Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai: vadovas pragmatikams

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai nėra tiek paprasta, kaip atrodo YouTube video ar idealiose knygose. Dažniausiai klientai sėdi rytais, tik laukia, kai mes atvyksime, o tada prasideda "nepageidaujami stebuklai" – nuo dingusių raktų iki muitinės, kuri staiga nusprendžia, kad kompiuteriai yra pavojingi kroviniui. Esu matęs viską: startuolių „garsonas“ Londone ir didelės korporacijos registratūros Mančesterio priemiestyje. Pagrindinis tikslas čia nebe tiesiog gabenti dėžes, o išlaikyti jūsų verslą gyvą, o darbuotojus – nepanikuojančius. Jeigu planuojate susigrąžinti verslą į Lietuvą ar tiesiog perkelti būstinę kitur, gerkite kavos ir skaitykite, iš tiesų, kas jūsų laukia. Nemanau, kad rasiite čia "sausų" instrukcijų, tik gero seno patirties pasakojimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai – tai tikras logistikos iššūkis.

Planavimas ir chronologija: kada pradėti rinktis dėžes?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį perkėlimą?

Nepamirškite, kad Anglija yra sala, o tai visada uždaro keletą durų ir atidaro kitų, dažniausiai – laiko. Idealūs klientai pradeda planuoti maždaug prieš 2–3 mėnesius. Žinoma, galiu nuvežti viską per savaitę, jeigu jūsų biuras nedidelis, bet tada biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai taps košmaru dėl brangos ekspresinės logistikos. Reikia laiko ne tik dėžių surinkimui, bet ir dokumentų sutvarkymui, kurie po Brexito tapo kur kas sudėtingesni. Geriau užsukite kalendoriuje datą ir atilkite savaitgalį už darbo, nei spėti paskutinę minutę, kai vairuotojas jau stovi prie durų.

Ar tikrai verta kelti biurą penktadienį ir atsidaryti pirmadienį?

Teoriškai – tai šventa gražu. Praktiškai – tai pavojinga žaidimą. Jei kas nors nuvils su keliu arba įvyks incidentą Didžiojoje Britanijoje (ir tenkas tokių pilnas, ypač ant M25 žiedo), jūsų darbuotojai pirmadienį turės kur susirasti vieną kitą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai turi būti suplanuotas su atsarginiu laiku. Geriau padaryti tarpinį savaitgalį, kai verslas neveikia, arba leisti žmonėms dirbti distanciniu būdu keletą dienų. Nekankinkite savęs ir mūsų vairuotojų siekdami „nerealio“ greičio.

Kaip suskaičiuoti, kiek dėžių mums reikės?

Visada sakykite, kiek jums reikia, ir padalinkite iš dviejų. Klientai visada pervertina savo sugebėjimą susidėti daiktus į mažas dėžes. Jei turite 15 darbuotojų, tai ne 15 dėžių, o turbūt 50 arba 70, nes kiekvienas turi asmeninių daiktų, dokumentų knygų, kurias neleidžia išmesti. Kartą vienas klientas sakė, kad viskas tilps į vieną furgoną, o pabaigoje teko važiuoti antram. Tai pridaro papildomo streso, tad apsiskaičiuokite atsargiai.

Ar reikia inventoriaus sąrašo, ar tik "pakelsim viską, kas stovi"?

Inventoriaus sąrašas (inventorius) dabar yra būtinas ne dėl jūsų, o dėl muitinės. Negalite tiesiog pasakyti "biuro reikmenys". Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai susidurs su problema, jeigu muitininkas užklaus ką gabename. Turiu būti pasakęs: "10 stalų, 5 kompiuterių, 2 spausdintuvai". Kuo tikslesnis sąrašas, tuo mažiau tikimybės, kad mūsų sulaikys sienoje. Negerai, kai vairuotojas tenka laukti, kol jūsų buhalterė rašo, kas tame inde stovi.

Kas nutinka su "netikėtais" daiktais, pavyzdžiui, arkliu ar sofos pėdsaku?

Turiu istoriją iš Birminghamo, kur biuletenyje buvo parašyta "biuro baldai", o sandėlyje už darbo stovėjo senas vokiškas šifravimo aparatas iš karo (tikrai, buvo tokių atvejų). Tokių dalykų negalima tiesiog taip įkrauti ir vežti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai gali būti sustabdytas ilgam, jei radinys yra istorinis arba brangus. Aptarkite mums iš anksto, jei turite keistų dalykų, kad numatytume specialų transportą arba leidimus.

