Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be streso ir laiku

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės visada yra kaip loterija su savo niuansais. Vieną dieną viskas vyksta kaip laikrodis, kitą dieną – muitinėje stringa dėl vienos trūkstamos deklaracijos. Nuo pat „Brexit“ viskas tapo sudėtingiau, nebe tas pats kas anksčiau, kai tiesiog užvežėte ir viskas. Dabar reikia galvoti apie EORI numerius, importines mokesčių atskaitas ir dar daugybę smulkmenų, kurias klientai dažnai pamiršta. Tiesą sakant, sėkmės receptas paprastas – geras planavimas ir sąžiningas inventorius. Jei viską numatysite iš anksto, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neturi tapti košmara. Tačiau jei paliksite viską paskutinę sekundę, bus brangu ir nervuodinga, tai garantuoju.

Pasiruošimas, kainos ir tų biudžetai

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš JK į Lietuvą?

Kainos labai svyruoja, todėl nėra vieno atsakymo. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų – ar tai tik kelios dėžės su dokumentais, ar pilnas biulas su baldais ir serveriais. Be to, didelę įtaką tura vieta – ar keliaujate iš Londono centro (kur sunku privažiuoti), ar iš kokio nors kaimo. Prieš keletą metų teko daryti perkėlimą iš Mančesterio, ir klientas tikėjosi, kad kaina bus kaip už picą, bet realybė buvo kitoka dėl didelio tūrio. Geriausia siūlau atsiųsti maždauggius daiktų sąrašą, tada galėsiu pasakyti konkretesnį skaičių.

Ar užtenka nufotografuoti daiktus, kad gautu pasiūlymą?

Nuotraukos tikrai padeda, ypač jei kalbame apie didelius baldus ar neįprastas sistemas. Bet vien nuotraukų mažai, reikia bent apytikslės apimties kubiniais metrais arba dėžių kiekio. Vienąkart gavau tik nuotraukas ant lentynos, atrodė, kad mažai, o pasirodė, ten buvo trys šimtai sunkių knygų. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neapsieina be tikslios duomenų analizės, kitaip vairuotojas gali tiesiog nesupykti, kad netelpa į krovininę. Geriau įvertinti konservatyviai, nei po to ieškoti papildomo automobilio.

Ar reikia mokėti už paėmimą iš JK pusės?

Taip, natūralu, kad paslauga prasideda ten, kur esate daiktai. Jei esate miesto centre, gali tekti mokėti už Londono užkabravimo zonas arba leidimus užeiti į pėsčiųjų zoną. Kai kurie įmones vadovai manyk, kad mus atveža iš LT kaip vilkiką tuščią ir tai nemokama, bet toks darbas jums kainuotų tūkstančius. Nuparkuoti sunkvežimį centre yra košmaras, todėl tenka naudoti mažesnį transportą, o tai papildomi darbai. Beje, užėmimas iš pastato su liftu – viena kaina, o su laiptais – visai kita.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki atvykimo?

Įprastai planuoti reikia savaitę-dvi, jei viskas tvarkai. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės reikalauja laiko ne tam, kad nuvežtum, o tam, kad susitvarkytum dokumentus. Paprastas kelionės laikas yra 3–4 dienos viena kryptimi, priklausomai nuo laivų ir uosto eilių. Jei griežtai spėjate, praneškite iš karto, kad galėčiau įtraukti jus į „greitąjį“ grafiką, nors tai ir brangiau.

Kas dėl padėjėjų – ar jie įeina į kainą?

Įprastai kainos yra skaičiuojamos už vairuotojo darbą, jis padeda pakrauti ir iškrauti. Tačiau jei reikia nešti daiktus per penktą aukštą be lifto arba išmontuoti sudėtingas sistemas, reikės papildomų rankų. Ne visi vairuotojai nori lipti į aukštus su sofos, todėl geriau užtikrinti ekipą iš anksto. Tiek vieną kartą teko stebėti, kaip du stiprūs vyrai bandė pernešti per sunkų seifą ir nupirko jam... na, tiesiog padarė įbrėžimą sienoje.

Ar galima užsakyti dėžių pristatymą iš anksto?

Žinoma, tai būtina, jei dar neturite pakuoimo. Galime atsiųsti standartines dėžės į jūsų biurą prieš kelias savaites, kad spėtumėte susirūpinti. Vienas klientas iš Londono prašė atsiųsti dėžes, bet pamiršo pasakyti, kad jų reikia 300, ne 30. Teko du kartu važiuoti, tai brangiai atėjo. Suprantu, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra stresas, todėl patariu viską užsirašyti ant lapo.

