Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis: kaip išlikti protu nespraudant rankų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis yra tas dalykas, kurį visi planuoja, tačiau mažai kas tiki, kad įvyks be triukšmo. Anglija po Breksito pasikeitė, muitinės dabar nebe taip "linksmos" kaip anksčiau, o keliukai per Lamanšą tampa vis neprognozuojamesni. Jei planuojate kraustyti įmonę, pasiruoškite ne tik fiziniam darbui, bet ir nervų išbandymui. Visgi, su gera komanda ir šiek tiek realiu požiūriu, viskas įmanoma padaryti taip, kad verslas nustotų tik maksimaliai trumpam, o ne visai savaitei. Kalbėsime apie tai, kaip iš tikrųjų atrodo tokis procesas iš vidaus, be gražių brošiūrų.

Pasiruošimas ir laiko planavimas

Kiek laiko iš tikrų reikia planuoti tokiam perkėlimui?

Niekada nenuostatuokite mažiau kaip trijų savaičių, o jei biuras didelis – geriau mėnesį. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o tuomet, kai pradėjote dėti daiktus į dėžes. Reikia užsisakyti vietą laive (Eurotunelyje), nes ten eilės begalinės, ypač pirmadieniais. Vieną kartą važiavome be rezervacijos ir prarasime dvi dienas tik laukdami laisvos vietos Dovere. Taigi, laukimas yra didžiausia pavojus. Taip pat reikia susitvarkyti dokumentus iš anksto, kitaip muitinėje sustosite ilgai. Planuokite atsarginį laiką, nes visada kažkas nutinka – vairuotojas susirga, arba sunkvežimis sugenda.

Ar tikrai reikia customo brokerio, ar galima pačiam?

Labai rekomenduoju brokerį, jei nesi specialistas. Nors biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis skamba paprastai, dokumentai toks nėra. Po Breksito taisyklės pasikeitė ir be teisingo EX1 ar T2 dokumento, sunkvežimis nepravažiuos. Vienas mano klientas bandė taupyti ant brokerio ir pristatė deklaracijas pats – vairuotojas pristigo sienoje 48 valandas. Nereikia to daryti. Brokeris žino visus kodus (HS codes), kuriuos tu greičiausiai nežinai. Tai sutaupo daugiau laiko nei pinigų. Geriau mokėti už profesionalų ir užtikrinti, kad krovinių gabenimas eina sklandžiai.

Kokia geriausia savaitės diena tokiam reikalui?

Stengiamės kraustyti ketvirtadienį arba penktadienį. Kodėl? Nes tada savaitgalį galite susitvarkyti naujoje vietoje be darbuotojų triukšmo. Jei bandysite biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis įgyvendinti pirmadienį, rizikuojate, kad įmonė nebeveiks iki ketvirtadienio. Darbuotojai bus stresuoti, technika neįjungta, chaosas užtikrintas. Penktadienio išvykimas taip pat leidžia vairuotojui važiuoti naktį, kai eismas mažesnis (bent jau Anglijoje). O jei kažkas užstrigs sienoje, turite laiko iki pirmadienio viską išspręsti.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai yra jautriausia vieta. Serverius negali tiesiog mesti į dėžę kaip knygų. Juos reikia išjungti tinkamai (shutdown process), o ne ištraukti laidą iš lizdo. Turiu omenyje, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis priklauso nuo to, kiek greitai susisiekite IT žmogumi. Reikia pakuoti originaliomis dėžėm, jei liko, arba specialiomis antistatinėmis. Kartais klientai sako: "va, čia mūsų serveris, jis stiprus", bet po to jis nebeužsileidžia, nes į vidų pateko dulkių arba buvo smarkiai girtas. Geriau patikėti tai IT specialistui, o ne krovėjams.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. O ne paprastu, o "all risk". Dauguma kompanijų siūlo standartinį, bet jis nedengia jautrios technikos, jei ji nėra supakuota profesionaliai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis turi būti apsaugotas finansiškai. Vieną kartą važiavome pro Londoną ir vairuotojas staiga sustojo – priekyje įvyko avarija. Krūva biuro kėdžių nuskrido ir suskilo. Klientas buvo laimingas, kad turėjo draudimą, kitaip mums tektų mokėti už naujas kėdes iš savo kišenės. Patikrinkite draudimo sumą – ar ji padengs visą turtą, ar tik dalį.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Būtina. Ne tik dėl muitinės, bet ir dėl savo ramybės. Sąraše turi būti nurodyta kiekviena dėžė: kas joje yra ir orientacinė vertė. Kai vyksta biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis, laiko trūksta visiems, todėl daiktai dažnai dingsta ne dėl vagysčių, o dėl chaoso. Jei žinai, kad 15 dėžė su buhalterija, o atvykusi tik 14 – tu žinai, kad kažkas nutiko. Be to, muitininkai be sąrašo neleis išvykti arba pradės narstyti kiekvieną dėžę. Tai užtruks amžinai.

