Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu įtakos jūsų verslui: vadovas nuo seno vilko

Dirbu šioje srityje beveik du dešimtmečius, o atrodo, kad praeitas šimtmetis. Kai pradėjau darbuotis, sienos tarp šalių buvo tiesiog plieninės juostos ant žemėlapių, o dabar? Čia tikras chaosas, ypač kalbant apie biuro perkėlimą iš Anglijos iš Didžiosios Britanijos atgal į Lietuvą ar bet kurį kitą ES šalį. Esu matęs viską – nuo dėžių, kuriose buvo tik viena sena kava, iki milžiniškų serverių, kurie teko ištraukti pro langą, nes liftas neveikė. Žmonės visada klausia: „Ar tai sudėtinga?“, ir aš visada sakau – tai ne sudėtinga, tai tiesiog reikalauja kantrybės ir gero planavimo, kad jūsų verslas nenukristų į dugną dėl triukšmo ir dėžių. Tiesiog reikia žinoti, kurios dėžės yra svarbiausios, o kurios gali laukti savaitęę (ačiau geriau, kad netektų laukti). Nors dauguma mano klientų baiminasi muitinės, dažniausia bėda susidaro su paprastu dalyku – pavogtu raktu arba užstrigusiu keltu Doveriuje.

Visokiausi klausimai, kuriuos užduodate apie logistiką ir planavimą

Kiek laiko užtruks biuro perkėlimas iš Anglijos?

Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai esate įsikūrę. Jei esate Londono centre arba šiaurės Anglijoje, pats biuro perkėlimas iš Anglijos gali trukti ilgiau dėl patogumo (užstrigęs M25 greitkelis yra legenda). Paprastai į Lietuvą krovinys važiuoja 3–4 dienas, jei nėra jokių nepageidaujamų netikėtumų kaip tilto gedimas arba audra. Tačiau reikia įsirašyti savaitę laiko su pakrovimu ir iškrautymu, kad nebūtumėte stresuojantis iki paskutinės minutės.

Ar reikia iš anksto susitarti dėl datos?

Būtina. Jūs negalite tiesiog paskambinti ir sakyti „važiuokite rytoj“, ypač jei reikia specialios technikos. Mano patirtis rodo, kad geriausia susitarti mažiausiai mėnesį prieš, o jei kalbame apie vasarą ar savaitgalius – tai dar anksčiau. Kartais turiu klientų, kurie laukia iki paskutinės dienos, o tada stengiasi rasti laisvą vilkiką, kas daro šį procesą daug brangesniu.

Ar įmanoma perkelti biurą savaitgalį?

Taip, ir tai dažnai būna geriausias variantas, kad neutrūkštumėte darbo laiko. Tačiau reikia pasirūpinti, kad naujose patalpose būtų elektros ir vandens (jei reikia). Kartais įmonių vadovai galvoja, kad biuras persikels pats, kai jie ilsisi prie ežero, bet be atsakingo žmogaus, kuris priima krovinį, gali kilti neskaičiuojamų problemų.

Kas nutinka su kompiuteriais ir jautria technika?

Tai pavojingiausia dalis. Neišjungti serveriai gali būti prasti kaip plytos. (Beje, kada nors rašiau apie tai, kad vienas klientas palijo stalą su kaitlente, bet tai jau kita istorija). Turime supakuoti viską į specialią putą, o jei turite duomenų centras tipo įrangą, reikės IT specialistų pagalbos. Aš negaliu garantuoti, kad duomenys neišnyks, jei jūs pats juos neišsigrynote prieš išjungiant.

Ar atvežiate ir montuojate baldus atgal?

Žinoma, tai įeina į mūsų darbą, bet turiu pasakyti tiesą – kartai gaminys nėra toks patvirtas kaip buvo pirmą kartą. Angliškai baldai gali būti keista surenkami, ir jei prarandame vieną varžtelį (kas nutinka dažniau nei norėčiau pripažinti), tai gali trukdyti. Geriau turėti atsarginę dėžę su fiksatoriais.

Kaip apskaičiuojate biuro perkėlimo iš Anglijos kainą?

Tai nekonkuruojantis klausimas. Kaina priklauso nuo tūkio matmenų (kubų), atstumo ir darbo jėgos reikalingumo Anglijoje. Kartai klientams atrodo, kad biuro perkėlimas iš Anglijos turi kainuoti taip pat kaip pervežti sofą iš Vilniaus į Kauną, bet čia keliauja laivas ir keltai, o kuro kainos, žinoma, nėra tokios mažos.

