Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis: kaip išvengti chaoso?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, kas nutiko po „Brexit“, viską apsunkino. Anksčiau biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis buvo daugiau ar mažiau standartinis procesas – įkeli, važiuoji, iškeli. Dabar? Dabar tai taktinis žaidimas, kuriame viena neteisinga deklaracija gali pristabdyti visą kompaniją dviem savaitėms. Dauguma klientų svajoja, kad penktadienį darbuotojai išsiskirsto vakarėlyje, o pirmadienį jau dirba naujose patalpose Vilniuje. Teoriškai įmanoma, praktiškai – reikia daug kantrybės ir gero logistiko. Jei norite, kad verslas nestotų, turite pagalvoti apie kiekvieną detalę, pradedant nuo to, kaip suvynioti kompiuterius, baigiant muitinės užklostymu prieš pat išvykimą.

Pagrindiniai klausimai apie planavimą ir organizavimą

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planavimui?

Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, nors idealu – dviem. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis neįvyks stebuklingai per savaitę, jei norite viską padaryti teisėtai. Turiu omenyje ne tik fizinį pervežimą, bet ir dokumentus, pirkimo sutartis, jei pervežate įrangą, kuri priklauso kitai įmonei. Vienintelis dalykas, kurį galima padaryti greitai, tai susitarti dėl mašinos, bet jei reikės specialių leidimų arba eksporto deklaracijų (tą dabar reikia daryti iš Anglijos pusės), tai užtrunka. Taip pat, žiūrėkite į savo darbuotojų grafikus – nenorite, kad jie sėdėtų be darbo.

Ar įmanoma viską padaryti per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai pavojinga. Jei viskas sklandžiai, vairuotojas gali išvykti penktadienį vakare ir atvykti pirmadienio ryte (tiksliau naktį iš pirmadienio į antradienį). Bet kas dėl to, jei Anglijoje pasidarys rūkas? Arba jei vairuotojas pavargs, nes taisyklės griežtos? Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis turi būti planuotas su atsarga. Geriau pradėti krauti ketvirtadienį, o į Lietuvą atvykti antradienį, nei sėdėti laukiant ir sakyti klientams, kad „serveris dabar keliąja kelyje“. Turbūt ne visada suprantate, kiek tų nenumatytų situacijos iš tiesų būna.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai yra jautriausia dalis. Negalite tiesiog mesti jų į dėžę kaip senų knygų. Serveriai turi būti išjungti teisingai (suskaičiuoti laukimas, kol dis sustoja suktis), o paskui uždaryti į originalias arba specialias dėžes su putomis. Prisimenu vieną atveją, kai klientas išjungė serverį, tiesiog ištraukęs kištuką – vėliau mūsų specialistai teko jo gaivinti valandas. O jei pervežate duomenis iš debesies? Tada viskas paprasta, bet fizinė technika vis tiek keliauja. Būtinai užfiksuokite būklę prieš pakrovimą (nuotraukos), kad vėliau ne kas nors sako, kad monitorius buvo įbrėžtas Anglijoje.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip, ir ne tik įprastu „CMR“ draudimu, kuris dažnai dengia labai mažai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis reiškia greitumą, o greitas važiavimas didina avarijos riziką. Užsibrėžkite, kokia yra jūsų įrangos vertė, ir pasirūpinkite, kad draudimas ją dengtų 100 proc. Turėjau situationą, kai vairuotojas užkliuvo apie anglišką „sleeping policeman“ (tai tokia greičio mažinimo kalnelė), ir dėžė su spausdintuvais nuskrido. Klientas gavo pinigus, bet be draudimo būtume teismęsis metus.

Kaip susitvarkyti su parkavimu Anglijoje?

Tai yra nemalonus siurprizas dažumai Londono ar Menčesterio centriniuose rajonuose. Negalima tiesiog sustoti „kur nors prieš biurą“, reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bays). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis gali baigtis dar prieš prasidedant, jei gatvėje atvažiuos „warden“ ir užkliuns ant ratų. Reikės padėti konuses ir galbūt net samdyti prižiūrėtoją, kad niekas neužstotų vietos. Niekas nenori mokėti baudų už neteisėtą stovėjimą, ypač kai skubėsite.

