Biuro perkėlimas iš Anglijos – teisingas sprendimas: kaip nenukristi nuo keturų ratais

Sveiki, taigi vėl susirinkome šioje vietoje, kalbėti apie tą patį – kaip ištraukti savo gyvenimą ar verslą iš salos. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, per laiką matybau viską: ir degančius furgonus, ir dingusius konteinerius, ir klientus, kurie norėjo nuvežti sofa, kuri į liftą net nepatenka. Bet dabar kalbėsime apie Jūsų verslą. Biuro perkėlimas iš Anglijos atrodo kaip loginis žingsnis, kai apskaičiuojate mokesčius ir darbo jėgą, tačiau logistikos prasme tai tikras pasiruošimo testas.

Tiesą sakant, daugelis mano klientų pirmiausia galvoja apie kainą, o paskui suvokia, kad nervų patyrę per tą savaitę verti daugiau nei sutaupyti penkiai šimtaus svarų. Verslo procesas negali sustoti vien dėl to, kad keltas nenumatytai vėluoja arba muitinėje atsiranda nepageidaujamų klausimų. Štai kodėl gerai suplanuotas biuro perkėlimas iš Anglijos yra ne tik fizinis daiktų persikėlimas, bet ir strateginis žingsnis, kuris gali Jums nupirkti ramybę. Nors ir aš kartais užmirštu, kur padėjau raktus, tačiau su kroviniais visada stengiuosi būti tikslus. Štai kas Jūsų laukia ir ką būtina žinoti, kad viskas nepasvertų į chaosą.

Pamatas ir logistika: kaip viskas prasideda

Ar biuro perkėlimas iš Anglijos labai brangus dabar?

Žinoma, kainos šoktelėjo, tai ne paslaptis. Degalai, keltų bilietai, darbo jėga Anglijoje – visa tai brangsta. Bet jei palyginsite su tuo, kiek kainuoja naujų baldų pirkimas Lietuvoje ar darbo laiko praradimas, tai galbūt pasirodys ne taip blogai. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio. Verta prisiminti, kad pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi didžiausiu stresu, todėl vertėtų atsižvelgti ne tik į skaičius sąskaitoje faktūroje.

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Jei viskas eina kaip pagal knygą, tai nuo Londono ar Mančesterio iki Vilniaus ar Klaipėdos važiuojame apie 3–4 dienas. Tačiau, jei reikia surinkti daiktus iš kelių vietų arba laukti keltų, gali užtrukti ilgiau. Vieną kartą mus sulaikė spūstys Doveriuje dviem paras, tai buvo baisiai, klientas skambino kas valandą. Geriausia planuoti savaitę laiko rezervui, kad neitų į nervingą pilną paniką, kai vairuotojas praneš, kad užstrigo įkrovimo aikštelėje.

Ar reikia išardyti biuro baldus?

Tai priklauso nuo to, ką turite. Didelės stalinės sekcijos dažnai telpa į furgoną tik išardytos, o jei turite stiklinę spintą, tai tikrai reikės išimti visus stiklus. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai apima ir šį darbą – mūsų komanda usually (t.y. dažniausiai) atsivežia įrankius ir padaro tai vietoje. Niekada nebandykite spausti didelės spintos į liftą be išardymo, pasakysiu iš patirties – baigiasi laužymu ir pykimusi.

Kaip suskaičiuoti kiek tūrio aš turiu?

Nereikia būti matematikui, pakanka stovėti viduryje kambario ir įsivaizduoti. Ar tai užpildytų vieną furgono dalį, du ar tris? Dažnai klientai sako "ai, truputėlį daiktų", o atvažiuoja pilnas 40 pėdžių konteineris. Galite tiesiog užfotografuoti kambarius ir atsiųsti mums, mes akimi įvertinsime. Geriau pervertinti tūrį nei paskui ieškoti antrio automobilio last minute, kas kainuoja šaknų.

Ar galima vežti it įrangą ir serverius?

Žinoma, tačiau čia reikia ypatingo dėmesio. Serverius negalima tiesiog įmesti ant grindų furgono gale, jie turi būti užfiksuoti ir apsaugoti nuo smūgių. Biuro perkėlimas iš Anglijos su brangia įranga reikalauja, kad vairuotojas būtų labiau atsargus. Be to, prieš išvežant viską verta išjungti ir ištraukti laidus, kad nenukristų joks jungiklis. Praėjusį mėnesį vienas klientas pamiršo išjungti pagrindinį serverį, beveik viskas užvirė, laimei, niekas nesudegė (tikrai laimei).