Logistika ir transportas

Kokio dydžio sunkvežimis reikalingas?

Čia sunku pasakyti be vaizdo. Mažam biurui (5-10 žmonių) užtenka 3.5 tonų sunkvežimio (Luton). Jis tali ilgas ir aukštas. Didesniam įmonėms reikės 7.5 tonų arba sunkesnio. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis įvyks tik tada, jei viskas telpa į vieną kėbulą. Jei teks važiuoti du kartus, tai dvigubina laiką ir riziką. Kartais klientai sako "mes turime tik kelis stalus", bet tas "keli stalai" užima pusę sunkvežimio. Geriau, kad atvyktų ekspertas ir pamatytų akimi (arba per vaizdo skambutį). Geriau pervertinti, nei neįsigyti.

Kaip su vairuotojo darbo laiku?

Tai didelis galvos skausmas. Vairuotojai turi tachograus ir jie negali vairuoti amžinai. Jei reikia nuvežti daiktą iš šiaurės Anglijos (pavyzdžiui, Mančesterio) iki Vilniaus, tai be poilsio neįmanoma nuvežti per vieną etapą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis reikalauja, kad vairuotojas ilsėtųsi pagal taisykles (45 minučių po 4.5 valandų vairavimo). Planuokite tai savo grafike. Nereikia pykti į vairuotoją, kad jis "staigiai sustojo gerti kavos", jis tiesiog privalo tai daryti pagal įstatymą. Jei jį užfiksuos policija neilsint, sunkvežimis bus pastabdytas, o tavo turtas – įstrigęs.

Ar galima važiuoti per Eurotunelį?

Taip, bet reikia rezervacijos ir deklaracijos. Sunkvežimiai su kroviniu negali tiesiog važiuoti kaip keleiviai. Reikia eiti per "cargo" plentą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis dažnai įvyksta būtent per Eurotunelį, nes tai greičiau nei keltas (35 min vs 75 min). Tačiau ten griežtesnė saugumo kontrolė. Jei turi neaiškių dalykų, gali pristabdyti. Jei laikas spaudžia, Eurotunelis yra geriausias pasirinkimas, jei viskas tvarkoje su dokumentais.

Kas daro, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes skambiname pagalbai ir išsiunčiame kitą sunkvežimį, jei įmanoma. Tačiau tai užtrunka. Vieną kartą mums sprogo padanga netoli Birminghamo, o vairuotojas pamiršo imti antspaudą. Dėl to mes vėlavome 12 valandų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis turi numatyti ir tokius dalykus. Turi turėti planą B – pavyzdžiui, svarbiausius dokumentus pasiimti su savimi mašina, o nekrauti į sunkvežimį. Tuomet, jei sunkvežimis sustos, verslas gali dirbti bent jau su dokumentais.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai papildoma galvos skausmas. Jei darbuotojas nori nuvežti savo dviratį ar kelis lagaminus, tai turi būti įrašyta į sąrašą kaip asmeninis turtas, o ne įmonės. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis nėra skirtas darbuotojų išsikraustymui. Jei tų daiktų daug, muitinė gali manyti, kad tai komercinis krovinių gabenimas ir pradėti klausinėti apie mokesčius. Geriau pasakyti darbuotojams, kad pasirūpina savo daiktais kitu būdu, arba tai aiškiai suderinti su mumis iš anksto.

Ką daryti su parkavimu Anglijoje?

