Biuro perkėlimas iš Britanijos sklandus planavimas ir kas slypi po drobule

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – žodis „sklandus“ ir perkėlimas iš užsienio retai kada eina greta, ypač kai kalbame apie biuro perkėlimą iš Britanijos. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir tas romantiškas vaizdas, kai vairuotojas tik įkrauna dėžes ir važiuoja, dabar atrodo kaip senas filmas. Dabar reikia daugiau popierių, kantrybės ir gero suplanavimo. Dažnai klientai galvoja, kad tai bus tiesiog „penktadienį krauname, sekmadienį atkeliauja“, tačiau realybėje dažniau įvyksta nesklandumų su muitinės procedūromis ar dokumentais nei su pačiu keliu. Štai kodėl reikia žinoti, į ką įsitraukiate, kad nereikėtų mokėti už laisvadienių vairuotojo stovėjimą prie tilto.

Pradžia – ką daryti, kad nenukristum

Kada geriausia pradėti planuoti?

Geriausia būtų pradėti ne vėliau kaip prieš 4–6 savaites, o jei perkeliate didelį biurą, tai ir 2–3 mėnesius prieš. Žinau, skamba ilgai, bet pasitikėkite, laikas nubėgs greitai, o tada liks tik panika. Nuo pat pradžių reikia susitvarkyti inventoriumi ir suprasti, kas keliauja, o kas lieka šiukšliadėžėje. Galiu pasakyti iš patirties, kad vėlyvas planavimas kainuoja dvigubai brangiau, nes tenka skubėti ir naudoti brangesnius išteklius.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Absoliučiai taip, be to jis turi būti kuo detaliau. Biuro perkėlimas iš Britanijos dabar be to beveik neįsivaizduojamas dėl muitinės reikalavimų. Turiu omenyje ne tik raštinės kėdes, bet ir kompiuterius, serverius, net mažiausius dalykus. Tikriausiai užmiršau paminėti, kad šis sąrašas taip pat praverčia draudimo atveju, jei kažkas pasidarys pakeliui. Geriau praleisti dieną rašant, nei vėliau aiškintis, kur dingo brangus piešimo stalas.

Kas daryti su nebeveikiančia technika?

Tai dažna problema. Jei technika nėra tinkama naudojimui ir jos tikslas – išardyti, tai reikia tai pažymėti dokumentuose kaip atliekas arba nevertingą turtą, kitaip gali tekti mokėti PVM ir muitą už seną „rąstą“. Vienas kartas klientas bandė įvežti visą seną spausdintuvų kiekį, manydamas, kad Lietuvoje juos pataisys, tačiau muitininkai tai pamatė kaip komercinį importą ir sukibo laukai. Geriau tai iš anksto susiplanuoti.

Dokumentai ir muitinė (Štai kur prasideda malonumai)

Ar „Brexit“ pasikeitė kažką rimtai?

O kaip, pasikeitė. Iš esmės, Jungtinė Karalystė dabar yra trečioji šalis tai pagrindinė problema. Biuro perkėlimas iš Britanijos nebebegali vykti tiesiogiai kaip anksčiau, dabar reikia EORI numerių, importo deklaracijų ir visų tų dalykų, kurių anksčiau net neįsivaizdavome. Kartais atrodo, kad reikia teisės diploma, kad suprastum tas taisykles, kas tikrai erzina mane ir klientus.

Kas tokios T1 dokumentai?

Tai tranzito deklaracijos, kurios leidžia keliauti per Europos Sąjungą iš JK nepavedant mokesčių iš karto. Jas turi užpildyti brokeris, tad užtikrinkite, kad turite patikimo partnerio. Jei šio dokumento nėra, krovinys gali būti uždarytas sandėlyje iki pat laiko, kol viskas bus išspręsta. Tiesa, nemanau, kad vertu gilintis į smulkmenas, tiesiog žinokite – be to nevažiuosite.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, galite taikyti nulinę PVM importo tarifą naudodami savo PVM mokėtojo numerį. Tai reiškia, kad mokesčio tiesioginiai mokėjimai išvengiama, tačiau vis tiek reikia pateikti atitinkamus dokumentus. Nešokite iš džiaugsmo, kad viskas nemokama, biuro perkėlimas iš Britanijos vis tiek turi savo kaštus, susijusius su brokerio paslaugomis.