Dokumentai, muitinė ir tas nemalonus Brexit

Ar dabar reikia EORI numerio?

Taip, be jokio abejojo. Jei anksčiau tai nebuvo taip kritiška, dabar be EORI (tiesioginio registro identifikavimo numerio) jūsų krovinys nepaliks Anglijos ir neįliks į Europos Sąjungą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis gali užstrigti prieš pirmąją angliškąją muitinę. Reikės tikrinti, ar tas numeris aktyvus ir tinkamas – yra skirtingi numeriai importui ir eksportui, nors dažniausiai vienas veikia abiem atvejais. Geriau pasitikrinti su savo brokeriu prieš kelionę, negu stovėti pasienyje ir ieškoti, kur dingę dokumentai.

Kas dėl AT formų (T2L)?

Jei jūsų turtas yra ES prekinės ženklas (t.y., pirktas Lietuvoje ir tik perkeltas į Angliją), galite naudoti AT formą, kad nemokėtumėte PVM ir muito. Bet čia yra gilia duobė. Daugelis klientų mano, kad jei jie perkėlė biurą prieš 5 metus, tai viskas dar „europinė“. Ne, muitinė taiko taisykles. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis be teisingų AT formų gali kainuoti brangiai, nes mokėsite importo mokesčius už senus kompiuterius. Turite turėti įrodymus, kada ir kur buvo nupirkta įranga.

Ar reikia muitinio brokerio Lietuvoje ir Anglijoje?

Idealiu atveju – abiejose. Anglijoje jis turi padaryti eksporto deklaraciją (tol, kol krovinys yra fone), Lietuvoje – importo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis be brokerių yra beveik neįmanomas, jei nesate specialistas. Manyčiau, kad verta tai padaryti, nes bandyti užpildyti tuos formatus pats yra kelias į pragarą (ir klaidas). Vienas neteisingas kodas – ir krovinys sustabdytas patikrai.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūros?

Jei visi dokumentai tvarkingi – kelios valandos. Jei trūksta faktūros ar serijinio numerio neaišku – gali užtrukti ir dieną. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis labai priklauso nuo to, kiek greitai jūs pateikiate informaciją brokeriui. Aš stengiuosi viską gauti iš klientų bent prieš 2 dienas iki išvykimo. Taip pat, nepamirškite, kad jei atvykstate naktį, muitinė dirba pagal grafiką – gali tekti laukti ryto. Geriau planuoti atvykti darbo laiku.

Kas nutinka, jei prarasiu inventoriaus sąrašą?

Tai būna chaosas. Muitininkai reikalauja paketo (packing list), kur nurodyta kiekviena dėžė, kas joje ir kokia vertė. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis gali tapti košmara, jei sąrašas bus „maždaug 10 dėžių su biuro reikmenimis“. Tokie dalykai sukelia nepasitikėjimą ir dažniausiai patikrinimą. Rašykite detaliai, net jei tai atrodo kvaila: „3 dėžės, po 5 klaviatūras, 2 pelės, vienas šaldytuvas“. Geražiškai padėsite sau.

Fizinis pervežimas ir logistika

Kokio dydžio mašinos reikės?

Tai priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite. Nedideliam biurui (5-10 žmonių) užtenka 3,5 tonų sunkvežimio su kėbulu (Luton). Dideliam – reikės 7,5 ar net 18 tonų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis reikalauja, kad viskas tilptų vienu reisu, nes keli reisai yra brangiau ir lėčiau. Geriau, jei atvyksta vadybininkas apžiūrėti, ar neapsigausite. Kartais klientai sako „turime truputį daiktų“, o ten užpildo visą sandėlį. Turbūt teks jums susidoroti su tuo.

Ar vairuotojas padės pakrauti ir iškrauti?

