Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis: Praktinis vadovas verslui

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt keturis metus, maždaug nuo tada, kai Lietuva įstojo į ES, ir per tą laiką mačiau viską. Pradedant nuo tų keturių brangiausių sofų, kurias buvome gabenę pro visą Europą, ir baigiant tuom, kai vairuotojas pasigailėjo raudono žirno ir jį parsivežė su savimi iš Londono (tai tikrai istorija kitam kartui). Kai kalba eina apie biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis, dažniausiai žmonės pagalvoja apie dėžes ir vyniojamąją popierią. Tačiau iš tikrųjų tai yra sudėtingas logistinis šachmatai, kur vienas neteisingas žingsnis gali sustabdyti jūsų verslą keletą dienų. Po „Brexit“ viskas tapo dar įdomiau, ypač jei kalbame apie muitinę ir dokumentus. Štai čia aš ir jums padėsiu išvengti tų bėdų, su kuriomis susiduria net didžiausios kompanijos, nors ir pasirodo, kad viskas valdoma.

Pasiruošimas ir laiko planavimas: kada pradėti panikuoti?

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti normaliai?

Sąžiningai? Jei norite organizuoti biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis be nervų išsiėjimo, pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 4-6 savaites. Žinau, girdėjote istorijų, kad viskas įvyksta per savaitę, bet tada užkainuoja ne tik pinigais, bet ir nenumatytomis problemomis. Reikia surasti laiką inventoriaus apžiūrai, nes dažnai klientai sako „turim tris rašomuosius stalus“, o prieš pat išvykstant pasirodo, kad juos dar reikia išmontuoti, o varžtai dingo kažkur prieš penkerius metus. Geriau turėti rezervą.

Ar tikrai reikalingas inventorius, ar galiu tiesiog pakviesti vairuotoją?

Negalima, tiesiog negalima. Pasakyčiau, kad tai yra pagrindinė klaida. Vairuotojas ateina, žiūri į pilną konteinerį ir sako „ne, neįsispaus“. Tada jums tenka dalį dalykų mesti arba vykti antrą kartą. Inventorius nėra tik sąrašas, tai yra jūsų apsauga. Be to, kai planuojamas biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis, tiksli statika leidžia parinkti tinkamą sunkvežimį, kad jums nereikėtų mokėti už tuščią erdvę ore. Buvo atvejų, kai klientai bandydava sutaupyti ir patys „į akius“ įvertinę tūrį, paskui gaudavome didesnę mašiną nei reikia, o pinigai degė.

Ar reikia susirasti savo žmones įrankiams, ar pervežėjas tai duoda?

Geriau klauskite iš karto. Mes, pvz., visada turime įrankių, bet ne visos kompanijos dirba taip pat. Vienas kartą Mančeryje mes stovėjome valandą, kol ieškojome priveržiamosios juostos, nes klientas pasakė „viskas yra“. Jei norite, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis vyktų sklandžiai, pasirūpinkite, kad pervežėjas turi savo montuotojus. Ypač jei ten kasetės su serveriais ar kokios ypatingos sistemos, kurias negalima tiesiog numesti ant grindų. Nemanau, kad norit rizikuoti duomenimis.

Ar verta krauti dėžes savo darbuotojams, ar pasikviesti profesionalų komandą?

Tai priklauso nuo jūsų biudžeto, bet stengdamiesi taupyti čia, dažnai prarasite laiką. Darbuotojai nešiojasi dėžę, užstoja koridorių, paskui kalbasi apie pietus, ir viena diena praeita be darbo. Profesionalai užkrauna sunkvežimį per 3-4 valandas. Tiesiog įsivaizduokite, kiek brangu yra jūsų valandos įkaina. Beje, darbuotojai dažnai pamiršta uždėti etiketes, o tas chaosas pakrovimo vietoje... (čia netyčia parašiau pakrovimo, galvojau apie iškrovimą) tiesiog sukuria neįtinkamą pavojų jautriems daiktams.