Ar tiksliai apmokate tiek, kiek skaičiuojama įvertinime?

90 proc. atvejų – taip, jei suteikėte tikrus duomenis. Bet jei pasirodo, kad daiktų yra dvigubai daugiau arba reikia papildomų paslaugų (pavyzdžiui, pakavimo plėvele), kaina didėja. Aš stengiuos parodyti visas galimas išlaidas iš karto, kad nebūtų nep malonių staigmenų. Vengiu tokių firmų, kurios vilioja žema kaina, o paskui paima už „laipų naudojimą“.

Ar įmanoma atsimokėti išprikeltas įmokas?

Dauguma klientų moka avansą, kad užfiksuotą datą, o likutį – atvykus arba prieš išvykstant iš JK. Taip pat galima padalinti mokėjimą, pavyzdžiui, 50/50, jei tai didelis projektas. Esu dirbęs su viena didelė IT įmone, kurie mokėjo tik po 30 dienų po paslaugos, tai jų pasitikėjumas (ir mano) buvo labai didelis.

Dokumentai ir muitinės (tas ilgas Brexito dalykas)

Kas tas EORI numeris ir ar jis tikrai būtinas?

Tai būtinas dalykas dabar, be jo nepraeisite sienos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės dabar yra formaliai importas iš trečiosios šalies. Jei įmonė neturi EORI numerio, gausite baudą arba ilgą laukimą pasienyje. Gaunu daugybę skambučių, kai žmonės sužino, kad reikia šio kodo, paskutiniame momente. Geriausia užsiregistruoti iš anksto tai trunka keletą dienų.

Kas nutinka su mokesčiais (PVM ir muitais)?

Štai čia yra pati skausmingiausia dalis. Nors tai gali būti laikoma perkėlimu įmonės vidaus reikmėms, muitinė gali reikalauti sumokėti PVM (arba VAT UK pusėje). Yra procedūrų, kaip to išvengti, tam reikia teisingai užpildyti eksporto ir importo deklaracijas. Kartais klientai galvoja, kad jei jie naudojami daiktai, tai mokesčių nėra, bet nei tik taip. (Arba gali būti, kad esu šiek tiek klaidingas, jei tai tarpininkavimas? Geriau pasitikrinti su buhalteriu, bet dažniausiai taip).

Kas yra T1 dokumentas arba atitikmuo?

Anksčiau buvo T1, dabar situacija šiek tiek pasikeitė su susitarimais, bet esmė ta pati – tai tranzito dokumentas, leidžiantis judėti keliuose nepaisant sienų. Be šio dokumento krovinys gali būti sustabdytas ir jums teks mokėti saugojimo mokesčius sandėlyje. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be šio popieriaus yra neįmanomas legaliai.

Kas dėl elektroninės prekybos sistemos (OSS)?

Jūsų buhalteris turėtų žinoti apie tai geriau nei aš, tačiau esą, jei perkeliate techniką, kuri yra inventorinė, tai gali būti laikoma vidaus apimtimi. O jei perkeliate prekes, kurias planuojate parduoti, tai jau kita. Aš ne teisininkas, bet girdėjau, kad dabar daugiau kontrolės dėl to, kas ką veža. Neapsileiskite su popieriais.

Ar reikia inventorinio sąrašo su serijiniais numeriais?

Būtina, ypač jei vežate kompiuterius, serverius ar brangią įrangą. Muitinės pareigūnai mėgsta patikrinti, ar tas 5000 svarų vertės serveris tikrai toks ir ar nėra pavogtas. Parašykite paprastą Excel lentelę: pavadinimas, serijinis nr., vertė. Viena moteris iš Birminghamo bandė rašyti „biuro įranga“ viena eilute, tai jos krovinį laikė tris dienas angare.

Kas dėl draudimo – ar jis apima ir muitines problemas?

Standartinis draudimas dažniausiai dengia fizinį pažeidimą ar dingo, bet ne draudžia nuo to, kad pasikirs nepavykęs dokumentas. Yra specialių draudimų, tačiau jie brangūs. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės turi būti apdrausti bent įprastu „Cargo“ draudimu. Pasitikrinkite polisę, ar jis galioja ir Užsienyje.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama mišti. Muitinė gali pastebėti asmenines drabužes tarp biuro technikos ir pradėti klausinėti. Geriau juos padaryti kaip atskirą siuntą arba tiesiog palikti namuose. Žinau, vienas vadovas bandė pergabenti motociklą atsakymą „uždarame“ konteineryje su biuro stalais, nebaigęs gailėjosi.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų išpardavimo momento?

