Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be problemų: kaip išvengti chaoso, kai versliai keliauja į Lietuvą

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be problemų yra toks mitas, kaip ir švara Londono požemiuose. Visada kažką prideda, trukdo arba tiesiog būna nenumatyta. Po „Breksito“ viskas tapo dar įdomiau, ne šiaip sau mūsų vairuotojai pasakoja, kad anglų muitininkai tapo labai „idomūs“. Tačiau jei pasiruošiate protingai, viskas gali vykti gan sklandžiai. Reikia tik žinoti, kuriose vietose gali nutūžti ratukai. Štai jums konkretus vadovas, paremtas mano realia patirtimi ir mūsų klientų istorijomis, kurios kartais šypsojus, kartais verčia plaukus traukti. Svarbiausia – nereikia tikėti, kad viskas vyks taip, kaip PowerPoint pateiktėje.

Dokumentai ir muitinės po Breksito (ne taip jau ir paprasta)

Ar dabar tikrai reikia muitinės deklaracijų viskam?

Taip, tikrai. Nėra jokio būdo apeiti šios dalies, jei norite atlikti biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be problemų. Anksčiau galėjome varyti su vienu popieriumi, dabar reikia pilno komplekto. Jūsų įmonė turi turėti EORI numerį, kuris prasideda LT raidėmis. Jei jo neturite, gausite didžiulę bėdą pasienyje, o mūsų vairuotojas tiesiog neišvažiuos iš terminalo, kol viskas nebus ištaisyta. Geriau užsiregistruokite šiandien, o ne kai mašina jau stovi prie Doverio.

Koks tas T2L dokumentas ir ar jis būtinas?

T2L – tai dokumentas, įrodantis, kad prekės yra ES prekių rinkos statuso. Jei perkėliate biurą, kuris veikė jau anksčiau Lietuvoje ir tik laikinai buvo JK, tai gali padėti. Bet jei steigiate naują? Tada tai ne taip paprasta. Aš asmeniškai dažnai painioju šias detales (nėra teisininkas), todėl pasakykite savo buhalteriui, kad susirastų konsultacijos, nes klaida čia gali kainuoti brangiai. Muitininkai labai smulkmeniški, jei pamato, kad technika sena, bet pirkimo dokumentų nėra, įsižiebia.

Kiek laiko užtrunka dokumentų rengimas?

Nepalikkite tai paskutinėms dienoms. Vidutiniškai, jei turite visus PVM sąskaitas faktūras, tai trunka 1-2 dienas. Tačiau jei trūksta kokių nors serijinių numerių ar vertinimo, gali užtrukti savaitę. Vieni mūsų klientai Londono „City“ rajone taip ilgai delsiojo dėl inventoriaus sąrašo, kad mums teko keisti kelionę datas tris kartus. Geriau pradėkite rinkti duomenis mėnesiu iki planuojamo išvykimo.

Ar galima varyti naudotus baldus be mokesčių?

Įprastai taip, jei tai tikrai naudojami baldai ir ne parduodami iš karto. Yra tam tikros išlygos, vadinamos „perkėlimo turtu“. Bet čia gudruoti nereikėtų. Jei atvešite penkias nebrangias biuro kėdes ir vieną „Herman Miller“ kėdę, kurią parduosite per savaitę, muitinė tai pastebės. Buvo atvejų, kai bandė varyti asmeninę techniką kaip įmonės turtą, kad nenumokėtų mokesčių – nesigavo.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų?

Tai klasikinė bėda. Dažnai įmonės perka įrangą prieš 5-10 metų ir nieko nebesurašo. Tuomet reikia daryti vertinimo aktą. Jis turi būti pakankamai realus, ne „iš piršto išsiurbtas“, nes muitininkos sistema turi savo algoritmus. Jei parašysite, kad 5 metų senumo serveris kainuoja 90 proc. naujos kainos, juos užkliuvins. Geriau vertinkite konservatyviai.

