Biuro perkėlimas iš Anglijos su sklandžiu perėjimu

Įvadas

Biuro perkėlimas iš Anglijos su sklandžiu perėjimu nėra tas dalykas, kurį galima išspręsti vien telefonu pasakius: „vežam spintas iš Londono į Vilnių“. Per 20+ metų mačiau, kaip maža IT įmonė iš Mančesterio persikėlė be sustojimų, ir kaip didelis biuras prie Heathrow prarado dvi darbo dienas, nes niekas nepažymėjo serverių, laidų ir kėdžių. Čia svarbu ne tik furgonas, bet ir inventoriaus sąrašas, darbuotojų laikas, dokumentai po Brexit, pakavimas, IT įranga ir grįžimas į naują vietą.

Kaip atrodo tikras biuro perkėlimas iš Anglijos su sklandžiu perėjimu, kai nėra „vienos dėžės“

Biuras atrodo paprastai tik tada, kai sėdi prie stalo ir nieko nejudini. Kai prasideda biuro perkėlimas iš Anglijos su sklandžiu perėjimu, staiga išlenda viskas: stalčiai pilni popierių, senos monitorių kojelės, serverio spinta, kuri „tikrai lengva“, kavos aparatas be vandens, darbuotojų asmeninės dėžės ir tas vienas kolega, kuris sako, kad jam nieko nereikia vežti, o paskui ieško savo ausinių.

Aš visada pradedu nuo paprasto klausimo: kiek žmonių dirba biure, kas turi būti pirmiausia, ir kas gali palaukti? Nes verslo perkėlimas nėra kaip buto perkraustymas. Ten dažniausiai svarbiausia, kad rytoj ryte veiktų kompiuteriai, telefonai, spausdintuvai, internetas, prieigos kortelės ir, jeigu esate sandėlis ar klinika, tam tikra įranga.

Buvo situacija Birmingame: klientas sakė, kad vežame „porą stalų ir kompiuterių“. Atvykus paaiškėjo, kad dar yra 18 dėžių archyvo, stiklinė posėdžių zona, trys kavos aparatai ir serveris, kurio niekas nenorėjo liesti. Geras planas tada išgelbėjo dieną, bet tik todėl, kad turėjome atsarginių dėžių, žymėjimo lipdukų ir žmonių, kurie moka ne tik nešioti, bet ir klausytis.

Tiksliau, beveik visada reikia inventorizacijos. Ne tokios gražios kaip kataloge, o realios: stalas 1, stalas 2, IT spinta, dokumentai, virtuvė, priimamasis, darbuotojų asmeniniai daiktai. Be to sąrašo visada atsiranda „o kur tas mėlynas aplankas?“.

Dokumentai, IT įranga ir darbuotojų grafikai

Po Brexit biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą jau nebėra tas pats lengvas ES vidinis judėjimas. Daiktai keliauja, dokumentai turi būti tvarkingi, o jei vežama įmonės įranga, komerciniai baldai ar prekės pavyzdžiai, reikia žiūrėti į CMR, sąskaitas, EORI, VAT numerius ir tai, kas tiksliai yra siuntos savininkas. Negaliu 100% žinoti kiekvienos įmonės vidaus sutarties, bet galiu pasakyti: popieriai dažniausiai vėluoja ne dėl muitinės, o dėl to, kad kažkas biure pamiršo juos paruošti.

IT įranga yra atskira istorija. Monitoriai, dokai, klaviatūros, pelės, laidai, serveriai, NAS įrenginiai, maršrutizatoriai, telefonai, skeneriai. Jei viską supakuoji į vieną didelę dėžę, po iškrovimo prasideda chaosas. Gerai, kai kiekvienas darbuotojas turi savo dėžę su numeriu, o IT skyrius turi atskirą sąrašą, kas išjungta, kas supakuota, kas turi būti pajungta pirmiausia.

Kartais klientai nori, kad viskas būtų išvežta penktadienį ir pirmadienį jau veiktų. Tai įmanoma, bet tik jei penktadienis nėra „surinksim kaip išeina“ diena. Reikia iš anksto išjungti įrangą, pažymėti kabelius, ištuštinti stalčius, atskirti konfidencialius dokumentus. Ir taip, žmonės visada kažką pamiršta.

