Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu: kaip išvengti chaoso ir neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu yra tas dalykas, kurį visi nori, bet mažai kas supranta, ką tai reiškia realybėje. Klientai visada sako: "mes negalime sustabdyti darbo, mums reikia judėti aktyviai". Teoriškai atrodo paprasta: pakuojame, vežame, išpakuojame. Bet praktiškai? Ten yra muitinė, vairuotojai, kurie užstringa, ir dėžės, kurios pasirodo ne ten, kur reikia. Čia ne tik apie fizinį pervežimą, bet ir apie tai, kaip išlaikyti komandą produktyvią, kai viskas aplinkui suskilvija. Tad kaip tai padaryti be nervingų šauksmų?

Pradžiamokslis: kada pradėti rinkti daiktus?

Ar tikrai reikia pradėti planuoti mėnesius iš anksto?

Sąžiningai sakant, kuo anksčiau, tuo geriau, bet žinau, kad verslo pasaulyje sprendimai priimami paskutinę minutę. Jei kalbame apie biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu, tai idealiai būtų turėti mažiausiai mėnesį laiko. Tačiau dažniausiai gaunu skambučius prieš savaitę. Tuomet viskas tampa "užkulisine" operacija – reikia skubiai ieškoti laisvų sunkvežimių. Taigi, mėnesis – tai luksusas, o ne būtinybė, bet jei turite progą, nedelskite.

Kas vyksta su darbuotojais, kai mes pakuojamės?

Tai yra viena didžiausių baimų. Žmonės mato, kaip jų stalai išardomi, ir jaučia paniką. Geriausias būdas – leisti jiems dirbti toliau kol galima. Mes stengiamės daryti tai etapais: pirmiausia pakuojame tai, kas nereikalinga šiandien, o paskui – pagrindinius darbo vietas. Kartais tiesiog reikia uždaryti vieną skyrių dienai, kitiems dirbant. Tai sukelia triukšmo, bet bent verslo procesai ne visiškai sustoja.

Ar reikia specialios inventoriaus apžiūros?

Absoliučiai taip. Be to, dar geriau, jeigu ją atlieka kas nors, kas nebuvo įsitraukęs į pirkimą. Prieš daug metų matavau vieną įmonę, kurie "pamiršo" pridėti tris brangius serverius į sąrašą. Atėjo į Lietuvą, o jų nėra. Tuomet prasideda ieškojimai, telefonai į vairuotojus... Tai šventa tvarka. Susirašykite viską, netgi tas mažas dėžutes su kabliukais.

Ką daryti su baldais, kuriuos nebeplanuojame naudoti?

Dauguma klientų tiesiog nori jų atsikratyti. Anglijoje tai gali būti problema – dėl tam tikrų taisyklių negali tiesiog numesti baldų į konteinerį. Reikia iškvieti specializuotą komandą, o tai kainuoja. Kartais pigiau juos tiesiog užkrauti ir vežti į Lietuvą, o čia atiduoti labdarai arba parduoti už simbolinę kainą. Tai užtrunka šiek tiek laiko, bet bet kuo geriau nei mokėti už šiukšlių išvežimą Londono centre.

Ar galima perkelti biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu savaitgalį?

Tai svajonė, bet... (atleidžiu rankas). Viskas priklauso nuo pastatų administracijos. Anglijoje dauguma biurų dirba tik darbo dienomis, ir liftai uždaromi 18:00 val. Reikia gauti specialų leidimą, o tai kainuoja. Be to, vairuotojai turi poilsio valandas. Taigi, techniškai įmanoma, bet tai kainuos dvigubai. Dažniau darome tai penktadienio vakarą ir pirmadienio ryto – taip sutaupyti galima, o darbuotojai turi ilgą savaitgalį.

Dokumentai, muitinė ir Anglijos specifika

Ar po Brexito pasikeitė kažkas dėl dokumentų?

O, kaip pasikeitė. Dabar tai beveik kaip važiuoti į kitą planetę. Anksčiau tiesiog įsivažiuoji, dabar reikia TIR knygelių, prekių deklaracijų jei tai ne asmeniniai daiktai. Jūs perkeliate verslo turtą, tai reiškia, tai yra prekės. Reikia mokėti PVM (arba jo ne, priklausomai nuo situacijos), reikia įrodyti, kad tai ne naujos prekės pardavimui. Vieną kartą laukiaume pasienyje 12 valandų, nes trūko vieno parašo ant deklaracijos.