Ar reikia draudimo muitinės garantijos?

Retai, kai kalbame apie standartinį biuro perkėlimą. Tačiau jei vertė labai didelė arba yra specifinė licencinė technika, gali tekti. Aš čia ne esu ekspertas 100%, bet paprastai mūsų klientams to nereikia. Viską apmoka tiesiog įprastai, gaunant sąskaitą už PVM importą. Vienintelis dalykas, jei užsakovas neturi gero kreditingumo, tada gali būti reikalaujama preliminari apmokėjimas.

Ar galiu įtraukti į siuntą ir asmeninius daiktus?

Galima, bet rekomenduoju tai atskirti. Jei vairuotojas atidarys kėbulą ir pamatys maišą su drabužiais tarp serverių, jis gali suabejoti. Geriau užpildyti atskirą sąrašą „Asmeniniai daiktai darbuotojų“ ir prikabinti prie vairo. Nekelkite savo vaikiškos keltuvės tarp dokumentų dėžių, gali sukilti chaosas inventoriaus patikrinimo metu.

Logistika: kaip viskas tiesiog fiziškai keliauja

Kiek mašinų reikia mano biurui?

Paprastai viena 3,5 tonų mašina („kablys“) telpa apie 10-12 standartinių biuro dėžių ir mažiausio baldų rinkinio. Jei turite pilną „open space“ su 20 darbo vietų, reikės jau 7,5 arba 10 tonų sunkvežimio. Geriau nufotografuokite erdvę ir atsiųsk mums, o ne spėliokite. Kartais žmonės sako, „turime tris stalus“, o atvažiavę matome tris stalus po 2 metrus ilgio, kurie neišsidėsto į mažą furgoną.

Ar galima varyti dėžės, kurios neturi etiketės?

Negalima. tiesiog negalima. Aš nekalbu apie tai, kad turi būti „stalas“, bet reikia, kad ant kiekvienos dėžės butų parašyta, kas viduje ir kur ji turi nukeliauti. Praėjusį kartą vienas klientas viską pažymėjo „Biuro reikmenys“. Ir kas? Mes atvežėme visą įmonės biškį į sandėlį, nes negalėjome atskirti, kur yra vadovo dokumentai, o kur spalvotukai. Etiketės tai pusė sėkmės.

Kaip elgtis su kompiuteriais ir serveriais?

Jie turi būti išjungti ir, svarbiausia, atjungtos visos kabelių šakutės. Vienkart atvežėme serverį, kurio ventiliatorius visą kelionę buvo įstrigęs prie dėžės sienelės – vargonai buvo. Duomenų saugojimo įrenginius geriausia patikėti specialistams, kurie juos išmontuos ir užpakuos į specialias dėžes su putomis. Negudrinkite, užlenkite juos į paprastas dėžes su burbuliukais.

Ar imonės darbuotojai gali važiuoti su vairuotoju?

Techniškai – ne, jei tai yra krovininis transportas (C kategorija). Bet jei nuomajame „kablys“ (kurį gali vairuoti tik B kategorija), tai gali. Tačiau mūsų patirtis rodo, kad geriau, jei darbuotojai važiuoja atskirai. Vairuotojui reikia ramybės, o ne kad kas nors paklaustų „ar jau atvykome“ kas 10 minučių. Be to, draudimas neleidžia vežti keleivių krovininiame furgone be specialių leidimų.

Kas daryti, jei biuras yra 5 aukšte be lifto?

Tai košmaras. Vieną kartą Edinburgh‘e teko nešti 20 monitorių laiptais žemyn, nes liftas sugedo. Už tai imamas papildomas mokestis už „rankinį krovimą“ ir laiko praleidimą. Jei žinote, kad bus bloga prieiga, pasakykite iš karto. Mes galime statyti konsolius arba atsiųsti daugiau žmonių, bet tai turi būti suplanuota. Nereikia laukti, kol vairuotojas atvyks ir pradės keiktis.

