Biuro perkėlimas iš Anglijos suplanuotas ir minimaliu trikdžiu: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada neina taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijos. Ypač kai kalbame apie Angliją. Po Brėksito viskas pasikeitė, o kainos išaugo tiek, kartais net netikiu savo akimis. Tačiau jei jūsų tikslas yra biuro perkėlimas iš Anglijos suplanuotas ir minimaliu trikdžiu, tai vis tiek įmanoma pasiekti, jei žinai, kuriose vietose gali sugriūti visa sistema. Dažniausiai klientai bijo pačios kelionės, bet bėdos prasideda dar prieš pakraunant pirmąją dėžę į sunkvežimį. Reikia suprasti, kad čia ne tik apie fizinį perkėlimą, bet ir dokumentus, muitinę ir (o dieve) anglišką orą.

Dokumentai ir muitinė (popieriaus darbas, kurio visi nekenčia)

Ar tikrai reikia muitinės brokerio?

Žiūrėk, galit bandyti tai daryti patys, jei turite daug laisvo laiko ir norite prarasti protą. Sistema po 2021 metų tapo tokia paini, kad net man kartais sunkiai sekiasi sekti visus kodus. Jums reikalingas eksporto deklaracija iš JK pusės ir importo deklaracija Lietuvoje (arba kur keliaujate). Brokeris žino visus šiuos "HS" kodus, kurie nulemia mokesčius. Jei suklysite su kodo nustatymu, sunkvežimis gali stovėti sienoje dienomis. Biuro perkėlimas iš Anglijos suplanuotas ir minimaliu trikdžiu neįmanomas be profesionalo pagalbos šioje srityje. Pasitarkite su logistika iš karto.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas?

Tai priklauso nuo to, kiek greitai surenkate inventoriaus sąrašą. Turiu omenyje tą tikrą, kur nurodyta ne tik "stalas", bet ir serial numbers elektronikai. Jei viską paduodate rytoj, galime įsisukti per savaitę. Bet realistika tokia, kad įmonės visada vėluoja. Paprastai tai trunka apie dvi savaites nuo pirmojo skambučio iki gerojo išvykimo. Neskubėkite čia, nes klaidos brangiai kainuoja. Geriau palaukti dieną ilgiau nei taisyti vėliau.

Kas daryti su nekilnojamuoju turtu?

Kodėl jūs perkėliate biurą? Jei uždarote filialą, tada viskas turi būti parduota arba išvežta galutinai. Negalima palikti nieko, nesangiųjų turtas Anglijoje yra didelė bėda. Jei tiesiog perkelti, reikia įrodymų, kad tai turtas, kuris grįžta atgal (tuo atveju, jei laikinai). Rašykite mums laišką, paaiškinkite situaciją. Mes padėsime suformuluoti dokumentus muitininkams, kad jie ne许多uotų, kad tai prekyba.

Ar reikia EORI numerio?

Taip, absoliučiai. Be jo neįmanoma padaryti jokios deklaracijos nei išeinant iš Anglijos, nei įvažiuojant į ES. Jei jo neturite, gausite per savaitę, kai užpildysite paraišką internetu. Tai nemokama, bet būtinai. Vieną kartą teko laukti 3 dienas ties siena, nes klientas pamiršo pasitikrinti, ar numeris galioja. Nereikia tokios dramos.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimų sąskaitų?

Tai dažna problema. Seni kompiuteriai, baldai, kurie buvo pirkti prieš 10 metų – niekas to nesaugoja. Muitinė dažnai priima "nurodytą vertę", t. y. tokią, kokia daiktas kainuoja dabar rinkoje (ne naujo, o naudoto). Rašome deklaraciją pagal mažmeninę kainą "eBay" ar panašiose svetainėse. Tai legalu ir taip daroma visą laiką. Tik būkite sąžiningi, nes jei užkliūnsite, tikrinimas bus gilaus.

Ar galima perkelti kompiuterius be originalių dėžių?

Galima, bet tai rizikuota. Geriau juos supakuoti į "bubble wrap" ir statyti į tvirtas dėžes. Muitinė gali paprašyti atidaryti, jei atrodo įtartai. Jeigu dėžės nėra, sunku įrodyti, kad tai ne nauja prekė (kuri reikalauja PVM mokėjimo). Rašome ant dėžės "NAUDOTA TECHNIKA" didžiomis raidėmis. Tai padeda išvengti nereikalingų klausimų.

