Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės – be streso ir vargo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, tai mažai ką man gali nustebinti, tačiau biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės vis dar sugeba sukelti daugiau pykčio nei pradedančiojo vairuotojo bandymas įvažiuoti į Londono centrą. Po Breksito viskas pasikeitė – ne tik dokumentai, bet ir tas jausmas, kad viskas vyksta kažkaip lėčiau ir brangiau. Dažnai klientai sako: "Oi, tiesiog kelios kėdės ir stalai", tačiau realybėje tai yra sudėtingas logistinis mazgas. Štai paprastas, o kartais šiek tiek chaosiškas vadovas, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražiųjų frazių iš brošiūrų.

Dokumentai ir muitinės "pragare"

Ar tikrai reikia tokios gausos dokumentų dabar?

Žinote, kada buvo paprasta? Užsukote, pakrovėte ir važiavote. Dabar biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be T1 dokumentų ar eksporto deklaracijos yra tiesiog neįmanomas. Jums reikės pilno inventoriaus sąrašo su svoriais, vertėmis ir, svarbiausia, su prekių kodais (HS kodais), kuriuos dažnai sunkiai suranda net patys muitininkai. Be to, reikės EORI numerio, kurį gausite per kelias dienas, tačiau dažnai užmirštama, kad jis turi būti aktyvus ne tik JK, bet ir Lietuvoje. Pasidarykite laiko, nes šitos biurokratinės procedūros užims daugiau nervų nei patys baldų pakavimai.

Kas tas EORI numeris ir kodėl visi jo prašo?

Tai toks unikalus kodas, kuris leidžia muitinei identifikuoti jus kaip prekybininką arba, jūsų atveju, asmenį, perkeliantį turtą. Be jo jūsų biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės sustos ties pirmuoju kontrolės punktu. Pasižymėkite, kad šis numeris privalo būti toks pat, kurį naudojote ir pirkiniams iš Kinijos ar kitų šalių, jei turėjote. Dažnai įmonės turi seną numerį, kuris buvo išduotas dar prieš Brexitą, ir dabar jis nebeveikia naujoje sistemoje, taip kad patikrinkite jo galiojimą iš anksto.

Ar mums reikia muitinės brokerio?

Man atrodo, kad be jo dabar būtų tiesiog nerealizuojama. Brokeris moka visus tų gudrių sistemų niuansus, kurios pasikeičia kaip oras. Nors biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės atrodo kaip paprastas vežimas, bet techninė pusė yra tokia sudėtinga, kad viena klaidinga raidė deklaracijoje gali uždelsti krovinią savaiteliu. Aš asmeniškai niekada nerekomenduoju šitaip taupyti, nes brokerio paslaugos kainuoja žymiai mažiau nei toks vėlavimas bei vairuotojo stovėjimas prie sienos.

Kaip teisingai sudaryti inventoriaus sąrašą?

Nerašykite tiesiog "baldai" – tai blogiausias variantas. Muitinė mato specifiką. Turi būti parašyta: "4 biuro stalai, mediniai, juodos spalvos, 50 kg kiekvienas". Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja, kad sąraše būtų nurodyta prekės vertė, net jei ji jums atrodo nereikšminga, pvz., senos spintos. Jei nurodysite per mažą vertę, gali būti įtarimas dėl mokesčių vengimo, o jei per didelę – sumokėsite daugiau PVM importuojant (nors dažnai galima taikyti nulinį tarifą, jei įrodote turtės perkelimą).

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Tiesa sakant, dažniausiai ne, jei tai ne prekyba, o įmonės turto perkėlimas į kitą filialą ar pagrindinę būstinę. Tačiau čia yra viena vieta, kurioje aš visada darau pastabą – PVM importuojant turi būti sumokėtas arba užtikrintas (pvz., atiduotas draudimas), tačiau vėliau jį galima susigrąžinti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės (t.y. turtas, kuris jums priklauso ir buvo naudojamas mažiausiai 6 mėnesius) dažnai kvalifikuojamas kaip turtų perkėlimas, taikoma 0 proc. manymo tarifui. Bet viskas priklauso nuo to, kaip pateiksite dokumentus – viena klaida ir jums priskaičiuos standartinį importą.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Nesijaudinkite per daug, bet tikėkitės papildomų klausimų. Jei trūksta, pavyzdžiui, pirkimo sąskaitos faktūros dėl seno kompiuterio, rašykite deklaraciją apie tai, kad daiktas priklauso jums nuo tam tikros datos. Esu matęs atvejų, kai biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės buvo sustabdytas dėl to, kad nebuvo jokio įrodymo apie serverio priklausomybę. Geriausia turėti viską elektroniniu pavidale "debesyje" arba bent jau gerai susistemintą aplanke, kurį galima greitai nusiųsti brokeriui.