Ar saugu palikti dėžes gatvėje prie Londono biuro?

Niekada. Niekada nepadarykite taip. Londono gatvėse pasitaiko „dviračių herojų“, kurie tiesiog užkabina dėžę ir dingsta. Vairuotojas turi būti šalia arba reikia užsisakyti apsaugą. Ypatingai jei ten yra brangios technikos dėžės. Vienas klientas taip prarado visus vadovo dokumentus – dėžė su „Financial Reports“ užkabinta per 2 minutes.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Mes duodame nuorodą į GPS stebėjimą. Tačiau nepamirškite, kad JK keliai yra specifiniai. M6 greitkelis gali stovėti 3 valandas dėl avarijos. Taip pat, kadaise (oi, turbūt prieš metus) mums sistema nurodė, kad mašina Vilniuje, nors ji buvo tiesiai už Kauno. Žiūrėkite, bet nedirbkite panikos, jei koordinatės nepasikeičia 20 minučių – gali būti, kad vairuotojas gero miego.

Ar įmanomas biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be problemų per savaitgalį?

Įmanomas, bet brangesnis. Jei norite, kad biuras Lietuvoje atsidurtų pirmadienio ryte dirbantis, reikia važiuoti per naktį iš šeštadienio į sekmadienį. Tačiau tikrinkite, ar naujieji patalpos yra atidarytos. Buvo atvejis, kai atvežėme viską sekmadienį, o klientas pamiršo pasiimti raktus. Mes sėdėjame prie durų valandą... Na, bent jau kava buvo gera.

Pinigai, kainos ir nenumatyti išlaidos (būkite atsargūs)

Ar jūsų pateikta kaina yra galutinė?

Paprastai taip, jei suteikėte tikslų inventoriaus sąrašą. Jei pasirodo, kad dėžių yra dvigubai daugiau arba reikia išmontuoti sudėtingus vitrinas, kaina keičiasi. Rašome sąskaitas faktūras atlikus darbą. Taip pat, jei JK pikoje reikia mokėti už įvažiavimą į centrą (Congestion Charge), tai sumokės klientas. Tai ne mūsų paslėptas mokestis, o Londono miesto politika.

Kiek kainuoja laukimas, jei vairuotojas atvyks anksčiau?

Vairuotojai turi savo grafikus. Jei jis atvyksta 10:00, o jūs pasirodote 12:00, pirmosios 2 valandos gali būti apmokamos. Mes stengiamės suderinti, bet kartais keliai yra gražesni negu planavome. Jei žinote, kad vėluosite, praneškite. Vienas klientas taip taupyko 50 svarų, o galiausiai sumokėjo 200 už laukimą – be galo naudinga strategija.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių Lietuvoje?

Svarbiausia – PVM importas. Jį reikia sumokėti į Lietuvos valstybės sąskaitą prieš arba iš karto po atvykimo. Tai nėra mūsų mokestis, tai valstybės. Taip pat, jei reikia sandėliavimo Lietuvoje (prieš išvežant į biurą), tai taip pat papildomai. Sandėliavimas Londone yra brangiausia vieta pasaulyje (be galo), Lietuvoje pigiau, bet vis tiek kainuoja.

Ar galima atsiskaityti kortele?

Galima, bet mums patinka pavedimai. Dėl didelių sumų išlaidos bankui gali būti didelės. Be to, jei atsiskaitote iš karto vietoje, gautumėte nedidelę nuolaidą (galbūt). Aš turiu pasakyti tiesą – grynaisiais pinigais vairuotojams neleiskite mokėti, tai prieštarauja mūsų vidinėms taisyklėms ir yra pavojinga.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Kuro kaina, keltų kaina (Eurotunelis arba keltas), ir svaro kurso svyravimai. Jei užsisakote kelionę mėnesiu iš anksto, fiksuojame kainą. Jei bandote varyti „rytoj“, kaina gali būti aukštesnė, jei tą dieną kelto kaina pakyla. Statybinės technikos pervežimas yra brangesnis nei dėžių su popieriumi.

