Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai: praktiniai patarimai ir logistikos tiesa

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir girgždžiu viską, ką tik įmanoma nugirdžti – nuo „Fiat Ducato“ iki milžiniškų „Volvo“ sunkvežimių. Dažniausiai žmonės mane klausia apie biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai, tačiau visi nori išgirsti pasaką, kad viskas vyks niekas nenutrūkdamas. Tiesą sakant, taip nebūna. Visada būna nesklandumų, vairuotojai užstrigs, o muitinė gali sukelti krizę, tačiau su tinkamu planavimu galima tą „poveikį“ sumažinti iki minimumo. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – jeigu įmonė negali dirbti dieną dvi, ji praranda pinigus. Todėl būtina ne tik krustyti dėžes, bet ir galvoti apie logistikos subtilybes, kurios anglų keliuose dažnai būna netikėtesnės nei oras.

Pasiruošimas ir laiko suskirstymas (angliškas chaosas)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti biuro perkėlimui iš Anglijos?

Gerai, kad klaustum, nes dažnas klientas mano, kad vieną dieną pasakys, o kitą jau jau važiuoja. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai neįvyks per dvi dienas jei jums reikia perkelti daugiau nei keletą stalų. Pasiūlyčiau skirti mažiausiai dvi savaites planavimui ir dar savaitę pačiam įgyvendinimui, ypač jei reikia derėtis su dėžių tiekėjais ar IT specialistais dėl serverių išjungimo. Anglijoje viskas vyksta šiek tiek lėčiau, negu mes įpratę, todėl neskubėkite.

Kada geriausia pradėti dėlioti daiktus į dėžes?

Pradėkite tuoj pat, kai tik pasirašysite sutartį, išskyrus tai, ko kasdien reikia darbui. Vieną kartą matėau, kaip klientas pradėjo rinkti daiktus vakare prieš išvykstant vairuotojui – tai buha totalus chaosas ir vairuotojas tiesiog atsisakė krauti tokį maišą. Tam, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai pasiektumėte, reikia, kad vairuotojas atvyktų į paruoštą biurą, o ne į statybų aikštelę. Rašykite ant dėžių, kur jos turi nukeliauti, tai sutaupo milžiniškai laiko galiausiai.

Ar verta užsisakyti dėžes iš pervežėjo ar rasti pačiems?

Patirtis rodo, kad geriau juos pasiimti iš mūsų, nes mes žinome, kokia tvirtumo reikia. O jeigu rades pigiau koks „eBay“ pasiūlymas? Galbūt tai bus pigiau, bet kai dėžė suksis ir iškris jūsų brangus serveris (tai yra blogiausias variantas), tuomet suprasite, kad taupymas neatsipirko. Mūsų dėžės pritaikytos krepiniams, jos net nejudės sunkvežimyje.

Ar reikia specialiai planuoti parkavimą Anglijos miestuose?

Absoliučiai taip, tai viena didžiausių problemų, su kuriomis susiduriame Londono ar Mančesterio centruose. Jūsų „biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai“ gali baigtis dar prieš prasidedant, jei mūsų vairuotojui nėra kur pastatyti 18 tonų sunkvežimį. Vietinės tarybos (council) gali būti labai griežtos dėl leidimų, tad tai reikia išsiaiškinti iš anksto, kitaip mes tiesiog neprisivažiuosime.

Kas daryti, jei tą dieną ateina statybininkai ar švarininkai?

Tokios situacijos įvyksta dažniau, nei atrodo, ir tai sukuria pilną sumaištį. Geriausia derinti šias datas su jumis, kad vieni netrukdytų kitiems, kitaip vairuotojas gali tiesiog nusivilti ir nueiti, nes laikas mums pinigis. Jeigu įsivaizduojate, kad biuras pilnas dulkių o darbuotojai bando susirinkti kompiuterius – tai nebus veiklos tęstinumas.

Brexit, dokumentai ir muitinės (nepageidaujami svečiai)

Ar Brexit pakeitė kas dėl biuro perkėlimo iš Anglijos?

