Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui: vadovas, kurį parašė ne turinio kūrėjas

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, tiek su vairuotojais, tiek su muitinės tiražais, tiek su paniką patiriančiais direktoriais. Galiu pasakyti vieną – teoriškai viskas atrodo gražiai „Excelio“ lentelėse, bet realybėje, kai reikia organizuoti biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui, visada pasitaiko „nepriklausomų nuo musų“ aplinkybių. Po „Brexit“ viskas tapo dar įdomiau, ir tiek dokumentų, tiek nervų užtenka visiems. Čia ne tik apie tai, kaip susitraukti kėdes, bet ir kaip nesustabdyti jūsų pajamų srautų, kai viena komanda jau pakuojasi Londone, o kita laukia Vilniuje. Tiesiog bandysiu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be šlapių marškinėlių ir „mes mylime savo klientus“ frazių.

Pradžia: planavimas ir tąškai ant „i“

Kada geriausia pradėti planuoti tokį perkėlimą?

Idealiai – mažiausiai prieš trijus mėnesius. Žinau, žinau, dažnai skambina ir sako: „reikia važiuoti kitą savaitę“. Tokiu atveju biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui tampa tikru loterijos lošimu. Jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai, pradėkite ruošti inventorizaciją iš karto, kai tik pasirašėte nuomos sutartį naujose patalpose. Laiko visada trūksta, o brangiausia resursas – jūsų darbuotojų laikas, kurį reikia skirti darbui, o ne dėžių lipdukų klijavimui paskutinę minutę.

Ar „Brexit“ labai pakeitė dalykus, perkėlimus iš Anglijos?

Pakeitė, ir kaip. Buvę laikai, kai užkraudavai ir važiuodavai, praėjo. Dabar reikia mąstyti apie muitinę, TIR knygeles (jei taikoma), arba vietinius išlaidų mokėjimus Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui dabar reikalauja labai gero dokumentų tvarkymo, kitaip galiukite stovėti pasienio poste valandas ar net dienas. Tas biuro buities inventorius, kuris anksčiau nebuvo problema, dabar turi būti tiksliai užregistruotas, kadangi techninė tai yra prekė, kuri keliauja per trečiąją šalį (jei mes skaičiuojam ES).

Ar verta tartis su vietinėmis Anglijos firmomis ar su Lietuvos?

Tai priklauso nuo jūsų biudžeto ir patogumo. Anglijos firmos brangesnės, dažnai jų taisyklės griežtesnės, bet jos atsiskaito už viską vietinėje rinkoje. Lietuvos pervežėjai pigesni, bet kartais įvyksta situacijų, kai vairuotojas susiranda problemų su parkavimu Londono centre (o tai yra košmaras). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali būti efektyvesnis su lietuviška ekipa, jei jie tiražus išmano, bet tada būtinai pasirūpinkite, kad jie turėtų leidimus važiuoti į „Clean Air Zone“ zonas.

Kaip iš tikrųjų atrobi toks perkėlimo grafikas?

Paprastai tai atrodo taip: pirmą dieną kraidome Anglijoje, naktį važiuojame (arba laivu), antrą dieną iškrauname Lietuvoje. Bet jei norite mažiau trikdyti verslą, galima krauti popietę, važiuoti naktį, o ryte jau būti savo vietoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui dažnai numato darbo pabaigą penktadienį ir pradžią pirmadienį naujame biure, tačiau tai veikia tik jei viskas vyksta be „siurprizų“ kelyje.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą?

�inoma, ypač Londonoje. Užmiršote apie „Ultra Low Emission Zone“ (ULEZ)? Ten važinėjant senais sunkvežimiais gali tekti sumokėti baudą, kuri viršija pačio pervežimo kainą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui taip pat reiškia ir išvengti papildomų išlaidų, todėl patikrinkite, ar jūsų transportas atitinka standartus, arba mokėkite už dienos leidimą iš anksto. Vairuotojai dažnai pamiršta tai pasakyti, o tada reikia spręsti problemas iš reikšmės.

