Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu: kas tikrai vyksta

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais, per akis perėjau šimtus sunkvežimių ir dar daugiau susirūpusiu vadybininkų. Galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu yra tas dalykas, apie kurį visi svajoja, bet realybėje pasiekia tik tie, kurie tikrai iš anksto susitarė dėl smulmenių. Kasdien tenka stumti galvas su muitinės dokumentais, kurie prapuolė sistemoje, arba su klientais, kurie mano, jog serveris telpa į paprastą dėžę. Čia nėra tiesiog kelių dėžių įkėlimas į mašiną, tai sudėtingas procesas, kuriame viena klaida gali sustabdyti visą komandos darbą savaitę. Tačiau jei žinai, kur gali įstrigti ratai, viskas gali vykti netgi sklandžiau, nei planavai.

Dokumentai ir pradžios vargai

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos?

Geriau ankstiau, nei manote. Paprastai sakau, kad mažiausiai mėnesį, o jei kalbame apie didesnes įmones, tai tris. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o kai pradedate dėti dalykus į dėžes. Reikia laiko inventoriams sudaryti, pasirūpinti draudimu ir, žinoma, išsiaiškinti muitinės reikalavimus, kurie po Breksito pasidarė tikrai ne paprasti. Vėluojant, tenka mokėti už skubą, o tai kaina brangi.

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijų, jei tai ne prekės?

Tai viena dažniausių klaidų. Klientai sako: „Tai mūsų biuro baldai, jie nėra parduodami“. Anglijoje ir Lietuvoje muitinės sistemose viskas, kas keliauja siena, yra prekė, jei ji nėra asmeninis daiktas. Reikia EX1 deklaracijos, o jei ne, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu virs naktiniu košmaru pasienio punkte. Buvau atvejų, kai mašina stovėjo tris dienas, kol išsiaiškino, kad trūksta vieno lapo.

Kas daryti su inventoriumi?

Rašykite viską. Kiekvieną stalą, kėdę, kompiuterį. Jeigu nieko nerašysite, vairuotojas gali tiesiog atsisakyti vežti, nes bijo, kad gali būti ką nors nelegalaus. Inventorius taip pat padeda apskaičiuoti, kiek vietos reikia konteineryje. Vieną kartą teko vežti „kažką maždaug tiek“ – rezultatas buvo tai, kad teisi skubiai ieškoti didesnės mašinos, o tai laiko ir pinigų švaistymas.

Ar reikia specialių leidimų?

Dažniausiai ne, jei tai ne brangūs duomenų serveriai ar pavojingos medžiagos. Bet jei turite giliųjų spausdintuvų su toneriais, tai jau kita istorija – ten yra chemija. Geriau iš karto pasakyti man, kas ten yra, kad aš galėčiau įsidėmėti (arba pasidaryti užrašus, kad nepamečiau). Nenoriai vairuotojai ima tokius krovinius be aiškaus aprašymo.

Kokia tikimybė, kad dokumentai klysta?

Gana didelė, jei juos rašote patys. Muitinės brokeriai moka savo darbą, tad patariu juos pasamdyti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu priklauso nuo to, ar deklaracijoje teisingai nurodytas siuntos kodas. Suklysite vieną skaitmenį – ir siunta sustoje tikrinimui. O tai laikas.

Logistika ir procesas

Kiek laiko užtrunka patis vežimas?

Pats kelias iš Londono ar Mančesterio iki Vilniaus trunka maždaug 2–3 dienas, jei nieko neįvyksta kelyje. Tačiau įskaitykite pakrovimą ir iškrovimą. Realiausias laikas nuo „dabar“ iki „viskas čia“ yra savaitė. Neskubėkite, greitis čia priešas. Jei spėsite per anksti, gali tekti laukti, kol bus paruoštas naujasis biuras, o laukimas sausgindyje kainuoja.

Ar galima vežti savaitgaliais?

Galima, bet už tai reikia papildomai mokėti vairuotojui. Anglijoje yra griežti darbo laiko apribojimai. Jei norite, kad jie atvykti šeštadienį ir iškrauti, tai bus „biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu“ tik tuo atveju, jei sutarsite apie mokėjimą už viršvalandžius. Geriau planuoti iškrovimą pirmadienio ryte, o mašiną leisti atvykti sekmadienio vakare.

Kas daryti su IT įranga?

Tai jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti teisingai, o ne tiesiog ištraukti kištuką. Rekomenduoju pasamdyti IT specialistą, kuris paruoš įrangą, o mūsų darbas yra tik ją gabenti. Esu matęs, kai įmonė prarado duomenis dėl to, kad serveris buvo numestas į grindis perkraunant (ne mūsų kaltėm, tiesiog klientas bandė taupyti). Geriau uždrausti jiems liesti techniką.