Ką daryti su duomenų laikmenomis?

Tai jūsų rizika. Geriausia juos pasiimti su savimi rankiniame bagaže arba siųsti kurjeriu su draudimu. Sunkvežimis yra "juodoji dėžė" – jis važiuoja, sustoja, perkraunamos. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, bet fizikiniai smūgiai gali sugadinti diskus. Biuro perkėlimas iš Anglijos suplanuotas ir minimaliu trikdžiu reiškia, kad verslas turi veikti toliau, o ne atstatyti duomenis iš atsarginių kopijų.

Ar reikia draudimo?

O taip, be jokio abejojo. Standartinis CMR draudimas dengia tik apie 10-12 GBP/kg (priklauso nuo sutarties). Jei krenta serveris, kuris kainuoja 10 tūkstančių, o sveria 10 kg, gausite šimtą. Reikia specialaus "all risk" draudimo. Užsakykite jį pas savo brokerį arba per mus. Geriau sumokėti 50 eurų daugiau nei gaišti nervus.

Logistika ir planavimas (kai viskas klysta)

Kada geriausia planuoti išvykstį?

Jei galite, venkite savaitgalių ir švenčių. Angliškosios kelionės yra brangios, o per šventes (pvz., Kalėdas ar Naujuosius) kainos šuoliais aukštyn. Taip pat stenkitei ne važiuoti prieš pat Brėksito deadlinus (nors jau praėjo, bet emocijos lieka). Geriausia antradienis ar trečiadienis – mažiau eismo. Planuokite mažiausiai mėnesį iki išvykimo.

Kaip išsirinkti sunkvežimį?

Nespauskite visko į "Ford Transit" jei tikrai telpa į 7.5 tonų sunkvežimį. Matuokite tūrį (kubinius metrus). Jei suklystate 1 kubu, dėžės liks ant šaligatvio. Aš asmeniškai visada liepiu klientams pasiimti mažiau daiktų. Ar jums tikrai reikalingas tas senas sofas? Išmeskite jį Anglijoje, nevežkite šlamšto per jūrą.

Ar galima važiuoti per Eurotunelį?

Taip, ir tai dažnai greičiau negu keltas. Bet tik patikrinkite, ar vairuotojas turi teises važiuoti į Eurotunelį (ten degalinių įrenginių tikrinimas griežtas). Kartais būna problemų su degalų kiekio rodmenimis. Ir atminkite, jei biuro perkėlimas iš Anglijos suplanuotas ir minimaliu trikdžiu yra prioritetas, Eurotunelis mažiau priklauso nuo oro sąlygų negu keltas Dover-Kalė.

Kas daryti, jei užstrigs sienoje?

Tai nutinka dažniau nei norėtume. Feriai užšąla, muitinės streikuoja (Prancūzai mėgsta streikuoti). Turi būti "Plan B". Ar galite laikinai dirbti namuose? Ar sandėlis gali priimti prekes vėliau? Nustatykite lūkesčius darbuotojams. Negalite žadėti, kad biuras atsidarys pirmadienį, jei sunkvežimis dar stovi Anglijoje.

Kiek laiko trunka kelionė?

Idealiai – 3-4 dienos. Iš Londono iki Vilniaus tai apie 2000 km. Vairuotojas tilsi 9 valandas per parą. Jei keliukai užstrigta (M25 prarūšiavimas kasdieninė problema), gali užtrukti ilgiau. Neskubėkite spaudžioti vairuotojo – saugumas svarbiau. Kai kurie klientai klauso "ar galima per 2 dienas?". Ne, nelegalu ir pavojinga.

Ar reikia leidimų Londono centre?

Taip, "Ultra Low Emission Zone" (ULEZ) dabar apima beveik visą Londoną. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6), gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei perkėlimas. Taip pat reikia "congestion charge" mokėjimo jei važiuojate centru. Patikrinkite viską iš anksto, mums tai nereikalingas galvos skausmas.

Ką daryti su parkavimu biuro prieigose?

Anglijoje tai košmaras. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bays) arba uždaryti gatvę. Tai kainuoja ir užtrunka. Jei tiesiog sustosite ant "double red lines", sunkvežimį nuveša greitai. Praneškite kaimynams, kad bus triukšmo. Niekas nemėgsta, kai blokuojama gatvė.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų vairuotojų turi GPS trackerius. Mes galime duoti jums nuorodą. Bet nepamirškite – signalas prarandamas tunelyje arba giliuose miškuose Vokietijoje. Nedirbkite panikos, jei 3 valandas rodo ta pačią vietą – gali būti, kad vairuotojas tiesiog miega arba gėrė kavą.