Kainos, terminai ir kodėl Londonas viską brangina

Kainos biuro perkėlimui iš Anglijos dažniausiai susideda iš kelių dalykų: darbo valandų pakrovimui, transporto, kelio iki keltų per Dover ar tunelio, dokumentų, draudimo, pakavimo medžiagų ir iškrovimo Lietuvoje. Londonas beveik visada brangesnis, nes ten reikia planuoti parkavimą, M25 spūstis, Congestion Charge arba ULEZ zonas, liftų rezervacijas ir kartais net leidimus pastato administracijai.

Paprastas mažas biuras gali tilpti į mikroautobusą arba 3,5 t furgoną, bet tada kaina vienam daiktui atrodo aukštesnė. Dideliam biurui geriau eina pilnas krovininis automobilis, ypač jeigu vežama iš Londono, Readingo, Lutono, Mančesterio ar Birmingamo į Vilnių, Kauną, Klaipėdą ar Šiaulius. Dalinis reisas gali būti pigesnis, bet terminai nėra tokie tikslūs, nes reikia suderinti kitus krovinius.

Terminai realybėje būna tokie: mažam biurui 3–7 darbo dienos nuo užsakymo iki išvežimo, jei viskas paruošta. Vidutiniam biurui 1–3 savaitės, nes reikia inventorizacijos, pakavimo, dokumentų ir grafikų. Jei Londono biuras iškraustomas vakare, o naujoje vietoje Lietuvoje negalima iškrauti iki pirmadienio, tada reikia sandėlio. O sandėlis nėra romantika, tai papildoma eilutė sąmatoje.

Kodėl kai kurie klientai pralošia dėl per ankšto išsikraustymo

Yra toks nepatogus dalykas: kai kurios įmonės nori viską išsikraustyti per greitai, kad „neliktų problemų“. O problema tik prasideda, nes išsikrausto telefonai, dokumentai, spausdintuvai, darbuotojų kompiuteriai, o dirbti dar reikia dvi dienas. Aš mačiau biurą, kuris dėl tokio perktraustymo plano paskutinę savaitę sėdėjo be spausdintuvų ir ieškojo, kur dingo sutarčių segtuvai.

Geras biuro perkėlimas iš Anglijos su sklandžiu perėjimu turi turėti etapą: kas išvažiuoja pirmiausia, kas važiuoja paskui, kas lieka iki paskutinės darbo dienos, kas dedama į „pirmos pagalbos“ dėžes. Tos dėžės labai svarbios: popierius, rašikliai, adapteriai, įkrovikliai, vandens buteliai, įrankiai, lipni juosta, dokumentų kopijos. Skamba smulkmena, bet be jų pirmą dieną visi bėgioja kaip be galvų.

DUK: Biuro perkėlimas iš Anglijos ir pirmieji planavimo klausimai

Kiek laiko prieš biuro persikėlimą reikia pradėti skambinti vežėjams?

Pradėčiau bent prieš 4–6 savaites, ypač jeigu tai Londonas, Mančesteris, Birmingamas ar didesnis biuras. Mažam biurui kartais užtenka ir dviejų savaičių, bet tik jei viskas jau iš anksto suskaičiuota. Reikia žinoti, kiek baldų, kompiuterių, dėžių, serverių ir dokumentų keliaus. Be to, reikia laiko dokumentams po Brexit, pakavimui ir iškrovimo grafikui. Greiti darbai įmanomi, bet jie visada brangesni ir nervingesni.

Ar galima perkelti biurą iš Londono per vieną savaitgalį?

Galima, bet tik jeigu Londono biuras tikrai paruoštas, o naujoje vietoje Lietuvoje viskas laukia. Reikia penktadienį viską supakuoti, šeštadienį pakrauti, sekmadienį pajudėti, o pirmadienį iškrauti ir pajungti. Realistiškai tai tinka mažam biurui arba IT įmonei su tvarkinga įranga. Jei yra daug archyvo, stiklo, serverių ar darbuotojų stalčių, savaitgalis greitai virsta chaosu.

Ką reiškia „sklandus perėjimas“ realybėje, ne brošiūroje?

Tai reiškia, kad daiktai ne tik atvažiuoja, bet ir atsiranda ten, kur reikia. Kiekviena dėžė turi numerį, stalas turi vietą, IT įranga yra atskirai, o darbuotojai žino, kur jų daiktai. Sklandumas nėra tada, kai viskas gražiai nufotografuota prieš kelionę. Jis matomas pirmą darbo dieną, kai niekas neieško dokumentų, laidų, antspaudų ar monitoriaus kabelių.