O tikrai, tai pakeitė viską, kas susiję su dokumentais. Dabar neįmanoma tiesiog įsivažiuoti su pilnu sunkvežimiu be tinkamai užpildytų eksporto / importo deklaracijų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai dabar reikalauja tinkamai paruošti T1 dokumentus arba naudoti TIR knygeles, kas užtrunka. Jeigu pamiršite tai padaryti, sunkvežimis gali stovėti sienoje dieną ar dvi.

Kas nutinka su kompiuteriais ir serveriais muitinėje?

Tai jautriausia vieta, nes elektronika reikalauja tikslaus nusakymo (serijiniai numeriai). Jeigu tarp daiktų atsitiktumai rasite seną, nebeveikiantį monitorių, kurio nėra sąrašuose, gali kilti problemų su muitinės pareigūnais. Geriausia turėti „Exit Excel“ lentelę su visais įrenginiais, kadangi biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai priklauso nuo greito patikrinimo.

Ar turiu mokti mokesčius už perkeltus biuro daiktus?

Paprastai ne, jeigu tai perkėlimas įmonės turto ir tą įmonę toliau tęsia veiklą Lietuvoje (ar kitur ES). Tačiau čia esu šiek tiek abejingas (galbūt teko klausti buhalterio), nes jei įmonė Anglijoje uždaroma, tada tai gali būti traktuojama kaip asmeninio turto eksportas, o tai jau kita istorija. Geriau pasitikrinti su savo accountant’u.

Kas dėl duomenų saugumo pervežiant?

Tai ne mano sritis tiesiogiai, aš vežu dėžes, o ne „cloudus“, bet fiziniai diskai turi būti labai gerai pakrauti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai gali tapti košmaru, jei prarasite duomenis dėl to, kad diskai tiesiog susilaužė kelyje. Užrakinkite jas, pasilikite kopijas, o nekelkite visų kiaušinių į vieną krepšį.

Ką daryti, jei mane sustabdys muitinėje ir kas labiau trukdo?

Tada reikia sukančioti telefoną ir kvieti brokerį, kuris padės išspręsti problemą. Sunku tiksliai pasakyti, kiek tai užtruks, nes Anglijoje pasienio kontrolė kartais būna... neprognozuojama. Bet jeigu viskas dokumentuota teisingai, tai turėtų tai eiti gana greit.

Ar reikia draudimo kelyje?

Be abejo, be jokio klausimo. Kelyje Anglijoje vyksta avarijos kasdien, o kai vairuotojas pavargęs ir lyja, rizika didelė. Draudimas turi dengti ne tik sunkvežimį, bet ir jūsų turtą, kurį vežame. Tai tas atvejis, kai biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai apsaugomas ne nuo vėlavimo, o nuo visiško praradimo.

Baldai, technika ir kaip viską susprogdinti

Ar reikia išmontuoti stalus ir spintas?

Beveik visada taip, ypač jei tai „IKEA” tipo baldai ar didelės conferencijos stalų lentos. Vairuotojai nėra medžiai, jie nešioja dėžes. Jei paliksite stą surinktą, jis gali lūžti pervežimo metu, o tai jokių atsipirkimų nenegrąžins. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai reikalauja, kad baldai būtų paruošti kaip lego – sudėti į dėžes.

Kaip vežti LCD monitorius ir televizorius?

Labai atidžiai, geriausia originaliose pakuojuose. Jeigu jų nebeliko, reikia įsigyti specialias stora sienas dėžes su putomis. Matėau, kaip vienas klientas įmešė monitorių į paprastą dėžę su senomis žurnalais (tai buha baisu vaizdas) – rezultatas buvo sužalotas ekranas. Naudokite putplasčio pleistrus.

Ar vairuotojai gali išmontuoti IT įrangą?

Ne, jie turi tai padaryti jūsų IT specialistai arba komanda, kurią samdote. Vairuotojas atsakingas tik už fizinį pervežimą, o ne už tai, kaip atjungti kabelius nuo serverio. Jeigu bus reikalinga išmontuoti sudėtingas sistemas, reikia apie tai kalbėti iš anksto, nes paprastai tai nepriklauso nuo standartinės kainos.

Kaip apsaugoti grindinį biure įrengiant dėžes?

