, kad priešingame krante gali atvykti ne antradienį, o penktadienį.

Ar verta imti visapusišką draudimą?

Be jokios abejonės, tai yra būtina, ypač kai vežame brangią techniką ar baldus. Vieną kartą buvo situacija, kai furgoną atsitrenkė (paprastas „bump“) eismą Kaune, ir viena didelė vitrina suskilo į drožles. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be draudimo yra lošimas kazino, kur statote savo turtą prieš nelygiąsias galimybes. Draudimas kainuoja nedaug lyginant su galima žala, tai investicija į jūsų ramybę.

Kaip elgtis su parkavimu Anglijos miestuose?

Londono ar Birmingamo centruose tai tikras košmaras – reikia gauti specialius leidimus užsidėti ant kelio, o jei padėsite neteisingai, gausite baudą, kurią turėsite mokėti jūs. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja, kad vietinis administratorius jau būtų susitaręs su savivaldybe apie „suspension“ (laikiną parkavimo apribojimo panaikinimą). Nereikia tikėtis, kad vairuotojas, kuris nežino miesto, ras magišką vietą ant raudonos linijos.

Ar dirbate savaitgaliais ar naktimis?

Galime, bet tai kainuoja papildomai, nes vairuotojai taip pat turi savo gyvenimą ir poilsio režimus, kuriuos reikia gerbti pagal įstatymus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai vykdomas tą savaitę, kadangi pervežimų kompanijos dirba darbo laiku. Jei jums būtina išvykti šeštadienį, geriau apie tai pasakyti mums bent savaitę anksčiau, kad galėtume suplanuoti grafiką, kitaip gali atsitikti, kad niekas nepasirodys.

Kas dėl maisto ir gėrimų biure?

Jūs tikrai negalite vežti produktų, kurios gali sugesti ar yra mėsos, pieno produktai, nes tai draudžiama sanitarijos taisyklių. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės taikoma taisyklės, draudžiančios importuoti tam tikrus maisto produktus be licencijų. Išgerkite savo kavą arba išmeskite šaldytuvo turinį prieš išvykdami, kitaip muitinė gali priversti jums visą tai išmesti uoste, o tai atrodys keiksmingai.

Ar galima vežti augalus?

Tai labai apsvarstytina klausimas, nes augalai turi specifinius fitosanitarinius reikalavimus, ir be sertifikatų jų nepraleis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be tinkamų dokumentų augalams baigsis taip, kad jie bus sulaikyti ir sunaikinti. Jei jums labai brangus jūsų biuro fidžijas, geriau pasidomėkite specifiniais reikalavimais („plant passport“), o jei ne – dovanojukite kaimynams. Nėra verta rizikuoti dėl kelių indų žaliųjų.

Ar galima atsiimti daiktus iš kelių skirtingų vietų Anglijoje?

Taip, galime, bet kiekviena sustojimo vieta kainuos papildomai, nes tai laikas – laikas yra pinigai šioje verslo srityje. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra maršruto „keliaukime ir paėsim viską“, tai turi būti suplanuota. Jei turite du biurus – vieną Londono centre, kitą priemiestyje – tai užtruks ilgiau, nei tikėjotės. Suskaičiuokite atstumus ir nurodykite mums tikslų adresą, kad vairuotojas nevažinėtų ratu.

Kas dėl smulkių detalių, knygų, archyvų?

Knegas sunkios, o archyvai užima daug vietos, todėl pabandykite susitvarkyti juos iš anksto – išmesti nereikalingus dokumentus (būtinai išrinktuviu, dėl duomenų saugumo). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai atskleidžia, kaip daug mes kaupime nereikalingų daiktų, kuriuos nebežiūrėjome metus. Neleiskite mums pervežti šiukšlių – tai brangu ir beprasmiška. Patikrinkite tuos spintas prieš išvykimą.

Ar reikia apžiūrėti biurą prieš išvykstant?