Ar galima perkelti IT įrangą be specialių dėžių?

Galima, jei norite rizikuoti serveriu ar brangiais monitoriais. Esu matęs, kaip monitoriai buvo suvynioti į senus antklodes ir nukritę per vairuotojo staigų stabdymą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui be IT įrangos tiesiog neįsivaizduojamas, todėl investuokite į specializuotas dėžes su putomis. Nėra nieko blogiau, negu pirmadienį rasti, kad jūsų pagrindinis kompiuteris atrodo kaip po griūties.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai visada yra delicatūs klausimas. Žmonės turi puodukus, augalus, nuotraukas ant stalo. Geriausia duoti kiekvienam darbuotojui po dėžę ir pasakyti: „Ką norite pasiimti – kraukite, kas liko – išmesime“. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui nereiškia, kad turite vežti visus senus kasos čekius, kurie gulėjo stalčiuose nuo 2015 metų. Tai puiki proga atsikratyti nereikalingų daiktų.

Dokumentai ir muitinė: be čia nėn eina

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Pagrindinis tai yra prekių inventoriaus sąrašas (Packing List). Jis turi būti labai detalus, ne „stalai ir kėdės“, o „4 mediniai stalai, spalva ąžuolo, 1,2x0,6 metro“. Be to, reikės EX1 arba T2 dokumentų, jei reikia įforminti importą į ES. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali sustoti, jei sąraše bus klaidų – muitininkai mėgsta tikslumą, o ne apibendrinimus.

Ar mokėti PVM importuojant biuro įrangą?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, tuomet importuodamas įrangą į ES (iš Anglijos) dažniausiai galite taikyti „nulinę“ importo PVM tarifą arba atidėti mokėjimą (pirkimo/skolinimosi sistema), jei perkėlimas laikomas perkėlimu į kitą ES valstybę narę. Bet čia reikia konsultuotis su buhalteriu, nes taisyklės keičiasi. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui pasidaro brangus, jei neteisingai suformuluojate prekės pobūdį ir teks mokėti 21 proc. PVM nuo visos vertės iš karto.

Kas daryti, jei prarastumėme ką nors iš dokumentų?

O tai bus košmaras. Tada teks eiti į muitinę rašyti paaiškinimą, daryti oficialų praradimo aktą. Tai užtrunka dieną, dvi. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui tuo metu tikrai nebus toks jau „minimalus“, nes vairuotojas su kroviniu stovės pasienyje ir skaičiuos stojamąjį. Geriau daryti kopijas ir viską siųsti el. paštu sau ir brokeriui iš anksto.

Ar reikia EORI kodą?

Jei įmonė jau turėjo sandėliavimą Anglijoje ar prekiavo su ja, turbūt turi. Jei ne – reikės gauti. Be EORI kodo neįmanoma užpildyti importo deklaracijos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui reikalauja šio kodo, net jei jums atrodo, kad tai tik „vienkartinis“ reikalas. Jo registracija gali šiek tiek užtrukti, taigi nedelskite iki paskutinės minutės.

Kas daryti su draudimu – ką jis turi padengti?

Draudimas turi dengti ne tik transportavimo maršrutą, bet ir pakavimą/išpakavimą, jei tai įeina į paslaugą. Patikrinkite, ar jis veikia ir Anglijoje, ir Lietuvoje, ir jūroje (jei važiuojate keltu). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui turi būti apsaugotas nuo visų rizikų – nuo vagystės iki gaisro (nors tikimės, kad to nebus). Geriausia, jei vertybių draudimas yra „viskas rizika“ (All risks).

Ar galima vežti degalus arba pavojingas medžiagas?