Atidžiai. Galiu pasakyti, jog darbuotojai dažnai užmezga stogą ant kvadratinių metrų ir nebegali įžengti. Vietoj to reikia sustatyti dėžes vienoje zonoje. Dėl to biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai gali būti paveiktas, jeigu darbuotojai negalės net pasiekti savo darbo vietos kraustymo metu.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, chemija)?

Jos turi būti atskirtai ir užsandarintos. Nėra nieko blogiau, kol išlieja toneris pilnas ant visų kitų dėžių. Tai sukelia chaosą ir praradimus. Galbūt juos net geriau vežti atskirai, o ne kartu su baldais.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet yra rizika, kad jų neleis per sieną dėl dirvožemio. Anglijoje ir ES yra griežtos taisyklės dėl augalų importo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai įtraukia ir tokias smulkmenas, kaip jūsų mėgstamas fikusas. Patikrinkite reikalavimus, kitaip gali tekti palikti jį pasienio poste.

Pinigai, kainos ir kita (kas nelabai patinka klientams)

Skambutis į Angliją ar iš jos (tai įskaičiuota)?

Toks klausimas man kyla tikrai keistas, bet karts nuo karto klausti. Žinoma, ne, mūsų darbas yra pervežti daiktus, o ne konsultuoti apie jūsų telefono tarifus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai kainuoja ganėtinai brangiai, taigi nepamirškite pasirūpinti komunikacija.

Kaip formuojama kaina?

Kaina dažniausiai priklauso nuo tūrio (kubų) ir atstumo, taip pat nuo to, kiek darbų reikia atlikti (pakavimas). Taip pat įeina kuro priedavimas ir mokesčiai už keltus (Eurotunnel arba keltas). Jei norite tikslumo, reikia, kad aš ar mano vadybininkas atvyksų ir pamatytų, ką reikia vežti, kitaip kaina bus tik apytikslė.

Ar galima mokėti atidėliaunant (sąskaita-faktūra)?

Paprastai ne, mažoms ir vidutinėms įmonėms reikalaujame avanso arba 100% apmokėjimo prieš išvykstant. Žinau, tai nepatogu, bet per tiek metų matėau, kaip klientai nesumoka už darbą atlikus ir tada prasideda teismų šokiai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai turi būti apmokėtas, kad mes startuotume.

Kas dėl grynųjų pinigų vairuotojui?

Mažos viršyti (tips) visada maloni, bet ji n nebūtina. Viskas apmokama per banką, sąskaitą-faktūrą. Nereikia mums duoti rankomis pinigų, tai tik sukels problemų.

Ar galima sutaupyti rinkdamas daiktus pats?

Taip, tai vienas geriausių būdų sumažinti išlaidas. Jeigu jūsų komanda susirenka pakių dėžes, mums tenka mažiau dirbti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai gali būti pigesnis, jeigu pasirūpinsite pakavimo medžiagomis patys. Mes tik atvežame tuščias dėžes (jei užsakyrite).

Ką daryti jei pasirodo daugiau daiktų nei planuota?

Tada reikia skambuoti mums ir spręsti ar įtelpa, ar reikia antr sunkvežimis (tai jau brangu). Vieną kartą klientas pasakė „tik kelios dėžutės“, o paskui atsirado visa sandėly nuo baldų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai negali būti planuojamas „akivaizdžiai“.

Ar užtenka vieno vairuotojo ar reikalingas „padieneris“?

Priklauso ar reikia nešti daiktus į trečią aukštą be lifto. Anglijoje dauguma pastatų turi liftus, bet jei jo nėra, vienas vairuotojas nebesuspės fiziškai. Tada reikia planuoti papildomą žmogų, o tai kainos.

Vairuotojai, keliai ir realios problemos

Ar jūsų vairuotojai moka anglų kalbą?

Dažniausiai taip, bet ne visada tobulai. Jie supranta pagrindinius komandus ir geba susitvarkyti, bet ne tikėkitės, kad jie aptars su jumis politiką ar kokią nors filosofiją. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai nekelia reikalavimo, kad vairuotojas būtų filologas, svarbu, kad jį žinotų ką vežti.

Kas atsitinka jei vairuotojas užSTRING tamsiu?