Muitinė, dokumentai ir „Brexit“ džiunglės

Kokie dokumentai būtini išvežiant techniką iš Jungtinės Karalystės?

Čia prasideda tas blogas sapnas. Reikalingas T2L dokumentas arba eksporto deklaracija. Be to, kiekvienas serveris ir brangus kompiuteris turi turėti serijinius numerius, nurodytus sąraše. Muitininkai Anglijoje dabar yra labai griežti, jie tikrai nebesijuokia kaip anksčiau. Jei pamirsit vieną dokumentą, mašina stovi ir laukia. Jūsų verslas tada nebedirba. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis be šių popierių yra neįmanomas, net jei manote, kad „tai tik mūsų įranga, ją neperdūodame“.

Ar mums reikia mokėti PVM ar muito už savo daiktus?

Jeigu tai jūsų nuosavybė, kurią naudojote verslui, ir ją vežate atgal į ES paprastai nėra mokesčio-importo, bet turi būti padaryta atitinkama užklausa. Galvoju, kad čia vis dar daugumą klaustinų. Jei daiktai nauji, dar nepanaudoti, tai gali būti įtraukti kaip prekės. Viena kliento kompanija bandė užregistruoti kelis naujus kompiuterius kaip „naudojamus“, bet muitinė tai pastebėjo ir baudos buvo didelės. Geriau būti sąžiningu ir viską deklaruoti kaip yra, o ne ieškoti triukų.

Kas nutinka, jei traukinys ar keltas vėluoja? Kas moka šlamštą?

O taip, kasdienybė. Eurotunelyje arba Doverio uoste dažnai būna uždelčių. Jeigu paslaugos sutartyje nėra parašyta, kas atsakingas už laukimą, gali būti, kad gausite sąskaitą už vairuotojo stovėjimą. Kartais tai būna net 50-60 svarų per valandą. Dabarangi biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis reiškia ir tokių smulkių dalykėlių įvertinimą. Rekomenduoju pasirinkti pervežėją, kuris turi fiksuotas kainas arba įtraukia šias rizikas į savo maržą, o ne „numeta“ ant jūsų po fakto.

Ar galima numesti viską į mašiną be sąrašo ir vėliau paskelbti?

Negalima. Baisiai drąsu. Jei vairuotojas atvažiuos į kalnelį (tai yra muitinės kontrolės vieta) ir pasakys „aš nežinau, kas čia“, jį gali nukreipti į sandėlį dėl išsamesnio tikrinimo. Tas tikrinimas gali trukti savaitę. Tada jūsų biuras be kompiuterių sėdi ir žiūri į langą. Norint užtikrinti biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis, manifestas (krovinio sąrašas) turi būti perduotas brokeriui dar prieš mašina išvažiuojant iš sandėlio Anglijoje. Vėlavimas čia brangiausiai kainuoja.

Ką daryti su draudimu, kai krovinys jūrų keliu?

O jei važiuosit keltu arba net traukiniu, draudimas turi apimti ir jūros/raudonosios vėliavos rizikas. Paprastas „kasko“ ne visada užtikrina, kad jei mašina nukris į vandens (tai reta, bet nutinka), gausite pinigus atgal. Užtikrintas biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis reikalauja visapusiško draudimo poliso. Neapsileiskite su tuo, nes įranga verta tūkstančius. Vienas mūsų klientas taip „nusprendė“ ir vėliau gailėjosi, kai dėžė su printeriais buvo drėgna.

Kainos ir biudžeto valdymas

Kiek vidutiniškai kainuoja perkelti nedidelį biurą iš Londono į Vilnių?

Sakykim, jei turite 3-4 darbo vietas ir nedidelę susirinkimų patalpą, tai gali siekti nuo 2500 iki 4000 eurų. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau dalykų turite. Anglija brangi, čia ir degalai, ir mokesčiai. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis ne visada yra pigiausias variantas, jei renkatės didžiausius diskonto savininkus. Jie dažnai suka laiką. Geresnis mokėti šiek tiek daugiau už patikimumą, nei vėliau mokėti už praleistą galimybę dirbti.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nepasako?