Biuro kontekste tai retai pasitaiko, bet kartais turi spausdintuvių kasetes su toneriais arba cheminius skysčius valymui. Tai yra pavojingos kategorijos (ADR) ir joms reikalingi specialūs leidimai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali būti sustabdytas, jei vairuotojas įsirašins į TIR knygelę pavojingas krovinius be jų pažymėjimo. Geriau tuos daiktus išmesti Anglijoje arba vežti atskirai.

Kas tas TIR knygelė ir ar ji mums reikalinga?

TIR knygelė leidžia keliauti per sienas be muitinės patikros kiekviename poste, tačiau ji taikoma tik tarp TIR konvencijos šalių. Anglija daugiau ne ES, bet vis dar TIR narė. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali būti greitesnis su TIR, bet ji kainuoja ir reikalauja bankinio garantinio rašto. Mažiems perkėlimams dažniau ekonomiškiau naudoti vietinius (nacionalinius) tranzito dokumentus.

Logistika: kaip visa tai fiziškai nutinka

Ką daryti, jei naujieji biuro rūsys neuždaromas?

Tai reali problema. Buvo atvejis, kai atvežėme viską į Vilnių, o rūsys buvo užlietas vandens (vandentiekio gedimas). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui pasidarė siaubingas – tekdavo dėžes laikinai dėti garaže. Todėl prieš atvykstant reikia pasitikrinti ne tik durų plotį, bet ir infrastruktūrą: ar veikia liftas, ar yra elektros lizdai krautuvams (jei naudojate).

Ar vairuotojas padės išpakuoti daiktus?

Priklauso nuo susitarimo. Standartiškai pervežėjai atsiskaito už pakrovimą/iškrovimą „iš rato į ratą“ (prie vartų). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui nenumato to, kad vairuotojas liks dviem dienoms ir statys jums lentynas. Jei reikia montavimo ar detalaus išpakavimo į kambarius, tai papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto ir už ją papildomai sumokėti.

Kaip susitvarkyti su parkavimu Anglijoje (pvz., Londonas)?

Londono centre užsukti sunkvežimiui be išankstinio leidimo (suspension of parking bay) yra beveik neįmanoma. Gausite baudą, o gatvės valymo tarnyba gali uždaryti kelią. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo to, ar jūsų padėjėjas iš anksto pasiuntė paraišką savivaldybei dėl laikino vietos rezervavimo. Vairuotojai to nemėgsta spręsti – jie nori važiuoti.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Idealiu atveju – apie 32–36 valandas su keltu (Dover-Calais arba Eurotuneliu). Tačiau jei užstrigsite pasienio punkte (pvz., tarp Lenkijos ir Lietuvos) arba bus avarija kelio, gali užtrukti ilgiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui turi būti planuojas su atsarga – neskubėkite skambinti vairuotojui kas valandą, jis negali važiuoti greičiau negu leidžia taisyklės.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Svarbiausia juos nešioti su savimi (rankinis bagažas), o ne dėti į bendrą krovinią. Jei tenka vežti archyvus dėžėse, užantspauduokite jas ir užrašykite „Konfidencialu“. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali sukelti didelę žalą, jei nutekės klientų duomenys. Niekada nenuokite, kas krauna dėžę – geriau pasitikėkite savo žmonėmis.

Kas daryti, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tuomet kviečiame pagalbą iš artimiausios šalies. Geri logistikos brokeriai turi partnerių tinklą visoje Europoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali šiek tiek pavėluoti, bet dažniausiai galima perkrauti krovinią į kitą mašiną. Svarbiausia – nepykite ant vairuotojo, jis ir taip stresinęs situacija (tikrai ne dėl to, kad jis blogas, tiesiog technika sensta).

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Reikalaukite nuorodos iš savo logistikos partnerio. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui tampa daug ramesnis, kai matote, kur mašina yra (pvz., „jau važiuoja pro Vokietiją“). Taip galite tiksliau suplanuoti savo darbuotojų atvykimą į naują biurą iškrovimo dienai.