Kas atsitinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tada mes siunčiame pagalbą. Tai įtraukia į draudimą. Krovinys gali būti perkraunomas į kitą sunkvežimį. Tai gali užtrukti dieną. Vieną kartą mums teko perkrauti 20 tonų popieriaus lietuje. Nebuvom laimingi. Bet viskas pasiekė tikslą. Būkite kantrūs.

Rinkiniai ir įranga (kaip ne sugadinti brangius daiktus)

Kaip supakuoti kompiuterius?

Jei įmanoma, panaudokite originalią pakuotę. Jei ne, įsigykite "anti-static" burbuliukus. Monitoriai turi būti apvynioti storu putplasčiu. Žymėkite kabelius – "keyboard", "mouse", "monitor". Niekas nenori praleisti pusės dienos ieškodamas, kuris kabelis priklauso prie kurio kompiuterio. Tai taip pat sumažina trikdžius naujame biure.

Ar verta rūpintis spausdintuvais?

Dideli spausdintuvai (pvz., Xerox) yra jautrūs. Juos reikia "servisuoti" prieš perkėlimą – išimti tonerius, fiksuoti galvutes. Jei tiesiog uždarysite ir užvešite, toneriai išsilies viduje. Taisymas kainuos brangiau nei naujo perkėlimas. Pasitikrinkite instrukciją arba skambinkite technikui.

Ką daryti su serveriu?

Serveris yra biuro širdis. Jis turi būti išjungtas teisingai (ne ištraukiant lizdo iš sienos). Geriausia jį supakuoti į specialią dėžę su amortizacija. Jei įmanoma, nenuvežkite jo sunkvežimiu su baldais. Jis turi važiuoti atskirai, saugiau. Arba dar geriau – naudokite debesų sprendimus ir neneškite jokių fizinių serverių.

Ar galima vežti cheminius medžiagas?

Ofise yra daug daiktų, kurie atrodo pavojingi: valikliai, toneriai (aerozoliai), degalinės. Muitinė jų nemėgsta. Reikia deklaruoti ADR (dangerous goods). Paprastai nedidelis kiekis (pvz., valymo priemonės) praeina, bet geriau jas išmesti arba vežti atskirai. Nesirūpinkite tuo, kas yra pigu, rūpinkitės tuo, kas svarbu.

Kaip sužymėti dėžes?

Naudokite spalvų sistemą. Raudona – vadovo kabinetas, Mėlyna – IT, Žalia – virtuvė. Ant kiekvienos dėžės rašykite, kur ji turi atsidurti (pvz., "2 aukštas, kairė pusė"). Tai greitins išpakavimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos suplanuotas ir minimaliu trikdžiu priklauso nuo to, kaip greitai surasite telefonų laidus pirmą dieną.

Ar reikia išpakuoti viską iš karto?

Ne, būkite realistiški. Išpakuokite tai, kas būtina darbui (kompiuteriai, kėdės, popierius). Likusios dėžės gali stovėti kambario kamšte savaitę. Nereikia spausti darbuotojų, kad viską padarytų per dieną. Jie ir taip stresuju dėl perkėlimo.

Ką daryti su biuro augalais?

Tai problema. Augalai su žeme yra "fitosanitarijos" rizika. Reikia sertifikato, kad jie nėra kenkėjų užkrėsti. Dauguma klientų tiesiog palieka juos senajame biure arba dovanoja kaimynams. Vežti per jūrą 3 dėžes su fikusais – per daug pastangų ir rizikos, kad juos sunaikins muitinė.

Kaip apsaugoti baldus nuo drėgmės?

Anglijoje dažniau lyja. Naudokite storas plastikines uždangas (tarps). Net jei sunkvežimis yra uždaras, kondensatas gali susidaryti. Ypač jei krovinys stovi lauke prieš kraunant. Mediniai baldai gali išpūti. Užsegkite juos lipnia juosta gerai.

Pinigai ir problema (povandeninės ašaros)

Kiek tai viskas kainuoja?

Klausimas "nuo ko ko". Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo (Londonas brangiau nei Mančesteris), ir degalų kainos (šiuo metu aukštos). Mažam biurui (500 kubinių) tai gali kainuoti nuo 2500 iki 4000 eurų. Dideliam – 10k+. Būtinai paprašykite fiksuotos kainos, kad nebūtumete nustebinti papildomų mokesčių už keltą arba "waiting time".