Tai sudėtinga. Jei neįrodate, kad daiktai priklauso jums, gali būti apmokestinti kaip naujos prekės. Jei pirkote panaudotus baldus iš kito JK biuro, būtinai reikia sandorio sutarties. Beje, pasidomėkite ar gera ta įmonė iš kurios perkat, kad nebebūtų skolų.

Logistika, kelionės ir vairuotojų dienos

Ar važiuojate keltu arba per tunelį?

Paprastai per tunelį (Eurotunnel) – greičiau ir mažiau rizika, kad keltas pavėluos dėl audros. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės per tunelį trunka valandą į prancūziją, o keltas gali užtrukti ilgiau. Bet priklauso ir nuo to, kur yra vairuotojas, kartais ekonomiškiau iš Šiaurės Anglijos važiuoti į Hullą.

Ar vairuotojas gali padėti su išmontavimu?

Taip, jei tai paprasti stalai ar spintos, dauguma vairuotojų turi su savęs veržlius. Bet jei turite sudėtingas „L“ formos sofas ar sistemą, kurios reikia surinkti pagal instrukciją – geriau pasamdyti vietinius montuotojus Lietuvoje. Vairuotojų tikslas – pavežti saugiai, o ne tapti baldų meistru.

Kokiu automatuku važiuosia? Galima užsakyti mažesnį?

Jei turite mažą biurą, galiu siųsti 3,5 tonų „Sprinter“ su vilkiku arba tiesiog didelį furgoną. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės neturi būti tik dideliais vilkikais, jei nereikia. Tiesa, mažesnės mašinos kartais turi problemų su aukščiu, jei ten būna ilgos lentos.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Duosiu jums vairuotojo numerį arba nuorodą prie GPS sekimo. Kartais signalas dingsta Tunelyje arba vairuotojas užmiega ir nejungia. Jei jų neatsiliepi 2 valandas – nebijokite skambinti. Vienas klientas panikavo, kai mašina stovėjo 4 valandas, o tiesiog buvo eilė prie pasienio kontrolės Calais.

Ar galiu atiduoti daiktus sandėlyje JK, o juos atvežti vėliau?

Taip, tai galima. Mes turime partnerių sandėliuose prie Londono arba Birmingemo. Galite susikrauti viską, o mes juos išvešime, kai jums bus patogiau ar kai susitaikys dokumentai. Be to, tai išspręs problemą, jei išsinuomotum patalpas anksčiau laiko.

Ar atvežiate tiesiai į naująją biuro patalpas?

Taip, tai standartas. Vairuotojas iškris prie jūsų durų ir iškraus, kur jums patogu. Tik patikrinkite, ar galima privažiuoti su 18 metrų vilkiku – ar nėra ženklų „uždrausta“. Jei negali, turėsime persikrauti į mažesnę mašiną centre, tai papildomi laukimai.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs spūstyje?

Anglijoje spūstys dažnai, ypač apie M25 ringą. Tai ne mūsų kaltė, todėl pristatymas gali pavėluoti. Jei labai skubate, derkime iš anksto, kad vairuotojas išvažiuotų naktį, tačiau jam tenka laikytis poilsio režimo. Negalima važiuoti be stabdymų 10 valandų.

Ar galima su jumis važiuoti keleiviui (pvz. vadovui)?

Taip, jei yra vieta mašinoje (bildeje). Dauguma vilkikų turi vietą vienam keleiviui. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės kartais vyksta taip, kad vadovas važiuoja su savo daiktais, kad viską kontroliuotų. Tik turėkite savo pasą arba ID, nes patikros užkardose dabar griežtos.

Ar tikrai vairuotojai kalba lietuviškai arba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojai kalba lietuviškai, bet angliškai dažnai supranta tik pagrindus. Jei reikia sudėtingo bendravimo su JK muitine, geriau, kad jus būtų pasiruošę padėti arba mes turėtume brokerį. Nenustokite, kai jis pasako „No problem“, nors nieko nesuprata.

Kas nutinka, jei pakeliui suduža automobilis?

Tai reta, bet įvyksta. Tada mes siunčiame kitą automobilį arba perkrauname. Jums tik teks palaukti. Esu matęs, kaip vienam vilkikui užsidegė pneumatika Vokietijoje, ir viskas sustojo dienai. Dėl to ir reikia tos draudimo polisės.

Įranga, pavojai ir specifiniai daiktai

Ar saugu vežti serverius ir jautrią techniką?

