Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių: Kaip išgyventi chaosą ir neišprotėti

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nesiruošia pakankamai gerai, ypač kai kalba eina apie jungtinių karalysčių ribas. Anksčiau, prieš „Brexitą“, buvo paprasta: užkrovei, važiuoji, iškrovei. Dabar? Dabar tai yra visiškas dokumentų chaosas, kurį suvaldyti gali tik tie, kurie turi kantrybės šventojo. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių skamba kaip svajonė, bet iš tiesų tai tik kruopštus planavimas ir šaltas protas. Neapsimoka gyventi iliuzijose, kad viskas įvyks savaime, reikia valdyti kiekvieną detalę, kitaip užstrigsi Doverio uoste su pilnu konteineriu.

Dokumentai ir muitinė (tas nuobodžiausias, bet būtinas dalykas)

Kokius dokumentus reikia parengti išanksti?

Sąrašas ilgas, bet prasideda nuo prekių sandėravimo sąrašo (packing list). Jis turi būti tikslus, o ne „maždaug“ parašytas ant rankovės. Be to, reikės eksporto komercinės sąskaitos (CMR), jei tai ne tik jūsų, o ir kliento turtas. Dar būtinas EORI kodas, kurį, tiesa sakant, gauti trunka ilgiau nei pačiam perkėlimui, taip kad pradėkite rašyti paraišką jau šiandien. Be šito dokumentų rinkinio neišeisite iš JK teritorijos, net jei vairuotojas būtų pats geriausias pasaulyje.

Ar EORI kodas tikrai toks svarbus?

Be abejo, tai pagrindas. Be EORI kodo muitinė net nepradės deklaruoti jūsų siuntos. Aš mačiau situaciją, kai vienas verslininkas maniau, kad jam jo nereikia, nes veža „savus daiktus“. Rezultate? Mašina stovėjo pasienyje tris dienas, kol jie skubėjo viską išspręsti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių prasideda ne nuo dėžių pakavimo, o nuo šio kodo gavimo, kitaip tai taps brangus pamokas apie biurokratiją.

Kas vyksta su PVM deklaravimu?

Čia visada painu, nes taisyklės pasikeitė. Jei perkėliate biurą, tai laikoma prekių judėjimu, todėl reikia pateikti PVM deklaraciją (ESL). Geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu, kad jis užpildytų VIDL formas, kitaip gausite baudų. Aš asmeniškai nelabai myliu šias sudėtingas PVM gijas, bet jas tenka žinoti. Jei nieko nepadarysite, Valstybinė mokesčių inspekcija greitai susisieks ir paklaus, kur jūsų pinigai.

Ar daiktus reikia vertėti?

Taip, būtina nurodyti tikrąją vertę. Negalima rašyti „1 svaras“ ant kompiuterių, kad nemokėtumėte mokesčių. Muitininkai to nepermoks, jie mato tą žaidimą iš toli. Reikia paimti pirkimo sąskaitas ir pagal jas nustatyti vertę. Buvo atvejis, kai klientas bandė nuslėpti brangų serverį, parašydamas, kad tai „senas metalo laužas“ – pasibaigė konfiskavimu ir dideliu baudų sąrašu. Nekuklina.

Ką daryti, jei trūksta kurio nors dokumento?

Paskambinkite brokeriui ir meldžiame pagalbos. Kartais galima pateikti vėliau, jei turi garantinį raštą, bet tai kainuoja. Geriau turėkite visus popierius paruoštus dviem kopijomis vieną dieną prieš važiavimą. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių reiškia būti užkietėjusiuadministratoriumi, kuris viską turi po ranka.

Ar reikia mokėti importo mokesčius?

Priklauso nuo to, iš kur keliaujate ir ar tai naudojamas turtas. Dažnai biuro technikai gali būti taikomos lengvatos, jei įrodysite, kad daiktai buvo naudojami JK ir juos perkeliate atgal į ES. Bet tai nėra automatinis procesas, reikia pateikti įrodymus. Aš vieną kartą praradau valandą bandydamas paaiškinti klientui, kad jo senas stalas nėra „prekė“, o turtas, ir tai keičia mokesčių bazę.

Logistika ir transportas (kaip visa tai fiziškai pajudinti)

Kiek laiko trunka kelionė?

Standartiškai, jei viskas gerai, tai trys–penkios dienos. Tačiau „gerai“ – tai retas atvejis. Jei užstrigsite Doverio arba Eurotunelyje dėl kontrolės, gali prailgėti iki savaitės. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių reikalauja, kad planuotumete laiko atsargą. Neskubėkite susitarti dėl galutinio iškrovimo laiko, kol mašina nepasiekė Lietuvos, kitaip vėluosite su darbuotojais.