Ar mokėti PVM?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir perkeliate savo turtą (t. y. ne parduodate), tai yra "intra-community supply" arba tiesiog turto perkėlimas. Anglijoje gali tekti mokėti PVM importą, bet galite jį atgauti. Tai sudėtinga buhalterija. Pasikalbėkite su savo apskaitininku. Aš čia ne ekspertas (tiek, kiek prisimenu, viskas keičiasi kasmet).

Ar galima atsisakyti paskutinę minutę?

Galima, bet prarasite depozitą. Mes jau esame užsiprenge vietą keltui, vairuotojas jau ruošiasi. Jei atšaukiate mažiau kaip savaitę prieš, reikės sumokėti bent 50% sutartos sumos. Verslas yra verslas. Nemanau, kad kas nors atsisakytų be geros priežasties.

Kas daryti, jei padaryta žala?

Skambinkite mums iš karto. Nufotografuokite sugedusį daiktą. Negreiskite jo išmesti. Draudimo įmonė reikalaus įrodymų. Jei dėžė atėjo sutrypta, mes prisiimsime atsakomybę. Jei dėžėje buta trūksta stiklo vazo (o jūs to nerasėte inventoriuje), tai tada jau sunkiau įrodyti.

Ar galima apmokėti dalimis?

Įprasta praktika – 50% sutarties pasirašymo metu, 50 – atvykus į paskirties vietą. Tai abiejų pusių apsauga. Mes nesivažiuojame be avanso, o jūsų biuras nekeliasi be mūsų. Pasitikėjimas pagrindas.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Kai kurios įmonės taip daro – prideda "fuel surcharge" paskutinę minutę. Mes stengiamės būti sąžiningi. Bet gali atsirasti neišvengiamų išlaidų, pavyzdžiui, jei liftas naujame biure neveikia ir reikia kelti rankomis 5 aukštus. Tai "long carry" mokestis. Pasidomėkite iš anksto.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebevežame?

Anglijoje atliekų išvežimas labai brangus. "Waste transfer license" reikalingas. Geriau parduoti "eBay" arba dovanoti "Charity shop". Jei turiu išmesti, tai gali kainuoti šimtus svarų. Nemanau, kad verta taip švaistyti pinigus, jei galima tai padaryti pigiau.

Ar verta paimti paskolą tokiai operacijai?

Tai verslo išlaidos. Jei perkėlimas leis jums užsidirbti daugiau (mažesnės nuomos Anglijoje?), tai investicija. Bet būkite atsargūs su cash flow. Jei klientai Anglijoje vėluoja mokėti, o jums reikia mokėti už perkėlimą iš anksto, gali būti įtempta.

Personalas ir psichologija (žmonės visada būna sudėtingiausi)

Kaip pasiruošti darbuotojams?

Praneškite jiems anksti. Žmonės nemėgsta pokyčių. Pasakykite, kad biuro perkėlimas iš Anglijos suplanuotas ir minimaliu trikdžiu yra jūsų prioritetas, bet jiems reikės susidėlioti savo daiktus. Duokite jiems kiekvienam po dėžę asmeniniams daiktams. Tai sumažina gandus apie bankrotą.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Ne privaloma, bet labai padeda. Angliškai pusryčiai arba geras sandvičas daro stebuklus. Vairuotojas, kuris yra alkanas ir pyktas, dirba lėčiau. Maža gestas, bet didelis efektas. Nemanau, kad tai per daug prašoma.

Kaip susitvarkyti su IT nustatymais?

IT komanda turi būti pasiruošusi pirmadienį ryte. Ne vėliau. Jei internetas neveikia, verslas sustoja. Pasirūpinkite, kad tiekėjas (BT, Virgin ir t.t.) būtų įjungęs linijas prieš atvykstant. Kartais jie uždelstia dieną-dvi. Turite rezervinį planą (4G maršrutizatoriai).

Ar galima važiuoti su sunkvežimiu?

Ne, draudimas tai neleidžia. Be to, tai saugumo taisyklės. Vairuotojas turi ilsėtis, o jūs būtumite trukdymas. Jei norite stebėti procesą, važiuokite atskirai. Vieną kartą teko vežti savininką, kuris bandė mokyti vairuotoją, kaip važiuoti. Nepavyko.