Kas daro muitininkas, kai pavirsta įžvalgus?

Jei ką nors įtars, gali atidaryti bei patikrinti fiziškai. Pasitaiko atvejų, kai jie ištraukia vieną dėžę iš šimto ir turi peržiūrėti. Tada vairuotojui reikia laukti, o laukimas brangiai kainuoja. Vienas klientas turėjo dokumentuose parašyta „biuro baldai“, o viduje buvo asmeniniai daiktai, tai sukėlė nemažai problemų. Geriau nieko neslėpti, nes matai viską.

Ar turiu turėti EORI numerį?

Taip, būtinai. Be EORI (Economic Operators Registration and Identification) numerio, joks brokeris negalės užpildyti importo deklaracijos. Jį galite gauti elektroniniu būdu, tačiau tai trunka šiek tiek laiko, tad nedelskite iki paskutinės minutės. Be šio numerio jūsų biuro perkėlimas iš Britanijos gali sustoti ties pat sienos linija.

Baldai, kompiuteriai ir daiktų maišymas

Kaip elgtis su serveriais?

Tai sunkiausia dalis, nes jie yra jautrūs ir brangūs. Reikia juos ne tik išjungti, bet ir tinkamai supakuoti. Aš primygtinai rekomenduoju, kad tai darytų specialistai, o ne pats IT vadybininkas paskutinę minutę. Dar svarbu – pasidomėkite, ar serveriuose nėra duomenų, kurių negalima prarasti, ir padarykite atsarginę kopiją (backup). Ne tik kad dėl gaisro, bet ir dėl fizinių smūgių kelyje, o Lietuvos keliai... tiesa sakant, kartais būna prasti (ypač po žiemos).

Ar galima krauti skirtingas prekes į tą patį sunkvežimį?

Galima, tačiau labai nepatariama. Jei vienoje dalyje yra jūsų biuro baldai, o kitoje – kieno nors maisto prekės, muitinėje bus chaosas. Geriausia, kai viename sunkvežimyje yra vienos rūšies kroviniys. Jei dar būtų pavojingos medžiagos (ADR), tai tada visai neįsivaizduoju, kiek laiko truktų patikrinimas.

Kas daryti su augalais?

Biuro augalai tai atskira istorija. Jie turi būti patikrinti dėrės ir kenkėlių, reikalingas fitosanitarinis sertifikatas. Biuro perkėlimas iš Britanijos dažnai apima ir žalias vijoklias ar didelius palmes, bet be to popieriaus jų nepraleis. Galbūt geriau juos palikti kolegoms dovanai ir nusipirkti naujų Lietuvoje, taupant nervus.

Ar verta vesti senus baldus?

Kartais klientai prisiriša prie senų sofų. Skaičiuokit: pervežimo kaina + galimas mokesčio (jei senumas nepatenkina sąlygoms) + galimai daužymas kelyje. Naujų baldų pirkimas Lietuvoje gali atsieiti mažiau ir be to streso. Aš asmeniškai visada sakyčiau – palikite senojoje vietoje, pradėkite gyvenimą (ar darbą) su šviesa.

Kaip apsaugoti elektroniką nuo vagystės?

Būkite realūs – sunkvežimiai stovi uostuose arba prie sanitarinių mazgų, o ten ne visi žmonės angelai. Reikia naudoti užrakto sistemas, o brangiausią techniką geriau krauti į atskirą uždarą sekciją sunkvežimio viduje arba netgi vadybinėje, jei ten tilpa.

Kainos – kodėl vieniems pigiau?

Kaip formuojama kaina?

Pirma, kiek vietos užims kroviniys (kubatura). Antra, svoris. Trečia, atstumas ir kuro kainos. Ketvirta... o, dar tas visiškas chaosas uostuose (Doverio kalnas arba Eurotunelis), kur gali būti eilės. Biuro perkėlimas iš Britanijos kainuoja ne tik už važiavimą, bet ir už šūksnį popierių ir vairuotojo laiką. Aš dažnai sakau, kad pigiau nebūna, yra tik tiksliau apskaičiuota.

Ar galima sutaupyti renkantis dalyvinį krovinį?

