Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu: kas tikrai vyksta kelyje

Gerbiam verslininke, jei čia apsikreipei, vadinasi, tau ruošiasi didelis judesjai. Perkelti biurą – tai nekas per keletą valandų, o ypač kai kalbame apie Angliją. Tą vietą pažiu per daug gerai – ten oras pasikeičia per penkias minutes, o muitinės eilės gali trukti ilgiau nei savo tėvo pamokos. Dauguma klientų klausia, kaip padaryti taip, kad verslas ne sustotų, o darbuotojai nedešiotų rankų. Tiesą sakant, idealaus plano nėra, bet galiu papasakoti, kaip išvengti didžiausių bėdų, su kuriomis susidūrėme per šiuos dvidešimt kelių metų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu įmanomas, tik reikia žinoti, kur yra pavojingiausių bangų ruožai.

Kartais atrodo, kad viskas vyksta kaip pagrobta iš filmo – vieną dieną darbuotojai dar rašo laiškus Londono biure, o kitą jau turi sėdėti Vilniuje ar Klaipėdoje. Kad taip ir būtų, reikia ne tik stiprių rankų, bet ir šaltos galvos. Bus ir nervingų momentų, bus ir tokių, kai pasirodys, kad nebegalime, bet viskas išeis. Žemiau surinkau daugumą klausimų, kuriuos man užduodate per kavą ar pavargusius vakarais. Tikiuosi, tai padėsus išvengti tų klaidų, kurioms nėra vietos jūsų balanse.

Pasiruošimas ir planavimas kai laikas dingo

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planavimui?

Nebuvo taip, kas spėtų surengti biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu per savaitę. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš du mėnesius. Turiu omeny ne tik tai, kad pasirinksi ekspeditorių, bet ir tai, kad turi susidoroti su sutartimis, IT migracija ir žmonių galvomis. Prieš metus vienas klientas man pasakė, kad jam reikia persikelt per penkias dienas, nes nuomos sutartis baigėsi... buvau tikras, kad jis juokauja, bet nebuvo. Galiausiai viskas įvyko, bet kaina buvo trys kartai didesnė, o nervai – ant ribos.

Ar verta rinktis „viskas įskaičiuota“ paslaugą?

Žinau, ką tu galvoji – „brangu“. Bet pasiklausk mano, kuris mačiau, kaip klientai bando sutaupyti ant dėžių supynimo. Vienos firmos iš Londono bandė vežti dėžės kurjeriais ir... tą dieną dingto pusė kompiuterių. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu reikalauja, kad kieno nors kitos rankos imtųsi to šlamšto. Tegu ekspeditoriai pakoja, juos tai kamuoja kasdien. Tau geriau mokėti už ramybę negu vėliau ieškoti dingusių serverių.

Kaip susitvarkyti su dokumentais Anglijoje?

Čia tai pasidaro įdomu. Po Breksito viskas pasikeitė, ir ne visada aišku, kuria eiti taisykle. Reikės EORI numerio (jei jo neturi), o tada reikės gerai pareikšti importo deklaraciją. Kol kas (arba kol aš žinau), turtas, kuris buvo naudojamas verslui ir grįžta atgal į ES, gali būti importuojamas su specialiomis sąlygomis, bet prieš tai reikia pasikalbėti su buhalteriu. Negerai, kai mulkite ant muitinės, o vairuotojas laukia angliško lietaus.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo?

Ne, jei tau patinka gyventi pavojingai. Bet rimtai, be sąrašo niekur neišeisi. Turi būti tiksliai parašyta, kas keliauja – „biuro stalas“ nėra aprašymas. Reikia modelio, būklės, serialinių numerių tais atvejais, kai tai brangia įranga. Vieną kartą bandėme prasibrauti per muitinę su sąrašu „įranga“, tai mus ten laikė valandą, kol išsiuntėm detalią excel lentelę. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu prasideda ne nuo vairo, o nuo Excelio.

Ką daryti su paštu ir adresu?

Neužmiršk nustatyti pašto peradresavimo jau Anglijoje, kol dar ten esi. Royal Mail paslauga veikia neblogai, bet ji nėra momentinė. Patarčiau pasirūpinti virtualiu biuru arba pažymėti adresu pas draugą, kadangi fizinio judesjio metu laiškai tiesiog nukeliaus į tuštumą. Niekas nenori praleisti svarbių kvitų ar teismo iškvietimų (o kartais jie ateina būtent tada, kai persikraustai).

Technika ir jautri įranga arba kaip neleisti jiems nugsėdėti

Kaip vežti serverius be sustojimo?

