Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu: praktiniai patarimai verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų perkėlimų, kai klientas net nepamena, kad kėlėsi, iki visiško chaoso Londono centre, kai sunkvežimis užkliudo apšvietimo stulpą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu yra tas tikslas, kurio visi siekia, bet ne visiems pavyksta jo pasiekti dėl paprastų organizacinių klaidų. Svarbiausia yra suprasti, kad tai ne tik fizinis daiktų pernešimas, bet ir logistika, dokumentai bei meistriškas darbo laiko planavimas. Jei viską susigalvosite iš anksto, jūsų komanda pirmadienį tikrai galės dirbti naujose patalpose be jokio streso, o aš čia padėsiu išvengti tų būdingų spūsčių pasienyje ar blogai pritvirtintų dėžių kelyje.

Kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Anglijos, kad verslas nestotu?

Kokios yra pagrindinės biuro perkėlimo iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu klaidos pradžioje?

Dauguma klientų labai dažnai suklaidina dėžių kiekį su laiku. Jie galvoja, kad jei turi penkias dėžes, tai viską įvežs per valandą. Praktikoje paaiškėna, kad tos dėžės yra pilnos sunkių knygų ar serverių, o liftas neveikia. Viskas prasideda nuo to, kad neįvertinama išsikraunamo biuro specifika – ar ten yra dideli stalai, ar reikia išmontuoti partitions sienas. Pats blogiausias variantas yra pradėti rinkti dėžes tik vakare prieš išvykstant turo vairuotojui. Tuomet biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu tampa tikru nemaršu, nes viskas daroma panikos ribose.

Kiek laiko iš tikrųjų reikia skirti planavimui?

Nepakanka dviejų savaičių, tai tikrai mažai. Idealūs variantai yra tarp mėnesio ir trijų mėnesių, priklausomai nuo to, kiek didelis jūsų biuras yra. Turiu omenyje ne tik fizinį daiktų surinkimą, bet ir naujojo biuro paruošimą Anglijoje (jei persikeliate kitur) ar Lietuvoje. Reikia suderinti laiką su elektros ar interneto tiekėjais, kitaip dirbsite be ryšio. Turėjau klientą, kuris maniau, kad viskas vyks savaitgalį, bet pamiršo, kad naujose patalpose nėra interneto linijos, tad komanda sėdėjo be darbo dar tris dienas.

Ar tikrai svarbu daryti detalią inventorizaciją?

Beveigu visada sakau taip, nors kai kurie man sukią galva. Inventorius ne tik padeda neprarasti daiktų kelyje, bet yra būtinas draudimo ir muitinės tikslais. Tarkime, dingsta viena brangiųjų technologijų dėžė – jei turėjote sąrašą su serial numbers, viską gausite atgal iš draudimo. Be to, muitinėje Anglijoje ar Lietuvoje be sąrašo gali būti didesnė tikimybė buvo patikrinimai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu be inventoriaus yra kaip važiuoti automobiliu be vairo – galima, bet kada nusižudei.

Ar verta samdyti specialų projektų vadovą šiam procesui?

Jei didelis biuras – absoliučiai taip. Esu matęs, kai CEO bando valdyti vadybininkus ir darbuotojus, kurie turi dėžių, tuo pačiu metu sprendžiant dideles verslo problemas. Rezultatas – chaosas. Projektų vadovas (tai gali būti ir kas nors iš jūsų vidinio komandos) tiesiog stebi, ar dėžės numeriuojamos, ar vairuotojai atvyksta laiku. Tai leidžia likusioms personalui pasirūpinti savo tiesioginėmis pareigomis, o ne dėžių lipdukais.

Kas nutinka su kompiuteriais ir serveriais, jei juos išjungiate neteisingai?

Čia dažna problema. Žmonės tiesiog ištraukia laidą iš lizdo ir manau, kad viskas gerai. Po to atvyksta į naują vietą, serveris nebeprisijungia prie domeno, o duomenys užšifruoti. Būtina naudoti normalų shutdown procesą ir žymėti laidus, kad neinstaliuotumėte visko iš nulio. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu reikalauja, kad IT specialistas būtų šalia arba nuotoliniu būdu prižiūrėtų išmontavimą. Geriau pavargti vakare sujungiant laidus, nei dieną be sistemos.

Logistikos niuansai Anglijoje ir kelyje

Ar sunku gauti leidimą stovėti sunkvežimiui Londono centre arba prieš ofisą?