Ar galima užsakyti dalinį krovinį (daliniškas pervežimas)?

Galima, jei turite tik kelias dėžes su dokumentais arba keletą kėdžių. Tai bus pigiau, bet ilgiau – mes turime surasti kitą klientą, kuris važiuoja tuo pačiu kryptimi ir turi vietos. Kai verslas nedidelis, tai puikus pasirinkimas, bet nepamirškite, kad jūsų dėžės gali šiek tiek pavajuoti.

Kas dėl baldų išmontavimo Anglijoje?

Tai mūsų darbas. Atvykstame, išmontuojame, užrašome, kur kas buvo, kadangi tobulumo siekiantis turgus (tikiuosi, kad skamba keistai, bet kalbu apie rinką) neleidžia palikti chaoso. Kartais klientai bando tai padaryti patys, kad sutaupytų, bet tada pasirodo, kad kampinis stalas neturi vietos laiptų aikštelėje.

Ar reikia rūpintis parkavimu Londono centre?

Taip, patys nenusipirksite leidimo, todėl jums teks susitvarkyti „suspension“ leidimą arba rasti vietą, kur galima statyti vilkiką nelegaliai (šnekjuodamas, bet nerekomenduoju). Jei nėra kur pastatyti, turims įvežti dėžes mažesniu automobiliu, kas padidins kainą.

Kaip užtikrinate, kad nieko nepaslysta?

Turiu tokiais dėžių skaičiuoklius ir sąrašus (inventoriaus sąrašas). Kiekviena dėžė gaus numerį. Žinoma, kartais įvyksta nesklandumų – vienas klientas sakė, kad nebeatrado savo „ramblio“ auskarų, bet aš tikiu, kad tiesiog pasidarė nekalbus.

Ar atvežate ir personalą?

Pervežame daiktus, o žmones reikia, kad susitvarkytų patys, nebent kalbame apie labai didelius vadovus, kuriems galime užsakyti limuziną (ne, šiokiaip juokauju). Mums reikia žinoti, kur statyti dėžes, o kas jas atidarys – jūsų reikalas.

Ką daryti su dokumentais?

Juos reikia supakuoti į aiškias dėžes, o ne į maišus. Jei ten yra konfidencialios informacijos, geriau jas vežti su savimi mašina, o ne įkeisti į bendrą vagoną, kas nutiko vienai advokatų kontorai prieš penkerius metus (buvo didelis skandalas).

Ar įmanoma perkelti biuro perkėlimą iš Anglijos žiemos metu?

Įmanoma, bet nerekomenduočiau jei tenka pervežti jautrią techniką, kai lauke minusai. Vilkikuose šalta, net jei yra šilumos izoliacija. geriau laukti pavasario arba rudenio, kai temperatūra stabilesnė.

Ar dirbate su Škotija ir Velsu?

Dirbame visur, kur važinėja ratai. Tik atstumas didesnis, o kainos aukštesnės.

Kas vyksta, jei anglų policia sustabdo mūsų vairuotoją?

Tai įprasta taisyklė, jie tikrina teises ir techninę būklę. Jei viskas tvarkoje, tęsiamame kelią. Kartais gali būti problemų dėl viršyto svorio, tačiau aš mokau savo vairuotojus kaip to išvengti (nėra tiesiog, mes tik atsargūs).

Ar reikia drausti daiktus?

Privalai. Nuo šių metų draudimas nėra toks paprastas kaip anksčiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos apima kelionę per jūrą, o kur riskas, ten ir draudimas privalomas. Be to, jei vilkikas užsidegs (buvo tokių atvejų), be draudimo liksite be duomenų ir baldų.

Dokumentai, muitinė ir tas paštas („Brexit“ dalykai)

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Nuo kada Anglija pasitraukė iš ES, situacija pasikeitė. Jei dabar atvežate daiktus, kurie buvo naudojami verslui ir jums priklauso ilgiau nei 6 mėnesius, dažniausiai galima taikyti „TIR“ procedūrą arba atleidimą nuo PVM. (Gali būti, kad ką čia nupjovau su tais terminais, bet vadybininkas viskas išaiškins).

Kas nutinka su nusprendusių biuro perkėlimas iš Anglijos įmonių akcijomis?

Tai ne mano sritis, aš vežu dėžes, o ne popierius. Jums reikės kalbėti su buhalteriu apie „exit charges“ ir kitus dalykus, kuriuos aš tikrai suprantu prastai. Tik žinok, kad dokumentus turi turėti su savimi jei muitinė paklaus.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį?