Ar verta imti platus draudimą?

Be abejo. Standartinis draudimas dengia labai mažai sumą, pvz., 10 EUR už kilogramą. Jei turite brangų serverį, kuris sveria 20 kg, tai nieko neduos. Rekomenduoju pasidomėti „All risk“ draudimu. Ypač jei perkėliate jautrią elektroniką. Vienas klientas Bukingeme taip nupirko pigų draudimą, o kai dingo 3 kompiuteriai, gavo tik 50 svarų atlyginimą. Negerai.

Ar galima sumokėti po perkėlimo?

Esamiems klientams – taip, tačiau reikia garantijų. Naujiems klientams paprastai prašome avanso arba pilnos sumos iš karto. Negalime gi važiuoti su 20 tonų kroviniu be užtikrinimo. Verslas yra verslas, mes nesame labdaros organizacija. Pasitikėjimas – puiku, bet sutartis ir pinigai – dar geriau.

Buitiniai klausimai ir smulkmenos, kurios vargina

Ar vairuotojas gali padėti išnešti dėžes?

Taip, jų darbas yra ne tik vairuoti. Tačiau jie ne kasininkai ir ne šokėjai. Jei reikia nešti 50 kg spintą 4 aukštus be lifto, jie gali atsisakyti dėl saugumo. Tokiu atvejui reikia mums pranešti iš anksto, kad siųstume papildomą krovėją. Vairuotojai turi nugaras, kurias jie nori išsaugoti sveikas iki pensijos.

Kaip pakuooti labai smulkius daiktus (sąvaržėlės, sagos)?

Uždenkite juos į mažas maišelius arba dėžutes. Negalima tiesiog mesti į didelę dėžę – viskas susimaišys ir susilūžins. Buvo atvejis, kai viena įmonė taip padarė su IT kabeliais, o mūsų vairuotojas, bandydamas juos išvynioti, praleido pusę dienos. Gėda buvo, ir mes juos už tai papildomai apmokėjome (ne, iš tiesų ne, bet galvojome).

Ar galima pervežti augalus?

Taip, bet jie turi būti be žemės (arba labai nedaug) ir be kenkėjų. JK muitinė labai griežta dėl augalų. Jei bandysite įvežti didelį fikusą su žeme, gali būti sulaikyta visa mašina dezinfekcijai. Geriau palikite augalus kolegoms Londone ir nusipirkite naujus Vilniuje – nervų taupymas.

Kas daryti su atliekomis?

Mes ne atliekų vežėjai. Negalima mūsų mašinoje palikti senų biuro kėdžių, kurias norite išmesti. Reikia tai susitvarkyti iš anksto. JK yra specialios kompanijos, kurios atlieka „office clearance“. Vieną kartą teks mums grąžinti tuščią mašiną, nes klientas mums įpylė senų dokumentų su šiukšlių maišu – nelegalu ir bjauru.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtų malonu. Niekas nenori ropoti po dulkių kalnas. Be to, jei dėžės purios, jos gali sušvilti pervežimo metu (jei ten yra stiklo arba skysčių likučių). Nereikia daryti generalinio valymo, bet bet kokią skystį išpilkite. Nenoriu, kad mano vairuotojo batai būtų lipnūs.

Ar galima tiesiog palikti raktus pašto dėžutėlėje?

Nebūkite kvaili. Jei dėžutės viduje yra svarūs dalykai, o raktas padėtas po kilimėliu, neatsakingai. Reikia susitikti su atstovu arba pasidaryti nuotraukas, kad viskas tvarkoje. Mes ne esame atsakingi už jūsų paliktus daiktus, jei mes fiziškai juos neįkėlėme į mašiną.

Kaip elgtis su automobiliais, jei jie yra įmonės vardu?