Angliški miestai yra siauri ir pilni apribojimų. "Red routes", "Clearways", "Loading bays". Vieną kartą pristabdė mus London centre, nes vairuotojas pastatė sunkvežimą ant važiavimo juostos paėmimo metu. Gavome baudą (120 svarų). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis reikalauja iš anksto patikrinti, kur galima statyti sunkvežimį. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bays), jei reikia užimti vietą gatvėje. Kitu atveju, sunkvežimį nuvils stovėjimo aikštelėje, o tada tau teks ieškoti kur jis dingo.

Rūpesčiai ir išlaidos

Kiek tai viskas kainuoja?

Kainos dabar šoktelėjo. Degalai brangūs, feriaus brangūs. Mažam biurui (3.5t sunkvežimis) reikėtų skaičiuoti nuo 1200-1500 eurų, priklausomai nuo atstumo. Didesniems – daugiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis nėra pigus malonumas. Taip pat pridėkite brokerio mokesčius (apie 100-200 eur). Jei kaina skamba per mažai (pvz., 800 eur už viską), tai bėda toli. Tai gali būti "skrajūnės" be draudimo. Geriau sumokėti daugiau, bet gauti paslaugą, nei taupyti ir verkti vėliau.

Ar galima užsakyti pakavimo paslaugą?

Žinoma, tai geriausias būdas išvengti pertraukų. Mūsų komanda atvyksta diena anksčiau, iškrauna visus stalus, sudėo į dėžes, užžymėja. Ryte darbuotojai ateina į tuščią biurą. Tada biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis tampa realiu. Darbuotojai nedirba su dėžėmis, jie dirba su kompiuteriais. Žinoma, tai papildoma kaina, bet uždirbi laiką. O laikas – pinigai. Tą patį padarysime ir naujoje vietoje – viską iškrauname ir suruošiame darbui.

Kas dėl baldų surinkimo?

Stalai ir spintos dažnai turi būti išskirstyti. Yra firmos, kurios tai daro nemokamai (arba įskaičiuota), kitos ima už kiekvieną stalą atskirai. Pasakykite iš karto, kiek turite baldų. Vienas klientas nenumatė, kad turi 10 didelių metalinių spintų, kurias reikia išskirstyti dalimis. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis užstrigo, nes vairuotojai negalėjo tai padaryti taip greitai. Reikėjo papildomo žmogaus. Jei baldų daug, užsakykite montuotojus. Tai sutaupo daug nervų.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Nebūtina. Jei vairuotojas tils tame pačiame sunkvežimyje (kaip dažnai būna), tai saugu. Jie turi urmu spynas ir alarmus. Tačiau, jei keliaujat per Eurotunelį ir ten lūžusi traukinys, gali tekti palikti mašiną stovėti aikštelėje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis yra saugus, jei naudojame saugias stovėjimo aikšteles. Nerekomenduoju palikti jautrios technikos sunkvežimyje, jei jis stovi miesto centre be priežiūros. Geriausia brangius daiktus (pinigus, dokumentus) pasiimti su savimi.

Kokios dažniausios problemos su muitine?

Dokumentų klaidos. Blogai nurodytos vertės arba HS kodai. Kartais klientai bando perrašyti kompiuterius kaip "naudotą buitinę techniką", kad mokėtų mažiau mokesčių (arba jų nebūtų). Muitinė tai mato. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis gali sustoti dėl to. Jei tai įmonės turtas, jis turi būti deklaruojamas kaip įmonės turtas. Kai kurie daiktai gali reikalauti specialių leidimų (pvz., medicinos priemonės arba chemija). Nenukrypstate nuo tiesos, bus greičiau.

Ar galima sekti kur yra mano krovinius?

Taip, visi modernūs sunkvežimiai turi GPS sekimą. Mes galime siųsti nuorodą, kur matosi kur mašina. Tai padeda suplanuoti darbą naujame biure. Žinai, kad vairuotojas bus po 2 valandų, tai gali iškviesti IT specialistą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis tampa mažiau stresingu, kai matai, kad viskas juda. Kartais GPS rodo, kad mašina stovi (tai vairuotojo poilsis), bet tai normalu. Nereikia panikuoti, jei juda lėtai – Anglijoje dažnai spūstys.

Kas nutinka, jei pasibaigia vieta?