Kad biuro perkėlimas iš Britanijos būtų pigesnis, galima naudoti dalyvinį (part load) pervežimą. Tai reiškia, kad jūsų daiktai važiuoja su kitais klientais viename sunkvežimyje. Tačiau tai ilgiau, nes vairuotojas turi aplankyti kelias vietas, ir nėra tvirtos datos pristatymo. Jei jums reikia pradėti darbą pirmadienį ryte, geriau skirti pinigų išskirtiniam reisui.

Kas yra „galiniai mokesčiai“?

Tai neryškiausia dalis. Kai krovinys atvyksta į Lietuvą, gali būti pridėti išlaidos už vietą sandėlyje, krovimo darbus ar net dokumentų išrašymą. Užtikrinkite, kad jūsų sutartyje būtų „viskas įskaičiuota“ (all inclusive), kitaip gali tekti mokėti du kartus. Maždaug prieš metus vienas klientas gavo sąskaitą užeidžiančią 200 eurų už tai, kad krovinys stovėjo sandėlyje vieną dieną.

Ar verta imti draudimą?

Absoliučiai taip. Net jei manote, kad vairuotojas – lenktynininkas ir nieko neįvyks. Galiu pasakyti, kad pervežime buvau matęs ir nuslydusius sunkvežimius, ir padegimus (tai tikrai neįdomu). Draudimas paprastai kainuoja maždaug 2-3% nuo krovinio vertės, bet suteikia ramybės. Biuro perkėlimas iš Britanijos be draudimo – tai lošimas kazino.

Ar kainos skiriasi priklausomai nuo Vietovės JK?

Taip, jei biuras yra Škotijos kalnuose, kaina bus didesnė nei jei centre Londone (ne taip, Londone taip pat brangu dėl ULEZ zonų ir ribojimų). Be to, reikia pagalvoti, ar sunkvežimis gali privažiuoti prie pat patalpų, ar reikės mažesnės mašinos perkrovimui (šis dalykas vadinamas shutlėjimu). Tai taip pat prideda prie galutinės sumos.

Vairuotojai ir kelyje įvykę situacijos

Ar vairuotojas padės pakrauti?

Priklausomai nuo paslaugos rūšies. Jei užsakėte „vairuotojo rankų“ darbą, jis padės, bet jis ne profesionalus krovikas. Užsisakykite pakavimo komandą, jei norite, kad viskas būtų padaryta greitai. Tiesa, vairuotojai dažnai patiria, o štai prieš penkerius metus vienas vairuotojas bandė nešti vieną vitriną ir... (na, jūs suprantat).

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa?

Jeigu dėl techninių problemų arba nelaimingo atsitikimo vairuotojas negali važiuoti toliau, mes turime išsiųsti kitą sunkvežimį arba perkrauti. Tai geriau nei laukti, kol jais pataisys. Biuro perkėlimas iš Britanijos (ypač ilgi reisai) visada turi riziką, kad ką nors nutiks kelyje, todėl reikia turėti atsarginį planą bent jau savo galvoje.

Ar vairuotojas gali pristatyti savaitgaliu?

Gali, jei tai numatyta sutartyje. Jeigu ne, jis pristatys pirmadienį ryte. Dažnai klientai klauso: „o gal jis gali užsukti vakare?“. Ne, taisyklės griežtos, po poilsio laiko vairuotojas negali vairuoti. Nereikia spausti žmogaus, jis taip pat nori namo.

Kaip elgtis su kalbos barjeru?

Dauguma vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, lietuviškai ne visada. Jei reikalingas aiškus komunikavimas vietoje (kelionės metu), geriau turėti kontaktinį asmeną Lietuvoje, kuris galėtų paaiškinti, kur privažiuoti. Nemanau, kad vairuotojas iš Moldovos supras, ką reiškia „taip šiek tiek paslinkti į kairę“.

Ar galima sekti krovinių vietą?

Žinoma, dabar beveik visi sunkvežimiai turi GPS sekimą. Galiu suteikti jums nuorodą, kur matysite, kur jūsų biuro perkėlimas iš Britanijos yra tuo momentu. Tai padeda nuspėti, kada reikia susirinkti darbuotojams naujoje vietoje, kad nebūtų tuščios laukimo.

Atsarginiai scenarijai (Kai viskas blogai)

Kas daryti, jei dėžės prarandamos?