Dokumentai, muitinė ir Brexito "dovanos"

Ką reiškia EORI kodas ir ar jis būtinas mums?

Taip, būtinas. Be EORI kodo nepraeisite net sienos. Daugelis verslininkų galvoja, kad jie ne importuotojai, o tik perkėlinėjasi, bet muitinei tai viskas yra prekių judėjimas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai bus sustabdytas tiesiogine prasme, jeigu vairuotojas pasirodys be jūsų patikslinto EORI. Gaukite jį iš anksto, tai paprasta forma, tačiau jos trūkumas gali atidėti viską keletą savaičių.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) ar mokesčius už perkėlimą?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja, ar ne. Jei taip, dažniausiai galite taikyti 0% PVM tarifą perkėlimui (transfer of goods), bet turiu pateikti įrodymus. Kartais klientai pasako "mes mokame PVM Lietuvoje", bet Anglijoje reikia pateikti eksporto kvitą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai nėra pigus pasėdis, todėl nesišokite su mokesčiais, geriau pasitarkite su savo buhalteriu prieš mums skambinant.

Kas su draudimu? Kas dengia, jei vairuotoja užkabina traktorius?

Standartinis transporto draudimas dengia tik apribotą sumą, paprastai 10-20 tūkstančių eurų. Jei vežate brangią serverinę ar pažangią įrangą, privalote pasakyti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai turi apimti viską, įskaitant ir rizikas. Paskutinis dalykas, kurio norite – tai gaišti laiką teisme su draudiku, kuris sako, kad nepranešote apie 50 tūkst. vertęs krovinių.

Ar galima vežti alkoholį iš korporatyvinių atsargų?

Tai yra pilnas rizikos dalykas. Oficialiai tai yra degioji skystis, kurio reikalauja specialios leidimų. Kartą klientas pamirė pasakyti apie 200 butelių vyno spintoje, ir muitinėje teko daug paaiškinimų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai taps tiesiog neįmanomu, jei bandysite kontrabanduoti prekes prie baldų kojų. Geriau išgerkite tai išvykimo proga arba supakuokite atskirai kaip asmeninį daiktą (tai irgi komplikacijų reikalauja).

Kas su asmens duomenimis? Ar galima juos taip lengvai vežti?

Duomenų apsauga (GDPR) dabar yra griežta. Negalite tiesiog įmesti dokumentų su klientų duomenimis į dėžę ir viltis, kad niekas nepasiklyps. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai turi būti saugus. Siūlau dokumentus su konfidencialia informacija vežti užrakintame dėžėje, kurioje yra speciali antspaudas, arba juos pasiimti asmeniškai. Nevežkite atvirų bylų su duomenimis tarp pašto dėžių.

Technika, baldai ir "švelnūs" daiktai

Kaip vežti serverius? Ar jie turi būti išjungti?

Absoliučiai taip. Negaliu tiesiog išjungti lizdo ir nuplėšti kabelį, tik taip. Serveriai (serveriai) turi būti tinkamai išjungti (shutdown process), o geriausia – jei jūsų IT specialistas juos išjungia ir pažymi. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai pavojus, jei atvyksite ir serveris nebesusikurs. Keliuose yra bumps, vibruojama, todėl įrenginiai turi būti tvirtai užfiksuoti. Geriau, jei jie važiuoja originalioje pakuotėje, jei jos išlikote.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, mes tai darome, bet tai užima laiko. Stalų kojų atsisukinėjimas yra greita, o didelių sekcijų išmontavimas – valandų reikalas. Jeigu norite, kad viskas vyktų greitai, pasirūpinkite, kad vadybininkas parodytų, kas kurioje vietoje buvo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai gali užstringti ties tuo, kad neberandame tos mažos poveržlės nuo lentynos. Turime įrankius, bet reikia ir Jūsų pagalbos.

Kas su augalais? Ar galima juos vežti per kanalą?

Augalai yra gyva medžiaga, o Anglija turi griežtas phyto-sanitarijos taisykles. Negalima tiesiog užkasti dirvožemio su augalais, tai draudžiama. Augalus reikia išvalyti, dirvožemį pakeisti arba augalus vežti be dirvožemio. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai gali būti atidėtas, jeigu anglų muitininkas pamatys lietų žemę indelyje. Geriau juos palikite kolegoms dovanai, tai taupo nervus.