Ar galima vežti asmeninį daiktą darbuotojų kartu?

Tai gana dažna situacija – darbuotojai nori vežti savo stalus ar kompiuterius. Taip, galima, bet jie turi būti įrašyti į generalinį sąrašą arba turėti atskirus "Transfer of Residence" dokumentus, jei jie persikelia gyventi. Jei tai tik biuro daiktai, jie privalo būti įrašyti kaip įmonės turtas. Vieną kartą matėme, kaip vairuotojas bandė įvežti darbuotojo motociklą kaip "biuro įrangą" – nesibaigė gerai, gavome didelį baudą ir privalėjome grąžinti atgal.

Kainos ir biudžeto planavimas Anglijoje

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reikalas?

Sunku pasakyti vienu skaičiumi, nes viskas priklauso nuo tūrio. Mažas biuras (10–15 kubinių metrų) gali kainuoti nuo 1,5 tūkstančio svarų, o didelis – ir 10 tūkstančių. Nepamirškite, kad dabar biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės brangesnis dėl kuro kainų ir keltų. Taip pat į kainą įeina darbas Anglijoje – pakavimas ir iškrovimas ten brangesnis nei Lietuvoje, nes ten darbo jėgos sąnaudos didesnės. Geriausia kreiptis dėl apskaičiavimo, kai jau turite bent apytikslį daiktų sąrašą.

Ar apima kainą ir pakavimo medžiagas?

Paprastai taip, jei įsigyjate "pilną paslaugą". Mes atvežame dėžes, burbulus, lipdukas. Tačiau jei jūsų biure yra daug specialios technikos, gali prireikti specialių dėžių, kurios kainuoja papildomai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai apima ir tai, kad mūsų komanda viską supakuoja, kad nereikėtų jums branginti siuntų iš Anglijos dėžių (tai būtų beprotiška brangu). Pasidomėkite, ar kainoje nėra paslėptų mokesčių už "išnešimą" iš pastato su liftu – tai dažna problema Londono senosiuose pastatuose.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo vietos?

Jei esate Londono centre (Congestion zone), tą kaina bus didesnė dėl to, kad sunkvežimis negali ten ilgai stovėti, reikia specialių leidimų. O jei esate šiaurės Anglijoje, pavyzdžiui, Mančesterio priemiestyje, viskas bus pigiau. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės iš atokios vietos reiškia ilgesnį vairuotojo darbo laiką, tačiau mažiau mokesčių už patekimą į miestą. Visada nurodykite adresą su pašto kodu, kad mums būtų galima tiksliai suskaičiuoti, kiek laiko užtruks prieikti prie jūsų durų.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Galite, bet ar verta? Jei turite laiko ir norite susibraižyti nugarą, kodėl gi ne. Bet turėkite omenyje, kad jei blogai supakuosite ir kažkas lūžtų kelyje, draudimas tai nedengs. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su profesiškai supakuotais daiktais suteikia ramybę. Be to, mūsų komanda žino, kaip dėžės krauti sunkvežimį, kad jos nenukristų važiuojant per "klotus" Anglijoje ar Belgijoje. Tai ne tik fizinis darbas, tai ir logistika.

Kaip mokėti – svarais ar eurais?

Daugelis mūsų partnerių Anglijoje vis dar priima svarus, tačiau galima susitarti dėl mokėjimo eurais pagal dienos kursą. Dėl kursų svyravimų gali tekti sedekti pora procentų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai apima ir avansą (depozitą), kurį reikia sumokėti užsakant paslaugą, kad būtų užrezervuota data. Geriau pasirinkti tą valiutą, kurioje turite sąskaitą, kad išvengtumėte banko konversijos mokesčių.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Stengiamės būti skaidrūs, bet kartais atsiranda neprognozuojamų išlaidų. Pavyzdžiui, jei reikia nuomoti "liftą" (kėlimo platformą) išorėje, kadangi nebetelpa laiptais, tai kainuoja. Arba jei biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės uždelstas dėl jūsų kaltės (pvz., dokumentai vėluoja), mums reikia mokėti vairuotojui stovėjimo mokestį. Visada klauskite apie "blogiausio atvejo" scenarijų.