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Toneriai, valymo priemonės, aerozoliai – tai viskas yra pavojingos kategorijos. Jos negali būti įkeliamos be specialaus aprašymo (MSDS). Jei turite daug tokių dalykų, apie tai reikia pasakyti iš anksto. Negalima tiesiog mesti visko į dėžę ir sakyti "pasiliksite". Muitinė to nepaliksins, o mums gali tekti grąžinti krovinį atgal, o tai – papildomi rūpesčiai.

Popieriaus rūsiavimas ir Brexit chaosas

Kas pasikeitė po Brexito dėl dokumentų?

O čia yra didžiausias galvos skausmas. Anksčiau buvo tiesiog sukrauti ir važiuoti. Dabar reikia deklaracijų, prekių koderių (HS kodų), ir viskas turi būti tvarkingai surašyta. Biuro perkėlimas iš Anglijos dabar reiškia biurokratijos kalną. Jei neturite patikimos pervežimo komandos, kuri sutvarko šitą popierių už Jus, Jums teks pačiam gaišti valandas prie kompiuterio rašant EX1 formas. Kartais net aš pasikelčiu, kai matau tą sąrašą reikalavimų.

Ar reikia mokėti muito ir PVM?

Tiksliau bus pasakyti taip – priklauso nuo to, ar tai naudojami daiktai, ar nauji. Jei perkeliate savo senus biuro baldus, kuriuos naudojote ilgiau nei 6 mėnesius, galite kreiptis dėl mokesčių atleidimo (Transfer of Relief). Bet jei pervežate naujus kompiuterius, ką tik pirkus Anglijoje, reikės mokėti PVM įvedant į Lietuvą (arba Anglijoj prižiūrėti, kaip tai padaryti). Čia be buhalterio pagalbos sunku išsiversti.

Kas yra EORI numeris ir ar jis man reikalingas?

Taip, Jums tikrai reikės EORI numerio (GB), jei esate registruota Anglijoje įmonė. Be jo nieko neišvešite iš šalies pro muitinę. Jei jo neturite, užtrunka kelios dienos kol gausite. Geriau pasitikrinti šį dalyką dar prieš savaitę, o ne tada, kai furgonas jau stovi pasienio punkte. Kartais klientai su tuo vargsta, ne visada sistema leidžia užpildyti paraišką iš pirmo karto (būna klaidų).

Ar dažnai sustoja muitinės inspektoriai?

Stipriai priklauso nuo Jūsų laimės ir nuo to, kaip atrodo Jūsų dokumentai. Jei viskas tvarkinga, dažniausiai tiesiog praeina "žalia". Bet jei kur klaida arba įtartinas krovinys, gali trukti. Biuro perkėlimas iš Anglijos kartais sukelia nepasitikėjimą, nes daug daiktų yra elektronikos. Vieną kartą mus pilnai iškrautė dėl to, kad dėžėje su buitine technika nebuvo aprašymo. Tai įvyko prieš porą metų, tai buvo nepavykęs.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Negalima dėti savo drabužių į dėžę su biuro popieriais. Muitinėje tai atrodo kaip bandymas išvengti mokesčių. Geriausia daryti taip: vienas dėžių rinkinys – verslui, kitas – asmeniniam daiktams, su atskiru sąrašu. Taip bus aišku visiems, o Jūsų drabužiai nepaplėš ant grindų patikrinimo metu.

Ką daryti, jei dingsta dokumentai?

Primirškite, tai košmaras. Visada darykite kopijas. Biuro perkėlimas iš Anglijos nebaigtas, kol nėra pasirašytas CMR važtaraštis. Jei vairuotojas praranda dokumentus, tai laikoma dideliu nusižengimu. Tačiau dabar daug kas yra elektroninėje formoje, taigi tikimybė mažesnė, bet vis tiek pasidarykite nuotraukas sąskaitų faktūrų prieš išvežant.

Daiktų saugumas ir pakavimas

Ar jūs duodate dėžes?