Tai jau visai kita istorija. Automobilių registravimas Lietuvoje po įvežimo iš JK yra sudėtingas procesas (MOT, mokesčiai, techninė apžiūra). Mes juos nuvešame, bet likusius formalumus turite spręsti patys. Nerekomenduoju vairuotojo klausti „ką daryti su VDU“, jis tik sužinos, kad galva skauda.

Pavojingos situacijos ir kaip jų išvengti (realus pasaulis)

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Turime techninę pagalbą. Jei tai smulkus gedimas, vairuotojas jį sutvarko pats. Jei didelis – siunčiame kitą mašiną su dalimis. Tačiau tai gali užtrukti. Todėl visada turkite planą B – jei dėžių nėra pirmadienį, ką darbsysite? Pasakykite savo komandai, kad nekvailiauja ir dirba distanciškai tą dieną.

O jei avarija?

Ačiū dievui, per 23 metus tai nutiko tik 2 kartus (nuplėšk ant medžio). Yra draudimas, yra protokolas. Vairuotojas foto fixed viską, rašo pažymą. Jums lieka tik laukti. Nereikia skambinti vairuotojui ir klausinėti „ką dabar darysime“ kiekvieną minutę – jis ir taip stresas.

Ar buvo atvejų, kai dingo dėžės?

Buvo. Vieną kartą dėžė su „HR“ dokumentais nukrito iš mašinos atsparinio (kaip taip įvyko, nežinau, vairuotojas neprisipažino). Radome ją 10 km toliau nuo terminalo pakelėje. Dėžė buvo daužyta, bet dokumentai sausi. Nuo to laiko mes uždarome kėbulus ant plastikinių antspaudų. Patikrinkite antspaudus atvykus.

Kaip apsaugoti konfidencialumą?

Jeigu dėžėse yra labai slapti duomenys, pasakykite mums. Mes galime uždaryti juos į specialią „cage“ viduje sunkvežimio. Taip pat galite siųsti sekantį automobilį, kuris tiesiog stebės. Vienas bankas taip darė – ne dėl mūsų, o dėl savo vidinių reikalavimų.

Ar galiu pasitikėti bet kuria firma rinkoje?

NĖRA. Yra daug „piemenų“, kurie nuomoja vieną furgoną ir važinėja. Jei jie neturi stipraus draudimo, jei jie nerašo sutarčių – bėkite. Ypač jei kaina yra perpus mažesnė nei rinkoje. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be problemų neįmanomas su kompanija, kurios svetainėje nėra adreso.

Kas daryti, jei vairuotojas yra nemandagus?

Parašykite mums. Mes mokame už jų tarnybą, ne už jų charakterį. Tačiau suprantkite – jie buvo kelyje 20 valandų, jie pavargę. Jei jis nešypso tai nereiškia, kad j blogas darbuotojas. Bet jei jis keikia ar elgiasi agresyviai – tai nepriimtina. Siųskite skundą, mes išnagrinėsime.

Ar saugu duoti vairuotojui gėrimų ar maisto?

Galite duoti vandens ar kavos. Net nerekomenduoju duoti stiprių gėrimų arba pinigų. Tai sukuria nepatogią situaciją. Geriausia dovaną – tai mandagus pasisveikinimas ir malonus žodis. O jei norite padėkoti – palikite atsiliepimą Google, mums tai labai padeda.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be problemų visgi įmanomas, jei nebandote tai daryti „paskutinę sekundę“. Pasidėkite į dokumentus, būkite sąžiningi apie turtą ir pasitikėkite savo pervežėju. Nerašykite „viskas supakuota“, jei dar stovi stalai viduryje kambario. Mes matėme viską – nuo karališkų rūmų baldų iki garažo su senais žurnalais. Jūsų perkėlimas tikrai nebus blogiausias. Planuokite, bendraukite ir kantriai laukite, kol vairuotojas praeis 10 šalių sienas. Sėkmės naujame biure Lietuvoje – tikrai verta to vargo.