Ar verta parduoti viską ir pirkti naują Lietuvoje?

Kartais taip. Jei turite senus, jau nenaudojamus baldus, pervežti juos gali atsieiti tiek pat, kiek kainuoja nupirkti naujus. Ypač dabar, kai statybinių medžiagų kainos šoko aukštyn, ir perkėlimas brangesnis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tiks tik turtui, kuris turi realią vertę (serveriai, brangūs stalai, archyvai). Senas sėdmaišis geriau palikti čia arba atiduoti darbuotojams.

Logistika: keliai, keltai ir vairuotojai

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai nuo to dienos, kai pasirašome sutartį, iki pat gabenimo praeina apie savaitę dvi (ruošiamasis etapas). Paties kelio trukmė – 3–5 dienos, priklausomai nuo maršruto. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nevyksta tiesiai – ten yra keltas (Dover-Calais arba Hull-Roterdamas), kuris taip pat turi savo grafiką. Jei būna blogas oras ar streikai, gali prailgėti. Neklauskite, kiek tiksliai valandų – žemės rutulys sukimasis čia ne vienintelis veiksnys.

Ar vairuotojas gali užtrukti ilgiau?

Žinoma, aš jau tą matau daug kartų. Vieną kartą vairuotojas užstrigo ant M25 greitkelio 6 valandas dėl avarijos. Tokiu atveju jis praranda savo vairavimo laiko limitą (tachografas) ir privalo ilsėtis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi savo taisykles, kurios draudžia vairuotojui važiuoti be poilsio. Taigi, jei planuojate atidaryti biurą pirmadienį ryte, geriau, kad krovinys atvyktų penktadienį arba ketvirtadienį – palikite pasiduikumo.

Kuriais keliais dažniausiai važiuojate?

Standartinis maršrutas yra per Doverį ir Kalė (Prancūzija), toliau per Belgiją ir Vokietiją (arba Lenkiją) į Lietuvą. Kartais, jei krovinys ypatingai didelis, važiuojame per "North Sea" keltą iš Hull į Roterdamą, kad išvengtume eismo pietų Anglijoje. Pasirinkimas priklauso nuo to, kur tiksliai Anglijoje esate. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės iš šiaurės dažniau eina per Zeebrugge uostą. Mes pasirenkame tai, kas yra saugiausia ir greičiausia jūsų kroviniui.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimą, tačiau nereikėtų tikėtis, kad matysite vaizdą iš vairuotojo kabinos. Mes galime duoti jums nuorodą arba atsiųsti SMS, kai vairuotojas artėja. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra saugesnis, kai žinote, kur daiktai yra, tačiau vairuotojai kartais pamiršta įjungti sistemą arba jose būna "aklosios zonės" (pvz., keltuose). Taigi – informacija bus, bet ne visada minutė po minutės.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Tuomet mes skubiai išsiunčiame pagalbinę automobilį ir kitą vairuotoją, kuris perima krovinių perkėlimą. Tai gali trukti šiek tiek ilgiau, bet jūsų daiktai nebus prarasti. Esu matęs, kaip degės sankaba ant A14 greitkelio – tai buvo šventė (liudėjant ironijai). Tokiu atveju biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tampa "misija neįmanoma", bet mes visada įveikiame.

Ar galima užsisakyti "dalį sunkvežimio" (part load)?

Taip, jei turite mažai daiktų, pvz., tik vieną biurą, galima jums priskirti vietą bendrame krove. Tai yra pigiau, tačiau ilgiau, nes reikia surinkti kitus krovinius tame pačiame maršrute. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės daliniu krovininiu būdu gali užtrukti iki dviejų savaičių, nes reikia suderinti visų klientų laiką. Jei skubate – imkite atskirą sunkvežimį.

Ar reikia padėti vairuotojui iškrauti?