Įprastai taip, jei tai numatyta sutartyje. Bet vairuotojas ne yra perkėlimų komanda, jis žino kaip krauti į mašiną, kad nenukristų, bet gali nežinoti, kur dėti ką nors subtilaus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis yra greitesnis, jei turite savo žmones vienoje pusėje padėti. Vairuotojas vienas su 20 dėžių ir 3 sofa gaišti valandas. Geriau susitarti dėl „pagalbininkų“ (angliškai hauliers), jei norite, kad tai vyktų sklandžiai.

Kaip vežti pavojingus daiktus (pvz., spausdintuvo tonerus)?

Yra taisyklės (ADR), bet nedidelis kiekis biuro reikmenų paprastai leidžiamas. Tačiau dėmesio: skystis neturi būti pilamas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis gali būti sustabdytas, jei dėžėje susisvers daug spalvų kasų. Geriau jas išimti arba uždaryti į hermetiškus maišus. Nereikia rizikuoti, kad vairuotojas gaus baudą ar kad krovinys bus pripažintas pavojingu.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dauguma modernių mašinų turi GPS sekimą. Aš visada siūlau klientams pasidomėti, ar įmonė tai siūlo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis sukelia stresą, o žinojimas, kad mašina jau perėjo Lamanšą, ramina. Kartais GPS neveikia (tuneliuose arba blogo signalo vietose), bet tai nebūtina dėl to, kad kažkas nutiko. Nenusiminkite, jei viena valanda nepasikeičia vieta.

Kas dėl Lamanšo perkėlos (Eurotunelis vs. Keltas)?

Eurotunelis („Le Shuttle“) yra greitesnis (35 min), tačiau reikia aiškiai atsižvelgti į aukštį mašinos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis dažniausiai vyksta per tunelį, nes nereikia laukti kelto išvykimo. Keltas gali būti pigesnais, bet jis lėtesnis ir gali būti atidėliotas dėl blogo oro. Aš asmeniškai rekomenduoju tunelį, jei skubate. Nors kartais ir ten būna eilės, bet jos juda greičiau.

Finansai ir smulkios problemos

Kiek maždaug kainuoja toks paslaugų rinkinys?

Sunku pasakyti be apžiūros, bet maždaugiai nuo 1200 iki 3000 eurų priklausomai nuo tūrio. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis nėra pigus, ypač dabar, kai kuro kainos šokinėja. Į kainą įeina mašina, vairuotojas, keltas/tunelis ir draudimas. Brokerio paslaugos dažniausiai mokamos atskirai. Jei kas siūlo už 500 eurų viską – būkite atsargūs, tai greičiausiai „kišenių“ pervežėjai be draudimo.

Ar mokama už laukimą prieš išvykimą?

Taip, vairuotojas turi savo laiko limitą (pvz., 2 valandos pakrovimui). Jei jūsų komanda negali surasti raktų nuo sandėlio arba dar spaudžia paskutinius dokumentus, laikas eina. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis reikalauja disciplinos. už kiekvieną pradėtą valandą viršijus limitą, paprastai taikoma mokestis. Aš visada liepiu klientams pasiruošti viską prieš vairuotojo atvykimą, kad nebūtų nemalonios padėties.

Ar galima apmokėti tik atvykus į Lietuvą?

Dauguma įmonių reikalauja avanso arba pilno apmokėjimo prieš išvykimą, nes iš Anglijos grįžti be pinigų, jei klientas „praranda“ telefoną, yra rizikinga. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis dažnai susitarimas dėl 50 proc. avanso ir 50 proc. grynaisiais arba pavedimu prieš iškrovimą. Geriau iš anksto pasikalbėti, kad nesusidurtumėte su situacija, kada mašina stovi prie jūsų durų ir niekas neišsikrauna.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei perkėliate biurą į Lietuvą ir esate PVM mokėtojas, galite taikyti 0 proc. PVM tarifą importui (ir atsiskaityti vėliau), jei pateikite teisingą importo deklaraciją. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis turi būti tvarkingai apskaitomas. Jei neesate mokėtojas – gali tekti mokėti PVM kaip galutiniam vartotojui. Čia geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu, aš tik žinau, kaip vežti, o ne kaip knygyniškai.