Taip, jei jie yra nauji (nupirkti paskutinį pusmetį). Jei naudojami, tai turi būti inventoriaus sąraše. Muitininkai kartais būna labai išrankūs ir gali paprašyti serijinių numerių. Tai gali sustabdyti visą procesą valandoms.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro?

Jei tai buvo dovanos klientams ar sandėlyje buvo likę „stipriųjų“ gėrimų, tai reikia deklaruoti. Negalima tiesiog įmesti į dėžę su popierium ir tikiuoti, kad niekas nepastebės. Angliška muitinė turi šunis, kurie jaučia tai labai gerai.

Kas dėl vaistų ar cheminių medžiagų biure?

Tikrai ne. Aš negaliu pervežti degiųjų medžiagų be specialios licencijos. Jei turite valymo priemonių, kurios degios, geriau jas išmesti vietoje, nes jei įvyks avarija, ir tai bus man ant galvos.

Ar daiktai gali būti patikrinomi tarpinėje stotyje (pvz., Francūzijoje)?

Taip, ten vyksta ES kontrolė. Jei dokumentai neatitinka turinio, gali būti problemų. Nenusiminkite, jei turime laukti porą valandų, kol inspektorius nusprendžia, ar dėžė su spausdintuvu yra pavojinga.

Kaip sudaromas sandėlio inventoriaus sąrašas?

Jūs jį turite padaryti. Aš galiu padėti su patarimu, kas ten turi būti parašyta (pvz., „stalai: 5 vnt.“), bet turinį žina tik jūs. Būkite tikslūs, nes „vargonai“ užrašytys kaip „baldai“ gali sukelti nepasitikėjimą.

Ar reikia KVAD (įpareigojantis muitinės dokumentas)?

Po „Brexit“ taip, be to neina praeiti. Jūsų brokeris Lietuvoje arba Anglijoje turi jį parengti anksčiau nei mūsų vairuotojas atvažiuos į uostą. Be to, viskas sustos.

Ką daryti, jei užmiršau dėžę Anglijoje?

Tai reiškia papildomą išvyką, kuris kainuos daugiau nei pati biuro perkėlimas iš Anglijos kaina. Geriau vieną kartą patikrinti visus kambarius tris kartus.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet tai legali pilka zona. Jei daiktai yra privačios paskirties, gali būti apmokestinti kaip importas. Geriau jas vežti atskirai.

Kas dėl duomenų saugumo pervežimo metu?

Aš atsakingas už fizinę saugą, o ne už kriptografinius raktus. Jeigu bijote, kad duomenys nutekės, užšifruokite diskus prieš išjungiant kompiuterius. Tai yra jūsų IT direktoriaus darbas, o ne man – aš nešiu monolitus.

Ar reikia mokėti už parkavimą prie muitinės sandėlio Lietuvoje?

Dažniausiai ne, jei atvykstame į jūsų patalpas. Bet jei reikia laikyti daiktus mūsų sandėlyje Lietuvoje (pavyzdžiui, jūsų naujas biuras dar nebaigtas), tai bus papildoma mokestis už laiką.

Ar reikia vertimo dokumentų?

Angliškai kalbantys muitininkai visi supranta anglų kalbą, tačiau kai kurie techniniai brėžiniai ar specifinės formos gali reikalingi vertimo. Bet paprastai inventoriaus sąrašas angliškai tinka.

Ką daryti, jei biuro perkėlimas iš Anglijos užtrunka ilgiau nei planavome?

Ramybės. Stresas blogiau nei uždelsta. Duokite žinią savo komandai, kad dirba nuotoliniu būdu (jei dar gali). Kartais dalykai turi būti taip, kaip turi būti, o ne kaip norime mes. (Štai kaip sako mano senas viršininkas).

Ar galima sutaupyti ant dokumentų tvarkymo?

Negalima. Gali sutaupyti ant dėžių (nupirkti naudotas), bet ant dokumentų – nieko. Jei bus klaida, baudos bus kur kas didesnės nei vadybininko honoraras.

Praktiniai patarimai ir išvados

Kaip pasiruošti darbuotojams?

Jei turiu duoti patarimą, tai kalbėkite su žmonėmis ankščiau. Neleiskite jiems dėti personalinius daiktus į biuro dėžes – tai baisus chaosas vėliau, kai ieškome savo nuotraukų tarp darbo dokumentų. Kasdien po truputį sudėkite į dėžes.