Tai yra pati pavojingiausia dalis. Negali tiesiog įkišti serverio į furgoną ir tikėtis, kad jis išgyvens ant angliškų kelio grįblių. Reikia specialios pakuotės, o dar geriau – specializuotos transporto kompanijos, kurios turi „air ride“ vairuotojus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu susiduria su problema: jei serveris sulūžta, verslas nebeveikia. Todėl dažniausiai patariu dėti juos į specialiuosiuose konteinerius arba netgi vežti asmeniškai, jei įmanoma.

Ar duomenys yra saugūs jūsų kompiuteriuose?

Tai klausimas ne man, o tavo IT specialistui. Bet iš logistiko pusės pasakysiu – fizinės žalos rizyla yra didelė. Privačios įmonės dažnai užkoduoja diskus, bet jei kompiuterius numeta iš sunkvežimio Lietuvoje, tai nebus kodavimo problemos. Geriau išjungti viską (šalta įjungimas yra blogas dalykas), o duomenis pasidaryti backup debesį (angliškai sakant – cloud). Tada nors įrangą keisi, o duomenys liks.

Ar galima vežti biuro techniką kaip asmeninį daiktą?

Kai kurie bando... Bet jei turi 50 monitorių, muitininkas nebus toks kvailas, kad patikės, tai tau namie reikalinga žaidimams. Jei tai yra įmonės turtas, jis turi būti deklaruojamas kaip komercinis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu nereiškia, kad turi meluoti dokumentuose. Gausi didelę baudą ir greičiausiai įkliuvsi į juodąjį sąrašą.

Kaip apsaugoti jautrius elektroninius komponentus?

Naudojame burbulus. O, serijoziai, reikia anti-statinės pakuočių. Ypač jei veži serverio dalis ar laidus. Vieną kartą matęm, kaip viena firma įrėžė monitorius į senus laikraščius – galvoju, kas jiems per galva? Neišvengiau su juo kalbos. Teisingai supakuota technika yra pusė sėkmės. Naudok „hard cases“ dėžes, jos apsimoka, ypač kai kelyje yra Birminghamo apkrovimas (ten kelias labai blogas).

Ką daryti su dideliais spausdintuvais?

Tie monstrai... Jei turi didelį „big office“ spausdintuvą, jis turi būti išemptas iš tonerio, kitaip užterši viską furgone. Ir jis sveria kaip mažas automobilis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu gali būti sustabdytas paprasta priežastimi – spausdintuvas tiesiog netelpa pro liftus ar duris. Išmatuok viską du kartus prieš kviesdamas vairuotoją.

Kelionės rūsiai: muitinė, ir tais kas juos daro

Ar Breksitas vis dar daro problemų?

Oi, kaip ne. Kas dieną kažką pasikeičia. Vieni muitininkai reikalauja vienų dokumentų, kiti – kitų. Kartais atrodo, kad jie patys nežino, ką turi daryti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu dabar reiškia, kad turi turėti gera brokerę Lietuvoje. Jei brokeris užsigriebs, gali užstrigti sienoje (pasienio punkte) dviem dienoms. Ir tada tas „minimalus pertraukimas“ taps maksimaliu.

Kas vyksta Tilbury arba Harwich uoste?

Ten prasideda magija (arba siaubas). Turi būti tiksliai suderintas laikas, kai vairuotojas atvyksta į uostą, kadangi laisvų vietų ten mažiau nei protingų klientų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu priklauso nuo to, ar vairuotojas spėja į laivą. Jei vėluoja valanda, laivas išplaukia be jo. Ir tada lauki dieną, dvi... geriau nediskutuoti su uosto tarnybomis, tiesiok duok jiems deklaraciją iš anksto.

Ar mokėti PVM ir muito?

Tai priklauso nuo to, ar tu grąžini įrangą atgal į ES, ar ją išsinuomavai Anglijoje. Jei tai tavo turtas, kuris buvo naudojamas Anglijoje ir grįžta, gali būti taikoma išlyga – PVM nemokamas (reimportas). Bet (čia svarbu) turi įrodymus, kad tai buvo tavo turtas anksčiau. Pasiimk senas sąskaitas faktūras, be jų bus didelė galva su muitine. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu tampa brangus, jei privalai mokėti 21% PVM nuo viso kompiuterių vertės.

Kas daryti, jei dokumentai netinka įstatymams?

Nepanikuok. Tai (beveik) visada ištaisoma. Muitinė galima paduoti papildomus paaiškinimus ar pataisyti klaidas, jei jos nebuvo tyčinios. Žinoma, tai uždelgs procesą, bet geriau padaryti teisingai negu meluoti. Turėjau atvejį, kai klientas parašė neteisingą transporto priemonės numerį, mus sulaikė 4 valandas. Vėliau išsiaiškinom, kad tiesiog paslydo ranka rašant. Būk atsargus su skaičiais.

Ar reikia vairuotojo tarpininko?