Kaip elgtis su klientais pranešant apie perkėlimą?

Rašykite laiškus. "Mes judame į geresnes patalpas, kad tarnautumis jums geriau". Nenurodykite tikslaus adreso Anglijoje, jei norite paslėpti, kad išvažiuojate iš šalies (jei tai atvejis). Būkite skaidrūs, bet optimistiški.

Kas daryti, jei darbuotojai atsisako persikelti?

Tai jų pasirinkimas. Jei įmonė persikelia į Lietuvą, o jie nori likti Anglijoje, reikės sutarti išėjimo sąlygas. Būkite pagarbiai. Perkėlimas yra geras momentas atsinaujinti komandą, bet žiauriau tai daryti per Skype.

Ar reikia vakarėlio prieš išvykstant?

Būtina. "Leaving do" – tai tradicija. Padeda pagerinti nuotaiką. Žmonės palieka geriausiai prisimenant draugus, o ne tuos dėžių kalnelius. Nupirkite keletą butelių (ne per daug, kad neprarastumite drąsos) ir padėkokite už darbą.

Kaip išvengti nutekimo informacijos?

Kai žmonės žino, kad juda, jie gali pradėti siųsti failus į savo asmeninius cloud'us. Užrakinkite "USB" portus, jei įmanoma, arba stebėkite srautą. Niekas nenori, kad klientų bazė pasidarytų vieša nuosavybė konkurentui.

Galutiniai nustatymai (paskutinės minutės)

Kas daryti su raktų perdavimu?

Tiksliai užfiksuokite, kurie raktai perduodami kuriam žmogui. Pasirašykite aktą. Niekas nenori grįžti po savaitės klausti "kur raktai nuo sandėlio?". Angliški nuomininkai yra griežti dėl terminų.

Ar išsivalyti patalpas?

Dažnai nuomos sutartyje parašyta, kad reikia palikti "broom clean" arba net profesionaliai išvalytas patalpas. Jei nepadarysite, savininkas atims iš depozito. Užsisakykite valytojus iš anksto. Tai pigiau nei bauda.

Kaip patikrinti, ar nieko nepalikome?

Eikite po patalpas paskutinį kartą. Pažiūrėkite po stalais, virš spintų. Vieną kartą palikome visą serverio spintą su kabeliais, nes ji buvo užtiesta skylių. Vairuotojas jau buvo Prancūzijoje, kai sužinojome. Teko vežti atgal (nepilnas dėmes, atsiprašau).

Ar reikia išjungti elektros ir vandens?

Skambinkite tiekėjams (British Gas, Thames Water). Paskaičiuokite galutinius sąskaitas. Uždarykite sąskaitas, kad nebūtumete mokėję už tuos, kurie jau naudojasi ofisu po jūsų. Angliškos biurokratijos nėra lengva.

Kas daryti, jei naujieji patalpos nėra pasiruošę?

Tai blogiausias scenarijus. Turi būti laikinas sandėlis Lietuvoje, kur galite padėti dėžes. Negalima tiesiog palikti jų gatvėje. Pasirūpinkite šiuo "Plan C" iš anksto. Tikiuosi, kad jums jo nereikės.

Ar pasirašyti perdavimo aktą?

Taip, abiejose pusėse (Anglijoje ir Lietuvoje). Surašykite, kiek dėžių, kokia būklė. Jei vėliau atsiras trūkstamas kompiuteris, turėsite įrodymus, kad jis buvo išvežtas.

Kaip sureguliuoti paštą?

Užsisakykite pašto persiuntimą (mail forwarding) per "Royal Mail". Jie nukreips visus laiškus į naują adresą metus. Kainuoja, bet svarbu, kad negautumite svarbių laiškų (pavyzdžiui, iš HMRC) senam adrese.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš Anglijos suplanuotas ir minimaliu trikdžiu yra įmanomas tik tada, kai leidžiate profesionalams dirbti, o pats nekišiatės į kiekvieną smulkmeną. Po 20 metų šioje srityje mačiau viską – nuo ugnies keltuose iki dingusių dėžių. Svarbiausia yra kantrybė ir geras planas. Nepasitikėkite tuo, kad "kažkaip įsisuks", nes Anglija yra griežta šalis šiais laikais. Pasirūpinkite dokumentais, pasakykite darbuotojams, ką turi daryti, ir gerkite daug kavos. Sėkmės kelyje, ir pamirškite tuos senus raktus – jums jų daugiau nebereikės.