Kokį transportą rinktis?

Jei mažai daiktų, užtenka 3.5 tonų vilkiko (pasiūlyčiau ir daugiau, bet į Londoną sunku privažiuoti), jei daug – reikės sunkvežimio su tentu. Svarbu, kad mašina būtų įrengta „taisyklingomis“ užrakinimo sistemomis, ypač jei vežate brangią techniką. Kartais klientai bando taupyti ir renkasi mažesnes mašinas, tada tenka statyti dėžės ant vienos kitos – tai prastas pasirinkimas, viskas sugenda kelyje.

Ar galima užsakyti priešrūkinį?

Be abejo, tai geriausia investicija. Vairuotojas gali atvykti, iškrauti viską ir išvažiuoti, o jūs neturite galvos su dėžėmis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių dažniausiai įsivaizduojamas būtent taip – kaip stebuklas, kai viskas atsiranda naujoje vietoje. Tiesą sakant, tai tiesiog brangus paslaugų kompleksas, bet vertas kiekvieno cento, jeigu norite išvengti nugaros skausmo.

Kas dėl draudimo?

Draudimas būtinas, bet skaitykite smulkmenas. Kai kurie draudimai nedengia „techninės įrangos“, jei ji neįpakavota originalioje pakuotėje. Aš mačiau, kaip vienas klientas prarado du serverius, nes jie buvo uždėti ant grindų be apsaugos. Užtikrinkite, kad polis apima ir kelią, ir iškrovimą. Neklauskite „ar užtenka“, klauskite „ką tiksliai jis dengia“.

Ar vairuotojas padės su iškrovimu?

Priklauso nuo sutarties. Standartinis variantas – vairuotojas tik vairuoja. Jei norite, kad jis nešiotų dėžes, tai papildomas mokesčis (priešrūkis). Nekelkite netikėlių lūkesčių žmogui, kuris važiavo 2000 kilometrų ir tiesiog nori pailsėti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių reiškia aiškiai pasakyti, ką tiksliai turi daryti vairuotojas, kai atvyksta.

Kas vyksta, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turi turėti kontaktą techninei pagalbai 24/7. Mes kartą turėjome gedimą netoli Briuselio, ir vairuotojo kalbos žinios nebuvo pakankamos. Gavome padėti tik po trijų valandų. Reikia pasirūpinti, kad krovinys būtų apdraustas ne tik nuo vagystės, bet ir nuo techninių gedimų arba šalto iškrovimo (jei tai maistas, bet čia ne atvejis).

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma firmų siūlo GPS sekimą. Tai padeda nustatyti, kada reikia susirinkti darbuotojams naujoje vietoje. Neklauskite vairuotojo kas valandą, kur jis yra – jis vairuoja, o ne rašo pranešimus. Žiūrėkite žemėlapį ir ramiai laukti. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių taip pat reiškia nepulti iš šaltos vandenį su klausimais.

Kainos ir biudžetas (kur pinigai dingsta)

Kiek vidutiniškai kainuoja toks perkėlimas?

Sakyčiau, nuo tūkstančio iki penkių tūkstančių eurų, priklauso nuo tūrio. Londonas yra brangus, tad užvažiavimas į miesto centrą gali kainuoti kaip ir kelias dienas kelyje. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių nėra pigus malonumas, todėl nedarykite biudžeto „su rezervu“ – geriau padidinkite 10%.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Žinoma, yra. Muitinės išlaidos, sandėliavimas uoste (jei vėluojate dokumentais), galimybės rinkliavos Londono zonoje (ULEZ). Visada klauskite „ar į kainą įskaičiuota...“, o ne tik „kiek kainuoja“. Vienas klientas nustebo, kai gavo sąskaitą už tai, kad mašina stovėjo karantinine zonoje, nes jie neparuošė veterinarijos pasų (nors tai buvo biuras, o ne gyvūnai, bet dokumentas buvo neteisingas).

Ką daryti, norint sutaupyti?

Pakuokite viską patys. Naudokite naudotas dėžes iš parduotuvių. Tai sutaupys šimtus eurų. Tačiau netaupykite ant pakavimo medžiagos – burbuliukai ir lipni juosta yra būtini. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių gali tapti košmaru, jei dėžės išsilies kelyje. Taupykite ant darbo, o ne saugumo.

Ar reikia mokėti užstatą?

Dauguma firmų ima užstatą (20–30 %), kad užtikrintų, kad mokėsite. Tai normalu, tiesiog įsirašykite į sąskaitų planą. Jei firma neima užstato, abejoju jų patikimumu – gali būti, kad jie tiesiog ieško greitų pinigų ir išnyks.

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo sezono?