Ar reikia mokėti už laukimą (stand-by laiką)?

Jei jūsų darbuotojai vėluoja iškrauti arba dėžių nėra, vairuotojas laukia. Ir jo laikas nėra nemokamas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui reiškia ir organizaciją jūsų pusėje. Paprastai pirmą valandą gali būti atleidžiama, o toliau – skaičiuojama valanda. Pasirūpinkite, kad iškrovimo komanda būtų vienoje vietoje.

Pinigai ir kainos: kiek tai viskas kainuoja

Ar kaina priklauso nuo to, kiek daiktų turime?

Žinoma, dažniausiai skaičiuojama pagal kubinius metrus (m³) arba svorį, kas didesnis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali būti pigesnis, jei susirandate ką nors bendrai vežti (dalijamės kroviniu), bet tada laukimas gali ilgesnis. Už pilną sunkvežimį (FTL) mokėsite daugiau, bet jis važiuos tiesiai į jūsų adresą be sustojimų.

Kokios yra papildomos išlaidos, apie kurias niekas nesako?

Geriausia klausti: „Ar į kainą įskaičiuota iškrovima į pirmą aukštą su liftu?“. Dažnai kainos skelbiamos be PVM, be keltų mokesčio (jei reikia), be „London congestion charge“. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali nustebinti, kai paskutinė sąskaita bus 20 proc. didesnė nei numatyta. Reikalaukite fiksuotos kainos su sąlyga „be jokių kitų mokesčių, išskyrus...“.

Ar verta drausti krovinius per pervežėją ar per savo brokerį?

Pervežėjo draudimas dažnai yra „standartinis“ ir gali neapimti visų jums svarbių dalykų (pvz., duomenų praradimo). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui yra rizikingas reikalas, todėl pasikalbėkite su savo draudimo brokeriu. Kartais pigiau ir saugiau pasidaryti atskirą „cargo“ draudimą vienai kelionei.

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Standartiškai – 50 proc. iš anksto, likutį – atlikus darbą arba prieš išvykstant iš Anglijos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali baigtis tuo, kad vairuotojas neskelbs kroviniu, kol negaus bankinio patvirtinimo. Būkite pasiruošę mokėti. Niekada nedarykite mokėjimo tiesiogiai vairuotojui į rankas – visada per įmonę.

Ar taikoma mokesčių atostogos (Transfer of Residence)?

Tai gali taikyti tik fiziniai asmenys, perkėlimui iš vienos šalies į kitą gyventi, ne įmonėms. Jei verslo savininkas veža asmeninį turtą, tai kitas reikalas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui dažniausiai yra komercinis importas, todėl PVM ir muito taisyklės standartinės. Neklaidinkite savęs ir muitininkos viltimis, kad tai „asmeninis daiktas“.

Ar galima sumažinti kainą dėl laiko?

Taip, jei lankstus dėl atvykimo datos. Jei leidžiate pervežėjui surasti grįžtamą krovinią (backload), jums gali paskaičiuoti pigiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui ne visada reikalauja, kad dalykas būtų atvežtas būtent antradienį ryte. Jei galite palaukti iki ketvirtadienio – taip ir pasakykite.

Kas daryti, jei sulaužome kažką perkėlimo metu?

Skubiai užfiksuokite žalą (nuotraukos), parašykite vairuotojai protokolą (konstatavimo aktą) ir praneškite draudikui. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali būti sudėtingas, jei pradėsite bylinėtis po mėnesio, kai vairuotojas jau bus kitame projekte. Visa kaltė turi būti užfiksuota vietoje.

Ar brangu vežti IT įrangą atskirai?

Gali būti, bet tai apsigins. IT įrenginiai yra jautrūs vibracijai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali baigtis prasta, jei užduosite juos krauti į tą pačią mašiną, kurioje stovi metalinės lentynos. Kartais verta samdyti mažesnį furgoną specialiai tiems „brangiesiems“ dalykams.