Tai baisiausia baimė. Jei pasirašėte važtaraštį ir viskas užfiksuota, tada prasideda paieška. Draudimo kompanija tada įsijungia. Turėkite omenyje, kad jeigu dėžės numerio užrašyta nebuvo, bus sunku įrodyti, kad ji buvo ten. Vienas kartas dingo visa dėžė su svarbiais kontraktais, vėliau ji atsirado kitame sandėlyje, bet nervų praradome nemažai.

Kas jei naujose patalpose neleidžia stovėti?

Būna taip, kad prie pat biuro neleidžia stovėti sunkvežimio dėl miesto taisyklių arba privažiavimo aikštelės per mažos. Tada reikia naudoti „shuttle“ – mažesnę mašiną, kuri veža iš didelio sunkvežimio į patalpas. Tai šiek tiek brangu, bet kitaip nebus įmanoma atlikti biuro perkėlimas iš Britanijos tiesiai į duris.

Ar reikia rezervuoti vietą užsienyje?

Jei dalis kroviniuos išsiregistruojama kaip laikinas eksportas (Returned goods), tai gali reikalauti rezervacijos, bet dažniausiai tai ne būtina. Svarbiau rezervuoti laiką uoste arba tunelyje, ypač šventėmis. Kadangi britai vis tiek naudoja savo taisykles, tenka būti atsargiam.

Kas daryti su atliekomis?

Jei atsiskaitote, kas yra šiukšlės, jas nekviečia vežti per sieną. Geriausia juos išmesti JK pusėje, pasirūpinus atitinkamais leidimais arba išvežti į juodosios spynos vietą. Nenoriu, kad jūsų vairuotojas gautų baudą už nelegalias atliekas.

O dėl to pašto adreso?

Nesimirkite. Pašto adresas pasikeičia iš karto. Nustatykite peradresavimą jau dabar, kad jums nepraneštų apie skolas ar svarbius laiškus per mėnesį. Tai nesusiję tiesiogiai su sunkvežimiu, bet su biuro perkėlimas iš Britanijos procesu – tai esminis dalykas, kad verslas ne sustotų.

Ar verta rūpintis apsauga?

Jei biure yra daug brangios technikos, o objektas didelis, verta pagalvoti apie apsaugos darbuotojus vietose, kur iškraunama. Ne visada vairuotojas gali stebėti viską, o ypač jei tai naktinis pristatymas. Nenoriu jums bauginti, bet vagystės statybų aikštelėse arba naujuose biuruose (remontuojamuose) – nėra retenybė.

Kaip su el. parduotuve?

Jei perkeliate sandėlį, tai viskas kitaip – ten reikia SKU kodus, prekių etiketes. Biuro perkėlimas iš Britanijos yra paprastesnis, tačiau jei turite fizinę parduotuvę prie biuro, reikės derinti sandėlio inventorizaciją su parduotuvės lęšiais (kasos aparatų duomenimis). Nemanau, kad jums tai dabar aktualu, bet galbūt ateityje.

Ar galiu vesti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, jei tai jūsų asmeninės naudojimo prekės, ne naujos ir ne parduodamos. Turi būti parašyta deklaracijoje, kad tai ne komercinis kroviniys. Jeigu bandysite įvežti 10 naujų televizorių į biurą ir sakyti, kad „dovanojame draugams“, užstrigsite ilgai.

Kuo skiriasi pervežimas į Vilnių nuo Kauno?

Principai tie patys, tačiau į Kauną gali būti šiek tiek pigiau, jei vairuotojas tiesiai jau važiuoja pro Zoknius arba tą magistralę. O į Vilnių reikia dažniau užsisakyti pristatymą centre, kur įvažiavimas sudėtingesnis. Bet skirtumas nedidelis, svarbiau, kad būtų aiškus adresas.

Kokia piniginės priemonės atsiskaitymas?

Gerbiami mums sutartys ir ne grynaisiais pinigais. Viskas vyksta pavedimu arba sąskaitų faktūrų pagrindu. Jei kas nors prašo grynųjų vairuotojui rankomis už „greitą įvežimą“, tai tikrai sukčiavimo signalas. Biuro perkėlimas iš Britanijos turi būti legalus ir skaidrus.

Ar reikia išankstinio apmokėjimo?