Jūs manote, kad lengva? O ne. Anglijoje, ypač Londone, tūkstančiai kamerų ir "congestion charge" zonų. Jei nenuomavote vietos (pavadinimu "bay") iš anksto, vairuotojas tiesiog nebus galėsis užstoti. Ten girdyti tuos, kurie gauna baudas už kiekvieną minutę. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu prasideda nuo to, ar gavote leidimą iš savivaldybės (council) padėti laikiną „suspend parking“ ženklą. Be to, reikia įsitikinti, ar tiltuose ar aikštelėse nėra aukščio ar svorio apribojimų.

Ką daryti, jei liftas naujame biure yra per mažas?

Tai klasika. Paskutinį kartą turėjau tokią situaciją Birmingeme – didelės sofos ir stalai tiesiog neįėjo į liftą. Teko iškviesti kėlėjus pro langą, kas kainavo papildomai ir užtruko. Visada reikia išmatuoti ne tik liftą, bet ir jo duris atidarytas. Jei žinote, kad bus problema, iš anksto pasirūpinkite statinėmis (scaffolding) arba išmontuokite baldus į mažesnes dalis. Nėra nieko blogiau, nei kiekvieną stalą nešti laiptais penkiaeta aukštų pastate.

Ar imkite montavimo darbus ar tik transportą?

Mes pasirenkame abu, bet klientai dažnai nori sutaupyti ir montuoja patys. Rezultate? Pusę dienos žmonės braižo instrukcijas ir ieško trūkstamų varžtų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu vyksta sklandžiau, kai mūsų komanda atvyksta ir per dvi valandas surenką visus biuro stalus bei spintas. Žinote, kiek laiko sutaupote? Tą dieną darbuotojai jau gali dirbti, o ne sukti atsuktuvą.

Kaip užtikrinti, kad dėžės nebyrės kelyje?

Naudojame specialias juostas ir tvirtas dėžes, bet svarbiausia yra tai, kas viduje. Jei statote monitorius ant monitorių be tarpinės, tikrai kažkas nulūžs. Girdėjau istoriją apie vieną firmą, kuri nupirko pigių dėžių iš supermarketo, ir kai sunkvežimis stačiai stabdėje, visa buhalterija iškrito ant grindų. Netaupykite ant pakavimo medžiagų – tai pigiau nei pirkti naujus kompiuterius (manau, tai akivaizdu).

Kas daryti, jei kelias užsikerta arba įvyksta avarija?

Tokios situacijos retos, bet įvyksta. Tarkime, priverčiami važiuoti aplinkkeliu dėl eismo įvykio M25 greitkelyje. Tada atsiranda vėlavimo. Jei planavote biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu, turėjote „buferinį“ laiką. Jei ne – darbuotojai laukia lauke. Turime draudimą, kuris padengia ir vėlavimo nuostolius, bet laiko atgal nebeatsigręžiate. Visada nurodykite vairuotojui važiuoti bent viena diena anksčiau, jei kelionė ilga.

Muitinės ir dokumentai (Bre Brexit era)

Kokius dokumentus būtina tur�ti išvykstant iš Jungtinės Karalystės?

Dabar, po „Brexit“, tai yra gerokai sudėtingiau nei anksčiau. Reikia ne tik eksporto deklaracijos, bet ir galimai importo licencijų, jei vežate specialią įrangą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu be tvarkingų EX1 formų yra neįmanomas. Pasienyje gali sulaikyti visą sunkvežimį patikrinimui. Visada tikrinkite ar jūsų krovinys nėra „dual-use“ – t.y. tarpinis naudojimas civiliniam ir kariniam (kažkas iš jūsų IT technikos gali būti taip užrašyta).

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) ar muitus už biuro techniką?

Jei technika yra naudota ir ji priklauso jūsų įmonei, kuria ir toliau veiksite Lietuvoje, taikoma perdavimo taisyklė (transfer of goods). Tai reiškia, kad PVM mokėti nereikia, tereikia tinkamai parodyti, kad tai nėra pardavimas. Bet jei nuspręsite parduoti tą techniką Lietuvoje iš karto, gali tekti mokėti. Geriau pasikonsultuoti su muitininku prieš važiuojant, kad nustumtumėte klaidą (o dabar pagalvoju, kad turbūt ne visai taip su mokesčiais, geriau tikrinti kodus CN).

Kas yra „Transfer of Residence“ (ToR) statusas ir ar jis mums tinka?

ToR statusas dažniausiai taikomas fiziniams asmenims, kurie gyvena Anglijoje ilgiau nei 12 mėnesių ir grįžta gyventi į ES šalį. Jei perkėliate biurą, tai verslas, ne asmuo. Bet jei ten dirbate individualią veiklą, gali pavykti naudoti šią nuostatą dėl asmeninių daiktų. Verslo įrangai biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu reikalauja standartinio importo procedūrų. ToR čia nepagelbės, išskyrus atvejus, kai verslo savininkas perkelia ir visą savo gyvenamąjį turtą vienu metu.