Lietuvoje – nėra būtina, jei turi savo brokerį. Anglijoje – gali praversti. Bet dažniausiai mes suvedame brokerį ir vairuotoją tiesiogiai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu įvyksta greičiau, kai vairuotojas nežino apie dokumentus, jis tiesiog vairuoja. Dokumentais rūpinasi specialistai, kurie kalba kita kalba (muistininkų kalba).

Logistika ir laikas kai viskas skuba

Kiek trunka važiavimas iš Londono iki Vilniaus?

Teoriškai – apie 30-36 valandų su sustojimais. Praktiškai? Kas per toli. Gali būti 48 valandų, jei bus užešti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu nereiškia, kad vairuotojas turi važiuoti kaip Formulė-1. Jis turi poilsėti, kitaip užmiegas ant rato. Geriau planuoti atvykimą pirmadienio ryte, nei tikėtis, kad jie atvažiuos sekmadienį vakare prieš uždarant biurą.

Ar galima vežti penktadienį ir atvežti pirmadienį?

Tai idealiu atveju taip, bet reikia įvertinti uostų grafikus. Jei laivas išplaukia tik šeštadienį, tai nebeisi. Dažniausiai pasirenkame trečiadienį-ketvirtadienį išvykimas, kad spėtume prieš savaitgalį išspręst visas muitines. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu reikalauja, kad sekmadienį niekur niekas nevažiuotų (ir vairuotojai, ir muitininkai ilsisi).

Ar reikia dvių vairuotojų?

Jei biuras didelis ir būtina skubėti – taip. Vienu vairuotoju, jei jis turi važiuoti be sustojimų, illegal. Ir nebesąžininga. Du vairuotojai leidžia furgonui judėti be ilgos pertraukios poilsio. Tai gali sumažinti laiką iki 24 valandų (jei be laivo). Bet biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu kainuos brangiau su dviem vyrukais.

Kas nutinka, jei vairuotojas sustoja techniniu atveju?

Tai blogiausias scenarijus. Bet visi turi draudimą ir pagalbą kelyje. Vieną kartą mūsų vairuotojas sugedo ant A1 kelio, buvo šalta, lijo. Jis laukė 5 valandas. Tokiu atveju, jums reikia turėti planą B – arba dirbti iš namų, arba laukti. Negali nieko daryti, kas yra blogiausia. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu yra apie tikėjimą geriausiu, bet pasiruošimą blogiausiam.

Galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma saviųjų (tokia „Man“ ar kiti) turi GPS. Mes taip pat. Tai padeda nustatyti, kada jie atvyks į Lietuvą, kad galėtum pasiruošti komandai. Nors, tiesą sakant, kartais GPS rodikliai meluoja – atrodo, kad jie stovi, bet tikrai važiuoja pro tunelį. Nepasitikėk tik technologijomis, paskambink vairuotojui.

Darbuotojai ir jausmai nerealu situacija

Kaip pareikalauti, kad darbuotojai susirinktų?

Nekreipk dėmesio į jūsų nervingumą, jiems tai dar blogiau. Jie mąsto, kad juos atleidžiat arba judat į dar blogesnę vietą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu psichologiškai prasideda nuo to, kad turi paaiškinti, kodėl tai daroma. Pasakyk tiesiai – „mažiau mokesčių, arba pigesnės kavinės“.

Ar reikia, kad jie būtų išpakavimo dieną?

Galbūt ne visi, bet IT žmonės – taip. Jie turi sujungti viską ir įjungti. Kitieji gali atėti sekmadienį arba pirmadienį ryte. Nenereikia jų traukini per galvą, jei jie nieko nedaro. Geriau, kad j ilsisi, o vairuotojai dės stalus ant kojų (jei to nepamirštom daryti pirkdami baldus).

Kaip apmokėti kelionę į darbą (jei biuras juda į Lietuvą)?

Čia jau ne mano sritis, aš vežu stalus, o ne žmones. Bet girdėjau, kad kai kurios firmos padengia bilietus lėktuvu arba traukiniu. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu yra ne tik apie daiktus, bet apie žmones. Jei jų nebus, kurs tu tuos stalus? Geriau aptark su HR vadovu.

Ar verta surengti vakarėlį išvykimo proga?

Žmonės mėgsta vakarėlius. Tai pagerina nuotaiką. Anglijoje tai (buvo) tradicija – „leaving do“. Nors aš asmeniškai nemėgstu šventi, kai turiu rinkti dėžes, bet žmonėms tai padeda. Palikti gerą prisiminimą yra svarbu, darbo rinka maža.

Ką daryti su nenusisekanciais (iškeltais) darbuotojais?