Žinoma, visada yra. Mokesčiai už sunkvežimio įvažiavimą į Londoną (ULEZ zona), mokesčiai už sunkvežimio išvažiavimą iš JK (kelių mokesčiai). Be to, jei reikia išmontuoti lentynas ar įrenginius, tai meistrai pasiūlys savo kainą. Kartais klientai nustemba, kai pamato sąskaitą už „pakuotės medžiagas“. Tokios dėžės, burbuliukai – tai ne dovanos. Tai kaip kava, privaloma išlaida.

Ar galima sutaupyti renkantis dalinį krovinį (part load)?

Galima, bet rizikuojate su laiku. Dalinis krovinys reiškia, kad jūsų dėžės važiuoja su kitų žmonių daiktais. Vairuotojas turi sustoti prie penkių kitų vietų. Jei jums svarbus biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis, tai nėra geriausias pasirinkimas. Jūsų serveris gali gulėti kažkur gale, o priekyje bus 200 šiaudų (šiaip sakant, pavyzdys). Jeigu biuras gali dirbti be dalykų savaitę – taip, taupykite. Jeigu ne – imkite atskirą mašiną.

Kokios mokėjimo sąlygos dažniausiai būna?

Daugelis prašo 50-60 proc. avanso, likutį – pristačius (tai yra atiduodant raktus ar iškraunant). Reikia būti atsargiems su tiems, kas prašo 100 proc. iš karto. Vieną kartą girdėjau apie firmą, kuri pareiškė 100 proc. išankstinį mokėjimą ir dingę (pvz., pasislėpė). Esu matęs geras ir blogas firmas. Patikimas pervežėjas dirba pagal standartines sąlygas. Jei jie staiga pradeda reikalauti keisti sutartį paskutinę minutę, tai signalas, kad kažkas ne taip.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia vežti pavojingas medžiagas (pvz., tušinukus su skystais)?

Tai juokinga, bet taip. Yra nustatyta ADR taisyklė, net jei tai tik kelios dėžės tušinukų ar valymo priemonių. Vairuotojas turi turėti leidimą. Jei nesakote iš karto, jis gali atsisakyti vežti kelyje. Tai sustabdys visą procesą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis gali tapti brangus, jei reikės skubiai keisti mašiną arba kvieti specializuotą transportą. Paprasčiau pasakyti iš karto, ką turite sandėlyje.

Techninė įranga ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai vežti serverius? Juk jie neįprastame dėžėje neina?

Serveriai tai atskira pasaulis. Jie turi būti įmontuoti į specialiuosius rėmus (rack) ir užfiksuoti, kad jie neišsirštu kelio metu. Negalima tiesiog padėti ant grindų, net jei užklijuotės „trūkumo“ ženklu. Vibracija kelyje yra nemaloni. Vienas klientas taip padarė ir atsidūrė be duomenų porą dienų. Veltui. Jei planuojate biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis, IT įrangą reikia patikėti specialistams, kurie su ja dirba kasdien, o ne bendriems pervežėjams.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš pakrovimą?

Būtina. Ne tik todėl, kad jie gali sugesti, bet todėl, kad gali užsidegti. Kompiuteriai, esantys „Sleep“ režime, kažkodėl dažnai sužunda ir kaista uždarytoje dėžėje arba dėžėje be ventiliacijos. Gaisro rizika yra maža, bet ji egzistuoja. Nėra nieko blogiau nei gauti pranešimą, kad jūsų krovinys sudegė po Birmingham. Tai tikrai ne ta pertrauka, kurią norėtumėte turėti.

Kas daryti su dideliais vitrinais arba meno kūriniais?