Kas dėl technikos – ar reikia serialų numerių?

Būtinai. Kiekvienas kompiuteris, monitorius, spausdintuvas turi turėti serijinį numerių, parašytą sąraše. Muitininkai mėgsta patikrinti, ar čia ne parduodamos naujovės. Jei serialų nėra, gali būti problemų. Aš visada primygtinai rekomenduoju klientams nufotografuoti etiketes su šiais numeriais. Tai greita užduotis, bet sutaupo valandas pasienyje. Niekas nenori paaiškinti muitininkui, kodėl "Dell" monitorius be numerio.

Kas atsitinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada prasideda "pagalba" iš brokerių. Galima uždėti garantinę priemonę, kad praeitum, o dokumentus atsiųstum vėliau. Tai kainuoja, bet bent neblokuoja viso krovinio. Tiesa, kai kurios muitinės (ypač Kalėje) gali būti labai griežtos. Geriausiai turi dėžę, kurioje visi dokumentai susieti su įranga. Vieną kartą teko siųsti vairuotoją atgal į biurą po popieriaus, nes skaneris nepasileido.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Jei tai perkėlimas, tai turtas keičia savo vietą, bet ne savininką (tą pačią įmonę), dažniausiai PVM mokėti nereikia, tereikia pateikti tinkamą kodą (pvz., 42 arba panašų, priklausomai nuo situacijos). Bet aš čia nebuvo paskutinis ekspertas, todėl visada rekomenduoju pasikalbėti su savo buhalteriu. Jei jūs perkate naują įrangą Anglijoje ir vežate į Lietuvą, tai jau kitas reikalas – tada mokate PVM kaip įprastai.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro?

Tai visada juokinga situacija. Viskas priklauso nuo to, ar tai biuro atsargas, ar asmeninės. Jei biuro baras (toks buvo vienas Londone) – tai reikia deklaruoti kaip prekes. Jei vadovo lentynoje kelios butelios – tai asmeniniai daiktai, bet turi būti ne daugiau kaip tam tikras kiekis. Muitininkai nekenčia, kai bandai paslėpti degtinę tarp spausdintuvų. Geriau tai užrašyti kaip "maisto prekes" arba tiesiog palikti (juokauju, bet dalis klientų taip ir daro).

Technika, serveriai ir duomenys – nervų centras

Kaip saugiai vežti serverius?

Tai yra kritiškiausia dalis. Jūs negalite tiesiog įkišti serverio į dėžę ir mesti į sunkvežimį. Serveriai turi būti išjungti tinkamai (shutdown), o ne tiesiog ištraukti kištukas. Tada reikia juos uždėti į specialias, amortizuotas dėžes. Turiu atvejį, kai klientas išjungė serverį, bet ne uždarė rack spintos, ir važiuojant viskas išsikraipė. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu tampa košmaru, jei duomenys dingsta.

Ar reikia atsarginių kopijų (backup)?

Nebūtinai dėl pervežimo, bet dėl jūsų ramybės. Visada sakau: darykite backupą prieš vairuotojui atvykstant. Net jei jis geriausias pasaulyje. Kelyje gali būti duobė, gali būti avarija (netyčia, žinoma). Jei serveris nukris ant grindų, o jūs neturite kopijos – tai verslo pabaiga. Debesų saugyklos šiuo metu yra pigios, todėl nėra pasiteisinimų.

Ką daryti su laidais ir kištukais?

Visada juos užrašykite. "Maitinimo kabelis monitoriui 1", "Ethernet kabelis prie Maršrutizoriaus". Klientai dažnai meta visus laidus į vieną didelį maišą, o paskui Lietuvoje praleidžia dieną bandydami susigaudyti. Kadangi biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu reikalauja greito starto, ši "maža" detalė gali užstrigti visą komandą. Susukite juos su raišteliais ir pažymėkite.

Ar jūsų komanda padeda sujungti techniką Lietuvoje?

Mes esame vairuotojai ir logistika, ne IT inžinieriai. Mes galime padėti nunešti dėžę į right vietą, bet ne sujungti switchą prie serverio. Tam reikia jūsų IT žmogaus. Jis turi būti pasiruošęs atvykti kartu su kroviniu arba tuoj pat po to. Vieną kartą bandėme padėti vienam klientui sujungti spausdintuvą... rezultate nebeveikė nei spausdintuvas, nei mūsų reputacija (juokauju, bet nuo to laiko nekišamės).