Dauguma firmų tai daro, tačiau verta pasitikslinti. Mes dažnai pasiūlome "mūsų" dėžes kurios yra stipresnės nei parduotuvėje (buvome girę, kad jos nenusilenda). Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja gero pakavimo, nes kelias yra ilgas ir banguotas. Nenaudokite senųjų rūsysių dėžių (žinote, tos nuo bananų), jos tiesiog suspruožia po apkrovos.

Kaip supakuoti kompiuterius?

Idealiai – į pradines dėžes. Bet kas jas laiko po 5 metų? Niekas. Todėl reikia stiprių dėžių, putų plastiko (bubble wrap) ir užpildo. Monitoriai ypač jautrūs. Biuro perkėlimas iš Anglijos sujaukia viską, jei monitorius gulys ant kieto grindų furgone, gali atsirasti įtrūkimai. Užrašykite ant kiekvienos dėžės, kas viduje ir iš kurio kambario, kad iškraunant būtų aišku kur dėti.

Ar reikia išempti spinteles iš dokumentų?

Būtina. Vieną kartą taip nevažiavome, spintelės atsivėrė ir visi popieriai iškrito, vėliau juos rinkome valandas. Visus dokumentus surinkite į dėžes, užsegamytes. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra puikus proga paprasčiaiai susirūpinti archyvu – išmesti visą nereikalingą šiukšlę kad nevežti orką per jūrą. Pasakysiu tiesiai, nešventi popierius į Lietuvą.

Ar saugu palikti vairuotojui raktus?

Jei tai patikima firma, taip. Mūsų vairuotojai yra patikimi žmonės, dirbantys bent 5 metus. Bet jei esate paranojiškas... (geriau būkite), būkite vietoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta greičiau, jei kas nors gali atidaryti duris. Ir nepamirškite, jei statote vairuotojui pietus (ko dažnai dar klientai), jis taps dar maloniausiu.

Kas nutinka, jei kažkas suyra?

Nors mes ir stengiamės, bet gyvenimas. Turi būti draudimas. Jei lūžta stiklas arba įrėmis, rašome pranešimą (act of damage) dar vietoje prieš pasirašant važtaraštį. Biuro perkėlimas iš Anglijos be draudimo yra lošimas. Niekada nepasirašykite, kad viskas tvarkoje, jei nesuskaičiavote dėžių. Vėliau nebeįrodysite, kad spinta buvo įbrėžta jau Anglijoje.

Ar galima vežti augalus?

Tai sudėtinga. Anglija turi griežtas taisykles dėl žemės augalų dėl ligų. Asmeniniams augalams gali būti leidžiama, bet tik su fitosanitariniu sertifikatu, kurio gavimas kainuoja brangiau nei patis augalas. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai palika augalus sandėlyje arba dovanoja kaimynams, nes nesiverčia su ta burokratija galvoti. Geriau dovanokite tą fikusą sekretorei.

Pinigai ir kitos bėdos

Ar reikia mokėti iš anksto?

Žinoma, mažiausiai 30 proc. užmokesčio arba pilną sumą prieš išvežimą. Negalima važiuoti tik su viltimi. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra verslas, mums reikia užpilti degalų, išsinuomoti keltą. Jei klientas susimato paskutinę minute, ir mes jau jau esame prie sandėlio... tada turime nuostolius. Užstatas užtikrina, kad Jūs nebegalvosite atšaukti be pasekmių.

Ar galima sumokėti grynaisiais atvykus?

Ne, nebelieka tokios praktikos. Visi mokėjimai bankiniu pavedimu, faktūros. Tai saugesnė ir aiškesnė abiem pusėms. Be to, jei vairuotojas turi gauti pinigus grynaisiais, tai keliauja pavojingiai. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti tvarkingas ir legalus.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas?

Tai situacija, kurią matome dažnai. Statyba vėluoja. Tokiu atveju galime laikyti daiktus mūsų sandėlyje Lietuvoje arba Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti padalintas į etapus: pirma daiktai į sandėlį, paskui į biurą. Taip Jūs išvengsite streso, kai ant grindų guli dėžės o statybininkai dar teplydo grindis.

Ar galima užsisakyti dviem dalimis?