Kaip vežti stambią techniką, pavyzdžiui, didelį spausdintuvą ar kopijavimo aparatą?

Šie daiktai yra dažniausiai per sunki (svoris) ir per stambus standartiniam liftui ar durims. Kartą Londono biure teisma išmontuoti langą, kad ištrauktume didelį Xerox. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai reikalauja išmatavimų. Užsukite mums matavimų iš anksto, arba pasirūpinkite keltu. Neprašykite mūsų vairuotojo nešti 300 kilogramų aparato laiptais, tai tiesiog nesaugu.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus, pavyzdžiui, pinigines ar papuošalus?

Gerai, tiesiog sakysiu – nedarykite to. Vairuotojas turi savo kabinoje daiktų, o krovejai dirba greitai. Piniginės, telefonai, papuošalai turi likti pas jus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai (ir asmeniniam ramybei) netaps tragedija, jeigu kas nors dingsta. Uždrausti dalykus palikite užrakintame stalčiuje, kurį atidarysite tik atvykę į vietą.

Praktiniai dalykai: automobiliai, kelionės ir nuobodula

Ar galima sutvarkyti, kad vairuotojas atvyktų būtent penktadienį 14:00?

Stengiamės, bet tikslumo garantuoti negaliu. Kelionės Anglijoje yra neprognozuojamos. Gali būti, kad spūstį pradės 13:00. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai reikalauja lankstumo. Mes pranešame 2–4 valandas iš anksto, kai vairuotojas artėja, tačiau tikslaus "nukritimo" nustatyti neįmanoma, ne mes valdome kelių eismą (o gaila, kad ne).

Kas daryti, jei naujose patalpose nėra lifto?

Tada turime problemą. Arba turime užsisakyti keltąvirį, arba mokėti už papildomą darbo laiką ir krovėjus, kurie neš laiptais. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai taps brangiu malonumu, jeigu apie tai nesužinosite iš anksto. Pasitikrinkite išėjimus ir išmatavimus dar prieš pasirašant sutartį su naujai nuomotojais.

Ar padedate su išmetamųjų atliekų išvežimu?

Taip, galime nuvežti į šiukšliadėžę, bet tai papildomai. Anglijoje už tai imami mokesčiai ( landfill tax), o Lietuvoje – taip pat. Negalime tiesiog užmesti senų stalų į mišką. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai turi būti "žalias", jeigu reikalaujama, arba bent jau teisėtas. Suskaičiuokite, ko norite atsikratyti, kad nereikėtų diskutuoti virš konteinerio.

Ką daryti su automobiliais? Ar juos taip pat vežate?

Taip, pervežame ir automobilius (automobiliai), bet tai skirtingas reglamentas. Jeigu automobilis nevažiuoja, reikia spinto "keltinio". Jeigu važiuoja – vairuotojas turi turėti draudimą ir technines apžiūras galiojančias. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai įtraukia ir verslo automobilius, bet tik tiek, jeigu jie neperkraunta mūsų furgono galimybių. Vienas automobilis užima daug vietos.

Ar vežate maistą iš virtuvės?

Arbatos, kavės, cukraus – neproblem. Bet šaldytuvų turinys? Tikrai ne. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai turi būti sanitariškai tvarkingas. Šaldytivus reikia išjungti ir išlyginti bent 24 valandas iš anksto, kad nekasdytų kvapas kelyje. Nenoriu, kad vairuotojas sugrįžtų su pajuodavusiu furgonu dėl jūsų seno sūrio.

Ar galite suteikti sandėliavimo paslaugas, jei dar nesiruošiamas naujas biuras?

Galime, tačiau Anglijoje sandėliai brangūs. Jeigu planuojate biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai, bet dar nėra kontrakto su naujais patalpomis, geriau tikrai surasti laikiną vietą. Saugome dėžes 1–3 mėnesius, bet ilgiau – jau tampa brangiau, nei įsigyti naujus baldus.

Finalas ir išvados (ir ką daryti, jei viskas nueina ne taip)

Kas atsitinka, jei dėžė paslysta ir susilaužo?

Mūsų atsakomybė. Turime užtikrinti, kad viskas pasiekia vietą tokia, kokia buvo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai neturėtų baigtis nuostoliais. Jei susilaužėme jūsų brangų vazą – atlyginame pagal draudimo sąlygas. Tik prašau, užpildykite inventorių teisingai, negalime atlyginti už dalyką, kurio nėra sąraše.