Po perkėlimo: kas toliau?

Kaip greitai galima pradėti dirbti naujame biure?

Jei viskas suplanuota teisingai – tą pačią dieną, kai atvyksta dėžės. Viskas priklauso nuo to, ar jūsų IT specialistas pasiruošęs prijungti serverius. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui pasiekia aukščiausią tašką, kai pirmadienį ryte darbuotojai jau sėdi prie savo stalų. Tačiau dažnai pasitaiko, kad internetas dar neveikia arba spausdintuvai neprisijungia – tam reikia skirti papildomą laiką.

Ką daryti su pakuotėmis ir atliekomis?

Anglijoje dažnai reikia mokėti už atliekų išvežimą ( Waste transfer notes). Lietuvoje situacija paprastesnė, bet dėžių kaupimas taip pat ne gratis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui baigiasi tik tada, kai išmesti paskutinės pakuotės. Susitarkite su pervežėju, ar jis pasiima dėžes atgal, ar jas turite išmesti patys (dažnai jie tiesiog pasiima, jei jos dar geros).

Ar reikia pranešti valstybėms apie adreso pasikeitimą?

Žinoma, abiems. Anglijoje reikia uždaryti „Companies House“ adresą (jei visiškai išsikraustote) ir pakeisti „VAT“ registraciją. Lietuvoje – užregistruoti naują adresą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui yra ne tik fizinis, bet ir administracinis procesas. Nepadarius šių žingsnių, gausite baudų arba praleisite svarbius laiškus.

Kaip susitvarkyti su darbuotojais, kurie nenori persikelti?

Tai sudėtingiausia dalis. Jūs negalite priversti žmogaus persikelti iš Anglijos į Lietuvą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui gali reikšti naujų žmonių paiešką Lietuvoje. Reikia tai suplanuoti iš anksto – išsamokėti atleidžiamus, pradėti interviu. Niekas nenori dirbti neaiškumo sąlygomis, tad praneškite apie planus kuo anksčiau.

Ar tenka keisti telefonus numerius?

Jei norite išlaikyti Anglijos numerius, reikės naudotis IP telefonija (VoIP). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui dabar įmanomas be telefono numerio keitimo, dėka technologijų. Perkelkite numerius į debesį – klientai net net pastebės, kad jūs jau nebe Londone (išskyrus laiko juostą).

Kaip įvertinti perkėlimo sėkmę?

Pagal tai, kiek greitai verslas sugrįžta į įprastą ritmą. Jei po savaitės viskas veikia kaip seniau – pavyko. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui yra sėkmingas tada, kai jūsų klientai net nesužino, kad ką nors keitėte. O jei kas nors pavėlavo ar buvo prasta – bent jau pasimokykite iš klaidų (ir kitą kartą geriau planuokite).

Ar verta šventinti perkėlimą?

Žinoma, pirma diena naujame biure – tai šventė. Nupirkite kavos ir pyragų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui yra sunkus darbas, tad apdovanokite komandą. Tai padės pakelti nuotaiką po to streso, kai viskas jau atvyko ir iškrauta (tikriausiai kažkas trūko, bet kas dabar gi).

Išvada

Na, trumpai tariant, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu verslui yra įmanomas, jei nebandote jį daryti paskutinę naktį. Reikia kantrybės su dokumentais, gero brokerio ir supratingos komandos. Niekada nebus viskas 100 proc. idealiai, kaip mokyklinėje knygoje – kas nors pavėluos, kažkas užstrigs, bet pasibaigs viskas gerai. Svarbiausia – iš anksto pasikalbėkite su žmonėmis, kurie tai daro kasdien (kaip aš), o ne tik su „Google“. Sėkmės kelyje (ir tikrai nepamirškite pasitikrinti, ar vairuotojas turėjo angliškus svarus keltui).