Labai praverčia, jei mes galime pamatyti, ką reikia vežti, ypač jei ten yra daug nestandartinių baldų ar sunki technika. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be apžiūros yra kaip pirkti katę maiše – niekada nežinai, kas bus viduje. Galime tai padaryti nuotoliniu būdu (video skambutis), jei esate toli, tačiau akis vietoj visada geriau įvertina tūrį ir sudėtingumą. Tai padeda išvengti staigmenų išvykimo dieną.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtina bent jau ištuštinti stalus ir stalčius, o geriausia – padaryti generalinį valymą, kadangi dažnai nuomos sutartyje parašyta, kad paliksite patalpas tvarkingos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra „palik visą kaip yra ir bėk“, nuomotojai gali reikalauti už tai baudos. Niekas nenori grįžti atgal į Angliją tik dėl to, kad nebuvo išsiimtas šiukšlių maišas.

Kas dėl raktų nuo biuro ar sandėlio?

Privaloma perduoti vairuotojui arba mūsų atstovui, kuris bus įsileidžiantis į patalpas pakavimo dieną. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali užstrigti prieš duris, jei niekas neturi raktų. Patikrinkite, ar raktai tinka (nenukrypę), o jei naudojate kodo spynas, įsitikinkite, kad kodas veikia. Pasirodo, dažnai būna, kad kodas buvo pakeistas prieš metus ir niekas jo neprisimena.

Ar galima nukreipti krovinių tiesiai į sandėlį Lietuvoje, jei biuras dar nebaigtas?

Žinoma, tai netgi dažnai daroma, kadangi biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali atsitikti greičiau nei remonto darbai Lietuvoje. Mes galime padėti dėžes į jūsų sandėlį arba mūsų laikiną sandėlį (jei tokia paslauga pas mus yra). Tik susiderkite dėl iškrovos vietos ir prieigos – sunkvežimis negali važiuoti į siaurą kiemą, kur jis užstrigs ant pusės metrų.

Ar reikia įvertinimo apžiūros (survey)?

Didesniems projektams, virš 50 kvadratinių metrų, tai būtina, kad galėtume paskaičiuoti, kiek reikia vyrų ir kokios mašinos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nebebus toks brangus, jei gerai suplanuosime resursus. Jei ateis per maža komanda, tai užtruks amžinai, o jei per didelė – laiką gaišsite. Įvertinimas padeda rasti auksinį vidurį.

Kaip elgtis su asmeniniais dokumentais, rastais dėžėse?

Jei randate pasus, gyvenamosios vietos deklaracijas ar banko sutartis, geriau jas pasiimkite su savimi ir nevežkite kroviniu. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti saugus, bet tokie dokumentai yra pernelyg svarbūs, kad juos patikėtumėte kieno nors kitų rankoms. Nors mes esame sąžiningi, visada yra rizika juos prarasti arba sugadinti drėgmei. Pasidėkite juos į sau.

Ar reikia pažymėti dėžes su kryptimi?

Taip, labai rekomenduoju, o jei galite, nurodykite net kambario pavadinimą (pvz., „Vadovo kabinetas“, „Konferencijų salė“). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės bus daug greitesnis, kai iškrovos metu vairuotojas neklause „kur šis dalykas eina?“ kas 5 minutes. Užrašai ant dėžių taupo laiką ir nervus abiems pusėms. Nenaudokite paslėptų ženklų, kur suprast tik jūs, rašykite aiškiai ir dideliais raidėmis.

Galutinės mintys (ir šiek tiek patarimo)

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra ne tik apie logistiką, tai apie jūsų verslo stabilumą ir tai, kaip greitai galėsite vėl pradėti dirbti naujoje vietoje. Niekas nesako, kad visas procesas bus lyg rojus, tikrai bus momentų, kai norėsi plaukti plaukais, bet su gerais planais ir patikima komanda visa tai įveikiama. Būkite kantrūs, pasidomėkite dokumentais iš anksto ir nepabijokite klausti nežinomų dalykų, nes geriau klausti dabar nei spręsti problems kelio viduryje. Sėkmės jūsų naujame etape Lietuvoje (ar kur kitur bekeliaujat), tikėkimės, kad viskas nusileis ant ratų.