Ar gali būti problemų su duomenų saugumu muitinėje?

Muitininkai turi teisę atidaryti dėžes, bet jie nedirba su duomenimis kompiuteryje. Jei serverių diskai yra pažymėti kaip jautrios informacijos nešikliai, gali reikėti specialios priežiūros. Nenaudokite paprastų dėžių brangioms duomenų saugykloms – geriau vežti jas su savimi (rankiniame bagaže), jei įmanoma. Ypač jei ten yra klientų asmeniniai duomenys, nes GDPR taisyklės dėl duomenų praradimo gali būti skausmingesnė nei neišnykęs stalas.

Kas daryti, jei trūksta kai kurios technikos faktūros?

Kai kurios firmos tiesiog nežinau kur dingsta tos dokumentai. Muitinėje be originalaus pirkimo dokumento gali būti sunku įrodyti vertę. Muitininkas nustatys savo vertę (paprastai aukštesnę), ir nuo jos bus skaičiuojami mokesčiai (jei jie taikomi). Būtinai susiraskite senas sąskaitas arba sudarykite „deklaraciją apie vertę“, pasirašytą vadovo. Geriau papildomai popieriaus darbas nei ginčytis prie sienos su muitininku dėl kelių šimtų svarų skirtumo.

Organizavimas ir darbo procesai per persikėlimą

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai galės dirbti toli nuo biuro?

Nuotolinis darbas dabar yra normalybė. Bet reikia pasirūpinti prieiga prie „cloud“ sistemų. Jei jūsų serveriai stovi biure Anglijoje ir juos išjungiate prieš dvi dienas, prieigos nėra. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu reikalauja, kad visi būtų pasiruošę dirbti iš namų ar kavinių tą dieną, kai fiziniai daiktai keliauja. Nustatykite automatinį persiuntimą el. paštu ir praneškite klientams, kad gali būti trikdžių.

Ar verta vežti kompiuterius paskutiniu reisu (Just-in-Time)?

Tai rizikinga. Jei sunkvežimis pavėluoja dėl techninių problemų, jūsų komanda sėdi be įrangos. Geriau vežti kompiuterius atskirai, mažesniu transportu arba juos vežti pirmąjį dieną ir išdelioti ant stalų, kol kita įranga važiuoja. Esu matęs, kaip vienas klientas bandė taip padaryti, ir dėl padangos plyšio kompiuteriai atvyko tik trečiadienį. Savaitę darbuotojai skambino telefonais.

Kaip elgtis su biuro archyvu? Kokius dokumentus reikia vežti?

Vežkite viską, kas būtina teisiniais ir buhalteriniais reikalais (paprastai 5-7 metus atgal). Senesnius dokumentus galite palikti Anglijoje sandėliuoti (ten yra pigiau nei pas mus) arba sunaikinti pagal taisykles. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu nereiškia, kad reikia pervežti visą makulatūrą, kurią kas surinko per dešimtmetį. Tik įsitikinkite, kad nenumetėte svarbių sutarčių su originaliais parašais.

Ar leidžiame vežti asmenines darbuotojų daiktus kartu su biuro kroviniu?

Tai gana sudėtinga klausimas. Oficialiai, jei tai jūsų (įmonės) transportas, negalima vežti asmeninių daiktų be muitinės deklaracijos kiekvienam asmeniui. Kai kurie darbdaviai stengiasi tai padaryti slaptai („uždarka“), bet jei sulaikys, gresia baudos. Geriau pasakyti darbuotojams, kad turi susitvarkyti savo daiktus pačiam arba pasinaudoti mūsų pasiūlymu dėl asmeninio krovinio (tai atskira paslauga).

Ar reikia specialiai pažymėti dėžes su „confidential“ informacija?

Absoliučiai taip. Tokias dėžes mes vežame atskirai, arba užrakiname kabineto tipuose sunkvežimyje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu taip pat reiškia ir duomenų apsaugą. Nežiūrėkite, kas ten yra – tiesiog užrakinkite ir paduokite raktą atsakingam asmeniui. Nereikia, kad kėlėjai matytų kadencijų sąrašus ar darbuotojų pajamas.

Rūpinimasis atvykimu į Lietuvą arba naują vietą

Kiek laiko užtrunka iškrovimas priešais ofisą Lietuvoje?

Priklausomai nuo aukšto, bet vidutiniškai 3-4 valandos, jei viskas pasiruošta. Jei ten nėra laisvos vietos sunkvežimiui (pavyzdžiui, Vilniaus senamiestyje arba užstatytame verslo centre), tai gali trukti ilgai. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės užimti kelio dalį (nepamirškite tai padaryti!). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu gali baigtis gera nuotaika, jei vairuotojas neturi važinėti ratais ieškodamas vietos.