Jei kas nors nori likti Anglijoje – jo problema. Tu gali siųsti jam jo stalą, jei tai privati nuoma, bet dažniausiai įmonės tiesiog paliko baldus Anglijoje (parduoda arba išmeta). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu nereiškia, kad turi vežti viską iki paskutinio pieštuko. Palik šlamštą ten.

Kainos ir neapykantos prie banko

Kiek tai kainuoja mažam biurui (5-10 darbuotojų)?

Sunku pasakyt be matavimų. Bet maždaug nuo 2000 iki 4000 svarų sterlingų (arba eurų, priklauso nuo kurso). Tai įskaitant pakavimą, vežimą ir muitines. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu nėra pigus, jei nori, kad būtų saugu. Už 500 svarų niekas niekur neveš, nebent tą dėžę numes į kanalą.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Visada yra. Muitinės mokestis už išbraižymą (vairuotojo laikas), uosto mokesčiai, galbūt sandėliavimas Lietuvoje, jei vėluoji atsiimti. Aš stengiuos visą tai įrašyti į sąskaitą faktūrą iš anksto, bet kartais pasitaiko staigmenų. Pasižiūrėk į sutarties smulkmenas – ten dažniausiai pasislėpia piktosios detalės.

Kaip mokėti Anglijos firmoms?

Banko pavedimas yra lėtas. Dabar reikia naudotis „Wise“ arba panašiais platformais, kad pinigai nukeliautų tą pačią dieną. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu gali sustoti ties paprasta priežastimi – vairuotojas nesugeba užpildyti degalų, nes mokėjimas dar neprietiko.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima viską, kas yra sąraše. Jei nerašei tą brangų paveikslą ant sienos, jis nebus apdraustas. Ir dar svarbu – draudimas neapima „blogo pakavimo“. Jei tu pats supynai stiklinę vazą su metalinę svarstyklių ir ji susilaužo, draudimo neduos. Tad leisk mums pakti.

Ką daryti, jei biudžetas per mažas?

Persvarstyk planus. Galbūt palik dalį baldų Anglijoje ir nusipirk naujų Lietuvoje? Kartai tai pigiau nei vežti senus, sudaužytus stalus per Europą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu gali būti sumontuotas kitaip – atsivežk tik svarbiausią (IT, dokumentus), o furnitūrą įsigyk vietinių tiekėjų.

Pabaigos garsai ir galvos skausmas

Ką daryti, jei atvyksta ir dingsta dėžė?

Panikuoti. O tada – skambinti man. Mes turime sąrašus, mes žinom, ką įkėlėme. Jei dėžės nėra – reiškia, ji liko Anglijoje arba buvo pavogta (retai, bet būna). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu baigiasi tada, kai paskutinė dėžė stovi vietoje. Turi būti tikrinimas vienas po kito.

Ar reikia valyti paskui biurą Anglijoje?

Taip, turiu palikti tvarkingai. Nuomos sutartyje dažnai būna punktas apie „palikti tokio pat kaip radai“. Jei paliksi šiukšles, savininkas nuskaitys pinigus iš užstato. Geriau samdyti valytoją ten, negu vėliau ginčytis dėl 300 svarų.

Kas daryti su atliekomis Lietuvoje?

Greičiausiai tures išmesti daug dėžių ir plastiko. Iš anksto susitark su atliekų ivežimo įmone. Neužsidegk visą kiemą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu taip pat reiškia ekologiškumą... arba bent jau nekažkokį chaosą.

Ar galiu reikalauti kompensacijos už vėlavimą?

Tik jei tai numatyta sutartyje. Pavyzdžiui, jei kalbame, kad atvyksti turi sekmadienį, o atvyksta antradienį be pagrindo. Tačiau jei vėluoja dėl muitinės (kuri nėra mūsų kaltė), tai nieko negausi. Pasirašyk dokumentus tik tada, kai viskas tikrai atvyko.

Kaip sužinoti, ar viskas gerai su buvusiu biuru?

Uždaryk duris ir užrakink. Palink raktus nuomininkui. Nesižiūrėk atgal. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu yra žingsnis į priekį. Jei viską padarei teisingai, turi būti laimingas (ar bent jau nenusibodus). Sėkmės naujoje vietoje.

Išvada

Na, tiek man teko išgyventi per šiuos metus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo veiklos pertraukimu nėra mokslas, tai daugiau menas ir kantrybės testas. Jei pasiruošiai gerai, susitvarkysi su dokumentais ir nepabandysi sutaupyti ant pakavimo, viskas turėtų pavykti gan sklandžiai. Kartos bus nervingų momentų, pas mane irgi būna, bet svarbiausia – išlaikyti ryšį su ekspeditoriumi ir neleisti emocijoms užgožti proto. Sėkmės kelyje, o jei kas neaišku – skambink, paaiškinsiu tiesiai ir be „marketingo“ kalbų.