Ar reikia atvykti į Angliją prieš perkraustymą?

Ne visada. Jei biuras mažas ir turite patikimą atsakingą žmogų vietoje, galima viską sutvarkyti nuotoliniu būdu: vaizdo apžiūra, inventorizacija, nuotraukos, sąrašai. Bet jeigu biuras didelis, yra serverių, brangi įranga ar daug skyrių, geriau atvykti bent vienam atsakingam asmeniui. Jis turi žinoti, kas svarbiausia, kas konfidencialu, kas negali dingti.

Ką daryti, jei nuomos sutartis baigiasi, o naujos patalpos dar ne paruoštos?

Tada reikia sandėliavimo arba dalinio perkėlimo. Pirmiausia išvežami daiktai, kurių nereikia kasdien, paskui dokumentai, IT įranga ir baldai. Blogiausia būtų viską išvežti vieną dieną ir laukti naujų patalpų. Sandėlis kainuoja, bet kartais jis pigesnis už prastovą, papildomus žmones ir paniką. Reikia aiškiai pasakyti, kiek laiko daiktai stovės ir kas už tai moka.

DUK: Kainos, terminai ir maršrutai biuro perkėlimui iš Anglijos

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Mažas biuras gali kainuoti nuo 900 iki 1800 eurų, jei telpa į mažesnį transportą ir nėra sudėtingo pakavimo. Vidutinis biuras dažniausiai būna 2500–6000 eurų. Didelis biuras su baldais, serveriais, dokumentais ir keliais etapais gali šokti aukščiau. Londonas, lifto rezervacijos, parkavimo leidimai ir papildomi žmonės kainą didina. Tiksliai galima pasakyti tik po sąrašo arba vaizdo apžiūros.

Kodėl Londonas, Heathrow ir M25 viską brangina?

Londonas tiesiog nėra paprastas taškas žemėlapyje. Reikia atsižvelgti į M25 spūstis, Heathrow aplinką, Congestion Charge zonas, ULEZ, pastatų administraciją, liftų laikus ir parkavimą. Kartais viena valanda laukimo prie biuro kainuoja daugiau nei visa papildoma kelio dalis provincijoje. Todėl Londono biurui reikia tikslesnio grafiko, o ne „atvažiuosim ryte, kaip bus“.

Ar pigiau vežti pilnu krovininiu automobiliu, ar daliniu reisu?

Priklauso nuo tūrio ir termino. Pilnas automobilis yra brangesnis bendrai, bet greitesnis ir paprastesnis, nes krovinys keliauja tiesiai. Dalinis reisas gali būti pigesnis mažam ar vidutiniam biurui, bet reikia laukti, kol susidės kiti kroviniai. Jei biuras turi būti perkeltas iki konkretaus pirmadienio, pilnas automobilis dažniausiai saugesnis variantas.

Kiek trunka kelias Dover–Kalė–Vilnius/Kaunas?

Jei viskas gerai, nuo pakrovimo Anglijoje iki iškrovimo Lietuvoje galima tilpti į 2–4 dienas. Dover–Kalė per keltą arba tunelį yra tik dalis kelio, o po to ateina Lenkija, Baltarusijos apėjimas per ES arba kitas maršrutas, priklausomai nuo situacijos. Į Vilnių dažniausiai greičiau nei į Klaipėdą. Bet spūstys, dokumentai ir eilės gali pridėti dieną.

Ar galima derinti biurą su asmeniniais daiktais?

Galima, bet reikia atskirti sąrašuose. Įmonės įranga, komerciniai baldai ir darbuotojų asmeniniai daiktai nėra tas pats. Jei viskas sumaišoma, paskui sunku aiškintis dėl draudimo, inventorizacijos ir dokumentų. Geriausia, kai darbuotojai turi savo dėžes, o įmonės turtas eina pagal skyrius. Taip mažiau ginčų, mažiau paieškų ir mažiau nervų.

DUK: Pakavimas, IT įranga ir baldai biuro perkėlimui

Ar reikia žymėti kiekvieną kompiuterį, monitorių ir kabelį?