Anglijos keliai gali būti labai siauri, o navigacija kartais meluoja. Jei jis užstrigs, jis skambins man, o aš skambins gelbėjimo tarnybose. Tai gali užtrukti valandą ar dvi. Suabejoju, ar toks biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai bus toks jau mažas, jeu sunkvežimis stovi kažkur kauburyje.

Ar vairuotojai gali dirbti savaitgaliais?

Gali, bet už tai reikia mokėti papildomai (viršvalandžiai, savaitgaliai). Jeigu jums būtina, kad prekės atvyktų sekmadienį ryte, tai įmanoma susitarti, bet tai kainuos brangiau.

Kodėl taip ilgai važiuoja keltas?

Kasantai yra eilės, o oras Dundalk arba Dover padaro tinką darbą. Negaliu nuleisti lėktuvo, turiu laukti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai apima ir šį laukimo lauką, tai tiesiog reikia įsivaizduoti.

Kur vairuotojai miega?

Jie miega sunkvežimyje arba specialiuose poilsio vietose (truck stops). Anglijoje juos gana daug, kartais net per daug girdas. Tai jų kasdienybė, tai ne jums reikia rasti jiems viešbutį.

Jei atsiranda problemų su keliu?

Tuomet aš paskambiu jums ir pranešu. Neklauskite man po penkias minutes ryte, kur yra sunkvežimis, jeigu aš tau nesakiau. Viberis ar WhatsApp geriausi būdai susisiekti, nes skambučiai Angliją gali būti brangios.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui?

Taip, jis atsakingas už krovinią. Tiesa, geriau nepalikti pinigų ar labai brangių asmeninių daiktų atvirai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai turi būti be jokių nusiskundimų apie dingusius dalykus.

Trumpos ir aštrios užduotis (pabaigos)

O jei aš nešiu savo asmeninį daiktą?

Jeigu tai yra įmonės turtas, tai ne problema. Jei tai tavo kompiuteris, tai reikia užpildyti deklaraciją, kad nebegalima manyti, kad jis pirkitas Anglijoje be PVM (VAT). Tam yra specialios formos.

Ar reikia išvalyti biurą prieš mus atvykstant?

Būtų labai malonu. Niekas nenori gabenti stovų su senais kava puodukais. Niekas nenori liesti to kiud. Palikite tvarkingai.

Kas su šiukšlėmis?

Mes jų nevežame. Tai papildoma paslauga (kas išveža šiukšles į junk-yard). Susidomėkite vietinėmis bendrovėmis.

Ar skaičiuojate dėžes?

Taip, vairuotojas turi sąrašą (packing list). Susimatuokite kiek turite dėžių, tai padės.

Galite nutraukti sutartį?

Galima, bet jei tai darote prieš pat išvykimą (pvz. prieš 2 dienas), tai turi mokėti baudą, nes mes jau planavom vairuotojo laiką.

O kada turiu būti atsakyta apie kainą?

Stengiamės per 24 valandas. Bet kartais užtrunkame, jeigu reikia tikslinti detales. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai nėra greitas procesas sprendimų.

Ar parduodate dėžes?

Parduodame arba duodame išsinuomoti (tarkim, tai priklauso nuo sutarties). Jos yra tvirtos, geros kokybės.

Jei man reikia tik keleto dėžių?

Tuomet tau nereikalingas pilnas sunkvežimis. Galiu pasiūlyti dalinį krovinį (part load), bet tai užtruks ilgiau, nes reikia surasti kitą klientą tame pačiame maršrute.

O jei aš vis dar abejoju?

Tada skambink man, pasakysiu tiesą. Geriau išgirsti tiesą iš karto nei svajoti apie tai, kas neįmanoma.

Išvada

Galiausiai viskas susikrausto į dėžes ir išvažiuoja toliau. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu poveikiu veiklai yra realus tik tada, kai klientas neklaidina save ir nepasakyk „aš viską nupakavau“ (tai įprasta meluoti). Turėkite planą B, susitarkite dėl dokumentų su buhalteriu ir būkite kantrūs su mūsų vairuotojais, kurie tiesiog daro savo darbą sunkiu keliu. Tada viskas nueis sklandžiausiai (ar bent jau taip gausis atrodyti).