Tai būna, kai klientas sako "turime mažai daiktų", o paskui išsileidžia visą sandėlį. Reikia skambinti mums ir rasti sprendimą. Kartais galime pridėti priekabą (jei sunkvežimis gali), kartais reikia važiuoti antrą kartą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis tuomet tampa brangesnis. Jei mati, kad vietos trūksta, pasakyk iš karto. Geriau uždidinti sunkvežimį iš karto, nei gaišti laiką. Stengiamės visada įvertinti atsargiai, bet mes nematome tavo lentynų viduje, todėl tikslumo 100% garantuoti negaliu (bent jau be apžiūros).

Specifiniai dalykai ir neprognozuojamos situacijos

Ar galima pervežti biuro augalus?

Galima, bet tai rizikuota. Sunkvežimiuose šalta arba karšta, o augalams reikia vandens ir šviesos. Muitinė taip pat gali domėtis žeme ant šaknų (dėl kenkėlių). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis gali baigtis taip, kad tave atimtas didelis fikusas, jei jo šaknys nešvarios. Geriau augalus palikti kolegoms arba vežti mažą kiekį asmeniniu automobiliu. Dideli medžiai tikrai neišgyvens kelionės be specialių sąlygų.

Ką daryti su biuro alkoholiu (mini-bar)?

Tai dažna problema. Biuruose dažnai būna viskio ar vyno svečiams. Kiekis dažnai viršija leistiną asmeniniam naudojimui. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis gali pavėluoti, jei bandysi išvežti 20 butelių alkoholio be akcizo mokesčio (Excise duty). Muitinė to neleis. Reikės susimokėti mokesčius arba išgerti (juokauju). Geriau išdalinti darbuotojams arba palikti Anglijoje. Nėra verta rizikuoti dėl butelio viskio.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Jiems reikia specialių dėžių su spynomis. Geriausia, kad vadovas pats neštu tuos dėžes arba juos užrakintų. Mes nežinome, kas yra viduje, ir mums neįdomu. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis turi užtikrinti duomenų saugumą. Nerekomenduojukrauti sutartis kartu su popieriniais rankšluosčiais. Jei dėžė dingsta (kažkas pavogia), o joje buvo visi klientų duomenys – tai katastrofa. Rūpinkitės svarbiausia informacija asmeniškai.

Ar yra kokių nors "piktų" kompanijų?

Žinoma, rinkoje yra visko. Yra firmų, kurios imą užmokestį iš anksto, o paskui dingsta. Arba atvyksta senas, susiremontavęs sunkvežimis, kuris varikliuojant sugenda. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis pasitikiems su tokiais "skrajūnėmis" gali tapti košmaru. Pasitikėkite atsiliepimais (Google Maps). Jei įmonė neturi svetainės arba jos numeris neveikia – bėkite. Mums dažnai tenka gelbėti situacijas, kai klientas pasirinko pigesnį variantą.

O dėl pandemijos ar kitų sunkumų?

Dabar jau mažiau problemų su sienomis, bet vis tiek gali būti staigių apribojimų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis visada turi turėti atsarginį planą. Jei vairuotojas susirgs, mes radome kitą. Jei keltas neužsileidžia dėl audros, laukiam. Negalima reikalauti stebuklų. Mes dirbam su žmonėmis ir technika, o ne su magija. Sugalvok, kas bus kritiškiausia, jei atvyksite 2 dienas vėliau.

Galiausiai, ką daryti, kai viskas atvyksta?

Pasitarkite su vadovu, kur dėti ką. Nereikia, kad vairuotojas spėliotų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis baigiasi tada, kai paskutinis stalas pastatytas ant kojų (o ne gulimas ant grindų). Padėkite vairuotojui gerti kavos, jis pavargęs po 2000 km. Geras santykis su vairuotoju daro stebuklus – jis padės nešti daiktiau, jei maty, kad jį gerbiai. Ir pagaliau atsipalaiduok – pabaiga.

Išvada

Taigi, sėkmė priklauso ne nuo to, kiek tu moki, o nuo to, kiek gerai planuoji. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pertraukomis yra įmanomas net ir šiomis sunkiomis sąlygomis, jei neužsidaro sau akys prieš realybę. Naudokis brokeriais, rūpinkis dokumentais ir neikyk visko į vieną dėžę. Jei kas nors nueina ne taip – nepanikuok, visada bus sprendimas. O jei reikia patikimo žmogaus su patirtimi – žinok, kur rasti. Sėkmės naujoje vietoje!