Taip, vasarą ir prieš šventes brangiau. Jei galite, perkėlimą planuokite rudenį arba pavasarį. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių bus pigesnis, jei neskubėsite ir derėsites su pervežėjais ne paskutinę minutę.

Ką daryti, jei pasiūlymas per žemas?

Bėkite. Tikrai bėkite. Jei kas siūlo pervežti pilną konteinerį už pusę kainos, tai arba jie vogia degalinę, arba jų draudimas neegzistuoja. Aš mačiau tokių „firmų“, kurios pasiimdavo pinigus ir dingdavo Midlendo apylinkėse.

Pakavimas ir daiktai (kas įeina, kas ne)

Kaip teisingai pakuoti biuro techniką?

Viskas turi būti užfiksuota. Ant kiekvienos dėžės užrašykite, kas viduje ir iš kurio kabineto. Monitoriai turi būti apvynioti putomis. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių prasideda nuo to, kad nenukenčiate jūsų duomenys. Jei serveris nukris, tai brangiau nei patys perkėlimo išlaidos.

Ar galima vežti augalus?

Sunku, nes turi fitosanitarinius reikalavimus. Geriau juos palikite kolegoms arba dovėkite. Importuoti augalus iš JK dabar yra tikras galvos skausmas, daugelis tiesiog atsisako. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl vieno fikuso.

Kas dėl pavojingių medžiagų (tualeto reikmenys, valymo priemonės)?

Jei tai nedidelės sumos, įeina į bendrą svorį, bet jei turite sandėlį cheminių priemonių, tai reikia specialios dokumentacijos (ADR). Nebandykite slėti balų su degalais tarp stalų – muitinės šunys tai suspažins.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Taip, didžiąją dalį reikia. Jei neišmontuosite, jie neįlips į liftą arba duris. Užsakykite montuotojus abiejuose galuose. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių nereiškia, kad turite sukti savus raktus ir veržti varžtus. Palikite tai specialistams.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais?

Geriau išsiimkite juos iš stalų. Vairuotojas nebus atsakingas už jūsų šeimos nuotraukas ar dantų šepetėlius. Suskaičiuokite savo daiktus ir vežkite juos atskirai, jeigu jums brangūs.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Jei tai yra įmonės turtas (inventoriaus sąraše), tai taip, bet reikės sumokėti akcizą. Jei tai jūsų asmeninė kolekcija – rizikuosite. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių nėra tinkamas momentas kontrabandai, nors kai kas taip bando daryti.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Išmeskite jas JK. Nėra jokio prasmės mokėti už šiukšlių vežimą per Lamanšą. Padarykite „didžiąją valymą“ prieš išsivežant. Tai taupo svorį ir pinigus.

Ar reikia žymėti dėžes?

Būtina. Naudokite spalvotas lipdukas – viena spalva kompiuteriams, kita popieriams. Tai greitina iškrovimą dešimt kartų. Be to, sunkesnes dėžes žymėkite „Sunkiau“, kad vairuotojas neiškristų su nugaros.

Pabaigos ir išvados (kas lieka po audros)

Kas nutinka, jei kažkas sugenda kelyje?

Kreipkitės į draudimo kompaniją iš karto. Nefotografuokite tik gatvės, fotografuokite pažeidimus ant dėžių. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių baigiasi tuomet, kai visi kompiuteriai veikia naujoje vietoje, o ne kai mašina užvažiuoja kieme.

Kaip suorganizuoti darbuotojus?

Jums reikės koordinatoriaus, kuris žinotų, kur stovėti kuriam stalui. Nekelkite chaoso, leiskite žmonėms dirbti namuose tą dieną.

Ar verta viską daryti patys?

Ne, jei norite išlikti sveiki. Pasamdykite profesionalus, o patys rūpinkitės verslu.

Ar dėl „Brexit“ viskas tapo neįmanoma?

Ne, tik sudėtinga. Reikia daugiau popierių, bet logistika veikia.

Kokia pagrindinė klaida?

Ignoruoti patarimus ir manyti, kad „kažkaip įsivers“.

Kuo baigiasi sėkmingas perkėlimas?

Alumi pietumis naujame biure ir be jokio prarasto inventoriaus.

Viskas, ką jums reikia žinoti, čia. Sėkmės.

Galiausiai, noriu pabūtišiek nuoširdus – biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių yra tikras išbandymas jūs� organizaciniams gebėjimams. Po dvidešimt metų darbo šioje srityje galiu pasakyti, kad idealiai viskas nueina retai, bet su gerais planais ir kantrybe visada įmanoma pasiekti tikslą. Neleiskite dokumentams ir nenuoseklumui sugadinti jūsų verslo starto naujoje vietoje. Pasidomėkite iš anksto, pasitikėkite patikimais žmonėmis ir viskas bus gerai.