Kompiuterį ir monitorių tikrai verta žymėti, ypač jei jie priskirti konkrečiam darbuotojui. Kabelius geriau surišti ir įdėti į atskirą maišelį prie įrenginio. Jei to nepadarysite, pirmą dieną visi ieškos savo įkroviklių, dokų ir laidų. Tai atrodo smulkmena, kol 25 žmonės negali pradėti darbo.

Kaip saugiai vežti serverius, NAS įrenginius ir IT spintas?

Serverius reikia išjungti tvarkingai, ne tiesiog ištraukti iš lizdo. Geriausia, kad tai darytų IT žmogus, nes gali būti duomenų bazės, atsarginės kopijos ar specifinė įranga. NAS įrenginiai dažnai keliauja originaliose arba gerai paminkštintose dėžėse. IT spintos išardomos tik jei reikia, o smulkios detalės dedamos į maišelius su numeriais.

Ar išardomi stalai, posėdžių stalai ir stiklinės pertvaros?

Dažniausiai taip, jei norima sutaupyti vietos ir sumažinti riziką. Posėdžių stalai, ypač stikliniai arba dideli, reikalauja atsargumo. Stiklinės pertvaros yra dar sudėtingesnės, nes vienas neteisingas kampas gali viską sugadinti. Reikia žinėti, ar baldai iš viso skirti pakartotiniam naudojimui. Kartais pigiau pirkti naują stalą vietoje.

Kas būna, jei darbuotojai dėžes palieka neatsargiai?

Būna taip, kad dėžė su užrašu „nieko svarbaus“ atsiduria sunkiausiai prieinama, o paskui joje randamas antspaudas ar klientų sutartys. Todėl geriau nustatyti taisyklę: kiekvienas darbuotojas pildo savo dėžes, o atsakingas asmuo patikrina sąrašą. Ne visada įmanoma viską kontroliuoti, bet tvarka bent jau sumažina chaosą.

Ar galima vežti kavos aparatą, mikrobangę ar virtuvės baldus?

Galima, bet reikia išvalyti, išjungti, išdžiovinti ir apsaugoti. Kavos aparatas su vandeniu viduje yra bloga idėja, mikrobangė turi būti fiksuota, o virtuvės baldai dažniausiai išardomi. Jei baldai seni ir pigūs, kartais klientai patys pasako, kad neverta jų vežti. Bet jei tai brangi virtuvė ar įmontuota įranga, reikia elgtis kaip su normaliu kroviniu.

DUK: Dokumentai, Brexit ir draudimas biuro perkėlimui iš Anglijos

Kodėl biuro perkėlimas iš Anglijos su sklandžiu perėjimu reikalauja inventorizacijos?

Toks biuro perkėlimas iš Anglijos su sklandžiu perėjimu be inventorizacijos greitai tampa spėlionėmis. Sąrašas rodo, kas buvo pakrauta, kas iškrauta, kas palikta sandėlyje ir kas turi būti pajungta pirmiausia. Jis padeda ir vairuotojui, ir klientui, ir draudimui, jeigu kažkas dingsta ar sugenda. Be popieriaus visi sako „buvo daugiau“, o tai niekam nepadeda.

Kokius dokumentus reikia po Brexit perkraustant biurą į Lietuvą?

Dažniausiai reikia CMR, pakuočių sąrašo, sąskaitos arba perdavimo dokumento, įmonės duomenų ir aiškaus krovinio aprašymo. Jei vežama komercinė įranga ar prekės pavyzdžiai, gali prireikti papildomų muitinės duomenų. Po Brexit Anglija nėra ES narė, todėl formalumų daugiau nei anksčiau. Geriau viską sutvarkyti prieš pakrovimą, ne pasienyje.

Ar reikia EORI numerio, jei vežu tik savo įmonės daiktus?

Dažnai taip, ypač jei krovinys susijęs su įmonės turtu, komercine įranga ar perkėlimu tarp juridinių asmenų. EORI nėra tas pats, kas paprastas VAT numeris, nors jie gali būti susiję. Tikslų atsakymą geriau pasitikrinti su buhalteriu arba muitinės brokeriu, nes situacijos skiriasi. Vežėjas gali padėti su transportu, bet ne visada turi teisės spręsti jūsų įmonės mokesčių klausimų.

Ar CMR pakanka, kai keičiama buveinė tarp šalių?