Kaip sužinoti, ar naujose patalpose elektros instaliacija atitinka mums vežamą techniką?

Anglijoje ir Lietuvoje skirtingi lizdai ir įtampa (nors 230V panašu, bet kištukai skiriasi). Turite pasirūpinti adapteriais iš anksto, arba pakeisti lizdus sienose prieš atvykstant. Buvau situacijoje, kai atvykome su serveriu, o jo maitinimo blokas netilpo į sienos lizdą – teko lauktis elektromonterio. Tai laiko švaistymas.

Kas dėl šiukšlių? Ar imate juos išvežti?

Pakuojant ir išpakavant, lieka daug popieriaus, plastiko, įpakavimo medžiagų. Mes taip pat galime išvežti šiukšles į perdirbimo centrą, tai papildoma paslauga, bet verta pinigų. Nenoriu, kad jūsų naujas biuras atrodytų kaip sąvartynas iš karto po atvykimo. Tai padeda išlaikyti tvarką ir darbo etiką.

Ar sunkvežimui reikia lydinčiojo automobilio per Lietuvą?

Dauguma „biuro“ reisų vyksta be lydinčiojo, nes svarbiausia yra pakrovimas/iškrovimas punktuose. Tačiau jei kelionė labai ilga arba važiuojate per pavojingas rajonus (kas Lietuvoje reta, bet keliaujant per Europą gali būti), lydintysis automobilis praverčia. Taipogi, jei vykstate perdalinti krovinius kelio eigoje (pavyzdžiui, atskiriant į du biurus), tai būtina.

Kas daryti, jei paaiškėja, kad kažkas buvo pažeista kelyje?

Pirmiausia – nedarykite panikos. Visi mūsų reisai yra apdraudžiami CMR draudimu. Reikia sufotografuoti pažeidimą iš karto, kai atidarote dėžę (su fone matomu dėžės numeriu). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu gali būti šiek tiek trikdomas dėl draudimo bylos, bet bent jau neprarasite materialinės vertės. Parašykite pranešimą (protokolą) vairuotojui iš karto.

Kada galima pasakyti, kad procesas sėkmingai baigtas?

Kai paskutinis darbuotojas sėdi prie savo stalo, kompiuteris veikia, o telefonas skambina. Tada aš galiu iškvisti įsigyti alaus (geriau ne vairuoti). Niekada nesakykite „baigta“, kol neįjungėte spausdintuvo. Dažnai pasirodo, kad trūksta kabelių arba spalvų kasetės buvo subyrėjusios. Tik viskas užsidaro ciklu tada, kai verslo procesas vėl vyksta pilnu tempu.

Ar jūsų komanda gali padėti sujungti techniką, jei mūsų IT nėra toje vietoje?

Mes esame fiziniai žmonės, ne programuotojai, bet esame matę tiek daug laidų, kad galime sujungti pagrindinius dalykus – monitorius, kompiuterius, telefonus. Tačiau neatsakome už serverių konfigūraciją. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu mums reiškia padėti jums pasiekti tą būseną, kai IT specialistas turi tik paspausti „start“. Jei reikia mūsų pagalbos fiziniam montavime – mes esame čia.

Kas nutinka, jei klientas paskutinę minutę nori pakeisti atvykimo datą?

Tai dažna problema, ypač jei nekilnojamojo turto sandėris Anglijoje užtrunka. Mes bandome būti lankstūs, bet jei sunkvežimis jau užimtas kitam reisui (pvz., į Olandiją), gali būti sudėtinga. Geriausia pasakyti mums bent savaitę iš anksto. Tokios paskutinės minutės pakeitimai brangiai kainuoja ne tik pinigais, bet ir nervais.

Ar tinkamas laikas tokiems persikėlimams yra vasara ar žiema?

Vasara geriau dėl ilgos dienos ir mažiau lietaus (nors Anglijoje tai nėra garantija). Žiemoje trumpa diena reiškia, kad jei vėluojate, tereikia dirbti prožektoriais šviesoje, kas lėtina darbą. Taip pat žiemą didesnė rizika užstrigti sniego audroje kelyje per Europą. Visgi, vasarą biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliu darbo sutrikdymu yra ramesnis, bet ir brangesnis, nes tai aukštas sezonas.

Taigi, viskas susideda iš gero planavimo ir sąžiningos komunikacijos su pervežėju. Naudokitės patirtimi, kad išvengtumėte tų pačių kliūčių, kuriuos jau esu matęs dešimtis kartų. Sėkmės!=