Jūsų pareiga – tiesiog parodyti, kur dėti dėžes. Fizinį darbą atlieka mūsų komanda (jei užsakėte iškrovimą). Vairuotojai yra pavargę po ilgos kelionės, tad jie nebūtinai linkę dirbti dviem rankomis, jei tai ne įtraukta į sutartį. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės apima ir tai, kad jūsų darbuotojai gali tiesiog stovėti ir gerti kavą, o ne kelti dėžes su popieriumis, nebent taip susitarome.

Technika, serveriai ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti serverius?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius negalima tiesiog įmesti į dėžę ir mesti ant grindų. Juos reikia specialiai užfiksuoti, pašalinti (jei įmanoma) kietuosius diskus ir juos vežti atskirai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės visada įtraukia IT specialistų konsultaciją dėl išjungimo ir pakavimo. Aš asmeniškai nerekomenduoju juos vežti įjungtus – vibracija kelyje gali sugadinti diskus, ir tada jūsų duomenys bus prarasti, o tai didesnė nelaimė nei sulūžęs stalas.

Ar saugu vežti kompiuterius ir monitorius?

Taip, jeigu jie supakuoti į originaliąsias arba specialias dėžes su putomis. Monitorių ekranai yra labai trapūs, ypač jei tai dideli "ultra-wide" modeliai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės metu stengiamės dėžes su technika krauti viršuje, niekada po apačia. Vieną kartą matėme, kaip klientas pats supakavo monitorių į dėžę be apsaugos, užpylė ten knygas – nenuostabu, kad atvyko sulaužytas. Neklausote, kaip? Jis pats netyčia pastūmėjo dėžę.

Ar reikia atsarginių kopijų (backup)?

VISADA. Prieš bet ką darydami, užtikrinkite, kad visi duomenys yra "debesyje" arba ant išorinio disko Lietuvoje. Net jei biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės praeisis idealiai, visada yra rizika, kad kompiuteris gali nukristi kraunant ar iškraunant. Duomenys yra brangesni nei geležis. Aš visada sakau klientams: "Jūsų verslas yra duomenyse, ne biure." Taigi saugokite juos pirmiausia.

Kaip elgtis su spausdintuvais ir kopijavimo mašinomis?

Didelės kopijavimo mašinos turi tonerius, kurie yra skysčiai ar milteliai – jie gali išsilieti. Prieš vežiant reikia juos išimti arba užfiksuoti specialiomis juostomis. Be to, šios mašinos labai sunkios, todėl jas reikia kelti su keltuvu. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su didele technika reikalauja, kad pastate būtų pakankamai platūs koridoriai ir liftai (jei ne, teks įvežti pro langą – taip, ir tokių atvejų buvo).

Ar galima vežti baterijas?

Yra apribojimų dėl ličio baterijų, ypač jei jų daug. Negalima tiesiog mesti į dėžę šimtų laptopų baterijų – tai gali būti klasifikuojama kaip pavojingas krovinius. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tokiu atveju reikalauja specialių deklaracijų (MSDS) ir taisyklingo pakavimo. Geriau palikti baterijas kompiuteriuose (jei įmanoma) arba vežti juos atskirai mažomis partijomis.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Taip, mes užrakiname dėžes su dokumentais ir plombuojame sunkvežimį. Tačiau jei tai yra labai slapti dokumentai (pvz., sutartys, duomenų bazės popieriaus formate), geriau juos vežti patys su savimi arba naudoti saugų pervežimą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės – tai ne tik baldai, tai ir jūsų verslo paslaptys. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, visada yra rizika, kad krovinius gali įtikti muitinėje patikrai ( nors retai).

Kaip išjungti IT sistemą Anglijoje?

Turite susisiekti su savo interneto tiekėju (pvz., BT ar Virgin) ir pranešti, kad išsikeliate. Prieš išsivežant router'į, įsitikinkite, kad jis nėra "nuomojamas" (dažnai jie teikia įrangą nuomojant). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali baigtis tuo, kad jums paskaičiuos baudą už negrąžintą įrangą. Geriau nusipirkti naują routerį Lietuvoje, nei vykti į "pastų" grąžinti senąjį.

Smulkmenos, kurios sukuria didžiausią galvą

Ar galima vežti augalus?