Vitroms reikia specialių dėžių su medžio pagrindu. Paprastas kartonas netinka. Meno kūriniai turi turėti vertinimo pažymėjimą draudimo ui. Kartais klientai sako „o vitrina yra pigi“, bet tada ją daužo ir pradeda verkti. Geriau investuoti į pakavimą. Atsimenu vieną paveikslą, kurį vairuotojas bandė priveržti juosta... prakeikdamas tą dieną. Nuplėšė visą drobę. Nepasikartok to klaidos.

Kaip elgtis su archyvais ir popieriniais dokumentais?

Popierius sunkus. Keli dėžių tonai gali padaryti milžinišką spaudimą apačioje esantiems dalykams. Be to, drėgmė. Jeigu mašina užstrigs lietingame pasaulyje, popierius gali sugti. Dėl to biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis reikalauja plastikinių dėžių arba paletų su apsauga nuo vandens. Negalima įsivaizduoti scenarijaus, kur prarandate metų apskaitas dėl vienos dulkių drėgmės.

Ar reikia skubėti su įranga prijungimu naujoje vietoje?

Taip, jeigu norite pradėti dirbti. Bet čia jau ne pervežėjo reikalas. Viskas priklauso nuo jūsų IT specialistų greičio. Aš tik galiu padėti, kad dėžės atvyktų į reikiamas patalpas, o ne į gatvę priešais įėjimą. Buvo atvejis, kai pastatėm 20 dėžių su technika, o klientas neturėjo raktų nuo biuro... (gerai, kad turėjome statybinių užraktų, kitaip praleistume naktį).

Rizikos ir problemų sprendimas realiu laiku

Kas daryti, jei vairuotojas praranda raktus arba sugenda mašina?

Tai vyksta. Mes turime pagalbos tarnybą 24/7, bet ne visi. Jei mašina sugsta Anglijoje, reikia skubiai iškrauti į kitą. Tai užtrunka. Tiesiog reikia kantrybės. Jeigu biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis jums prioritetas, pasirinkite pervežėją, kuris turi atsarginį transportą arba partnerių tinklą vietiniame maste. Mes, pavyzdžiui, Birminghamo apylinkėse turime kontaktą, kuris gali padėti iš karto.

Ar dažnai nutinka, kad daiktai dingsta arba sugenda?

Su patikimomis kompanijomis – retai. Su „pigiausiais“ pasiūlymais internetu – dažnai. Yra žmonių, kurie tiesiog imasi užsakymų ir nuomoja mašiną vienai dienai, o tada dingsta. Patikimumas čia yra raktas. Pasidomėkite įmonės reputacija. Galbūt jie turi atsiliepimus arba juos pažįstate. Nenaudokite paieškos sistemų pagalbos (kažkas sakė rasta gerą firmą, bet pasirodė ji iš Italijos ir nesupranta angliškai).

Kas nutinka, jei naujasis biuras nėra paruoštas priimti krovinį?

Tada prasideda laukimas. Vairuotojas gali laukti valandą ar dvi nemokamai, bet po to kalnuojami mokesčiai vienai valandai gali būti 80-100 eurų. O jei jis negali laukti ir turi vežti toliau kitus krovinius? Tada jūsų daiktai nueina į sandėlį (depot) ir ten laukia. Tas sandėlis moka pinigus už kiekvieną dieną. Tiesiog tikrinkite, ar jūsų nuoma naujame biure prasideda tuo pačiu metu, kai planuojamas atvykimas.

Kaip elgtis, jei klientas Anglijoje paskelbia bankrotą, o mes turime jam grąžinti daiktus?

O tai jau teisinis klausimas, bet logistiškai tai sudėtinga. Reikia įrodymų, kad tai jūsų nuosavybė, o ne įmonės, kurią uždarė. Muitinė gaišta laiką. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis tokiu atveju tampa košmaru, nes trūksta dokumentų. Geriausia turėti visus sandorius iš anksto surikiuotus ir nešiotis su savimi (t.y. turėti kopijas Lietuvoje).

Ar verta apsisaugoti sutartyje dėl vėlavimo baudų?