Kaip susitvarkyti su baldų išmontavimu?

Didžiąją dalį baldų reikia išardyti. Stalai, spintos – viskas neužima daugiau vietos išardyta. Mūsų komanda tai gali padaryti, bet jeigu norite sutaupyti, galite tai padaryti patys. Tiesa, tada tikrinkite, ar visi varžtai yra uždaryti maišeliuose. Vieną kartą teko ieškoti kojos nuo didelės direktoriaus lentos – ji atsitiko kažkur tarp dėžių su popieriais.

Ar saugu patikėti vairuotojus raktų?

Tai jūsų pasirinkimas. Paprastai vairuotojai laiko krovininę užrakinta, o raktus turi pas save. Jei leidžiate jiems įeiti į patalpas, užtikrinkite, kad kieno nors iš jūsų darbuotojų ten yra. Nenoriu sakyti, kad yra blogų žmonių, bet pasitikėjimas – sudėtinga dalyka. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu neturėtų prasidėti nuo dingusių nešiojamųjų kompiuterių.

O jeigu kelyje įvyks avarija?

Tai blogiausias scenarijus, bet įmanomas. Mes turime draudimą, kuris dengia krovinį nuo įsivažiavimo iki išvažiavimo. Tačiau reikia turėti omenyje, kad draudimo išmokos gali užtrukti. Jei turite kritiškai svarbių dokumentų, geriau juos vežti su savimi mašina arba naudoti kurjerių paslaugas, o ne krauti į bendrą konteinerį.

Ką daryti, jei vairuotojas nemoka angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pažodžiui, bet ne visi. Anglijoje policija dažnai sustabdo sunkvežimius patikrinimui. Jei vairuotojas negalės paaiškinti, ką veža, gali būti nubaustas arba sulaikytas. Todėl visada į dokumentus rašome aiškius angliškus aprašymus, kad net ir be kalbos viskas būtų aišku.

Pinigai ir kainos

Kiek apytiksliai kainuoja toks perkėlimas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 2000 iki 10 000 eurų priklauso nuo tūrio. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų. Jei kas nors jums pasako „vieną kainą“ nevažiavęs pasižiūrėti, jis meluoja. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu kainuoja, kai mokate už kokybę ir planavimą, o ne už pigiausią pasiūlymą iš skelbimo.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Gali būti feribro bilietų, kurių kaina kiekvieną mėnesį keičiasi, arba užkelties mokestis Anglijoje (Londono zona labai brangi). Taip pat gali būti mokestis už sunkvežimio stovėjimą mieste, jeigu reikia leidimo. Visada į kainą įskaičiuokite ir PVM, jei jums jis taikomas.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Anglijoje, dažniausiai galima taikyti 0% PVM tarifą, tačiau tik tuo atveju, jei abiejų šalių PVM kodai teisingi. Jei klaida – mokėsite 21%. Vieną kartą klientas nepateikė kodo laiku, ir teko mokėti visą pilną sumą, kurią vėliau negalėjo grąžinti. Dėl to labai reikalingas dėmesys.

Kada reikia mokėti avansą?

Įprasta prašyti 30–50% avanso, kad užtikrintume, kad tai ne pokštas. Perkėlimas iš Anglijos reikalauja išlaidų iš anksto – kuras, keltai, draudimas. Negalime važiuoti tuščiomis rankomis su viltimi, kad mums sumokės galiausiai.

Ar galima atsiskaityti gavus siuntą?

Nerekomenduoju. Taip patys rizikuojate, nes jei atvyksite ir pasakysite „man nepatinka, kaip tai padaryta“, mes turėsime vežti atgal ir jums mokėti už darbą. Geriau pasitikėti įmonei, o ne bandyti iššūkius.

Ar pabrangsta Breksito dėka?

Taip, biurokratija padarė savo. Reikia daugiau dokumentų, o tai reiškia brokerių paslaugas. Anksčiau tiesiog važiuodavome, dabar reikia deklaruoti kiekvieną siuntą. Tai smulkmena, bet ji įeina į galutinę kainą.

Kokybei ir problemoms

Kas daryti, jei buvo nulaužtas stalas?

Turiu viltį, kad to neįvyks, bet jeigu įvyksta, mes turime atsakomybės draudimą. Reikia nufotografuoti žalą iš karto, parašyti aktą vairuotojui, ir mes pradėsime draudimo procesą. Neleiskite vairuotojui išvažiuoti, kol nepasirašėte, kad viskas tvarkoje (arba ne).

Ar dažnai dingo dalykai?