Ką daryti su liekančiomis atliekomis?

Anglijoje tai labai griežta. Negali tiesiog išmesti viska į juodą maišą. Reikia išsirūpinti specialių atliekų išvežimu, ypač jei turite senus elektrinius imtuvus arba monitorius. Aš nevežu šiukšlių.

Ar verta klausti kaimynų apie jų patirtį?

Žinoma, bet kaimynai dažnai meluoja arba užmaskuoja savo klaidas. Geriau klausti tų, kurie jau ne kartą perkėlė verslą. O ar klausti manęs? Galbūt taip, nes matyau daug.

Ar reikia rasti agentą Lietuvoje arba Anglijoje?

Geriau rasti tą, kuris dirba abiejuose kraštuose. Tada jis atsako už visą grandinę, o kai kažkas negerai, kaltas ne tas, kuris įkėlė Anglijoje, o tas, kuris iškėlė Lietuvoje (tai klasikinė pyktis).

Kaip išvengti biuro perkėlimo iš Anglijos streso?

Nepaisykite smulkių dalykų. Jei sugadinta viena dėžė – tai tragedija tik jums, ne man. Gerkite kavą ir manykite, kad tai tik dar vienas žingsnis į priekį. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas iš Anglijos netgi gali būti malonus pramogos.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų kompanijų?

Kai kurios nėra realios. Jos gali pasakyti 500 svarų, o paskui užklausti dar 200 už „kelto mokesčius“. Būkite atsargūs ir klauskite, ar kaina yra galutinė. Aš visada stengiuosi parodyti realią paveikslą, nors jis kartais būna baisus.

Ar turite draudžiamų daiktų sąrašą?

Taip, gėrimai, ginklai, pinigai (dideli kiekiai), gyvūnai. Tai nėra biuro daiktai, tad nebandykite jų įsprausti tarp faksų.

Kaip numesti svarus pervežiant?

Nesivaikydami kiekvienos smulkmenos. Dauguma spausdintuvų dabar yra pigūs, galbūt geriau palikti senus Anglijoje ir nusipirkti naujus Lietuvoje? Tiesiog apsvarstykite tokę galimybę.

Kas dėl interneto ir telefonų jungimo Lietuvoje?

Tai tikrai ne man reikalas. Reikia skambinti tiekėjams savaitę prieš. Vienas mano klientas atvyko ir negalėjo dirbti mėnesį, nes buvo laukęs laidų įvedimo. Nėra nieko blogiau nei turti biurą be interneto.

Galite padėti surasti naujas patalpas Lietuvoje?

Negaliu, aš ne turtų brokeris. Aš tiesiog žinau, kur sunku užeiti dideliu sunkvežimiu (pvz., senamiestyje), tad galima patarti, ko ieškoti – pavyzdžiui, praleidimo angą arba pakėlimą.

Ar reikia tikrintis draudimo datos?

Būtinai. Vienas klientas buvo įsidėmėjęs, kad jo draudimas baigiasi dieną prieš atvykimą. Sėkmė, kad nieko nenutiko, tačiau jei būtų ugnis...

Ką daryti, jei vairuotojas negali rasti adreso?

Siųskite jam „What’s App“ vietą (location). Angliški adresai kartai būna keisti – „Antrasis namas už mokyklos“. Geriau būti tikslus.

Ar galima kontroliuoti procesą realiu laiku?

Dabar taip, galime siųsti nuotraukas iš kelio. Bet nenukrypkit su pranešimais kas 10 minučių – vairuotojas turi vairuoti, o ne rašyti atsakymus.

Apibendrinant

Žinoma, biuro perkėlimas iš Anglijos atrodo kaip didelis kalnas, kurį reikia užlipti. Per tiek metų, kai dirbu, pamenu daugybę kartų, kai klientai sakydavo, kad niekada daugiau nebeperkelia, o po metų jau vėl skambindavo, nes verslo augimas to reikalavo. Svarbiausia yra ne tiek dėžės, kiek žmonių galvos. Jei susitvarkysite su dokumentais ir pasikviesite patikimus žmones (kaip aš, tikiuosi), viskas nueis glotniai. Neklauskite girdimų istorijų apie blogus pervežėjus, patikrinkite ir atidžiai pasiruoškite. Tada verslas turės mažiausiai trukdžių, o jūs galėsite toliau dirbti be pertraukos.