Kaip su el. parduotuve ar svetaine?

Jei svetainė talpinama serveryje, kurį vežate, ji bus išjungta kelias valandas ar dieną. Reikia perspėti klientus. Geriausias variantas – laikinas serveris (cloud), kuris dirba kol keliaujama. Taip jums nereikės stengtis, kad vairuotojas važiuotų 200 km/h. Svetainė veikia, o jūs ramiai perkeliite fizinę įrangą. Tai tas dalykas, kurį dažnai pamiršta mažos įmonės.

Kelionė: Anglija, Lamanšas, Lietuva

Kiek laiko užtrunka nuo durų iki durų?

Paprastai sakyčiau 3-4 dienas, bet realybėje (ypač su muitine) gali užtrukti ir savaitę. Kelias į uostą (pvz., Harwich arba Dover) gali užtrukti dėl spūsčių. Tada laukimas keltuose. O pasienyje Lietuvoje – eilės. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu yra kritiškas, geriau numatyti rezervą. Niekada nežinai, kai kur sustos vairuotojas (arba sustos policija).

Ar vairuotojas kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį, bet ne visi laisvai. Anglijoje, jei reikia kalbėti su sandėlio darbuotojais ar apsauga, dažniausiai susitvarkome. Bet jei turi sudėtingų instrukcijų, geriau, kad jūs arba jūsų atstovas būtų greta. Vieną kartą vairuotojas supainiojo "exit" su "entrance" ir važiavo priešinga kryptimi apvalų aikštelę. Smagu, bet laiko praradome.

Kas dėl "congestion charge" Londone?

Tai skauda piniginę. Jei jūsų biuras yra Londono zonoje, sunkvežimis turi mokėti užvažiavimą. Be to, reikia specialių leidimų, jei sunkvežimis didelis. Dažnai klientai apie tai neprisimena, o tada gaunu rūpestingas žinutes iš vairuotojo, kad jis negali privažiuoti. Reikia viską susitvarkyti iš anksto per internetą. Kitu atveju mokesčiai bus dideli, o gali atėti ir bauda.

Ar galima sekti, kur yra mano kroviniys?

Taip, dauguma sunkvežimių turi GPS. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matyti, kur jis važiuoja. Bet ne visada signalas idealus, ypač keltuose arba giliuose miškuose (ne Londone, žinoma). Kartais sistema atsinaujina su valanda vėlavimu. Taigi, jei matae, kad jie stovi vietoje, nebegėda – gali būti, kad tiesiog pietauja arba yra eilėje į keltą.

Kas jei vairuotojas susirgo ar sugedo automobilis?

Tai blogiausias scenarijus. Tada reikia skubiai ieškoti pakaitinio sunkvežimio, kuris paimtų krovinią. Tai užtrunka ir kainuoja. Turiu atvejį, kai vairuotojui užkibo vožtuvai Anglijoje. Teko iškrauti viską į kitą sunkvežimį. Dėl to biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu tapo tiesiog "biuro perkėlimu su dideliu stresu". Tokios dalykai reti, bet įvyksta.

Smulkmenos, kurios sukelia didžiausią galvą

Ar reikia išpakuoti viską iš karto?

Ne, nebūtina. Galima palikti dėžes kambario kampuose ir įsirengti pamažu. Bet svarbiausia – technika ir dokumentai. Juos reikia išpakuoti pirmiausia. Likusios dėžės su popieriais gali laukti. Jei bandysite viską daryti vieną dieną, pavargsite visi. Geriau susirūpinti darbo vieta, o ne vizualiu grožiu pirmąją dieną.

Ar galima vežti augalus?

Anglijoje augalai turi specifinius reikalavimus dėl kenkėjų. Tiesiog taip negalima įkišti į dėžę. Reikia sanitarinio pažymos. Dažniausiai sakau klientams: palikite augalus kaimynui arba dovanokite. Neverta rizikuoti, kad visa krovinią sustabdys dėl vieno fikuso. Muitinės labai griežtos dėl biologinių medžiagų po tam tikrų incidentų su kenkėjais.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalų?