Ką daryti, jei pasirodo paslėpti mokesčiai?

Visada dėlko klauskitės sąmatos (quote) su visais mokesčiais. Anglijoje gali būti „Congestion charge“ arba „Ultra Low Emission Zone“ mokestis, jei važiuojate per Londoną. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis gali nudžiuginti papildoma sąskaita po savaitės. Užtikrinkite, kad šie dalykai būtų įtraukti į pradinę kainą arba bent jau įspėti.

Atvykimas ir įsirengimas Lietuvoje

Ar reikia rūpintis vietos iškrovimą Lietuvoje?

Taip, kaip ir Anglijoje. Sunkvežimis negali stovėti ant „purpurinio“ dangos arba ant pėsčiųjų takelio. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis baigiasi tuo, kad mašina turi stovėti taip, kad nesukelti traškinėjimo. Jei naujieji biuro patalpos yra senamiestyje, gali tekti iš anksto susitarti su savivaldybe dėl laikino parkavimo. Nenorite, kad vairuotojas būtų įtūžęs, kad negali užvažiuoti.

Kas dėl senų baldų arba atliekų?

Mes pervežame tai, ką duodate. Jei biure senos sofa, kurią norite išmesti, geriau tai išmesti prieš mūsų atvykimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis nėra šiukšlių ivežimas. Anglijoje ir Lietuvoje taisyklės skirtingos dėl atliekų, o vairuotojas gali būti nubaustas už nelegalų krovinių (šlamšto) vežimą. Išsiaiškinkite vietinio šiukšlių ivežimo paslaugas.

Kaip greitai galima pradėti dirbti?

Tik tada, kai viskas įrengta. Vienintelis dalykas, kurį galite padaryti greitai – tai pajungti kompiuterius, jei juos iškrovėte pirmiausia. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis (tai pagrindinė frazė) yra sėkmingas tada, kai pirmadienio ryte darbuotojai gali atsiskaityti el. paštu. Tačiau realistiškai, suteikite sau bent pusę dienos (arba dieną) tam, kad viską susidėlioti pačiems vietose. Nereikia spausti žmonių, jei jie vis dar bando surasti savo pjaustuką.

Ar galite padėti su išpakavimu?

Įprastai mūsų sutartys baigiasi, kai dėžės iškeliamos į patalpas (patalpos pristatymas). Išpakavimas yra papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis gali būti visiškai "key turn", jei užsakote mūsų komandą ir Lietuvoje (tai kainuoja brangiau, bet sutaupote jūsų darbuotojų laiką). Galbūt verta pagalvoti, jei biuras didelis.

Kas dėl pažymėjimo dėžių?

Tai jūsų (arba jūsų darbuotojų) darbas. Mes nežinome, kur yra „finansų skyrius“ prieš pakrovimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis vyksta greičiau, jei ant kiekvienos dėžės parašyta, kas joje ir kur ji turi nukeliauti. Naudokite spalvotas lipdukas – raudona „Vadovui“, mėlyna „IT“ ir t.t. Paprasta dalykas, bet tai padeda išvengti sumaišties atvykus.

Ką daryti, jei kažkas pasirodė sulūžęs?

Tikrinti būklę dar prieš išvykimą (kaip jau minėjau). Jei pastebėjote žalą atvykus – nedelsiant praneškite vairuotojui ir užfiksuokite nuotraukomis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis turi apimti ir draudimo išmoką procesą, jei įvyko nelaikė. Negalima pradėti naudoti sulūžusio daikto, nes tampa neaišku, kada tai nutiko. Būkite atsargūs ir tikslūs.

Taigi, viskas galima suorganizuoti, jei nebusite per daug idealistai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis yra įmanomas net ir šiomis sunkiomis sąlygomis, jei tik pasitikiems profesionalus ir iš anksto pasirūpinsite popieriais. Nenuvilkite visko ant paskutinės akimirkos, ir tada jūsų verslas nedirbs tuščią. Sėkmės (ir kantrybės su angliška orais)!