Sąžiningai, tai sunku įgyvendinti, jei vėlavimas ne dėl pervežėjo kaltės (pavyzdžiui, protestai arba blogas oras). Jeigu dėl pervežėjo kaltės – taip, parašykite. Bet dažniausiai problemos kyla dėl kliento nebuvo pasiruošimo. Vienas klientas nebuvo išsiuntęs mokėjimo, mes negalėjome išleisti mašinos, o jis reikalavo baudos. Linksmiau nebūtų.

Komunikacija ir galutiniai nusivylimai

Kaip dažnai reikia susisiekti su vairuotoju?

Nereikia jo mušti į telefoną kas valandą, jis vairuoja! Bet sužinoti, kada jis bus iššokęs iš kelių mokesčių (ferries) – praverčia. Sistemose mes matome GPS, bet klientai dažnai nori „gyvo garso“. Viską deriname su vadybininku. Kai planuojamas biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis, komunikacijos kanalas turi būti atviras. Nėra nieko blogiau nei tylėjimas trims dienoms.

Kas daryti, jei atvykus iškrovimo vietoje pasirodo, kad daiktų yra daugiau nei buvo planuota?

Tada girdi šūksmą „o kur mes viską įdėsime?“. Papildomi dalykai reiškia papildomą laiką ir galbūt papildomą kelionę. Jeigu pradžioj buvo pasakyta „10 dėžių“, o paskui jų 20, vairuotojas gali tiesiog atsisakyti vežti. Būkite sąžiningi. Mes stengiamės padėti, bet jei vietos nėra – vietos nėra. Fizikos dėsniai niekur nedingsi.

Ar galima keisti maršrutą jau važiuojant?

Galima, bet tai kainuoja. Jeigu jau išvykote iš Londono link Doverio, o jūs nusprendžiate „važiuokime dar į Mančesterį pasiimti vienos kėdės“, tai pridės 200-300 mylių ir bent vieną dieną. Tiesiog nuspręskite iš karto. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis turi būti suplanuotas kaip operacija, o ne kaip turistinis žygis paskutinę minutę.

Ką daryti, jei vairuotojas kalba tik lietuviškai arba tik angliškai, o mūsų vadovas tik lietuviškai?

Tai problema. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai bent pažodžiui (bent tiek, kad suprastų instrukcijas), bet kartais būna įdomių situacijų. Geriausia, kad vienas žmogus jūsų pusėje mokėtų anglų kalbą arba turėtų „vertėją“ telefonu. Nesupratimas lemia tai, kad dėžės nukelia į neteisingą aukštą (pavyzdžiui, 3 vietoje 5).

Ar reikia palikti arbatpinigių vairuotojui arba komandai?

Nėra privaloma, bet jei jie padarė šypsnį, išnešė viską į trečią aukštą be lifto (nors to neturėjo daryti) – tai bent kava arbatpinigiai būtų pagerbtos. Dukart taip nutiko, kad vairuotojas, gavęs mažą dėkingumo ženklą, padėjo susidėlioti lentynas nenuimant už mokesčio. Žmonių santykiai – tai pusė sėkmės.

Ką daryti su išlikusia pakuote ir šiukšlėmis po perkėlimo?

Geriau sutarti iš karto, kad pervežėjas išveš visą šiukšlių maišą su savimi. Kitaip jums teks patiems vežti į konteinerį. Popierius, dėžės – viskas užima vietą. Kai kurios firmos tai daro nemokamai (jei ne daug), kitos paprašo 50 eurų. Užtikrintas biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis baigiasi tik tada, kai grindys yra švarios, o ne pilnos vinilinių juostų liekanų.

Trumpai tariant, viskas pasidaro daug paprasčiau, kai žinai, ko tikėtis. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – tvarka ir planavimas gelbėja nervus. O jei kils abejonių, visada geriau paklausti „durno klausimo“ nei vėliau gaišti dienas prie Anglijos uosto vartų. Gerai susirinkę dokumentai ir sąžiningas pokalbis su logistika garsiai išsprendžia pusę problemų.