Ar reikia daryti išankstinį mokėjimą?

Įprasta praktika – 50% iš anksto, likutį – atvykus. Taip užtikriname, kad klientas neatšauks paskutinę minutę. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai reikalauja išteklių, o mes negalime juos išleisti be jokių garantijų. Banko pavedimai tarp šalių trunka keletą dienų, tad apie tai pagalvokite anksčiau.

O jeigu aš pats noriu važiuoti su vairuotoju?

Graižai, dažnai taip daroma. Bet tada turi būti pasiruošęs praleisti naktį furgone arba viešbutyje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai nėra turistinis kelias. Vairuotojas dirba pagal savo režimą, turi poilsio laikus, o jūs turite būti paruoštas būti "keleiviu". Gerai, kad galite kontroliuoti procesą, bet nuobodu nebus išvengta.

Kaip elgtis su darbuotojais, kuriems nereikia lipti dėžes?

Kviečiu juos tiesiog atsipalaiduoti. Dažniausiai darbuotojai bando padėti ir tik trukdo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai greičiau vyks, jei specialistai (mes) dirbsime, o jūsų komanda – galbūt dirbs iš namų. Žmonės dažnai susižeidžia nešdami sunkius daiktus, o tada jums teks mokėti ligos. (Pastaba: čia nemažiau svarbu, kad jūsų darbuotojai nejįgtų nugaros skausmo, tai labai dažna klaida, kai vadovai verčia visiems įsitraukti.)

Ar reikia užsakyti valymą po perkėlimo?

Anglijoje dažnai būna sąlyga, kad išvykstant turi palikti "švarią" patalpą. Galime pasiūlyti partnerius, kurie tai atlieka. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai apima ne tik pakrovimą, bet ir uždarymą senoje vietoje. Negrąžinkite depozito dėl purvo grindžių, pavojinga detaelė.

Kaip sužinoti, kiek visa tai kainuos?

Reikia mums pateikti duomenis: kiek dėžių, kiek daiktų, kurį aukštą, ar yra liftas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai kainuoja skirtingai, priklausomai nuo degalų kainos ir kuro priedavimo. Neklauskite "kiek kaina be detalių", tokių kainų nėra. Tikslių skaičių negaliu pasakyti be apžiūros.

Kas nutinka, jei prekybos susitarimas (Trade deal) pasikeičia?

Tuomet keičiasi ir mūsų procedūros. Mes stebime naujienas, bet kartais ir mes sužinome iš vairuotojų sienoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai turi būti lankstus politikos atžvilgiu. Negalime nieko garantuoti, jeigu Vyriausybės nuspręs uždaryti sieną. Tiesa, kol kas viskas veikia.

Ar reikia rūpintis parkavimu London centre?

Absoliučiai taip. Be mokamo leidimo (parking permit) mūsų furgonas bus nutemptas per 5 minutes. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai gali prasidėti nuo 200 svarų baudos. Užsakykite vietą iš anksto iš savivaldybės (council), tai trunka dieną ar dvi, bet sutaupo daugiau.

Ką daryti, jei dėžė su svarbiausiais dokumentais dingo?

Tai blogiausias scenarijus. Mes ieškome, kviečiame vairuotojus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai turi prioritetingus dalykus. Tokios dėžės turėtų būti nešamos atskirai arba vežamos jūsų asmeniniame automobilyje. Niekada negalite užtikrinti 100%, kad "juodoji dėžė" nepaslys tarp kitų.

Apibendrinant

Na, kaip ir matote, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis prastovomis jūsų veiklai nėra tiesiog įkėlimas į sunkvežimį ir važiavimas į saulėlydį. Tai sudėtingas mechanizmas, kuriam reikia geros alyvos (planavimo) ir tiksliausių detalių (dokumentų). Esu matęs įmonių vadovus, kurie sėdėjo tuščioje patalpoje dėl to, kad buvo nepasirūpę EORI kodu, arba tuos, kurie džiaugėsi, kad visa IT infrastruktūra pasileido per valandą po atvykimo. Skirtumas yra dėmesys smulkmenoms. Galiu tik padėti logistikai, bet sprendimus priimate jūs. Pasiruoškite gerai, ir tada galėsite sau leisti kavą naujame biure be streso. Sėkmės kelyje – arba bent jau mažiau raukalių sienoje.