Tai problematiška. Augalų žemė yra potenciali kenkėlių sritis, todėl muitinė labai griežtai tikrina šiuos daiktus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su augalais reikalauja fitosanitarinių sertifikatų, kurie kainuoja brangiau nei patys augalai. Dažniausiai klientams sakau: "Palikite kaimynams arba išgelbėkite juos" (iškelkite iš puodų, paimkite tik šaknį, jei drįstate). Tačiau juridinių asmenų atveju, augalai dažniausiai lieka biuro patalpose.

Ką daryti su virtuvės reikmenimis (kavos aparatais)?

Kavos aparatus reikia išvalyti nuo vandens, nes jis užšals arba išsilies. Taip pat reikia išimti kavos grūdus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dažnai apima "biuro virtuvės" išvežimą – šaldytuvus reikia išjungti ir išdžiūti bent parą prieš pakavimą, kad neužduostų pelėsis. Niekas nenori atvežti šaldytuvo su senų pusryčių kvapu.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų gražu, jei taip darytumėte. Vieną kartą atvykome į biurą, kur stalai buvo tepti maisto likučiais. Tai ne tik higieniška, bet ir draudžiama kai kuriems vairuotojams vežti "nešvarius" daiktus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra geriausias proga atsikratyti senų dalykų, kuriuos nusibodo valyti. Taigi, nusipirkite servietes ir nuvalykite tai, kas keliauja – jūsų Lietuvos kolegos bus dėkingos.

Ar imate ir išnešiate šiukšles?

Taip, tai dažnai įeina į paslaugą. Išsikėlus paliekate daug tuščių dėžių, plastiko, popieriaus. Mes viską surenkame ir išvežame į perdirbimo centrą Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turėtų palikti jūsų naujas patalpas švarias, o ne užtvindytas dėžėmis. Už tai paprastai imamas nedidelis mokestis, tačiau tai verta laiko, kurį sutaupysite nebegabenant šiukšlių į sąvartyną.

Kaip apdrausti krovinius?

Draudimas apima viską, kas yra inventoriaus sąraše. Tačiau verta žinoti, kad brangiausi daiktai (gintaras, pinigai, svarbiausi dokumentai) gali būti neapdraudžiami arba turėti limitą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra apdraudžiamas pagal Conventions (CMR), bet geriau pasirašyti papildomą draudimo polisą. Jei kas nors sulūžta, turite tai nufotografuoti ir pranešti per 24 valandas, kitaip draudimo kompanija gali atmesti pretenziją.

Kas nutinka, jei naujieji rūsys neuždaromi laiku?

Tada sunkvežimis turi stovėti. Vairuotojas laukia, laikmatis eina. Jei tai dėl jūsų kaltės (pvz., rūsys užrakintas, o raktų niekas neturi), mokesčiai už laukimą bus paskaičiuoti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės baigiamasis etapas turi būti taip pat gerai suplanuotas, kaip ir pradžia. Pasitikrinkite, ar rūsys aukštas ir platus, ar ten gali užvažiuoti 40 tonų sunkvežimis – dažnai miestų centruose tai būna problema.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, kambarį, kuriuo ji turi patekti (pvz., "Priešpilis", "Virtuvė"). Be to, ant dėžės reikia parašyti, kas viduje (pvz., "Knygos", "Monitoriai"). Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės tampa košmaru, jei atvyksta 50 dėžių be jokių užrašų, ir tada darbuotojai pradeda atidaryti vieną po kito ieškodami savo kompiuterio. Nerašykite tiesiog "Daiktai" – tai nepadeda.

Ar galima įsivežti gėrimų?

Tai jau nebe biuro daiktai, bet dažnai klientai nori įsivežti "aukso atsargas" iš UK. Reikia atsižvelgti į akcizo mokesčius, jei tai alkoholis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės gali būti sustabdytas, jei rinksime degtinę butelius be akcizo ženklų. Geriau tuos dalykus vežti asmeniniu automobiliu arba laikytis nustatytų normų. Nedarykite iš mūsų kontrabandininkų.

Kaip matote, šis procesas nėra paprastas "nuo A iki B", bet su gera komanda ir supratingumu viskas įmanoma. Svarbiausia – nepanikuoti dėl smulkmenų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra tik viena etapas verslo gyvenime, ir kaip bebūtų sudėtingi dokumentai, viskas baigiasi tada, kai paskutinis dėžė padedama ant grindų naujoje vietoje. Pasidarykite kavos, kvieskite kolegas ir tiesiog leiskite mums dirbti – tam mūsų ir esame.