CMR yra transporto dokumentas, jis parodo, kas, ką ir kur veža. Bet vien CMR ne visada pakanka, jei reikia įrodyti krovinio vertę, sudėtį ar nuosavybę. Todėl šalia jo dažnai dedamas inventorizacijos sąrašas, pakuočių lapas ir perdavimo aktas. Kuo tvarkingesni popieriai, tuo mažiau klausimų kelyje ir po iškrovimo.

Ar apdraudžiate biuro įrangą kelyje?

Taip, bet svarbu atskirti vežėjo atsakomybę nuo pilnos krovinio draudimo. Standartinė atsakomybė pagal CMR nėra tas pats, kas pilna daiktų vertės apsauga. Brangią IT įrangą, serverius ir specialius įrenginius geriau deklaruoti iš anksto. Jei vertė didelė, reikia papildomo draudimo, kitaip ginčas po gedimo bus labai nemalonus.

Ką daryti, jei muitinė sustabdo krovinį?

Pirmiausia reikia ramybės ir dokumentų. Vežėjas turi CMR, klientas turi įmonės duomenis, sąrašus, sąskaitas arba paaiškinimą, kodėl daiktai vežami. Dažniausiai problema ne pati muitinė, o neaiškus krovinio aprašymas. Todėl prieš kelionę reikia žinoti, kas yra baldai, kas įranga, kas asmeniniai daiktai ir kas komercinis turtas.

DUK: Problemos, grįžimas ir po perkėlimo

Koks blogiausias scenarijus, kurį esate matęs?

Mačiau biurą, kur dokumentai buvo supakuoti be sąrašo, serveris nebuvo išjungtas kaip reikia, o darbuotojai išsivežė savo kompiuterius namo. Iškrovimo vietoje niekas nežinojo, kuri dėžė kuriai komandai skirta. Tai kainavo ne tik pinigus, bet ir darbo dienas. Blogiausia ne sugadintas stalas, o prarastas laikas ir pasitikėjimas.

Kodėl kai kurie klientai pralošia dėl per ankšto išsikraustymo?

Jie nori greitai atsikratyti daiktų, bet pamiršta, kad dar reikia dirbti. Išsikraunama spausdintuvė, archyvas, kompiuteriai, o sutartys ir klientų užklausos lieka. Paskui prasideda skambučiai, paieškos ir kaltinimai. Geriau turėti „gyvą“ zoną paskutinei savaitei ir „kelionės“ zoną tam, kas tikrai gali išvažiuoti anksčiau.

Ar galima palikti dalį daiktų sandėlyje?

Galima ir dažnai tai yra protingiausias sprendimas. Sandėlyje gali stovėti archyvas, sezono baldai, rezervinė įranga ar daiktai naujoms patalpoms. Svarbu pažymėti, kurie daiktai turi būti lengvai pasiekiami, o kurie gali laukti mėnesius. Sandėliavimas turi kainą, bet jis duoda laiko ir sumažina spaudimą perkėlimo dienai.

Kas atsakingas, jei naujame biure nėra liftui rezervuoto laiko?

Jei klientas to nesuderino, atsakomybė dažniausiai lieka klientui. Vežėjas gali atvažiuoti, bet laukti prie pastato su pilnu automobiliu nėra gerai nei jam, nei grafikui. Dideliuose pastatuose liftai rezervuojami, o administracija nurodo laiką. Be šito galima prarasti kelias valandas, ypač Londono tipo pastatuose.

Ar po iškrovimo darote inventoriaus patikrą?

Taip, jei tai sutarta prieš kelionę. Patikrinami dėžių numeriai, dideli baldai, IT įranga ir pažeidimai. Po to pasirašomas priėmimo dokumentas. Tai nėra formalumas, o apsauga abiem pusėms. Be tokio patikrinimo paskui sunku įrodyti, ar daiktas dingo kelyje, ar tiesiog buvo paliktas neteisingoje patalpoje.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Anglijos su sklandžiu perėjimu pavyksta tada, kai planas yra konkretus, o ne „kaip nors vešim“. Reikia inventorizacijos, dokumentų, pakavimo, IT logikos, realaus grafiko ir žmonių, kurie supranta, kad biuras nėra tik baldai. Kaina gali svyruoti, terminai gali keistis, bet tvarkingas pasiruošimas visada taupo pinigus. Jei viskas sutvarkyta iš anksto, persikėlimas iš Londono, Mančesterio ar Birmingamo į Lietuvą gali praeiti be didelių dramų.