Labai retai, jeigu pasamdyti profesionalai. Bet jeigu pasileidžiate „mikroautobusą iš skelbimo“, rizikuojate, kad jūsų dėžės pasirods gatvėje Varšuvoje. Žinoma, tai ekstremalus atvejis, bet pasitaiko. Saugumas – svarbiausia.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos pakrauti paskutiniais ir iškrauti pirmais. Jei turite labai slaptų dokumentų, rekomenduoju juos vežti atskirai. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, bet negalime užtikrinti, kas vyksta su mašina per sustojimus (nors tai labai retai). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu taip pat reiškia, kad jūsų duomenys neturi nukeliauti į blogas rankas.

O jeigu naujieji patalpos neparuošti?

Tai bėda. Vairuotojas negali laukti dieną, kol jūsšiesite grindis. Turi būti aiškus planas: kokiais duris atidaryti, kur statyti dėžes. Jeigu tenkas chaosas, vairuotojas gali tiesiog iškrauti visą ant kiemo ir važiuoti toliau. O tada jūsų verslas tikrai stabteli.

Ar verta rūpintis pakavimu?

Jei norite, kad būtų tvarkingai – taip. Mūsų komanda gali tai padaryti, mes turime profesionalias dėžes, antspaudus. Tačiau tai kainuoja. Jei norite taupyti, pakinkite patys, bet tik ne naudokite senų, suplūšusių dėžių iš parduotuvės – jos gali neišlaikyti sunkių knygų.

Kaip atpažinti, kuri dėžė kur eina?

Užrašykite šonus. Ne vieną kartą matęs, kad klientai rašo viršuje, o kai dėžės sukraunamos viena ant kitos, nieko nematyti. Naudokite skaičius spalvomis – 1 skyrius – raudona, 2 – mėlyna. Tai greičiau nei skaitant po 50 žodžių ant kiekvienos dėžės.

Ar gali būti problema su parkavimu Anglijoje?

Didžiausia. Londonas ar Birmingemas – siaubas. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėti (pažymėjimą ant grindų „suspension“). Jei vairuotojas užstovės nelegaliai, jį nuvils antstoliai, o tą baudą sumokės klientas, nes jis neorganizavo vietos. Tai labai dažna problema, dėl kurios vėluojame.

Po perkėlimo

Kas daryti su išpakuotomis dėžėmis?

Geriausia jas surinkti ir išmesti patys arba pasamdyti šiukšliavežių. Mūsų vairuotojai paprastai ima tuščias dėžes atgal, jeigu jos dar tinkamos naudoti. Taip sutaupote medienos ir neteršiate aplinkos (ir nereikia jų laužyti).

Ar galite padėti su baldų surinkimu?

Galime, jeigu sutarta iš anksto. Tačiau tai reikalauja laiko. Jeigu norite, kad viskas būtų padaryta per valandą, tai neįmanoma. Baldai, ypač seni, gali neiti į vietas, tad tenka jų ne tik surinkti, bet ir pritaikyti. Tai papildomas darbas.

Kaip patikrinti, ar nieko nepraleidome?

Turite savo inventoriaus sąrašą. Kai vairuotojas iškrauna, pažymėkite, kas atvyko. Jei trūksta dėžės, ieškokite iš karto. Kartais ji užkliuvo gale arba nukrito sunkvežimio viduje. Geriau tai padaryti, kol vairuotojas dar čia.

Ar reikia keisti įmonės adresą oficialiai?

Tai ne mūsų darbas, bet svarbu. Pakeiskite adresą registrų centre, pašte, banke. Nors mes atvežėme fizinę įrangą, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu baigiasi tik tada, kai pradeda ateiti laiškai į naują vietą. Buvau atvejo, kai klientas viską perkėlė, o banko kortelės nukeliavo atgal į Londoną.

Kas daryti, jei seni biuro raktai liko Anglijoje?

Jei turite ką perduoti – nuomotojui ar parduoti – reikia tai susitvarkyti prieš išvykstant. Vieną kartą teko grįžti vien dėl raktų, o tai kainavo daugiau nei kelios dėžės knygų. Nedarykite to.

Ar verta palikti kažką senoje vietoje?

Jei tai nereikalingi daiktai – nešikite į šiukšliadėžę Anglijoje. Gabenti šiukšles per jūrą beprotiškai brangu. Atsikratykite visko seno prieš mūsų atvykimą. Tai taupo laiką ir vietą konteineryje.

Išvada

Viskas susikaupia į vieną – planavimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo trikdžiu nėra stebuklas, tai tiesiog gerai suorganizuotas procesas, kuriame yra vietos ir klaidoms, bet jos turi būti mažos. Naudokitės patirtimi, nebijokite klausti aštrių klausimų ir nedarykite prielaidų. Geriau pasidžiaukti, kai viskas vyksta per vėlai, nei verkti, kai dingo serveris su visais duomenimis. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, mums nebereikės susitikti dėl perkėlimo dar kartą (nors visada bus malonu).