Taip, tai netgi rekomenduojama, jei turite daug smulkaus ( dokumentai, asmeniniai daiktai ) ir stambaus (baldai). Vieną kartą atvežėme viską kartą, ir smulkios dėžės pradingo po didelių spintų. Biuro perkėlimas iš Anglijos geriau planuoti taip, kad viena maža mašina atveža tai, kas būtina iškart (kompiuteriai, raktai), o didelė – likusį inventorius.

Ką daryti su maistu biuro virtuvėje?

Virti makaronai ir sena kava turi likti Anglijoje. Muitinė draudžia vežti mėsos ir pieno produktus be leidimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos neapima Jūsų šaldytuvo turinio. Geriausia surengti "paskutinį vakarienę" darbuotojams ir suvalgyti viską kas gera. O kavos virimo mašiną išpilti.

Ar reikia drausti kelionę vairuotojui?

Vairuotojas yra mūsų atsakomybė, jis turi savo draudimą. Jums nereikia rūpintis tuo, kas nutinka kelyje, jei incidentas ne Jūsų kaltė. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra apkrautas tik tuo, ką Jūs patys patvirtinate sutartyje. Tačiau jei Jūs priverčiate vairuotoją laužti įstatymus (pvz., nelegaliai pernešti daiktų), tada atsakomybė gali persiskirti.

Kas tikrai gali nuvilti (Realijos)

Ar visada vairuotojai atvyksta laiku?

Būkime realūs – ne. Anglijoje yra didelės spūstys, avarijos M25 žiede. Kartos vairuotojas gali pavėluoti 2–3 valandas. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja kantrybės. Jei Jums būtina išsikrauti lygiai 9:00 ryto, pasakykite tai iš anksto, kad mes atsiųstume vairuotoją dieną anksčiau arba naktį. Kitaip bus neapsibrėžta.

Kas būna, jei keltas atšaukiamas?

Tai reta, bet įvyksta (pvz., blogas oras). Tada laukiam. Jokių bėdų, furgonas stovi eilėje. Bet jei Jums reikalingi dalyka tarsi "vakar", tai tada problema. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi numatyti laiko rezervą. Pasakykime, 5 procentų tikimybė, kad kelias užtruks ilgiau dėl techninių priežasčių.

Ar tikrai verta rinktis pigiausią variantą?

Mano patirtis sako, kad ne. Pigios firmos dažnai naudoja senus furgonus be įrangos. Jų vairuotojai gali būti nepatikimi. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra tas dalykas, kurio taupyti nereikia. Jei įmonė užtruks daugiau laiko arba sulaužys daiktą, Jūsų nuostoliai bus didesni nei sutaupyta suma.

Kaip elgtis su blogomis įmonėmis?

Yra tokių, kurie pažada auksą, o atvyksta piktas vairuotojas su mašina, kuri nebeatitinka standartų. Jei matote tokias žymes – bėkite. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti atliekamas profesionalų. Pasitikrinkite atsiliepimus (reviews), nors ir ten gali būti melagingų. Geriausia klausti draugų ar partnerių.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Nebūtina, bet tai padeda susipažinti. Vairuotojai dažnai žino daugiau apie kelią nei muitininkai. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai ne tik logistika, bet ir žmonių santykiai. Jei vairuotojas Jums patinka, jis gali padėti iškrauti daugiau negu privalo. Nors ir aš kartais užmirštu pavardes, bet gerus vairuotojus visada prisimenu.

Ką daryti jei dingi raktai?

Būkite tikri, kad turite atsarginius raktus nuo biuro Lietuvoje prieš atvykstant. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali baigtis tobulai, bet jei negalite įeiti į naujas patalpas, visa komanda stovi kieme. Tai atsitiko vienam klientui iš Vilkaviškio, prarado raktų ryšį. Buvo smagu (ne).

Išvada

Na važiuokite, taip ir yra. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra paprasta pasivažinėjimas, bet jei pasiruošiate gerai, viskas nueina sklandžiai. Svarbiausia – nepanikuoti, pasitikėti savo pervežėju ir tur�ti atsarginį planą. Dirbu šioje srityje ilgai, ir matau, kad geriausiai sekasi tiems, kurie tiesiai ir šiek tiek humoriai žiūri į visas šias bėdas. Sėkmės kelionėje namo, Lietuva laukia Jūsų verslo (o mokesčių inspekcija taip pat). Tad kvieskite mus, susitarsime dėl datos.