Reikalingas specialus pakavimas – anti-statinės dėžės ir putos. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės yra rizikingas, jei tiesiog padėsite serverį ant grindų vilkike. Mašina virpa, o vibruojantis diskas gali nustoti veikti. Geriau pasidaryti atsarginęs kopijas prieš važiuojant.

Kaip sužinoti, ar daiktai nenukentėjo?

Atvykus, vairuotojas turėtų padėti visą patikrinti. Jei matote, kad dėžės sutrypta, nebraižykite kvito, o tiesiog fiksuokite nuotraukom. Vienas klientas pasirašė, kad viskas gerai, o paskui skambino, kad kompiuterius nebeina įjungti – be nuotraukų ir pažeidimų fiksavimo, draudiklis atsisakė mokėti.

Ar galima veži vaistažoles ar chemija?

Biuro cheminius agentus (spausdintuvų kasetes, valymo priemones) galima, bet turi būti tvarkingai uždarytos ir turi turėti etiketes. Vaistažolių ar sprogmenų negalima – tai baudžiama. Jei turite laboratoriją, tai turi buti specialus leidimas.

Kaip elgtis su pavojingomis atliekomis?

Negalima tiesiog užmesti į dėžę ir sakyti „gamyklos šiukšlės“. Turi būti atskiras sandėliavimas ir dokumentai. Tiesa, JK biuruose dažniausiai tai išsiveža vietinės firmos, o ne mes, tai patikrinkite tai iš anksto, kad mūsų vairuotojams neštų į kalėjimą už nelegalia šiukšlių pervežimą.

Ar turite lentynas arba įrangą fiksavimui?

Taip, turime diržus ir „ežius“. Viskas turi būti įtvirtinta, kad nenukristų posūkyje. Ypač pavojingos yra tokios lentynos, kurios nėra prifikuotos prie sienos – jos gali sugriūti. Vienąkart teko statyti lentyną atgal du kartus.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežiant?

Nebūtina daryti generalinio valymo, bet nepernešite dulkių ir miltelių, nes tai kvaila. Vairuotojai nedžiūgo krepšiukų su rūdžiais. Vienas klientas uždarė pilną šiukšlių maišą – ką daryti, teko vežti.

Kas dėl vertimų – ar jums reikia lietuviškų dokumentų?

Lietuvos muitinei reikia lietuviškų deklaracijų, tai mūsų brokeris tai padaro. JK pusėje anglų kalba. Jūsums nereikia juos versti, tai darome mes. Tiesą sakant, dėl to ir mokate mums – kad mums reiktų sukti galva su šitais popieriais.

Ar galima padaryti „pilkąją zoną“ (neįtrauktą į kainą)?

Nuo ko priklauso? Galima padaryti išankstinį apmokėjimą, bet tikrai be PVM. Jei norite grynųjų, tai turi būti susitarta iš anksto su apskaita. Aš asmeniškai nesiūlau to, nes visada gali kilti papildomi išlaidos, kurias reikia apmokėti legaliai.

Kas daryti, jei po perkėlimo trūksta dėžių?

Tai blogiausia situacija. Pirmiausia su vairuotoju, ar tikrai viską iškrovė. Tada su sandėliu, kur įkrovė. Dažniausiai tiesiog pasimeta dėžė su kuriuo nors mažu daiktu, pavyzdžiui, pelės. Reikia tikslaus inventoriaus, kad turėtum į ką kreiptis.

Ar vežiate augalus?

Taip, augalus galima vežti, bet turi būti be žemės (arba sterilizuota žemė) ir kenkėjų. Anglijoje augaluose dažnai būna įvairių vabzdžių, kuriems Lietuvoje nepasiduoda. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės su dideliu palmėmis – nerekomenduoju, kadangi gali būti sulaikyti fitosanitārinės kontrolės.

Ar galiu užsisakyti tik dėžių paėmimą ir ne visas baldus?

Žinoma, tai vadinama daliniu krovininiu (LCL). Suruošiame dėžes, paimame ir vežame kartu su kitais krovinais. Bus pigiau nei pilnas automobilis, bet užtruks šiek tiek ilgiau, kadangi reikia surinkti kitus daiktus į tą patį vilkiką.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės nėra būtinas blogis, jei pasiruošiate. Pagrindas yra teisingi dokumentai ir sąžiningas planavimas. Nepalikite visko paskutinę dieną, nes muitinės ir užkardos nemyli skubos. Dirbu šioje srityje jau ilgai ir galiu pasakyti – ramus klientas, kuris pasitiki logistika, visada gauna geriausią rezultatą. Susisiekite iš anksto, aptarkime detales, ir jūsų biuras Lietuvoje veiks be pertraukų.