Tai dažna problema. Darbuotojai dažnai laiko savo dalykus biure – nuotraukas, vaikiškus brangenybes. Jie turi susirinkti tai patys. Mes neatsakome už jūsų darbuotojų nuotraukas ar vaikiškus piešinius. Jei norite, kad mes juos vežtume, turi būti sąrašas. Kitaip vairuotojas tiesiog paliks tas dėžes. Pasakykite žmonėms: "imkite savo daiktus namo prieš dieną".

Ar reikia apdrausti krovini?

Būtinai. Nors mūsų vairuotojai yra profesionalai, kelyje viskas įvyksta. Standartinis draudimas apima mažą sumą, reikia tikrinti, ar užtenka jūsų įrangai. Serveriai ir brangūs kompiuteriai turi būti įrašyti individualiai. Vieną kartą klientas neįrašė 10 tūkstančių vertės įrangos, ji nukrito (ne mūsų kaltė, bet buvo blogai surišta), ir gavo vos simbolinę kompensaciją.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Standartinė praktika – 50% avanso, likutį atvykus. Tačiau kai kurie dideli klientai turi sutartis su mokėjimu 30 dienų. Tačiau pirmą kartą dirbant, reikalaujame avanso, kad nevažiuotume tuščiomis. Yra buvę atvejų, kai atvykome, o klientas "pamiršo" apie mokėjimą arba buvo nepasiekiamas. Tai nepatogu, kai sėdi prie uosto vartų su pilnu sunkvežimiu.

Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu – pabaigos užduotys

Kas daryti su pakuočių atliekomis?

Tai dažnai būna šokas. Atvyksta pilnas sunkvežimis dėžių, ir susidaro kalnas šiukšlių. Galime jas susikrauti ir vežti atgal, bet tai brangu (tuščias važiavimas). Geriau susitarti su vietine šiukšlių išvežimo kompanija. Arba... (galvoju) tiesiog palikti dėžes kuriems nors, kas jums reikalingos. Kartos dėžės vertos savo svorio brangiau negu atgal vežimas.

Kaip susitvarkyti su adresu keitimu?

Tai ne mūsų darbas, bet svarbu. Paštas, bankai, klientai – visi turi žinoti. Jei neužpildysite pašto nukreipimo, svarbių dokumentų gali atkeliauti į tuščią biurą Anglijoje. Geriau tai padaryti prieš mėnesį. Yra buvę, kad vairuotojas atvyko pasiimti dokumentų, o biuras jau uždarytas, o laiškai dar ten.

Ar galima pasitikėti "pigia" kompanija?

Nepatartina. Rinkoje yra daug "brokerių", kurie tik parduoda maršrutą ir kviečia atsitiktinį vairuotoją. Jie nežino, kas yra TIR, nežino, ką daryti su serveriais. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu reikalauja patirties. Pigu dažniausiai pasidaro brangiausia, kai kažkas dingsta arba sulūžta. Geriau mokėti už tikrą logistikos partnerį.

Kaip užtikrinti, kad verslas nepristigs?

Planuokite atsarginius planus. Jei krovinys vėluoja, ar darbuotojai gali dirbti namuose? Ar turite duomenis debesije? Fizinis pervežimas yra tik viena dalis. Jei pasiruošę virtualiai, tai fizinis vėlavimas nebus toks skausmingas. Sakyčiau, kad 80% sėkmės yra ne tame, kaip greitai vairuotojas važiuoja, o kaip gerai pasiruošėte IT.

Ar verta viską daryti savo jėgomis?

Jei turite tik kelis kompiuterius ir kėdes – galbūt. Bet jei tai pilnas biuras su 50 darbuotojų, tai nėra verta. Nuomos sunkvežimio Anglijoje kainos ir draudimai yra milžiniškos. Be to, ką darysite, jei sugenda? Geriau mums mokėti už rūpesčius, o jums uždirbti. Laikas yra pinigai, o stresas – sveikata.

Išvada

Viskas susumavus, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu verslo sustabdymu nėra būtinas blogis, jeigu pasiruošiate. Po 20 metų šioje srityje mačiau viską – nuo puikių, be klaidų vykstančių operacij iki tų, kur baigėsi policijoje. Raktas yra ne tiesiog rasti pigiausią vairuotoją, o sujungti logistiką su jūsų IT reikalavimais. Pasitikėkite profesionalais, bet ir patys nedarykite "kišenių" su dokumentais. Tada viskas nueis sklandžiai, o jūsų verslas net nepamirs, kad ką nors keitėte.