Paprastai imama 30-50% avansas. Likusi dalis sumokama, kai krovinys yra paruoštas išsiuntimui arba jau atvykęs į Lietuvą. Tai standartinė praktika, kad mes nesugaištume pinigų degalams, o klientas nebegulėtų miegoti, jei kas atsitiktų (nors tai retai).

Kas su tais knygų spausdintuvais?

Dideli spausdintuvai (ploteriai) turi specifinius kodus muitinėje. Kartais jie laikomi pramoninės įrangos, kas sudaro papildomų patikrinimų. Būtinai nurodykite jų serijinius numerius ir modelius, kad muitininkas galėtų greitai identifikuoti, kad tai nėra brandžiosios gamybos mašina (kaip kokias 3D spausdintuvas).

O jei mes įsikalbėsime su vairuotoju?

Jei sutiksite su juo už akių daryti kažką papildomo (pvz., nuvežti ką nors namo), tai atliekate jūsų ir ne mūsų atsakomybę. Mes negalime užtikrinti to krovinių saugumo. Geriau viską vesti per oficialią sutartį. Biuro perkėlimas iš Britanijos yra verslas, ne draugų pagalba.

Ar turite saugykla Lietuvoje?

Taip, jei naujame biure dar nebaigtas remontas, galime laikinai padėti dėžes mūsų sandėlyje. Kainos tikrai priimtinos, palyginti su tuo, kas būtų, jei tektų stovėti sunkvežimiui prie durų po valandų užmokestį. Geriau laukti savo laiko saugoje.

Kas jei aš pamiršiu duoti rakto nuo sandėlio?

Tai būtų keistai, bet neimklausdamas (aišku reikalaujant galėtų laužt duris, bet tai ne mums). Prieš pat išvykstančią komandą reikia patikrinti, ar kas iš jūsų buvo vietose. Darbą reikia planuoti ir pasidalyti raktus laiku.

Ar galiu būti tikras, kad nieko nebus sulaužyta?

Nuo 100% garantijų nusižengiu, bet stengiamės labai gerai. Tačiau žinote, keliai yra įvairūs. Vienas smūgis – ir biuro stalas gali turėti įbrėžimą. Tuo ir naudingas draudimas. Biuro perkėlimas iš Britanijos yra rizikingas procesas, bet mes su juo dirbam kasdien, tai jaujame, kur būna pavojingiau.

Ar galiu užsakyti pakavimo medžiagas iš jūsų?

Galite, atvešime dėžes, lipdukus, burbuliuką. Tai dažniau Pigiau nei pirkti parduotuvėje. Be to, mūsų dėžės pritaikytos sunkesniems daiktams, o ne tik popieriui.

Kaip su tuo visa kalbasi anglų kalba?

Mano anglų kalba nėra be galo tobula (kažkaip rašau geriau nei kalbu, tiesa?), bet su muitinės tarnautojais ir brokeriais susitvarkome. Tai ne problema. Svarbiausia, kad dokumentai būtų teisingi, o kalbos barjeras daugiau psichologinis.

O jei man reikia labai greitai?

Tada tuojau kreipkitės. Galime surinkti greitąją ekipažą, bet kaina bus aukštesnė. Greitis ir kaina – visada priešingos pusės. Bet jei klientas sako, kad rytoj reikia pradėti darbą, mes stengiamės padaryt stebuklą.

Galbūt dar kažką praleidau?

Tikriausiai praleidau tą momentą, kad reikia pasirūpinti liftu vietose. Jei biure penktas aukštas be lifto, tada biuro perkėlimas iš Britanijos tampa sportu. Būtinai pasakykite mums apie lifto nebuvimą iš karto.

trumpai apie pabaigą... (Čia turiu būti aptikęs klaidą, prirašiau per daug). Toliau pabaigiai.

Išvada

Viskas galiausiai susikerta su tuo, kaip gerai jūs planuojate. Biuro perkėlimas iš Britanijos nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms, ypač dabar, po visų tų politinių pokyčių. Jei pasirūpinsite dokumentais ir neišmesite problemų ant paskutinės akimirkos, viskas vyks sklandžiai. Nesiūlau nieko įsigyti be galvos, bet tikrai pasitarkite su profesionalais, kad išvengtumėt to nenumatytų išlaidų ir streso. Sėkmės persikraustant, pasimatysime naujoje vietoje su kavos puodeliu.